Rummelighed med kant og tone, er overskriften på dette årsmøde.

Transkript

1 Bestyrelsens beretning til årsmøde 2015 Vores årsmøde 2014 blev netop, som vi håbede nogle fantastiske dage. Vi har været spændte på, hvor mange der ville deltage i år. Vi lagde et forsigtigt budget, men med 366 tilmeldte, måtte vi igen i år melde udsolgt Det er fantastisk med den store interesse for årsmøderne. Med travlheden rundt om på skolekontorerne i vores regioner, kan det være en udfordring at bevare overblikket og den gode tone. Der er ingen tvivl om, at lærernes ændrede arbejdstider og den længere skoledag for eleverne har stor betydning for vores arbejde. Det kan være svært helt at pege på, hvad der giver mere travlhed. En ting vi har bemærket er, at lægetid og undersøgelser kan være svært at nå uden for arbejdstid. På nogle skoler er der en del ældre lærere med seniordage og helt unge lærere med omsorgsdage. Tidligere var der flest, der valgte at få 6. ferieuge indregnet i årsnormen. Det kan man ikke mere, så det giver jo også mere vikardækning hen over året. Vores indtryk er, at flere og flere sekretærer har vikardækningen med i deres opgaver, det er en krævende opgave, men mange synes også, det er sjovt og spændende. Mange flere opgaver bliver lagt ud til os. For mange år siden lavede vi en undersøgelse over arbejdsopgaver rundt om på skolerne i landet, det kunne være spændende at lave en ny og sammenligne de to. Rummelighed med kant og tone, er overskriften på dette årsmøde. Vi håber, at vores foredragsholdere kan give jer gode redskaber til at fortsætte det ansvarsfulde arbejde. Vi har igen sat fokus på arbejdsglæde, men formår vi at bevare glæden? Får vi sagt til og fra? Husker vi kommunikationen, når vi føler os kørt over af et lyntog? Vi ønsker jo nok alle At kunne bevare overblikket i pressede situationer At stille krav til lederne, både om tid til opgaverne, men lige så vigtigt at få feedback på det udførte arbejde. At få mulighed for at videreuddanne os Kommunomuddannelsen er i mange kommuner muligt at læse efter 1-2 års ansættelse. Det er COK, der udbyder denne uddannelse, man kan søge om midler til kompetenceuddannelser,find det på Der er også andre gode uddannelser og kurser. Vi vil opfordre jer til at gå på COK s hjemmeside og lade jer inspirere: HK har også mange interessante kurser, er du medlem, og har du tilmeldt dig mithk.dk, får du nyhedsbreve med tilbud om kurser og meget andet. Uddannelse Udviklingen på folkeskoleområdet går hurtigt, og der er stadigvæk stigende krav til alle medarbejdere, og især skolesekretæren får ofte nye arbejdsopgaver. Der stilles større og større krav til vores faglige kunnen, og det er en offentlig debat, om opgaven skal varetages af HKér eller ACér. LFS og COK samarbejder omkring kurser for skolesekretærer, og vi kan derfor varmt anbefale

2 Kurset Styrk dine kompetencer inden for administration i folkeskolen, der afholdes i Grenaa den 23. til 25. november Dette årligt tilbagevendende kursus er et af COK's klassikere der konstant videreudvikles. Aftalen om den nye folkeskolereform, nye tendenser inden for styring og (uformel) ledelse og et stigende krav om digitalisering, kalder på nytænkning og omstilling i folkeskolen - også for skolens administrative medarbejder. Herudover kommer kurset ind på: Hvordan ruster du dig til de mange nye opgaver i dagligdagen som administrativ medarbejder på - og omkring - skolen? Hvordan bliver du klædt på til at gå tilbage til din egen skole eller forvaltning, og fortælle om udviklingen inden for folkeskolen? Hvilken rolle og funktion kan og skal den administrative medarbejder have fremover - set i lyset af en hverdag, hvor spørgsmålene er flere end svarene? Brug 3 dage sammen med andre administrative medarbejdere, koordinatorer og forvaltningsfolk fra hele landet, få ny og aktuel viden, inspiration og værktøjer med hjem til det daglige arbejde og få lejlighed til viden- og erfaringsudveksling. Og muligheder for et godt grin og højt til loftet Lad os udvikle os i stedet for at afvikle os. Bestyrelsesarbejdet Igen i år har bestyrelsen været fuldtallig. Det har stor betydning for vores arbejde, at alle regioner er repræsenteret, for på den måde ved vi, hvad der rører sig rundt om i landet. Når vi holder ordinært hovedbestyrelsesmøde er der 3 repræsentanter fra hver region. Suppleanterne deltager når et hovedbestyrelsesmedlem fra regionen ikke kan. Vi har valgt, at vores suppleanter også skal være en aktiv del af bestyrelsen, så på 2 af de 5 årlige bestyrelsesmøder er suppleanterne med. På den måde får suppleanterne et tilhørsforhold til bestyrelsesarbejdet og bestyrelsen. Det giver en ekstra mulighed for at arbejde i grupper og få mange forskellige indfaldsvinkler på diskussionerne. Det er også lettere for en suppleant at overtage arbejdet, hvis et bestyrelsesmedlem stopper i bestyrelsen. Bestyrelsens årshjul starter med første hovedbestyrelsesmøde efter årsmødet. Her samles den nye bestyrelse med alle hovedbestyrelsesmedlemmer og suppleanter. På mødet vælges der et forretningsudvalg. November mødet starter med, at bestyrelsen fastlægger et tema til det kommende årsmøde og derefter brainstormer på forskellige foredragsholdere. Planlægning af regionsmøder, hvor regionernes valg af hovedbestyrelsesmedlemmer og suppleanter finder sted, foregår ofte via mail, hvilket fungerer fint. Samarbejdet i bestyrelsen er præget af arbejdsomhed, hjælpsomhed og humor. Regionsmøder 2015 Regionsmøderne blev igen i 2015 afholdt i foråret, og arrangementerne var meget forskellige i regionerne. Vi kan se, at vi i de store regioner - geografisk - har en udfordring, idet der kan være meget store afstande og mange km at køre for at komme frem til regionsmødet. Vi forsøger at placere mødet så centralt for alle som muligt, men det kan være svært.

3 I kan læse et meget udførligt referat af de 5 arrangementer i regionerne på foreningens hjemmeside, under Nyhedsbrev Maj Nedenfor er en kort gennemgang af årets 5 arrangementer: Region Hovedstaden sejlede fra Nyhavn til en rundtur på Flakfortet og efterfølgende traktement på Restaurant Flakfort Region Sjælland holdt regionsmøde på Gadstrup Skole. Efter en sandwich kom kunstner Mille-Maj Egbo fra Popartskolen i Frederikssund på besøg, og medlemmerne kreerede små collager. Region Syddanmark mødtes i Krusmølle som ligger ved Aabenraa. Det er en lille cafe og livstilsbutik. Der var foredrag med Gitte Hornshøj, og aften sluttede med en frokostplatte. Region Midtjylland afholdte sit regionsmøde i Mønsted Kalkgruber verdens største kalkmine. -Inden togturen ned i gruberne blev der serveret en sandwich fra Morten Børup Skolens kantine. Region Nordjylland var på besøg på Food College. Der blev lavet og spist flotte tapasretter under vejledning af to dygtige kokke. Medlemshvervning Foreningens medlemstal har det sidste år været en smule stigende. Sidste år til årsmødet havde foreningen 720 medlemmer og d.d. er tallet steget til 738. En del medlemmer er blevet meldt ud, men tilsvarende nye medlemmer er blevet indmeldt, da I nuværende medlemmer - har været fantastiske til at gøre reklame for foreningen. Vi har i bestyrelsen drøftet, hvorledes LFS kan promovere sig yderligere udadtil og gøre foreningen mere kendt i medierne. Det er jo meget op i tiden at være med på de sociale medier FB, Twitter, Instagram mm. Vi blev enige om, at såfremt det skal blive en god oplevelse, så er det nødvendigt at følge med dagligt. P.t. er der ikke nogen i bestyrelsen, der kan løfte den opgave. Annoncering har vi også indtil videre stoppet, da det er dyrt, og da vi ikke tror på, at det giver os nye medlemmer. De sidste år har vi valgt at reklamere for vores forening via årsmødet, regionsmøderne og ikke mindst ved nuværende medlemmers hjælp. I forbindelse med årsmødet og regionsmøderne mailer vi ud til alle skolerne i Danmark. Her er det vigtigt, at vi hver især som medlem er opmærksomme på, om der er nogle kolleger, der ikke kender til foreningen, f.eks. nyansatte. Men denne direkte kontakt til kolleger er naturligvis også vigtig på andre tidspunkter af året, når der ansættes en ny sekretær i vores kommune. Hjemmesiden Foreningens hjemmeside er på dagsorden hver gang bestyrelsen mødes. Hjemmesiden og dens tilhørende brugervenlige administrationsdel er et af de vigtigste arbejdsredskaber. Forretningsudvalget/hovedbestyrelsen benytter flittigt hjemmesiden, og er glade for at arbejde med den. Den er et værktøj, der letter vores arbejde. Men det er selvfølgelig ikke kun bestyrelsen, der skal være glade for vores hjemmeside, vi ønsker i lige så høj grad, at hjemmesiden skal være en informationsportal og et værktøj til vores medlemmer gennem hele året, derfor er hjemmesiden også blandt hovedbestyrelsens visioner, hvor formålet er:

4 Hjemmesiden skal være foreningens ansigt på nettet Hjemmesiden skal være informativ for såvel medlemmer som andre interesserede Hjemmesiden skal informere om foreningens værdier, visioner og aktiviteter Hjemmesiden skal være aktiv på informationsdelen Et af de punkter, som vi har arbejdet med i år, er at forbedre udsendelsen af de nyhedsmail, som I kan vælge at modtage, når vi lægger nyheder på hjemmesiden. Vi har oprettet 6 nyhedsgrupper, den første er Nyheder er du tilmeldt denne gruppe, så får du nyheder, der gælder alle medlemmer. De 5 øvrige nyhedsgrupper er de enkelte regioner det er så nyhederne rammer de rigtige regioner/medlemmer, så du fx ikke modtager en invitation til Nordjylland, når du bor i Hovedstaden. For at det skal lykkedes, skal du foretage et aktivt valg, du skal sætte kryds i 2 nyhedsgrupper - Nyheder (så du modtager de nyheder, der er til alle medlemmer) samt et kryds i den region, hvor du hører til (så du modtager mails, der kun har interesse for din region). Vi kan med glæde se, at der er flere og flere, der tilmelder sig disse nyheder, men vi kan også se, at nogle har valgt at sætte kryds i alle 6 nyhedsgrupper, så vil de så modtage samtlige nyhedsbeskeder også dem, som formodentlig ikke er relevant for dem. Alle 5 regioner har i år modtaget tilmeldingerne til regionsmødet via hjemmesiden, og dette har fungeret fint. Det virker som om, at medlemmerne er ved at vende sig til at tilmelde sig foreningens arrangementer på hjemmesiden. Men.der er dog et tilbagevendende problem, som vi i bestyrelsen bruger rigtig meget tid på, det er når medlemmer skal tilmelde sig arrangementer, og det er ikke et nyt problem, som er opstået i forbindelse med denne hjemmeside. En del medlemmer kan ikke huske deres brugernavn (medlemsnummer) eller deres adgangskode, når de skal logge ind på hjemmesiden. Problemet med adgangskoden skulle være løst, da hjemmesiden har en funktion (en knap man kan trykke på), som hedder Glemt adgangskode. Denne funktion virker fint, men det kræver dog, at du kan huske dit brugernavn og har sørget for, at opdatere dine oplysninger med adresse under din profil. Hvis du ikke kan huske dit brugernavn (medlemsnummer) så find det sidste girokort/elektroniske faktura frem for din kontingentbetaling, der skal du så finde fakturanummeret og sætte et nul foran, så har du dit brugernavn. Hvis du stadig har problemer med at logge ind på hjemmesiden, så er vi selvfølgelig behjælpelig, og så kan du kontakte følgende personer alt efter hvilken region, du hører til: Region Hovedstaden Malene K. Jensen - mjens@frederikssund.dk Region Sjælland Berit Lykke Blond - blb@solrod.dk Region Syddanmark Marianne Østergaard most@sonderborg.dk Region Midtjylland Lisbeth Fage-Pedersen - lisbeth.fage-pedersen@skanderborg.dk Region Nordjylland Gitte Boeltskifte gibo@frederikshavn.dk Du skal stadig huske at opdatere din profil, hvis der sker ændringer i dine personlige eller arbejdsmæssige oplysninger, men du behøver ikke længere sende en mail til medlemsregistranten, da hjemmesiden automatisk sender en besked til medlemsregistranten, hvis du har ændret på din profil. Forretningsudvalget og hovedbestyrelsen vil i det kommende arbejdsår arbejde videre med vores hjemmeside i samarbejde med vores udbyder Danhost.

5 Vi ønsker dig fortsat god fornøjelse med hjemmesiden, håber du kan få god nytte af den, også udover tilmeldingen til regionsmøde/årsmøde. Har du ønsker/forslag til hjemmesiden er du altid velkommen til at kontakte webmaster: Malene K. Jensen Nyhedsbrev Et par gange om året udsender Landsforeningen for Skolesekretærer et nyhedsbrev via mail til alle medlemmer, ligesom det også kan ses på hjemmesiden. Vi prøver så vidt det er muligt at sende nyhedsbrevet ud til alle skoler, så de sekretærer, der ikke er medlem af LfS, også kan læse om foreningen og måske derigennem få lyst til at blive medlem. I nyhedsbrevet benytter vi lejligheden til at informere om kommende arrangementer i LFS som årsmøder og regionsmøder, og her kan man også se referat fra de afholdte arrangementer. Vi gør også gerne opmærksom på nyheder og fagrelevante kurser fra f.eks. COK. Der er en kort orientering fra hovedbestyrelsen, og vi henviser til hjemmesiden, hvor vi bl.a. opfordrer medlemmerne til at opdatere egne personlige og arbejdsrelaterede medlemsoplysninger. Alle er velkomne til at komme med indlæg til nyhedsbrevet intet er for stort eller for småt, og vi efterlyser gerne den gode historie. Skolereformen hvordan påvirker den sekretærens / sekretariatets arbejde. Presset på skolesekretærernes arbejde er steget i forbindelse med skolereformen, som trådte i kraft for godt et år siden. I takt med at lærerne og elever er længere tid på skolen, er der ikke længere den arbejdsro, vi havde før. Eftermiddagen var tidligere den tid, hvor vi havde ro til at koncentrere os om de administrative opgaver. Vi sidder i en nøglestilling og rigtig mange ting går over sekretærens bord. Vi skal servicere elever, lærere, forældre og ledelse og andre samarbejdspartnere. Det øgede pres, der også er kommet på skolelederne, forplanter sig videre til os, og vi har i forbindelse med skolereformen også fået en del nye opgaver, men ikke yderligere tid til at lave dem. Skolesekretærerne har en faglig stolthed og vil gerne gøre det så godt som muligt, men det kan være svært at få den ønskede kvalitet til den afsatte tid. Mange sekretærer føler et rigtig stort pres over at skulle nå alle de opgaver, der lander på skrivebordet, og flere har måttet sygemelde sig på grund af det psykiske arbejdsmiljø. Det er meget vigtigt, at vi passer på os selv og italesætter vores frustrationer. Og ikke mindst husker at gøre brug af vores sekretær-netværk. Både det lokale og i Landsforeningen for Skolesekretærer. Med en åben dialog, tror vi på, at der kan findes nogle gode løsninger til gavn for både skoleledelse og skolesekretær. Vores årsmøder Det er dejligt at se, at også i år er der flot tilslutning til årsmødet 366 deltager på Nyborg Strand i år. Lige om lidt løber årsmødet 2015 af staben. Så snart samles rigtig mange administrative skolesekretærer og andet administrativt personale. En dejlig fornemmelse at være en blandt mange af samme slags. I vores hverdag kan vi kontakte kollegaer på de andre skoler, nogle har en kollega på kontoret. Men at være sammen med en stor gruppe, som også har administrative opgaver på skolens kontor, det er en dejlig fornemmelse. Og så er det man får øjnene op for, at der er stor forskel på arbejdsopgaver fra arbejdsplads til arbejdsplads. Et af formålene med at holde årsmødet er naturligvis at holde kontakten med sine kollegaer i regionen, opbygge og vedligeholde netværk. Hvert år kan vi aflæse af evalueringsskemaerne, at I prioriterer det at

6 mødes med andre fra jeres kommune meget højt. Derfor havde vi ved årsmødet 2014 lavet en ny måde at gruppere jer på alle sad kommunevis ved måltiderne. Det var et ønske, en del af jer har haft igennem årene, så det var dejligt, vi kunne opfylde dette ønske. Ud fra evalueringerne efter årsmødet 2014 har vi kunnet læse, at denne bordopstilling har I været meget tilfredse med. Så det at sidde sammen kommunevis vil vi også i år kunne tilbyde, når vi er til frokost hhv. festmiddag mandag. Årsmødet giver naturligvis også mulighed for at lære medlemmer at kende fra andre steder i landet, at falde i snak med medlemmer fra andre kommuner. Første-gangs-deltagere spørger tit, hvor de lettest kan falde i snak med de andre deltagere. Her byder morgenmaden tirsdag på en god mulighed, her er der nemlig ikke faste pladser. Ligeledes kan vi på gangene i pauserne søge de andre medlemmer, der er små stolemiljøer spredt rundt omkring på Nyborg Strand, og på standene vil man også møde de andre medlemmer. Og så må vi naturligvis ikke glemme at gøre jer opmærksomme på, at mandag aften er det hyggeligt at sidde og hyggesnakke med en irish coffee i bistroen hhv. købe en drink og danse moderne i stjernebaren. I bestyrelsen gør vi meget ud af at finde nogle spændende og kompetente foredragsholdere. Der kan give os en god ballast, spændende input og en dejlig oplevelse. For vi skal lade op, have et frirum men også blive provokeret og få nye ideer til vores hverdag hjemme på kontoret.