NYTTIGE OVERVEJELSER FØR IMPLEMENTERING AF T-DOC

Transkript

1 NYTTIGE OVERVEJELSER FØR IMPLEMENTERING AF T-DOC Version EDU4146_01_DK

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. INTRODUKTION NYTTIGE OVERVEJELSER Har I særlige ønsker til design af pakkelister og etiketter? Hvem bør oprettes som brugere af T-DOC? Hvem er sterilcentralens kunder? Hvem er sterilcentralens leverandører? Hvilke indpakninger og kombinationer af indpakninger anvendes i sterilcentralen? Hvilke lagerplaceringer anvender sterilcentralen? Ønskes priser på enkeltinstrumenter i T-DOC databasen? Ønskes instrumenter eller bakker kategoriseret efter varegruppe eller speciale? OPRETTELSE AF DATABASE PRAKTISKE FORANSTALTNINGER HUSKELISTE... 7 EDU4146_01_DK - 2

3 1. INTRODUKTION Dette dokument indeholder nyttige overvejelser som nye brugere af T-DOC bør gøre sig inden deltagelse på et Introduktions- og Adminkursus og den efterfølgende implementering af T-DOC. Formålet er at give nye brugere en så hurtig og vellykket implementering af T-DOC som muligt. 2. NYTTIGE OVERVEJELSER Da Introduktions- og Adminkurset er første skridt i oprettelsen af T-DOC databasen anbefaler vi, at I gør jer en række overvejelser forud for dette kursus: 2.1. Har I særlige ønsker til design af pakkelister og etiketter? Har I overvejet om I ønsker et logo, kontaktoplysninger eller andre oplysninger på jeres pakkelister / etiketter? Vær opmærksom på, at I vil møde stigende krav til mærkning af udstyr som genbehandles i sterilcentraler i henhold til den nye Standard DS , som findes i høringsversion på Logo kan medbringes på USB-nøgle eller sendes hertil i elektronisk form. Vi kan så være behjælpelige med design af jeres endelige pakkelister Hvem bør oprettes som brugere af T-DOC? I T-DOC oprettes Brugere af T-DOC systemet (oftest medarbejdere i sterilcentralen) med initialer, navn og brugerniveau. Vi anbefaler 2-4 karakterer for initialer af hensyn til pladsen på etiketten. Medbring gerne en liste over de brugere, som I ønsker at oprette i T-DOC, på Introduktions- og Adminkurset. EDU4146_01_DK - 3

4 2.3. Hvem er sterilcentralens kunder? I T-DOC oprettes Kunder (brugere af genbehandlet udstyr fra sterilcentralen) med et nummer, navn, samt eventuelle adresse- og kontaktoplysninger. Har I i forvejen et nummersystem for jeres kunder? (Er jeres afdelinger f.eks. allerede oprettet i fungerende databaser?). Bør denne opdeling afspejle den måde, I afregner eller fakturerer jeres kunder? Har I overvejet et nyt system? Er jeres kunder (f. eks. operationsafdelingerne) fysisk placeret samlet, eller er de spredt? Har dette betydning for jer? Medbring gerne en liste over kunder på Introduktions- og Adminkurset 2.4. Hvem er sterilcentralens leverandører? I T-DOC oprettes Leverandører med et nummer, navn, samt eventuelle adresse- og kontaktoplysninger. Har I i forvejen et nummersystem for jeres leverandører? (Er leverandørerne f.eks. allerede oprettet i fungerende databaser?) Har I overvejet et nyt system? Hvilke leverandører fungerer også som reparatører? Medbring gerne en liste over jeres leverandører på Introduktions- og Adminkurset. EDU4146_01_DK - 4

5 2.5. Hvilke indpakninger og kombinationer af indpakninger anvendes i sterilcentralen? I T-DOC oprettes Indpakninger og de forskellige kombinationer af indpakninger (poser, protections, bakkeunderlag, nonwowen, containere, etc.) med et nummer, en beskrivelse, og en angivelse af holdbarhedstiden. Det er vores erfaring, at antal og kombinationer af indpakning kan reduceres betydeligt i forbindelse med den ensretning af indpakningsvalg for det enkelte instrument eller bakke, der følger med implementeringen af T-DOC. Medbring gerne optegnelse over jeres indpakninger og emballagemateriale. En liste kan evt. rekvireres via jeres eksisterende lager, centraldepot el.lign Hvilke lagerplaceringer anvender sterilcentralen? I T-DOC tildeles hvert produkt en lagerplads. Har I i forvejen en inddeling af lagerplads for jeres varer? Har I overvejet et nyt system? Har I overvejet om jeres lagerplads skal tildeles en afdeling (f.eks. O2), eller en specifik hylde/skab på operationsafdelingen (f. eks. OP23.4)? Medbring gerne denne optegnelse. Alternativt kan I starte en dialog med jeres kunder (operationsafdelinger etc.) om de har specielle ønsker/behov, der vedrører markering af lagerplads på de fremtidige T-DOC etiketter til instrumenter og bakker. EDU4146_01_DK - 5

6 2.7. Ønskes priser på enkeltinstrumenter i T-DOC databasen? I T-DOC er der mulighed for at indtaste priser bl.a. på Enkeltinstrumenter. I bør undersøge, om disse data er umiddelbart tilgængelige og dermed let kan indtastes i T-DOC systemet? I bør overveje, om der evt. ønskes prisindtastning på udvalgte instrumentgrupper? Alternativt kan enkeltinstrumenter i første omgang oprettes uden priser i T-DOC databasen! 2.8. Ønskes instrumenter eller bakker kategoriseret efter varegruppe eller speciale? I T-DOC er der mulighed for at inddele Instrumenter i grupper eller i specialer. Fordelen ved at gruppere instrumenterne er, at det giver jer et større overblik over jeres instrumenter. Derudover anvendes samme struktur på stregkodekataloger og i forbindelse med indkøb, herunder på udbudsmaterialer for bestemte instrumentkategorier, af nye instrumenter, mv. Hvis der vælges for detaljeret gruppering kan ulempen være, at det er tidskrævende i forbindelse med oprettelse af data. EDU4146_01_DK - 6

7 3. OPRETTELSE AF DATABASE Det er en god idé at organisere og systematisere sin oprettelse af T-DOC databasen ved f.eks. at starte med en afgrænset afdeling eller et speciale. For at komme godt i gang med jeres egen database allerede på Introduktions- og Adminkurset, bedes I medbringe det liste-materiale, der vedrører de bakker, som I har besluttet at oprette først. Vi anbefaler, at i medbringer optegnelser / lister, hvor der forefindes flest mulige numre, der henviser til de enkeltinstrumenter, som indgår i bakken / instrumentsættet (ex Saks Mayo 10cm). 4. PRAKTISKE FORANSTALTNINGER For at lette jeres arbejde med implementeringen af T-DOC anbefaler vi, at I gør jer en række praktiske foranstaltninger: Aftal tid for jeres Introduktions- og Adminkursus med Getinge IT Solutions. Aftal om Getinge IT Solutions skal være behjælpelige med hotelbooking i København. Placér Administrations-PC en, som er hovedpc en (Admin) til T-DOC et sted med god computerplads. Placér en telefon i umiddelbar nærhed af Administrations-PC en (gerne med headset) således, at I kan modtage support mens I sidder foran Administrations-PC en. Indkøb ekstra holdere til stregkoder / evt. á la et kartotek. Indkøb ekstra navneskilte til T-DOC bruger-stregkoder, som med fordel bør kunne fastgøres på brugernes uniform. Vær opmærksom på, at T-DOC registrerer brugernes identitet via bruger-stregkoder, og disse bør derfor håndteres personligt. Indkøb ekstra labels til P-touch printeren (kan bestilles hos jeres lokale Getinge repræsentant). Indkøb ekstra etiketter til Zebra labelprinteren (kan bestilles hos jeres lokale Getinge repræsentant). Indkøb ekstra vaskebrikker / kurvebrikker. Disse kan med fordel anskaffes i forskellige farver, evt. refererende til jeres forskellige specialer (kan bestilles hos jeres lokale Getinge repræsentant). Man kunne eksempelvis vælge følgende opdeling: Gul: Organkirurgi / særligt inficeret udstyr Blå: Thorax- og karkirurgi / Hjerte/lungekirurgi Rød: Traume / Orthopædkirurgi Lilla: Gynækologi/ Obstetrik Grøn: Håndkirurgi / anden små-kirurgi, Øre-næse-hals 5. HUSKELISTE Læs dokumentet Nyttige overvejelser før implementering af T-DOC. Logo i elektronisk udgave (USB-nøgle), hvis dette ønskes på pakkeliste. Liste over brugere med navn, initialer og brugerniveau. Liste over kunder med nr., navn og kort navn. (ex. 2445, OP-Orthopædkirugisk Afdeling, O-OP) Liste over leverandører. Liste over indpakninger og emballagematerialer. Lagerlokationer hvis disse findes eller ønskes. Liste over de grupper der ønskes for enkeltinstrumenterne. Eksisterende lister / bakkelister med flest mulige numre på enkeltinstrumenterne i bakken. EDU4146_01_DK - 7

8 Getinge IT Solutions ApS Amaliegade 4, DK-1256 Copenhagen K, Denmark Phone: Fax: