FORMELLE REGLER Særligt om arkivloven... 18

Transkript

1 FORMELLE REGLER Anvendelsesområde og sagsbehandlingsregler Offentlighedsloven Forvaltningsloven Persondataloven Miljøoplysningsloven Betingelser for aktindsigt Adgang efter offentlighedsloven Adgang efter forvaltningsloven Partsbegrebet Afgørelsesbegrebet Adgang efter persondataloven Adgang efter miljøoplysningsloven Krav til anmodningen om aktindsigt (identifikationskrav) Identifikationskrav i offentlighedsloven Ressourcebetragtning Personer med særlig interesse i aktindsigt Retsstridige formål eller lignende Identifikationskrav i forvaltningsloven Identifikationskrav i persondataloven Identifikationskrav i miljøoplysningsloven Ingen formkrav til anmodningen Formkrav i offentlighedsloven, forvaltningsloven og persondataloven Partsrepræsentant i forvaltningsloven Formkrav i miljøoplysningsloven Sagsbehandling Hvem behandler aktindsigtssagen? Landsdækkende aktindsigtssager Aktindsigtssager og behandling af sager om taludtræk i AFC Aktindsigt i tilsynssager, hvor der er klaget over en afgørelse Når klagen er under remonstration Når klagesagen er under behandling i Arbejdsmiljøklagenævnet Særligt vedrørende journalisering i forbindelse med aktindsigt Generelt om fremgangsmåde Særligt om straffesager (GO-sager) Høring af andre myndigheder Afgørelsens form og indhold Indledning Beskrivelsen Begrundelse Selve afgørelsen Hjemmel Vejledning Klagevejledning Udsættelse af en afgørelsessag som følge af en anmodning om partsaktindsigt Krav til svarfrister og form Frister efter offentlighedsloven og forvaltningsloven Underretning om fristoverskridelse Klage over sagsbehandlingstiden Gennemførelse af aktindsigten Betaling for aktindsigt Særligt om arkivloven... 18

2 MATERIELLE REGLER Hvad skal der gives aktindsigt i efter offentlighedsloven Egenacces Databaser, datasammenstilling og databeskrivelsen ( 10 12) Hovedreglen om aktindsigt i databaser ( 10) Undtagelser til hovedreglen om aktindsigt i database, datasammenstilling ( 11) Undtagelse til hovedreglen om aktindsigt i databaser, databasebeskrivelse ( 12) Sagstyper undtaget fra aktindsigt Sager om lovgivning ( 20) Sager om kalenderførelse ( 22) Dokumenter undtaget fra aktindsigt Interne dokumenter ( 23, stk.1) Interne dokumenter der alligevel er undergivet aktindsigt ( 26) Ministerbetjeningsdokumenter ( 24 - ministerbetjeningsreglen) Andre dokumenter undtaget fra aktindsigt ( 27) Oplysninger undtaget fra aktindsigt Oplysninger om private forhold ( 30, nr. 1 - ubetinget undtagelse) Særligt for så vidt angår sager om psykisk arbejdsmiljø Samtykke Oplysninger om drifts- og forretningsforhold ( 30, nr. 2 undtagelse efter et konkret skøn) Undtagelse af andre oplysninger efter en konkret afvejning af interesser Statens sikkerhed eller rigets forsvar ( 31) Rigets udenrigspolitiske interesser m.v.( 32) Undtagelse af visse andre oplysninger ( 33) Ekstrahering af faktiske oplysninger samt eksterne og interne faglige vurderinger ( 28 og 29) Faktiske oplysninger og eksterne faglige vurderinger ( 28, stk.1) Interne faglige vurderinger ( 29, stk. 1) Hvornår er der alligevel ikke pligt til at ekstrahere og udlevere interne faglige vurderinger Hvornår er der ikke pligt til at ekstrahere? Aktindsigt til pressen Telefoniske spørgsmål fra journalister/pressen Meroffentlighed (offentlighedslovens 14) Hvad skal der gives aktindsigt i efter forvaltningsloven? Særligt om online AT Sagstyper undtaget aktindsigt Dokumenter undtaget fra aktindsigt Interne arbejdsdokumenter ( 12, 13 og 14) Interne arbejdsdokumenter der alligevel er undergivet aktindsigt ( 13) Andre dokumenter ( 14) Oplysninger undtaget fra aktindsigt Hensynet til forebyggelse, opklaring og forfølgning af lovovertrædelser ( 15 b, nr. 1) Hensynet til parten selv ( 15b, nr. 5) Hensynet til andre private interesser ( 15b, nr. 5) Ekstrahering af faktiske oplysninger samt eksterne og interne faglige vurderinger ( 14a og 14b) Faktiske oplysninger og eksterne faglige vurderinger ( 14 a, stk.1) Interne faglige vurderinger ( 14 b) Hvornår er der ikke pligt til at ekstrahere, jf. forvaltningslovens 14a stk Lovbestemt og ulovbestemt meroffentlighed Lovbestemt meroffentlighed Ulovbestemt meroffentlighed Hvad skal der gives indsigt i? efter persondataloven Undtagelser fra retten til aktindsigt Hvad skal der gives aktindsigt i efter miljøoplysningsloven Forholdet til tavshedspligt og Arbejdsmiljølovens 79, stk

3 15.1 Forholdet mellem offentlighedsloven og arbejdsmiljølovens 79, stk Forholdet mellem forvaltningsloven og arbejdsmiljølovens 79, stk Forholdet mellem persondataloven og arbejdsmiljølovens 79, stk Oversendelser af 79, stk. 2 klager til Arbejdsmiljøklagenævnet Aktindsigt i Arbejdstilsynets sager om straf Arbejdstilsynets behandling af grove overtrædelser af arbejdsmiljølovgivningen Aktindsigt i sag om grov overtrædelse efter offentlighedsloven Sager oprettet på Arbejdstilsynets eget initiativ Aktindsigt i administrative bødeforelæg, som en juridisk person har vedtaget Sager oprettet efter henvendelse fra politiet Videresendelse af anmodning om aktindsigt i sager om grove overtrædelser Aktindsigt i sag om grov overtrædelse efter forvaltningsloven Verserende sager Afsluttede sager Sager, hvor Arbejdstilsynet har anmodet politiet om tiltalerejsning Sager, der er afgjort med administrativ bøde Aktindsigt i tilsynssagen, når der er oprettet en sag om grov overtrædelse Dokumenter på tilsynssagen Særligt om rapport om grove overtrædelser

4 FORMELLE REGLER 1. Anvendelsesområde og sagsbehandlingsregler Aktindsigt er, når en borger, en virksomhed, en organisation, journalister eller andre får adgang til at se en eller flere sager, dokumenter eller bestemte oplysninger i en sag. Adgang til aktindsigt kan man få via offentlighedsloven, som part via forvaltningsloven, igennem indsigtsretten via persondataloven eller som adgang til miljøoplysninger via miljøoplysningsloven. 1.1 Offentlighedsloven Formålet med aktindsigt er bl.a. at sikre åbenhed hos myndigheder mv. og understøtte offentlighedens, herunder pressens, kontrol med den offentlige forvaltning. Offentlighedsloven anvendes på al offentlig forvaltning. Det vil sige, at der efter offentlighedsloven kan gives aktindsigt i mere end sager i gængs forstand, bl.a. faktisk forvaltningsvirksomhed, dvs. den del af forvaltningens opgaver, der ikke handler om at træffe afgørelser. 1.2 Forvaltningsloven Formålet med aktindsigt efter forvaltningsloven er at give parten (fx en virksomhed eller en borger) indsigt i egen sag, hvor der er eller vil blive truffet en afgørelse. Det giver parten mulighed for at blive bekendt med hele det grundlag, som afgørelsen hviler på. Adgang til partsaktindsigt efter forvaltningsloven gælder udelukkende i sager, hvor der skal træffes en afgørelse. 1.3 Persondataloven Formålet med aktindsigt efter persondataloven er at give en person, der er registreret oplysninger om, ret til at få kendskab til oplysningernes indhold, baggrunden for registreringen, videregivelse af de registrerede oplysninger samt hvorfra, oplysningerne stammer. Persondataloven finder anvendelse på alle personhenførbare oplysninger, som behandles elektronisk og personoplysninger, der er eller vil blive indeholdt i et register. Loven er relevant for Arbejdstilsynet, fordi tilsynet i nogle sager behandler oplysninger, der er personhenførbare, herunder oplysninger der ikke er afgivet af den registrerede selv. Loven er derudover relevant for Arbejdstilsynet i sager vedrørende aktindsigt, da den bl.a. begrænser adgangen til meraktindsigt. 4

5 1.4 Miljøoplysningsloven [Afsnittet afventer lovens vedtagelse] 2. Betingelser for aktindsigt 2.1 Adgang efter offentlighedsloven Enhver har ret til at få aktindsigt efter offentlighedslovens 7. Der kan således ikke sættes begrænsninger for hvem, der kan få adgang til indsigt efter offentlighedsloven. 2.2 Adgang efter forvaltningsloven Den, der er part i en sag, hvor der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, har ret til at få indsigt i sagens dokumenter efter forvaltningslovens Partsbegrebet Personer, virksomheder og organisationer, der berøres retligt, væsentligt og individuelt af en afgørelse, vil i almindelighed være parter i en sag. Særligt i forhold til ansatte gælder det, at ansatte på en virksomhed, som modtager en reaktion fra Arbejdstilsynet, ikke er parter i sagen. Parter er fx ansøgere, virksomheder og personer, som krav, påbud eller forbud retter sig mod. Naboer, journalister, konkurrerende virksomheder, vidner og fagforeninger, der ikke repræsenterer et medlem, betragtes ikke som parter. Anmeldere og personer, der klager over andre forhold end afgørelsen i deres egen sag, er sædvanligvis heller ikke parter Afgørelsesbegrebet Retten til aktindsigt efter reglerne i forvaltningslovens gælder kun sager, hvori der er eller vil blive truffet en afgørelse. Det betyder bl.a., at der ikke er pligt til at give aktindsigt i dokumenter med tilknytning til faktisk forvaltningsvirksomhed, fx Arbejdstilsynets generelle forberedelse af tilsynsaktiviteter og tildeling af smiley. Der er heller ikke pligt til at give aktindsigt i sager om gennemførelse af generelle retsforskrifter, fx love, bekendtgørelser mv. I sådanne tilfælde skal en anmodning om aktindsigt behandles efter reglerne i offentlighedsloven. 2.3 Adgang efter persondataloven Enhver person, der er registreret oplysninger om hos en offentlig myndighed, har adgang til aktindsigt efter persondataloven. Loven omfatter alle personhenførbare oplysninger. Bemærk, at oplysninger om enkeltmandsejede virksomheder og interessentskaber (I/S) betragtes som personoplysninger, idet de relaterer sig til en enkelt person, nemlig ejeren af virksomheden. 2.4 Adgang efter miljøoplysningsloven [Afsnittet afventer lovens vedtagelse] 3. Krav til anmodningen om aktindsigt (identifikationskrav) 3.1 Identifikationskrav i offentlighedsloven En anmodning om aktindsigt skal indeholde de oplysninger, der er nødvendige for, at en myndighed mv. kan identificere den sag eller de dokumenter, der ønskes aktindsigt i. Begæringen skal samtidig angive det tema som sagen eller dokumenterne vedrører, jf. offentlighedslovens 9, stk. 1. Det er dog ikke et krav, at den, der begærer aktindsigt, konkret skal kende til sagen eller sagerne, da en angivelse af et tema samt angivelse af sagstypen vil være tilstrækkeligt, til at identifikationskravet er opfyldt, så Arbejdstilsynet skal finde sagerne eller dokumenterne. 5

6 Hvis det ikke er muligt for den, der anmoder om aktindsigt, at henvise til den konkrete sag, skal anmodningen om aktindsigt indeholde angivelse af et tema. Angivelse af et konkret journalnummer i en anmodning om aktindsigt vil være tilstrækkelig til, at Arbejdstilsynet skal imødekomme en sådan anmodning, selvom kravet om angivelse af tema principielt ikke er opfyldt. Temakravet vil i almindelighed ikke være opfyldt, hvis anmodningen kun indeholder en nærmere angivelse af en tidsmæssig periode. Tid kan således i sig selv ikke være et tema Ressourcebetragtning En anmodning om aktindsigt kan afslås, selvom sagerne kan identificeres, hvis behandlingen af en anmodning om aktindsigt medfører et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, jf. 9, stk. 2, nr. 1. I vurderingen af, om der er tale om uforholdsmæssigt ressourceforbrug, kan lægges vægt på det forventede tidsforbrug i forbindelse med behandlingen af aktindsigten. Hvis det samlede tidsforbrug forventes at overstige 25 arbejdstimer (tre fulde arbejdsdage) vil Arbejdstilsynet som udgangspunkt kunne afslå at behandle anmodningen. Der må lægges vægt på, hvor mange sager eller dokumenter anmodningen indebærer, ligesom der må lægges vægt på, om aktindsigten på grund af dokumenternes og sagernes indhold vil være kompliceret at behandle, herunder mængden og karakteren af oplysninger, som vil skulle undtages eller anonymiseres. Arbejdstilsynet kan ikke afslå at behandle anmodningen, hvis det uforholdsmæssige ressourceforbrug beror på Arbejdstilsynets egne forhold, fx hvis Arbejdstilsynet ikke har journaliseret tilstrækkeligt. Vær dog opmærksom på, at Arbejdstilsynet kun sjældent kan afslå at behandle en aktindsigtsanmodning fra pressen på baggrund af ressourcebetragtninger. Se afsnit nedenfor 6

7 I nogle tilfælde vil Arbejdstilsynet kunne afvise at behandle en anmodning med henvisning til et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, hvis den samme ansøger anmoder om aktindsigt i den ene sag efter den anden. En anmoder skal normalt have fremsat anmodninger indenfor de seneste seks måneder for, at Arbejdstilsynet kan afslå at behandle sagen på dette grundlag. Arbejdstilsynet kan lægge vægt på, om der er tale om supplerende anmodninger i den samme sag eller, om der er tale om anmodninger i nye sager, emner og arbejdsmiljøtemaer. Det skal fremhæves, at hvis der er tale om en anmodning, som vil være uforholdsmæssig ressourcekrævende at behandle, bør Arbejdstilsynet stille krav til ansøgeren om at konkretisere anmodningen for at både hensynet til Arbejdstilsynets ressourcer og hensynet ansøgerens interesse i at få aktindsigten kan imødekommes Personer med særlig interesse i aktindsigt Hvis den, der har søgt om aktindsigt, kan godtgøre at have en særlig interesse (journalister, forskere) i sagerne eller dokumenterne, vil Arbejdstilsynet som udgangspunkt være forpligtet til at behandle anmodningen, uanset hvor omfattende eller kompleks, sagen er at behandle. Det vil sige, at Arbejdstilsynet kun sjældent vil kunne afslå en anmodning om aktindsigt fremsat af pressen eller en forsker, fordi de må antages altid at have en særlig interesse. Se i øvrigt afsnit 10 om pressen Retsstridige formål eller lignende Arbejdstilsynet kan give afslag på en anmodning om aktindsigt, hvis det må antages, at anmodningen skal tjene et retsstridigt formål eller lignende, jf. 9, stk. 2, nr. 2. Der skal foreligge nogle helt konkrete faktiske oplysninger om, at dette er tilfældet, eller der skal være klare indikationer på, at der er tale om misbrug eller at anmodningen har karakter af chikane. 3.2 Identifikationskrav i forvaltningsloven Hvis en part anmoder om aktindsigt, skal anmodningen angive den sag, der indeholder de dokumenter, som parten ønsker aktindsigt i, jf. forvaltningslovens 9a. Det betyder, at anmodningen skal indeholde tilstrækkelig information til, at Arbejdstilsynet kan identificere sagen. Parten må derfor kunne forvente, at nyere sager kan identificeres alene på grund af navn på virksomheden mv. Endvidere skal parten identificere sig, således at tavshedspligten ikke krænkes. 3.3 Identifikationskrav i persondataloven Personer, der fremsætter anmodning om aktindsigt efter persondataloven, skal have oplyst, om, der behandles oplysninger om vedkommende, jf. persondatalovens 31, stk Identifikationskrav i miljøoplysningsloven [Afsnittet afventer lovens vedtagelse] 4. Ingen formkrav til anmodningen 4.1 Formkrav i offentlighedsloven, forvaltningsloven og persondataloven Der er ikke nogen formkrav til en anmodning om aktindsigt, hverken efter offentlighedsloven, forvaltningsloven eller persondataloven. En anmodning om aktindsigt kan være skriftlig eller mundtlig. Den, der anmoder om aktindsigt kan også være anonym, medmindre der er tale om egenacces i medfør af offentlighedsloven. Der kan heller ikke stilles krav om en begrundelse for at anmode om aktindsigt. 7

8 4.1.1 Partsrepræsentant i forvaltningsloven En repræsentant for en part har samme mulighed for at få aktindsigt i sagens dokumenter som parten. Partsrepræsentanten skal fremvise en fuldmagt som dokumentation for, at vedkommende repræsenterer parten. Det følger af advokaters særlige stillingsfuldmagt og ligger indenfor rammerne af advokaters virke, at de handler på vegne af en part, hvorfor der ikke er krav om fuldmagt ved anmodninger fra advokater. 4.2 Formkrav i miljøoplysningsloven [Afsnittet afventer lovens vedtagelse] 5. Sagsbehandling 5.1 Hvem behandler aktindsigtssagen? Arbejdstilsynet skal behandle og afgøre anmodninger om aktindsigt i sager, der behandles eller tidligere er behandlet i Arbejdstilsynet, medmindre sagen er oversendt til behandling hos en anden myndighed. Modtager Arbejdstilsynet en anmodning, der vedrører en sag, der behandles hos en anden myndighed, fx Arbejdsmiljøklagenævnet, har Arbejdstilsynet pligt til straks at videresende anmodningen til den rette myndighed, se afsnit 5.4. Arbejdstilsynet har kun pligt til at behandle en anmodning om aktindsigt, hvis der anmodes om aktindsigt i dokumenter, som tilhører eller er udlånt til Arbejdstilsynet. Hvis Arbejdstilsynet kun opbevarer dokumenter, fx for en anden myndighed eller privat virksomhed, har Arbejdstilsynet ikke pligt til at udlevere disse. Arbejdstilsynet er én enhed. Internt skal aktindsigtsanmodningen som udgangspunkt behandles i det center, der har behandlet og truffet afgørelse i den sag, der anmodes om aktindsigt i. Dog er TC Syd ansvarlig for at koordinere og træffe samlet afgørelse i landsdækkende aktindsigtssager. 5.2 Landsdækkende aktindsigtssager En anmodning om aktindsigt betragtes som landsdækkende, når anmodningen kræver inddragelse af mere end ét tilsynscenter. Der er typisk tale om anmodninger fra journalister, organisationer og lignende. Men en landsdækkende anmodning om aktindsigt kan også være fremsat af privatpersoner. En anmodning om landsdækkende aktindsigt vil normalt komme til Arbejdstilsynet som øvrige henvendelser. Anmodningen sendes til TC Syd med kopi til KLS postkasse. Modtages anmodningen via andre kanaler, fx Arbejdstilsynets pressefunktion, videresendes sagen også til TC Syd med kopi til KLS postkasse - medmindre sagen er kommet til Arbejdstilsynet via KLS. 8

9 Ved modtagelse af anmodning om landsdækkende aktindsigt, opretter TC Syd en sag i ATIS og vurderer i øvrigt den videre behandling af sagen. Der tages stort set altid kontakt til den person, der har anmodet om aktindsigt, hvis anmodningen giver anledning til afklarende spørgsmål m.v. Kan anmodningen uden videre afvises, træffer TC Syd afgørelse i sagen. Det kan fx være, at Arbejdstilsynet ikke er i besiddelse af det ønskede materiale, eller at anmodningen vedrører materiale, som uden tvivl er undtaget fra retten til aktindsigt. Dog skal man altid overveje meraktindsigt, se afsnit 12. Kan anmodningen ikke uden videre afvises, anmoder TC Syd de relevante tilsynscentre om at behandle anmodningen om aktindsigt for den del, der hører under det enkelte center. Ved videresendelse til tilsynscentrene anmodes centrene således om hver især at behandle anmodningen om aktindsigt for den del, der hører under det enkelte center og sende denne del til TC Syd. Hvis centrene ikke kan nå at behandle anmodningen inden for den frist, der er sat af TC Syd, skal centrene orientere TC Syd. Sagen afsluttes i TC Syd, der træffer den samlede afgørelse i aktindsigtssagen. 5.3 Aktindsigtssager og behandling af sager om taludtræk i AFC Sager som enten er politiske og/eller principielle, skal behandles i AFC, fx anmodninger om aktindsigt i ministersager, bekendtgørelsessager mv. Når der i forbindelse med anmodninger om tal kun ønskes et register-/taludtræk, er det AFC, der håndterer og har ansvaret for behandlingen af anmodningen, hvis der er tale om landsdækkende tal. Hvis anmodningen handler om tal på lokale sager er det det enkelte tilsynscenter, der håndterer og har ansvaret for behandlingen af anmodningen.. Hvis der anmodes om et register-/taludtræk sammen med kopi af eksisterende dokumenter (aktindsigt) koordinerer TC Syd, men AFC leverer selve taludtrækket, hvis der er tale om landsdækkende tal. 5.4 Aktindsigt i tilsynssager, hvor der er klaget over en afgørelse Når klagen er under remonstration Hvis der bliver anmodet om aktindsigt i en tilsynssag, hvor der er klaget over afgørelsen, og klagen er under remonstration (dvs. i den periode hvor Arbejdstilsynet har modtaget en klage og overvejer om påbuddet, dispensationen osv. skal fastholdes, trækkes eller ændres), skal Arbejdstilsynet behandle anmodningen om aktindsigt, jf. offentlighedslovens 36. Kompetencen til at træffe afgørelse om aktindsigt i klagesagen overgår til Arbejdsmiljøklagenævnet, når Arbejdstilsynet har fremsendt udtalelsen og sagen til klagenævnet Når klagesagen er under behandling i Arbejdsmiljøklagenævnet Hvis Arbejdstilsynet modtager en anmodning om aktindsigt i en tilsynssag, hvor der er klaget over afgørelsen, og udtalelsen og klagesagen er oversendt til klagenævnet, træffer Arbejdstilsynet alene afgørelse om aktindsigt i de dokumenter, der er på tilsynssagen og sender samtidig anmodningen om aktindsigt i klagesagen videre til klagenævnet med oplysning om, hvad Arbejdstilsynet har givet hhv. afslået aktindsigt i. Herefter behandler Arbejdsmiljøklagenævnet anmodningen om aktindsigt i klagenævnsdokumenter. I Arbejdstilsynets afgørelse om aktindsigt skal den, der anmoder om aktindsigt, oplyses om, at den del af anmodningen, der omhandler dokumenter, der indgår i klagesagen, fx udtalelser og 9

10 høringssvar til klagenævnet, videresendes til behandling i klagenævnet, der træffer afgørelse om aktindsigt i disse dokumenter. Når klagesagen er afgjort i klagenævnet, er det fortsat klagenævnet, der skal tage stilling til, om der skal gives aktindsigt i klagesagen. Baggrunden for dette er, at det er den myndighed, som sidst har truffet afgørelse i den pågældende sag, som har kompetencen til at træffe afgørelse om aktindsigt. Hvis klagenævnet modtager en anmodning om aktindsigt i en klagesag, hører nævnet Arbejdstilsynet, hvis der i sagen indgår dokumenter, som Arbejdstilsynet har en særlig interesse i, fx politirapporter. 5.5 Særligt vedrørende journalisering i forbindelse med aktindsigt Dokumenter, der er modtaget eller afsendt af Arbejdstilsynet som led i administrativ sagsbehandling skal journaliseres, i det omfang dokumentet har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt, jf. offentlighedslovens 15. Det betyder, at anmodninger om aktindsigt og svar herpå altid skal journaliseres. Interne dokumenter i endelig form, der har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt, skal også journaliseres - fx et internt notat, der er blevet godkendt af den øverste ansvarlige for det pågældende område. Når Arbejdstilsynet modtager en anmodning om aktindsigt, skal der oprettes en ny sag i ATIS, som henviser til den underliggende sag, se eventuelt navigationsseddel \\bmatisclust\atisvideoer\nr 10.pdf Ved behandlingen af en anmodning om aktindsigt, er det vigtigt at holde sig for øje, at der ikke nødvendigvis er sammenfald mellem de dokumenter, der allerede er eller skal journaliseres på sagen, og hvilke dokumenter, der er aktindsigt i. Det er uden betydning for spørgsmålet om aktindsigt efter offentlighedsloven, om de pågældende dokumenter er journaliseret eller ej. 5.6 Generelt om fremgangsmåde Når en aktindsigtsanmodning skal behandles, skal det først afklares hvilket hjemmelsgrundlag, der skal anvendes; offentlighedsloven, forvaltningsloven, persondataloven eller miljøoplysningsloven. Når en aktindsigtsanmodning skal behandles skal den, der anmoder om aktindsigt, sikres den bedst mulige retsstilling, altså få indsigt i videst muligt omfang. Er den, der anmoder om aktindsigt, part i sagen, er det generelt mest fordelagtigt at få partsaktindsigt efter forvaltningsloven. Dog er der visse typer af oplysninger, som parten lettere vil kunne få adgang til gennem offentlighedsloven, fx oplysninger om personlige forhold, som ikke er indeholdt i en afgørelsessag, men som personen kan få adgang til efter reglerne om egenacces, jf. offentlighedslovens 8. Se om egenacces i afsnit 9.1. Det samme gælder for indsigtsretten efter persondataloven. 10

11 De fleste af Arbejdstilsynets sager om aktindsigt skal behandles efter offentlighedsloven eller forvaltningsloven. For disse to regelsæt er fremgangsmåden den samme. Det er udgangspunktet, at der er adgang til aktindsigt i alle sager. Derfor skal man som det første undersøge, om hele sagen/sager skal undtages. Hvis ikke hele sagen skal undtages, tages der på lignende måde stilling til de enkelte dokumenter i sagen. Det vil sige, om dokumenterne kan eller skal undtages. Selv hvis et dokument skal undtages, skal det dog altid undersøges, om der er oplysninger i dokumentet, der alligevel skal gives aktindsigt i såkaldt ekstrahering. Hvis der skal gives aktindsigt i et dokument, skal det altid vurderes, om der er oplysninger, der skal undtages for indsigt. Fremgangsmåden kan derfor anskues som tragten nedenfor. Arbejdstilsynet har i øvrigt altid pligt til at undersøge, om der kan gives aktindsigt i dokumenter og oplysninger i videre omfang, end vi er forpligtet til efter reglerne, jf. offentlighedslovens 14 og forvaltningslovens 10 om meroffentlighed. Der henvises i øvrigt til afsnit Særligt om straffesager (GO-sager) Før Arbejdstilsynet træffer afgørelse om aktindsigt i en tilsynssag, skal det undersøges, om der er påbegyndt en strafferetlig vurdering af sagen, da dette vil have betydning for vurderingen af om der kan gives aktindsigt i dokumenter og oplysninger på tilsynssagen. Den strafferetlige vurdering anses for påbegyndt på det tidspunkt, hvor en sag om grov overtrædelse (GO-sag) oprettes enten som følge af, at rapport om grov overtrædelse er journaliseret, eller som følge af, at Arbejdstilsynet modtager en politirapport med anmodning om en udtalelse om strafspørgsmålet. Er der oprettet GO-sag, skal det ved behandlingen af aktindsigt i tilsynssagen systematisk overvejes, om der er efterforskningsmæssige hensyn, der evt. kan betyde, at der er oplysninger eller dokumenter, der skal undtages fra aktindsigt. Se nærmere under afsnit 9 og afsnit

12 5.7 Høring af andre myndigheder Efter det forvaltningsretlige princip, undersøgelsesprincippet (officialmaksimen), skal Arbejdstilsynet sørge for at indhente de oplysninger, der er nødvendige for at kunne træffe en afgørelse. Normalt vil det ikke være nødvendigt med en høring af andre, fx myndigheder, i en sag om aktindsigt dog er der visse undtagelser (se boksen neden for). Der skal som udgangspunkt heller ikke ske høring internt i Arbejdstilsynet. I sager om aktindsigt i miljøoplysninger bør Arbejdstilsynet ved tvivl inddrage miljømyndighederne ved at høre den lokale miljømyndighed på området. Inddragelsen kan fx være i form af en høring om, hvorvidt der er tale om en miljøoplysning, eller om det i virkeligheden bør være miljømyndighederne, som forestår aktindsigten, og Arbejdstilsynet der blot bidrager. 6. Afgørelsens form og indhold De følgende afsnit angiver, hvad en afgørelse om aktindsigt skal indeholde. Afslag på eller imødekommelse af en anmodning om aktindsigt er en afgørelse. Derfor skal de almindelige forvaltningsretlige regler følges. Afgørelsen skal altid indeholde: Adressat, beskrivelse, begrundelse/vurdering, selve afgørelsen, hjemmel og klagevejledning samt journallisten. Når afgørelsen giver den, der anmoder om aktindsigt, fuldt medhold dvs. personen får aktindsigt i alt, hvad der anmodes om behøver afgørelsen dog ikke at indeholde begrundelse/vurdering, hjemmel og klagevejledning. 6.1 Indledning I en indledning henvises til anmodningen om aktindsigt og hvad der er søgt aktindsigt i, fx "I brev af ddmmåååå har du anmodet om aktindsigt i xxx". Har der været efterfølgende dialog med personen, der beder om aktindsigt fx, om afgrænsning af anmodningen, anføres dato og tidspunkt 12

13 for samtalen, hvem der er talt med samt en specificering af hvilken afgrænsning, man er enig med personen om. 6.2 Beskrivelsen Da en imødekommelse af eller et afslag på en anmodning om aktindsigt skal kunne stå alene, skal det fremgå af beskrivelsen, hvad der blive anmodet om aktindsigt i. Herefter beskrives eventuelle sagsbehandlingsskridt, der har været taget i sagen, fx høring. 6.3 Begrundelse En myndighed er kun forpligtet til at begrunde en afgørelse, hvis den ikke giver den pågældende part fuldt medhold. Hvis den, der anmoder om aktindsigt, ikke får alle de dokumenter, personen beder om skal der gives en begrundelse for afslag. Et delvist afslag skal også begrundes. Begrundelsen skal indeholde en forklaring på, hvorfor afgørelsen har fået det pågældende indhold, jf. forvaltningslovens 24. I begrundelsen skal anføres de hovedhensyn, som har været afgørende ved skønnet af, at anmodningen ikke kunne imødekommes eventuelt delvist. Der er mulighed for at begrænse begrundelsen i det omfang det er vigtigere at tage hensyn til den pågældende part selv eller til andre offentlige eller private interesser frem for at give en fyldestgørende begrundelse, jf. forvaltningslovens Selve afgørelsen Afgørelsen kan enten gå ud på, at der gives afslag på anmodningen om aktindsigt, eller at anmodningen imødekommes helt eller delvist. Hvis der gives afslag, skrives der i dette afsnit, at der gives afslag, og hvad der præcist gives afslag på. Være opmærksom på, at journallisten altid skal sendes med. Hvis anmodningen imødekommes skrives det i dette afsnit, og akterne vedlægges (hvis det er tilfældet). Hvis akterne sendes efterfølgende, oplyses dette. En delvis imødekommelse af anmodning om aktindsigt må behandles i to led. Det skal fremgå af afgørelsen, hvilken del af anmodningen der imødekommes, og at de relevante akter vedlægges. For den del, der ikke imødekommes, anføres, at der ikke kan gives aktindsigt. Dette kan ske ved en beskrivelse af/sammenfatning af de forhold, der sker undtagelse for, eller ved en oplistning af dokumenter (medmindre man herved vil komme til at afsløre en klage eller lignende). Om der skal betales for dokumenterne, se afsnit Hjemmel Som hjemmel for et eventuelt delvist afslag anføres den eller de bestemmelser, som begrunder at oplysningen, dokumentet eller sagen kan undtages fra aktindsigt. 13

14 Hvis afslaget gives til en person, som ikke er part i den sag, der ønskes aktindsigt i, findes hjemlen i offentlighedsloven. Hvis afslaget gives til en part i den sag, der ønskes aktindsigt i, findes hjemlen i forvaltningsloven. Der skal også henvises til den relevante hjemmel, hvis der gives afslag på aktindsigt efter persondataloven eller miljøoplysningsloven. Hvis afgørelsen giver borgeren fuldt ud medhold, dvs. giver fuld aktindsigt, er der ikke krav om angivelse af hjemmel. 6.6 Vejledning Det er normalt ikke nødvendigt at indsætte en vejledning i en afgørelse om aktindsigt, ligesom når Arbejdstilsynet træffer afgørelse om arbejdsmiljøproblemer. Se dog afsnit 3.1. ff. om identifikationskravet. 6.7 Klagevejledning Arbejdsmiljøklagenævnet behandler klager over afgørelsessager truffet efter arbejdsmiljøloven (fx klage over en reaktion). Arbejdsmiljøklagenævnet behandler også klager over afgørelser om aktindsigt, når anmodningen udelukkende handler om aktindsigt i en afgørelse (fx aktindsigt i et påbud), som Arbejdstilsynet har truffet efter arbejdsmiljøloven, jf. arbejdsmiljølovens 81a, stk. 6. Arbejdsmiljøklagenævnet skal behandle klager, uanset om klager over afslag på aktindsigt fremsættes isoleret eller i tilknytning til en klage over en afgørelse truffet af Arbejdstilsynet efter arbejdsmiljøloven. Hvis den, der anmoder om aktindsigt, ikke får fuldaktindsigt (dvs. får alle de dokumenter, vedkommende beder om), skal der altid gives klagevejledning. Klagevejledningen skal formuleres således: Arbejdstilsynets afgørelse kan indbringes for Arbejdsmiljøklagenævnet efter arbejdsmiljølovens 81. Klagen indsendes til Arbejdstilsynet I følgende tilfælde er det Beskæftigelsesministeriet og ikke Arbejdsmiljøklagenævnet - der er klageinstans for klager over aktindsigtsafgørelser: - når anmodningen om aktindsigt ikke vedrører en afgørelse efter arbejdsmiljøloven - når anmodningen vedrører datasammenstillinger, jf. 11 og - når anmodningen vedrører indsigt i databeskrivelse, jf. 12 i offentlighedsloven, se afsnit 9.2. Klagevejledningen skal formuleres således: Denne afgørelse kan påklages til: Beskæftigelsesministeriet Ved Stranden København K Der er ingen tidsfrist for klage over en afgørelse om aktindsigt til Beskæftigelsesministeriet, og der skal ikke skrives en frist. Hvis afgørelsen giver fuld aktindsigt, er der ikke krav om en klagevejledning. 14

15 6.8 Udsættelse af en afgørelsessag som følge af en anmodning om partsaktindsigt Det vigtigste formål med reglerne om partsaktindsigt er at give parten mulighed for at gøre sig bekendt med sagens dokumenter med henblik på evt. at korrigere og supplere sagens oplysninger. En begæring om partsaktindsigt, som skal imødekommes, medfører, at sagens afgørelse udsættes, indtil parten har fået adgang til at gøre sig bekendt med dokumenterne, jf. forvaltningslovens 9b. Sagen skal dog ikke udsættes, hvis udsættelsen betyder, at en lovbestemt frist for sagens afgørelse overskrides. Sagen skal heller ikke udsættes, hvis partens interesse i udsættelsen, findes at burde vige for væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser, jf. 9b, stk. 2. Det vil sige, at der umiddelbart kan træffes afgørelse i sådanne tilfælde på trods af, at parten har anmodet om aktindsigt. Reglen er i øvrigt relevant ved interesseafvejningen, fx i de situationer, hvor parten forsøger at trække sagen i langdrag, eller hvor sagen er af en sådan karakter, at der må træffes afgørelse omgående. 7. Krav til svarfrister og form 7.1 Frister efter offentlighedsloven og forvaltningsloven En anmodning om aktindsigt, om sammenstilling af oplysninger og om aktindsigt i databeskrivelser skal behandles snarest, og som altovervejende hovedregel være færdigbehandlet inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, jf. offentlighedslovens 36 og forvaltningslovens 16. Udtrykket snarest betyder ifølge bemærkningerne til offentlighedsloven, at Arbejdstilsynet skal tilstræbe at færdigbehandle anmodninger om aktindsigt i løbet af 1-2 arbejdsdage efter modtagelsen af anmodningen, når der er tale om: Klart identificerede sager som indeholder et begrænset antal dokumenter, der ikke giver anledning til nærmere gennemgang eller overvejelser. Udtrykket 7 arbejdsdage betyder, at bl.a. lørdage, søndage og helligdage ikke skal medregnes ved beregningen af fristen på 7 arbejdsdage.kommer der en anmodning om aktindsigt ind til Arbejdstilsynet efter kontortids ophør, regnes fristen først fra den følgende arbejdsdag. (Se i øvrigt bemærkningerne til 10 i lov nr. 528 af 2012 om digitale postkasser.) Arbejdstilsynet tilstræber at færdigbehandle anmodninger om aktindsigt i løbet af 3-7 arbejdsdage efter modtagelsen af anmodningen, når der er tale om: 15

16 En anmodning om aktindsigt, der kræver særlige overvejelser eller nærmere gennemgang eller En anmodning om aktindsigt, der omfatter lidt flere dokumenter, der dog ikke kræver nærmere gennemgang eller overvejelser. Arbejdstilsynet tilstræber at færdigbehandle en anmodning om aktindsigt indenfor 14 arbejdsdage efter modtagelsen af anmodningen, når der er tale om: De særlige tilfælde, hvor anmodningen om aktindsigt omfatter et stort antal dokumenter, eller Hvor anmodningen giver anledning til mere komplekse overvejelser, fx af juridisk karakter Bemærk at der er direkte klageadgang over sagsbehandlingstiden, hvis ikke Arbejdstilsynet har behandlet anmodningen om aktindsigt 14 dage efter modtagelsen af anmodningen, jf. offentlighedslovens 39, stk. 1 og forvaltningslovens 16, stk. 4. Arbejdstilsynet tilstræber at færdigbehandle en anmodning om aktindsigt senest indenfor 40 arbejdsdage, når der er tale om: De helt særlige tilfælde, hvor anmodningen om aktindsigt omfatter et meget stort antal dokumenter, De tilfælde, hvor anmodningen giver anledning til ganske komplekse juridiske spørgsmål eller principielle overvejelser, eller De tilfælde, hvor en anden myndighed eller virksomhed skal høres om aktindsigtsanmodningen Underretning om fristoverskridelse Hvis anmodningen undtagelsesvist ikke færdigbehandles indenfor 7 arbejdsdage efter modtagelsen, skal den, der anmoder om aktindsigt, underrettes om dette. Underretningen skal indeholde en begrundelse for, hvorfor anmodningen ikke kan færdigbehandles indenfor fristen på 7 arbejdsdage, samt en mere præcis oplysning om, hvornår personen kan forvente at få en afgørelse. Underretningen om fristoverskridelse skal afsendes fra Arbejdstilsynet inden udløbet af den 7. arbejdsdag efter modtagelsen af anmodningen om aktindsigt. 16

17 7.2 Klage over sagsbehandlingstiden Den der anmoder om aktindsigt har ret til at klage særskilt over sagsbehandlingstiden, hvis Arbejdstilsynet ikke har færdigbehandlet anmodningen om aktindsigt inden 14 arbejdsdage efter modtagelsen, jf. offentlighedslovens 39, stk. 1 og forvaltningslovens 16, stk. 4. Hvis Arbejdstilsynet ikke har færdigbehandlet aktindsigtsanmodningen indenfor 7 arbejdsdage efter modtagelsen af klagen over sagsbehandlingstiden, har Arbejdstilsynet pligt til at videresende klagen over sagsbehandlingstiden til klageinstansen med en begrundelse for sagsbehandlingstiden, jf. 39, stk. 2, i offentlighedsloven. Denne forpligtelse gælder ikke ved aktindsigt efter forvaltningsloven. Forpligtelsen til at videresende klagen over sagsbehandlingstiden gælder også for anmodninger om datasammenstillinger, jf. offentlighedslovens 11, og for anmodninger om aktindsigt i databeskrivelser jf. offentlighedslovens 12. Arbejdstilsynet skal fremsende klagen snarest og senest 7 arbejdsdage efter dens modtagelse, jf. 39, stk. 5 i offentlighedsloven. Rette klageinstans vedrørende klager over sagsbehandlingstiden er enten Arbejdsmiljøklagenævnet eller Beskæftigelsesministeriet, se afsnit 6.7 om klagevejledning. 7.3 Gennemførelse af aktindsigten Arbejdstilsynet skal som udgangspunkt udlevere dokumenterne i den form, der er fremsat ønske om i anmodningen, jf. offentlighedslovens 40 og forvaltningslovens 16, stk. 3. Den, der anmoder om aktindsigt, kan få dokumenterne udleveret i fx papirkopi, som elektroniske dokumenter via e- mail eller ved at anmoderen gennemser de relevante dokumenter hos Arbejdstilsynet. Dette gælder dog ikke, hvis udleveringen er umulig eller meget vanskelig eller hvis materialet er offentligt tilgængeligt fx på Arbejdstilsynets hjemmeside. Gennemsyn er efterhånden ikke relevant, da Arbejdstilsynet er overgået til kun at journalisere elektronisk. Af samme grund er det også udgangspunktet, at Arbejdstilsynet udleverer dokumenterne i en aktindsigtssag elektronisk. En afgørelse om aktindsigt ved gennemsyn på grund af dokumenternes form skal være begrundet i store vanskeligheder ved at fremstille kopier af materialet. Det vil som regel ikke være tilfældet i Arbejdstilsynets sager. En direkte anmodning om at få fotokopier bør imødekommes, medmindre sagens omfang eller dokumenternes form taler imod. Lov om digitale postkasser går forud for offentlighedsloven, vil Arbejdstilsynet opfylde sin forpligtelse til at give aktindsigt, hvis aktindsigten gives elektronisk. Hvis der er tale om en forholdsvis stor mængde dokumenter, kan der eventuelt tages kontakt til anmoderen med henblik på at indsnævre, hvad der ønskes oplysninger om Betaling for aktindsigt 17

18 8. Særligt om arkivloven Arbejdstilsynet har i henhold til 13 i arkivloven som udgangspunkt pligt til at aflevere dokumenter/arkivalier til Statens Arkiver, inden dokumenterne/arkivalierne er 30 år gamle. Fristen regnes fra den dato, der er angivet på dokumentet, jf. arkivlovens 29. Arkivloven omfatter dog også dokumenter, som er minimum 20 år gamle, og uanset om de er afleveret til statens arkiver. Det betyder, at aktindsigtsbegæringer, der vedrører dokumenter, der er mere end 20 år gamle, bl.a. skal behandles efter arkivloven. Udgangspunktet er, at der er en videre adgang til dokumenter, der er arkivalier, end efter offentlighedsloven. Arkivloven forudsætter ikke en nærmere identifikation af den sag eller dokument, der ønskes aktindsigt i, og derfor medfører aktindsigt efter arkivlovens regler ofte en mere vidtgående adgang til Arbejdstilsynets sagsmateriale end aktindsigt efter offentlighedsloven. Aktindsigt i arkivalier gives efter offentlighedsloven og forvaltningsloven. Herudover er der arkivadgang efter reglerne i arkivlovgivningen. Se i øvrigt Arkivhåndbog for statslige myndigheder samt Arbejdstilsynets journalinstruks. 18

19 MATERIELLE REGLER 9. Hvad skal der gives aktindsigt i efter offentlighedsloven Udgangspunktet i offentlighedslovens 7, stk. 1 er, at der skal gives aktindsigt i alle de dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en myndighed som led i sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. Dokumenter skal forstås i bred forstand. Der er således også tale om fx billeder, tegninger og prøver og videooptagelser. Aktindsigt efter offentlighedsloven er ikke, som partindsigt efter forvaltningsloven, begrænset til dokumenter, der indgår i afgørelsessager. Anmodninger om indsigt i sager, dokumenter, oplysninger, lister, taludtræk, sammenstilling af oplysninger og tal, registerudtræk m.v. skal behandles efter reglerne om aktindsigt. Hvilken hjemmel i offentlighedsloven, der skal anvendes, vil dog afhænge af, hvad der anmodes om. Reglerne om undtagelse fra aktindsigt, forholdet til tavshedspligt og anonymisering skal overholdes, uanset hvilke bestemmelser, der gives indsigt efter. Hvis der er tale om tal, oplysninger, lister mv. der er umiddelbart tilgængelige i den ønskede form på kan der henvises hertil, jf. offentlighedslovens 40, stk. 2. Nærmere om databaser, dataudtræk og databeskrivelse se afsnit 9.2. Materiale, der er udlånt fra anden myndighed, eller andre myndigheders dokumenter, er undergivet aktindsigt, hvis det er oversendt til Arbejdstilsynet til brug for en sag. Det er en betingelse for retten til aktindsigt, at dokumentet på tidspunktet for fremsættelsen af anmodningen om aktindsigt er enten indgået til eller oprettet af Arbejdstilsynet. Arbejdstilsynet er derfor ikke forpligtet til at imødekomme anmodninger om at få tilsendt fremtidige dokumenter i en bestemt sag (løbende aktindsigt), ligesom der ikke gælder en pligt for Arbejdstilsynet til at tilvejebringe eller udarbejde dokumenter, der ikke allerede er i sagen. Dog har AT pligt til at udarbejde en sammenstilling af oplysninger i Arbejdstilsynets databaser, jf. 11. Se afsnit 9.2. Der skal også gives aktindsigt i indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser, der vedrører den pågældende sags dokumenter, jf. offentlighedsloven 7, stk. 2, nr

20 Det mest omfattende register i Arbejdstilsynet er ATIS. ATIS omfatter også ulykkes- og lidelsesregistret samt oplysninger fra EASY. Indsigt i oplysninger i ATIS følger af ovennævnte regler, jf. offentlighedslovens 7, stk. 2, nr. 2. Aktindsigt i oplysninger i produktregistret er reguleret i Arbejdsministeriets bekendtgørelse nr. 466 af 14. september 1981 om registret for stoffer og materialer 9. Herefter kan registrets oplysninger udleveres efter reglerne i offentlighedsloven. Dog indeholder produktregistret ofte oplysninger, som kan betragtes som oplysninger om driftsforhold, forretningsforhold og lignende jf. offentlighedslovens 30, og som ikke må udleveres, hvis udleveringen får væsentlig eller økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningerne angår. Se afsnit Egenacces En person kan få indsigt i oplysninger vedrørende den pågældende selv, jf. offentlighedslovens 8, 1. pkt. Bestemmelsen giver egenacces i oplysninger, i dokumenter og i andre sager end afgørelsessager efter forvaltningsloven. Det betyder omvendt, at retten til egenacces ikke omfatter oplysninger om andre personers forhold. Reglen om egenacces gælder ikke for virksomheder, men Arbejdstilsynet bør give aktindsigt i oplysninger vedrørende virksomhederne selv i samme omfang som til personer efter 8. Oplysningerne vil i sådanne tilfælde gives i medfør af meroffentlighedsprincippet. Adgang til egenacces kan dog være begrænset af hensynene i bestemmelserne i offentlighedslovens 31 33, i hensynet til den pågældende selv, eller i andre afgørende hensyn, jf. 8, 2. pkt., se afsnit 9.5 nedenfor. 9.2 Databaser, datasammenstilling og databeskrivelsen ( 10 12) Hovedreglen om aktindsigt i databaser ( 10) Som hovedregel er der ikke adgang til aktindsigt i databaser, jf. 10 stk. 1, på nær dokumentlisten/journalisten, se afsnit 9.2 ovenfor Undtagelser til hovedreglen om aktindsigt i database, datasammenstilling ( 11) Fra hovedreglen gælder den undtagelse, at enhver kan forlange, at Arbejdstilsynet udarbejder og udleverer en sammenstilling af allerede foreliggende oplysninger i en database, fx oplysninger tilgængelige i datawarehouse. Arbejdstilsynet har derfor pligt til at producere nye dokumenter i forbindelse med en anmodning om sammenstilling af data. Det er dog en forudsætning for retten til datasammenstilling, at sammenstillingen kan ske med få og enkle kommandoer. Udtrykket få og enkle kommandoer er udtryk for en ressourcebetragtning. Det betyder, at hvis der skal tolkes eller laves vurderinger af de oplysninger, der kommer ud af sammenstillingen/udtrækket, er der ikke tale om brug af få og enkle kommandoer. 20

21 Hvis de oplysninger, der ønskes sammenstillet, er omfattet af undtagelsesbestemmelserne i offentlighedslovens 19-35, er der kun adgang til sammenstillingen, hvis de oplysninger der skal undtages, kan anonymiseres effektivt og sammenstillingen i øvrigt kan ske med få og enkle kommandoer. Ved vurderingen af, om sammenstillingen og en eventuel anonymisering er for ressourcekrævende, skal der lægges vægt på, hvor lang tid sammenstillingen og anonymiseringen vil tage. Hvis de oplysninger der ønskes sammenstillet allerede fremgår af på en egnet måde, kan Arbejdstilsynet afvise at behandle begæringen med henvisning til hjemmesiden, jf. 11, stk. 1, 3. pkt. Hvis de oplysninger der ønskes sammenstillet er omfattet af undtagelsesbestemmelserne i 19 35, følger det af 11, stk.1, 2. pkt., at Arbejdstilsynet skal undtage de oplysninger, som vil kunne udtages efter Dette gælder dog ikke, hvis oplysningerne kan anonymiseres effektivt ved hjælp af få og enkle kommandoer, jf. 11, stk. 1, 2. pkt. Se eksempler på dataudtræk/datasammenstillinger ovenfor i afsnit 9. Det følger af 11, stk. 2, at man ved behandlingen af en datasammenstilling særligt skal være opmærksom på, at persondatalovens 10 finder anvendelse. Det er kun tilladt at indsamle/behandle følsomme personoplysninger uden samtykke som nævnt i persondatalovens 7 og 8 (f.eks. helbredsmæssige forhold), hvis indsamlingen/behandlingen alene sker i statistisk eller videnskabeligt øjemed, jf. persondatalovens 10, stk Undtagelse til hovedreglen om aktindsigt i databaser, databasebeskrivelse ( 12) Fra hovedreglen om, at der ikke er aktindsigt i databaser, gælder endvidere den undtagelse i offentlighedslovens 12, at der er aktindsigt i databeskrivelser, der indeholder information om: Hvilke data databasen indeholder. Hvilke kriterier for indsamling og registrering af oplysninger, som databasen bygger på, herunder kilder, tidspunkter for indsamling. Hvilke formater databasen anvender. Det er dog en forudsætning, at databeskrivelsen allerede eksisterer. Arbejdstilsynet har derfor ikke pligt til i forbindelse med en anmodning om aktindsigt, at udarbejde en databeskrivelse, hvis denne ikke allerede eksisterer. Retten til aktindsigt i databeskrivelser gælder kun for databaser, der anvendes i forbindelse med konkret sagsbehandling eller i forbindelse med offentliggjorte analyser, beregninger og lignende. Bemærk, at retten til aktindsigt i databeskrivelsen også gælder selvom databeskrivelsen er indeholdt i et internt dokument Det er 3. kontor i AFC, der har ansvaret for disse databeskrivelser. 9.3 Sagstyper undtaget fra aktindsigt De sagstyper, der helt kan undtages fra aktindsigt, fremgår af offentlighedslovens Af disse bestemmelser har særligt 19 om sager indenfor strafferetsplejen, 20 om sager vedrørende lovgivning og 22 om aktindsigt i kalenderførelse interesse for Arbejdstilsynet. Om aktindsigt i sager indenfor strafferetsplejen henvises til afsnit Sager om lovgivning ( 20) Sager om udarbejdelse af ny lovgivning, kan frem til lovforslaget er fremsat i Folketinget, undtages fra aktindsigt, jf. offentlighedslovens 20. Der skal foreligge et lovgivningsprojekt af et bestemt og relativt præcist angivet indhold. Retsvirkningen af, at en sag er omfattet af 20 er, at samtlige sagens dokumenter og oplysninger er undtaget fra aktindsigt. Der er således først adgang til aktindsigt i dokumenter, der vedrører et lovforslag, når lovforslaget er fremsat i Folketinget. 21

22 I sager om lovgivning kan der gives meroffentlighed, jf. offentlighedslovens 14, efter udkast til lovforslag er sendt i høring og offentliggjort på høringsportalen. Hvis der indgår en intern faglig vurdering i et dokument i en lovgivningssag er der pligt til give meraktindsigt i denne interne faglige vurdering, efter udkast til lovforslaget er sendt i høring og offentliggjort på høringsportalen. Hvorvidt der skal gives meraktindsigt i høringssvar må skulle vurderes konkret. Bekendtgørelsesarbejde og arbejde med administrative forskrifter er ikke omfattet af 20, og kan derfor ikke undtages på samme måde som sager om lovgivning. Efter fremsættelsen af lovforslaget i Folketinget vil der være adgang til aktindsigt i sagens dokumenter efter lovens almindelige regler. Det indebærer, at den brevveksling der fx er foregået under arbejdet med lovsagen mellem Arbejdstilsynet og Beskæftigelsesministeriet, mellem Arbejdstilsynet og andre ministerier eller mellem Arbejdstilsynet og andre styrelser under Beskæftigelsesministeriet, fortsat vil kunne undtages fra aktindsigt efter 24, stk. 1, nr. 1 og 2, om interne dokumenter og oplysninger, der udveksles på et tidspunkt, hvor der er konkret grund til at antage, at en minister har eller vil få behov for embedsværkets rådgivning. (ministerbetjeningsreglen) Sager om kalenderførelse ( 22) Bestemmelsen omfatter alle kalendere omfattet af lovens anvendelsesområde, herunder ministerkalender og ansattes kalendere. Efter bestemmelsen er det alle dele af en kalender, som er undtaget fra aktindsigt. 9.4 Dokumenter undtaget fra aktindsigt Offentlighedslovens beskriver hvilke dokumenter, der helt kan undtages fra aktindsigt Interne dokumenter ( 23, stk.1) Retten til aktindsigt omfatter ikke Arbejdstilsynets interne dokumenter, jf. offentlighedslovens 23, stk. 1, nr. 1. Det er afgørende for, om et dokument er internt, at dokumentet ikke er afgivet til udenforstående, dvs. sendt ud af huset. 22

23 Når et dokument sendes ud af huset, og dermed er gjort fysisk tilgængeligt for en udenforstående, mister dokumentet sin interne karakter, og retten til at beskytte det interne dokument mistes, jf. offentlighedslovens 23, stk. 2, 1. led. Ved udenforstående forstås en privat fysisk eller juridisk person eller myndighed, der ikke er en del af den myndighed, der har udarbejdet dokumentet. Et dokument mister dog ikke sin interne karakter, selvom det sendes ud af huset og afgives til udenforstående, hvis afgivelse sker af retlige grunde. Det kan fx være interne dokumenter, der videregives til en kontrol-, klage- eller tilsynsmyndighed, dvs. hvor der typisk er et overunderordnelsesforhold, jf. offentlighedslovens 23, stk. 2, 2. led. Baggrunden for dette er, at der ellers ville være adgang til aktindsigt i Arbejdstilsynets interne dokumenter alene af den årsag, at sagen eller dokumenterne blev videresendt til fx en kontrolmyndighed, og det vil udhule betydningen af 23. Dokumenter, der sendes fra en hvilken som helst enhed i Arbejdstilsynet og til en anden enhed indenfor Beskæftigelsesministeriet, et andet ministerium eller øvrige udenforstående parter og virksomheder, mister som udgangspunkt deres interne karakter og undergives aktindsigt. Dog gælder her bl.a. undtagelsen i forhold til dokumenter omfattet af reglen om ministerbetjening, jf. offentlighedslovens 24, jf. 23, stk. 1, nr. 2. Se nærmere afsnit Ved behandlingen af en anmodning om aktindsigt, der omfatter interne dokumenter skal det overvejes, om der kan gives meroffentlighed i disse dokumenter.. Interne dokumenter, der fx indeholder ufærdige eller foreløbige overvejelser i forbindelse med en intern eller politisk beslutningsproces, kan udleveres, hvis hensynet til at beskytte disse overvejelser ikke længere er nødvendigt. Se nærmere afsnit 12. Interne dokumenter er omfattet af ekstraheringspligten i offentlighedslovens 28, stk. 1 og 29, stk. 1. Det vil sige, at Arbejdstilsynet skal udlevere oplysninger om en sags faktiske grundlag samt oplysninger om eksterne og interne faglige vurderinger, selvom disse fremgår af et internt dokument. Se hertil afsnit 9.6 om ekstrahering Interne dokumenter der alligevel er undergivet aktindsigt ( 26) Der er som hovedregel ikke adgang til aktindsigt i interne dokumenter, jf. offentlighedslovens 23, stk. 1. Offentlighedslovens 26 er dog en undtagelse til denne hovedregel i 23. Efter 26 skal der således alligevel gives aktindsigt i interne selvstændige dokumenter, som foreligger i endelig form, når der er tale om: 1. beslutningsdokumenter, 26, nr. 1, fx en tilsynschefs beslutning om, hvordan en sag skal afgøres, 2. notater efter 13 (notatpligten), 26, nr. 2, 23

24 3. bevisdokumenter, 26, nr. 3, fx GO-rapporter, MO-rapporter og ulykkesrapporter, 4. interne bindende retningslinjer om behandling af bestemte sagstyper, 26, nr. 4, fx interne tilsynsinstrukser og andre interne retningslinjer notater om reaktionsniveau overfor brancher og virksomheder, 5. praksisoversigter, 26, nr. 5, fx BUN-notater, samt notater om tilsynsindsatser. Der skal være tale om en systematiseret gengivelse af praksis på bestemte sagsområder. Samlinger af Arbejdstilsynets tidligere afgørelser, udtalelser mv. (visdomsbøger) til eget brug er ikke omfattet. Dog vil der være adgang til aktindsigt i de sager, som samlingerne indeholder. Det er en forudsætning for at der er aktindsigt i interne dokumenter, at der er tale om selvstændige dokumenter, der foreligger i endelig form. At et dokument er betegnet som udkast undtager ikke automatisk dokumentet fra aktindsigt, såfremt dokumentet de facto er endeligt. Det er således indholdet i dokumentet, der er afgørende. Er dokumentet endeligt, betyder det, at der skal gives aktindsigt, også selv om det ikke er afgivet til udenforstående Ministerbetjeningsdokumenter ( 24 - ministerbetjeningsreglen) Et internt dokument forbliver internt, selv om det udveksles mellem Arbejdstilsynet og andre underordnede myndigheder i Beskæftigelsesministeriet, eller mellem Arbejdstilsynet og Beskæftigelsesministeriet eller andre statslige myndigheder. jf. offentlighedslovens 24, stk. 1. Dette gælder ikke alene for dokumenter, men også for oplysninger, som udveksles mellem Arbejdstilsynet og ministerier som led i ministerbetjening. Bestemmelsen tager sigte på, at ministeren skal have rådgivning og bistand i sin funktion som regeringspolitiker og ikke i sin funktion som forvaltningschef. Der er altså en sondring i bestemmelsen mellem ministeren som regeringspolitiker og som forvaltningschef. Formålet med bestemmelsen og hensynet bag den er at beskytte den interne og politiske beslutningsproces. Det fremgår ikke direkte af bestemmelsen, men omfattet er også ministerens egne dokumenter til en anden minister også selvom der ikke her er direkte tale om rådgivning i bestemmelsens forstand. Det er et afgørende kriterium for anvendelsen af bestemmelsen, at udvekslingen af dokumenterne sker i en sammenhæng og på et tidspunkt, hvor der er konkret grund til at antage, at ministeren har brug for eller vil få behov for embedsværkets rådgivning og bistand. Der skal således være konkret grund til at tro, at ministeren får brug for bistand, fx ved en direkte bestilling, ellers må der lægges vægt på, om ministeren i den konkrete sammenhæng erfaringsmæssigt får brug for embedsværkets rådgivning. Det er ikke afgørende om dokumenterne de facto bliver brugt, så længe der har været konkret grund til at antage, at der var et behov. Det er også et kriterium fra anvendelsen af bestemmelsen, at der er tale om dokumenter, der i forvejen er interne, det vil sige, at et eksternt dokument bliver internt, fordi det senere bliver brugt som led i ministerbetjening. Det er fortsat et almindeligt udgangspunkt, at udveksling af internt materiale mellem forskellige forvaltningsmyndigheder, fx mellem Arbejdstilsynet og Beskæftigelsesministeriet i forbindelse med udførelsen af opgaver, der ikke vedrører ministerbetjening i 24 s forstand, fx besvarelse af borgerbreve på ministerens vegne, bliver undergivet aktindsigt efter de almindelige regler i offentlighedsloven. Det er ikke afgørende, hvornår et dokument er oprettet, men det er derimod afgørende hvornår dokumentet udveksles. 24

25 Deltager embedsfolk fra Arbejdstilsynet i tværministerielle arbejdsgrupper med henblik på rådgivning af en minister, og deltager der i øvrigt ikke eksterne folk, der ikke er embedsmænd fra andre myndigheder, vil der være tale om ministerbetjening i 24 s forstand. De dokumenter der bliver produceret i sådan en arbejdsgruppe, vil kunne undtages med henvisning til 24. Det fremgår af bemærkningerne til offentlighedsloven, at bestemmelsen skal fortolkes og anvendes restriktivt. Hvis der foreligger tvivl om bestemmelsen finder anvendelse, da skal tvivl ikke som udgangspunkt føre til åbenhed og dermed aktindsigt. Hensynet til beskyttelsen af den politiske beslutningsproces er et legitimt hensyn og skal derfor i tilfælde af tvivl tages i betragtning. Man skal dog være opmærksom på, om der i ministerbetjeningsdokumenterne indgår oplysninger om en sags faktiske grundlag mv. jf. 24, stk. 2, idet sådanne oplysninger skal ekstraheres og udleveres, da de fortsat er undergivet aktindsigt, jf. offentlighedslovens 28 og 29. Se i øvrigt afsnit 9.6 om ekstrahering. Vær særligt opmærksom på undtagelsen i 29, stk pkt. om, at der ikke er pligt til at ekstrahere en intern faglig vurdering i endelig form, når der er tale om et ministerrådgivningsdokument. Om sondringen mellem et ministerbetjeningsdokument i 24 s forstand og et ministerrådgivningsdokument i 29, stk. 1, 2. led, se afgrænsningen i afsnit Fra hovedreglen om, at der ikke er aktindsigt i ministerbetjeningsdokumenter, jf. 24, stk. 1, gælder en række undtagelser, hvor der alligevel er ret til aktindsigt i et internt ministerbetjeningsdokument. Dette gælder følgende: 1. i sager, hvori der er eller vil blive truffet en konkret afgørelse af Arbejdstilsynet, jf. 24, stk. 3, nr. 1, fx myndighedsklager, eller en afgørelse truffet i henhold til arbejdsmiljøloven, 2. i sager om indgåelse af kontraktforhold, jf. 24, stk. 3, nr. 2, 3. i forbindelse med et ministeriums kontrol- eller tilsynsopgaver, jf. 24, stk. 3, nr. 3. Udtrykket kontrol og tilsynsopgaver omfatter ikke de tilfælde, hvor ministeriet anmoder Arbejdstilsynet om en redegørelse på baggrund af en konkret politisk sag. Disse redegørelser er omfattet af bestemmelsens stk. 1, se ovenfor, og er undtaget fra aktindsigt. Derimod vil sager, hvor ministeriet er rekursmyndighed i forhold til afgørelser truffet af Arbejdstilsynet, falde indenfor undtagelsen i 24, stk. 3, nr. 3, og dermed være undergivet aktindsigt, fx klager til ministeriet over afgørelser om aktindsigt. 25

26 Ved behandlingen af en anmodning om aktindsigt, hvor Arbejdstilsynet kommer frem til, at der i medfør af 24 ikke kan gives aktindsigt, skal det overvejes, om der alligevel kan gives aktindsigt i dele af dokumenterne i medfør af reglen om meroffentlighed, jf. offentlighedslovens 14. Se afsnit Andre dokumenter undtaget fra aktindsigt ( 27) I offentlighedslovens 27 er nævnt en række nærmere angivne fortrolige dokumenter, som kan undtages fra aktindsigt. Der er tale om følgende dokumenter: 1. Statsrådsprotokoller jf. 27, nr. 1. (behandles ikke her) 2. Dokumenter, der udarbejdes og udveksles mellem ministre og folketingsmedlemmer i forbindelse med sager om lovgivning og anden tilsvarende proces jf. 27, nr. 2. Denne bestemmelse vil kun yderst sjældent være relevant for Arbejdstilsynet, da Arbejdstilsynet som udgangspunkt ikke videregiver materiale til folketingsmedlemmer på vegne af ministeren. Udvekslingen vil normalt gå fra departementet til de relevante folketingsmedlemmer. Arbejdstilsynet vil typisk kunne undtage de dokumenter, som er udarbejdet af Arbejdstilsynet til brug for en udveksling mellem ministeren og et folketingsmedlem efter lovens Dokumenter, der udveksles i forbindelse med, at en myndighed udfører sekretariatsopgaver for en anden myndighed jf. 27, nr

27 4. Brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres jf. 27, nr. 4. Det kan fx være korrespondance med juridisk sagkyndige om juridiske tvivlsspørgsmål, hvis en retssag uden at være under konkret overvejelse, dog må underforstås som en nærliggende mulighed. ( Kammeradvokatreglen ) 5. Materiale, der tilvejebringes som grundlag for udarbejdelse af offentlig statistik eller videnskabelige undersøgelser, jf. 27, nr. 5. Bestemmelsen omfatter kun grundmaterialet, ikke resultatet af bearbejdningen heraf. Man skal dog være opmærksom på, om der indgår oplysninger om en sags faktiske grundlag mv. i de fortrolige dokumenter jf. 27 nr Sådanne oplysninger skal ekstraheres og udleveres, da de fortsat er omfattet af retten til aktindsigt, jf. offentlighedslovens 28 og 29. Se i øvrigt afsnit 9.6 om ekstrahering. 9.5 Oplysninger undtaget fra aktindsigt Offentlighedslovens beskriver hvilke typer af oplysninger (men ikke hele sager eller dokumenter), der helt kan undtages fra aktindsigt. Der er efter bestemmelserne mulighed for fx at undtage oplysninger om enkeltpersoners forhold og om visse drifts- eller forretningsforhold fra adgangen til aktindsigt. Hvis der efter reglerne i er adgang til at undtage visse oplysninger fra et dokument, følger det af offentlighedslovens 34, at der er pligt til at give aktindsigt i dokumentets øvrige indhold (delvis aktindsigt). Dette gælder dog ikke, hvis delvis aktindsigt vil medføre en prisgivelse af det eller de forhold, der er hjemmel til at undtage efter (nr. 1), hvis delvis aktindsigt vil indebære, at der gives klart vildledende information (nr. 2), eller hvis det resterende indhold i dokumentet ikke er meningsgivende (nr. 3). Hensynene bag kan begrænse, at en person kan få indsigt i oplysninger om den pågældende selv (egenacces), jf. offentlighedslovens 8, 1. pkt. Retten til egenacces begrænses dog ikke af 30, nr. 1, da bestemmelsen selvstændigt undtager oplysninger om enkeltpersoners private forhold fra aktindsigt. Der skal være tale om, at de hensyn, der ligger bag undtagelsesbestemmelserne i 31-33, eller hensyn til personen selv eller andre afgørende hensyn taler imod, at der skal gives egenacces i de pågældende oplysninger Oplysninger om private forhold ( 30, nr. 1 - ubetinget undtagelse) Offentlighedslovens 30, nr. 1, undtager enkeltpersoners private, herunder økonomiske forhold. Der skal være tale om oplysninger, der efter en generel vurdering må siges at vedrøre privatlivets fred, dvs. følsomme oplysninger. Bl.a. er oplysninger, der er omfattet af persondatalovens 7 og 8, omfattet (oplysninger om strafbare forhold samt oplysninger om helbredsforhold, væsentlige sociale problemer og misbrug af nydelsesmidler og lignende). Vær opmærksom på, at hvis oplysninger af privat karakter ved en fejl er blevet udleveret, bliver de ikke dermed offentligt tilgængelige, og de vil fortsat kunne undtages fra aktindsigt efter de almindelige regler. Oplysninger om CPR-numre er undtaget fra adgangen til aktindsigt. 27

28 Helbredsoplysninger, der er noteret af ansatte hos Arbejdstilsynet i forbindelse med fx en tilsynssag, eller som indgår i en afgørelsessag er også omfattet. Eksempler herpå er oplysninger om psykiske problemer, alkoholisme ol. Sådanne oplysninger giver Arbejdstilsynet ikke aktindsigt i. Tilsvarende gælder i forhold til oplysninger om erhvervssygdomme, idet det dog altid er en konkret vurdering, fx ud fra størrelsen af virksomheden. Det må således ikke være muligt for den, som anmoder om aktindsigt, at kunne identificere den eller de ansatte med de pågældende erhvervssygdomme. Det gælder også, selvom vedkommende ikke længere er ansat på virksomheden. Bemærk, at en patients aktindsigt i egne helbredsoplysninger er reguleret i sundhedsloven, hvis der er tale om patientjournaler, der er udarbejdet af autoriserede sundhedspersoner som led i sundhedsmæssig behandling af vedkommende. Da det er personer, myndigheder og institutioner under sundhedsvæsenet, der ligger inde med disse journaler, er det disse myndigheder, som træffer afgørelse om aktindsigt heri. Oplysninger om navne, herunder navne på ansatte, kan som udgangspunkt ikke undtages fra aktindsigt, medmindre navnet står i forbindelse med en følsom personoplysninger. Det kan fx være helbredsmæssige forhold, spørgsmål om mulige misbrugsproblemer, oplysninger om mobning eller lignende. Endvidere gælder, at selve den oplysning at en ansat har klaget over arbejdsmiljøet til Arbejdstilsynet, skal undtages aktindsigt. Nærmere om klager se afsnit 6.7 og 7.2. Beskyttelsen af enkeltpersonernes private forhold efter 30, nr. 1, gælder også i forhold til personligt ejede virksomheder (enkeltmandsejede virksomheder og interessentskaber), uanset virksomhedens størrelse. Omvendt er virksomheder, der drives i selskabsform (juridiske personer), ikke omfattet af denne beskyttelse (uanset størrelse). Det indebærer bl.a., at oplysninger om strafbare forhold for personligt ejede virksomheder og ansatte er undtaget aktindsigt. Oplysninger om strafbare forhold omfatter oplysninger om, at virksomheden eller den ansatte er blevet straffet, eller oplysninger om, at Arbejdstilsynet har indstillet virksomheden eller den ansatte til retslig tiltale eller udstedt en administrativ bøde til den pågældende. Det forhold, at Arbejdstilsynet i reaktionerne på tilsynssagen eller i et varsel til virksomheden/den ansatte standardmæssigt har tilkendegivet, at det overvejes at politianmelde virksomheden/den ansatte eller at udstede en bøde, anses normalt ikke i sig selv for en oplysning om et strafbart forhold, idet Arbejdstilsynet efter helt sædvanlig praksis skal foretage en vurdering heraf, når der konstateres visse, alvorlige overtrædelser af arbejdsmiljølovgivningen. Tilkendegivelsen om at Arbejdstilsynet påbegynder disse overvejelser, indebærer således ikke, at hverken virksomheden eller den ansatte anklages for et strafbart forhold. Men vær opmærksom på, at en oplysning om, at der er mistanke om et strafbart forhold, er en følsom personoplysning, jf. UfR H. 28

29 Da det typisk kun er i GO-sager (straffesager), at der er oplysninger om strafbare forhold, jf. nærmere afsnit 16, vil der i tilsynsdokumenter kun sjældent være behov for at undtage navn m.v. på den personligt ejede virksomhed eller den/de ansatte, som udførte arbejdet. Navne skal dog undtages, hvis en anmodning om aktindsigt har som udgangspunkt, at Arbejdstilsynet har indstillet til retslig tiltale eller afsendt administrativt bødeforelæg. Hvis en anmodning har som udgangspunkt, at Arbejdstilsynet har indstillet til retslig tiltale eller sendt administrativt bødeforelæg mod den eller de ansatte, der udførte arbejdet, skal navnene på de ansatte, der er blevet rejst en straffesag mod, undtages fra aktindsigt. Det kan f.eks. være tilfældet, hvis der anmodes om aktindsigt i alle sager i 2012, som har medført at Arbejdstilsynet har rejst en straffesag mod en ansat Når det gælder oplysninger om økonomiske forhold, er det en forudsætning for undtagelse af oplysningen, at den angår eller afslører noget om personens privatøkonomi. Det er ikke en forudsætning, at hemmeligholdelsen i det konkrete tilfælde anses som påkrævet. Bemærk, at hvis den, der afgiver en oplysning, ønsker, at oplysningen skal hemmeligholdes (diskretionsforbehold), bør Arbejdstilsynet oplyse den pågældende om, at et sådant forbehold ikke er bindende for Arbejdstilsynet, ligesom Arbejdstilsynet ikke kan give tilsagn om anonymitet. Oplysninger, der er offentligt tilgængelige efter andre regler, fx i offentlige registre, håndbøger, ved offentlig fremlæggelse og lignende, kan ikke undtages fra aktindsigt i medfør af bestemmelsen i 30, nr Særligt for så vidt angår sager om psykisk arbejdsmiljø Sager/reaktioner om psykisk arbejdsmiljø kan indeholde oplysninger af følsom karakter, der kan henledes til enkeltpersoner, eftersom sagerne kan beskrive konkrete forhold på en given arbejdsplads, herunder fx oplysninger om konflikter, chikane, mobning. Sagerne kan desuden indeholde helbredsoplysninger om bestemte personer. Oplysninger om private forhold såsom beskyldninger og anklager mod en person af en vis grovhed, kan undtages fra aktindsigt, uanset om beskyldningerne/anklagerne er korrekte eller ej, og uanset om oplysningerne er følsomme oplysninger som religion, seksualitet mv. Normalt vil fx påbud om psykisk arbejdsmiljø dog være beskrevet i en anonymiseret og objektiviseret form, så man ikke kan udlede, hvilke personer på den givne arbejdsplads, det drejer sig om. Navne på ansatte, der optræder i sager om psykisk arbejdsmiljø, kan undtages fra aktindsigt, såfremt navnet optræder i forbindelse med følsomme personoplysninger, fx i sager om mobning. Hvis der er tale om sager på små virksomheder eller sager i små lokalsamfund, hvor der er så få ansatte, at det på trods af anonymisering er klart for ansøger, hvem der fx. har udtalt en personlig kritik, kan hele dokumentet undtages, såfremt dokumentet i øvrigt ikke vil have et reelt indhold 29

30 efter at de pågældende oplysninger er undtaget, fx en personlig konflikt mellem en præst og en kordegn. Hvis der er givet undersøgelsespåbud, indeholder redegørelsen fra en rådgiver ofte følsomme oplysninger, der i modsætning til Arbejdstilsynets rapporter, kan henledes til enkeltpersoner. I disse situationer skal oplysningerne undtages aktindsigt eller anonymiseres. Hvis det ikke kan lade sig gøre, skal hele dokumentet undtages aktindsigt. Husk, at personen har ret til egenacces i egne oplysninger, både efter offentlighedsloven og persondataloven. Dog kan denne ret begrænses, jf. offentlighedsloven 8, 2. pkt., hvis andre ansatte eller arbejdsgiveren har videregivet oplysninger om en anden ansats private forhold til Arbejdstilsynet. I denne situation kan man forestille sig, at der efter en konkret vurdering af hensynet til den, der har givet oplysningen, og evt. af hensyn til personen selv, kan nægtes aktindsigt. Sådanne situationer vil imidlertid være meget sjældne, og der skal rigtig meget til for at kunne undtage oplysninger overfor personen selv Samtykke Bemærk, at selvom en klager har sendt en klage både til Arbejdstilsynet og til pågældende virksomhed (åben klage) eller på anden måde har givet samtykke til, at klagen kan udbredes til en større kreds, så kan Arbejdstilsynet ikke give aktindsigt i modtagne klager, jf. arbejdsmiljølovens 79, stk Oplysninger om drifts- og forretningsforhold ( 30, nr. 2 undtagelse efter et konkret skøn) I modsætning til de private oplysninger af følsom karakter, er oplysninger om driftsforhold, forretningsforhold og lignende i 30, nr. 2, ikke generelt undtaget aktindsigt. Det betyder, at sådanne oplysninger alene kan undtages fra aktindsigt, når det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningen angår. Det vil typisk være oplysninger, som har betydning for en virksomheds konkurrenceevne. Foreligger der dokumenteret og berettiget tvivl om, hvorvidt oplysningerne kan undtages, fremgår det af bemærkningerne til loven, at en formodningsregel fører til, at det vil være til skade for en virksomhed, hvis oplysningerne udleveres, og Arbejdstilsynet skal derfor afslå at udlevere oplysningerne om drifts- og forretningsforhold. 30

31 9.5.3 Undtagelse af andre oplysninger efter en konkret afvejning af interesser Efter offentlighedslovens kan en begæring om aktindsigt afslås, hvis retten til at blive gjort bekendt med oplysninger efter et konkret skøn findes at burde vige for hensynet til de interesser, der er opregnet i bestemmelserne. Aktindsigt kan kun afslås, hvis der er nærliggende fare for, at de nævnte interesser vil lide betydelig skade Statens sikkerhed eller rigets forsvar ( 31) Det er ikke afgørende, om dokumentet er stemplet som fortroligt eller lignende. Dog kan en sådan påtegning indicere hvilken myndighed, der er kompetent til at træffe afgørelse om aktindsigt. Oplysninger skal undtages, hvis de direkte afslører fx terrormål. Dog skal også andre umiddelbart banale oplysninger undtages aktindsigt, hvis de sammenstillet med andre for borgeren tilgængelige oplysninger, vil kunne skade statens sikkerhed. Der findes en særlig procedure vedrørende aktindsigt i risikovirksomheder: Risikosager har i ATIS sagstitler, som starter med: Seveso II. Aktindsigt i risikosager er specielle ved: at de falder ind under lov om aktindsigt i miljøoplysninger at de i nogle tilfælde rettes til flere myndigheder samtidig at politiet i de fleste tilfælde skal høres, inden der gives aktindsigt Rigets udenrigspolitiske interesser m.v.( 32) Retten til aktindsigt kan begrænses af hensyn til rigets udenrigspolitiske interesser, jf. offentlighedslovens 32. Bestemmelsen er relevant i forhold til anmodninger om aktindsigt i åbningsskrivelser og lignende dokumenter fra EU-kommissionen, som evt. vil kunne føre til en traktatkrænkelsessag mod Danmark. Særligt om aktindsigt i EU-dokumenter Reglerne om aktindsigt i Europa Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter findes i forordning nr. 1049/2001 af 31. maj Forordningen angiver, at alle institutionernes dokumenter som udgangspunkt bør være offentligt tilgængelige. Der er dog visse begrænsninger, idet institutionerne bør have mulighed for at beskytte deres interne drøftelser mv., herunder fx korrespondance med medlemsstaterne. Helt konkret betyder dette, at Arbejdstilsynet ikke uden videre må give indsigt i dokumenter til eller fra en af de nævnte EU-institutioner. Har Arbejdstilsynet fx i forbindelse med spørgsmål til Kommissionen omkring implementering af en retsakt rettet henvendelse til en EU-institution, kan Arbejdstilsynet ikke uden videre give aktindsigt i de pågældende dokumenter. Dette gælder dog ikke Arbejdstilsynets egne dokumenter, fx om hvordan en EU-retsakt skal implementeres, da der ikke er tale om et dokument, som hidrører fra en EU-institution. Der gælder en høringsregel i forhold til EU-dokumenter i forordningens artikel 5. 1 I forhold til åbningsskrivelser på Arbejdstilsynets område, kan Arbejdstilsynet altid henvise den, der anmoder 1 Artikel 5 Fremsættes der over for en medlemsstat begæring om aktindsigt i et dokument i dens besiddelse, som hidrører fra en institution, rådfører medlemsstaten sig, medmindre det er indlysende, at dokumentet skal eller ikke skal udleveres, med 31

32 om aktindsigt, til Folketingets hjemmeside, hvoraf det fremgår, at Danmark har modtaget en åbningsskrivelse. For så vidt angår åbningsskrivelser, begrundede udtalelser og dertil hørende korrespondance, afslår Arbejdstilsynet anmodninger om aktindsigt, i overensstemmelse med Justitsministeriets udmelding og med henvisning til offentlighedslovens Undtagelse af visse andre oplysninger ( 33) Bestemmelsen i offentlighedslovens 33 har karakter af en opsamlingsbestemmelse, hvor det er en betingelse for at kunne undtage oplysninger efter bestemmelsen, at der er en nærliggende fare for, at de pågældende interesser i bestemmelsen vil lide skade, hvis oplysningerne ikke bliver undtaget. De hensyn som er beskyttet efter 33 er følgende: Forebyggelse, efterforskning og forfølgning af lovovertrædelser, straffuldbyrdelse og lignende samt beskyttelse af sigtede, vidner eller andre i sager om strafferetlig- eller disciplinær forfølgning, jf. 33, nr. 1, jf. nærmere nedenfor. Gennemførelsen af offentlig kontrol, regulerings- eller planlægningsvirksomhed, jf. 33, nr. 2, fx RUT og tilsynsplanlægning. Det betyder, at Arbejdstilsynet kan undtage oplysninger, der afslører elementer i måden Arbejdstilsynet gennemfører og planlægger tilsyn. Der kan som udgangspunkt ikke gives afslag på aktindsigt i henhold til denne bestemmelse efter at den pågældende aktivitet/tilsynet er gennemført. Det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelse af det offentliges forretningsvirksomhed, jf. 33, nr. 3. (behandles ikke nærmere her). Forskeres og kunstneres originale ideer samt foreløbige forskningsresultater og manuskripter, jf. 33, nr. 4 (behandles ikke nærmere her). Private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet, jf. 33, nr. 5. Som betingelse for at undtage oplysninger efter denne bestemmelse, skal der være tale om, at hensynet til offentlige eller private interesser er klart påkrævet. Der er ikke nogen absolutte grænser for denne bestemmelse. Det skal dog siges, at bestemmelsens anvendelsesområde er snæver, og der er tale om en opsamlingsbestemmelse. Der bør altid overvejes en anden hjemmel, før denne tages i brug. Efter offentlighedslovens 33, nr. 1, kan retten til aktindsigt begrænses i det omfang, det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til forebyggelse, opklaring og forfølgning af lovovertrædelser. Det betyder, at fra det tidspunkt, hvor Arbejdstilsynet har påbegyndt en vurdering af, om der er grundlag for at rejse en straffesag, skal aktindsigtsanmodninger vurderes under hensyn til, at der kan være dokumenter eller oplysninger i sagen, hvor imødekommelse af aktindsigt kan få indflydelse på muligheden for at få en evt. kommende straffesag efterforsket, og som derfor efter en konkret vurdering skal undtages. den pågældende institution for at træffe en afgørelse, som ikke bringer opfyldelsen af denne forordnings målsætning i fare. Medlemsstaten kan i stedet henvise begæringen til institutionen. 32

33 Den strafferetlige vurdering anses for påbegyndt på det tidspunkt, hvor en sag om grov overtrædelse (GO-sag) oprettes som følge af, at rapport om grov overtrædelse er journaliseret (fordi det sker automatisk i ATIS), eller som følge af at Arbejdstilsynet modtager en politirapport med anmodning om en udtalelse om strafspørgsmålet. Der skal således systematisk foretages en overvejelse af, om der er oplysninger i sagen, som bør undtages med henvisning til beskyttelse af væsentlige hensyn til forebyggelse, opklaring og forfølgning af lovovertrædelser m.v. Oplysninger af betydning for efterforskningen kan fx være modstridende oplysninger fra de ansatte og ledelsen om instruktion, planlægning og tilsyn, som skal efterforskes yderligere. Eller det kan være, at der i løbet af politiets efterforskning kommer nye eller supplerende oplysninger, som enten skaber usikkerhed om eller strider imod oplysninger i tilsynssagen, og som derfor må undtages. Der skal ske en vurdering af eventuelle efterforskningsmæssige hensyn indtil det tidspunkt, hvor spørgsmålet om straf er endeligt afgjort. Spørgsmålet om straf er endeligt afgjort, når en sag er henlagt (uden yderligere strafferetlige tiltag), eller når straffesagen er afgjort, fx ved endelig dom, eller ved vedtagelse af udenretligt eller administrativt bødeforlæg. Undtagelse af oplysninger efter 33, nr. 1, kan også være relevant, hvis dokumenter i sagen indeholder oplysninger om en virksomheds særlige fremgangsmåder eller driftsforhold, og som det er nødvendigt at undtage af hensyn til forebyggelse af strafbare forhold. I disse tilfælde kan oplysningerne undtages, selv om Arbejdstilsynet ikke overvejer, om der er grundlag for at rejse en straffesag, da det er hensynet til forebyggelse af strafbart forhold, og ikke efterforskningsmæssige hensyn, der begrunder undtagelsen. Det betyder også, at der kan ske undtagelse af oplysningerne, uanset på hvilket tidspunkt anmodningen om aktindsigt fremsættes. Hvis der som følge af det ovenfor nævnte skal undtages så mange oplysninger fra dokumenterne, at disse efter udtagelsen af oplysningerne giver en klart vildledende information, eller det resterende indhold i dokumentet ikke har et forståeligt eller sammenhængende meningsindhold, kan hele dokumentet undtages fra aktindsigt. Det fremgår af offentlighedslovens

34 9.6 Ekstrahering af faktiske oplysninger samt eksterne og interne faglige vurderinger ( 28 og 29) Faktiske oplysninger og eksterne faglige vurderinger ( 28, stk.1) Offentlighedslovens 28 handler om ekstraheringspligt fra dokumenter, der er undtaget aktindsigt efter bestemmelserne i lovens 23, 24, 25 og 27, og indebærer at oplysninger om en sags faktiske grundlag og eksterne faglige vuderinger skal ekstraheres og udleveres. Det er kun de oplysninger der vedrører en sags faktiske grundlag og som er relevante for sagen, som skal ekstraheres og udleveres. Det vil sige, at de oplysninger af faktisk karakter, som Arbejdstilsynet har lagt til grund for en beslutning i en sag, skal udleveres, og faktiske oplysninger, der er indgået i en sag, og som taler i mod Arbejdstilsynets beslutning, skal udleveres. Vurderingen af, hvornår en oplysning er relevant skal foretages konkret, og der Ekstraheringspligten gælder også for oplysninger om en endelig beslutning om en sags afgørelse, der er indeholdt i et internt dokument, som ikke er omfattet af 26, nr. 1, hvorefter der er ret til aktindsigt i et selvstændigt internt dokument i endelig form, nå r dokumentet alene gengiver indholdet af den endelige beslutningen vedrørende en sags afgørelse. Ekstraheringspligten vil således fx gælde, når den endelige beslutning om en sags afgørelse er gengivet i et internt dokument, der også indeholder andre oplysninger end den endelige beslutning (og derfor ikke er omfattet af 26, nr. 1) Om endelige beslutninger om en sags afgørelse i selvstændige dokumenter jf. 26, henvises til ovenfor i afsnit om interne dokumenter. Arbejdstilsynet er forpligtet til at give aktindsigt efter lovens almindelige regler i eksterne faglige vurderinger, jf. offentlighedslovens 28, stk. 1, 2. pkt. Der skal være tale om eksterne rene faglige vurderinger og ikke vurderinger, der indeholder en subjektivt præget stillingtagen til et forhold, og den eksterne faglige vurdering skal være relevant, ligesom det gælder med ekstrahering og udlevering af de faktiske oplysninger. Arbejdstilsynet skal være opmærksom på, at det kan være underordnet for den eksterne faglige vurdering, om der er tale om en mere subjektiv præget vurdering - hvis vurderingen (oplysningen) bidrager til at supplere sagens grundlag. Da skal vurderingen ekstraheres og videregives. Bemærk også, at ekstraheringspligten vedrørende de faglige eksterne vurderinger også omfatter foreløbige vurderinger. Det er således ikke et krav at dokumentet, som vurderingen indgår i, er endeligt. Det er der derimod et krav om ved ekstrahering af interne faglige vurderingen i

35 Uanset at der er pligt til at ekstrahere faktiske oplysninger og eksterne faglige vurderinger fra et dokument, der er undtaget aktindsigt, skal man være opmærksom på, at de ekstraherede oplysninger jf. 28, stk. 1, alligevel efter omstændighederne kan undtages fra retten til aktindsigt efter bestemmelserne i om undtagelse af oplysninger fra aktindsigt Interne faglige vurderinger ( 29, stk. 1) Offentlighedslovens 29 handler også om ekstraheringspligt fra dokumenter, der er undtaget aktindsigt efter bestemmelserne i lovens 23, 24, 25 og 27, og indebærer, at interne faglige vurderinger skal ekstraheres og udleveres. Der skal være tale om en vurdering i lighed med det tilsvarende udtryk i 28, stk. 1, 2. pkt. Ekstraheringspligten af interne faglige vurderinger er begrænset til sager om et fremsat lovforslag eller en offentliggjort redegørelse, handleplan mv., og så skal den interne faglige vurdering derudover foreligge i endelig form, det vil sige, at den enten er tillagt faktisk betydning i en sag, eller den er klar til udsendelse eller offentliggørelsen, eller at den er blevet godkendt af den øverst ansvarlige person indenfor det pågældende område. Dette kan fx være en kontorchef, tilsynschef, centerchef, vicedirektør eller direktør. Bestemmelsen tager således sigte på at give offentligheden indsigt i de faglige interne vurderinger, der knytter sig til politiske initiativer. Det er dog en forudsætning for, at initiativet er omfattet af bestemmelsen, at det har fået et vist konkret indhold og fast karakter. Det vil i almindelighed sige, at det politiske initiativ er meldt skriftligt ud, ligesom bestemmelsen kun omfatter interne faglige vurderinger, der indgår i en sag om et allerede fremsat lovforslag mv. Hvis lovforslaget, hvori den interne faglige vurdering indgår i et dokument, ikke bliver fremsat, er der ikke ekstraheringspligt i oplysningerne. Typisk vil interne faglige vurderinger i et internt dokument være sammenvævet med politisk præget rådgivning jf. 24. Hvis dette er tilfældet, vil der ikke skulle foretages ekstrahering og udlevering af de interne faglige vurderinger jf. 29, stk. 1, 1. pkt. Der vil heller ikke skulle foretages ekstrahering af interne faglige vurderinger, hvis disse vil afspejle de politisk-stategiske overvejelser, som Arbejdstilsynet har foretaget i løbet af sagens behandling. Her vinder hensynet til den politiske beslutningsproces og hensynet til, at ministeren handler som regeringspolitiker, og derfor skal den interne faglige vurdering ikke udleveres Hvornår er der alligevel ikke pligt til at ekstrahere og udlevere interne faglige vurderinger Der gælder en pligt til at ekstrahere interne faglige vurderinger i endelig form, når disse er indeholdt i en sag om et fremsat lovforslag eller et offentliggjort politisk initiativ, jf. 29, stk. 1, 1. punkt. Bestemmelsen indeholder dog en undtagelse til dette. Der er ikke pligt til at ekstrahere interne faglige vurderinger i endelig form, hvis disse indgår i et ministerrådgivningsdokument, jf. 29, stk. 1, 2. pkt. Et ministerrådgivningsdokument i 29, stk. 1, 2. pkt. adskiller sig fra et ministerbetjeningsdokument i 24 s forstand. Ved et ministerrådgivningsdokument forstås et dokument, der er udarbejdet til brug for den direkte ministerrådgivning fx spørgsmål/svar eller faktaark til brug for et møde i Beskæftigelsesudvalget. Det vil sige, at der ikke er pligt til at ekstrahere og udlevere interne faglige vurderinger i endelig form, for så vidt der er tale om, at vurderingerne indgår i en sag om et fremsat lovforslag mv. Dokumenter der blot indgår i en sag om ministerrådgivning, og som ikke er udarbejdet til brug for ministerrådgivningen, er ikke omfattet af bestemmelsen, og i sådanne dokumenter er der pligt til at ekstrahere og udlevere interne faglige vurderinger i endelig form. 35

36 Er der tvivl om, hvorvidt der er tale om et ministerrådgivningsdokument, skal der lægges vægt på, om hensynet til den inderste politiske beslutningsproces taler for, at der i forhold til dokumentet opretholdes den fulde fortrolighed Hvornår er der ikke pligt til at ekstrahere? Arbejdstilsynet er ikke forpligtet til at ekstrahere faktiske oplysninger, oplysninger om eksterne faglige vurderinger samt interne faglige vurderinger i endelig form fra et dokument, der er undtaget fra aktindsigt jf. 28, stk. 2 og 29, stk. 2, hvis der er tale om et af følgende forhold: Ekstraheringen vil kræve et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, jf. 28, stk. 2, nr. 1. Det fremgår af bemærkningerne til bestemmelsen, at hvis gennemførelsen af ekstraheringen må forventes at overstige ca. 10 timer, vil Arbejdstilsynet kunne afvise at ekstrahere oplysningerne. Oplysningerne fremgår af andre dokumenter, som udleveres i forbindelse med aktindsigten, jf. 28, stk. 2, nr. 2. Oplysningerne er offentligt tilgængelige, jf. 28, stk. 2, nr. 3 Eksempelvis på Hvad angår ressourceforbruget i 28, stk. 2, nr.1 er der tale om en dobbeltbegrænsningsregel i forhold til 9, stk. 2, nr. 1, hvor det er muligt at afslå en anmodning om aktindsigt, hvis behandlingen af anmodningen nødvendiggør et unødigt ressourceforbrug på mere end 25 timer. Det betyder, at aktindsigt kan afslås, hvis ekstraheringen fx tager 12 timer, selvom det fx kun tager 5 timer at finde dokumenterne frem og det samlede ressourceforbrug er under 25 timer. Desuden er de to bestemmelser er kumulative, og den tid Arbejdstilsynet bruger på at foretage ekstrahering skal lægges til oveni de 25 timer, der fremgår af den generelle ressourcebetragtning i 9, stk. 2, nr. 1. Det vil sige, hvis ekstraheringen ikke overstiger 10 timer, kan aktindsigt alene afslås, hvis den øvrige behandling af sagen overstiger 25 timer. Vær dog opmærksom på, at Arbejdstilsynet i den forbindelse sjældent vil kunne undlade at foretage ekstrahering, når begæringen om aktindsigt er fremsat af en journalist (massemedie) eller en forsker (anmodere med særlig interesse). 10. Aktindsigt til pressen Arbejdstilsynet ønsker mest mulig åbenhed om Arbejdstilsynets virke og tilstræber derfor størst mulig åbenhed i forvaltningen. Arbejdstilsynet lægger derfor vægt på at have et åbent, smidigt og konstruktivt samarbejde med nyheds- og fagpressen om alle sager og historier, der handler om arbejdsmiljø og arbejdsmiljøproblemer. Journalister, der anmoder om aktindsigt, har som udgangspunkt altid en særlig interesse i at blive gjort bekendt med de forhold, som der anmodes om aktindsigt i. Det betyder, at Arbejdstilsynet kun sjældent vil kunne afslå en anmodning om aktindsigt fremsat af en journalist/pressen, uanset anmodningens omfang. Der påhviler derimod Arbejdstilsynet en særlig forpligtelse til at hjælpe journalisten med at indkredse og præcisere, hvilket materiale og hvilke oplysninger der ønskes indsigt i. Arbejdstilsynet har således pligt til at vejlede journalisten/pressen om, hvordan aktindsigtsanmodningen kan præciseres, så den opfylder lovens krav, se hertil afsnit 3.1 om identifikation. Arbejdstilsynet kan også, i det omfang det er relevant, vejlede journalisten om muligheden for at få materiale, som vedkommende måske ikke har bedt om, men som Arbejdstilsynet kan se vil være relevant. I sådanne tilfælde udleverer Arbejdstilsynet dokumenterne efter det almindelige meroffentlighedsprincip. 36

37 Ved pressen skal i forbindelse med behandlinger af aktindsigt i Arbejdstilsynet forstås massemedier, journalister tilknyttet et massemedie, herunder journalister tilknyttet fagpressen og freelancejournalister, når der foreligger en fast aftale med en avis/redaktør om at skrive artiklen. Det er Arbejdstilsynets praksis, at Arbejdstilsynet også i vidt omfang betjener journaliststuderende med imødekommelse af anmodninger om aktindsigt på lige fod med journalister, selvom der ikke er pligt hertil. Det betyder, at Arbejdstilsynet overfor journaliststuderende efter de almindelige regler og retningslinjer vil kunne afslå at behandle en anmodning om aktindsigt, hvis anmodningen ikke er tilstrækkeligt identificeret, eller hvis behandlingen vil kræve et uforholdsmæssigt stort ressourceforbrug i Arbejdstilsynet, se afsnit 3.1 om identifikationskravet. Hvis journalisten/pressen i tilfælde af meget omfattede anmodninger om aktindsigt, ikke vil indgå i en dialog om præcisering af anmodningen, kan Arbejdstilsynet eventuelt afslå at behandle anmodningen med henvisning til, at Arbejdstilsynet forventes at anvende uforholdsmæssigt mange ressourcer på behandlingen af anmodningen (mere end 25 arbejdstimer). Det fremgår af bemærkningerne til offentlighedsloven, at Arbejdstilsynet bør bestræbe sig på at ekspedere lette aktindsigtsanmodninger indenfor 1-2 dage. Hvis anmodningen om aktindsigt ikke kan imødekommes indenfor 1-2 dage, bør Arbejdstilsynet oplyse journalisten/pressen om grunden til, at anmodningen ikke kan imødekommes så hurtigt (se hertil afsnit 7.1 om sagsbehandlingsfrister) Telefoniske spørgsmål fra journalister/pressen Når journalister telefonisk beder om aktindsigt i en bestemt sag, eller når man som led i et interview ønsker at give visse oplysninger, er reglerne om aktindsigt en god rettesnor. Oplysninger, som journalisten ville kunne få ved at søge aktindsigt, kan man som udgangspunkt give videre til journalisten telefonisk man bør dog være opmærksom på, om henvendelsen handler om verserende straffesager eller sager om personligt ejede virksomheder, se hertil afsnit 16 om straffesager. Dette gælder, såvel når en journalist eksplicit spørger om konkrete oplysninger, som når Arbejdstilsynet som led i formidling af en arbejdsmiljøproblemstilling ønsker at give bestemte oplysninger til pressen. Arbejdstilsynet bør altid vejlede om muligheden for at få aktindsigt og kan i den forbindelse tale med journalisten om anmodningens baggrund og formål, så anmodningen konkretiseres mest muligt. Det bemærkes i øvrigt i forbindelse med pressehenvendelser, at Tilsynscentrene udtaler sig i de konkrete sager på et overordnet niveau, hvorimod AFC udelukkende udtaler sig om reglerne på arbejdsmiljøområdet og baggrundene herfor Meroffentlighed (offentlighedslovens 14) I forbindelse med en anmodning om aktindsigt fra journalister/pressen, skal Arbejdstilsynet altid overveje, om der er mulighed for at give aktindsigt i videre omfang, end det, Arbejdstilsynet er forpligtet til efter loven (meroffentlighed). Det betyder fx, at Arbejdstilsynet skal overveje, om man kan udlevere dokumenter, der ellers ville være undtaget fra aktindsigt, fx et internt dokument. Se i øvrigt afsnit 12 om meroffentlighed. 11. Hvad skal der gives aktindsigt i efter forvaltningsloven? Alt materiale i en afgørelsessag (fx et påbud) er som udgangspunkt undergivet aktindsigt, jf. forvaltningslovens 9, stk. 2. Vedrørende partsbegrebet, se afsnit 2.2 og identifikationskrav se afsnit

38 De dokumenter, som er omfattet af aktindsigt, er alt materiale i sagen. Dokumenter skal i denne forbindelse forstås meget bredt således betragtes fx billeder, tegninger og prøver også som dokumenter, der kan omfattes af aktindsigten. Materiale, som er udlånt fra anden myndighed, eller andre myndigheders dokumenter er også omfattet af aktindsigten, hvis det er oversendt til Arbejdstilsynet til brug for en sag,. Se i øvrigt afsnit 5.1. Adgangen til oplysninger omfatter også journallisten i ATIS. Der er ikke efter forvaltningsloven 9, stk. 2, en almindelige adgang til at gennemse journaler og registre, men kun til at se indførelser i den konkrete sag, så parten har mulighed for at kontrollere, om dokumenter er blevet holdt udenfor aktindsigten. I visse sager kan Arbejdstilsynet være i besiddelse af vigtige oplysninger, som er modtaget fx mundtligt. Sådanne oplysninger skal noteres ned og journaliseres på den relevante sag, jf. offentlighedslovens 13. Dette vil oftest ske i et internt notat. Parten skal have adgang til oplysninger om sagens faktiske grundlag samt eksterne faglige vurderinger, hvis disse har betydning for sagens afgørelse, uanset om de kun forefindes i interne arbejdsdokumenter, jf. forvaltningslovens 14a. Bestemmelsen indeholder en pligt for Arbejdstilsynet til at ekstrahere faktiske oplysninger og eksterne faglige vurderinger, hvis disse oplysninger findes i et dokument, der ellers er undtaget fra aktindsigt Særligt om online AT Hvis en part anmoder om aktindsigt i dokumenter, som vedkommende har sendt til og modtaget fra Arbejdstilsynet, kan Arbejdstilsynet henvise vedkommende til online AT. Arbejdstilsynet kan dog ikke kræve, at man udelukkende kan få indsigt via online AT. Ved en anmodning kan Arbejdstilsynet opfordre parten til at få adgang via hjemmesiden og samtidig orientere om, at parten kan få tilsendt dokumenterne på normal vis, hvis parten ønsker dette. Arbejdstilsynet skal være opmærksom på, at der kan findes dokumenter på sagen, som vedkommende skal have indsigt i, men som ikke findes i online AT, fx et internt notat, som indeholder faktiske oplysninger. Hvis der på en sag er dokumenter, som er anonymitetsmarkerede, skal Arbejdstilsynet være opmærksom på, at der er tale om dokumenter, som parten ikke vil kunne se via online AT. Det kan eksempelvis være et telefonnotat, der indeholder en klage over arbejdsmiljøet på en virksomhed, jf. arbejdsmiljølovens 79, stk. 2. Vær opmærksom på, at en klage over arbejdsmiljøet på en virksomhed, jf. arbejdsmiljølovens 79, stk. 2 skal oprettes på en selvstændig sag. Hvis der på en sag er dokumenter, som er fortrolighedsmarkerede, er der tale om dokumenter, som kun skal udveksles mellem Arbejdstilsynet og parten. Disse vil således fremgå af online AT Sagstyper undtaget aktindsigt Forvaltningsloven undtager delvist to typer af afgørelsessager fra retten til aktindsigt. Disse sagstyper er ansættelsessager og straffesager. Spørgsmål om ansættelsessager vil ikke blive gennemgået her. Vedrørende aktindsigt i straffesager, se afsnit Dokumenter undtaget fra aktindsigt Forvaltningslovens undtager delvist ansættelses- og straffesager fra retten til aktindsigt, jf. 9, stk. 3 og 11. De sager, der ikke er undtaget fra aktindsigt, kan imidlertid indeholde et eller flere dokumenter, som skal undtages fra aktindsigten. 38

39 Interne arbejdsdokumenter ( 12, 13 og 14) Retten til partsaktindsigt omfatter ikke Arbejdstilsynets interne arbejdsdokumenter, jf. forvaltningslovens 12. Det afgørende for, om et dokument er internt er, at dokumentet ikke er afgivet til udenforstående, dvs. sendt ud af huset, eksempelvis til en anden myndighed. Se i øvrigt afsnit Når et dokument sendes ud af huset, og dermed er gjort fysisk tilgængeligt for en udenforstående, mister dokumentet sin interne karakter, og retten til at beskytte det interne dokument mistes, jf. forvaltningslovens, 12, stk. 2, 1. led. Ved udenforstående forstås en privat fysisk eller juridisk person eller myndighed, der ikke er en del af den myndighed, der har udarbejdet dokumentet. Det betyder, at dokumenter der sendes fra en hvilken som helst enhed i Arbejdstilsynet og til en anden enhed indenfor Beskæftigelsesministeriet, et andet ministerium eller øvrige udenforstående parter og virksomheder bliver undergivet aktindsigt og skal udleveres. Et dokumenter mister dog ikke sin interne karakter, selvom det sendes ud af huset og afgives til udenforstående, hvis afgivelse sker af retlige grunde. Det kan fx være interne dokumenter der videregives til en kontrol-, klage- eller tilsynsmyndighed, dvs. hvor der typisk er et overunderordnelsesforhold, jf. forvaltningslovens 12, stk. 2. Baggrunden for dette er, at der ellers ville være adgang til aktindsigt i Arbejdstilsynets interne dokumenter alene af den årsag, at sagen eller dokumenterne blev videresendt til fx en kontrolmyndighed, og det vil udhule betydningen af 12. Interne arbejdsdokumenter er omfattet af ekstraheringspligten i forvaltningslovens 14a. Det vil sige, at hvis der i det interne arbejdsdokument er oplysninger om sagens faktiske grundlag, og oplysningerne er relevante for sagen, skal disse oplysninger ekstraheres og udleveres. Se i øvrigt afsnit 11.5 om ekstrahering Interne arbejdsdokumenter der alligevel er undergivet aktindsigt ( 13) Der er som hovedregel ikke adgang til aktindsigt i interne arbejdsdokumenter, jf. forvaltningslovens 12. Forvaltningsloven 13 er dog en undtagelse til denne hovedregel i 12. Efter 12 skal der således alligevel gives aktindsigt i interne arbejdsdokumenter, når de foreligger i endelig form. Det betyder, at følgende dokumenter - uanset deres interne karakter - er undergivet aktindsigt: Dokumenter som alene gengiver indholdet af en myndigheds endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse. Dette gælder kun, hvis dokumentet er udarbejdet som et selvstændigt dokument jf. 13, nr

40 Dokumenter, der alene indeholder en gengivelse af oplysninger, som myndigheden har haft pligt til at notere efter offentlighedsloven 13 (notatpligt), jf. 13, nr. 2. Væsentlige sagsbehandlingsskridt skal også noteres på sagen, jf. offentlighedslovens 13, stk. 2, fx en forlænget høringsfrist. Selvstændige dokumenter, der udarbejdes af en myndighed for at tilvejebringe bevismæssig eller anden tilsvarende klarhed om sagens faktiske omstændigheder, og som ikke tillige indeholder en vurderende stillingtagen, jf. 13, nr. 3 Det vil sige, at det kun er de faktuelle oplysninger, som er undergivet aktindsigt. Det er en forudsætning for at der gives aktindsigt i interne arbejdsdokumenter, at der er tale om selvstændige dokumenter i endelig form. At et dokument er betegnet som et udkast undtager ikke automatik dokumentet fra aktindsigt, sfremt dokumentet de facto er endeligt. Det er således indholdet i dokumentet, der er afgørende. Er dokumentet endeligt, betyder det, at at der skal gives aktindsigt i det, også selvom det ikke er afgivet til udenforstående Andre dokumenter ( 14) I følge forvaltningslovens 14 omfatter retten til aktindsigt ikke: Statsrådsprotokoller, referater af møder mellem ministre og dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til brug for sådanne møder, jf. 14, nr. 1. For Arbejdstilsynet vil undtagelsesbestemmelsen have et meget snævert anvendelsesområde. Dokumenter der udveksles i forbindelse med, at en myndighed udfører sekretariatsopgaver for en anden myndighed, jf. 14, nr. 2. Myndigheders brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssager bør føres, jf. 14, nr. 3 Se i øvrigt afsnit Oplysninger undtaget fra aktindsigt Reglerne om undtagelse af oplysninger fra partsaktindsigt findes i forvaltningsloven 15, 15a og 15b. Hvis et dokument ikke kan undtages fra aktindsigt efter reglerne i forvaltningslovens 12-14, kan dokumentet indeholde oplysninger, som kan undtages. Hvis der efter reglerne i forvaltningslovens 15, 15a og 15b er adgang til at undtage visse oplysninger i et dokument fra aktindsigt, følger det af forvaltningslovens 15c, at der er pligt til at give aktindsigt i dokumentets øvrige indhold (delvis aktindsigt). Dette gælder dog ikke, 40

41 - hvis delvis aktindsigt vil medføre en prisgivelse af det eller de forhold, der er hjemmel til at undtage efter 15, 15a og 15b (jf. 15c nr. 1), - hvis delvis aktindsigt vil indebære, at der gives vildledende information (jf. 15c nr. 2) eller - hvis det resterede indhold i dokumentet ikke er meningsgivende (jf. 15c nr.3). Ifølge forvaltningslovens 15, 15a og 15b kan partens adgang til aktindsigt begrænses i det omfang, vedkommendes interesse i at få kendskab til oplysninger må vige for afgørende hensyn til eksempelvis parten selv, andre private eller offentlige interesser samt forfølgning af lovovertrædelser og straffuldbyrdelse. Forvaltningsloven 15, 15a og 15b indeholder en konkret afvejningsregel, så der i hvert enkelt tilfælde skal foretages en konkret vurdering af, om der kan gives aktindsigt. I det nedenstående behandles udelukkende undtagelse af oplysninger af hensyn til forebyggelse, opklaring og forfølgning af lovovertrædelser, samt af hensyn til parten selv og af hensyn til andre private interesser. Vedrørende bestemmelserne om andre offentlige interesser, statens sikkerhed, udenrigspolitiske og økonomiske interesser og gennemførelse af offentlig kontrol, regulerings- eller planlægningsvirksomhed, jf. 15, 15a og 15b nr. 1.4 samt nr. 5, 2. led henvises til afsnit vedrørende offentlighedsloven, hvor de samme hensyn gør sig gældende. Med hensyn til partsaktindsigt i sager om grove overtrædelser henvises til afsnit Hensynet til forebyggelse, opklaring og forfølgning af lovovertrædelser ( 15 b, nr. 1) Efter forvaltningslovens 15b, nr. 1, kan en parts ret til aktindsigt begrænses, hvis partens interesse i sagens dokumenter findes at burde vige for afgørende hensyn til forebyggelse, opklaring og forfølgning af lovovertrædelser. Bestemmelsen er relevant at overveje, når en part anmoder om aktindsigt i en tilsynssag, hvor Arbejdstilsynet overvejer at gøre et strafferetligt ansvar gældende mod virksomheden eller den ansatte. En virksomhed eller en ansat, vil som udgangspunkt have ret til fuld aktindsigt efter retsplejelovens 729 b, stk. 2, i de dokumenter, som politiet har tilvejebragt til brug for den sag, som sigtelsen angår, hvis der senere indgives politianmeldelse,. Der vil derfor normalt ikke i praksis være anledning til at undtage oplysninger i tilsynssagen fra aktindsigt efter forvaltningsloven. Der kan dog være situationer, hvor det efter en konkret vurdering findes af afgørende betydning for oplysningen af sagen, at visse oplysninger endnu ikke kommer til partens kendskab. I sådanne tilfælde kan der efter en konkret vurdering undtages oplysninger, hvis det er nødvendigt af hensyn til oplysningen af en kommende straffesag. Der henvises i øvrigt til afsnit 9 vedrørende tilsvarende hensyn ved meddelelse af aktindsigt efter offentlighedsloven Hensynet til parten selv ( 15b, nr. 5) Der er mulighed for at undtage oplysninger fra aktindsigt af hensyn til parten selv. Dette fremgår ikke direkte af bestemmelsen, men derimod af bemærkningerne til 15b, nr. 5. Der skal foretages en konkret afvejninghensynet til parten selv er en meget snæver undtagelse, og der skal meget til for at kunne anvende undtagelsen. 41

42 I Arbejdstilsynets praksis vil det sjældent forekomme, at der ikke skal gives aktindsigt af hensyn til parten selv, men der kan være situationer, hvor det er relevante at overveje, om parten skal nægtes aktindsigt Hensynet til andre private interesser ( 15b, nr. 5) Ved en afvejning mellem partens og andre privates interesser er udgangspunktet, at partens interesser vejer tungt. Det vil sige, at der skal ganske meget til for, at parten kan nægtes indsigt i oplysninger i sagen. Det betyder også, at hvis der ikke er afgørende hensyn til andre private interesser, skal parten have aktindsigt, også selvom partens interesse i at se oplysningerne i det konkrete tilfælde ikke er særligt tungtvejende. Det er således vanskeligere at undtage oplysninger efter forvaltningslovens 15b, nr. 5, end efter offentlighedslovens 30. Om en person eller en virksomhed, som der er indgivet en klage mod, og som derved er blevet part i en sag, har adgang til som part i sagen at få oplyst, at der er indgivet en klage eller anmeldelse, er beskrevet under afsnit 15, der handler om reglerne om tavshedspligt og forholdet til arbejdsmiljølovens 79, stk. 2. Bemærk at en patients aktindsigt i egne helbredsoplysninger er reguleret i sundhedsloven, hvis der er tale om patientjournaler, der er udarbejdet af autoriserede sundhedspersoner som led i sundhedsmæssig behandling af vedkommende. Da det er personer, myndigheder og institutioner under sundhedsvæsenet, der ligger inde med disse journaler, er det disse personer, myndigheder og institutioner, som træffer afgørelse om aktindsigt i journalerne. I de tilfælde hvor Arbejdstilsynet ligger inde med helbredsoplysninger, kan den pågældende person få aktindsigt i disse efter bl.a. reglerne i persondataloven og offentlighedsloven (egenacces), dog med de samme undtagelser som fremgår af persondatalovens 32, stk. 1, jf. 30, stk

43 11.5 Ekstrahering af faktiske oplysninger samt eksterne og interne faglige vurderinger ( 14a og 14b) Faktiske oplysninger og eksterne faglige vurderinger ( 14 a, stk.1) Forvaltningslovens 14a handler om ekstrahering af oplysninger fra dokumenter, der er undtaget fra aktindsigt efter bestemmelserne i forvaltningslovens Det er en betingelse for ekstrahering og videregivelse, at de oplysninger der skal ekstraheres vedrører en sags faktiske grundlag og er relevante for sagen. Dette gælder også for eksterne faglige vurderinger. For en nærmere gennemgang af bestemmelsens indhold henvises til afsnit 9.6 om offentlighedslovens 28, stk.1, da forvaltningslovens regel i 14a om ekstrahering og videregivelse fortolkes på samme måde som offentlighedslovens 28, stk Interne faglige vurderinger ( 14 b) En part skal have aktindsigt i visse interne faglige vurderinger, hvis de findes i endelig form. I sager, hvor det er almindelig praksis at indhente eksterne faglige vurderinger til brug for afgørelsen, er der også adgang til aktindsigt i de tilfælde, hvor Arbejdstilsynet selv foretager vurderingen, og denne er indeholdt i interne dokumenter i endelig form, jf. forvaltningslovens 14b. Bestemmelsen imødegår, at der kan gives afslag på aktindsigt i de situationer, hvor myndigheden selv forestår den faglige vurdering, i tilfælde hvor myndigheden normalt ellers ville indhente ekstern bistand til vurderingen. Ved en (intern) faglig vurdering forstås rene faglige vurderinger. Overvejelser og vurderinger af, hvilken løsning der anbefales på grundlag af en faglig vurdering, falder derimod udenfor udtrykket faglig vurdering. Ved endelig form forstås, at den interne faglige vurdering har været anvendt i forbindelse med at Arbejdstilsynet træffer en beslutning i den pågældende sag, eller hvis vurderingen har en sådan form, at den er klar til endelig udsendelse eller offentliggørelse. En intern faglig vurdering vil i almindelighed foreligge i endelig form, hvis den er blevet godkendt af den øverst faglige ansvarlige for det pågældende område. Dette vil eksempelvis kunne være en kontorchef, tilsynschef, centerchef, vicedirektør eller direktør. 43

44 Hvornår er der ikke pligt til at ekstrahere, jf. forvaltningslovens 14a stk.2 Arbejdstilsynet har ikke pligt til at ekstrahere faktiske oplysninger og eksterne faglige vurderinger, fra et dokument undtaget fra aktindsigt, hvis oplysningerne fremgår af andre dokumenter, der udleveres i forbindelse med aktindsigten, jf. forvaltningslovens 14a, stk Lovbestemt og ulovbestemt meroffentlighed 12.1 Lovbestemt meroffentlighed Den lovbestemte meroffentlighed fremgår af offentlighedslovens 14 og af forvaltningslovens 10. Bestemmelserne i offentlighedsloven og forvaltningsloven stadfæster det hidtil ulovbestemte meroffentlighedsprincip. Bestemmelserne er enslydende i de to love. Nedenstående gør sig således gældende for begge bestemmelser. Bestemmelserne betyder, at Arbejdstilsynet ALTID og i alle sager om aktindsigt har pligt til af egen drift at overveje at give meroffentlighed. Den, der anmoder om aktindsigt, behøver ikke selv at bede om meroffentlighed. Arbejdstilsynet skal af sig selv ved alle anmodninger om aktindsigt overveje, om der alligevel kan gives aktindsigt i dokumenter og oplysninger, som ellers ville kunne undtages fra aktindsigt i medfør af undtagelsesbestemmelserne i henholdsvis forvaltningsloven og offentlighedsloven. Arbejdstilsynet kan således ikke pr. automatik undtage dokumenter og oplysninger fra aktindsigt, blot fordi der er adgang hertil i medfør af undtagelsesbestemmelser. Rækkevidden af reglerne om meroffentlighed er dog begrænset af regler om tavshedspligt i anden lovgivning, herunder reglerne i persondataloven. Det betyder for Arbejdstilsynet, at bestemmelserne om meroffentlighed dels er begrænset af tavshedspligten i arbejdsmiljølovens 79, stk. 2, se afsnit 15 samt af reglerne om fortrolige personoplysninger i persondatalovens 6 8 (fx oplysninger om race, religion, politisk tilhørsforhold mv.). Vedrørende lovgivningssager skal Arbejdstilsynet være særlig opmærksom på, at der først kan gives meroffentlighed i lovteksten, efter denne er sendt i høring på høringsportalen, se afsnit Ved Arbejdstilsynets vurdering af, om der kan gives aktindsigt efter bestemmelserne om meroffentlighed, skal der foretages en afvejning af modstående interesser. Det vil sige en afvejning af på den ene side den aktindsigtssøgendes interesse i at få aktindsigt, og på den anden side de beskyttelsesinteresser, der ligger bag undtagelsesbestemmelserne mv. Hvis Arbejdstilsynets afvejning fører til, at der ikke kan gives meroffentlighed, skal Arbejdstilsynet i afgørelsen anføre, at meroffentlighed har været overvejet, og det skal begrundes, hvorfor der ikke kan gives meoffentlighed. Begrundelseskravet vil være opfyldt, hvis Arbejdstilsynet skriver i begrundelsen, at Arbejdstilsynet har overvejet at give aktindsigt efter meroffentlighedsprincippet og hvad der ligger til grund for, at der ikke kan gives meroffentlighed. 44

45 Forslag til begrundelse: Arbejdstilsynet har overvejet at give aktindsigt efter meroffentlighedsprincippet, men de hensyn, der begrunder undtagelsen af den pågældende sagstype fra retten til aktindsigt, taler i mod Ulovbestemt meroffentlighed Selvom meroffentlighedsprincippet er blevet lovbestemt i både offentlighedsloven og i forvaltningsloven gælder der fortsat et ulovbestemt meroffentlighedsprincip. Arbejdstilsynet kan med det ulovbestemte meroffentlighedsprincip vælge at give videregående ret til sammenstilling af oplysninger fra databaser eller i databeskrivelser end foreskrevet i offentlighedslovens 11. Arbejdstilsynet kan ligeledes vælge at foretage anonymisering af oplysninger, der kan undtages efter offentlighedslovens 31-33, og dermed skabe mulighed for at give aktindsigt i oplysninger, der ellers ville være undtaget uden at det kommer i strid med regler om tavshedspligt eller persondataloven. Der er ikke pligt til for Arbejdstilsynet af egen drift at overveje om der bør gives ulovbestemt meroffentlighed pligten til meroffentlighed gælder kun i forhold til offentlighedslovens 14 og forvaltningslovens 10 men beder anmoderen udtrykkeligt om ulovbestemt meroffentlighed skal Arbejdstilsynet forholde sig til ansøgningen. For Arbejdstilsynet betyder det, at der som led i det ulovbestemte meroffentlighedsprincip kan gives aktindsigt i andet materiale end det, som den, der beder om aktindsigt, anmoder om. 13. Hvad skal der gives indsigt i? efter persondataloven Arbejdstilsynet skal af egen drift give besked til den borger/virksomhed, som Arbejdstilsynet har registreret oplysninger om, hvis oplysningerne ikke er modtaget fra den registrerede selv (persondatalovens 28). Arbejdstilsynet skal i sin besked til den registrerede meddele: Hvilke oplysninger, der er registreret Formålet med behandlingen af oplysningerne Kategorier af modtagere af oplysningerne Information om, hvorfra oplysningerne stammer, Reglerne for den registreredes indsigtsret i persondataloven, samt Muligheden for berigtigelse af oplysningerne, hvis oplysningerne er urigtige eller vildledende. 45

46 Anmoder den registrerede selv om indsigt efter persondatalovens 31, skal den registrerede have samme informationer som ovenfor. Arbejdstilsynet er ikke forpligtet til at oplyse den registrerede om, at Arbejdstilsynet har registreret/behandlet oplysninger om en person, hvis det må antages, at den registrerede allerede er bekendt med registreringen/behandlingen. Ved parters anmodning om aktindsigt i en afgørelsessag, vil parten formentlig allerede være bekendt med, hvorfor oplysningerne er indhentet. Det er en konkret vurdering, om oplysningen om, hvem der har afgivet den registrerede oplysning, kan undtages fra aktindsigt efter persondataloven og forvaltningsloven. Det samme gælder indsigt i, hvem oplysningerne er eller vil blive videregivet til. Loven indskrænker ikke de rettigheder, som en registreret person har efter offentlighedsloven eller forvaltningsloven. Arbejdstilsynet skal derimod, i de tilfælde hvor ansøger/registrerede både kan støtte ret på persondataloven og offentligheds-/forvaltningsloven, træffe afgørelse på det grundlag, der er mest gunstigt for ansøger Undtagelser fra retten til aktindsigt Persondatalovens 30 begrænser den registreredes ret til aktindsigt efter 28 og 29. Den registrerede kan ikke få indsigt i egne oplysninger, hvis den registreredes interesse i at få kendskab til oplysningerne findes at burde vige for afgørende hensyn til offentlige interesser, navnlig: statens sikkerhed forsvaret den offentlige sikkerhed forebyggelse, efterforskning, afsløring og retsforfølgning i straffesager eller i forbindelse med brud på etiske regler for lovregulerede erhverv væsentlige økonomiske eller finansielle interesse kontrol-, tilsyns-, eller reguleringsopgaver. Undtagelsesbestemmelserne vil sjældent være relevante for Arbejdstilsynet. 14. Hvad skal der gives aktindsigt i efter miljøoplysningsloven [Afventer lovens vedtagelse] 15. Forholdet til tavshedspligt og Arbejdsmiljølovens 79, stk Forholdet mellem offentlighedsloven og arbejdsmiljølovens 79, stk. 2 Det fremgår af arbejdsmiljølovens 79, stk. 2, at Arbejdstilsynet hverken overfor arbejdsgiveren eller andre må afgive Oplysninger om, at der er modtaget en klage, Oplysninger som kan identificere klageren, Oplysninger om klagens indhold, Oplysninger i dokumenter, som omtaler en eventuel klage Oplysninger fra en ansat, der har karakter af klage, Og oplysninger om, at tilsynsbesøg foretages som følge af en klage. 46

47 Der er tale om en særlig tavshedspligtsbestemmelse, som gælder ud over den almindelige tavshedspligt i forvaltningsloven og straffeloven, jf. offentlighedslovens 35. Beskyttelsen i arbejdsmiljølovens 79, stk. 2, omfatter ansatte. Tavshedspligten har til formål at sikre en ansat, som klager eller afgiver oplysninger, der har karakter af klage til Arbejdstilsynet over arbejdsmiljøforhold på virksomheden, mod, at Arbejdstilsynet videregiver oplysninger om klagen til arbejdsgiveren eller andre. Beskyttelseshensynet bag arbejdsmiljølovens 79, stk. 2, er, at en ansat der klager over arbejdsmiljøforhold på sin arbejdsplads, ikke skal risikere ansættelsesretlige eller andre repressalier på grund af klagen. Hensynet bag bestemmelsen er derudover at sikre, at ansatte frit kan klage til Arbejdstilsynet over arbejdsmiljøet. Dette er vigtigt, da klager er et væsentligt element i Arbejdstilsynets prioritering af tilsynsressourcerne. Reglen betyder samtidig, at en ansat altid uden risiko kan henvende sig til Arbejdstilsynet uden at være anonym, hvilket giver Arbejdstilsynet mulighed for at vende tilbage til klager, for at få yderligere og supplerende oplysninger for derved at kunne prioritere og planlægge tilsyn bedst muligt. Bestemmelsen om den særlige tavshedspligt betyder, at de forhold, der er omfattet af bestemmelsen, ikke på noget tidspunkt er undergivet offentlighed. Offentlighedslovens 35 giver Arbejdstilsynet mulighed for at begrænse pligten til at meddele oplysninger med henvisning til den særlige bestemmelse om tavshedspligt i arbejdsmiljølovens 79, stk. 2. Arbejdstilsynet giver derfor afslag på aktindsigt i klager eller dokumenter, som henviser til en klage, med hjemmel i offentlighedslovens 35. I alle tilfælde, hvor Arbejdstilsynet træffer afgørelse om aktindsigt, skal der altid indsættes en tekst om, at der kan være flere dokumenter i sagen end dem den, der anmoder om aktindsigt, har modtaget. Tekststykket skal have følgende ordlyd: Arbejdstilsynet skal gøre opmærksom på, at Arbejdstilsynet altid i alle sager om aktindsigt vurderer, om enkelte oplysninger eller dokumenter kan være undtaget fra retten til aktindsigt, idet pligten til at meddele aktindsigt kan være begrænset af særlige bestemmelser om tavshedspligt. Ved den hypotetiske formulering undgår Arbejdstilsynet at bekræfte, at tilsynet har modtaget en klage. Hvis teksten udelukkende indsættes i afgørelser om aktindsigt i sager, hvori der er klaget, ville Arbejdstilsynet de facto bekræfte at der er modtaget en klage. Derfor indsættes teksten i alle afgørelser om aktindsigt. Hjemlerne til afgørelsen skal kun fremgå af hjemmelsafsnittet. Der skal fremgå de hjemler, der er relevante i forhold til den konkrete afgørelse. Desuden skal altid angives enten forvaltningslovens 12, 15, 15a og 15b (hvis den, der anmoder om aktindsigt, er part i afgørelsessagen, se hertil afsnit 2.2 om partsbegrebet) eller offentlighedslovens 23 og 35 (hvis anmoderen ikke er part i afgørelsessagen). AML 79, stk. 2 angives ikke. 47

48 15.2 Forholdet mellem forvaltningsloven og arbejdsmiljølovens 79, stk. 2 En part kan forlange at blive gjort bekendt med sagens dokumenter, jf. forvaltningslovens 9, stk. 1, og 9a. En arbejdsgiver vil i tilfælde, hvor der er klaget over forhold på virksomheden, som udgangspunkt være part i sagen, da arbejdsgiveren er adressat for afgørelsen. Det fremgår imidlertid af forvaltningslovens 15, 15a og 15b, at adgangen til aktindsigt kan vige for afgørende hensyn, fx hensynet til private interesser. Efter arbejdsmiljøloven 79, stk. 2, må Arbejdstilsynet ikke overfor arbejdsgiveren eller andre oplyse, at Arbejdstilsynet har modtaget en klage. Beskyttelsen i lovens 79, stk. 2, omfatter oplysninger om Oplysninger om, at der er modtaget en klage, Oplysninger, som kan identificere klageren, Oplysninger om klagens indhold, Oplysninger i dokumenter, som omtaler en eventuel klage Oplysninger fra en ansat, der har karakter af klage, Og oplysninger om, at tilsynsbesøg foretages som følge af en klage. Tavshedspligten efter arbejdsmiljølovens 79, stk. 2, har til formål at sikre en ansat, som klager til Arbejdstilsynet over arbejdsmiljøforhold på virksomheden, mod, at Arbejdstilsynet videregiver oplysninger om klagen til arbejdsgiveren eller andre. Der er tale om en særlig bestemmelse om tavshedspligt ud over de almindelige tavshedspligtsregler. Se nærmere afsnittet ovenfor om bestemmelsen og forholdet til offentlighedsloven. Da forvaltningslovens 9, stk. 5, ikke begrænser pligten til at give aktindsigt, udelukker arbejdsmiljølovens 79, stk. 2, ikke parters adgang til aktindsigt. Men en begrænsning af aktindsigten begrundes i forvaltningslovens 15, 15a og 15b. Retten til aktindsigt kan begrænses i det omfang partens interesse i sagens dokumenter, findes at burde vige for afgørende hensyn til den pågældende selv eller til private eller offentlige interesser, jf. forvaltningslovens 15b nr. 5 samt bemærkningerne hertil. Det er hensynet til private interesser, der ligger bag hensynet i 79, stk. 2, om beskyttelse af den, der klager over arbejdsmiljøet på en virksomhed. Af forvaltningslovens 15b, nr. 2, fremgår desuden, at adgangen til aktindsigt kan begrænses for så vidt angår oplysninger om myndigheders kontrolvirksomhed. Da Arbejdstilsynet benytter klager til prioritering af tilsynsressourcerne, er klager over arbejdsmiljøet omfattet heraf. Arbejdsmiljølovens 79, stk. 2 har på den baggrund betydning for afgørelsen af spørgsmålet om parters adgang til aktindsigt, idet Arbejdstilsynet altid med hjemmel i forvaltningslovens 15, 15a og 15b kan undtage oplysninger om klager og tilsynsvirksomhed udført på baggrund af klager modtaget i Arbejdstilsynet. I alle tilfælde hvor Arbejdstilsynet træffer afgørelse om aktindsigt, skal der altid indsættes en tekst om, at der kan være flere dokumenter i sagen end den, der anmoder om aktindsigt, har modtaget. Teksten skal have følgende ordlyd: Arbejdstilsynet skal gøre opmærksom på, at Arbejdstilsynet altid i alle sager om aktindsigt vurderer, om enkelte oplysninger eller dokumenter kan være undtaget fra retten til aktindsigt, idet pligten til at meddele aktindsigt kan være begrænset af særlige bestemmelser om tavshedspligt. 48

49 Ved den hypotetiske formulering undgår Arbejdstilsynet at bekræfte modtagelsen af en klage. Hvis tekststykket udelukkende indsættes i afgørelser om aktindsigt i sager, hvori der er klaget, vil Arbejdstilsynet de facto bekræfte, at der er modtaget en klage. Derfor indsættes tekststykket i alle afgørelser om aktindsigt. Hjemlerne til afgørelsen skal kun fremgå af hjemmelsafsnittet. Der skal fremgå de hjemler, der er relevante i forhold til den konkrete afgørelse. Desuden skal altid angives enten forvaltningslovens 12,15, 15a og 15b (hvis den, der anmoder om aktindsigt, er part i afgørelsessagen) eller offentlighedslovens 23 og 35 (hvis anmoderen ikke er part i afgørelsessagen), se også ovenfor AML 79, stk. 2 angives ikke Forholdet mellem persondataloven og arbejdsmiljølovens 79, stk. 2 Klager over enkeltmandsvirksomheder og I/S er er en personhenførbar oplysning, som er omfattet af persondataloven. Fremsætter ejeren af en enkeltmandsejet virksomhed eller et I/S begæring om aktindsigt i Arbejdstilsynets oplysninger om virksomheden, er Arbejdstilsynet i henhold til 31 i persondataloven (indsigtsret) som udgangspunkt forpligtet til at oplyse ejeren om, hvem klageren er, hvilket er i strid med arbejdsmiljølovens 79, stk. 2. Efter persondatalovens 32, jf. 30, stk. 1, vil det dog ud fra en konkret vurdering altid være muligt at undlade at oplyse ejeren om klagen, idet hensynet til beskyttelse af klagers anonymitet vejer tungere end hensynet til den registrerede. På samme måde viger pligten til efter persondatalovens 29, stk. 1 (oplysningspligten) at orientere enkeltmandsejede virksomheder og I/S er om, at der er registreret en klage, for hensynet til Arbejdstilsynets kontrol og tilsynsopgaver, jf. persondatalovens 30, stk. 2. I begge tilfælde skal det vurderes, om oplysningspligten og indsigtsretten viger helt eller alene udskydes, indtil sagen er nærmere undersøgt Oversendelser af 79, stk. 2 klager til Arbejdsmiljøklagenævnet Arbejdstilsynet er ikke retligt forpligtet til at oversende en 79, stk. 2 - klage til Arbejdsmiljøklagenævnet i forbindelse med en klagesag. Vælger Arbejdstilsynet alligevel selv at oversende klagen evt. for at belyse/understøtte arbejdsmiljøproblemerne i sagen, skal Arbejdstilsynet være opmærksom på, at klager der ikke findes relevante for sagen mister deres interne karakter og bliver undergivet aktindsigt. 16. Aktindsigt i Arbejdstilsynets sager om straf Som udgangspunkt gælder hverken offentlighedsloven eller forvaltningslovens bestemmelser om aktindsigt for sager inden for strafferetsplejen, jf. offentlighedsloven 19 og forvaltningslovens 11, stk Arbejdstilsynets behandling af grove overtrædelser af arbejdsmiljølovgivningen Når Arbejdstilsynet konstaterer en grov overtrædelse af klare og velkendte regler, hvor overtrædelsen indebærer en konkret og dokumenteret sikkerheds- eller sundhedsfare, skal Arbejdstilsynet vurdere, om der er grundlag for at søge virksomheden og/eller andre involverede straffet for overtrædelsen, enten ved udstedelse af administrativ bøde eller ved indgivelse af politianmeldelse mod den/de pågældende. Herudover skal Arbejdstilsynet vurdere, om der er grundlag for at søge en virksomhed straffet, når virksomheden ikke har efterkommet et tidligere udstedt påbud om at bringe forholdene i overensstemmelse med arbejdsmiljølovgivningen. 49

50 Arbejdstilsynet registrerer de administrative reaktioner, virksomhedens tilbagemelding på reaktionerne og eventuelt den tilsynsførendes notater og fotos på en tilsynssag. På tilsynssagen registreres også de tilsynsførendes rapport om grove overtrædelser, som udarbejdes i forbindelse med tilsynsbesøget, hvor der konstateres en grov overtrædelse. Ved afgivelse af forbud oprettes der automatisk en rapport om grov overtrædelse. Ved afgivelse af strakspåbud eller afgørelser uden påbud (AUP), kan den tilsynsførende vælge at oprette en rapport om grov overtrædelse. Når Arbejdstilsynet har konstateret, at et tidligere udstedt påbud ikke er efterkommet, kan der også oprettes en rapport om grov overtrædelse. I forbindelse med oprettelsen af rapport om grove overtrædelser, dannes der i ATIS en sag om grov overtrædelse. Modtages der oplysninger fra politiet, oprettes der også en sag om grov overtrædelse. Sagen om grov overtrædelse anvendes til juristens sagsbehandling i forbindelse med vurderingen af, om virksomheden skal søges straffet. På denne sag registreres eventuelle politirapporter, som er modtaget i sagen, Arbejdstilsynets korrespondance med politiet, Arbejdstilsynets eventuelle tiltaleindstilling og underretning til virksomheden herom, Arbejdstilsynets eventuelle beslutning om ikke at søge virksomheden straffet og Arbejdstilsynets eventuelle administrative bødeforelæg. Endvidere registreres den endelige afgørelse, fx virksomhedens vedtagelse af Arbejdstilsynets bødeforelæg, politiets vedtagne bødeforelæg eller udskrift af dommen i sagen Aktindsigt i sag om grov overtrædelse efter offentlighedsloven Efter offentlighedslovens 19, stk. 1, gælder loven ikke for sager inden for strafferetsplejen. Forvaltningsmyndigheder, der udøver tilsynsopgaver i forhold til borgerne og som et led i tilsynet kan overgive sager til strafferetlig forfølgning, kan have sager, der er omfattet af 19, stk. 1. Dette gælder også for Arbejdstilsynet Sager oprettet på Arbejdstilsynets eget initiativ Arbejdstilsynet har mulighed for at afslutte en straffesag med udstedelse af en administrativ bøde til virksomheden eller andre involverede. Det følger af arbejdsmiljølovens 82 a og bekendtgørelse nr. 107 af 28. februar 2002 om anvendelse af administrativt bødeforelæg ved overtrædelse af arbejdsmiljølovgivningen. Sådanne straffesager, der efter særlig hjemmel behandles af andre forvaltningsmyndigheder end politi og anklagemyndighed, er også undtaget fra aktindsigt efter offentlighedslovens 19, stk. 1. Sagen kan i sådanne tilfælde starte som en almindelig sag omfattet af offentlighedslovens almindelige bestemmelser om aktindsigt, men skifte karakter til en sag inden for strafferetsplejen på det tidspunkt, hvor Arbejdstilsynet påbegynder en vurdering af, om der er grundlag for strafferetlig forfølgning. Arbejdstilsynet påbegynder sin vurdering af, om der er grundlag for strafferetlig forfølgning, når den tilsynsførende overgiver sagen til juridisk vurdering. På dette tidspunkt oprettes sagen om grov overtrædelse. Dette medfører, at Arbejdstilsynets sag om grov overtrædelse i sin helhed normalt er omfattet af offentlighedslovens 19, stk. 1 og dermed undtaget aktindsigt, allerede fra oprettelsestidspunktet. Dette gælder uanset om sagen afsluttes, uden at der er gjort strafferetlige sanktioner gældende over for den pågældende. Det gælder fx også, selv om sagen senere måtte blive overgivet til politiet, fordi Arbejdstilsynet vurderer, at betingelserne for at søge sagen afgjort ved administrativt bødeforelæg ikke er opfyldt. Sidstnævnte forekommer navnlig i sager, der ikke kan anses for klare og ukomplicerede. 50

51 Arbejdstilsynets praksis Arbejdstilsynet meddeler afslag på anmodninger om aktindsigt i dokumenter registreret på sager om grov overtrædelse oprettet på Arbejdstilsynets eget initiativ under henvisning til offentlighedslovens 19, stk. 1. Dette gælder også for afsluttede sager. Vær opmærksom på at der gælder specielle regler for juridiske personers vedtagne administrative bødeforelæg Aktindsigt i administrative bødeforelæg, som en juridisk person har vedtaget Administrative bødeforelæg, som en juridisk person har vedtaget, er omfattet af retten til aktindsigt efter offentlighedslovens almindelige regler. Det betyder, at hvis der anmodes om aktindsigt i en sag om grov overtrædelse for en juridisk person, og denne sag er afgjort med et vedtaget administrativt bødeforelæg, skal der gives aktindsigt i dette dokument. Andre dokumenter på sagen om grov overtrædelse er undtaget aktindsigt, også efter sagens afgørelse. Det gælder også politiets og anklagemyndighedens udenretlige bødeforelæg. Der henvises til afsnit om videresendelse af anmodninger om aktindsigt i sager om grove overtrædelser Sager oprettet efter henvendelse fra politiet Det forekommer jævnligt, at politi eller anklagemyndighed fremsender politirapporter vedrørende en arbejdsulykke til Arbejdstilsynet med anmodning om, at Arbejdstilsynet afgiver en udtalelse til brug for anklagemyndighedens vurdering af, om der er grundlag for at rejse tiltale for overtrædelse af arbejdsmiljølovgivningen. Arbejdstilsynets registrerer også sådanne anmodninger med tilhørende politirapporter på en sag om grov overtrædelse og afgiver en udtalelse på grundlag af oplysningerne i politirapporterne samt Arbejdstilsynets eventuelle egne konstateringer i forbindelse med undersøgelse af ulykken. I tilfælde, hvor politi eller anklagemyndighed indhenter en udtalelse hos en anden myndighed til brug for straffesagens behandling, er høringssagen undtaget fra aktindsigt hos begge myndigheder. Arbejdstilsynets praksis Arbejdstilsynet meddeler afslag på anmodninger om aktindsigt i dokumenter registreret på sager om grov overtrædelse oprettet efter henvendelse fra politiet under henvisning til offentlighedslovens 19, stk. 1. Dette gælder også for afsluttede sager Videresendelse af anmodning om aktindsigt i sager om grove overtrædelser Efter forvaltningslovens 7, stk. 2, skal en forvaltningsmyndighed, der modtager en skriftlig henvendelse, som ikke vedrører dens sagsområde, videresende henvendelsen så vidt muligt til rette myndighed. Arbejdstilsynets praksis I det tilfælde, hvor Arbejdstilsynet meddeler afslag på aktindsigt under henvisning til, at der er tale om en sag inden for strafferetsplejen, skal Arbejdstilsynet samtidig videresende anmodningen om aktindsigt til den politikreds, hvori sagen verserer, da der efter retsplejelovens kapitel 3 a kan være mulighed for delvis aktindsigt hos politiet eller retten. 51

52 Dette gælder fx for anmodninger, der fremsættes af pressen, jf. retsplejelovens 41 f, der regulerer pressens adgang til bl.a. anklageskrifter og retsmødebegæringer Aktindsigt i sag om grov overtrædelse efter forvaltningsloven Verserende sager Efter forvaltningslovens 9, stk. 1, kan den, der er part i en sag, hvor der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, forlange at blive gjort bekendt med sagens dokumenter. Arbejdstilsynets beslutning om at udstede et administrativt bødeforelæg eller at indstille til politiet, at der rejses tiltale for overtrædelse af arbejdsmiljølovgivningen, er ikke en afgørelse i forvaltningslovens forstand, da der ikke er tale om en beslutning, der har til formål at fastslå, hvad der er eller skal være ret i en bestemt situation. Den endelige afgørelse heraf henhører under domstolene. Det samme gælder en beslutning om ikke at søge virksomheden eller andre involverede straffet, idet påtaleretten, og dermed kompetencen til at opgive påtale, er hos anklagemyndigheden. Arbejdstilsynets praksis Sager om grove overtrædelser er ikke sager, hvor der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed. Arbejdstilsynet kan derfor give afslag på parters anmodning om aktindsigt i disse sager under henvisning til forvaltningslovens 2, stk. 1, og 9, stk. 1. Parten vil heller ikke have mulighed for at få aktindsigt efter offentlighedsloven, jf. oven for under afsnit Det bør imidlertid overvejes, om der kan gives den part, som sagen vedrører, meraktindsigt efter princippet i forvaltningslovens 10, stk. 2. Hvis sagen fremsendes til politiet med anmodning om efterforskning eller tiltalerejsning, vil en part, der sigtes i sagen, som udgangspunkt få indsigt i sagens dokumenter efter retsplejelovens 729 b, stk. 2, hvorefter en sigtet har ret til fuld indsigt i de dokumenter, som politiet har tilvejebragt til brug for den sag, som sigtelsen angår. Arbejdstilsynet bør derfor overveje på begæring at give den part, der er indgivet politianmeldelse mod, aktindsigt i tiltaleindstilling og øvrig korrespondance med politiet. Opmærksomheden henledes dog på pligten til at undtage fortrolige oplysninger, jf. forvaltningslovens Afsluttede sager Sager, hvor Arbejdstilsynet har anmodet politiet om tiltalerejsning Når en straffesag er afgjort ved politiets og eventuelt domstolenes mellemkomst, kan der efter sagens afslutning fortsat gives afslag på parternes anmodning om aktindsigt, da der ikke er tale om en sag, hvor der er eller vil blive truffet afgørelse af Arbejdstilsynet som forvaltningsmyndighed, jf. forvaltningslovens 2, stk. 1, og 9, stk. 1. Også i dette tilfælde bør det overvejes at give meraktindsigt efter principperne i forvaltningslovens 10, stk. 2, jf. det oven for anførte om verserende sager. Opmærksomheden henledes på pligten til at undtage fortrolige oplysninger fra meraktindsigten. 52

53 Sager, der er afgjort med administrativ bøde En sag, der er endeligt afgjort med vedtagelse af en administrativ bøde, er en afgørelsessag, jf. forvaltningslovens 2, stk. 1, da sagen har fundet sin endelige afgørelse med vedtagelsen af bøden. Den afsluttede bødesag er derfor omfattet af retten til aktindsigt efter forvaltningslovens 18, stk.1. Heraf fremgår, at en part i en straffesag, når sagen er afgjort, kan forlange at blive gjort bekendt med sagens dokumenter i det omfang, dette er rimeligt begrundet af hensyn til varetagelse af den pågældendes interesser og i det omfang hensynet til forebyggelse, opklaring og forfølgning af lovovertrædelser eller særlige hensyn til beskyttelse af sigtede, vidner eller andre ikke taler herimod. Arbejdstilsynet meddeler normalt parten aktindsigt i de afsluttede sager, der er afgjort med administrativt bødeforelæg Aktindsigt i tilsynssagen, når der er oprettet en sag om grov overtrædelse Dokumenter på tilsynssagen Tilsynssagen omhandler udstedelse af administrative reaktioner i form af påbud, strakspåbud, forbud og AUP, og opfølgning herpå i relation til virksomheden. Der er således tale om en sag uden for strafferetsplejen. De dokumenter, der er registreret på og som anvendes i tilsynssagen, kan derfor ikke undtages fra aktindsigt efter offentlighedslovens 19, stk. 1, eller for partsaktindsigtens vedkommende forvaltningslovens 11, stk. 1. Dette gælder også, selv om de pågældende dokumenter senere kommer til at indgå i en sag inden for strafferetsplejen. Det skyldes, at disse dokumenter fortsat anvendes til sagsbehandlingen i tilsynssagen. Arbejdstilsynets praksis Dokumenter på tilsynssagen er som udgangspunkt undergivet hovedreglen om aktindsigt i offentlighedslovens 7, stk. 1, og forvaltningslovens 9, stk. 1, med de undtagelser, der i øvrigt er gældende. Disse regler er omtalt i de generelle afsnit om aktindsigt oven for. Før der træffes afgørelse om aktindsigt i en tilsynssag, skal det undersøges om der er påbegyndt en strafferetlig vurdering af sagen, da dette vil have betydning for vurderingen af aktindsigt i dokumenter og oplysninger på tilsynssagen. Særlig for så vidt angår undtagelser af oplysninger eller dokumenter af efterforskningsmæssige hensyn henvises til afsnit 9.3 og Særligt om rapport om grove overtrædelser Ifølge Arbejdstilsynets kvalitetsprocedure C-4 Strakspåbud og forbud ved grove overtrædelser er formålet med indhentelse af de oplysninger, der registreres i dokumentet rapport om grove overtrædelser, at det sikres, at oplysningen af sagen suppleres med oplysninger om arbejdets tilrettelæggelse. Det skal ske for, at det kan afklares, om den konstaterede overtrædelse skyldes svigt i planlægning, tilrettelæggelse eller udførelse af arbejdet. Hvis det er tilfældet, vil der hvis betingelserne for at afgive påbud i øvrigt er opfyldt normalt skulle gives supplerende påbud om fx tilsyn med arbejdet, for at forebygge, at problemet opstår igen senere. De oplysninger, der registreres i rapporten, indhentes således til brug for vurderingen af, om der er grundlag for at afgive yderligere administrative reaktioner til virksomheden. Det betyder, at rapport om grove overtrædelser anses for et dokument, der er omfattet af tilsynssagen, og dokumentet kan derfor ikke undtages fra aktindsigt efter offentlighedslovens 19, stk. 1, eller forvaltningslovens 11, stk. 1. Rapporten er et selvstændigt dokument, der er udarbejdet af Arbejdstilsynet for at tilvejebringe bevismæssig klarhed om sagens faktiske omstændigheder og er derfor omfattet af retten til aktindsigt efter offentlighedslovens 26, nr. 3, og forvaltningslovens 13, nr. 3, når rapporten 53

54 foreligger i endelig form, dvs. når den tilsynsførende har afsluttet indførelsen af oplysninger i rapporten. Det betyder, at rapport om grov overtrædelse som udgangspunkt er undergivet hovedreglen om aktindsigt i offentlighedslovens 7, stk. 1, og forvaltningslovens 9, stk. 1, med de undtagelser, der i øvrigt er gældende. Disse regler er omtalt i de generelle afsnit om aktindsigt oven for. 54

55 Filnavn: Bilag til ny instruks om aktindsigt dec 2013.doc Bibliotek: C:\Documents and Settings\Administrator\Lokale indstillinger\temporary Internet Files\OLK7 Skabelon: C:\Documents and Settings\Administrator\Application Data\Microsoft\Skabeloner\Normal.dot Titel: FORMELLE REGLER Emne: Forfatter: LIR Nøgleord: Kommentarer: Oprettelsesdato: :24:00 Versionsnummer: 4 Senest gemt: :54:00 Senest gemt af: LIR Redigeringstid: 65 minutter Senest udskrevet: :34:00 Ved seneste fulde udskrift Sider: 54 Ord: (ca.) Tegn: (ca.)