C5 EDI (COOP/Dansk Supermarked) PentaCon A/S

Transkript

1 Tidligere var EDI forbeholdt større virksomheder på grund af den nødvendige investering, hvilket igen umuliggjorde samhandel fra mindre leverandører. Med EDI løsningen og s EDI integration til C5, er det nu muligt for selv små leverandører at blive spillere på dette marked. EDI modulet har sin egen menu. Under dagligt ligger rutiner til indlæsning til C5 (Ordrer) og udlæsning fra C5 (Fakturaer). Under Tilpasning sættes integrationen for EDI op. Typisk består en EDI løsning af nogle fast definerede standarder for ordrer og fakturaer. Disse standarder danner udgangspunkt for udveksling af EDI dokumenter, der så automatisk kan overføres til ERP systemet. På den måde sikres bl.a. at alle data er originale, at fejlindtastninger undgås og at der bruges minimale personalemæssige ressourcer på ajourføring og opdateringer. Endelig ligger der besparelser på print og forsendelse. Ved hjælp af Le@n sikres transmissionerne, idet der opstilles dels afsender ID og modtager ID. Principielt fungerer en EDI løsning på følgende måde: Virksomheden sender via Le@n en ordre (dokument) til leverandøren på baggrund af det aftalte format. Leverandøren indlæser automatisk ordren i sit ERP system (C5) hvor normal ordrebehandling foretages. Når ordren er faktureret, kan faktura dokumentet (EDI) sendes via Le@n til virksomheden. Alle referencer er bibeholdt, hvorfor minimal personalemæssig indsats er nødvendig. Sidst opdateret

2 Ind- og udlæsning Via EDI/Dagligt kan der foretages indlæsning fra og udlæsning til Indlæsning (kræver ordre dokument) foretages med passende mellemrum. C5 tjekker i Import mappen for *.edi filer og indlæser disse, hvis de findes. Efter indlæsning flyttes filerne til backup mappen. Udlæsning (kræver faktura dokument) kan foretages efter behov dog typisk en gang pr. dag. Inden udlæsningen igangsættes, skal der svares bekræftende til Systemet udlæser nu alle ikke tidligere udlæste fakturaer til L@ean i en fil placeret i eksport mappen. Filnavnet hentes fra EDI parametrene. Efter udlæsning vises en info boks med oplysning om det udlæste Sidst opdateret

3 Parametre Ved hjælp af en parameteropsætning i PentaCon s C5 EDI modul, kan det vælges om ordrer skal læses direkte ind som ordrer/ordrelinier eller som ordrer/ ordrekladdelinier. Denne fleksibilitet gør det muligt at tilpasse systemet til den enkelte virksomheds behov. Importpath Angiver hvor ordrefilen/-erne ligger Importbackup Angiver hvor systemet skal gemme backup-filer Kladde Angiver hvorvidt ordrelinier skal indlæses til ordrekladde EDIOrdrekladde Angiver i hvilken kladde EDI ordrelinier skal indlæses Exportpath Angiver hvor faktura EDI filer skal gemmes Le@n navn Angiver EDI filens navn ved udlæsning Afsender Her indtastes eget EAN13 nummer Manuel Skal der benyttes manuel eller automatisk upload (har betydning for fillayout se Le@n dokumentation) Via lokalmenuen er der adgang til EDI log en. For at undgå, at Loggen optager for meget plads, bør der med mellemrum ryddes op (slettes) i loggen. Der angives en dato, hvortil loggen ønskes slettet. Det er muligt at fritage en Sidst opdateret

4 faktura for udlæsning til EDI. Dette gøres i debitorjournalen, hvorfra det også er muligt at foretage genudlæsning af allerede udlæste EDI fakturaer. Via lokalmenuen kan en en enkelt den aktuelle faktura markeres for Skip EDI. Lokalmenuen virker som On/Off hvis en faktura er markeret til Skip EDI og menu knappen aktiveres igen, vil markeringen blive fjernet. Genudskrivning her skal angives: Datoen findes via feltet EDI Dato Fakturanummeret fremgår at feltet Formular. Sidst opdateret

5 På debitorkartoteket er der kommet 2 nye felter: EDI Lokation Her angives butikkens EAN lokationsnummer Coop EDI Her markeres hvis der er tale om en Coop EDI kunde Sidst opdateret

6 På lagerkartoteket er der kommet 2 nye felter: Kolli Her angives antal lagerenheder pr. kolli EAN Her angives varens EAN nummer På ordrelinjerne kan der tastes antal kolli, hvorved ordrelinjens antal automatisk beregnes som ordrelinjens antal Kolli * (Varens kolli * Varens nettovægt). Er der ikke angivet nettovægt på varen ganges med 1. Sidst opdateret

7 Eksempel: På ordrelinjen indtastes 5 i Kolli på vare Antal beregnes som 1 * (10 * 0,75) = 7,50 Kg Typisk ligger prisen pr. C5 dokument (Ordre, Faktura, Forespørgsel m.v.) på kr ,- ekskl. moms og installation afhængig af kompleksiteten i EDI formatet. Ovenstående pris gælder for Ordre og Faktura til COOP/Dansk Supermarked og er derfor kun vejledende. Hertil kommer omkostninger til Le@n systemet, der afhænger af forventet antal forsendelser m.v. samt installation heraf. Modulet leveres som et udviklingslag (VAR/BUS/CUS) til den ønskede C5 version (fra og med C5 2010) det valgte lag må ikke forefindes i forvejen alternativt skal modulet implementeres i et eksisterende lag. Installation af modul (som udviklingslag) 3.500,- ekskl. moms Sidst opdateret