VIBORG KOMMUNE. Beretning nr. 6. (side ) Løbende revision vedrørende 2008 udført indtil ultimo oktober 2008

Transkript

1 Provstegade 10, Randers C Tlf.: , Fax: randers@kr.dk Beretning nr. 6 (side ) Delberetning vedrørende regnskabsår 2008 BDO Kommunernes Revision Vi er Danmarks største udbyder af kommunal revision med næsten 60% af markedet, og leverer Revision, Rådgivning, Service samt Kurser. BDO er Danmarks 5. største revisions- og rådgivningsvirksomhed som beskæftiger godt 900 medarbejdere.

2 Indholdsfortegnelse Side 1 INDLEDNING REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER Principper for økonomistyring Bilagsbehandling og tilsyn med bogføringsenheder m.v Kassevirksomhed Afstemning af venteremittering (leverandørgæld) samt fejlkonti Administration af NemKonto LØN- OG PERSONALEOMRÅDET Forretningsgange og sagsrevsion Vederlag til politikere FASTSÆTTELSE OG OPKRÆVNING AF FORÆLDRENES EGENBETALING I DAGTILBUD OG SKOLEFRITIDSORDNING FASTSÆTTELSE OG OPKRÆVNING AF TAKSTER FOR SPILDEVAND OG RENOVATION REPRÆSENTATIONSUDGIFTER M.V OPFØLGNING PÅ TIDLIGERE REVISIONSBEMÆRKNINGER REVISIONENS BEMÆRKNINGER...109

3 Til Viborg Byråd 1 Indledning I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for Viborg Kommune afgives hermed beretning om revisionsarbejder vedrørende 2008 udført indtil ultimo oktober Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med byrådets bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af byrådets og udvalgenes beslutninger og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning om tiltrædelse pr. 1. januar 2007 (beretning nr. 1) Revisionen i den anførte periode har omfattet de områder, der er omtalt i denne beretning. Vi gør opmærksom på, at revisionen for regnskabsåret 2008 først er afsluttet, når vi har revideret årsregnskabet og har afgivet revisionsberetning herom. 100

4 2 Regnskabsføring og interne kontroller 2.1 Principper for økonomistyring Vi har gennemgået og vurderet kommunens principper for økonomistyring (kasse- og regnskabsregulativ). Sammenlægningsudvalget besluttede i december 2006, at gamle Viborg Kommunes principper for økonomistyring med tilhørende bilag skulle være gældende i den nye Viborg Kommune indtil nye og ajourførte principper udarbejdes og godkendes i det nye Byråd. Byrådet godkendte i maj 2007 principper for den decentrale økonomistyring i forhold til samspillet mellem Byrådet og de enkelte udvalg og videre mellem udvalgene og de enkelte institutioner m.v. Det er fortsat vores opfattelse, at principperne for økonomistyring i fornødent omfang beskriver rammen og reglerne for kommunens kasse- og regnskabsvæsen, herunder niveauet for de interne kontroller og ledelsestilsynet. Vi skal dog anbefale, at der foretages en gennemgang og ajourføring af principperne for økonomistyring, idet principperne ikke på alle områder beskriver de faktiske forhold. Eksempelvis bør ovennævnte principper for den decentrale økonomistyring m.v. indarbejdes som en del af kommunens principper for økonomistyring (kasse- og regnskabsregulativ). I de følgende afsnit har vi efterprøvet, om konkrete og væsentlige dele af principperne for økonomistyring fungerer i praksis. 101

5 2.2 Bilagsbehandling og tilsyn med bogføringsenheder m.v. Vi har foretaget en vurdering af, om bilagsbehandlingen i kommunen overholder de regler, som er vedtaget i principperne for økonomistyring. Vi har fulgt op på, om der centralt fra økonomisk forvaltnings side er foretaget opfølgning på, om der er etableret tilstrækkelige forretningsgange for ledelsestilsyn/budgetkontrol i de decentrale enheder. Det fremgår af principperne for økonomistyring, at de enkelte forvaltninger tilrettelægger interne kontroller ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Vi har undersøgt, om der er etableret interne kontroller i de enkelte forvaltninger i forhold til bilagsbehandlingen. Det er vores generelle opfattelse, at bilagsbehandlingen overholder kommunens regler. Der er etableret forretningsgange for økonomisk forvaltnings udførelse af intern revision i forhold til bilagsbehandling, ledelsestilsyn, budgetkontrol m.v. i de decentrale enheder. Vi har påset, at der i 2008 er udført intern revision vedrørende institutioner på dagtilbudsområdet. Vi har fået oplyst, at der inden årets udgang ligeledes vil blive udført intern revision på skoleområdet, sociale institutioner m.v. Der er etableret forretningsgang for stikprøvevis intern kontrol af udbetalinger via Prisme til personale ansat i økonomisk forvaltning. Vi har påset, at kontrollen udføres i overensstemmelse med forretningsgangen. Vi har fået oplyst, at der i løbet af efteråret 2008 vil blive fulgt op på forretningsgange for intern kontrol af udbetalinger via Prisme til personale ansat i kommunens øvrige forvaltninger. Vi anbefaler, at den interne revision til stadighed udbygges i forhold til væsentlighed og risiko og at der udarbejdes beskrivelser for samtlige de områder, hvor der skal udføres intern revision. 102

6 2.3 Kassevirksomhed Efter indførelsen af den elektroniske bilagsbehandling i kommunerne og indførelsen af NemKonto er aktiviteterne ved kassefunktionen efterhånden reduceret. Kommunens kassevirksomhed er i dag afgrænset til hovedsagelig at være kasser, der kan modtage indbetalinger fra borgere. Under revisionen har vi foretaget et uanmeldt kasseeftersyn ved kommunens hovedkasse i økonomisk forvaltning den 9. september 2008, hvor vi har optalt og afstemt den kontante beholdning til bogføringen. Vi har efterprøvet, om kassevirksomheden generelt fungerer betryggende og følger de beskrevne regler for kassekontrol m.v. Vi har gennemgået kommunens afstemninger pr. 9. september 2008 af indestående i pengeinstitutter og obligationsbeholdningen. Det er vores opfattelse, at kommunens kassevirksomhed fungerer betryggende. Under eftersynet fik vi bekræftet tilstedeværelsen af de likvide beholdninger. 2.4 Afstemning af venteremittering (leverandørgæld) samt fejlkonti Vi har ligeledes i forbindelse med eftersynet gennemgået kommunens afstemning af venteremittering (leverandørgæld) samt fejlkonti. Vi har modtaget afstemninger, der dokumenterer saldoen vedrørende leverandør gælden og fejlkontiene. Pr. eftersynstidspunktet udgjorde saldoen på de 2 fejlkonti vedrørende løn til sammen 2,6 mio. kr., hvilket betyder, at der løbende i 2008 er nettoudgifter fra lønsystemerne på 2,6 mio. kr. som ikke er tilført driften. Det er overfor os oplyst, at der senest i forbindelse oktober lønkørslen 2008 vil være ryddet op på disse fejlkonti, og at kontiene fremadrettet vil være underlagt løbende afstemning og afklaring. I saldoen vedrørende leverandørgæld indgår der flere poster af ældre dato, som afventer en afklaring med leverandøren. Det er aftalt, at der foretages en gennemgang med henblik på at få ryddet op i de ældre poster. 103

7 2.5 Administration af NemKonto Kommunerne har adgang til at oprette konti i NemKonto-registret, eksempelvis når en udbetaling skal overføres til en anden konto end borgerens NemKonto. Vi har undersøgt, hvorvidt kommunen følger den beskrevne forretningsgang for kontrol af indberetning af ændringer til dette register. Vi har konstateret, at den beskrevne forretningsgang for kontrol af indberetning af ændringer bliver fulgt. 104

8 3 Løn- og personaleområdet 3.1 Forretningsgange og sagsrevsion Vi har foretaget stikprøvevis lønrevision med det formål at sikre, at procedurerne omkring indberetning og udbetaling af løn fungerer betryggende. Vores lønrevision tager afsæt i en vurdering af de arbejdsgange og interne kontroller (bl.a. kontrol af ind- og uddata fra lønsystemet), som har væsentlig betydning for løndannelsen både centralt og decentralt. På baggrund af denne vurdering har vi udvalgt 48 lønsager til test af forretningsgangene. Stikprøverne er primært udvalgt inden for følgende løntunge driftsområder: w Børnepasning w Skoleområdet w Ældreområdet w Det administrative område. I lønsagerne har vi bl.a. påset, w at der foreligger underskrevet ansættelsesbrev w at lønindplaceringen, jf. ansættelsesbrevet, er i overensstemmelse med gældende overenskomst w at der er overensstemmelse mellem ansættelsesbrevet og den udbetalte løn w at der for udbetaling af særydelser foreligger dokumentation for den udbetalte ydelse w at den udbetalte særydelse er udbetalt med korrekt beløbssats w at der oprettes pensionsordning efter overenskomstens bestemmelser w at der foretages korrekt kontering af den udbetalte løn. 105

9 Det er sammenfattende vores opfattelse, at kommunens lønadministration sikrer korrekt udbetaling af løn. Vi har dog konstateret mangler af formel karakter i flere af de reviderede sager eksempelvis manglende underskrift på ansættelsesbrev samt manglende oprettelse af pensionsordning. Løn- og personaleforvaltningen har fulgt op på de konstaterede mangler og vil ændre procedurer fremadrettet. Da der ikke i løn- og personaleforvaltningen er udarbejdet beskrivelser af arbejdsgange samt retningslinier for intern kontrol på lønområdet, har vi anbefalet, at der med udgangspunkt i kommunens vedtagne principper for økonomistyring, udarbejdes beskrivelser af arbejdsgange samt retningslinier for intern kontrol på lønområdet gældende både centralt og decentralt. Vi har efterfølgende påbegyndt en dialog med løn- og personaleforvaltningen vedrørende disse beskrivelser og har fået forelagt første udkast til beskrivelse af arbejdsgange m.v. på lønområdet. 3.2 Vederlag til politikere Vi har foretaget en gennemgang af vederlag til politikere i forhold til at påse, at gældende regler er overholdt. Det er vores opfattelse, at vederlag til politikere er udbetalt i overensstemmelse med gældende regler. 106

10 4 Fastsættelse og opkrævning af forældrenes egenbetaling i dagtilbud og skolefritidsordning Vi har foretaget en gennemgang af kommunens beregning af takster for 2008 for forældrenes egenbetaling i dagtilbud og skolefritidsordning. Samtidig har vi vurderet forretningsgangene omkring opkrævningen af forældrenes egenbetaling. Det er vores vurdering, at de beregnede takster for forældrenes egenbetaling i dagtilbud og skolefritidsordning er foretaget i overensstemmelse med de gældende regler, og at der er etableret forretningsgange, der sikrer korrekt opkrævning af forældrenes egenbetaling. 5 Fastsættelse og opkrævning af takster for spildevand og renovation Vi har foretaget en gennemgang af, at kommunens fastsættelse af taksterne for 2008 inden for de forbrugerfinansierede områder spildevand og renovation følger lovgivningens krav og er i overensstemmelse med byrådets beslutninger. Samtidig har vi vurderet forretningsgangene omkring opkrævning af taksterne for spildevand og renovation. Det er vores vurdering, at de fastsatte takster for 2008 for spildevand og renovation er i overensstemmelse med gældende regler, herunder at takstfastsættelsen lever op til kravene om, at forsyningsområderne over tid skal hvile i sig selv. Det er ligeledes vores vurdering, at de etablerede forretningsgange sikrer korrekt opkrævning af taksterne for spildevand og renovation. 107

11 6 Repræsentationsudgifter m.v. Vi har efterprøvet om kommunens interne regler for godkendelse af repræsentationsudgifter m.v. er efterfulgt med hensyn til, at Hotel- og restaurationsudgifter, der er rekvireret af eller hvor byrådsmedlemmer deltager, attesteres af den respektive udvalgsformand/borgmesteren med efterfølgende anvisning. Øvrige hotel- og restaurationsudgifter anvises af en budgetansvarlig ledende medarbejder. Det er vores opfattelse, at de gældende regler for godkendelse af repræsentationsudgifter m.v. som udgangspunkt bliver fulgt. Der er dog ikke i alle tilfælde dokumentation for, at udgifterne efterfølgende er anvist af en udvalgsformand / budgetansvarlig ledende medarbejder. Det er aftalt, at det fremadrettet sikres, at den fornødne dokumentation er til stede. 7 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger I den afsluttende revisionsberetning for 2007 fremsendt 15. august 2008 anførte vi en bemærkning om manglende afstemning af mellemregningskonti vedrørende Personaleforvaltningen: Som det fremgik af revisionsbemærkningen er der indgået aftale med Personaleforvaltningen om, at vi yder bistand med udarbejdelse af de manglende afstemninger, herunder udredning af differencer pr. ultimo Denne bistand er afsluttet. Personaleforvaltningen skal efterfølgende gennemgå afstemningerne med henblik på afklaring af de enkelte poster. Vi vil følge op på dette udredningsarbejde ved førstkommende revisionsbesøg i kommunen. 108

12 8 Revisionens bemærkninger Den udførte revision har ikke givet anledning til bemærkninger. Viborg, den 26. november 2008 BDO Kommunernes Revision Jan Hansen / Bent Frederiksen 109