Referat. Bestyrelsesmøde 11. marts Prinsesseparken

Transkript

1 Bestyrelsesmøde 11. marts Prinsesseparken Referat Deltagere: Bestyrelsesformand Anne Iversen Næstformand Tommy Dellgren Forældrerepræsentant Lars Ellesgaard Forældrerepræsentant Anette Jensen Forældrerepræsentant Jeanette Birkedal Medarbejderrepræsentant Stine Lassen Medarbejderrepræsentant Nita Nyholm Sekretær, pædagogisk leder Tina Bredo DAGSORDEN 1. Formalia Referat fra bestyrelsesmødet 14. januar 2015 godkendes. 2. Nyt fra Bestyrelsesformanden/fællesbestyrelsen/Karlsvognen PR til lokalaviser: Super gode artikler. Anne har skabt god kontakt. Videndelingsdatabase på intra: Anne modtager gerne indput hertil så sørger hun for at lægge på databasen. Eksempelvis manuskriptet fra storbørnsgruppens teater, opskrifter e.l. Børneintra: Måling af trafik på intra og revidering (hvor mange bruger intra? Rydde op i gamle dokumenter) Stine L vil rydde op i dokumenter på Børneintra. Bestyrelsesreferater skal på (Tina ved at lære det) Hvor mange bruger? Stine oplyser, at det er synligt, hvor mange forældre der går på uden dog at kunne præcisere hvor mange. Børneintra skal navngives Prinsesseparken IKKE benævnes Prinsesseparkens vuggestue. Fællesbestyrelse: Anne orienterer løbende fra fællesbestyrelsen eksempelvis om workshopdagen.

2 3. Nyt fra lederen Børnetallet kontra personaletimerne Tina fremlægger prognose over børnetallet for 2015 som er incl. p.t. kendt venteliste på 10 vuggestuebørn (Prognose vedlagt som bilag) Prognosen viser derefter en forventelig tilførsel til lønmidlerne. Ud fra de positive forventninger til børnetal let i 2015 skabes grundlag for tiltag til at tilpasse personaleressourcerne. Vi har 3 medarbejdere som i årets løb er på barsel. P.t. er Stine Salling på barsel. Vi har nu opslået barselsvikariat søger uddannet pædagog har modtaget 35 ansøgninger. Vi afholder samtaler fredag den 13. marts udvalgt 6 kvalificerede. Ud fra fuld belægning i vuggestuen, har vi behov for at udvælge 2 barselsvikarer til ansættelse inden for de kommende måneder. Vi omplacerer David fra bh til vgst i en periode fra april til august (dækker i en periode for Helle) og sparer derved ansættelse af en 3. barselsvikar som evt. bliver nødvendigt til august. Vi kan dog nå omkring juni at vurdere efterårets aktuelle børnetal forinden ansættelse af yderligere barselsvikar. I børnehaven går 18 børn ud til april. Der opretholdes således 2 børnegrupper fra april august. Når David flyttes til vuggestuen fra april august bliver børnehaven bemandet med 5 medarbejdere i denne periode (evt. suppleret med timer til Louise). Ud fra det forventede børnetal i børnehaven, må det forventes at børnene til august igen fordeles på 3 stuer og personalefordelingen bliver tilpasset (David tilbage i børnehaven). Normering for perioden april - august bliver således: Vuggestuen: 5 medarbejdere tilknyttes Sommerfuglene til ca. 20 børn Dorthe, Benita, Gitte og Ditte Hvid/ barselsvikar + yderligere en barselsvikar 3 medarbejdere tilknyttes Brumbasserne til ca. 13 børn Ditte N, Stine L og David Børnehaven: 5 medarbejdere tilknyttes børnehaven til dækning af 2 stuer med i alt børn Nita, Cilotte, Lotte, Irene, Fouzia evt. suppleret med timer til Louise Handleplan, herunder lønsumsstyring og simulering: Med baggrund i de positive forventninger til børnetallet for 2015, forventes det samtidig, at de budgetterede lønmidler kan opretholdes (og evt. kan tilføres midler, da prognosen for børnetallet vil generere et overskud). I samarbejde med vores lønkonsulent i Børneringen, har jeg foretaget lønsimulering, hvori indgår alle kendte parametre så som barselsrefusioner, ansættelse af barselsvikarer m.v. Simuleringen udviser muligheden for at generere et overskud på lønmidlerne, således at vi kan afdrage på underskud fra 2014 og dermed opfylde intentionerne i den udarbejdede handleplan (Handleplan vedlagt som bilag).

3 Fokus på nedbringelse af sygefravær Der tilpasses personaleressourcer med baggrund i det aktuelle og kendte børnetal, således at der fra april måned opnås en normering svarende ca. til 1 voksen pr. 4 vuggestuebørn og 1 voksen pr. ca.9 børnehavebarn. Hermed skabes en tilfredsstillende ressourcetildeling, som gerne skulle medvirke til at stabilisere fremmødet blandt personalet, således at sygefravær begrundet i høj belastning forhåbentligt kan undgås. Almindelig sygdom kan naturligvis ikke helt undgås, men der er fokus på at bryde den onde cirkel med, at sygdom avler mere sygdom. I tilfælde hvor medarbejdere sygemelder sig uden der af leder vurderes at være en naturlig begrundelse, retter leder henvendelse til medarbejder for at få afdækket, hvorvidt årsagen kan skyldes mistrivsel eller i øvrigt er arbejdsrelateret, således at institutionen får mulighed for tiltag til afhjælpning. Ved længerevarende sygefravær indhentes mulighedserklæring og der afholdes sygefraværssamtaler ved gentagende sygefravær. Ud over ovenstående tiltag, forventes den i bestyrelsesorienteringen fremsendte proces (Procesoplæg vedlægges som bilag) med Prinsesseparken som integreret institution også at kunne få positiv indflydelse på fremmødet, idet processen blandt andet vil sætte fokus på: * Fælles identitet sammenhæng og fællesskab i Prinsesseparken Konkret tiltag med fælles morgenåbning iværksættes 1. april vil skabe grundlag for et langt større praksisfællesskab i mellem afdelingerne og dermed på sigt øge fleksibiliteten på tværs af afdelingerne. * Formålet med det pædagogiske arbejde, herunder tydeliggøre vores nye strukturs betydning i det daglige pædagogiske arbejde. Der er behov for en konkretisering af de daglige pædagogiske indsatser på den enkelte stue, med baggrund i stuens børnegruppe, således at arbejdet med de pædagogiske læreplaner tilpasses den aktuelle børnegruppes niveau. Alle medarbejdere skal være bekendt med vores overordnede mål, ligesom de skal kende og være trygge ved den sammenhæng i vores struktur, som gør at vi som SAMLET institution opfylder arbejdet med de pædagogiske læreplaner. Processen skulle gerne medvirke til at skabe indblik, overblik, målrettethed/afgrænsethed og dermed også generere arbejdsglæde for den enkelte medarbejder. - Budget 2015 (saldobalance med budget vedlagt som bilag) Herunder Tinas bemyndigelse til at disponerer indenfor budgetterede rammer dog skal lederen konferere med bestyrelsesformanden, såfremt der sker enkelt investeringer større end kr Lønmidler følges tæt via lønsumsstyring og simulering. Leder er personaleansvarlig og disponerer indenfor lønbudgettet med orientering til b estyrelsen. Rammebeløb for 2015 er fordelt ud fra forbrug Vedligehold og inventar tilført overskydende rammebeløb. Forslag til vedligeholdelsesplan er udfærdiget (vedligeholdelsesplan vedlagt som bilag) HedeDanmark tornebuske omkring børnehaven Rapport fra Børneringen, Nete på koncept for ejendomsgennemgang (hvilke vedligeholdelsesopgaver vi selv skal varatage). - Manglende refusioner fra 2014 er undersøgt til bunds via forvaltningen. Mulighederne er udtømt i 2014 og 2014 regnskabet er aflukket. Der kan IKKE opnås yderligere refusioner vedrørende 2014.

4 - Kostpolitik (Karlsvognens kostpolitik vedlægges som bilag) Bestyrelsens holdning til selv at medbringe sukkerholdig morgenmadsprodukter? Fra 1. april indføres fælles morgenåbning og fælles morgenbord i Prinsesseparken for alle institutionens børn. Morgenmadsudbuddet vurderes at være så bredt, at der vil være noget, som alle børn kan spise. Med baggrund heri, vedtager bestyrelsen, at der ikke kan medbringes egen morgenmad i institutionen. I GANSKE særlige tilfælde hvor barnet af sundhedsmæssige årsager, har brug for andre produkter - kan barnet medbringe eget morgenmad. Personalet i børnehaven fremføre, at der er behov for at fremhæve kostpolitikken igen. Dette i forhold til fokus på sunde madpakker samt at forældre støttes i, at barnets fødselsdag kan fejres på mere sund vis end nødvendigvis at medbringe kage. Personalet forsøger at finde anbefalinger og henvisninger, som kan indskrives i vores folder Sunde madpakker. Vi drøfter samtidig hensynet til fællesskabet kontra det individuelle herunder, at forældre bliver opmærksom på, at indholdet i eget barns madpakke også kan påvirke de øvrige børns spisevaner. Der opfordres derfor kraftigt til, at der bakkes op om gode og sunde madpakker og spisevaner. Anne vil gerne udforme tilrettet folder. Vi sender indput. 4. Festudvalget Anne og Anette har udformet et opslag til forældre med opfordring om, at deltage i festudvalget. Lotte er tovholder fra personalet. 12. juni sommerfest i Prinsesseparken fra Vi afsætter budget kr Vi drøfter muligheden for at etablerer klynger af borde til spisningen, så der opstår fællesskab. 5. Alarm status Dan Group Alarm kontrakt indgået, men samtidig opsagt, da Greve Kommune efter overtagelsen af ejendommen, kan dække udgifterne til sikring af ejendommene. Forretningsbetingelserne punkt 18 skal læses således, at kontrakten er uopsigelig de første 24 måneder, hvorefter den kan opsiges med 3 måneders varsel til næste fornyelse (som er på 12 måneder). Det giver så i alt 36 måneder fra kontraktens indgåelse. Derfor kan jeg hermed bekræfte, at jeres abonnement er opsagt til 1/ Lars vil fortsat forsøge at drøfte mulighederne for dækning af løbende driftsudgifter med sikringskoordinator Niels Matthiasson, Greve Kommune. 6. Siden sidst / Opfølgning - Velkomstfolder Har længe været under udarbejdelse. Tina har fundet et udkast. Personale og bestyrelse sender evt. allerede udformede indput til Tina. Tina udfærdiger et nyt udkast i nær fremtid. Væsentligt folderen kommer på vores hjemmeside. - Skilte udkast/bestilling Medarbejdergruppen er mest stemt for skiltet med Børn med hinanden i hånden gerne tilført en baby i rækken, ansigtsfarve på et enkelt barn lidt for grøn og bør ændres - gerne Prinsesseparken med små bogstaver dog det første P

5 med stort (se foto med det foretrukne skilt med små tilpasninger) - Bus status Katja arbejder på sagen (ansættelse af pædagog og anskaffelse af bus) Bestyrelsen ønsker at Karlsvognens institutioner bliver synlige på bussen. - Forældrearbejdsdag Få tilmeldte p.t. Reminder kommer op efter påske. Vi samler op på tilmeldingerne uge 15. Tommy vil gerne være tovholder på dagen - omkring uddelegering af opgaverne. Vi afsætter et budget til mad kr Tommy står for Cowboygryde én til børn og én til voksne. Tommy sørger også for indkøb af drikkevare og forsøger at finde sponsorer. 7. Næste møde - Nye mødedatoer Tirsdag den 19. maj kl Onsdag den 26. august Onsdag den 21. oktober kl Evt. a) Hjemmesider og Facebook: Greve Kommunes officielle hjemmeside for Prinsesseparken skal opdateres. Der skal etableres en introduktion med fotos m.v. Tina igangsætter. Facebook: Tommy har etableret en facebookside, som er en opslagstavle, som fungerer som en ren informationsside, hvor der ikke kan kommenteres på. Tina er administrator og bestyrelsen bliver redaktører. Det er helt op til den enkelte medarbejder, hvorvidt de vil like siden som privatperson. Børneintra: Personalet slår fortsat op fra dagligdagen. Prinsesseparkens egen hjemmeside, etableret af bestyrelsen besluttes nedlagt, idet det er tilstrækkeligt ressourcekrævende at vedligeholde 2 informationsplatforme. b) Valg til bestyrelse er foregået i overensstemmelse med vedtægterne i efteråret Tina undersøger, hvorvidt vi af Greve Kommune er pålagt at ændre det til at holde valg i foråret. HVIS dette er tilfældet, skal vedtægterne tilpasses. c) Tommy anbefaler, at der rettes fokus på mulighederne for sponsorater. Bestyrelsen vil gerne påtage sig opgaven. d) Info fra Nita om, at vi påtænker at Månestuen flytter ind på Solstuen, når de kommende skolebørn går ud.