T-DOC 2000 KOM GODT I GANG

Transkript

1 T-DOC 2000 KOM GODT I GANG USR215_02_DK -

2 Information i dette dokument kan ændres uden varsel. Copyright Copyright Getinge IT Solutions ApS, Amaliegade 4, DK-1256 København K, Danmark. Alle rettigheder forbeholdes. Copyright til disse dokumenter (i det følgende henvist til som "Indhold") tilhører Getinge IT Solutions ApS, medmindre andet er anført. Getinge IT Solutions ApS giver herved tilladelse til kopiering af dette dokument til ikkekommercielle anvendelsesformål i din organisation. Med udgangspunkt i denne tilladelse accepterer du, at enhver kopi af disse dokumenter, du måtte tage, fortsat skal indeholde alle oplysninger om copyright og anden information om ejerskab osv. aftrykt heri. Bemærk, at ethvert produkt, enhver proces eller teknologi kan være underlagt andre former for immaterielle rettigheder forbeholdt Getinge IT Solutions Aps, som der ikke gives licens til i forbindelse hermed. Handelsmærker Getinge IT Solutions, T-DOC og LinkStation er registrerede varemærker og/eller copyrights tilhørende Getinge IT Solutions ApS. Alle andre varemærker og registrerede varemærker ejes af de respektive virksomheder. Anvendelse, gengivelse eller offentliggørelse foretaget af USA's regering er underlagt begrænsningerne nævnt i DFARS (c)(1)(ii) og FAR Ingen garanti Software, dokumenter, information og materialer i denne publikation stilles til rådighed i "den foreliggende tilstand" uden nogen form for garanti, hverken udtrykt eller underforstået, og inklusive, men ikke begrænset til underforstået garanti for salgbarhed, egnethed til formålet eller garanti for ikke at krænke andres rettigheder. Indholdet af denne publikation kan evt. indeholde tekniske unøjagtigheder eller trykfejl. Der foretages med mellemrum ændring af informationen indeholdt heri. Disse ændringer vil blive indarbejdet i nye udgaver af denne publikation. Getinge IT Solutions ApS er berettiget til at foretage forbedringer og/eller ændringer på produktet/produkterne og/eller programmet/programmerne på et hvilket som helst tidspunkt uden varsel. Anvarsbegrænsning Getinge IT Solutions ApS skal under ingen omstændigheder hæfte for direkte, indirekte, specielle, tilfældige, økonomiske, dækningsmæssige eller følgeansvar opstået i forbindelse med anvendelse af eller manglende mulighed for at anvende indholdet, selv i tilfælde, hvor muligheden for sådanne skader er blevet oplyst. I nogle lande er det ikke tilladt at fremsætte ansvarsbegrænsning vedr. stiltiende garantier eller at begrænse ansvaret for tilfældige eller følgeskader, så ovenstående begrænsning og fralæggelse gælder måske ikke for dig.

3 Indledning Om denne manual Denne Kom godt i gang med T-DOC manual beskriver, hvordan du kan komme i gang med at bruge T-DOC. Den gennemgår trin for trin, hvordan du opretter og bruger de grundlæggende data i T-DOC, og hvordan disse bruges i arbejdet med sterile varer. Sådan bruges manualen Denne Kom godt i gang med T-DOC manual er inddelt i et antal sektioner. Hver sektion omhandler specifikke T-DOC-emner. Du bør gennemgå hver forklaring grundigt og først fortsætte, når du har forstået det, der er blevet forklaret. Typografi Følgende formater anvendes i manualen: Fed monospatieret Normal fed Værdier, som skal indtastes på tastaturet præcis, som de står skrevet. For eksempel: indtast Saks i feltet. Navne på dialoger, knapper, felter og afkrydsningsbokse. For eksempel: Indtast Produkt- og Vare-værdierne i vinduet Produkter og klik på knappen OK. Få mere hjælp Onlinehjælp Kontakt Getinge IT Solutions ApS Der findes andre kilder til vejledning i T-DOC ud over denne manual. T-DOC Online Hjælp indeholder en fuldstændig og detaljeret forklaring af T-DOC systemet. Onlinehjælpen aktiveres fra menuen Hjælp i T-DOC. Du kan også aktivere hjælpen til specifikke vinduer og dialoger ved at trykke på F1 på tastaturet. Du kan om nødvendig kontakte din lokale Getinge repræsentant eller T-DOC support på: Getinge IT Solutions ApS Amaliegade 4 DK-1256 København K DANMARK Tel.: (+45) Fax.: (+45) support@t-doc.com USR215_02_DK 1

4 Hvad er T-DOC? Getinge T-DOC er et system, der anvendes til planlægning, kontrol og sporing af sterile varer. Systemet gør det muligt for dig at gemme og administrere oplysninger om dine sterile varer, herunder at genfinde oplysningerne og udskrive rapporter. T-DOC databasen gemmer oplysninger, der inkluderer dato, tid og bruger-id for personen, der har håndteret de sterile varer. Dette medfører, at du kan se, hvordan varer er blevet håndteret af hvem og hvornår. Visse grundlæggende ting skal være på plads, når du skal benytte T-DOC: 1. Før du kan behandle sterile varer, skal du oprette de sterile instrumenter i T-DOC databasen. Oprette de enkelte instrumenter - ofte kaldet enkeltvarer Oprette bakker - ofte kaldet samlevarer Oprette pakkematerialet, som anvendes til at pakke instrumenter og bakker. Oprette produkter baseret på dine enkeltinstrumenter og bakker. 2. Når du har oprettet dataene, kan du anvende dem til i produktionen at: Udskrive pakkelister for produkter. Oprette enheder baseret på produkter, som du skal udlevere til kunder. Placere enhederne i en batch, for eksempel en autoklaveproces. Godkende eller afvise en batch og dens enheder. Udlevere de godkendte enheder til kunder. Modtage brugte enheder der returneres af kunder. Se enhedsstatus. Nøjagtigt hvilke funktioner, der er til rådighed i dit T-DOC system, afhænger af, hvilken licens du har købt. For eksempel kan du i nogle systemer spore sterile varer til afdelinger, stuer eller områder, mens du i andre systemer kan spore varerne til patienten og hele vejen tilbage til sterilcentralen. USR215_02_DK 2

5 Åbne T-DOC T-DOC systemet giver dig adgang til din database med sterile varer. Starte T-DOC Hvis T-DOC ikke allerede er åbnet, så åbn programmet ved at dobbeltklikke på ikonet for T-DOC Launcher, der ligger på computerens skrivebord. Du kan også åbne T-DOC Admin ved at dobbeltklikke på ikonet for T-DOC Admin. Afhængig af din systemlicens og -konfiguration vil du kunne se et startvindue som det nedenfor viste: USR215_02_DK 3

6 Log på T-DOC Når T-DOC åbner, vises dialogboksen Login. Her skal du indtastes dit bruger-id og password. Du skal have et personligt bruger-id og et personligt password for at undgå, at andre logger sig på med dine oplysninger. Hvis du logger på for første gang, kan du bruge bruger-id DA og udelade password. Men du skal have dit eget bruger-id og password. Hvis du ikke har det, så kontakt din T-DOC administrator. 1. Indtast dit bruger-id i Indtast bruger-id. 2. Indtast dit pasword i Indtast password. 3. Klik OK. Ændring af brugerpassword Du kan ændre dit eget password. Af sikkerhedshensyn bør du ændre password jævnligt, for eksempel hver anden uge. 1. Vælg Ændre eget password i menuen Handlinger. Dialogboksen Ændr password dialog vises. 2. Indtast dit nuværende password i Indtast gammelt password. 3. Indtast dit nye password i Indtast nyt password. 4. Indtast dit nye password igen i Gentag nyt password. 5. Klik OK. Hvis værdierne i datafelterne Indtast nyt password og Gentag nyt password ikke er identiske, så kan det nye password ikke gemmes. Ligeledes skal det gamle password være korrekt. USR215_02_DK 4

7 Glemt password Hvis du er så uheldig at glemme dit password, kan din T-DOC administrator nulstille dit password, hvorefter du kan igen kan få adgang til systemet. Kontakt din T-DOC administrator i en sådan situation. Logge af T-DOC T-DOC sporer, hvilke brugere der opretter, ændrer eller sletter data. Defor er det meget vigtigt at huske at logge af systemet, når du er færdig med at arbejde med dine data. Hvis du glemmer at logge af, kan du risikere, at andre laver ændringer i dit navn. Du logger af T-DOC ved fra hovedmenuen at vælge Afslut i menuen Dagligt. USR215_02_DK 5

8 At arbejde med T-DOC T-DOC har et stort antal dialogbokse og vinduer, der bruges til at oprette og vedligeholde data. De er ensartede, og i mange tilfælde er det kun datatypen, der adskiller et vindue fra et andet. For eksempel er knapperne, der bruges til at se autoklaveprocesser, mangen til dem, der bruges til at se vaskeprocesser. Rammen for vinduer og dialogbokse Vinduer har følgende ramme: 1.En titellinje Viser hvilken datatype, der arbejdes med. 2.En menu Giver adang til de funktioner, der anvendes til at håndtere vinduets data. 3.En værktøjslinje Indeholder knapper, der giver hurtig adgang til de hyppigst anvendte funktioner. 4.Et dataområdet Viser den data, du arbejder med, for eksempel et produkt eller brugeroplysninger. Det er også her, at du kan søge i databasen efter specifikke data. 5.En statuslinje Viser hvornår og af hvem data blev oprettet eller ændret. USR215_02_DK 6

9 Databaseknapper Disse knapper har indflydelse på de data, der administreres. Hvis du for eksempel klikker på knappen i vinduet Produkter, så vil T-DOC gå til det sidste produkt - også kaldet produktpost - i databasen. Hvis du arbejdede i vinduet Leverandører, ville det være den sidste leverandørpost i the databasen. De mest almindelige knapper er: Knap... Når den klikkes på... viser den første registrering i databasen. viser den forrige registrering i databasen. viser den næste registrering i databasen. viser den sidste registrering i databasen. åbner vinduet, hvorved du kan oprette en ny post. sletter den nuværende post. åbner vinduet i redigeringstilstand. gemmer posten i databasen. annullerer alle ændringer foretaget i posten og viser den sidst gemte udgave. opdaterer vinduet. I denne manual vil vi bruge knapperne, når vi opretter, ændrer og gemmer T-DOC data. Mange af knappernes funktioner findes tillige i menuerne Vis eller Rediger. USR215_02_DK 7

10 Oprette data i T-DOC Det første, du skal gøre, når du skal i gang med at bruge T-DOC, er, at oprette de sterile varer i T-DOC databasen. Først opretter du varer, så bakker og derpå produkter. I det følgende beskriver vi, hvordan man opretter disse poster. Du bør omhyggeligt overveje, hvilke standarder du vil følge for navngivning og nummerering af varer, bakker og produkter. Varer Alt gods, der behandles i T-DOC, baseres på varer. En vare - også kaldet en enkeltvare - er et enkelt instrument. For eksempel er en skalpel en vare, og det samme gælder en mayosaks, en pakke vatpinde osv. På eksempelt ovenfor vises syv varer, der er nummereret 1 til 7. USR215_02_DK 8

11 Oprette en vare 1. I Databasens menu, vælges Varer i undermenuen og derefter Enkeltvarer. Vinduet Enkeltvarer vises. 2. Klik på knappen. En ny tom enkeltvarepost vises. 3. Indtast Vare identifikationen for enkeltvaren. Denne identifikation skal være unik for varen. Dit system kan være konfigureret til automatisk at foreslå en værdi. Dette kaldes autonummerering og kan sættes op af en T-DOC administrator. Se side 11 for en introduktion til autonummerering. 4. Indtast Navn på enkeltvaren. Dette bruges til at beskrive enkeltvaren. 5. Du kan overveje at tilknytte en Gruppe og/eller et Speciale til enkeltvaren. Se side 22. USR215_02_DK 9

12 6. Du kan indtaste enhver anden information, du synes er relevant, i dette vindue. Den eneste nødvendige information er den, der er defineret i trin 3 og Gem oplysningerne ved at klikke på knappen. Kopiere en vare Du kan også oprette en ny vare ved at kopierer en eksisterende vare. Dette gøres ved at klikke på knappen og derpå foretage de nødvendige ændringer og gemme den nye vare. Ændre en vare Du kan ændre en vare ved at lokalisere den og derpå klikke på knappen. Lav herefter de ønskede ændringer, og gem ændringerne ved at klikke på. Slette en vare Du kan slette en vare ved at lokalisere den og derpå klikke på knappen. Bemærk, at det ikke er muligt at slette en vare, der bruges i bakker (beskrives i det følgende afsnit). USR215_02_DK 10

13 Autonummerering Autonummereringsmasker anvendes til automatisk at knytte unikke identifikationer til T-DOCdata, f.eks. varer og produkter. Identifikationsværdierne formatteres ud fra datamasker, som kan indeholde tal og bogstaver. Autonummereringsmasker kan defineres på system- og/eller fabriksniveau. Systemniveaumasker anvendes i hele T-DOC-systemet for den pågældende datatype, f.eks. for kundedefinitioner i hele systemet. Fabriksniveaumasker anvendes af den fabrik, som dataene er defineret fra. For eksempel vil en produktmaske, der er defineret på systemniveau, blive anvendt i hele T-DOC systemet, når der oprettes nye produkter. En produktmaske, der er defineret på fabriksniveau, vil på den anden side udelukkende blive anvendt af den fabrik, som dataene er defineret fra. Masker oprettes i dialogboksen Auto Numbering Mask (Autonummereringsmaske), der aktiveres fra enten vinduet Systemdata eller vinduet Fabrikker (som nævnt ovenfor). Dette gøres ved at klikke på knappen, hvorefter en dialogboks som den nedenstående vises (for fabriksniveaumaske): Vælg den datatype, der skal have en autonummereringsmaske, fra listen i venstre side, f.eks. Produkter. Listen Mask Element Type (Maskeelementtypen) og knappen Add Mask Element (Tilføj maskeelement) bruges herefter til at oprette masken. Billedet ovenfor viser, hvorledes en tekst (Prod -) og et autonummer (af tre cifre op til 999) er blevet tiføjet til en produktmaske. Efter ovennævnte produktmaske er oprettet, vil T-DOC foreslå et produktnavn automatisk, når du opretter et produkt ved at klikke på knappen i vinduet Produkter. Det foreslåede produktnavn vil fremstå på gul baggrund og kan om nødvendigt ændres.. USR215_02_DK 11

14 Bakker Bakker - også kaldet samlevarer - består af flere instrumenter. Instrumenterne deles af bakkerne. Eksemplet ovenfor viser tre bakker, eller samlevarer, nummereret 10 til 12. USR215_02_DK 12

15 Oprette en samlevare 1. Fra hovedmenuen vælges Databaser, undermenuen Varer og derefter Samlevarer. Vinduet Samlevarer vises. 2. Klik på knappen. En ny tom samlevarepost vises. 3. Indtast Vare identifikationen for samlevaren. Denne identifikation skal være unik for varen. 4. Indtast Navn på samlevaren. 5. Du kan indtaste enhver anden information, du synes er relevant, i dette vindue. 6. Gem den nye samlevare ved at klikke på knappen. Kopiere en samlevare Du kan også oprette en ny samlevare (bakke) ved at kopierer en eksisterende bakke. Dette gøres ved at klikke på knappen og derpå foretage de nødvendige ændringer og gemme den nye samlevare. Ændre en samlevare Ligesom med enkeltvarer kan du ændre en samlevare ved at lokalisere den og trykke på knappen. Lav de ønskede ændringer, og gem den ændrede samlevare ved at klikke på knappen. USR215_02_DK 13

16 Tilføje varer til en bakke Som nævnt består bakker af flere instrumenter, dvs. enkeltvarer, og disse skal tilføjes til bakken. 1. Find den bakke (samlevare), som enkeltvarerne skal tilføjes til. 2. Klik på knappen i højre side af vinduet. Der vises en ny linje, hvor du kan indtaste dine enkeltvarer. 3. Indtast identifikationen på din første enkeltvare. Hvis du ikke kender identifikationen, kan du klikke på ikonet i den første kolonne. Listen Søg efter varer vises. USR215_02_DK 14

17 4. Indsast varens identifikation eller en del af den i datafeltet Søg efter. T-DOC forsøger nu at finde varen. Dette kan tage et par sekunder. Du kan søge på flere måder i T-DOC, se side Vælg enkeltvaren. 6. Klik på knappen. Varen vil nu være tilføjet, og vinduet Samlevarer vises igen. 7. Klik på feltet Antal og indtast antallet af varer, der skal tilføjes bakken. 8. Gem informationerne ved at klikke på knappen. 9. Gentag trin 2-8, hvis du ønsker at tilføje flere varer til bakken. Du kan også tilføje varer ved at bruge knappen, som findes i værktøjslinjen i vinduet Samlevarer. Nu åbnes en Samlevareliste, hvor du i listens højre side kan finde og vælge den vare, som du ønsker at tilføje, og derpå trække varen til listens ventre side, som repræsenterer din bakkeliste. Dette vises nedenfor:. USR215_02_DK 15

18 Fjerne en vare fra en bakke Ændre en vares position på en pakkeliste Hvis du vil fjerne en vare fra en bakke, skal du klikke på den linje, du ønsker at fjerne. Derefter skal du klikke på kanppen til højre i vinduet. Du kan udskrive en bakkes pakkeliste - hvordan dette gøres beskrives senere i manualen. Bakkens varer vil være sorteret på pakkelisten i samme rækkefølge, som de vises i vinduet Samlevarer. Du kan ændre på varernes rækkefølge, så de for eksempel står alfabetisk. 1. Klik på linjen, du ønsker at flytte. 2. Klik på værktøjslinjens op-eller-ned-pil og fortsæt med at klikke på pilen, indtil linjen vises i den ønskede position. Slette en bakke Ligesom med enkeltvarer kan du slette en bakke ved at lokalisere den og derpå klikke på knappen. Bemærk, at det ikke er muligt at slette en bakke, der bruges til at definere et produkt (beskrives i det følgende afsnit). USR215_02_DK 16

19 Produkter Et produkt er baseret på en enkeltvare eller en samlevare. Produkter tilføjer varen oplysninger om procesinstruktioner og -kriterier, for eksempel om indpakningsmateriale, og med disse oplysninger er det muligt at producere og udlevere enheder baseret på produktet. På eksemplet ovenfor vises fire produkter, som er nummereret 100 til er baseret på bakke 10, 101 er baseret på enkeltvare 2, 102 er baseret på bakke 11 og 103 er baseret på bakke 12. USR215_02_DK 17

20 Alle produkter skal pakkes i et indpakningsmateriale, og disse skal derfor oprettes. Oprette indpakningsmateriale 1. Fra hovedmenuen vælges Databaser, undermenuen Produkt og derefter Indpakninger. Vinduet Indpakninger vises. 2. Klik på knappen. 3. Indtast navnet på Pakkematerialet. Denne identifikation skal være unik for pakkematerialet. 4. Indtast en fuld Beskrivelse af pakkematerialet. Dette bruges til at beskrive pakkematerialet. 5. Indtast Holdbarhed for pakketypen i dage. For eksempel 30 (dage) for en måneds levetid eller 180 (dage) for 6 måneder. Du kan også indtaste 0 (nul), hvis der ikke er en udløbsdato for pakketypen. 6. Gem det nye pakkemateriale ved at klikke på knappen. USR215_02_DK 18

21 Oprette et produkt Når du har enkeltvarer, bakker og pakkemateriale, kan du oprette de produkter, som du skal bruge for at oprette enhederne, der skal produceres og udleveres. 1. Fra hovedmenuen vælges Databaser, undermenuen Produkt og derefter Produkter. Vinduet Produkter vises. 2. Klik på knappen. 3. Indtast produktets Produkt-identifikation. Denne identifikation skal være unik for produktet. 4. Vælg niveauet for Sporbarhed for dette produkt. Som standard vil produktet have niveauet Fuld sporbar, hvilket betyder, at såvel batchregistrering som returregistrering er påkrævet. Kunderne skal således inkludere en enhedsstregkodeetiket, når de returnerer produktet. 5. Vælg produktets Type fra rullelisten, for eksempel Enkeltpakke eller Bakke. Denne kategorisering bruges også, når der udskrives produktkataloger (beskrives senere). For eksempel ønsker du måske et produktkatalog, som kun inkluderer alle produkter, der defineres som Bakke. 6. I feltet Vare indtastes enkelt- eller samlevareidentifikationen på den vare, som produktet skal baseres på. Du kan også vælge at anvende søgeikonet til højre for at vise alle dine varemuligheder. Varenavnet vises automatisk, når vareidentifikationen er valgt. 7. Indtast typen af Indpakning under fanen Indpakning. 8. Gem produktet ved at klikke på knappen. USR215_02_DK 19

22 Kopiere et produkt Du kan også oprette et produkt ved at kopiere et eksisterende produkt. Dette gøres ved at klikke på knappen og derpå foretage de ønskede ændringer og gemme det nye produkt ved at klikke på. Ændre et produkt Du kan ændre et produkt ved at lokalisere det og derpå klikke på knappen. Lav de ønskede ændringer, og gem ændringerne ved at klikke på. Slette et produkt Du kan slette et produkt ved at lokalisere det og derpå klikke på knappen. Bemærk, at det ikke er muligt at slette et produkt, der har været i produktion, dvs. der har været brugt som basis for en enhed. Se pakkeliste Du kan se pakkelisten, der bruges til at pakke produktet, ved at vælge Vis og derefter Vis pakkeliste i menuen i vinduet Produkter. USR215_02_DK 20

23 USR215_02_DK 21

24 Optimere dine T-DOC data Optimere vare- og bakkedata Du kan tilføje yderligere oplysninger for at optimere dine data angående varer, bakker og produkter. Varegrupper Med varegrupper kan du kategorisere instrumenter i grupper, for eksempel i sakse og tænger. Før du opretter en varegruppe, skal du overveje, om du har behov for at kategorisere varer og med præcis hvilke varegrupper, du ønsker at arbejde. Varegrupper oprettes ved i menuen Databaser at vælge undermenuen Varer og derefter Varegrupper. Når en varegruppe er oprettet, kan den tilknyttes en enkeltvare eller en samlevare i datafeltet Gruppe under fanen Generelt. Specialer Specialer anvendes til at kategorisere instrumenter i grupper baseret på deres brug, for eksempel ØNH og Ofthalmologi. Specialer oprettes ved i menuen Databaser at vælge undermenuen Varer og derefter Specialer. Når et speciale er oprettet, kan det tilknyttes en enkeltvare eller en samlevare i datafeltet Speciale under fanen Generelt. Udover at muliggøre en præcis varedefinitionerne benyttes Varegrupper og Specialer, når du skal udskrive varerelaterede lister, hvilket gøres fra menuen Rapporter og undermenuen Datalister og derefter Vareliste. Rapporten Varer, sorteret efter varegrupper: Rapporten Varer, sorteret efter specialer: USR215_02_DK 22

25 Leverandører Leverandøroplysninger kan benyttes til at identificere, hvem der leverer en given vare. Leverandører oprettes i vinduet Leverandører, der åbnes ved i menuen Databaser at vælge Leverandører. I vinduet Enkeltvarer tilknyttes en leverandører i datafeltet Leverandør under fanen Bestilling. Det samme gælder vinduet Samlevarer. Optimere produktdata Kunder Kundeoplysninger benyttes til at identificere de afdelinger og stuer, der modtager sterile varer. Efter de er oprettet, kan de bruges, når de sterile varer udleveres. Kunder oprettes i vinduet Kunder, der åbnes ved i menuen Databaser at vælge Kunder. Hvis et produkt altid udleveres til samme kunde, kan kunden tilknyttes produktet i datafeltet Kunde (under fanen Generelt) i vinduet Produkter. Billeder og fotografier T-DOC online hjælp indeholder en beskrivelse af, hvordan du tilknytter billeder, fx fotografier, til din vare- og produktdata. Billeder kan vises på pakkelister og på skærmen, hvilket kan være en hjælp i pakkeprocessen. USR215_02_DK 23

26 Produktserienumre Der er ofte behov for at føre skærpet kontrol med dyrt eller skrøbeligt udstyr. Selvom enhedsnumre letter dette arbejde, er det stadig muligt at tage fejl af enhedsnumre, for eksempel hvis to ens bakker returneres og vaskes samtidig. Hvis man tager fejl af to enhedsnumre, bliver de pågældende bakkers historik fejlbehæftet. Ved at benytte produktserienumre kan du føre kontrol med et specifik produkt og følge det igennem dets produktionscykler. Et produktserienummer er et unikt nummer, der aldrig ændres, modsat enhedsnummeret, der ændres hver gang produktet gennemgår produktionscyklen. Produktserienummeret placeres typisk på en metalbrik, der altid følger bakken. Produktserienumre oprettes i vinduet for det produkt, som du ønsker at tildele et eller flere produktserienumre. Det gøres ved at klikke på knappen. For ekempel kunne en gastroskopbakke være defineret som produkt P001, og hvis der er fem af disse bakker, kunne hver få et unikt produktserienummer: P001-SN001 P001-SN002 P001-SN003 P001-SN004 P001-SN005. Hvis du skal lave mange serienumre, kan du klikke på knappen, hvorefter dialogboksen Opret serienumre vises. Denne kan bruges til automatisk at generere en række serienumre. Formatet for serienumrene afhænger af, hvordan dit T-DOC system er konfigureret. Somme tider er formatet blevet prædefineret specifikt til et givent system. Formatet kan også være defineret specifikt til hvert produkt, hvilket gøres i feltet Serienummermaske under fanen Indpakning (i vinduet Produkter). Du kan læse mere om disse masker på side 11. Bemærk, at du i navngivning af serienummermasker ikke er begrænset til at anvende tal; du kan også benytte bogstaver. USR215_02_DK 24

27 Søgning i T-DOC Du kan søge i T-DOC databasen efter specifikke data. For eksempel behøver du i vinduet Produkter ikke bladre gennem hvert eneste produkt indtil, du finder netop det produkt, du leder efter. Du kan i stedet bruge søgefunktionen til hurtigt at finde det relevante produkt. Udføre hurtigsøgning Mange datafelter er samtidig hurtigsøgningsfelter. Når du indtaster en værdi i feltet, vil systemet forsøge at finde en post, der svarer til værdien. Indtast simpelthen den værdi, som du leder efter, og tryk derefter på ENTER på tastaturet. Benytte søgevindue Alle søgevinduer åbnes ved at trykke på knappen ved siden af det pågældende datafelt. Vinduet Søg efter... åbnes og viser flere kolonner. Det eksakte antal kolonner, som vises, afhænger af, hvilke data der søges i. Det følgende er et eksempel på en søgning foretaget fra vinduet Produkter. Udførelse af en standardsøgning En standardsøgning forudsætter, at der er defineret en søgekolonne, for det er i denne, at søgningen vil finde sted. Når du klikker på en kolonneoverskrift, bliver denne kolonne gjort til søgekolonnen, som kendes på ikonet. Samtidig indikerer ikonet, at kolonneindholdet sorteres i stigende rækkefølge. Ved at klikke på kolonneoverskriften skiftes mellem sortering i stigende og faldende rækkefølge. I eksemplet ovenfor er kolonnen Produkt søgekolonnen, og indholdet er sorteret i stigende rækkefølge. I datafeltet Søg efter indtastes den værdi, der skal søges efter. Da Produkt er søgekolonnen, kan du indtaste produktidentifikationen eller første del af den i datafeltet. T-DOC vil nu forsøge at finde og markere produktet i kolonnen Produkt. Når T-DOC har markeret produktet, kan du ved at klikke på knappen åbne det markerede produkt i vinduet Produkter. På samme måde kan du i ovenstående eksempel gøre Vare eller Vare.Navn til søgekolonnen, hvorefter Søg efter vil søge efter den indtastede værdi i den pågældende kolonne. USR215_02_DK 25

28 Vinduet Søg efter... kan modificeres, således at søgningen forfines. Du kan flytte en kolonne i søgevinduet ved at klikke på kolonnens øverste søjle og trække den til den ønskede position. Klik på knappen for at åbne vinduet Feltvalg for tabel. Her kan du tilføje eller fjerne kolonner i vinduet Søg efter.... Vælg et kolonnenavn i listen Source fields (Kildefelter) i venstre side, og anvend piletasten > til at tilføje den til Selected fields (Valgte felter) i listens højre side. Du kan bruge < til at fjerne en kolonne fra listens højre side. Klik OK, når du er færdig med at vælge. Du kan også omgruppere kolonnerne ved i listen Selected fields at klikke og trække kolonneoverskriften til den ønskede placering. Anvendelse af hurtigsøgninger i ad hoc-filtre Søgefiltre kan hjælpe med at begrænse antallet af søgeresultater og giver mulighed for at fokusere på relevante data. Kriterier for hurtig filtrering indtastes og anvendes via det hurtige filternet, der findes over søgeresultaterne. I dette eksempel er 122 blevet indtastet som et hurtigt filterkriterium for værdierne for Vare. Hvis kolonneværdien kommer fra en liste af værdier, kan søgekriteriet vælges fra en liste. Hvis værdien er en dato, kan kriteriet vælges vha. datovælgeren. Søgninger kan indtastes i hvilket som helst af felterne, og flere felter kan have en værdi, hvis der er behov for en meget specifik søgning. Søgeresultatet vises, når du trykker ENTER på tastaturet. USR215_02_DK 26

29 Anvendelse af udvidede filterbaserede søgninger Med udvidede filterbaserede søgninger kan du udbygge søgefunktionaliteten yderligere. Her kan du opbygge logikbaserede søgekriterier. Søgefilteret i det følgende eksempel finder alle produkter baseret på en Vare med et navn, der indeholder ordet forcep, som samtidig har status Udgået eller hvis Sporbarhed er Fuld sporbar. Fordi filtre kan navngives og gemmes, kan de genbruges. Nedenfor ses et filter til at finde alle autoklavprocesser, som har fejl. Filtret kan udvides med datokriterier for at begrænse mængden af data. Resultatet kan udskrives ved hjælp af funktionen Udskriv i menuen. USR215_02_DK 27

30 At udskrive T-DOC data Du kan nemt og hurtigt udskrive lister og rapporter, som beskriver din T-DOC data. Pakkelister Pakkelisten viser på listeform alle de varer, som et produkt indeholder (hvis produktet er baseret på en bakke). Nedenfor ses et eksempel på pakkelister. Du kan udskrive disse lister ved fra hovedmenuen at vælge Rapporter, undermenuen Datalister og derefter Pakkeliste. En rapportbestillingsdialog vises. Ved at indtaste produkt-identifikationer i Produkt fra og Produkt til kan du vælge et interval af produkter, der skal listes. Du kan se listerne ved at klikke på knappen Vis, eller udskrive dem ved at klikke på Udskriv. Pakkelisten til et produkt kan også uskrives fra vinduet Produkter ved at vælge Vis pakkeliste i Vis menuen. USR215_02_DK 28

31 Varelister Hvis du har tilknyttet grupper til dine varer, kan du udskrive en vareliste sorteret efter grupper ved fra hovedmenuen at vælge Rapporter, menupunkt Datalister, undermenu Varelister og derefter Varer, sorteret efter varegrupper. Varegrupper Hvis du har oprettet varegrupper, kan du udskrive en liste over dem ved fra hovedmenuen at vælge Rapporter og derefter Datalister og Varelister og Varegrupper. Varespecialer Hvis du har oprettet varespecialer, kan du udskrive en liste over dem ved fra hovedmenuen at vælge Rapporter, undermenu Datalister, menupunkt Varelister og derefter Varespecialer. USR215_02_DK 29

32 Du kan også udskrive en vareliste sorteret efter specialer ved fra hovedmenuen at vælge Rapporter og derefter Datalister og Varelister og Varer, sorteret efter specialiteter. USR215_02_DK 30

33 Anvendelse af T-DOC produktionen Når den grundlæggende data er oprettet, kan T-DOC anvendes i produktionen. Det gøres ved brug af stregkoder og stregkodelæsere (skannere). Udskrive stregkodekatalog Stregkodekataloger bruges, når de forskellige skanneprocesser skal udføres i produktionen. Et eksempel på et stregkodekatalog er produktstregkodekataloget, der indeholder stregkoder for de produkter, der er oprettet i T-DOC. Disse stregkoder skannes for at oprette de enheder, der kan udleveres. 1. Produktstregkodekataloget udskrive ved fra hovedmenuen at vælge Rapporter, undermenu Stregkode katalog og derefter Produkter. Rapportbestillingsdialogen vises. 2. I rapportbestillingsdialogen kan du vælge kriterier for kataloget. For eksempel kan du i Type vælge, om du vil udskrive et katalog for bakker, enkeltpakker eller begge dele. USR215_02_DK 31

34 3. Klik på Udkriv for at udskrive produktstregkodekataloget. Et typisk produktstregkodekatalog ser ud som nedenstående: Der er mange andre stregkodekataloger tilgængelige i T-DOC. De kan ses ved fra hovedmenuen at vælge Rapporter og derefter Stregkode katalog. Kontrol af skanneropgaver Når du skanner en stregkode, vises en beskedlinje i skannervinduet, der ser ud som vist her: Nøjagtig hvordan dit skannervindue ser ud, afhænger af din licens. Bedskedlinjerne, der vises i skannervinduet, afhænger af, hvad der skannes. Hvis der opstår fejl i skanningsprocessen, for eksempel hvis stregoder skannes i forkert rækkefølge, vil det ligeledes fremgå af beskedlinjerne. USR215_02_DK 32

35 Skanne en stregkode Stregkoder skannes ved at pege stregkodelæseren hen på stregkoden. Der bør være 2-3 centimeters afstand mellem stregkodelæseren og stregkoden. Det kan være nødvendigt at vinkle stregkodelæseren, således at lysstrålen ikke rammer stegkoden i en vinkel på 90. En vinkel på 60 anbefales. Nogle stregkodelæsere bipper en enkelt gang for at indikere, at skanningen er vellykket, og flere gange, hvis skanning er mislykket. Logge på og ud Som ved alt andet arbejde i T-DOC skal du logge på for at kunne skanne stregkoder. Du bør altid logge af, når du har afsluttet arbejdet med skanneren. Logge på For at arbejde med skanneren skal du først logge på. Det gør du ved at skanne din brugerstregkode. Din systemadministrator skal give dig en sådan stregkode, før du begynder på skanningsopgaverne. Stregkoden kan udskrives ved at klikke på knappen i vinduet Brugere (i menuen System) eller fra vinduet Ændr password, som blev bekrevet på side 4. Logge ud Du bør altid logge ud, når du har afsluttet arbejdet med en skanner. Dette forhindrer andre brugere i at anvende din login-session. Du logger ud ved at skanne stregkoden Afslut skanning. USR215_02_DK 33

36 Arbejde med enheder Enheder oprettes fra produkter. Når de oprettes, får de automatisk et unikt nummer i T- DOC. Det er enheder, der udleveres til afdelinger og stuer, dvs. til kunder. Hver gang en enhed oprettes, tilknyttes den et nyt enhedsnummer. Enhedsnumre genbruges aldrig. I eksemplet ovenfor er produkt 101 blevet brugt til at oprette enhederne 1002, 1007, 1008 og Den næste enhed, der oprettes - uanset fra hvilket produkt - vil få nummer 1013 osv. Bemærk, at hvis du anvender produktserienumre, vil der stadig blive knyttet et enhedsnummer til produktet, der produceres. Enhedsnummeret vil skifte, hver gang produktet begynder en ny produktionscyklus, mens produktserienummeret forbliver det samme, hvilket gør det ideelt at bruge produktserienumre i de tilfælde, hvor det er vigtigt at kunne spore det eksakte produkt. USR215_02_DK 34

37 Pakke en enhed Du pakker en ny enhed på følgende måde: 1. Skan din personlige stregkode. 2. Skan produktstregkoden for det produkt, der skal pakkes eller stregkodeetiketten for den returnerede enhed. Hvis du anvender produktserienumre, skannes produktserienummerstregkoden. Der udskrives en enhedsstregkodeetiket for hver skannet enhed. T-DOC kan også automatisk udskrive en pakkeliste, der kan bruges som hjælp til at pakke den nye enhed. Pakkelisten adskiller sig fra den, der kan udskrives fra vinduet Produkter, fordi den knytter sig til den specifikke enhed. Indstillinger for etiketter og lister foretages af din systemadministrator. Gentag dette trin for evt. yderligere produkter. 3. Log ud ved at skanne stregkoden Afslut skanning. En enhed oprettes for hver skannede produktstregkode, og der udskrives en enhedsstregkodeetiket for hver enhed. Pakke flere enheder fra det samme produkt Sommetider skal der pakkes flere enheder fra det samme produkt. I stedet for at skanne det samme produkt flere gange, kan du gøre som følger: 1. Skan din personlige stregkode. 2. Skan produktstregkoden for det produkt, der skal pakkes. En enhed oprettes for produktet. 3. Skan antallet af enheder, der skal pakkes. For eksempel 1- og 5 for 15 enheder. På denne måde oprettes de øvrige 14 enheder, sådan at der i alt bliver 15 enheder. 4. Gentag ovennævnte to trin for evt. yderligere enheder. 5. Log ud ved at skanne stregkoden Afslut skanning. Efterhånden som enhederne oprettes, udskrives en enhedsstregkodeetiket. USR215_02_DK 35

38 Annullere en pakket enhed At kassere etiketten svarer ikke til at annullere enheden. Annullering af en enhed: 1. Skan din personlige stregkode. 2. Skan stregkoden Annuller. 3. Skan enhedens stregkode (eller produktets produktserienummerstregkode, hvis du anvender produktserienumre). 4. Log ud ved at skanne stregkoden Afslut skanning. Placere en enhed i en batch Nye enheder skal typisk steriliseres. For at dokumentere processen placeres enhederne i en batch i form af en specifik kørsel bestående af et autoklaveprogram kørt i en bestemt autoklave. En batch gør det muligt for dig at arbejde med et større antal enheder, der knyttes til samme kørsel. Proceduren er som følger: 1. Skan din personlige stregkode. 2. Skan maskinens stregkode (autoklave-id). Maskinens stregkode sidder normalt på maskinen. Hvis dette ikke er tilfældet, kan din T-DOC administrator udskrive maskinestregkoden. 3. Skan stregkoden for det maskinprogram, der skal anvendes. Maskinprogramstregkoden sidder normalt på maskinen. Hvis dette ikke er tilfældet, kan din T-DOC administrator udskrive maskinprogramstregkoden. USR215_02_DK 36

39 4. Skan enhedsstregkoden (eller produktserienummerstregkoden). Gentag dette trin for andre enheder, der skal inkluderes i samme batch. 5. Skan stregkoden Ny batch. 6. Log ud ved at skanne stregkoden Afslut skanning. Maskinen startes. Når programmet er færdigt, udskrives en batchstregkodeetiket. Godkende en batch Når maskinens kørsel er slut, skal der tages stilling til, om batchen (dvs. kørslen inklusiv enhederne i den) skal godkendes, eller om den - pga. fejl - skal afvises. Hvorvidt batchen kan godkendes eller ej besluttes af lederen af din sterilcentral. T-DOC kan ikke beslutte, om en batch skal godkendes. T-DOC gør det blot muligt at godkende. For at godkende en batch: 1. Skan din personlige stregkode. 2. Skan batchstregkoden. 3. Skan stregkoden Godkend batch, hvis batchen kan godkendes. 4. Log ud ved at skanne stregkoden Afslut skanning. For at afvise en batch skal du gøre som følger: 1. Skan din personlige stregkode. 2. Skan fejlstregkoden - dvs. den fejl, der skal knyttes til den fejlbehæftede batch. 3. Skan batchstregkoden. 4. Skan stregkoden Afvis batch, hvis batchen (dvs. kørslen inklusive enhederne i den) ikke kan godkendes. 5. Log ud ved at skanne stregkoden Afslut skanning. USR215_02_DK 37

40 Udlevere en enhed Enheder kan udleveres hver især som følger: 1. Skan din personlige stregkode. 2. Skan kundestregkoden. Kundestregkoden kan skannes fra et kundestregkodekatalog. Stregkoderne i dette katalog oprettes, når du opretter kunder i T-DOC. Kunder oprettes i vinduet Kunder, der åbnes ved fra hovedmenuen at vælge Databaser og derefter Kunder. Kundestregkodekataloget kan udskrives ved fra hovedmenuen at vælge Rapporter, menupunktet Stregkode katalog og derefter Kunder. Læs evt. mere om dette i T-DOC Online Hjælp. 3. Skan stregkoden for den enhed, der skal udleveres. Du skal skanne produktserienummerstregkoden, hvis du bruger produktserienumre. Gentag dette trin for andre enheder. 4. Log ud ved at skanne stregkoden Afslut skanning. Enheder kan være præudleveret. Det medfører, at enheden automatisk er registreret som udleveret til en kunde, når batchen godkendes. Dette forudsætter, at der for det pågældende produkt i vinduet Produkter er valgt en kunde i datafeltet Kunde. I det følgende ses et eksempel, hvor produkt automatisk udleveres til kunde 2025, når en batch, der inkluderer en enhed baseret på dette produkt, godkendes. USR215_02_DK 38

41 Returnere en enhed Brugte enheder returneres af kunderne. Disse returnerede enheder skal registreres: 1. Skan din personlige stregkode. 2. Skan enhedens stregkode. Hvis du anvender produktserienumre, skal produktserienummerstregkoden skannes. 3. Gentag dette trin for andre enheder, som returneres. 4. Log ud ved at skanne stregkoden Afslut skanning. Følge en enheds status Du kan altid se en enheds status i vinduet Enheder. Vinduet åbnes ved fra hovedmenuen at vælge Databaser og derefter Enheder. I vinduet Enheder kan du søge efter specifikke enheder ved at klikke på knappen (ved siden af datafeltet Enhed). Du kan også lave en hurtigsøgning, se side 25. USR215_02_DK 39

42 Se et produkts enheder I T-DOC Admin kan du se alle enheder, der er blevet oprettet baseret på et specifikt produkt. 1. Åbn vinduet Produkter ved fra hovedmenuen at vælge Databaser, undermenuen Produkt og derefter Produkter. 2. Vælg Vis og derefter Enheder i menuen i vinduet Produkter. Nu vises Liste over Enheder for produktet. 3. Dobbeltklik på en udvalgt enhed for at åbne vinduet Enheder for netop denne enhed. Ved at klikke på << og >> vises enhedens forrige og efterfølgende enheder, og dermed kan enhedens historik gennemgås. På fanen Håndtering i datafeltet Brugt antal vises det antal gange, som enheden har været igennem produktionscyklen. Fanen Behandling viser batchen, i hvilken enheden var inkluderet, og ved at dobbeltklikke på batchen åbnes fx vinduet Autoklaveprocesser med al information om den pågældende batch. USR215_02_DK 40

43 Kom videre... I denne manual er de grundlæggende arbejdsgange i T-DOC beskrevet. I T-DOC Online Hjælp kan du finde yderligere oplysninger og mere detaljerede forklaringer. USR215_02_DK 41

44 SUPPORT EQUIPMENT TRAINING KNOW-HOW TRACEABILITY Getinge IT Solutions ApS Amaliegade 4, DK-1256 Copenhagen K, Denmark Phone: Fax: