Personalehåndbog. Densen Audio Technologies Densen Audio Technologies Personalehåndbog

Transkript

1 Personalehåndbog Densen Audio Technologies 1

2 1. MÅLSÆTNING: 4 2. MEDARBEJDERMÅLSÆTNING: 4 3. KVALITETSSIKRING: 4 4. ORGANISATIONSPLAN: 5 5. ARBEJDSBESKRIVELSER: Direktør: MARKETINGSMEDARBEJDER: Ansvarlig for: Marketingplan Information til nye distributører: Tekniker/konstruktør: 7 6. GENEREL ORIENTERING: Personlige forhold: Ferieplanlægning: Sygdom: Overarbejde: Tyverialarm: Besøg: Arbejdstider: Mandagsmøde: Køkkentjans: Oprydning: Rengøring: Festudvalg: Kaffe og Te drikning: Telefonbetjening: Ansættelse af nye medarbejdere: Optræning af nye medarbejdere: Løn: 11 2

3 7. SIKKERHED OG ARBEJDSMILJØ: Sikkerhedsrepræsentant: Sikkerhedsudstyr: Brandslukningsmateriel: Forbindskasse: VARE MODTAGELSE: Varemodtagelse: Modtagelse af varer med transportskader og mangler i antallet: Varenummerangivelse på kasser med komponenter mv Bestilling af varer: Returnering af defekte varer vi har modtaget VAREUDLEVERING Leveringstider Ordrebekræftelser: Prisfastsættelse på produkter i VBIZ Vareudlevering: Fakturaudskrivning: SERVICE OG REPARATION: Reparationer: Servicemanual: Værktøj: Visual Business Styklister og dokumentation: COMPUTERBEHANDLING: Computerbehandling: Computerstandard: BOGHOLDERI: 19 3

4 1. Målsætning: Densen skal udvikle og producere det absolut bedst muligt lydende hi-fi udstyr i den absolut bedste kvalitet. Målet er at blive markedsleder, og have den bedste kvalitet på markedet. 2. Medarbejdermålsætning: Densen s medarbejdere skal i bred forstand betragtes som virksomhedens vigtigste ressource. Densen vil derfor arbejde for at den enkelte føler engagement og ansvar for sit job. Densen vil være loyal overfor sine medarbejdere, og forventer en gensidig loyalitet, troværdighed og ansvarsbevidsthed. Således forudsættes det at kendskab til produkter, produktionsmetoder, kunde og leverandørforhold ikke viderebringes. Densen arbejder på at skab de bedst mulige forhold for alle medarbejdere - indenfor de praktiske og økonomiske muligheder der til enhver tid er tilstede i virksomheden. Densen vil ligeledes stræbe efter at skabe en omgangsform, et arbejdsklima og et medarbejder engagement, der giver den enkelte medarbejder stolthed over at være ansat i virksomheden. Densen er meget åben overfor forslag til forbedringer på alle områder - både på det tekniske og samarbejdsmæssige plan. Finder du nogle forhold utilfredsstillende, forventer Densen, at du henvender dig til ledelsen og fortæller om problemet, og om muligt kommer med forslag til hvordan forholdet kan ændres til det bedre. Alle medarbejdere har ligeledes ansvar for at sikre et spændende og kreativt arbejdsmiljø, så Densen er og vedvarende vil blive opfattet som en virksomhed med troværdige, kvalitetsbevidste medarbejdere, der samarbejdere om fælles mål. 3. Kvalitetssikring: Vort mål er at lave fejlfri produkter, hvad enten vi taler om færdige apparater, service til vore kunder eller andre områder hvor vi producerer et produkt eller en service. For at opnå dette mål er det vigtigt at alle er opmærksomme på hvor vi kan højne kvaliteten af vor produktion. For at opnå målet er det også vigtigt at vi laver fejlrapporter mv. for at dokumentere kvaliteten, og får hver enkelt proces til at blive perfekt så vi ikke producerer fejl der skal laves senere. 4

5 Målet er at det kun er dem der producerer den enkelte ting der checker at der ikke er fejl, således at vi ikke spilder tiden med kontrol og på langsigt laver fejlfrie produker, der ikke kræver kontrol. 4. Organisationsplan: Virksomheden består af følgende afdelinger: Kontor, herunder EDB support og markedsføring Teknisk værksted, herunder komponentlager og lodning Færdigvare og emballagelager Organisationsplan: Ledelse: Thomas Sillesen Kontor: Marketingmedarbejder Bogholder Teknisk service og udvikling: Udviklingskoordinator Elektronik tekniker 5. Arbejdsbeskrivelser: Beskrivelser af arbejdsfunktioner og ansvarsopgaver for de enkelte medarbejdere. Er en medarbejder syg, på ferie eller på anden måde forhindret i at møde, er det den enkelte medarbejders eget ansvar at sørge for at virksomheden bliver informeret om vigtige arbejdsopgaver der ikke må udsættes, og ledelsen derfor finde afløsere til. 5.1 Direktør: Thomas Sillesen Overordnet ansvarlig for: - Salg - udarbejdelse af ferieplan 5

6 - Indkøb og godkendelse af indkøb 5.2 Marketingsmedarbejder: Ansvarlig for: - løbende opdatering af web-side: - Hver den første skal alle nye tests, lægges ind på siden (hvis de er gode) - Udarbejdelse af nye brochurer, PR billeder mv. - Indretning og oprydning i showroom. - Løbende opdatering af marketingsplan - Information til nye distributører Marketingplan Densen Audio Technologies: Følgende aktiviteter er marketingsmedarbejderne ansvarlig for: 1. Fremsendelse af materiale til distributører/slutbrugere der henvender sig til os. 2. Månedligt laves en pressemeddelse på et Densen produkt, og det sendes til samtlige journalister i vor database. 3. Månedligt sendes et nyhedsbrev til vore forhandlere og distributører worldwide 4. hver 4 måned sendes et nyhedsbrev til slutbrugerne i vor database. 5. I fællesskab udarbejder Densen og Radioactiv og udsender en avis hvert halve år i Danmark (september og februar) 6. Produktion af CD Rom med samtlige anmeldelser af Densen produkterpå verdensplan. Løbende opdatering, og udsendelse 2 gange årligt (sommer og vinter) Radioactiv: Følgende aktiviteter er marketingsmedarbejderne ansvarlig for: 1. Fremsendelse af materiale til distributører/slutbrugere der henvender sig til os. 2. Månedligt laves pressemeddelser på hvert af Radioactiv s produkter (hvis muligt) og det sendes til samtlige danske journalister i vor database. 3. Månedligt sendes et nyhedsbrev til vore forhandlere i Danmark I fællesskab udarbejder Densen og Radioactiv og udsender en avis hvert halve år i Danmark (september og februar) Information til nye distributører: Når en ny distributør henvender sig, skal han have en informationspakke bestående af følgende: Brev med tak for hans interesse. Vores eksportprisliste. Katalog. (begge typer) 6

7 Klistermærke med appointed dealer Kopi af regneark med schedule. CD Rom med tests CD Rom med billeder 5.7 Tekniker/konstruktør: Ansvarlig for: Fremskaffelse af dokumentation fra vore udviklere. Udvikling af nye produkter Printlayout af nye og eksisterende produkter Dokumentation af nye produkter Dokumentation til underleverandører Afhjælpning af problemer hos vor underleverandør Opdatering af servicemanual Reparationer af vore produkter Telefonpasning 6. Generel orientering: 6.1 Personlige forhold: Du er altid velkommen til at tale med TS om forhold/problemer der er af firmamæssig -, privat- eller anden art. Samtalerne er naturligvis fortrolige og bliver mellem dig og TS. 6.2 Ferieplanlægning: Den ønskede ferie meddeles Thomas Sillesen senest: - 1. April for perioden Maj-Okt September for perioden Nov-April. Dette gælder for ferier af mere end 2 dages varighed. For kortere ferier af 1-2 dages varighed skal den ønskede ferie meddeles senest 14 dage før den ønskede dato. Der skal minimum holdes 2 ugers ferie i juli måned. 6.3 Sygdom: I tilfælde af sygdom skal det meddeles senest kl 8.00 til virksomheden på tlf eller til Thomas Sillesen privat på I modsat fald betragtes det som ulovlig udeblivelse. 7

8 Dokumentation ved sygdom: For at sikre en effektiv behandling af sygedagpenge udbetaling, skal der indleveres en sygefraværsblanket. Denne blanket indeholder oplysninger om: - Dit navn, - Sygdommens art, -Sygdommens længde. Brug af denne blanket er et krav for udbetaling af sygedagpenge, og er en lettelse i administrationen. (Vi får en kompensation fra kommunen når I er syge!) Densen forbeholder sig ret til i konkrete tilfælde at anmode om at få en lægeerklæring; ønskes dette, vil du få særskilt information herom. For nye medarbejdere gælder reglerne om at Densen ikke yder sygedagpenge i de første 13 uger efter ansættelse. 6.4 Overarbejde: Overarbejde afregnes til de aftalte takster. 6.5 Tyverialarm: Tyverialarmen befinder sig på lageret. Når man ankommer til lageret og tyverialarmen er tændt, går du ind af hoveddøren, og direkte ind og slukker alarmen ved, med rolige præcise tryk, at taste alarmkoden ind. 6.6 Besøg: Du er naturligvis velkommen til at få besøg på virksomheden og vise den frem til familie og venner. For at sikre at det sker så let som muligt bedes du aftale besøg med TS, hvis de besøgende ikke har familiemæssige relationer til dig. Kunder og leverandører er naturligvis altid velkomne. 6.7 Arbejdstider: Der er 37 timers arbejdsuge, for alle medarbejdere. Arbejdstiderne er fleksible, og aftales med TS. Ønsker om afspadsering mv. skal godkendes af TS. 6.8 Mandagsmøde: Af hensyn til en effektiv produktion, er der morgenmøde, hver mandag (eller første arbejdsdag i uger der ikke begynder med en mandag) kl På mandagsmødet, tilrettelægges den kommende uges arbejde og der informeres om realiserede mål, om nye kunder/ordrer/produkter og om gode og mindre gode forhold siden sidste uge. Mandagsmødet afvikles iht den til enhver tid gældende dagsorden. 8

9 Alle har mulighed for at komme med ideer, kommentarer mv., og få eventuelle spørgsmål besvaret. Dette skal naturligvis ikke afholde dig fra også at gå direkte til TS. Mandagmøder afholdes dog kun hvis der er noget konkret at mødes om. 6.9 Køkkentjans: Køkkentjansen går på skift mellem medarbejderne i henhold til et skema der er opslået i kantinen. Pligterne indbefatter: 1. Indsamling af beskidt service over hele virksomheden, og sætte det i opvaksemaskinen. 2. Rengøring af kantine og køkkenborde + køkkenlåger, efter hver pause. 3. Rengøring af kaffekander, kaffemaskine, te kander og kogekedel hver fredag. 4. Hver dag skal alt ovenstående være rent før arbejdstids ophør. 5. Indkøb af ny portion af kaffe, når der er 2 poser kaffe tilbage. Rød Merrild, mellemristet, een kasse (16 poser) bestilles på tlf , (C Engros) De bringer det derefter ud til os. Er en medarbejder på ferie i den uge hvor vedkommende har køkkentjans, er det vedkommendes opgave at sørge for en afløser inden vedkommende tager på ferie. Gøres dette ikke medfører det en uges ekstra køkkentjans. Er en medarbejder med køkkentjans syg, skal den næste på listen afløse. Når den syge kommer tilbage tager vedkommende et tilsvarende antal dage som afløseren tog. Når der ikke er flere køkkentjanser tilbage på skemaet, er det montricen i printmontage der er ansvarlig for at lave et nyt skema. Medarbejdere på overarbejde + weekend arbejde skal SELV gøre rent efter sig. Den medarbejder der tømmer kaffemaskinen skal selv lave en ny kande Oprydning: Alle har en personlig værktøjskasse som de personligt er ansvarlige for. Derudover skal alle arbejdsredskaber der bruges lægges på plads efter brug. Emballage og andet affald skal lægges i skraldespande, affaldscontainere mv., og må 9

10 ikke ligge og flyde. For de enkelte afdelinger gælder at de det sidste kvarter fredag, skal sørge for at alt er i perfekt orden i de enkelte afdelinger. Ansvarlig for dette er: Kontor: Marketingmedarbejder Showroom: Marketingmedarbejder Lager og Garage(værksted): Tekniker 6.11 Rengøring: Af hensyn til rengøringsfirma, skal virksomheden hver dag være opryddet Festudvalg: Virksomheden har et festudvalg der er selvsupplerende, udvalget udpeger derfor selv et nyt udvalg efter hver fest. Der skal afholdes fest ca. hver 6 mdr. Enhver dato og program for en fest skal godkendes af TS, før de øvrige medarbejdere orienteres Kaffe og Te drikning: Der er fri adgang til Te og Kaffe. Den der tømmer kaffemaskinen skal selv lave ny kaffe Telefonbetjening: Telefonopkald skal besvares indenfor åbningstiden, og dem der ringer skal så vidt muligt klares af den der tager telefonen. HUSK: altid af få følgende at vide: 1. Personens FULDE navn (for og efternavn) 2. Firmaet fra hvilke personen ringer 3. Om de ringer igen, eller vi skal ringe tilbage, i hvilket tilfælde du skal bede om deres telefonnummer Ansættelse af nye medarbejdere: Ansættelse af nye medarbejdere sker af TS og de medarbejdere der skal arbejde sammen med den nye medarbejder Optræning af nye medarbejdere: 10

11 Dette foregår hovedsageligt af dem der skal arbejde sammen med den nye medarbejder og Thomas. Det er væsentligt at fokusere på at kvaliteten af den nye medarbejders arbejde er i orden, og at vedkommende bruger nogle fornuftige arbejdsrutiner der sikrer at arbejdet foregår hurtigt og sikkert Løn: Løn udbetales den sidste i hver måned. Størrelsen af lønnen er et personligt anliggende mellem den enkelte medarbejder og TS, og må ikke oplyses til de øvrige medarbejdere. 7. Sikkerhed og arbejdsmiljø: Densen vil tilstræbe at arbejdsmiljøet er sundt og sikkert, så du ikke kommer tilskade, eller på længere sigt ødelægger dit helbred. Dette sikres gennem sikkerhedsudvalget, som består af TS og sikkerhedsrepræsentanten. Sikkerhedsrepræsentanten kontrollerer løbende arbejdsmiljøet, (og dermed sikkerheden), for at sikre at dette er så sundt og sikkert som muligt. 7.1 Sikkerhedsrepræsentant: Medarbejderne er ansvarlige for udpegning af en sikkerhedsrepræsentant, der fungerer som rådgiver for sikkerheden på arbejdspladsen. Sikkerhedsrepræsentanten indkalder til minimum 4 sikkerhedsudvalgsmøder om året. Sikkerhedsudvalget består af TS + sikkerhedsrepræsentanten. Sikkerhedsrepræsentanten skal hver måned gennemgå forbindskassen og sikre der er nok udstyr. Er sikkerhedsrepræsentanten vidende om at der har været brug af forbindskassen bør han gennemgå denne omgående for at sikre sig at der ingen mangler er. 7.2 Sikkerhedsudstyr: Brandslukningsmateriel: På lageret befinder sig en KULSYRESLUKKER. Denne type slukker skal benyttes mod al brand i disse rum især med hensyn til brand i elektriske maskiner, forstærkere mv. På lageret er der også en PULVERSLUKKER til brug til bekæmpelse af brand i emballage mv, hvis KULSYRESLUKKEREN bliver brugt op. På kontoret er der også en KULSYRESLUKKER. Denne type slukker skal benyttes mod al brand i disse rum især med hensyn til brand i elektriske maskiner, forstærkere mv. 11

12 I varevognen er en pulverslukker mellem forsæderne til bekæmpelse af al ild Forbindskasse: Vi har ingen forbindskasse, men vi har al nødvendig forbindsgrej i et skab i gangen ved kontoret. 8. Vare modtagelse: 8.1 Varemodtagelse: Når der ankommer en pakke til virksomheden, vurderes det om: 1. Den er til kontoret 2. Er en reparation 3. Er til komponentlageret 4. Er til produktlageret Pakken afleveres derefter til den ansvarlige for det pågældende område. (Hvis pakken er til komponentlageret: Pakken åbnes og tælles op) Hvis følgesedlen godkendes, venter du på at den tilhørende faktura kommer i din postkasse, hvorefter du sammenligner faktura og følgeseddel og godkender fakturaen ligger den i postkassen til bogholderiet og smider følgesedlen væk. Hvis følgesedlen/fakturaen ikke godkendes, kontaktes TS. Bogholderiet vil automatisk checke at de priser vi har fået varen til er i orden. Men kan du se at prisen er forkert når du checker fakturaen (hvis du f.eks har fået prisen oplyst af leverandøren), bedes du meddele det til bogholderiet. 8.2 Modtagelse af varer med transportskader og mangler i antallet: Viser det sig ved visuel inspektion ved modtagelsen af en pakke at den er transportskadet eller der mangler nogle enheder, gælder følgende: - Hvis fragtmanden/postbudet stadig er her: a) Pakken pakkes ud mens fragtmanden venter. b) Vil fragtmanden ikke vente, skal du kvittere i fragtmandens fragtbrev, at pakken var beskadiget/der manglede enheder (og antal) ved modtagelsen. - Hvis fragtmanden/postbudet ikke er her mere: 12

13 a) omgående undersøge om varen i kassen er defekt, og hvis dette er tilfældet kontakte TS. 8.3 Varenummerangivelse på kasser med komponenter mv. For at sikre at der er styr på komponenter mv. skal der angives varenumre på vore egne lager kasser. Disse skal gives efter følgende system: Vor varebetegnelse: Leverandørens varenr.: Leverandørens navn og tlf. nr.: Disse varenumre laves med tapedispenceren fra pakkerummet, på følgende måde: Eksempel: (100K ohm modstand, leaded) Vor varebetegnelse: Leverandørens varenr.: Leverandørens navn og tlf. nr.: 100K leaded MBA Trafomo Eksempel: (4mm diameter, 8mm lang torx skrue) Vor varebetegnelse: Leverandørens varenr.: Leverandørens navn og tlf. nr.: 4x8mm Torx skrue 4x8 T.S. -C214 Arvid Nielsson Måden at indføre dette system på vil være at fremover, hver gang der kommer varer at opmærke de kasser varerne skal i. 8.4 Bestilling af varer: Find leverandørens og vores nr. og skriv det på en bestillingsseddel til den ansvarlige for indkøb. Gør opmærksom på vigtigheden af ordren. Gør opmærksom på hvor mange stk. du mener skal indkøbes. 8.5 Returnering af defekte varer vi har modtaget. Er der ikke tale om en fast leverandør med hvem vi har aftalt en returordning sker returnering omgående af den der har opdaget fejlen. Der vedlægges følgeskrivelse, med beskrivelse af fejlen, og leverandøren kontaktes evt. telefonisk alt efter hvad du vurderer. Der er på nuværende tidspunkt aftalt returordning med følgende leverandører: A/S Chromindustri, Aarhus Aluline, Tølløse 13

14 I begge tilfælde returneres alt fejlbehæftet den 20 i HVER måned med en følgeseddel med informationer om antal og art mv. (du har ansvaret for at gemme din kopi af følgesedlen og checke at vi får nye varer gratis eller en kreditnota). 9. Vareudlevering. 9.1 Leveringstider. Vore produktions og leveringstider er som følger: Danske og Engelske ordrer sendes SENEST dagen efter modtagelsen af ordren. Kan vi ikke levere til tiden kontaktes vores kunde omgående med information om leveringstid. Øvrige (eksport) ordrer informeres om leveringsdato. 9.2 Ordrebekræftelser: I forbindelse med ordrer skal der indtastes en ordrebekræftelse i computeren, og denne ordre bekræftelse skal udskrives som følger: Engelske/Tyske/Franske Danske kunder: kunder: Øvrige kunder: X X X 1 stk. faxes til kunde. Kun hvis vi ikke kan levere til tiden Kun hvis vi ikke kan levere til tiden DER UDPRINTES 1 STK. Levering af ordrene: Det tjekkes om vi kan levere ordren, og hvornår. Dette skrives på ordrebekræftelsen før den faxes til kunden. Vigtigt: Kan der ikke sendes til danske kunder indenfor 24 timer, skal kunden have telefonisk besked. Kan der ikke sendes til engelske kunder indenfor 24 timer ringes der til Russell. Kan der ikke sendes til tyske kunder indenfor 24 timer ringes der til Christoph. Kan der ikke sendes til franske kunder indenfor 24 timer ringes der til francois. 14

15 VBIZ arbejder med følgende ordre hiraki; Oprettelse af ordre/tilbud Bekræftelse (ordrebekræftelse) Følgeseddel (ved levering) Faktura Prisfastsættelse på produkter i VBIZ Thomas har ansvar for at priserne på vore produkter til enhver tid er korrekt angivet i VBIZ. Har du en ordre, hvor prisen står til kr 0,- kontakt da TS. 9.3 Vareudlevering: Der er flere former på vareudlevering: 1. Produkter 2. Reservedele 3. Brochurer mv. ad 1. Når der udleveres produkter gælder følgende regler: - Serienumrene skrives om muligt ind på følgesedlen i computeren inden følgesedlerne udskrives, er dette ikke muligt, skrives serienumrene på følgesedlen når den udskrives. - Der udskrives følgesedler på enhver ordre. Der er forskellige former for formål med følgesedler. Levering til: - Danske kunder - Engelske/Tyske/Franske kunder - Øvrige kunder Disse fordeles som følger: - Danske kunder - Engelske/Tyske/Franske kunder - Øvrige kunder X 1 stk. følgeseddel faxes til speditionsfirmaet med påskrift klar til afhentning X X X 1 stk. følgeseddel medfølger ordren. 15

16 X 1 stk. følgeseddel med serienumre skal påtegnes kvittering fra fragtmand (og hans bils registreringsnr) og derefter leveres til kontoret. X X 1 stk. følgeseddel skal påklæbes postkvittering og i postbog. DER SKAL ALTID UDSKRIVES 2 FØLGESEDLER. ER DER MERE END EEN PAKKE TIL ENGLAND/TYSKLAND/FRANKRIG SKAL DER SKRIVES EKSTRA FØLGESEDLER TIL DE EKSTRA KASSER. ENDVIDERE SKAL DER MEDFØLGE EET STK FAKTURA PÅ ORDRER TIL LANDE UDENFOR EU.(der dog ikke må sættes fast på nogle af kasserne, men skal medfølge i en konvolut) ad 2. Reservedele: Reservedele skal sendes til kunden med en faktura. Der skal ikke et beløb på mindre reservedele. Fakturering af større reservedele skal diskuteres med TS. (Faktureringen er nødvendig af hensyn til vor lagerstyring). 9.4 Fakturaudskrivning: Der skal udskrives fakturaer som følger: Danske kunder:engelske kunder:øvrige kunder: Øvrige kunder udenfor EU: X X X X 1 stk. faktura sendes pr post. X X X X 1 stk. faktura arkiveres (Denne faxes dog først til Nordisk Factoring på deres blanket med vort kundenr 1491) X 1 stk. faktura til speditør X X X X 1 stk faktura arkiveres ved følgesedlen. Der skal derfor udskrives følgende antal fakturaer: Danske kunder: Engelske kunder: Øvrige kunder: Øvrige kunder udenfor EU: 3 stk. 3 stk. 3 stk. 4 stk 16

17 Udskrevne fakturaer pakkes omgående i konvolut og påføres porto for forsendelse. Vær opmærksom på at alle kunder skal have påtegning på fakturaerne: de skal have Nordisk Factoring påtegning på. 10. Service og reparation: 10.1 Reparationer: Der gælder følgende regler: Reparationer fra kunder skal laves senest 48 timer efter at de er ankommet til virksomheden. Der skal skrives en fejlrapport, og sættes i teknikerens fejlrapport mappe. Ansvarlig for reparationer er: Teknikeren. Når det reparerede produkt skal returneres, skal kvittering for transport gemmes i fragt mappen, sammen med en kopi af reperationsdokumenterne Servicemanual: På baggrund af de fejl der konstateres i produktion og i forbindelse med kunde reparationer, skal servicemanualen opdateres. Endvidere skal nye modeller inkluderes i servicemanualen. Opdateringer af produkter skal også tilføjes servicemanualen. Ved hver opdatering af servicemanualen, skal opdateringen sendes til samtlige distributører. Selve udsendelsen af opdateringen foretages af marketingsmedarbejderen. Ansvarlig for servicemanual: Teknikeren Værktøj: Alle medarbejdere har en personlig værktøjskasse, som de er ansvarlige for er fuld. Mangler du noget nyt værktøj, så henvend dig til TS, så vil det blive indkøbt. Har du brug for at låne værktøj med hjem, så henvend dig til TS og aftal det med TS. 17

18 11.6 Visual Business Computerprogrammet Vbiz (Visual Business) er en vigtig del af vores lager styring. I Vbiz findes alle vore lager varer Styklister og dokumentation: I forbindelse med disse er det værd at bemærke at ændringer skal være dokumenterede. Det vil sige at f.eks komponentændringer skal være dokumenterede skriftligt af vore designere, og hvis muligt med angivelse af årsag til ændring. Mekaniske ændringer, skal være dokumenterede med tegninger (korrekte tegninger med alle mål angivet), med angivelse af årsag til ændring. Denne dokumentation skal gemmes for hvert produkt.. For print gælder at dokumenteringen skal være som følger: I PCB layout program I A4 ringbind for hver model i printmontagen, med udskrifter fra alt ovenstående. Der skal være en model af hvert print gemt som reference. For kabinetter mv gælder at dokumentationen skal være som følger: I Vbiz I montagevejledning I A4 ringbind for hver model i kabinetmontagen, med udskrifter fra alt ovenstående. 12. Computerbehandling: 12.1 Computerbehandling: Vores computere er forbundet i et såkaldt netværk, det betyder at alle væsentlige data, kan -og skal- placeres på en central computer, en såkaldt server. Serveren har en adresse: den hedder O. Det betyder at du f.eks. i tekstbehandling (word) kan åbne og gemme en fil (dine informationer) på O. På O. Er der en struktur, der betyder at alle de ting du har brug for eller skal gemme findes på: O:\Produktion. 18

19 Under Produktion er der en mængde under menuer, disse er pr nuværende: Test: her gemmes alle test manualer, for test af print og produkter. Pakning: her gemmes pakke manual Peer: Een menu pr. medarbejder: her gemmer du dine personlige breve mv til leverandører mv, så du altid kan finde dem Mekanisk montage: her gemmes alle manualer for mekanisk montage. Printmontage: her gemmes alle manualer for mekanisk montage Computerstandard: Alle computere i virksomheden (incl radioactiv) skal minimum være forsynet med: Windows 98 Word Excel Acces Visual Business Internet browser Internet mailprogram Windows fax, linket op på serveren McAffee virus scan Netkort 3 ¼ diskette drev CD-Rom På mac: Det ovenstående, + diverse DTP programmer i mac. På Lager, Kims, Martins og Thomas PC: Protel Schematic Pads 13.0 Bogholderi: Det er bogholderiets opgave til enhver tid at holde bogholderiet ajour. Dette indbefatter: 1. Løbende indtastning af diverse bilag. 2. Afstemning af debitorer hver 10. dag. 3. Afstemning af kreditorer hver den sidste i måneden 4. Afsteming af finanskonti hver den sidste i måneden 5. Afsteming af moms hver den 10 i måneden for moms for den foregående måned og 19

20 indsendelse af moms angivelse. 6. Udarbejdelse af månedsresultat med balance 7. Udarbejdelse salgsstatistik hver den sidste i måneden med følgende informationer: Opdeling af salget på lande, med info om salg i enheder og kr af de enkelte modeller. Sammenholdning af ovenstående med sidste års salg. Sammenholdning af resultatet med budgettet. 8. Afstemning af Nordisk Factoring Afstemning af Nordisk factoring den 10 hver måned. Generelt: ved hver uges udgang, skal bogholderiet være ajour. 20