VISION CRITICAL COMMUNICATIONS INC. FORTROLIGHEDSPOLITIK FOR VIRKSOMHEDEN OVERSIGT

Transkript

1 VISION CRITICAL COMMUNICATIONS INC. FORTROLIGHEDSPOLITIK FOR VIRKSOMHEDEN OVERSIGT Hos Vision Critical Communications Inc. ("VCCI") er respekt for privatlivets fred en vigtig del af vores forpligtelser overfor kunder, panelmedlemmer og den almene offentlighed. Når du deltager i en panelforskningsundersøgelse udført af vores organisation, kan du være sikker på, at enhver personlig oplysning, som du giver os, bliver hos os. Når du deltager som svarperson i en af vores panelundersøgelser, kan du være sikker på, at dine individuelle svar vil blive opbevaret fortroligt og aldrig tilknyttes dine personligt identificerbare oplysninger uden din udtrykkelige tilladelse. Du kan frit vælge, hvorvidt du vil deltage i en panelundersøgelse, hvorvidt du vil besvare specifikke spørgsmål, og hvorvidt du vil afbryde deltagelse på et hvilket som helst tidspunkt. VCCI s fortrolighedspolitik er en erklæring om principper og retningslinjer, som beskriver det niveau for beskyttelse af personlige oplysninger, som VCCI yder til svarpersoner og den almene offentlighed. Formålet med VCCI's fortrolighedspolitik er at fremme ansvarlig og transparent administration af personlige oplysninger på en måde, som er i overensstemmelse med bestemmelserne i den canadiske "Personal Information Protection and Electronic Documents Act" (lov om beskyttelse af personlige oplysninger og elektroniske dokumenter). VCCI vil løbende revidere deres fortrolighedspolitik for at sikre, at den er relevant og forbliver på linje med skiftende industristandarder, teknologier og love. Hvis du er i tvivl om, hvordan privatlivets fred beskyttes hos VCCI, bedes du kontakte datasikkerhedslederen via på privacyofficer@visioncritical.com eller pr. post til: Suite 700, 858 Beatty Street Vancouver, BC V6B 1C1 Attention: Privacy Officer

2 BESKRIVELSE AF VCCI's FORTROLIGHEDSPOLITIK FOR VIRKSOMHEDEN OMFANG OG ANVENDELSE De ti principper, som udgør grundlaget for VCCI's fortrolighedspolitik, er indbyrdes forbundne og VCCI skal overholde de ti principper som en helhed. Hvert princip skal læses sammen med den ledsagende kommentar. Som tilladt i henhold til den canadiske lov, Personal Information Protection and Electronic Documents Act, er kommentaren i VCCI's fortrolighedspolitik formuleret, så den afspejler emner omkring personlige oplysninger, som er specifikke for VCCI. Omfanget og anvendelsen af VCCI's fortrolighedspolitik er som følger: - VCCI's fortrolighedspolitik omfatter personlige oplysninger, der indsamles, bruges eller videregives af VCCI i forbindelse med kommercielle aktiviteter. - VCCI's fortrolighedspolitik omfatter administration af personlige oplysninger i enhver form, hvad enten sådanne oplysninger er mundtlige, elektroniske eller skriftlige. - VCCI's fortrolighedspolitik lægger ikke begrænsninger på indsamlingen, brugen eller videregivelsen affølgende oplysninger af VCCI: (a) (b) (c) Ikke-personligt identificerbare oplysninger Navn, titel, forretningsadresse og/eller telefonnummer på en ansat i en organisation Andre oplysninger om en person, som er offentligt tilgængelige og som er lovbestemte i medfør af den canadiske lov "Personal Information Protection and Electronic Act" (lov om beskyttelse af personlige oplysninger og elektroniske dokumenter). - Anvendelsen af VCCI's fortrolighedspolitik er underlagt kravene og bestemmelserne i den canadiske lov "Personal Information Protection and Electronic Documents Act", de forskrifter der er vedtaget i henhold dertil, samt al anden relevant lovgivning eller bekendtgørelser, herunder "Personal Information Protection Act" (gældende for provinsen British Columbia i Canada).

3 DEFINITIONER indsamling: Det at samle, indhente, optage eller skaffe personlige oplysninger fra en hvilken som helst kilde, herunder tredjeparter, på en hvilken som helst måde. samtykke: Frivillig aftale om indsamling, brug og videregivelse af personlige oplysninger til bestemte formål. Samtykke kan enten være udtrykkeligt eller underforstået og kan gives direkte af den enkelte person eller af en bemyndiget repræsentant. Udtrykkeligt samtykke kan gives mundtligt, elektronisk eller skriftligt, men det er altid utvetydigt og kræver ikke nogen deltagelse af VCCI. Underforstået samtykke er samtykke, som med rimelighed kan udledes af en persons handling eller mangel på handling. videregivelse: At gøre personlige oplysninger tilgængelige for en tredjepart. ansat: En person, der er ansat af VCCI eller er uafhængig kontrahent for VCCI. personlige oplysninger: Oplysninger om en identificerbar person, som dog ikke inkluderer navn, titel, forretningsadresse eller telefonnummer på en ansat i en organisation, og som ikke inkluderer beskrivende, faktuelle oplysninger om en organisation. svarperson: Et medlem af offentligheden, som leverer personlige oplysninger til VCCI ved deltagelse i en panelundersøgelse, som foretages af VCCI. F.eks. er en svarperson en person, som videregiver personlige oplysninger til VCCI i forbindelse med en kvantitativ eller kvalitativ markedsføringsundersøgelse eller socialforskning. tredjepart: En person eller organisation uden for VCCI. brug: Behandling, håndtering og administration af personlige oplysninger af og inden for VCCI eller af en tredjepart med VCCI's viden og godkendelse.

4 DE TI PRINCIPPER FOR PRIVATLIVETS FRED PRINCIP 1 - ANSVARLIGHED VCCI er ansvarlig for personlige oplysninger, som er under deres kontrol, og vil udpege en eller flere personer, som har ansvaret for VCCI's overholdelse af følgende principper. Ansvaret for overholdelse af bestemmelserne i VCCI's fortrolighedspolitik hviler hos VCCI's datasikkerhedsleder. VCCI's datasikkerhedsleder kan kontaktes pr. privacyofficer@visioncritical.com eller pr. post til: Suite 700, 858 Beatty Street Vancouver, BC V6B 1C1 Attention: Privacy Officer Andre personer inden for VCCI kan blive udpeget til at handle på vegne af datasikkerhedslederen eller til at tage ansvar for den daglige indsamling og/eller behandling af personlige oplysninger. VCCI er ansvarlig for personlige oplysninger i deres besiddelse eller under deres kontrol og skal bruge kontraktmæssige metoder eller andre metoder til at levere et sammenligneligt beskyttelsesniveau ved tredjeparts behandling eller brug af oplysninger. PRINCIP 2 - FASTSÆTTELSE AF FORMÅLET MED INDSAMLING AF PERSONLIGE OPLYSNINGER VCCI skal fastsætte det formål, hvortil personlige oplysninger indsamles på eller før det tidspunkt, hvor oplysningerne indsamles. VCCI indsamler kun personlige oplysninger fra offentligheden med følgende formål: (a) (b) (c) For at udføre kvantitativ eller kvalitativ markedsføring og socialforskning For at forstå svarpersoners holdninger til at bestemme egnethed til yderligere kvantitativ og kvalitativ markedsføring og socialforskning For at opfylde juridiske og lovmæssige krav. Yderligere henvisning til "fastsatte formål" betyder de formål, der er nævnt i nærværende Princip. VCCI skal mundtligt, elektronisk eller skriftligt specificere de fastsatte formål til svarpersonen på eller før det tidspunkt, hvor personlige oplysninger indsamles i en spørgeundersøgelse. Efter anmodning skal personer, der indsamler personlige oplysninger, forklare disse fastsatte formål eller henvise personen til en udpeget person inden for VCCI, som kan forklare disse formål. Når personlige oplysninger, som er blevet indsamlet, skal bruges eller videregives til et formål, som ikke tidligere er fastsat, skal det nye formål fastsættes før brug. Medmindre det nye formål er tilladt eller påkrævet i henhold til lovgivningen, vil svarpersonens samtykke blive indhentet før oplysningerne bruges eller videregives til det nye formål. VCCI kan give kunder eller andre tredjeparter oplysninger fra enhver spørgeundersøgelse i samlet form. I samlet form er det umuligt at identificere en individuel svarpersons personlige oplysninger.

5 PRINCIP 3 - OPNÅELSE AF SAMTYKKE TIL INDSAMLING, BRUG ELLER VIDEREGIVELSE AF PERSONLIGE OPLYSNINGER En persons viden og samtykke er påkrævet for at indsamle, bruge eller videregive personlige oplysninger, undtagen i tilfælde, hvor det ville være upassende. Deltagelse af svarpersoner i panelforskning er altid frivillig. Når en svarperson indvilliger i at deltage i en panelundersøgelse, giver han/hun sit samtykke til panelundersøgelsen ved sin deltagelse. Generelt videregives eventuelle personlige oplysninger indsamlet i forbindelse med en panelundersøgelse ikke til andre tredjeparter end til den kunde, som sponserer forskningsprojektet. I tilfælde, hvor VCCI videregiver oplysninger til en anden tredjepart end den kunde, som sponserer forskningsprojektet, forklarer VCCI altid årsagen til videregivelsen til svarpersonen og skaffer udtrykkelig tilladelse fra svarpersonen, før en sådan videregivelse foretages. En svarperson kan altid frit vælge, hvorvidt vedkommende vil deltage i en panelundersøgelse og hvorvidt vedkommende vil besvare specifikke spørgsmål og kan afbryde deltagelse på et hvilket som helst tidspunkt. Ved indhentning af samtykke skal VCCI gøre en rimelig indsats for at sikre, at en svarperson rådgives om de fastsatte formål, hvortil personlige oplysninger vil blive brugt eller videregivet. De fastsatte formål skal formuleres på en måde, som med rimelighed kan forstås af svarpersonen. Generelt skal VCCI indhente samtykke til at bruge og videregive personlige oplysninger samtidig med at oplysningerne indsamles. VCCI kan dog indhente samtykke til at bruge og/eller videregive personlige oplysninger efter at de er blevet indsamlet, men før de bruges og/eller videregives til et nyt formål. Ved bestemmelse af den passende samtykkeform, skal VCCI tage hensyn til følsomheden af de personlige oplysninger og deres svarpersoners rimelige forventninger. En svarpersons deltagelse i en kvantitativ eller kvalitativ markedsførings- eller socialforskningsundersøgelse kan opfattes som et underforstået samtykke til, at VCCI må indsamle, bruge og videregive personlige oplysninger til de fastsatte formål. PRINCIP 4 - BEGRÆNSNING AF INDSAMLING AF PERSONLIGE OPLYSNINGER VCCI skal begrænse indsamlingen af personlige oplysninger til det, som er nødvendigt til de formål, som er fastsat af VCCI. VCCI skal indsamle personlige oplysninger ved brug af rimelige og lovlige metoder. Ved udførelsen af spørgeundersøgelser begrænser VCCI den mængde og type af personlige oplysninger, som VCCI indsamler. Vi indsamler kun den mængde og type af oplysninger, der er nødvendig til de formål, som er nævnt for personerne. VCCI indsamler primært personlige oplysninger om en person fra denne person eller et medlem af denne persons husstand. Undtagen såfremt dette er tilladt i henhold til lovgivningen, indsamler VCCI kun personlige oplysninger fra eksterne kilder, såsom kundeorganisationer, hvis personerne har givet samtykke til en sådan indsamling.

6 PRINCIP 5 - BEGRÆNSNING AF BRUG, VIDEREGIVELSE OG TILBAGEHOLDELSE AF PERSONLIGE OPLYSNINGER VCCI må ikke bruge eller videregive personlige oplysninger til andre formål end dem, som de blev indsamlet til, undtagen når personen giver samtykke hertil eller som påkrævet eller tilladt i henhold til lovgivningen. Personlige oplysninger må kun opbevares så længe det er nødvendigt for fuldførelsen af disse formål. VCCI kan videregive en svarpersons personlige oplysninger til: (a) (b) (c) (d) En af VCCI's kunder, hvor svarpersonen har givet sit samtykke til en sådan videregivelse En tredjepart, som er hyret af VCCI til at udføre opgaver på deres vegne En offentlig myndighed eller repræsentant for en offentlig myndighed, hvis der efter VCCI's rimelige skøn synes at være overhængende fare for liv eller ejendom, som ville kunne undgås eller minimeres ved videregivelse af oplysningerne En tredjepart eller -parter, hvor svarpersonen giver sit samtykke til en sådan videregivelse, eller såfremt videregivelse er påkrævet eller tilladt i henhold til lovgivningen. Kun VCCI's ansatte, med en reel forretningsmæssig interesse, eller hvis opgaver med rimelighed kræver det, som gives adgang til personlige oplysninger om svarpersoner. VCCI må kun opbevare personlige oplysninger så længe det forbliver nødvendigt eller relevant for de fastsatte formål, eller som det måtte være påkrævet ved lov. Afhængigt af omstændighederne skal VCCI, såfremt det måtte blive nødvendigt at en svarperson kontaktes igen med det formål at tydeliggøre svar på en spørgeundersøgelse eller for at søge yderligere svar, opbevare de personlige oplysninger i et tidsrum, som er rimeligt tilstrækkelig til at muliggøre denne gentagede kontakt. VCCI skal opretholde rimelige og systematiske kontrolfunktioner, planer og praksis for opretholdelse og destruering af oplysninger og optegnelser, hvad angår personlige oplysninger, som ikke længere er nødvendige eller relevante for de fastsatte formål eller hvor lovgivningen kræver, at de opretholdes. Sådanne oplysninger skal destrueres, slettes eller anonymiseres. PRINCIP 6 - PERSONLIGE OPLYSNINGERS NØJAGTIGHED Personlige oplysninger skal være så nøjagtige, fuldstændige og ajourførte som er nødvendigt for de formål, de skal bruges til. Personlige oplysninger, som bruges af VCCI, skal være tilstrækkeligt nøjagtige, fuldstændige og ajourførte for at minimere muligheden for, at ukorrekte oplysninger kan bruges til at træffe beslutninger om en svarperson. VCCI skal opdatere personlige oplysninger om svarpersoner og ansatte i nødvendigt omfang for at opfylde de fastsatte formål eller ved anmodning fra personen.

7 PRINCIP 7 - SIKKERHEDSFORANSTALTNINGER VCCI skal beskytte personlige oplysninger med sikkerhedsforanstaltninger, som er passende i forhold til oplysningernes følsomhed. VCCI skal beskytte personlige oplysninger mod sådanne risici som tab eller tyveri, ubemyndiget adgang, videregivelse, kopiering, brug, ændring eller tilintetgørelse ved hjælp af passende sikkerhedsforanstaltninger, uanset det format, som oplysningerne har. VCCI skal beskytte personlige oplysninger, som videregives til tredjeparter, ved kontraktmæssige aftaler vedrørende oplysningernes fortrolighed og de formål, som de skal bruges til. Alle VCCI's ansatte med adgang til personlige oplysninger skal respektere fortroligheden af disse oplysninger. PRINCIP 8 - ÅBENHED VEDRØRENDE POLITIKKER OG PROCEDURER VCCI skal gøre specifikke oplysninger om de politikker og procedurer, som er relateret til håndteringen af personlige oplysninger, hurtigt tilgængelige for enkeltpersoner. VCCI skal gøre oplysninger om deres politikker og procedurer letforståelige og herunder angive: (a) (b) (c) (d) Titel og adresse på den person eller de personer, som er ansvarlig for VCCI's overholdelse af deres fortrolighedspolitik, og som forespørgsler og/eller klager kan sendes til Metoden hvormed der opnås adgang til personlige oplysninger, som opbevares af VCCI En beskrivelse af typen af personlige oplysninger, som opbevares af VCCI, herunder en generel redegørelse for deres brug En beskrivelse af hvilke personlige oplysninger, der gøres tilgængelige for tilknyttede organisationer (f.eks. datterselskaber). PRINCIP 9 - INDIVIDUEL ADGANG TIL PERSONLIGE OPLYSNINGER Ved anmodning herom skal VCCI informere en person om eksistens, brug og videregivelse af hans eller hendes personlige oplysninger og skal give personen adgang disse oplysninger. En person skal kunne sætte spørgsmålstegn ved nøjagtigheden og fuldstændigheden af oplysningerne og få dem ændret, hvis det er relevant. Ved skriftlig anmodning til datasikkerhedslederen vil VCCI informere en person om eksistens, brug og videregivelse af hans/hendes personlige oplysninger, og VCCI skal give ham/hende adgang til disse oplysninger. I visse situationer kan VCCI muligvis ikke give adgang til alle de personlige oplysninger, som VCCI har om en svarperson. VCCI kan f.eks. muligvis ikke give adgang til oplysninger, hvis dette sandsynligvis ville afsløre personlige oplysninger om en tredjepart eller med rimelighed kunne forventes at true en anden persons liv eller sikkerhed. VCCI kan muligvis heller ikke give adgang til oplysninger, hvis videregivelse ville afsløre fortrolige kommercielle oplysninger.

8 For at sikre personlige oplysninger, kan en svarperson blive afkrævet at fremvise tilstrækkelige identifikationsoplysninger til at tillade VCCI at redegøre for eksistens, brug og videregivelse af personlige oplysninger og godkende adgang til personens fil. Alle sådanne oplysninger må kun bruges til dette formål. VCCI skal straks korrigere eller fuldstændiggøre personlige oplysninger, som findes at være unøjagtige eller ufuldstændige. Alle uafklarede forskelligheder mht. nøjagtighed eller fuldstændighed skal noteres i personens fil. I det omfang det er relevant skal VCCI sende alle ændrede oplysninger eller meddelelse om eksistensen af eventuelle uafklarede forskelligheder til tredjeparter, som har adgang til de pågældende personlige oplysninger. Svarpersoner og ansatte kan indhente oplysninger eller søge adgang til deres individuelle filer ved at kontakte VCCI's datasikkerhedsleder. PRINCIP 10 - KRITIK AF OVERHOLDELSE En person skal kunne rette kritik vedrørende overholdelse af de ovenfor nævnte principper til den eller de udpegede person(er), som har ansvaret for VCCI's overholdelse af VCCI's fortrolighedspolitik. VCCI skal opretholde procedurer for behandling og besvarelse af alle forespørgsler eller klager fra deres svarpersoner, hvad angår VCCI's håndtering af personlige oplysninger. Efter skriftlig anmodning herom, skal VCCI informere deres svarpersoner om eksistensen af disse procedurer samt eksistensen af klageprocedurer. Den eller de personer, som har ansvar for overholdelse af VCCI's fortrolighedspolitik, kan i passende tilfælde søge ekstern rådgivning før der gives endeligt svar på individuelle klager. VCCI skal undersøge alle klager vedrørende overholdelse af deres fortrolighedspolitik. Hvis en klage viser sig at være berettiget, skal VCCI tage passende foranstaltninger til at finde en løsning på klagen, herunder ændre sine politikker og procedurer, om nødvendigt. Svarpersonen skal informeres om udfaldet af undersøgelsen af hans eller hendes klage. YDERLIGERE OPLYSNINGER For at få flere oplysninger om VCCI's fortrolighedspolitik bedes man kontakte VCCI's datasikkerhedsleder pr. på privacyofficer@visioncritical.com eller pr. post til: Suite 700, 858 Beatty Street Vancouver, BC V6B 1C1 Attention: Privacy Officer Besøg Canadas hjemmesides Kommissær for privatlivets fred (Privacy Commissioner) på