Aktindsigt. 1. Emne og formål. 2. Instruks. 3. Ikrafttræden

Transkript

1 Aktindsigt At-intern instruks IN Anvendelsesområde: Generelle instrukser uden arbejdsmiljøemne Ansvarlig enhed: AFC, Kontor for metode og virkemidler Ikrafttræden: 1. juli 2017 Senest redigeret: 1. Emne og formål Aktindsigt er, når en borger, en virksomhed, en journalist, en organisation eller andre, får adgang til at se akterne i en eller flere sager eller får udleveret oplysninger i databaser (dataudtræk). Formålet med instruksen er at beskrive reglerne om aktindsigt og beskrive hvad der er eller skal være Arbejdstilsynets praksis ved behandling af anmodninger om aktindsigt. Reglerne om aktindsigt findes i offentlighedsloven, forvaltningsloven, persondataloven og miljøoplysningsloven. Det bemærkes at regner i persondataloven pr. 25. maj 2018 erstattes af den fælles europæiske databeskyttelsesforordning (Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016) med eventuelle tilhørende nationale særregler. Målgruppen for denne instruks er jurister i Arbejdstilsynet, som behandler anmodninger om aktindsigt samt i mindre omfang jurasupportere i tilsynscentrene. 2. Instruks Når Arbejdstilsynet modtager en anmodning om aktindsigt, skal reglerne og retningslinjerne i denne instruks følges. Det fremgår af de enkelte afsnit i bilag 1 til denne instruks, hvilken hjemmel der skal bruges i forbindelse med de forskellige former for aktindsigt. Afgørelsen om aktindsigt og hjemlen afhænger bl.a. af: Hvem der anmoder om aktindsigt Hvad der ønskes aktindsigt i Hvilket omfang anmodningen har 3. Ikrafttræden Instruksen træder i kraft den 1. juli Samtidig med at denne instruks træder i kraft, ophæves IN-18-13: Aktindsigt (senest revideret 16. maj 2013).

2 Bilag Arbejdstilsynets behandling af sager om aktindsigt FORMELLE REGLER Anvendelsesområde og sagsbehandlingsregler Offentlighedsloven Forvaltningsloven Persondataloven Lov om aktindsigt i miljøoplysninger Arkivloven Betingelser for aktindsigt Adgang efter offentlighedsloven Adgang efter forvaltningsloven Partsbegrebet Afgørelsesbegrebet Adgang efter persondataloven Adgang efter miljøoplysningsloven Krav til anmodningen om aktindsigt (identifikationskrav) Identifikationskrav i offentlighedsloven Ressourcebetragtning Personer med særlig interesse i aktindsigt Retsstridige formål eller lignende Identifikationskrav i forvaltningsloven Identifikationskrav i persondataloven Identifikationskrav i miljøoplysningsloven Ingen formkrav til anmodningen Formkrav i offentlighedsloven, forvaltningsloven og persondataloven Partsrepræsentant i forvaltningsloven Sagsbehandling Hvem behandler aktindsigtssagen? Landsdækkende aktindsigtssager Aktindsigt i tilsynssager, hvor der er klaget over en afgørelse Når klagen er under remonstration Når klagesagen er under behandling i Arbejdsmiljøklagenævnet Særligt vedrørende journalisering i forbindelse med aktindsigt Generelt om fremgangsmåde Særligt om straffesager (GO-sager) Høring af andre myndigheder Krav til svarfrister og form Frister efter offentlighedsloven og forvaltningsloven Underretning om fristoverskridelse Klage over sagsbehandlingstiden Gennemførelse af aktindsigten Betaling for aktindsigt Frister efter miljøoplysningsloven MATERIELLE REGLER Hvad skal der gives aktindsigt i efter offentlighedsloven Egenacces Databaser, datasammenstilling og databeskrivelsen ( 10 12) Hovedreglen om aktindsigt i databaser ( 10) Undtagelser til hovedreglen om, at der ikke er ret til aktindsigt i databaser ( 11) Undtagelse til hovedreglen om datasammenstilling ( 12) Sagstyper undtaget fra aktindsigt

3 7.3.1 Sager om lovgivning ( 20) Sager om kalenderførelse ( 22) Dokumenter undtaget fra aktindsigt Interne dokumenter ( 23, stk.1) Interne dokumenter der alligevel er undergivet aktindsigt ( 26) Ministerbetjeningsdokumenter ( 24 - ministerbetjeningsreglen) Andre dokumenter undtaget fra aktindsigt ( 27) Oplysninger undtaget fra aktindsigt Generelt om oplysninger om private forhold ( 30, nr. 1 - ubetinget undtagelse) Hvem er omfattet af enkeltpersoner Nærmer om visse typer af private oplysninger Helbredsoplysninger Oplysninger om straf Personaleoplysninger Særligt om anonymisering Samtykke Oplysninger om drifts- og forretningsforhold ( 30, nr. 2 undtagelse efter et konkret skøn) Undtagelse af andre oplysninger efter en konkret afvejning af interesser Statens sikkerhed eller rigets forsvar ( 31) Rigets udenrigspolitiske interesser m.v.( 32) Undtagelse af visse andre oplysninger ( 33) Aktindsigt i en del af et dokument Ekstrahering af faktiske oplysninger samt eksterne og interne faglige vurderinger ( 28 og 29) Faktiske oplysninger og eksterne faglige vurderinger ( 28, stk.1) Interne faglige vurderinger ( 29, stk. 1) Hvornår er der alligevel ikke pligt til at ekstrahere og udlevere interne faglige vurderinger Hvornår er der ikke pligt til at ekstrahere? Aktindsigt til pressen Telefoniske spørgsmål fra journlister/pressen Meroffentlighed (offentlighedslovens 14) Oplysninger til pressen om straffesager Hvad skal der gives aktindsigt i efter forvaltningsloven? Særligt om online AT Sagstyper undtaget aktindsigt Dokumenter undtaget fra aktindsigt Interne arbejdsdokumenter ( 12, 13 og 14) Interne arbejdsdokumenter der alligevel er undergivet aktindsigt ( 13) Andre dokumenter ( 14) Oplysninger undtaget fra aktindsigt Hensynet til forebyggelse, opklaring og forfølgning af lovovertrædelser ( 15 b, nr. 1) Hensynet til parten selv ( 15b, nr. 5) Hensynet til andre private interesser ( 15b, nr. 5) Ekstrahering af faktiske oplysninger samt eksterne og interne faglige vurderinger ( 14a og 14b) Faktiske oplysninger og eksterne faglige vurderinger ( 14 a, stk.1) Interne faglige vurderinger ( 14 b) Hvornår er der ikke pligt til at ekstrahere, jf. forvaltningslovens 14a stk Meroffentlighed Hvad skal der gives indsigt i efter persondataloven? Undtagelser fra retten til aktindsigt Hvad skal der gives aktindsigt i efter miljøoplysningsloven? Forholdet til tavshedspligt og Arbejdsmiljølovens 79, stk Forholdet mellem offentlighedsloven og arbejdsmiljølovens 79, stk Forholdet mellem forvaltningsloven og arbejdsmiljølovens 79, stk Forholdet mellem persondataloven og arbejdsmiljølovens 79, stk Oversendelser af 79, stk. 2 klager til Arbejdsmiljøklagenævnet

4 14. Aktindsigt i Arbejdstilsynets sager om straf Arbejdstilsynets behandling af grove overtrædelser af arbejdsmiljølovgivningen Aktindsigt i sag om grov overtrædelse efter offentlighedsloven Sager oprettet på Arbejdstilsynets eget initiativ Aktindsigt i administrative bødeforelæg, som en juridisk person har vedtaget Sager oprettet efter henvendelse fra politiet Henvisning til politiet ved anmodning om aktindsigt i sager om grove overtrædelser Aktindsigt i sag om grov overtrædelse efter forvaltningsloven Verserende sager Afsluttede sager Sager, hvor Arbejdstilsynet har anmodet politiet om tiltalerejsning Sager, der er afgjort med administrativ bøde Aktindsigt i tilsynssagen, når der er oprettet en sag om grov overtrædelse Dokumenter på tilsynssagen Særligt om rapport om grove overtrædelser

5 FORMELLE REGLER 1. Anvendelsesområde og sagsbehandlingsregler Aktindsigt er, når en borger, en virksomhed, en organisation, journalister eller andre får adgang til at se en eller flere sager, dokumenter eller bestemte oplysninger i en sag. Adgang til aktindsigt kan man få via offentlighedsloven, som part via forvaltningsloven, igennem indsigtsretten via persondataloven eller som adgang til miljøoplysninger via miljøoplysningsloven. 1.1 Offentlighedsloven Formålet med aktindsigt er bl.a. at sikre åbenhed hos myndigheder mv. og understøtte offentlighedens, herunder pressens, kontrol med den offentlige forvaltning. Offentlighedsloven anvendes på al offentlig forvaltning. Det vil sige, at der efter offentlighedsloven kan gives aktindsigt i mere end sager i gængs forstand, bl.a. faktisk forvaltningsvirksomhed, dvs. den del af forvaltningens opgaver, der ikke handler om at træffe afgørelser. 1.2 Forvaltningsloven Formålet med aktindsigt efter forvaltningsloven er at give parten (fx en virksomhed eller en borger) indsigt i egen sag, hvor der er eller vil blive truffet en afgørelse. Det giver parten mulighed for at blive bekendt med hele det grundlag, som afgørelsen hviler på. Adgang til partsaktindsigt efter forvaltningsloven gælder udelukkende i sager, hvor der skal træffes en afgørelse. 1.3 Persondataloven Formålet med aktindsigt efter persondataloven er at give en person, der er registreret oplysninger om, ret til at få kendskab til oplysningernes indhold, baggrunden for registreringen, videregivelse af de registrerede oplysninger samt hvorfra, oplysningerne stammer. Persondataloven finder anvendelse på alle personhenførbare oplysninger, som behandles elektronisk og personoplysninger, der er eller vil blive indeholdt i et register. Definition af personoplysninger Ved personoplysninger forstås enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Det er uden betydning, om personoplysningen er almen kendt, umiddelbar tilgængelig eller ej. Det vil sige, at også de tilfælde, hvor det kun for den indviede vil være muligt at forstå, hvem oplysningen vedrører, er omfattet af definitionen Loven er relevant for Arbejdstilsynet, fordi tilsynet i nogle sager behandler oplysninger, der er personhenførbare, herunder oplysninger der ikke er afgivet af den registrerede selv. Eksempel Situationer, hvor der kan fremkomme personhenførbare oplysninger, kan nævnes sager om anerkendelse af erhvervsmæssige kvalifikationer fra udlandet, indhentelse af oplysninger på tilsyn, personoplysninger afgivet i rapporter fra de autoriserede rådgivere, sager vedrørende ombytning/fornyelse af certifikater, ansøgning om arbejdsmiljørådgiver-autorisation, arbejdsgivers anmeldelse af en ulykke samt sager om udenlandske enkeltmandsvirksomheder, hvor der i sagen ligger fotos af pas. Loven er derudover relevant for Arbejdstilsynet i sager vedrørende aktindsigt, da den bl.a. begrænser adgangen til meraktindsigt. 5

6 1.4 Lov om aktindsigt i miljøoplysninger Formålet med lov om aktindsigt i miljøoplysninger er at give enhver ret til at blive bekendt med miljøoplysninger. Miljøoplysninger defineres i lovens 3. Lov om aktindsigt i miljøoplysninger finder kun anvendelse på miljøoplysninger og arbejdsmiljøoplysninger er ikke omfattet af loven. 1.5 Arkivloven Arbejdstilsynet har i henhold til 13 i arkivloven som udgangspunkt pligt til at aflevere dokumenter/arkivalier til Statens Arkiver, inden dokumenterne/arkivalierne er 30 år gamle. Fristen regnes fra den dato, der er angivet på dokumentet, jf. arkivlovens 29. Arkivloven omfatter dog også dokumenter, som er minimum 20 år gamle, og uanset om de er afleveret til statens arkiver. Det betyder, at aktindsigtsbegæringer, der vedrører dokumenter, der er mere end 20 år gamle, bl.a. skal behandles efter arkivloven. Udgangspunktet er, at der er en videre adgang til dokumenter, der er arkivalier, end efter offentlighedsloven. Vær dog særligt opmærksom på, at visse oplysninger er undergivet en længerevarende beskyttelse. Fx er oplysninger om enkeltpersoners private forhold først tilgængelige efter 75 år, hvilket kan få betydning i forbindelse med straffesager. Arkivloven forudsætter ikke en nærmere identifikation af den sag eller dokument, der ønskes aktindsigt i, og derfor medfører aktindsigt efter arkivlovens regler ofte en mere vidtgående adgang til Arbejdstilsynets sagsmateriale end aktindsigt efter offentlighedsloven. Aktindsigt i arkivalier gives efter offentlighedsloven og forvaltningsloven. Herudover er der arkivadgang efter reglerne i arkivlovgivningen. En anmodning om aktindsigt kan afslås, selvom sagerne kan identificeres, hvis behandlingen af en anmodning om aktindsigt medfører et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, jf. 9, stk. 2, nr. 1. I forbindelse med behandling af aktindsigtssager efter arkivloven, skal man imidlertid være opmærksom på, at arkivloven ikke ophæver Arbejdstilsynets særlige tavshedspligt og beskyttelsen efter arbejdsmiljølovens 79, stk. 2. Arbejdstilsynets praksis Når en part, organisation, journalist osv. retter henvendelse til Arbejdstilsynet med henblik på aktindsigt i dokumenter, som er blevet arkiveret, er det Arbejdstilsynets praksis, at Arbejdstilsynet selv rekvirerer dokumenter fra det pågældende statslige arkiv med henblik på at træffe afgørelse om aktindsigt. Se i øvrigt (Arkivhåndbog for statslige myndigheder) samt (Arbejdstilsynets journalinstruks) 2. Betingelser for aktindsigt 2.1 Adgang efter offentlighedsloven Enhver har ret til at få aktindsigt efter offentlighedslovens 7. Der kan således ikke sættes begrænsninger for hvem, der kan få adgang til indsigt efter offentlighedsloven. 6

7 2.2 Adgang efter forvaltningsloven Den, der er part i en sag, hvor der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, har ret til at få indsigt i sagens dokumenter efter forvaltningslovens Partsbegrebet Personer, virksomheder og organisationer, der berøres retligt, væsentligt og individuelt af en afgørelse, vil i almindelighed være parter i en sag. Særligt i forhold til ansatte gælder det, at ansatte på en virksomhed, som modtager en reaktion fra Arbejdstilsynet, ikke er parter i sagen. Parter er fx ansøgere, virksomheder og personer, som krav, påbud eller forbud retter sig mod. Naboer, journalister, konkurrerende virksomheder, vidner og fagforeninger, der ikke repræsenterer et medlem, betragtes ikke som parter. Anmeldere og personer, der klager over andre forhold end afgørelsen i deres egen sag, er sædvanligvis heller ikke parter. Det er også muligt, at lade sig repræsentere ved fx en advokat eller en fagforening. Se her afsnit Afgørelsesbegrebet Retten til aktindsigt efter reglerne i forvaltningslovens gælder kun sager, hvori der er eller vil blive truffet en afgørelse. Det betyder bl.a., at der ikke er pligt til at give aktindsigt i dokumenter med tilknytning til faktisk forvaltningsvirksomhed, fx Arbejdstilsynets generelle forberedelse af tilsynsaktiviteter og tildeling af smiley. Der er heller ikke pligt til at give aktindsigt i sager om gennemførelse af generelle retsforskrifter, fx love, bekendtgørelser mv. I sådanne tilfælde skal en anmodning om aktindsigt behandles efter reglerne i offentlighedsloven. 2.3 Adgang efter persondataloven Enhver person, der er registreret oplysninger om hos en offentlig myndighed, har adgang til aktindsigt efter persondataloven. Loven omfatter alle personhenførbare oplysninger. Bemærk, at oplysninger om enkeltmandsejede virksomheder og interessentskaber (I/S) betragtes som personoplysninger, idet de relaterer sig til en enkelt person, nemlig ejeren af virksomheden. 2.4 Adgang efter miljøoplysningsloven Enhver kan få adgang til miljøoplysninger, jf. lovens 2, stk. 1. Ligesom offentlighedsloven gælder miljøoplysningsloven for enhver. Hvis der er bedt om aktindsigt i miljøoplysninger, er det miljøoplysningsloven, som der træffes afgørelse efter. 42 i offentlighedsloven foreskriver, at den gamle offentlighedslov også gælder for sager der behandles efter lov om aktindsigt i miljøoplysninger. Det betyder blandt andet at 9 om uforholdsmæssigt ressourceforbrug ikke gælder i disse sager. I det omfang den nye offentlighedslov giver en videre adgang til aktindsigt end miljøoplysningsloven, vil Arbejdstilsynet dog skulle give aktindsigt efter den nye offentlighedslov. Ved miljøoplysninger forstås alle oplysninger, som nævnt i lovens 3. Loven indeholder en bred definition af udtrykket miljøoplysninger. Det er fastsat i bestemmelsen, at der ved miljøoplysninger bl.a. skal forstås alle oplysninger, som er i myndighedens besiddelse, og som vedrører tilstanden i miljøelementer som f.eks. luft, vand, jord (nr. 1) eller som vedrører faktorer som f.eks. stoffer, energi, støj mv. (nr. 2) Dette gælder uanset hvornår oplysningerne er tilvejebragt og uanset i hvilken form de foreligger. 7

8 Under udtrykket miljøoplysninger hører også oplysninger, der vedrører administrative foranstaltninger såsom lovgivning, planer, programmer mv., der påvirker eller kan påvirke de miljøelementer, der er nævnt i nr. 1 og 2 (nr. 3), rapporter om gennemførelse af miljølovgivningen (nr. 4) og oplysninger, der vedrører menneskers sundheds- og sikkerhedstilstand, herunder forurening af fødekæden, i det omfang de påvirkes af eller kan påvirkes af de enkelte miljøelementers tilstand, som nævnt i nr. 1 (nr. 6). Miljøoplysningsloven finder ikke anvendelse på arbejdsmiljøoplysninger, men Arbejdstilsynet kan dog godt være i besiddelse af miljøoplysninger. Som eksempler på områder hvor Arbejdstilsynet kan være i besiddelse af miljøoplysninger kan nævnes genområdet, risikoområdet (se videre i afsnit ) og oplysninger i produktregistret. De tre nævnte områder er omfattet, da de administreres sammen med miljømyndighederne, hvorfor der tilgår Arbejdstilsynet miljøoplysninger. Eksempel Risikosager kan indeholde miljøgodkendelser, som typisk indeholder arbejdspladsernes miljøoplysninger. Ved tvivlstilfælde inddrager Arbejdstilsynet miljømyndighederne. Se i øvrigt Miljøstyrelsens vejledning til lov om aktindsigt i miljøoplysninger: 3. Krav til anmodningen om aktindsigt (identifikationskrav) 3.1 Identifikationskrav i offentlighedsloven En anmodning om aktindsigt skal indeholde de oplysninger, der er nødvendige for, at en myndighed mv. kan identificere den sag eller de dokumenter, der ønskes aktindsigt i. Begæringen skal samtidig angive det tema som sagen eller dokumenterne vedrører, jf. offentlighedslovens 9, stk. 1. Arbejdstilsynet har et velfungerende sagsbehandlingssystem, og det er derfor oftest muligt for Arbejdstilsynet at fremsøge sager, uanset at anmoder ikke kan angive en bestemt sag eller et bestemt dokument. Anmodes der fx om aktindsigt i alle reaktioner afgivet til X-kommune inden for de sidste 3 år, er det muligt at finde disse sager, uanset at det formelle identifikationskrav ikke er opfyldt. Arbejdstilsynet vil også kunne finde sager på alle virksomheder inden for en given branchekode, fx reaktioner til landets bosteder eller døgninstitutioner. 8

9 Arbejdstilsynet vil dog typisk have brug for oplysninger om en virksomheds CVR-nummer, adresse eller p-nummer, hvis der anmodes om aktindsigt i dokumenter i navngivne enkeltvirksomheder, fx reaktioner til bostedet Ørnehøj (uden anden identifikation). Tilsvarende gælder, hvis der anmodes om aktindsigt i virksomheder uden selvstændigt p-nummer, fx reaktioner til alle landets fødeafdelinger. I disse tilfælde vil Arbejdstilsynet typisk bede anmoder om at vende tilbage med en angivelse af p-nummer eller anden identifikation på virksomheden. Anmodes der om aktindsigt i lignende reaktioner, arbejder eller tilsvarende, hvor der er tvivl om, hvad der er omfattet af lignende, afklares det konkret med anmoder, hvad der ønskes aktindsigt i. I den forbindelse kan Arbejdstilsynet fx stille en oversigt over relevante reaktioner til rådighed med henblik på, at anmoder kan udpege de reaktioner, som anmoder finder relevante Ressourcebetragtning En anmodning om aktindsigt kan afslås, selvom sagerne kan identificeres, hvis behandlingen af en anmodning om aktindsigt medfører et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, jf. 9, stk. 2, nr. 1. Hvis Arbejdstilsynet umiddelbart vurderer, at anmodningen vil kræve for mange ressourcer, skal der altid indledes en dialog med anmoderen om afgrænsning af aktindsigtsanmodningen, inden der træffes en afgørelse. I vurderingen af, om der er tale om uforholdsmæssigt ressourceforbrug, kan lægges vægt på det forventede tidsforbrug i forbindelse med behandlingen af aktindsigten. Hvis det samlede tidsforbrug forventes at overstige 25 arbejdstimer (tre fulde arbejdsdage) vil Arbejdstilsynet som udgangspunkt kunne afslå at behandle anmodningen. Der må lægges vægt på, hvor mange sager eller dokumenter anmodningen indebærer, ligesom der må lægges vægt på, om aktindsigten på grund af dokumenternes og sagernes indhold vil være kompliceret at behandle, herunder mængden og karakteren af oplysninger, som vil skulle undtages eller anonymiseres. Arbejdstilsynet kan ikke afslå at behandle anmodningen, hvis det uforholdsmæssige ressourceforbrug beror på Arbejdstilsynets egne forhold, fx hvis Arbejdstilsynet ikke har journaliseret tilstrækkeligt. Vær dog opmærksom på, at Arbejdstilsynet kun sjældent kan afslå at behandle en aktindsigtsanmodning fra pressen på baggrund af ressourcebetragtninger. Se afsnit nedenfor Arbejdstilsynets praksis Ved vurderingen af, om der kan gives afslag på en anmodning om aktindsigt på grund af ressourceforbruget (mere end 25 timer) skal der altid foretages et kvalificeret skøn i samråd med en centerjurist/jurist. I nogle tilfælde vil Arbejdstilsynet kunne afvise at behandle en anmodning med henvisning til et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, hvis den samme ansøger anmoder om aktindsigt i den ene sag efter den anden. En anmoder skal normalt have fremsat anmodninger indenfor de seneste seks måneder for, at Arbejdstilsynet kan afslå at behandle sagen på dette grundlag. Som udgangspunkt skal AT tælle bagud et halvt år, med henblik på at konstatere, om vedkommende inden for det sidste halve år, har fremsat 10 til 15 anmodninger. Der er tale om en konkret vurdering, hvor Arbejdstilsynet blandt andet skal være opmærksom på om den aktindsigtssøgende i en eller flere af anmodningerne har en særlig interesse. Ved 9

10 vurderingen af om Arbejdstilsynet kan afslå anmodningen under henvisning til ressourceanvendelsen, kan Arbejdstilsynet lægge vægt på, at der er tale om anmodninger i nye sager, emner og arbejdsmiljøtemaer. Hvis der er tale om supplerende anmodninger i samme sag, imødekommer Arbejdstilsynet som det klare udgangspunkt anmodningen. Et afslag på aktindsigt, som er begrundet med uforholdsmæssigt ressourceforbrug kan ikke omgås af anmoder ved, at vedkommende deler den samme anmodning op i små bider og sender dem ind efterfølgende lidt ad gangen. Det skal fremhæves, at hvis der er tale om en anmodning, som vil være uforholdsmæssig ressourcekrævende at behandle, går Arbejdstilsynet i dialog med ansøgeren om at konkretisere anmodningen for at både hensynet til Arbejdstilsynets ressourcer og hensynet til ansøgerens interesse i at få aktindsigten kan imødekommes. Det er vigtigt, når Arbejdstilsynet afviser på grund af uforholdsmæssigt ressourceforbrug, at Arbejdstilsynet har rettet henvendelse til anmoderen om en mulig afgrænsning og konkretisering af aktindsigtsanmodningen, så ressourceforbruget kan reduceres. En sådan henvendelse til anmoder skal altid være dokumenteret på aktindsigtssagen, fx ved et telefonnotat eller et kvitteringsbrev til anmoder. Det skal endvidere fremgå af sagen, hvilket resourceestimat Arbejdstilsynet har gjort og hvordan man er nået frem til dette estimat Personer med særlig interesse i aktindsigt Hvis den, der har søgt om aktindsigt, kan godtgøre at have en særlig interesse (journalister, forskere, og andre) i sagerne eller dokumenterne, vil Arbejdstilsynet som udgangspunkt være forpligtet til at behandle anmodningen, uanset hvor omfattende eller kompleks, sagen er at behandle. Der vil således som det klare udgangspunkt kun kunne gives afslag i de helt ekstraordinært omfattende sager. Eksempel En journalist anmoder om aktindsigt i samtlige påbud om psykisk arbejdsmiljø til alle landets hospitaler de seneste 10 år. Her må Arbejdstilsynet i lyset af anmodningens meget omfattende karakter være berettiget til at bede journalisten om at afgrænse anmodningen yderligere, fx hvilken type påbud eller påbud til en bestemt branche, geografisk område mv. Hvis journalisten ikke vil foretage en sådan afgrænsning, må Arbejdstilsynet meddele afslag på anmodningen med henvisning til det uforholdsmæssige ressourceforbrug. For at kunne afslå en anmodning om aktindsigt med henvisning til et uforholdsmæssigt ressourceforbrug skal Arbejdstilsynet forinden have forsøgt at indlede en dialog med anmoder om en nærmere afgrænsning. Arbejdstilsynet skal for så vidt det er muligt meddele aktindsigt i en delmængde af det ønskede materiale inden tilsynet afslår men henvisning til ressourceforbruget. Folketingets Ombudsmand har i en konkret sag vurderet, at 60 timer var et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, hvor en journalist havde anmodet om aktindsigt. Der er tale om en konkret vurdering i hver sag. Vejledende er dog, at hvis det estimere ressourceforbrug herefter ligger omkring 60 timer, skal vurderingen af om der kan gives afslag med henvisning til ressourceforbruget vendes med en jurist. I AFC vil sagen skulle vendes med MV Retsstridige formål eller lignende Arbejdstilsynet kan give afslag på en anmodning om aktindsigt, hvis det må antages, at anmodningen skal tjene et retsstridigt formål eller lignende, jf. 9, stk. 2, nr. 2. Der skal foreligge 10

11 nogle helt konkrete faktiske oplysninger om, at dette er tilfældet, eller der skal være klare indikationer på, at der er tale om misbrug eller at anmodningen har karakter af chikane. Udtrykket lignende omfatter blandt andet trusler af offentlige medarbejdere, og intimidering, som ikke med sikkerhed kan karakteriseres som retsstridigt, men som offentlige ansatte ikke bør tåle. Ved vurderingen af, om der muligvis er tale om en aktindsigtsanmodning som kan tjene retsstridige formål eller lignende, må man vægte de konkrete omstændigheder ved anmodningen. Det kan her indgå, om ansøgeren selv har givet udtryk for, at anmodningen er fremsat med det formål at genere eller forfølge en person mv. Der kan også lægges vægt på, om ansøgeren tidligere har benyttet oplysninger, som denne har fået aktindsigt i, til at begå retsstridige forhold eller chikanere nogen. Der kan endeligt lægges vægt på, om ansøgeren har opført sig truende, fx ved møder eller over telefonen. 3.2 Identifikationskrav i forvaltningsloven Hvis en part anmoder om aktindsigt, skal anmodningen angive den sag, der indeholder de dokumenter, som parten ønsker aktindsigt i, jf. forvaltningslovens 9a. Det betyder, at anmodningen skal indeholde tilstrækkelig information til, at Arbejdstilsynet kan identificere sagen. Parten må derfor kunne forvente, at nyere sager kan identificeres alene på grund af navn på virksomheden mv. Endvidere skal parten identificere sig, således at tavshedspligten ikke krænkes. 3.3 Identifikationskrav i persondataloven Personer, der fremsætter anmodning om aktindsigt efter persondataloven, skal have oplyst, om, der behandles oplysninger om vedkommende, jf. persondatalovens 31, stk Identifikationskrav i miljøoplysningsloven Enhver kan fremsætte begæring om aktindsigt i miljøoplysninger, jf. lovens 2, stk. 1. En anmodning om aktindsigt i miljøoplysninger behandles efter reglerne i offentlighedslovens 36, jf. miljøoplysningslovens 4. Det betyder, at der som hovedregel gælder de samme regler i miljøoplysningsloven som i offentlighedsloven ved behandlingen af en anmodning om aktindsigt. Dog er der en absolut frist på to måneder til at træffe afgørelse med hensyn til en begæring om aktindsigt. 4. Ingen formkrav til anmodningen 4.1 Formkrav i offentlighedsloven, forvaltningsloven, persondataloven og miljøoplysningsloven Der er ikke nogen formkrav til en anmodning om aktindsigt, hverken efter offentlighedsloven, forvaltningsloven, persondataloven eller miljøoplysningsloven. En anmodning om aktindsigt kan være skriftlig eller mundtlig. Den, der anmoder om aktindsigt, kan også være anonym, medmindre der er tale om egenacces i medfør af offentlighedsloven eller partsindsigt efter forvaltningsloven. Der kan heller ikke stilles krav om en begrundelse for at anmode om aktindsigt Partsrepræsentant i forvaltningsloven En repræsentant for en part har samme mulighed for at få aktindsigt i sagens dokumenter som parten. Partsrepræsentanten skal fremvise en fuldmagt som dokumentation for, at vedkommende repræsenterer parten. Det følger af advokaters særlige stillingsfuldmagt og ligger indenfor rammerne af advokaters virke, at de handler på vegne af en part, hvorfor der ikke er krav om fuldmagt ved anmodninger fra advokater. 11

12 5. Sagsbehandling 5.1 Hvem behandler aktindsigtssagen? Arbejdstilsynet skal behandle og afgøre anmodninger om aktindsigt i sager, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af Arbejdstilsynet. I det tilfælde, at de dokumenter der anmodes om aktindsigt i, ikke indgår i afgørelsessager, har alle de myndigheder, der har dokumentet i deres besiddelse, kompetence til at behandle anmodningen. Arbejdstilsynet har kun pligt til at behandle en anmodning om aktindsigt, hvis der anmodes om aktindsigt i dokumenter, som tilhører eller er udlånt til Arbejdstilsynet. Hvis Arbejdstilsynet kun opbevarer dokumenter, fx for en anden myndighed eller privat virksomhed, har Arbejdstilsynet ikke pligt til at udlevere disse. Modtager Arbejdstilsynet en anmodning, der vedrører en sag, der behandles hos en anden myndighed, fx Arbejdsmiljøklagenævnet, har Arbejdstilsynet pligt til straks at videresende anmodningen til den rette myndighed, se afsnit 5.3. I dette tilfælde skal Arbejdstilsynet således ikke behandle anmodningen. Eksempel Rapporter fra BST (bedriftssikkerhedstjeneste), opbevares af Arbejdstilsynet, da BST er blevet nedlagt. Arbejdstilsynet giver aktindsigt af konduitemæssige grunde i materialet, når anmoderen eller dennes repræsentant, fx en faglig organisation, har en særligt personlig interesse i at få indsigt i materialet, fx i forbindelse med en arbejdsskadeerstatningssag. I disse tilfælde følges reglerne om tavshedspligt m.v. som i andre sager om aktindsigt. Se hertil afsnit 13 om tavshedspligt. Arbejdstilsynet er én enhed. Internt skal aktindsigtsanmodningen som udgangspunkt behandles i det center, der har behandlet og truffet afgørelse i den sag, der anmodes om aktindsigt i. Dog er TC Syd ansvarlig for at koordinere og træffe samlet afgørelse i landsdækkende aktindsigtssager. 5.2 Landsdækkende aktindsigtssager En anmodning om aktindsigt betragtes som landsdækkende, når anmodningen kræver inddragelse af mere end ét tilsynscenter. Der er typisk tale om anmodninger fra journalister, organisationer og lignende. Men en landsdækkende anmodning om aktindsigt kan også være fremsat af privatpersoner. 5.3 Aktindsigt i tilsynssager, hvor der er klaget over en afgørelse Når klagen er under remonstration Hvis der bliver anmodet om aktindsigt i en tilsynssag, hvor der er klaget over afgørelsen, og klagen er under remonstration (dvs. i den periode hvor Arbejdstilsynet har modtaget en klage og overvejer om påbuddet, dispensationen osv. skal fastholdes, trækkes eller ændres), skal Arbejdstilsynet behandle anmodningen om aktindsigt, jf. offentlighedslovens 36. Kompetencen til at træffe afgørelse om aktindsigt i klagesagen overgår til Arbejdsmiljøklagenævnet, når Arbejdstilsynet har fremsendt udtalelsen og sagen til klagenævnet. 12

13 5.3.2 Når klagesagen er under behandling i Arbejdsmiljøklagenævnet Hvis Arbejdstilsynet modtager en anmodning om aktindsigt i en tilsynssag, hvor der er klaget over afgørelsen, og udtalelsen og klagesagen er oversendt til klagenævnet, træffer Arbejdstilsynet alene afgørelse om aktindsigt i de dokumenter, der er på tilsynssagen. Arbejdstilsynet markerer altid (i alle aktindsigtssager) påbud, som er påklaget samt eventuelt resultat heraf. Der gøres samtidig i afgørelsen om aktindsigt opmærksom på, hvis der er påklagede reaktioner blandt akterne. Hvis anmoder direkte beder om aktindsigt i klagesagen, sender Arbejdstilsynet anmodningen om aktindsigt i klagesagen videre til klagenævnet med oplysning om, hvad Arbejdstilsynet har givet hhv. afslået aktindsigt i. Herefter behandler Arbejdsmiljøklagenævnet anmodningen om aktindsigt i klagenævnsdokumenter. I Arbejdstilsynets afgørelse om aktindsigt skal den, der anmoder om aktindsigt, oplyses om, at den del af anmodningen, der omhandler dokumenter, der indgår i klagesagen, fx udtalelser og høringssvar til klagenævnet, videresendes til behandling i klagenævnet, der træffer afgørelse om aktindsigt i disse dokumenter. Når klagesagen er afgjort i klagenævnet, er det fortsat klagenævnet, der skal tage stilling til, om der skal gives aktindsigt i klagesagen. Baggrunden for dette er, at det er den myndighed, som sidst har truffet afgørelse i den pågældende sag, som har kompetencen til at træffe afgørelse om aktindsigt. Hvis klagenævnet modtager en anmodning om aktindsigt i en klagesag, hører nævnet Arbejdstilsynet, hvis der i sagen indgår dokumenter, som Arbejdstilsynet har en særlig interesse i, fx politirapporter. 5.4 Særligt vedrørende journalisering i forbindelse med aktindsigt Ved behandlingen af en anmodning om aktindsigt, er det vigtigt at holde sig for øje, at der ikke nødvendigvis er sammenfald mellem de dokumenter, der allerede er eller skal journaliseres på sagen, og hvilke dokumenter, der er aktindsigt i. Det er uden betydning for spørgsmålet om aktindsigt efter offentlighedsloven, om de pågældende dokumenter er journaliseret eller ej. 5.5 Generelt om fremgangsmåde Når en aktindsigtsanmodning skal behandles, skal det først afklares hvilket hjemmelsgrundlag, der skal anvendes; offentlighedsloven, forvaltningsloven, persondataloven og/eller miljøoplysningsloven. Når en aktindsigtsanmodning skal behandles skal den, der anmoder om aktindsigt, sikres den bedst mulige retsstilling, altså få indsigt i videst muligt omfang. Er den, der anmoder om aktindsigt, part i sagen, er det generelt mest fordelagtigt at få partsaktindsigt efter forvaltningsloven. Dog er der visse typer af oplysninger, som parten lettere vil kunne få adgang til gennem offentlighedsloven, fx oplysninger om personlige forhold, som ikke er indeholdt i en afgørelsessag, men som personen kan få adgang til efter reglerne om egenacces, jf. offentlighedslovens 8. Se om egenacces i afsnit 7.1. Det samme gælder for indsigtsretten efter persondataloven. Arbejdstilsynets praksis Arbejdstilsynet skal kontakte anmoderen og indgå i dialog om rammerne for aktindsigten, hvis der er tvivl om indholdet eller omfanget. 13

14 De fleste af Arbejdstilsynets sager om aktindsigt skal behandles efter offentlighedsloven eller forvaltningsloven. For disse to regelsæt er fremgangsmåden den samme. Det er udgangspunktet, at der er adgang til aktindsigt i alle sager. Derfor skal man som det første undersøge, om hele sagen/sager skal undtages. Hvis ikke hele sagen skal undtages, tages der på lignende måde stilling til de enkelte dokumenter i sagen. Det vil sige, om dokumenterne kan eller skal undtages. Selv hvis et dokument skal undtages, skal det dog altid undersøges, om der er oplysninger i dokumentet, der alligevel skal gives aktindsigt i såkaldt ekstrahering, jf. afsnit 8.6 og Hvis der skal gives aktindsigt i et dokument, skal det altid vurderes, om der er oplysninger, der skal undtages for indsigt. Fremgangsmåden kan derfor anskues som tragten nedenfor. Sager Dokumenter Oplysninger Arbejdstilsynet har i øvrigt altid pligt til at undersøge, om der kan gives aktindsigt i dokumenter og oplysninger i videre omfang, end vi er forpligtet til efter reglerne, jf. offentlighedslovens 14 og forvaltningslovens 10 om meroffentlighed. Der henvises i øvrigt til afsnit Særligt om straffesager (GO-sager) Før Arbejdstilsynet træffer afgørelse om aktindsigt i en tilsynssag, skal det undersøges, om der er påbegyndt en strafferetlig vurdering af sagen, da dette vil have betydning for vurderingen af om der kan gives aktindsigt i dokumenter og oplysninger på tilsynssagen. Den strafferetlige vurdering anses for påbegyndt på det tidspunkt, hvor en sag om grov overtrædelse (GO-sag) oprettes enten som følge af, at rapport om grov overtrædelse er journaliseret, eller som følge af, at Arbejdstilsynet modtager en politirapport med anmodning om en udtalelse om strafspørgsmålet. 14

15 Er der oprettet GO-sag, skal det ved behandlingen af aktindsigt i tilsynssagen systematisk overvejes, om der er efterforskningsmæssige hensyn, der evt. kan betyde, at der er oplysninger eller dokumenter, der skal undtages fra aktindsigt. Se nærmere under afsnit 7 og afsnit Høring af andre myndigheder Normalt vil det ikke være nødvendigt med en høring af andre, fx myndigheder, i en sag om aktindsigt dog er der visse undtagelser (se boksen neden for). Der skal som udgangspunkt heller ikke ske høring internt i Arbejdstilsynet. Arbejdstilsynets praksis Arbejdstilsynet hører på visse områder andre myndigheder, før aktindsigten gives, når der er tale om oplysninger, der stammer fra den pågældende myndighed eller har betydning for denne. Ved risikovirksomhed (Serveso virksomhed), høres politiet over dokumenterne. Arbejdstilsynet har fx hørt politiet i forbindelse med anmodning om aktindsigt i beredskabsplaner. I sager vedrørende fx fængsler, høres Kriminalforsorgen altid over dokumenterne med henblik på vurdering af, om der er sikkerhedsmæssige forhold, fx bemanding, sikkerhedsprocedurer m.v., der skal undtages fra aktindsigt. Arbejdstilsynet hører også virksomheder, hvis dokumenter kan indeholde forretningshemmeligheder eller andre oplysninger, som kan skade virksomheden eller de ansatte, hvis de bliver undergivet aktindsigt. I sager vedrørende Militæret høres Værnsfælles Forsvarskommando altid over dokumenterne, med henblik på en vurdering af sikkerhedsmæssige forhold der skal undtages fra aktindsigt. I sager om aktindsigt i miljøoplysninger inddrager Arbejdstilsynet ved tvivlstilfælde miljømyndighederne ved at høre den lokale miljømyndighed på området. Inddragelsen kan fx være i form af en høring om, hvorvidt der er tale om en miljøoplysning, eller Arbejdstilsynet kan aftale med den lokale miljømyndighed, at det er miljømyndigheden, som forestår aktindsigten, og Arbejdstilsynet der bidrager. 6. Krav til svarfrister og form 6.1 Frister efter offentlighedsloven og forvaltningsloven En anmodning om aktindsigt, om sammenstilling af oplysninger og om aktindsigt i databeskrivelser skal behandles snarest, og som altovervejende hovedregel være færdigbehandlet inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, jf. offentlighedslovens 36, stk. 2 og forvaltningslovens 16, stk. 2. Udtrykket snarest betyder ifølge bemærkningerne til offentlighedsloven, at Arbejdstilsynet som udgangspunkt skal tilstræbe at færdigbehandle anmodninger om aktindsigt i løbet af 1-2 arbejdsdage efter modtagelsen af anmodningen, når der er tale om: Klart identificerede sager som indeholder et begrænset antal dokumenter, der ikke giver anledning til nærmere gennemgang eller overvejelser. 15

16 Udtrykket 7 arbejdsdage betyder, at bl.a. lørdage, søndage og helligdage ikke skal medregnes ved beregningen af fristen på 7 arbejdsdage. Det er uden betydning, hvornår på døgnet anmodningen modtages. Selvom en anmodning modtages efter kontortids ophør, må den anses for at være modtaget den dag den er indgået. Fristen begynder først at tælle fra første arbejdsdag efter at anmodningen er modtaget. Dage hvor Arbejdstilsynet har lukkedage, men hvor der ikke er tale om en lørdag, søndag eller helligdag, skal dog tælles som arbejdsdag. (Se i øvrigt bemærkningerne til 10 i lov nr. 528 af 2012 om digitale postkasser.) Eksempel En anmodning om aktindsigt sendes til Arbejdstilsynet en fredag kl Arbejdstilsynets åbningstider er mandag til torsdag fra kl og fredag kl Anmodningen betragtes som modtaget om fredagen. Første arbejdsdag som tæller med i fristen er mandag. Arbejdstilsynet skal som udgangspunkt færdigbehandle anmodninger om aktindsigt i løbet af 3-7 arbejdsdage efter modtagelsen af anmodningen, når der er tale om: En anmodning om aktindsigt, der kræver særlige overvejelser eller nærmere gennemgang eller En anmodning om aktindsigt, der omfatter lidt flere dokumenter, der dog ikke kræver nærmere gennemgang eller overvejelser. Arbejdstilsynet skal som udgangspunkt færdigbehandle en anmodning om aktindsigt indenfor 14 arbejdsdage efter modtagelsen af anmodningen, når der er tale om: De særlige tilfælde, hvor anmodningen om aktindsigt omfatter et stort antal dokumenter, eller Hvor anmodningen giver anledning til mere komplekse overvejelser, fx af juridisk karakter Bemærk at der er direkte klageadgang over sagsbehandlingstiden, hvis ikke Arbejdstilsynet har behandlet anmodningen om aktindsigt 14 dage efter modtagelsen af anmodningen, jf. offentlighedslovens 39, stk. 1. Arbejdstilsynet skal som udgangspunkt færdigbehandle en anmodning om aktindsigt senest indenfor 40 arbejdsdage, når der er tale om: De helt særlige tilfælde, hvor anmodningen om aktindsigt omfatter et meget stort antal dokumenter, De tilfælde, hvor anmodningen giver anledning til ganske komplekse juridiske spørgsmål eller principielle overvejelser, eller De tilfælde, hvor en anden myndighed eller virksomhed skal høres om aktindsigtsanmodningen. Såfremt Arbejdstilsynet ikke har haft mulighed for at overholde fristen, skal anmoder vejledes om, at der kan klages særskilt over denne overtrædelse, og dette skal fremgå af afgørelsen. Arbejdstilsynets praksis Hvis Arbejdstilsynet foretager høring af andre myndigheder eller virksomheder i forbindelse med en aktindsigtssag, fastsætter Arbejdstilsynet altid en svarfrist overfor de myndigheder, der høres, sådan at Arbejdstilsynet i videst muligt omfang får mulighed for at overholde 40-dages fristen. Eksempel Eksempler på sager hvor anmodningen om aktindsigt vil tage tid at færdigbehandle er fx: Sager hvor Arbejdstilsynet skal indhente materiale fra Landsarkivet, Rigsarkivet, høre virksomheder om forretningshemmeligheder, høre politi mv. om beredskabsplaner, eller hvor Arbejdstilsynets skal tage principiel stilling indenfor nye områder. Det kan også dreje sig om sager, der tidsmæssigt strækker sig over flere år, sager, der indeholder et stort antal følsomme personoplysninger samt sager om regeludvalg, hvor Arbejdstilsynet skal høre Arbejdsmiljørådet. 16

17 6.1.1 Underretning om udsættelse af sagsbehandlingsfristen Hvis anmodningen undtagelsesvist ikke færdigbehandles indenfor 7 arbejdsdage efter modtagelsen, skal den, der anmoder om aktindsigt, underrettes om dette. I praksis ringer Arbejdstilsynet til anmoderen, og søger at afgrænse indhold og tid. Det er her vigtigt, at lave et telefonnotat, som indeholder de konkrete aftaler. I tilfælde hvor dette ikke er muligt, må der sendes en underretning. Underretningen skal indeholde en begrundelse for, hvorfor anmodningen ikke kan færdigbehandles indenfor fristen på 7 arbejdsdage, samt en mere præcis oplysning om, hvornår personen kan forvente at få en afgørelse. Underretningen om udsættelse af sagsbehandlingsfristen skal afsendes fra Arbejdstilsynet inden udløbet af den 7. arbejdsdag efter modtagelsen af anmodningen om aktindsigt. Arbejdstilsynets praksis Arbejdstilsynet tilstræber at holde den, der anmoder om aktindsigt, løbende orienteret om, hvorfor vedkommende endnu ikke har fået svar, og gerne med få ugers mellemrum, ligesom orienteringen skal indeholde en besked til personen om, hvornår denne kan forvente at høre nærmere fra Arbejdstilsynet, fx ultimo november. 6.2 Klage over sagsbehandlingstiden Den der anmoder om aktindsigt har ret til at klage særskilt over sagsbehandlingstiden, hvis Arbejdstilsynet ikke har færdigbehandlet anmodningen om aktindsigt inden 14 arbejdsdage efter modtagelsen, jf. offentlighedslovens 39, stk. 1 Hvis Arbejdstilsynet ikke har færdigbehandlet aktindsigtsanmodningen indenfor 7 arbejdsdage efter modtagelsen af klagen over sagsbehandlingstiden, har Arbejdstilsynet pligt til at videresende klagen over sagsbehandlingstiden til klageinstansen med en begrundelse for sagsbehandlingstiden, jf. 39, stk. 2, i offentlighedsloven. Denne forpligtelse gælder ikke ved aktindsigt efter forvaltningsloven. Forpligtelsen til at videresende klagen over sagsbehandlingstiden gælder også for anmodninger om datasammenstillinger, jf. offentlighedslovens 11, og for anmodninger om aktindsigt i databeskrivelser jf. offentlighedslovens 12. Arbejdstilsynet skal fremsende klagen snarest og senest 7 arbejdsdage efter dens modtagelse, jf. 39, stk. 5 i offentlighedsloven. Rette klageinstans vedrørende klager over sagsbehandlingstiden er enten Arbejdsmiljøklagenævnet eller Beskæftigelsesministeriet. 6.3 Gennemførelse af aktindsigten Lov om digitale postkasser går forud for offentlighedsloven, og det betyder, at Arbejdstilsynet vil opfylde sin forpligtelse til at give aktindsigt, når aktindsigten gives elektronisk Hvis der imidlertid direkte anmodes om at få aktindsigten udleveret i fotokopier søger Arbejdstilsynet at imødekomme anmodningen, medmindre sagens omfang eller dokumenternes form taler imod. Arbejdstilsynet skal som udgangspunkt udlevere dokumenterne i den form, der er fremsat ønske om i anmodningen, jf. offentlighedslovens 40 og forvaltningslovens 16, stk. 3. Den, der anmoder om aktindsigt, kan få dokumenterne udleveret i fx papirkopi, som elektroniske dokumenter via e- mail eller ved at anmode ren gennemser de relevante dokumenter hos Arbejdstilsynet. 17

18 Dette gælder dog ikke, hvis udleveringen er umulig eller meget vanskelig eller hvis materialet er offentligt tilgængeligt fx på Arbejdstilsynets hjemmeside. Gennemsyn er efterhånden ikke relevant, da Arbejdstilsynet er overgået til kun at journalisere elektronisk. Af samme grund er det også udgangspunktet, at Arbejdstilsynet udleverer dokumenterne i en aktindsigtssag elektronisk. Dette blev obligatorisk fra 1. november En afgørelse om aktindsigt ved gennemsyn på grund af dokumenternes form skal være begrundet i store vanskeligheder ved at fremstille kopier af materialet. Det vil som regel ikke være tilfældet i Arbejdstilsynets sager Betaling for aktindsigt Arbejdstilsynets praksis Arbejdstilsynet har pt. ikke praksis for at kræve betaling for udlevering af kopier. 6.4 Frister efter miljøoplysningsloven Sager om aktindsigt efter miljøoplysningsloven skal afgøres hurtigst muligt og senest en måned efter modtagelsen af anmodningen. Hvis sagens omfang og komplekse karakter er af en sådan art, at fristen på en måned ikke kan overholdes, kan fristen udvides til seneste to måneder efter modtagelsen, jf. 4, stk. 3. Disse regler gælder som et supplement til den normale frist i offentlighedslovens 36, stk. 2 på 7 arbejdsdage for svar på anmodninger om aktindsigt. Der er altså en absolut frist på to måneder for en afgørelse om aktindsigt i miljøoplysninger. MATERIELLE REGLER 7. Hvad skal der gives aktindsigt i efter offentlighedsloven Udgangspunktet i offentlighedslovens 7, stk. 1 er, at der skal gives aktindsigt i alle de dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en myndighed som led i sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. Dokumenter skal forstås i bred forstand. Der er således også tale om fx billeder, tegninger og prøver og videooptagelser. Aktindsigt efter offentlighedsloven er ikke, som partindsigt efter forvaltningsloven, begrænset til dokumenter, der indgår i afgørelsessager. Anmodninger om indsigt i sager, dokumenter, oplysninger, lister, taludtræk, sammenstilling af oplysninger og tal, registerudtræk m.v. skal behandles efter reglerne om aktindsigt. Hvilken hjemmel i offentlighedsloven, der skal anvendes, vil dog afhænge af, hvad der anmodes om. Eksempler Hvis der anmodes om en liste med antal påbud givet på en bestemt virksomhed, uden at der anmodes om indsigt i påbuddene, skal anmodningen behandles efter 11 om dataudtræk. Hvis der anmodes om en sammenstilling af ulykkesoplysninger eller af oplysninger fra erhvervssygdomsregistret, skal anmodningen behandles efter 11 om dataudtræk Hvis der anmodes om oplysninger om antal påbud om fx kemi indenfor en given periode eksempelvis fordelt på kommuner, vil anmodningen også skulle behandles efter 11. Hvis der anmodes om indsigt i konkrete påbud skal anmodningen behandles efter 7. 18

19 Reglerne om undtagelse fra aktindsigt, forholdet til tavshedspligt og anonymisering skal overholdes, uanset hvilke bestemmelser, der gives indsigt efter. Hvis der er tale om tal, oplysninger, lister mv. der er umiddelbart tilgængelige i den ønskede form på kan der henvises hertil, jf. offentlighedslovens 40, stk. 2. Nærmere om databaser, dataudtræk og databeskrivelse se afsnit 7.2. Materiale, der er udlånt fra anden myndighed, eller andre myndigheders dokumenter, er undergivet aktindsigt, hvis det er oversendt til Arbejdstilsynet til brug for en sag. Det er en betingelse for retten til aktindsigt, at dokumentet på tidspunktet for fremsættelsen af anmodningen om aktindsigt er enten indgået til eller oprettet af Arbejdstilsynet. Arbejdstilsynet er derfor ikke forpligtet til at imødekomme anmodninger om at få tilsendt fremtidige dokumenter i en bestemt sag (løbende aktindsigt), ligesom der ikke gælder en pligt for Arbejdstilsynet til at tilvejebringe eller udarbejde dokumenter, der ikke allerede er i sagen. Dog har AT pligt til at udarbejde en sammenstilling af oplysninger i Arbejdstilsynets databaser, jf. 11. Se afsnit 7.2. Eksempel Hvis Arbejdstilsynet vælger at generere dokumenter, hvor der ikke er pligt til det, udleveres dokumenterne efter meroffentlighedsprincippet. Der skal også gives aktindsigt i indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser, der vedrører den pågældende sags dokumenter, jf. offentlighedsloven 7, stk. 2, nr. 2. Arbejdstilsynets praksis Arbejdstilsynets skal som udgangspunkt altid give aktindsigt i de relevante dokumentlister/journallister i ATIS og GO. Dog kan dette undlades når: 1. der anmodes om aktindsigt i en bestemt reaktionstype 2. det aftales med anmoderen, at der ikke vedlægges journalliste (det kræver, at der ligger et telefonnotat herom på sagen) 3. når der ikke er en sag at give aktindsigt i (fx en ulykke der ikke er blevet undersøgt). Man skal i øvrigt være opmærksom på, om aktindsigt i journallisten eventuelt skal begrænses, hvis den indeholder oplysninger om, at der er indgivet en klage, jf. arbejdsmiljølovens 79, stk. 2, eller om der i øvrigt fremgår oplysninger, som der er grund til at undtage efter de almindelige undtagelsesbestemmelser i offentlighedslovens I givet fald overstreges/anonymiseres den/de opgældende oplysninger i journallisten. Se i øvrigt afsnit 14. Det mest omfattende register i Arbejdstilsynet er ATIS. ATIS omfatter også ulykkes- og lidelsesregistret samt oplysninger fra EASY. Indsigt i oplysninger i ATIS følger af ovennævnte regler, jf. offentlighedslovens 7, stk. 2, nr. 2. Aktindsigt i oplysninger i produktregistret er reguleret i Arbejdsministeriets bekendtgørelse nr. 466 af 14. september 1981 om registret for stoffer og materialer 9. Herefter kan registrets oplysninger udleveres efter reglerne i offentlighedsloven. Dog indeholder produktregistret ofte oplysninger, som kan betragtes som oplysninger om driftsforhold, forretningsforhold og lignende jf. 19