Bestyrelsesmøde i Lejerbo, Skørping den 28. september 2010 kl i Aalborg

Transkript

1 Referat organisationsmøde 28. september 2010 Bestyrelsesmøde i Lejerbo, Skørping den 28. september 2010 kl i Aalborg Til stede var bestyrelsesmedlemmerne Børge Olsen, Leo Christensen, Karna Jensen, Kirsten Nørregaard og Shirley Harder Højbjerg. Fra administrationen deltog adm. direktør Palle Adamsen, økonomichef Henrik Engstrøm, forretningsfører Helge Larsen samt direktionssekretærerne Inge Burmeister og Tina Brorly, som optog referat af mødet. Formand Børge Olsen åbnede mødet og bød velkommen. Dagsordenen for mødet: 1. Meddelelser fra administrationen 2. Godkendelse af regnskab, revisionsprotokol samt budget 3. Nybyggeri/renovering 4. Nye vedtægter 5. Ny lovgivning på udlejningsområdet a. Skal ancienniteten på den almindelige venteliste bevares eller bortfalde efter tildeling af bolig? b. Skal ancienniteten fra den almindelige venteliste overføres til oprykningsventelisten eller bortfalde efter tildeling af bolig? c. Skal børnefamiliers fortrinsret til 3 eller flere rums boliger bevares eller bortfalde? 6. Valg af formand og næstformand 7. Eventuelt Ad 1. Meddelelser fra administrationen Palle Adamsen meddelte, at de kommende dialogmøder mellem kommunerne og boligorganisationerne fortsat er meget i fokus. Landsbyggefonden er ved at være klar med IT-modellen, der skal sammenfatte alle de oplysninger, der skal indgå i dialogmøderne. I Landsbyggefondens database vil der for hver enkelt afdeling og hver enkelt boligorganisation befinde sig et oplysningsskema en slags selvangivelse som kommer ind på alle væsentlige sagsområder, der findes i boligorganisationerne og afdelingerne. Nogle af oplysningerne skal man selv levere, mens andre især nøgletal automatisk vil blive føjet ind i skemaet via Landsbyggefondens database. Det forudsættes, at oplysningsskemaet færdiggøres af boligorganisationen i samarbejde med administrationen umiddelbart efter, at årsregnskabet er godkendt, og så vil den samlede dokumentationspakke være grundlaget for dialogmødet med kommunen. Arbejdet med dokumentationspakken skal dog ikke bare skal være en pligtmæssig afrapportering til kommunerne. Det skal også være et redskab for de enkelte bestyrelsers arbejde med udviklingen på alle vigtige punkter i deres boligorganisationer. Det er i styringsreformen en forventning, at organisationsbestyrelserne forholder sig strategisk til hovedområderne økonomi og drift, beboerdemokrati, udlejning og boligområdernes trivsel. Bestyrelserne skal inden for hvert område give deres egen vurdering af udfordringerne. Endelig skal bestyrelserne være med til at fastsætte mål, lave aftaler med kommunerne og efterfølgende give en vurdering af, hvor langt man er nået i mål-opfyldelsen. Det er derfor nødvendigt, at organisationsbestyrelsen i samarbejde med administrationen forud for mødet med kommunen drøfter og fastlægger de emner, der ønskes drøftet med kommunen. Endvidere skal bestyrelsen beslutte sig for, hvem der skal deltage i mødet, og inden for hvilke rammer deltagerne kan lave aftaler med kommunen.

2 Nogle få kommuner er gået i gang med forberedelserne til dialogmøderne. Det sker typisk ved, at der holdes et fællesmøde for kommunalpolitikere, embedsmænd, beboerdemokrater og administrationer, hvor man drøfter rammerne for de fremtidige møder. Vi har endnu ikke set eksempler på de egentlige dialogmøder. Vi har netop afsluttet en landsdækkende stikprøveundersøgelse for at få afdækket, om der findes PCB i Lejerbos bebyggelser. PCB er et nu forbudt - giftstof, der blev brugt i elastiske fuger i perioden Der er foretaget målinger stikprøvevis i alle bebyggelser, der er opført i dette tidsrum. I de allerfleste målinger er der slet ikke fundet spor af PCB. Nogle ganske få steder er der fundet små mængder PCB. De steder skal der lægges en plan for at fjerne forureningskilden, eventuelt når afdelingen alligevel skal foretage renoveringer eller forbedringer. Ingen steder er der fundet store mængder PCB, som vil kræve, at vi gør noget her og nu. Det er derfor med stor glæde og lettelse, at vi kan konstatere, at vores beboere ikke er udsat for nogen sundhedsskadelig påvirkning fra PCB i deres boliger. Vi er i administrationen gået i gang med et meget omfattende arbejde med omlægning af Lejerbos IT-systemer. Arbejdet vil strække sig over de næste to år. Vores økonomisystem SAP skal over på en ny version. I den sammenhæng skal ikke blot budget- og regnskabshåndtering men alle hovedprocesser også udlejning, lønbehandling, drift- og vedligeholdelse og byggestyring - over på SAP-løsninger. Vi gennemfører overgangen etapevis for at sikre mindst mulige gener og driftsforstyrrelser, men det vil nok ikke kunne undgås, at bestyrelser og beboere af og til vil kunne mærke, at systemerne i gennemførelsesperioden ikke fungerer optimalt. For to år siden tog vi fat på hjemmesideprojektet Mit Lejerbo, der har givet ansøgere en lang række selvbetjeningsmuligheder. Bl.a. kan de nu både skrive sig op og betale for opskrivning via hjemmesiden. Her er status, at godt 40 % af alle, der skriver sig op, betaler online med det samme. Hvis man alene kigger på dem, der skriver sig op via hjemmesiden, er tallet ca. 70 %. Det har medført en stigning i ventelisteansøgninger på ikke mindre end 22,5 %. På nybyggeri-siden har der et par år været stilstand, men i løbet af 2010 er der kommet lidt gang i byggeriet igen. Det skyldes, at vi ved årsskiftet fik nye finansieringsregler, der giver en lavere starthusleje, og kommunernes andel i form af grundkapital i 2010 er sat ned fra 14 % til 7 %. Vi har arbejdet meget med at lancere vores koncept for en energineutral familiebolig: Energi-0 boligen. Det særlige ved konceptet er, at det hverken er ekstra dyrt eller forsøgsbyggeri, men helt almindelige familieboliger til helt almindelige mennesker. Men beboerne får stort set ikke nogen varmeregning. Huset producerer selv det meste af den varme, der skal til. Nu ser det så ud til, at konceptet snart bliver til virkelighed. Både i Tåstrup, Humlebæk og Rødovre er der konkrete projekter på vej. I henhold til reglerne om vederlag til organisationsbestyrelser er der for indeværende regnskabsperiode (2010/2011) kr til rådighed til fordeling i bestyrelsen i Lejerbo, Skørping. Organisationsbestyrelsen har tidligere besluttet, at vederlaget skal fordeles med 2 andele til formanden og 1 andel til hver af de andre bestyrelsesmedlemmer. Med mindre organisationsbestyrelsen meddeler andet, vil administrationen udbetale beløbet efter denne fordelingsnøgle ved regnskabsårets udløb. Ad 2. Godkendelse af regnskab, revisionsprotokol samt budget Henrik Engstrøm henviste til det udsendte regnskabsmateriale omfattende regnskab og revisionsprotokol for perioden 1/ til 30/4 2010, forvaltningsrevision for

3 regnskabsåret 2009 for forretningsførerorganisationen samt budget for boligorganisationen for perioden 1/ til 30/ Desuden er udsendt en CD rom indeholdende dels årsregnskab for afdelingerne for perioden 1/ til 30/4 2010, dels budget for afdelingerne for perioden 1/ til 30/ og dels tilstandsrapport for afdelingerne. Administrationen har forud for mødet forhandlet afdelingernes forhold, herunder de økonomiske, og der foreligger godkendelse af såvel regnskab som budgetforslag fra alle afdelinger bortset fra afdeling 549-0, og 761-0, hvor der ikke er nogen afdelingsbestyrelse og der ikke mødte nogen frem til de indkaldte afdelingsmøder i afdeling og I afdeling ønskede de fremmødte ikke af afgive stemme. Organisationsbestyrelsen skal tage stilling til regnskab og budget for disse 3 afdelinger. I beretningen forrest i regnskabet - side 2, 3 og 4 - er redegjort for boligorganisationens og afdelingernes økonomiske udvikling i regnskabsåret. I henhold til reglerne skal bestyrelsen forholde sig til revisionens supplerende oplysninger i revisionsprotokollen. Revisionen har på side 146 nogle forbehold til afdeling 549-0, 650-0, 651-0, 760-0, og og på side 147 og 148 supplerende oplysninger til forhold i afdeling 549-0, 650-0, 651-0, 760-0, og På side 3 i beretningen forrest i regnskabet har administrationen kommenteret revisionens forbehold, og på side 4 har administrationen kommenteret revisionens supplerende oplysninger om afdelingerne. Disse bemærkninger vil blive indsendt til kommunen, hvis bestyrelsen ikke har andre bemærkninger. Bestyrelsen tog bemærkningerne til efterretning. Nedenstående oversigt er et uddrag af de udsendte afdelingsbudgetter, og viser lejestigningen i de enkelte afdelinger for den kommende periode. Afd. nr. Afd. navn Gældende leje Kommende leje Ændring pr. m² Ændring i % Det gamle 733,10 743,29 10,18 1,39 mejeri Bælum Kro 759,18 804,08 44,90 5, Terndrup 812,16 831,70 19,55 2, Ny Kirkevej 919,99 956,80 36,81 4, Gl. 974, ,92 29,38 3,02 Ældrebol. Skørpingvej Ådalen 870,73 904,66 33,94 3, Vandværksvej 881,27 907,97 26,71 3, Ældrebol. Skørping Center 1.067, ,86 71,70 6,72 Det skal bemærkes, at afdeling 770-0, Skørping Center den pr. 30/ har fået tilført kr. fra administrationsorganisationen til dækning af den manglende finansiering i afdelingen.

4 Henrik Engstrøm henviste til, at man på sidste års organisationsmøde aftalte at lave handlingsplan på de kriseramte afdelinger. Problemet er, at de fleste forslag kræver penge. Der har været afholdt møde med Landsbyggefonden og det er aftalt at tage en ny runde med LBF. Det store problem er, at lige så snart man laver en ændring i en afdeling, påvirker det i de andre afdelinger i Rebild kommune. Nogen skal komme ud med penge, før man kan komme i gang, og derfor står vi i en lidt fastlåst situation. Men vi skal have arbejdet intensiveret også i forhold til Rebild kommune. Udlejningssituationen Helge Larsen meddelte, at der i Lejerbo, Skørping er 22 personer opnoteret på venteliste til en familiebolig og 2 er opskrevet til en ældrebolig. Flere af disse personer søger på forskellige rumtyper og forskellige afdelinger, og der er således i alt 33 ansøgere opnoteret til familieboligerne og 3 opnoteret til ældrebolig. Vedrørende familieboligerne søger 16 personer en 2-rums bolig og 17 søger en 3-rums bolig. Vedrørende ældreboliger søger 2 personer en 2-rums bolig og 1 søger en 3-rums bolig. En fraflytningsstatistik for boligorganisationens familieboliger viser, at der i regnskabsåret 2009/2010 har været 14 fraflytninger fra boligorganisationens i alt 70 familieboliger, svarende til en fraflytningsprocent på 20. På landsplan ligger fraflytningsprocenten for familieboliger på 15,01. Der har i alt været 17 fraflytninger af boligorganisationens i alt 90 lejemål, svarende til en fraflytningsprocent på 18,89. Landsgennemsnittet er her 18,06. Generelt om udlejningssituationen kan vi oplyse, at der p.t. er 8 ledige boliger i boligorganisationen og 3 af boligerne påfører afdelingerne lejetab. Afd , Torvet i Bælum er der pt. 1 ledig bolig. Denne påfører afdelingen lejetab. Afd , Blenstrup er der pt. 1 ledig bolig. Den påfører afdelingen lejetab. Der er fortsat midlertidig lejenedsættelse på kr ,- frem til d. 31. marts Afd , Ny Kirkevej har været det stor problem i Skørping by. Der er 3 ledige boliger i afdelingen, hvoraf 1 af dem påfører afdelingen lejetab. Der er også i denne afdeling bevilliget lejenedsættelse her frem til d. 31. maj Afd , Mælkevejen er der pr. 2 ledige boliger. Ingen af dem påfører afdelingen lejetab. Boligerne er i perioder svære at genudlejen. Generelt har det i perioden været meget svært at leje boligerne ud i Skørping området, og som tidligere nævnt, er der stort set ikke nogen på venteliste. Der annonceres i den lokale avis og på intranettet samt lokale opslag. Ældreboliger udlejes af Rebild Kommune. Drøftede situationen, herunder også mulighed for fleksibel udlejningsregler. Der var herefter ikke yderligere bemærkninger til dette punkt, og det konkluderedes, at beretningen blev godkendt,

5 at de i denne indeholdte forslag og anmodninger blev imødekommet, at årsregnskab og revisionsprotokol blev godkendt og underskrevet, herunder regnskab for afdeling 549-0, og 761-0, at budget for boligorganisationen samt afdelingernes budgetter blev godkendt, herunder budget for afdeling 549-0, og Ad 3. Nybyggeri/renovering Der er ingen aktuelle planer om nybyggeri eller renoveringsprojekter. Ad 4. Nye vedtægter Palle Adamsen meddelte, at som følge af efterårets lovrevision er der udgivet ny normalvedtægter. Lejerbo, Skørpings vedtægter bør derfor også ændres, så de i indhold, sprogbrug og systematik stemmer overens med de nye normalvedtægter. I vedtægterne er indarbejdet alle de særlige ændringer, som Lejerbo, Skørping har vedtaget gennem årene. Herudover er følgende ændringer værd at bemærke: - Vedtægterne angiver i 4, at boligorganisationen har medlemmer. Medlemmer er både de aktuelle beboere og alle opnoterede på venteliste. - Dagsordener og referater af både repræsentantskabsmøder, organisationsbestyrelsesmøder og afdelingsbestyrelsesmøder skal være tilgængelige for alle lejere, jf. 10, stk. 3, 13, stk. 1 og 4 og 18, stk Der skal et ønske fra 1/3 af repræsentantskabsmedlemmerne til, hvis en afstemning skal være skriftlig ( 10, stk. 1). - Valgbare og stemmeberettigede er nu lejeren og myndige husstandsmedlemmer dvs. f.eks. også børn. Hver husstand har dog fortsat kun 2 stemmer på afdelingsmødet. - Det er præciseret, at en afdelingsbestyrelse har ret til at se alle bilag til budget og regnskab ( 17, stk. 1). - Det er afdelingsmødet, der vælger vedligeholdelsesordning og hermed også beslutter hvordan vedligeholdelsesreglementet skal være ( 17, stk. 6). - I ældreboligafdelinger med plejekrævende ældre, hvor der ikke er valgt en afdelingsbestyrelse, kan kommunalbestyrelsen udpege en afdelingsbestyrelse blandt beboere, pårørende eller andre, der kan varetage beboernes interesser. Herudover er driftsbekendtgørelsen blevet ændret, således at regnskaber nu skal være indsendt til kommunen 5 måneder efter regnskabsårets afslutning i stedet for 6 måneder. Det indebærer, at der i vedtægterne er sket følgende ændringer: I 6 skal stå 5 måneder i stedet for 6 måneder. I 14, stk. 4, skal der stå 4 måneder i stedet for 5 måneder. I 22 skal der stå 5 måneder i stedet for 6 måneder. Vedtægterne skal endelig behandles på det ordinære repræsentantskabsmøde. Ad 5. Ny lovgivning på udlejningsområdet a. Skal ancienniteten på den almindelige venteliste bevares eller bortfalde efter tildeling af bolig? Vi beder bestyrelsen tage stilling til, om ventelisteancienniteten skal bevares eller bortfalde (nulstilles) ved overgangen fra ansøger til lejer, hvis lejer ønsker at fortsætte som

6 boligsøgende på den almindelige eller fleksible venteliste. Bestyrelsen vedtog at fortsætte som reglerne er i dag, det vil sige, at ancienniteten på den almindelige venteliste bortfalder ved tildeling af bolig. b. Skal ancienniteten fra den almindelige venteliste overføres til oprykningsventelisten eller bortfalde efter tildeling af bolig? Vi beder bestyrelsen tage stilling til, om ancienniteten fra den almindelige venteliste skal kunne overføres til den interne oprykningsventeliste eller bortfalde efter tildeling af bolig Bestyrelsen vedtog at fortsætte som reglerne er i dag, det vil sige at ancienniteten fra den almindelige venteliste ikke skal kunne overføres til den interne oprykningsventeliste efter tildeling af bolig. c. Skal børnefamiliers fortrinsret til 3 eller flere rums boliger bevares eller bortfalde? Vi beder bestyrelsen tage stilling til, om fortrinsretten for børnefamilier til 3 eller flere rums boliger skal bevares eller bortfalde. Bestyrelsen besluttede at følge den ny lovgivning og er indstillet på, at fortrinsretten for børnefamilier til 3 eller flere rums boliger bortfalder, som lovgivningen foreskriver. Ad 6. Valg af formand og næstformand Palle Adamsen meddelte, at i henhold til boligorganisationens vedtægter skal der hvert andet år vælges formand og næstformand. Formand og næstformand vælges af bestyrelsens midte, og mindst 1 af disse skal være beboer i boligorganisationen. På et møde i januar 2008 blev Børge Olsen valgt som formand og Leo Christensen blev valgt som næstformand. Begge er på valg i år. Børge Olsen blev genvalgt som formand og Leo Christensen blev genvalgt som næstformand. begge er valgt for en ny 2 årig periode. Ad 7. Eventuelt Leo Christensen spurgte med hensyn til vedligeholdelsesreglement A ordning, om man kan flytte sin vedligeholdelsesanciennitet med, man har spare op, ved flytning/bytning til en anden lejlighed. Helge Larsen svarede, at dette ikke er muligt. Der skal ske afregning ved enhver flytning. Mødet hævet.