Styrelsen for It og Læring. Vejledning til indtastning af elevoplysninger i forbindelse med:

Transkript

1 Styrelsen for It og Læring Vejledning til indtastning af elevoplysninger i forbindelse med: Indberetning af elevoplysninger for grundskoler pr. 5. september 2015

2 Side 2 af 11 Indhold 1. PRAKTISKE INFORMATIONER:... 3 Hvem henvender denne vejledning sig til?... 3 Hvilke skoler er omfattet af denne indberetning?... 3 Hvilke elever er omfattet af indberetningen?... 3 Hvornår finder indberetningen sted?... 3 Hvad skal indberettes om eleverne? ELEVFORLØB (EKSEMPLER) HVORDAN INDTASTES ELEVOPLYSNINGERNE?... 6 Her finder du indberetningssiden... 6 Sådan logger du på... 6 Sådan indtaster du elevoplysningerne SE OVERSIGTSRAPPORT OVER DE INDBERETTEDE ELEVOPLYSNINGER FORKLARING TIL ELEVOPLYSNINGERNE KOMMUNERS ADGANG KONTAKTOPLYSNINGER:... 11

3 Side 3 af PRAKTISKE INFORMATIONER: Hvem henvender denne vejledning sig til? Vejledningen henvender sig til skoler, der ikke kan indberette elevoplysninger via deres elevadministrative system. Det er skoler, der ikke anvender en af følgende leverandørers elevadministrative system: KMD (KMD Educa Elev) IST Tabulex (TEA) UVdata (UVskole og DSA-Elev) EDB-Brugs (EDB-Brugsen) Dialog Consult (Diskos) Ovenstående elevadministrative systemer understøtter system-til-system overførsel af elevoplysninger. Skoler, der ikke anvender en af ovenstående leverandørers elevadministrative system, skal selv manuelt indtaste oplysninger om deres elever på Styrelsen for It og Lærings indberetningsside. Indberetningssiden er placeret på: Skolen skal logge ind med sit 6-cifrede institutionsnummer og det password, som skolen fik tilsendt på fra Styrelsen for It og Læring i starten af september Hvilke skoler er omfattet af denne indberetning? Alle folkeskoler, friskoler og private grundskoler, ungdomsskoler med heltidsundervisning, efterskoler, specialskoler for børn, samt dagbehandlingstilbud og anbringelsessteder skal indberette oplysninger om deres grundskoleelever. Hvilke elever er omfattet af indberetningen? Alle grundskoleelever, der har været indskrevet på skolen i perioden den 6. september 2014 til den 5. september 2015 er omfattet af indberetningen, uanset undervisningsniveau og klassetype. Også elever, der fx er sygemeldt, har højt fravær eller som normalt anses for aldersmæssigt at være uden for den skolepligtige alder, skal indberettes. Hvornår finder indberetningen sted? Indberetningen finder sted i september måned Der åbnes for indberetningen umiddelbart efter den 5. september Hvad skal indberettes om eleverne? Der skal indberettes en række oplysninger om alle grundskoleelever, der har været indskrevet på skolen i perioden den 6. september 2014 til den 5. september 2015.

4 Side 4 af 11 Tællingsperioden dækker således over to skoleår og skal derfor afspejle elevernes niveau/klassetrin før og efter sommerferien Alle grundskoleelever, der har været indskrevet på skolen i tællingsperioden, skal medtages i indberetningen, uanset hvor lang tid eleven har været indskrevet. For hver elev skal der indberettes følgende oplysninger: Elevens cpr-nummer Elevens navn Elevens faglige niveau Dato for tilgang til givet klassetrin Dato for afgang fra et givet klassetrin Afgangsart Er eleven modtagelsesklasse-elev (ja/nej) Modtager eleven undervisning i dansk som andetsprog (ja/nej) Klassetype Klassens klassetrin Klassens klassebetegnelse Kapitel 5 indeholder en nærmere beskrivelse af de oplysninger, der skal indberettes. 2. ELEVFORLØB (EKSEMPLER) I Figur 1 på næste side er vist en række eksempler på elevforløb på en skole. Elev A starter på 0. niveau/klassetrin i august 2014 og afslutter 0. niveau/klassetrin i juli Herefter påbegynder vedkommende 1. niveau/klassetrin i august Elev A skal indtastes som to linjer/poster en for hvert skoleår. Niveau/klassetrin vil være forskelligt for de to år. Elev B er en ny elev, der starter på 0. niveau/klassetrin august Elev B skal indtastes som én linje/post. Elev C er en elev, der forlader skolen efter 9. niveau/klassetrin. Elev C skal indtastes som én linje/post. Havde eleven forladt skolen midt i skoleåret, skulle eleven også indberettes som en post (med den korrekte afgangsdato). Elev D er omgænger og starter august 2015 igen på 0. niveau/klassetrin. Elev D skal indtastes som to linjer/poster en for hvert skoleår. Niveau/klassetrin skal være det samme de to år. Elev E er ny elev på skolen december 2014 på 4. niveau/klassetrin. Vedkommende starter august 2015 på 5. niveau/klassetrin. Elev E skal indtastes som to linjer/poster en for hvert skoleår. Elev F forlod skolen februar 2015, men kom igen april Vedkommende starter august 2015 på 5. niveau/klassetrin. Elev F skal indtastes som tre linjer/poster to for sidste skoleår og en for det nye skoleår.

5 Side 5 af 11 Figur 1 Illustration af elevforløb - eksempler Logikken i ovenstående er, at en elev, som er på skolen både i skoleåret 2014/15 og 2015/16, altid udløser (min.) to linjer/poster. Tabel 1 viser, hvordan de viste elevforløb i Figur 1 skal indberettes med hensyn til tilgangs- og afgangsdatoer. Bemærk at vi i eksemplet opererer med, at en almindelig elev går ud af sit gamle niveau/klassetrin pr. 31. juli, og går ind på nyt niveau/klassetrin pr. 1. august. Det kan naturligvis variere fra skole til skole, hvilken skæringsdato man anvender Tabel 1 Elevforløbenes tilgangs- og afgangsdatoer Tilgangsdato Afgangsdato Niveau/klassetrin Elev A Elev A Elev B Elev C Elev D Elev D Elev E Elev E Elev F Elev F Elev F

6 Side 6 af HVORDAN INDTASTES ELEVOPLYSNINGERNE? Her finder du indberetningssiden Oplysninger om alle skolens eller institutionens elever i perioden den 6. september 2014 til den 5. september 2015 skal indtastes på indberetningssiden: Forsiden til indberetningssiden ser således ud: Sådan logger du på På forsiden skal du vælge menupunktet Skolers indgang. Herefter præsenteres du for login-siden:

7 Side 7 af 11 Du skal logge sig på med skolens 6-cifrede institutionsnummer og den adgangskode, som skolen har modtaget fra Styrelsen for It og Læring i en primo september Kan du ikke finde denne , tryk da på Glemt adgangskode?. Herefter vil skolen få tilsendt adgangskoden til skolens officielle adresse. Sådan indtaster du elevoplysningerne Når du er logget ind vælges menupunktet Rediger/indtast elevoplysninger. Herefter kommer du til nedenstående skærmbillede: I ovenstående skærmbillede har skolen allerede indtastet 6 elever. Første gang du går ind på siden, vil der ikke være linjer/poster med elever.

8 Side 8 af 11 Du opretter (indtaster) en ny elev ved at trykke på knappen Opret ny elev. Herefter kommer du til følgende indtastningsflade: Som standard er der oprettet to linjer, da langt de fleste elever skal indberettes via to linjer (se eksemplerne i afsnit 2 på side 4). Såfremt der kun skal anvendes en enkelt linje til en elev, skal du slette den anden linje med Slet linje knappen. Bemærk at felterne Klassetype, Tilgangsdato, Afgangsdato, Modtagelsesklasse og Dansk som andetsprog er forudfyldt. Felterne er forudfyldt med de almindeligst brugte værdier. Hvis værdierne ikke passer - hvis fx en dato er forkert eller klassetypen ikke passer -skal du blot indtaste de korrekte værdier. Har du brug for flere linjer til den samme elev, får man en ny linje ved at trykke på Tilføj ny linje for denne elev knappen. Når du er færdig med at indtaste oplysninger om en elev, afslutter du indtastningen ved at trykke på Gem. Herefter kommer du tilbage til listen over indberettede elever, og kan indtaste oplysninger for næste elev ved at trykke på Opret ny elev knappen igen.

9 Side 9 af SE OVERSIGTSRAPPORT OVER DE INDBERETTEDE ELEVOPLYSNINGER Du kan se de aktuelle indberettede elevoplysninger for skolen ved fra hovedmenuen at vælge Oversigtsrapport/kvittering : Herefter kan du generere en pdf-rapport med en oversigt over de indberettede oplysninger ved at trykke på knappen Dan og vis pdf-rapport. Oversigtsrapporten indeholder en række tabeller, der på overordnet niveau viser de indberettede oplysninger. Der genereres tabeller, der viser antal elever på de forskellige klassetrin, antal elever fordelt på klassetype, antal elever der har forladt hhv. startet på skolen i perioden den 6. september 2014 til den 5. september 2015 m.fl. Rapporten kan udskrives på printer eller gemmes fx lokalt på en pc.

10 Side 10 af FORKLARING TIL ELEVOPLYSNINGERNE Følgende oplysninger relaterer sig til eleven og skal angives for hver elev. Der skal indberettes nye poster, når eleven skifter klassetrin, fagligt niveau, klassebetegnelse eller starter på et nyt skoleår i perioden den 6. september 2014 til 5. september Alle oplysninger med rød skrifttype er obligatoriske oplysninger, der skal udfyldes. Oplysning/felt: Type Feltlængde Beskrivelse af feltet Cpr-nummer string 10 Cpr-nummer, inkl. erstatnings-cpr-numre Efternavn string 0-24 Elevens efternavn Fornavn(e) string 0-24 Elevens fornavn(e) Fagligt niveau int Angiver elevens faglige niveau. For elever i normale fuldt årgangsopdelte klasser (klassetype 40) er det faglige niveau altid identisk med klassens klassetrin. For elever i andre klassetyper (41, 50 og 55) skal der angives det faglige niveau, som eleven har. Værdier: Min:0 Max: 12 Tilgangsdato date Dato for elevens begyndelse på det faglige niveau Afgangsdato date Dato for afgang fra det faglige niveau Udfyldes kun hvis eleven har afsluttet niveauet Afgangsart int Type af afgang fra niveau: 1:Fuldført niveau med prøve 2:Fuldført niveau uden prøve 4: Afbrudt niveau i løbet af skoleåret Modtagelsesklasseelev Dansk som andetsprog int int Elev er modtagelsesklasseelev: 0: Nej 1: Ja Eleven modtager undervisning i dansk som andetsprog: 0:Nej 1: Ja

11 Side 11 af 11 Følgende oplysninger relaterer sig til klassen og skal angives for hver elev. Der skal indberettes nye poster, når eleven skifter klassetrin, fagligt niveau, klassebetegnelse eller starter på et nyt skoleår i perioden den 6. september 2014 til 5. september Alle oplysninger med rød skrifttype er obligatoriske oplysninger, der skal udfyldes. Klassetype int Klassetypen eleven går i: 40: Normalklasse, fuldt årgangsdelt 41: Normalklasse, ikke fuldt årgangsdelt 50: Specialklasse 55: Klasse for ældre tosprogede elever Klassens klassetrin int Angivelse af klassens klassetrin. Dette felt skal altid udfyldes, hvis eleven går i en fuldt årgangsopdelt normalklasse (klassetype 40). For elever i andre klassetyper (41, 50 og 55) skal klassetrinnet kun angives, hvis det giver mening. Værdier: Min:0 Max:12 Klassens klassebetegnelse string 0-30 Klassens navn 6. KOMMUNERS ADGANG Kommunerne har adgang til at se, hvilke af kommunens skoler (kun kommunalt ejede skoler) som har indberettet elevoplysninger til Styrelsen for It og Læring. Kommunen skal gå ind på indberetningssiden: På indberetningssiden skal kommunen vælge menupunktet Forvaltningers indgang. Kommunen skal logge sig på med sit 3-cifrede kommunenummer og den kode, som kommunen har modtaget fra Styrelsen for It og Læring i en medio september Kan kommunen ikke finde denne , tryk da på Glemt adgangskode? på indberetningssiden. Herefter vil kommunen få tilsendt adgangskoden til kommunens officielle adresse. 7. KONTAKTOPLYSNINGER: Praktiske spørgsmål vedr. indberetningen af elevoplysninger kan rettes til Styrelsen for It og Læring via uddannelsesstatistik@stil.dk