LYNGBY-TAARBÆK KOMMUNE Center for Arealer og Ejendomme

Transkript

1 LYNGBY-TAARBÆK KOMMUNE Center for Arealer og Ejendomme Ejendomsdrift Journalnr.: Dato: Skrevet af: JEWI Funktionsbeskrivelse for souschef i Ejendomsdrift Stillingsbetegnelse: Souschef. Ansættelsessted: Center for Arealer og Ejendomme, Lyngby-Taarbæk Kommune. Centerbeskrivelse: Center for Arealer og Ejendomme er et tværgående servicecenter med facility management ydelser og anlægsprojekter som kerneopgave. Centeret består af et sekretariat og tre afdelinger; Arealdrift, Ejendomsdrift, og Bygge- og Anlægsafdelingen. Center for Arealer og Ejendommes kerneopgave er, at medvirke til en veldrevet og attraktiv kommune ud fra service- og helhedsorienteret drift og udvikling af kommunens arealer og ejendomme, hvor de nødvendige fysiske rammer er til fælles gavn og glæde for borgere og brugerne. Center for Arealer og Ejendomme samler og koordinerer alle opgaver vedrørende bygningsanvendelse, køb og salg, forsikring, drift, vedligehold, renovering og tilsyn af Lyngby-Taarbæk Kommunes arealer og ejendomme. Afdelingsbeskrivelse: Ejendomsdrift leverer ejendomsserviceløsninger til brugere og borgere i kommunen. Leveringen af serviceløsninger sker i tæt samarbejde med de brugere og borgere, som anvender de kommunale ejendomme og faciliteter. Ejendomsdrift er en servicevirksomhed, og målsætningen er at skabe en serviceog forretningskultur, hvor brugerne og borgerne sættes i centrum for de serviceløsninger, som Ejendomsdrift leverer inden for den økonomiske ramme, der er fastlagt politisk i kommunen.

2 Kvaliteten af serviceløsningerne er beskrevet i de serviceaftaler, der er indgået for de enkelte politiske aktivitetsområder. Serviceaftalen beskriver, hvad de enkelte serviceydelser indeholder, og hvornår servicen er tilfredsstillende. En serviceaftale er et værktøj til dialog mellem Ejendomsdrift og brugerne/borgerne, og serviceaftalen er omdrejningspunktet for det kundeansvar, som Ejendomsdrift varetager på tværs af afdelingerne i Center for Arealer og Ejendomme. Organisatorisk placering og ansvar Ejendomsdrift Rengøring, sikring og idræt Distrikt Nord Distrikt Syd Souschef Sekretariat/ administration Souschef Sekretariat/ administration Team skoler nord Team grønt nord Team idræt og daginstitutioner nord Team idræt LYIB og værksted Team skoler syd Team grønt syd Team idræt og daginstitutioner syd, kultur og rådhus Team omsorg Team svømmehaller Souschefen er placeret i distriktet og refererer budget- og personalemæssigt til teamchefen og fungerer som teamchefens stedfortræder. Souschefen indgår sammen med teamchefen i lederteamet for Ejendomsdrift samt i ledergruppen for Center for Arealer og Ejendomme. Souschefen og teamchefen udgør en samlet ledelses-duo, og ledelses-duoen skal sikre, at der i ledelsesteamet er fokus på ledelse, kundefokus, styring og rådgivning i prioriteret rækkefølge. Stillingen som souschef er ny type lederfunktion i Center for Arealer og Ejendomme. Souschefen skal i samarbejde med teamchefen varetage de administrative ledelsesopgaver og bidrage til at reducere ledelsesspændet mellem medarbejderne og ledelsen i distriktet. Souschefen skal i samarbejde med teamchefen følge op på teamets opgaver og resultater og understøtte kommunikationen og dialogen med teamets medarbejdere. Souschefen fungerer i samarbejde med teamchefen som den overordnede kundeansvarlige for distriktets kunder de brugere og borgere der anvender distriktets Side af 7

3 ejendomme og faciliteter. Souschefen har endvidere i samarbejde med teamchefen ansvaret for, at driftsopgaverne udføres tilfredsstillende inden for den økonomiske rammer, der er fastlagt politisk. Endeligt har souschefen i samarbejde med teamchefen ansvaret for at udvikle en servicekultur, der understøtter dialogen med brugerne og borgerne omkring kerneopgaven og som skaber gode kundeoplevelser samt merværdi for både brugere og borgere. Refererer ansættelsesmæssigt til: Teamchefen. Refererer opgavemæssigt til: Primært til teamchefen og sekundært til Ejendomsdriftschefen. Leder for: Souschefen varetager i samarbejde med teamchefen det daglige drifts-, budget- og personaleansvar for de fem teams i Distrikt Nord eller de fire teams i Distrikt Syd. Bemyndigelse til: Souschefen kan foretage økonomiske dispositioner op til kr. per faktura. Økonomiske dispositioner over denne beløbsgrænse skal godkendes af teamchefen inden. Bevillingsansvar: Teamchefen er overordnet ansvarlig for det samlede budget for distriktet, men kan uddelegere budgetopfølgningsopgaven til souschefen for dele af budgettet. Samarbejdspartnere: Internt: Primært teamchefen og medarbejderne i distriktet. Sekundært lederteamet og medarbejderne i Ejendomsdrift, ledergruppen i Center for Arealer og Ejendomme, samt nøglepersoner i Bygge- og Anlægsafdelingen, Sekretariatet samt Arealdrift. Eksternt: Primært brugere, foreninger og borgere, der benytter ejendommene og faciliteterne i distriktet. Sekundært den øvrige forvaltning samt eksterne samarbejdspartnere alt efter opgave. Side af 7

4 Jobprofil Kort beskrivelse af jobprofilen: Souschefen forventes at kunne lede taktisk og have en strategisk forståelse, der sikrer implementeringskraft og skaber succes på et operationelt niveau. Souschefen forventes at agere proaktivt og loyalt i forhold til beslutninger truffet på politisk niveau. Souschefen forventes i samarbejde med teamchefen at have et overblik over distriktets opgaver og ressourcer og være i stand at optimere distriktets ressourcer bedst muligt i forhold til de givne opgaver. Det forventes, at souschefen i samarbejde med teamchefen er i stand til at opnå resultater gennem andre og skabe en fælles servicekultur og holdånd. Endeligt forventes det, at souschefen aktivt bidrager til at forbedre det fælles samarbejde i Ejendomsdrift og i Center for Arealer og Ejendomme og løbende komme med forslag til forbedringer og helhedstænkning. Hovedopgaver: Souschefen har i samarbejde med teamchefen til opgave: at have ansvar for ledelsen og driften af de kommunale ejendomme og faciliteter i eget distrikt, at fungere som kundeansvarlig for de brugere og borgere, der anvender distriktets ejendomme og faciliteter, at have ansvar for, at brugerne og borgerne inddrages i opgaveløsningen, og at de relevante fagligheder og kompetencer bringes i spil i løsningen af kerneopgaven, at påtage sig ansvaret for at guide og motivere medarbejderne i teamet til selvstændigt at løfte kvaliteten i løsningen af kerneopgaven, at indgå serviceaftaler og plejeplaner med distriktets kunder (brugerne af de kommunale ejendomme) og sikre, at aftalerne bliver overholdt, at føre ledelsestilsyn med distriktets økonomi og personale, at understøtte processen med indførelse af selvledelse og selvledende teams i distrikterne, at have ansvar for kompetenceudviklingen hos medarbejderne herunder gennemførelse af MUS-samtaler og TUS-samtaler for medarbejderne i distriktet, samt bidrage til at skabe en attraktiv og spændende arbejdsplads, at understøtte samarbejdet på tværs af de enkelte teams, distrikter samt afdelinger i Center for Arealer og Ejendomme, at bidrage til skabelsen af en stærkt tværgående ledelsesgruppe for Center Arealer og Ejendomme, der arbejder ud fra fælles mål, at bidrage til den politiske udvalgsbetjening og betjening af direktionen, Supplerende opgaver: Souschefen har i samarbejde med teamchefen til opgave: at indgå i tværgående projekt- og arbejdsgrupper i Ejendomsdrift og i Center for Arealer og Ejendomme. Side af 7

5 Forventninger: Det forventes, at souschefen i samarbejde med teamchefen: skaber en servicekultur, der sætter brugerne og borgerne i centrum for løsningen af kerneopgaven, og sikrer der bliver fulgt op på den oplevede servicekvalitet, sikrer, at de enkelte teams i distriktet med respekt for arbejdsmiljøet leverer faglige resultater inden for den aftalte tid, økonomi og kvalitet, og giver besked, hvis dette ikke sker, arbejder i helheder både fagligt og organisatorisk, og sikrer at kompetencerne og ressourcerne udnyttes på tværs af afdelingen og centret, sætter klare mål, retning og skaber rammerne for teamets opgaveløsning, bidrager til udviklingen af organisationens og medarbejdernes kompetencer, skaber rammerne for en effektiv administration og styring af de kommunale ejendomme og faciliteter, sikrer videndeling, kommunikation og koordinering inden for eget distrikt og på tværs af afdelingerne/enhederne i Center for Arealer og Ejendomme, har fokus på aktiviteter og servicekoncepter, der skaber merværdi for både brugerne og borgerne samt kommunen som helhed, bidrager til at kvalificere de politiske og ledelsesmæssige beslutninger over for både medarbejderne og kunderne. Succesmål: Der opstilles følgende mål for souschefen: at der skabes et stærkt ledelsesteam, at der skabes en tydelig brugerindgang til centret, at der skabes gode kunderelationer, at kunderne oplever et værdiskabende samarbejde på tværs af centret, at der er fokus på skabelsen af en professionel og effektiv facility servicevirksomhed, Side 5 af 7

6 Personlig profil Uddannelse: Uddannelse, certificeringer, kurser mm. Personlige kvalifikationer og kompetencer: har en baggrund inden for ejendomsdrift eller kendskab til drift og vedligeholdelse af ejendomme herunder kommunale ejendomme, private udlejningsejendomme eller almene boligselskaber, har en lederuddannelse på f.eks. diplomlederniveau, eller tilsvarende erfaring, har kendskab til Facility Management og/eller Facility Service. ledelseserfaring, har en taktisk forståelse i forhold til planlægningen af udførelsen af projekter og opgaver, har et operationelt overblik og er god til at opfatte nye opgaver og sikrer den optimale opgaveløsning, tænker i helheder og på tværs af afdelingen/centret/kommunen og kan forstå sammenhænge og værdikæder, kan arbejde projektorienteret, leverer ydelser inden for den aftalte tid, ressourceforbrug og kvalitet. NIVEAU Faglige kvalifikationer og kompetencer: ledelse o tværgående ledelse, o strategisk og taktisk ledelse, o daglig ledelse, o kompetenceudvikling og rekruttering, o personaleledelse, o kommunikation og samarbejde, kundefokus, styring, o daglig drift o økonomi o projekter og planer o tværgående rådgivning, o faglig rådgivning (Ejendomsdrift/FM/Facility Service), o rådgivning og udarbejdelse af sagsfremstillinger og notater til politisk udvalg, direktion og chefgruppen, Side 6 af 7

7 o o udarbejdelse af borgmestersvar og svar på borgerhenvendelser, rådgivning og coaching af medarbejdere, Krav til systemer og maskiner: SBSYS - kan varetage sagsbehandlingsopgaver, OPUS Personale og Økonomi Office 65 og Outlook, Service APP Viscenario, Digital Bygnings Data (DBD), Skala til niveauvurderinger: 1: Kendskab til (har lidt viden om og har brug for støtte/sparring for at kunne løse opgaven). : Kan (løser opgaven nogenlunde selvstændigt på et nogenlunde niveau, men har brug for lidt hjælp). : Beherske (udfører opgaven sikkert og selvstændigt og i høj kvalitet). : Mestre (har et stærkt fundament praktisk og teoretisk, og kan oplære/coache andre i emnet). Side 7 af 7