- Administratormanual

Transkript

1 PRO Ser vi c esys t em nøgl ent i leffekt i vpl anl ægni ng PSS si kr erdi g bedr e o ver bl i ko verdi ne ser vi c e -o g vedl i geho l del seso pgaver Kanbr ugesi ndenf orbl. a. : Ej endoms s er vi c e Vedl i gehol del s eafvi r ks omheder Bol i gs el s kaber Ser vi c eopgaver Tl f i nf o@pr oel t ekni k. dk-www. pr ops s. dk/ i nf o

2 Indholdsfortegnelse: Struktur Brugertyper og brugerrettigheder Login Opret afdeling Rediger afdeling Slet afdeling Opret Samarbejdspartner Rediger Samarbejdspartner Slet Samarbejdspartner Opret bruger Oprettelse af Superbruger Rediger bruger Slet bruger Ændring af brugertype Tilføj en bruger til flere afdelinger Opgave oversigt Opgave søgning Søge metoder Opgave håndtering Side 1 Side 2 Side 2 Side 3 Side 4 Side 4 Side 5 Side 5 Side 6 Side 6-7 Side 7 Side 8 Side 9 Side 9 Side Side 12 Side 12 Side 13 Side 14-15

3 Struktur Eksempel på en virksomhed med 3 under afdelinger. Brugerne rapportere til superbrugerne i deres afdeling, som derefter påtager sig ansvaret for opgaven. Administratoren kan også vælge at påtage sig ansvaret for opgaven. Administratoren kan se og håndtere alle opgaver i systemet i alle afdelinger. Superbrugerne kan kun se og håndtere opgaver fra deres egen afdeling. 1

4 Brugertyper og brugerrettigheder - Administrator -Kan oprette, redigere og slette opgaver -Kan se alle opgaver i systemet -Kan oprette, redigere og slette afdelinger -Kan oprette, redigere og slette samarbejdspartnere -Kan oprette/slette og redigere brugere, administratore og superbrugere samt oplysninger -Kan afvise og acceptere opgaver -Kan redelegere opgaver til samarbejdspartnere - Superbruger -Kan oprette opgaver -Kan se opgaver i den afdeling som superbrugeren er ansvarlig for -Kan oprette, redigere og slette samarbejdspartnere i deres egen afdeling -Kan oprette/slette og redigere brugere samt oplysninger i deres egen afdeling -Kan afvise og acceptere opgaver -Kan redelegere opgaver til samarbejdspartnere - Bruger -Kan oprette opgaver -Kan redigere i deres egne oplysninger Login: 1. Anvend den tilsendte information til at logge ind som administrator på som set på billedet til højre. 2

5 Opret Afdeling: 2. Klik på ny for at oprette en ny afdeling som set i billedet til højre. 3. Udfyld formularen. Eksempel kan ses til højre. 4. Haste telefon skal kun udfyldes, hvis den er nødvendig, telefonnummeret vil være synlig for alle brugere i systemet. 5. Aktiveringsnøglen genereres automatisk Den skal sendes ud til brugerne, hvis du ønsker de selv skal kunne være i stand til at oprette sig i systemet. 6. Klik på opret for at oprette afdelingen. Gentag processen, hvis du ønsker at oprette flere afdelinger. BEMÆRK: Der skal som minimum være oprettet mindst én afdeling. 3

6 Rediger afdeling: 2. Vælg den ønskede afdeling i listen Se eksempel til højre 3. Ændre de ønskede informationer 4. Klik på gem for at gemme ændringerne. Slet afdeling: 2. Vælg den ønskede afdeling i listen som du ønsker at slette Se eksempel til højre 3. Tryk på slet for at slette afdelingen. 4

7 Opret Samarbejdspartner: 2. Klik på ny for at oprette en ny samarbejdspartner som set i billedet til højre. 3. Udfyld formularen. Eksempel kan ses til højre. 4. Klik på opret for at oprette samarbejdspartneren. Rediger Samarbejdspartner: 2. Vælg den ønskede samarbejdspartner i listen Se eksempel til højre 3. Ændre de ønskede informationer 4. Klik på gem for at gemme ændringerne. 5

8 Slet Samarbejdspartner: 2. Vælg den ønskede samarbejdspartner i listen som du ønsker at slette Se eksempel til højre 3. Tryk på slet for at slette samarbejdspartneren fra systemet Opret bruger: Metode 1: Brugeren opretter sig selv 2. Vælg den afdeling(er) brugeren skal tilføjes til 3. Kopiér aktiveringsnøglen og send den til den ønskede bruger(e) som skal oprette sig selv i systemet. Evt. vedhæft brugermanualen til brugerne. 6

9 Metode 2: Manuel oprettelse 2. Klik på ny for at oprette en ny bruger som set i billedet til højre. 3. Udfyld formularen. Eksempel kan ses til højre. 4. Klik derefter på opret for at oprette brugeren 5. Brugeren modtager automatisk en når de er blevet oprettet, med et aktiveringslink. Oprettelse af Superbruger 1. For at oprette en superbruger vælg super bruger i listen til højre markeret i den røde firkant 2. Vælg den ønskede afdeling som superbrugeren skal administrere. Bemærk superbrugere skal oprettes manuelt, og kan kun oprettes af en administrator 3. Klik på opret. Superbrugeren skal tilsendes en når de er blevet oprettet i systemet med login detaljer fra administratoren. 7

10 Rediger bruger 2. Vælg den bruger du ønsker at redigere i dropdown listen markeret i den røde firkant. 3. Når brugeren er valgt, kan du ændre de ønskede informationer. 4. Når de ønskede ændringer er foretaget tryk på gem for at gemme de nye oplysninger. 8

11 Slet bruger. 2. Vælg den bruger du ønsker at slette. 3. Tryk på slet for at slette brugeren. Ændring af brugertype. 2. Vælg den bruger du ønsker at gøre til administrator, superbruger, bruger eller ikke aktiv se side 2 for at se hvad de forskellige brugertyper kan/har rettigheder til. 9

12 Tilføj en bruger til flere afdelinger: 2. Vælg den bruger du ønsker at tilføje til en eller flere afdelinger(dette kan også foretages i oprettelses processen, hvis administratoren opretter brugeren manuelt) i dropdown listen markeret i den røde firkant. 3. Når brugeren er valgt, skal du klikke på tilføj afdeling. 4. Vælg den ønskede afdeling i dropdown listen, hvis brugeren ønskes tilføjet til flere afdelinger gentag processen. Hvis en bruger senere hen ønskes fjernet fra en bestemt afdeling klik på det røde kryds markeret i den røde firkant. 5. Tryk på gem for at gemme ændringerne. 10

13 3. Klik på brugertype og ændrer brugeren til den ønskede type. 4. Tryk derefter på gem for at gemme ændringerne. 11

14 Opgave oversigt 1. For at se opgaver i systemet tryk på menupunktet opgaver. 2. Eksempel på en opgave liste nedenfor. Opgave søgning 1. For at søge på opgaver i systemet tryk på menupunktet opgaver. 2. Klik på søg for at starte en søgning. 3. Eksempel på en søgning nedenfor. 12

15 Søge metoder 1. Søgning via søgefelt. I søgefeltet har du mulighed for at søge på ID, beskrivelse og lokation. 2. Specifisér søgning via afdeling. 3. Specifisér søgning via dato. Tryk på kalender ikonnet for at vælge dato. Tryk på det røde kryds for at fjerne en dato. 4. Specifisér søgning ved at søge efter gentagende opgaver. 5. Specifisér søgning efter status på opgave. 13

16 Opgave håndtering 1. For at håndtere opgaver i systemet tryk på menupunktet opgaver 2. Klik på den ønskede opgave du ønsker at håndtere 3. Et pop up vindue vil nu komme frem med opgaven 4. Du har mulighed for at ændre dato på opgaven, tryk på kalender ikonnet for at sætte en dato 5. Du har nu mulighed for at vælge en samarbejdspartner, hvis det er en opgave som virksomheden ikke selv kan varetage 6. Hvis du vælger at sende opgaven videre til en samarbejdspartner er det en god idé at specificere beskrivelsen og detaljerne. 7. Du kan vælge at godkende, afvise og slette opgaven, brugeren får automatisk besked når opgaven er blevet godkendt/afvist 14

17 8. Hvis en samarbejdspartner er valgt modtager vedkomne en med informationerne på opgaven, her vil samarbejdspartneren få tilsendt et link hvor vedkomne har mulighed for at vedhæfte en faktura, kommentar til opgaven samt vedhæfte billeder. Når samarbejdspartneren har godkendt og fuldført opgaven vil administratoren få tilsendt informationen, og brugeren vil få information om at opgaven er fuldført. 15