Glostrup Boligselskab - Referat fra organisationsbestyrelsens møder

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde den 29. august 2013 Til stede var - fra bestyrelsen: Susanne W. Petersen, Jørgen Mogensen, Eva Nørgaard, Randi Bartels, Peter Madsen, Kurt Arve Jensen, Allan Larsen, Ken Axelsen og Kate Vodstrup. Flemming Ørhem deltog i mødet fra pkt. 1 til og med pkt. 4d. Afbud: Peter Sørensen - fra administrationen: John Møller, Robert Roll og Søren Heick Mødet indkaldes med dagsorden iht. forretningsordenen: 1) Godkendelse af referat fra sidst afholdte bestyrelsesmøde. (er tidligere udsendt) 2) Fremlæggelse af revisionsprotokollen 3) Optagne lån 4) Sager til behandling a) Konstatering af bestyrelsens sammensætning (Bilag 4a) b) Godkendelser af forretningsordener og direktionsfuldmagt (Bilag 4b) c) Evaluering af årets repræsentantskabsmøde (Bilag 4c) d) Ønsker til bestyrelsesarbejdet (Bilag 4d) e) Forsikringssagen (Bilag 4e) f) Tilbud fra Ista om udskiftning af anlæg til fjernaflæsning af forbrugsdata (Bilag 4f) g) Selskabets dispositionsfond (Bilag 4g) h) Selskabets honorar og gebyrpolitik (Bilag 4h) i) Forslag fra Kurt Arve Jensen om dækning af råderetshonorar (Bilag 4i) j) Forslag fra Kurt Arve Jensen om drøftelse af forbedring af budget- og regnskabsmateriale (Bilag 4j) k) Forslag fra Kurt Arve Jensen om drøftelse af indkøb af fælles el. (Bilag 4k) l) Tilskud til Stenager fra selskabets egen trækningsret (Bilag 4l) 5) Meddelelser: a) fra formanden, b) fra direktøren, c) fra andre. 6) Eventuelt 1) Godkendelse af referat fra sidst afholdte bestyrelsesmøde. (er tidligere udsendt) Referat fra bestyrelsens møde den 23. maj 2013 blev godkendt. 2) Fremlæggelse af revisionsprotokollen Revisionsprotokollen blev fremlagt uden ændringer. 3) Optagne lån Der er ikke optaget lån siden sidste møde. 4) Sager til behandling Side 531

2 4a) Konstatering af bestyrelsens sammensætning (Bilag 4a) Uddrag af referat fra det ordinære repræsentantskabsmøde den 14./15. juni Mødet blev afholdt med følgende dagsorden: 1. Konstituering af mødet a) Godkendelse af forretningsorden for mødet b) Valg af dirigent c) Valg af stemmeudvalg 2. Aflæggelse af bestyrelsens beretning for det senest forløbne år 3. Endelig godkendelse af årsregnskab for 2012 med tilhørende revisionsberetning samt forelæggelse af budget for Behandling af indkomne forslag 5. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter 6. Valg af revisor Ad. 5. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter m.v. a) Valg af formand for 2 år Susanne W. Petersen blev valgt uden modkandidater. b) Bestyrelsesmedlemmer for 2 år På valg var: John Velling, ønskede ikke genvalg Ole Hammer, ønskede genvalg Der blev opstillet 3 kandidater til de 2 bestyrelsesposter. Allan Larsen blev valgt med 31 stemmer. Kurt Arve Jensen blev valgt med 27 stemmer. Ole Hammer opnåede med 14 stemmer ikke valg. Herefter er bestyrelsens sammensætning som følger: Susanne W. Petersen, formand afd. 9 valgt for 2013/2015 Jørgen Mogensen, næstformand afd. 37 valgt for 2012/2014 Allan Larsen afd. 20 valgt for 2013/2015 Randi Borup Bartels afd. 6 valgt for 2012/2014 Peter Madsen afd. 9 valgt for 2012/2014 Eva Nørgaard afd. 37 valgt for 2012/2014 Kurt Arve Jensen afd. 31 valgt for 2013/2015 Peter Sørensen - - kommunalt udpeget Flemming Ørhem - - kommunalt udpeget Kate Vodstrup - - medarbejderrepræsentant Ken Axelsen - - medarbejderrepræsentant Direktionen består af John Møller. Det indstilles, at bestyrelsen tager bestyrelsens sammensætning til efterretning. 4b) Godkendelser af forretningsordener og direktionsfuldmagt (Bilag 4b) Da bestyrelsens sammensætning er ændret på repræsentantskabsmødet den 14./15. juni 2013, er en påtegning af forretningsordener og direktionsfuldmagt nødvendig. Forretningsordener og direktionsfuldmagten fremlægges uændrede. Side 532

3 Det indstilles, at vedlagt forretningsorden for bestyrelsen, forretningsorden for direktøren samt direktionsfuldmagt godkendes. 4c) Evaluering af årets repræsentantskabsmøde (Bilag 4c) Der var flere bestyrelsesmedlemmer, der gav udtryk for, at konferencestedet ikke er egnet, og at der om fredagen var for kort tid til behandling af repræsentantskabets dagsorden. Der var stor ros for det sociale arrangement fredag aften. Bestyrelsen tiltrådte indstillingen fra formandskabet om, at næste års repræsentantskab afholdes på KolleKolle (Værløse). Repræsentantskabsmødet er fastsat til afholdelse den 13. og 14. juni d) Ønsker til bestyrelsesarbejdet Bestyrelsen indleder en ny repræsentantskabsperiode. I sidste repræsentantskabsperiode afholdte bestyrelsen en intern konference/ inspirationstur. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter, om der er ønsker til særlige aktiviteter eller initiativer i den kommende repræsentantskabsperiode. Der blev nævnt emne som LAR og kildesortering, som emner, der burde have vores interesse. Der blev ikke truffet en endelig afgørelse på mødet. 4e) Forsikringssagen (Bilag 4e) Den 20. juni 2013 kl blev retten sat på Frederiksberg. Her blev en tilkendegivelse afgivet med det resultat, at Alka Forsikring skal betale ,91 kr. med tillæg af procesrente. Sagen blev udsat til den 27. juni 2013 på parternes stillingtagen hertil. Herefter har Alka Forsikring forlangt domsafsigelse, som faldt den 25. juli: Udskrift af dombogen er vedlagt. Alka Forsikring har anket dommen til Landsretten. Det indstilles, at bestyrelsen tager domsafsigelsen til efterretning. Side 533

4 4f) Tilbud fra Ista (Bilag 4f) Med et tilskud fra selskabets egen trækningsret til afdelingerne under Glostrup Boligselskab, muliggjorde selskabet i 2008, at samtlige afdelinger blev forbundet i et fjernaflæsningssystem til aflæsning af varmeforbruget. Anskaffelsessummen udgjorde i alt kr., hvoraf selskabet dækkede 2/3 af udgifterne. Anlægget blev købt af Siemens, som var det første firma med den dengang nye teknologi. Siemens frasolgte divisionen for måleraflæsning til Ista kort efter etableringen af anlægget i Glostrup Boligselskab. (dengang Danmarks største sammenhængende anlæg) Ved overtalelsen af Siemens divisionen var Ista langt fremme med en lignende teknologi, men med et anlæg, der er langt mere driftssikkert og fremtidssikret. Frasalget har desværre betydet, at der ikke er blevet videreudviklet på systemet fra Siemens, og systemets børnesygdomme ikke er blevet rettet i tilstrækkelig omfang. Derfor er det besværligt at drifte og kan eksempelvis ikke bruges til aflæsning af vand, og beboerne har ikke mulighed for at udføre forbrugsovervågning på smartphone, som Ista systemet i dag kan tilbyde. Ista har en interesse i at udfase systemet fra Siemens, og er derfor er kommet med et særligt fordelagtigt tilbud, der økonomisk er en god forretning for afdelingerne set over en periode på 5 år. Se den uddybende redegørelse i vedlagte notat. Udskiftningen koster i.h.t. tilbuddet kr., som afdelingerne ikke har budgetsat. Efter forhandling med direktøren for Ista, vil Ista reducere tilbuddet med yderligere kr. I 2013 har afdelingerne tilsammen afsat til batteriskift på målerne, som således ikke bliver nødvendig at bruge til batteriskift ved en udskiftning af anlæg og målere. Beløbet kan i stedet benyttes som en delfinansiering af de nye målere og udstyr. Det indstilles, at selskabets dispositionsfond giver et tilskud på kr. til afdelingerne, således at udskiftningen kan ske i indeværende år. 4g) Selskabets dispositionsfond (Bilag 4g) En oversigt over dispositionsfondens indestående frem til 2022 er vedlagt. Oversigten er under forudsætning, at der disponeres med: 1) At Glostrup Boligselskab yder et tilskud på ca. 55 pct. af fremtidige indbetalinger fra dispositionsfonden som bidrag til dækning af gennemførelse af fremtidssikringen af Stadionkvarteret. Et årligt tilskud på kr. i ydelsesstøtte fra ) At udlånet på 1 mio. kr. til afdeling 20 Rødkælkevej, som blev ydet i 2012 fra dispositionsfonden, bliver tilbagebetalt i perioden med kr. pr. år. 3) At Glostrup Boligselskab yder et årligt tilskud til Projekt Hvissinge på kr ) At Glostrup Boligselskab yder et samlet tilskud til samtlige afdelinger på kr til udskiftning af varmemålere. 5) At Glostrup Boligselskab frem til 2022 ikke opkræver bidrag fra afdelingerne, da indestående i dispositionsfonden er over grænseværdien for opkrævning. Det indstilles, at bestyrelsen tager oversigten til efterretning. Afgangen fra dispositionsfonden blev tiltrådt af bestyrelsen. Det blev oplyst på mødet, at det tidligere var besluttet, at tilskuddet på 3 mio. kr. årligt til Stadionkvarteret var fuldt indfaset fra Det er ikke korrekt. Det blev først besluttet på dette møde. Af fremtidige oversigter vil ændringer i disponeringer fremgå. Side 534

5 4h) Selskabets honorar- og gebyrpolitik (Bilag 4h) I henhold til driftsbekendtgørelsen betaler afdelingerne i drift et administrationsbidrag til boligorganisationen. Administrationsbidragets størrelse fastsættes af bestyrelsen, således at de dækker udgifterne til driftsadministration, bortset fra udgifter til byggesager og særskilte lovmæssige gebyrer. Administrationsbidraget kan enten fastsættes som et beløb, der er lige stort pr. lejemålsenhed i drift eller fastsættes delt, således at der fastsættes et grundbidrag for en grundydelse og et tillægsbidrag for tillægsydelser. Det sidste medfører især i forretningsfører- og administrationsselskaber omfattende takstblade, og i sådanne tilfælde kan afdelingernes udgifter være omfattende ud over et fastsat grundbidrag. I Glostrup Boligselskab har vi valgt at opkræve et lige stort bidrag pr. lejemålsenhed suppleret med et byggesagshonorar og særskilte lovmæssige gebyrer. Se forslag til takstblad. Historisk har takstbladet for honorarer og gebyrer således været særdeles beskedent i Glostrup Boligselskab, hvilket er et af de områder, vi gerne har villet kendes på. Der er imidlertid områder, hvor det ikke er rimeligt, at alle er med til at betale de fulde omkostninger over administrationsbidraget, og derfor er der i lovgivningen givet mulighed for at tage byggesagshonorar, herunder for en ny afdeling under opførelse, for større renoveringsarbejder, større energibesparende foranstaltninger, boligsociale helhedsplaner, fremtidssikring af bebyggelsen og sager vedrørende gennemførelse af kollektiv råderet. Det er indlysende, at det ville være urimeligt, hvis udgifterne eksempelvis til gennemførelse af helhedsplanen i Stadionkvarteret blev betalt over administrationsbidraget i stedet for finansieret over sagen. En anden indtægtskilde for selskabet er de lovmæssige gebyrer, der ikke betales af afdelingen, men af den enkelte lejer eller opnoterede kunde. Et eksempel er et opnoteringsgebyr. I henhold til Bekendtgørelsen om udlejning af almene boliger mv. 3. stk. 3 skal boligorganisationen opkræve et gebyr for optagelse på og årlig vedligeholdelse af ventelisterne. Et opnoteringsgebyr, der ikke i væsentligt omfang må overstige boligorganisationens udgifter ved administrationen. I Glostrup Boligselskab har vi ønsket at fastholde vores egen lokale udlejning, og derfor har vi etableret vores Beboerservice i stueetagen. I mange år har vi fastholdt et opnoteringsgebyr på 125 kr. om året. Det er et meget ydmygt opnoteringsgebyr. Selskabet har en årlig indtægt på ca kr. fra opnoterinsgebyrer. Der er ansat 4 medarbejdere i Beboerservice til dels at betjene ventelisten, men også vores egne beboere med klagesager, huslejebetaling, opsigelser, genudlejninger mv. I vores tilfælde dækkes de faktiske omkostninger ved administration i dag næppe indtægten på ca Vi har ønsket at tilskynde vores egne og potentiale beboere til at blive skrevet op. (Kampagnen at blive skrevet op i tide) Det har været fremført, at opnoteringsgebyret burde suspenderes i forbindelse med gennemførelse Helhedsplan Vi har desværre brugt begrebet suspendering af ventelisten under helhedsplanens gennemførelse. Begrebet suspendering er imidlertid misvisende. Der er derimod tale om indførelse af en særlig fortrinsret for beboere, der skal genhuses. Vi har ca. 300 flytninger om året, og det er vores vurdering at genudlejningen, som følge af denne sag vil blive reduceret med ca. 60 genudlejninger om året, mens sagen pågår. Opnoteringsgebyret ligger meget lavt i Glostrup Boligselskab, og er ikke blevet reguleret siden 2008, ligesom øvrige lovmæssige gebyrer i forhold til udlejning og huslejeadministration har en social profil, hvilket er en medvirkende årsag til det meget lave antal udsættelser af lejere i selskabet. Side 535

6 Det indstilles, at administrationsbidraget fortsat fastsættes som et ens beløb pr. lejemålsenhed, og at vedlagt takstblad godkendes med virkning fra den 1. januar Takstblad 2014 Administrationsbidrag (betales af afdelingen) Administrationsbidrag egne afdelinger Administrerede afdelinger Udarbejdelse af forbrugsregnskaber (varme, el og vand) Fordelingsafdelinger (eksempelvis beboerhus) Antenneforeninger Grundejerforening Byggesagshonorar (betales af afdelingen) kr. pr. lejemål pr. år kr. pr. lejemål pr. år 170 kr. pr. lejemål pr. regnskab kr. pr. år 3 pct. af omsætningen kr. pr. år Byggesagshonorar (nybyg, større renoveringssager, større energibesparende foranstaltninger, boligsociale helhedsplaner og fremtidssikring af bebyggelsen jf. almenlovens 37) Oprettelseshonorar kr. Herefter kr. 2 pct ,50 pct pct. Råderetssag (jf. almenlovens 37b) Gebyrer (betales af lejeren) kr. Opnotering på ventelisten 125 kr. Ajourføring af ventelisten 125 kr. pr. år Huslejebetaling 1. rykker - påkrav 250 kr. 2. rykker 100 kr. Stadig ubetalt sendes den til advokat Frivillige forlig/ afdragsordning Rykker 0 kr. Flytteafregning 1. rykker 100 kr. 2. rykker 0 kr. Oprettelse af Boliggarantibevis Fraflytningsgebyr 400 kr. (i alt 750 kr. med 3 års opnotering) Ifølge loven må man tage et rykkergebyr for udbetalte opkrævninger 3 gange af 100 kr. pr. gang. Kurt Arve Jensen og Allan Larsen kunne ikke tiltræde, at afdelingen betaler honorar på kr. for oprettelse af råderetssag. Takstbladet for 2014 blev godkendt med 7 stemmer for, 1 stemme imod og 1 stemte hverken for eller imod. 4i) Dækning af råderetshonorar (Bilag 4i) Kurt Arve Jensen foreslår, at selskabets dispositionsfond dækker afdelingernes udgifter for oprettelse af råderetssager for regnskabsårene 2009 til 2012 i alt kr. Udgifterne fordeler sig således på selskabets afdelinger: 0 kr. Side 536

7 I alt Afd Afd Afd Afd Afd Afd Afd Afd Afd Afd Afd Baggrunden for forslaget er, at der i referatet om fra mødet den 29. maj 2008 fejlagtigt er brugt ordet gebyr i stedet for honorar ved oprettelse af råderetssager. I den almene lovgivning benyttes ordet gebyr, når det er en udgift, den enkelte lejer skal betale, og honorar, når det er en udgift, der betales af afdelingen til boligorganisationen. Uddrag fra referatet fra mødet den 29. maj: 4c) Fremlæggelse af forslag til gebyrpolitik (Bilag 4c) Indenfor vores sektor er det mest almindeligt, at boligselskaberne opkræver honorarer i afdelingerne og gebyrer hos lejerne for ydelser, der ligger udenfor en grundydelse typisk for tidskrævende administrative opgaver. I Glostrup Boligselskab er takstbladet for honorarer og gebyrer særdeles beskedent, og det vil det fortsat være. Der er imidlertid et par områder, hvor det ikke er rimeligt, at alle er med til at betale de fulde omkostninger over administrationsbidraget. Derfor foreslås, at Glostrup Boligselskab fremover opkræver et honorar eller gebyr på følgende administrative ydelser. - Honorar for administration af råderetslån i afdelingerne kr.120 pr. år pr. lån - Gebyr for oprettelse af råderetssager kr pr. sag - Honorar for administration af fordelingsafdelinger/selskabslokaler kr pr. afdeling - Gebyr for indgåelse af afdragsordninger ved huslejerestance kr. 250 pr. ordning De nye gebyrer og honorarer blev godkendt. Det indstilles, at bestyrelsen tager stilling til forslaget. Forslaget blev nedstemt. 7 stemte imod. Kurt Arve Jensen og Allan Larsen stemte for. 4j) Forbedring af budget- og regnskabsmateriale (Bilag 4j) Kurt Arve Jensen foreslår, at det drøftes, hvordan kvaliteten, validiteten og gennemsigtigheden i det udsendte regnskabsmateriale til afdelingsbestyrelserne kan forbedres. Administrationens bemærkninger: Den nye lovpligtige kontoplan for konto 115 og 116 har desværre medvirket til, at det er blevet helt uoverskueligt såvel for medarbejdere som for afdelingsbestyrelser at følge med i forbruget. Det er især teksterne/overskrifterne på kontiene, som er svære at forstå. Det er en utilsigtet følgevirkning af ny lov, der ikke alene har ramt Glostrup Boligselskab. Vi arbejder sammen med andre boligorganisationer, med vores it-leverandør Unik og selv på at få løst problemet. Et problem, som ganske enkelt ikke er til at leve med. Vi har derfor nedsat en gruppe, der arbejder med at forbedre udskrifterne, således at de bliver til at forstå. Administrationen har udviklet et it-redskab til at gøre driften hurtigere opmærksom på, hvis visse udgifter er begyndt at skride i forhold til budgettet. Det er meningen, at dette redskab skal give Side 537

8 driften et bedre redskab til at informere afdelingsbestyrelserne om udviklingen på vedligeholdelseskontiene. I forbindelse med budgetlægningen for 2014 har administrationen oprettet en ny afdeling. Den nye afdeling indeholder udgifterne til fællesdriften i driftsområdet og for driftskontoret og viser, hvad hver enkelt afdelings andel er af fællesudgifterne. Det skulle give afdelingsbestyrelserne et bedre overblik. Det indstilles, at administrationen pålægges at opprioritere arbejdet med at forbedre regnskabsmaterialet. Robert Roll efterlyste frivillige testpersoner til at afprøve materialet. 4k) Drøftelse af indkøb af fælles el Kurt Arve Jensen foreslår, at det drøftes, hvordan det sikres, at indkøb af fælles el til selskabets afdelinger sker til bedst mulig pris. Administrationens bemærkninger: Glostrup Boligselskab har indgået en 2-årig aftale med DONG Energy om levering af el frem til udgangen af Aftalen betyder, at afdelingerne får leveret el til en pris på 0,473 øre pr. kwh eksklusiv distributionsafgifter og statsafgifter. I forbindelse med aftalen er der endvidere indgået en aftale om prisoptimering, som betyder, at hvis DONG Energy kan købe el til en billigere pris end den aftalte, så modtager afdelingerne 50 procent af besparelsen. Aftalen går på et samlet forbrug på MWh for 2 år. Aftalen er indgået på vilkår for en såkaldt SKI-aftale (Statens og Kommunernes Indkøbsservice A/S) og var ved indgåelsen en god aftale. Det indstilles, at selskabets indkøb af el sendes i udbud i foråret På grund af pt. lave priser på el besluttede bestyrelsen at gå i udbud hurtigst muligt med afdelingernes forbrug af fælles el for årene 2015 og 2016 og samtidig medtage i udbuddet muligheder for at tilbyde lejerne en attraktiv pris på el gennem en rammeaftale. 4l) Tilskud til Stenager fra selskabets egen trækningsret I Hvissinge ligger huslejen i 2013 gennemsnitlig fra 716 kr. til 930 kr. pr. kvadratmeter pr. år. Den laveste husleje på gennemsnitlig 716 kr. er i afdeling 20, Rødkælkevej og den højeste husleje i Hvissinge betales i afdeling 29, Stenager med gennemsnitlig 930 kr. pr. kvadratmeter. Det er bekymrende, at der er noget, der tyder på, at Stenager i forhold til budget 2014 vil få den største huslejestigning. En væsentlig stigning skyldes en beslutning på afdelingsmødet om en nødvendig udskiftning af hoveddøre i indeværende år. Derfor indstilles det, at der ydes et tilskud på kr. fra selskabets egen trækningsret, som er det maksimale tilskud på 2/3 til dækning af den samlede udgift på kr. Indstillingen ligger i forlængelse af selskabets politik for egen trækningsret: Afdelinger med akutte økonomiske problemer, hvor huslejekonsekvens af moderniseringsopgaver eller større genopretningsarbejder vil kunne betyde udlejningsproblemer, har fortrinsret ved tildelingen af trækningsretten. Saldoen på selskabets egen trækningsret er 11,7 mio. kr. På bestyrelsens møde i oktober måned vil status for selskabets egen trækningsret blive drøftet. Side 538

9 Det indstilles, at der ydes et tilskud på kr. til Stenager fra selskabets egen trækningsret. Kurt Arve Jensen stemte hverken for eller imod. 5) Meddelelser: 5a) fra formanden, Formanden forespurgte, hvordan bestyrelsen ser på indfasning af det papirløse bestyrelsesarbejde. Bestyrelsen besluttede at forlænge udfasningen. Referat fra bestyrelsesmøder samt indkaldelser med indstillinger vil fortsat blive udsendt såvel digitalt som i papirformat. 5b) fra direktøren, John Møller appellerede til Hvissinge om at udarbejde en ny samarbejdsaftale om det, afdelingerne er fælles om. Søren Heick vil fremsende tidligere indgåede aftaler. 6) Evt. Der var ingen emner til drøftelse. Referent: John Møller/ Søren Heick Referatet godkendt den Underskrift Side 539