Dagsorden: Deltagere fra bestyrelsen: Svend Aage Jacobsen, formand Mathias Knudsen, næstformand Linda Lassen, medlem

Transkript

1 Solgårdens Ældreboliger S/I Referat fra organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 28. maj 2015 kl samtidig med dette møde er der møde vedr. Ejerforeningen, på Solgården, Lundbyesvej 36, Bedsted, Løgumkloster Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Solgårdens Ældreboliger S/I Orientering fra formanden Bestyrelsesforhold Bestyrelsens konstituering Bestyrelsens kontaktoplysninger Bestyrelseshonorar Boligselskabets årsregnskab Ejerforeningens årsregnskab Revisionsprotokoller Bestyrelsens årsberetning for ældreboligerne Boligselskabets budget Ejerforenings budget Bestyrelsens forretningsorden Administration/Forretningsfører Energimærkning, energisyn og driftsjournaler Personaleforhold generel orientering Orientering om driftsforhold Eventuelt... 6 Deltagere fra bestyrelsen: Svend Aage Jacobsen, formand Mathias Knudsen, næstformand Linda Lassen, medlem Christian Christensen, medlem Kirsten Moesgaard, medlem Jytte Kirk Detlefsen, Observatør Øvrige deltagere: Martin Andreasen, Administrationen Bjarne Brodersen, Ejendomsmester Udsendt den 29. juli 2015

2 1 Godkendelse af dagsorden Referat: Den udsendte dagsorden blev godkendt. 2 Godkendelse af referat Domea er ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 6. maj Referat: Referatet blev godkendt og underskrevet. 3 Solgårdens Ældreboliger S/I 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Referat: Svend Aage orienterede om at der havde været afholdt møde med Erling Jørgensen fra Kommunens økonomiforvaltning vedr. administration af boligerne fra Det var ikke muligt at få boligerne tilsluttet Kommunens aftale om de kommunale ældreboliger med Boligkontoret Danmark, men Boligkontoret har afgivet et tilbud på kr og der er billigere end den nuværende administrationsudgift. Der var dog ikke enighed om prisen for administration af Ejerforeningen, så kontrakten er ikke underskrevet endnu. 4 forslag om ændringer på plejecenterområdet i Tønder Kommune, berører ikke Solgården i første omgang. Evt. lukning i Skærbæk skal undersøges først. 3.2 Bestyrelsesforhold Bestyrelsen har følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangsår Svend Aage Jacobsen Formand Udpeget 2015 Mathias Knudsen Næstformand Udpeget 2015 Linda Lassen Medlem Vennekredsen? Christian Christensen Medlem Vennekredsen? Kirsten Moesgaard Medlem Udpeget/Afd. møde 2015 Jytte Kirk Detlefsen Medlem Observatør Med Domea som forretningsfører. Vennekredsen skal bekræfte de valgte personer. Side 2 af 6

3 Referat: De af kommunen udpegede medlemmer af bestyrelsen er forstsat medlemmer af bestyrelsen indtil det er afklaret om afdelingsmødet vil vælge bestyrelsesmedlemmer. De medlemmer der er udpeget af Vennekredsen, bedes få Vennekredsens bestyrelse til at bekræfte deres valg for perioden til til Bestyrelsens konstituering Da der ikke er et flertal af beboere i bestyrelsen, har Kommunen udpeget følgende til bestyrelsen Svend Aage Jacobsen, Mathias Knudsen, Kirsten Moesgaard. Referat: På afdelingsmødet den kl afklares det om afdelingsmødet ønsker at vælge medlemmer til bestyrelsen. 3.4 Bestyrelsens kontaktoplysninger Vedlagt følger oversigt over de kontaktoplysninger som Domea har registreret for bestyrelsens medlemmer. Vi beder det enkelte medlem om at kontrollere egne oplysninger og meddele eventuelle rettelser til im@domea.dk 3.5 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at der ikke skal udbetales honorar. 3.6 Boligselskabets årsregnskab Årsregnskab for perioden til vedlægges som bilag. Regnskabet udviser et overskud på kr som overføres til huslejereguleringskontoen (se note 17). Bemærkninger til årets resultat samt til boligorganisationens generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 3. Referat: Bestyrelsen godkendte årsregnskabet, men der var dog undren over at der blev henlagt kr ekstra til planlagt og periodisk vedligeholdelse, når de budgetterede kr havde været tilstrækkeligt. Saldo på konto 120 er kr pr. bolig, hvilket er kr over det som Domea anbefaler. Side 3 af 6

4 3.7 Ejerforeningens årsregnskab Årsregnskab for perioden til vedlægges som bilag. Regnskabet udviser et overskud på kr som afregnes med 50% til Tønder Kommune og Solgårdens Ældreboliger. Referat: Regnskabet var desværre ikke blevet sendt ud sammen med dagsordenen. Det er efterfølgende sendt ud med disse bemærkninger: Der er som oplyst et overskud på kr i Ejerforenings regnskab, det skyldes færre udgifter til renholdelse (konto 114, ), sparet vedligehold (konto 115 og 116, ) og en ekstraordinær indtægt på kr (tidligere afsætningsbeløb er blevet tilbageført) der har dog været højere udgifter til forsikring end budgetteret. 3.8 Revisionsprotokoller Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden til vedlægges som bilag. Referat: Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollen. 3.9 Bestyrelsens årsberetning for ældreboligerne Bestyrelsens beretning er optrykt i boligselskabets årsregnskab på side 3 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. Referat: Bestyrelsen godkendte årsberetningen Boligselskabets budget Forslag til budget for perioden til vedlægges som bilag. Domea har følgende kommentarer til budgetforslaget: Der er balance mellem udgifter og indtægter, så en stigning pr er ikke nødvendig. Antennebidrag kan dog nedsættes. Referat: Bestyrelsen godkendte budgettet, som er uden huslejestigning pr Der var dog tvivl om et underskud i antenneregnskabet pr kunne blive dækket, når antennebidraget skulle nedsættes. En efterfølgende kontrol viser at det underskud der var ved udgangen af 2014 bliver stort set betalt i løbet af 2015, så der mangler kun at blive betalt kr af underskuddet pr , så det er OK, at antennebidrag nedsættes til kr. 33 pr. måned fra Side 4 af 6

5 3.11 Ejerforenings budget Forslag til budget for perioden til vedlægges om bilag. Domea har følgende kommentarer til budgetforslaget: Der er en stigning pr kr som dækkes af ejerne med 50% til hver. Referat: Budgettet var desværre ikke blevet sendt ud sammen med dagsordenen. Det er efterfølgende sendt ud med disse bemærkninger: Budgettet får en balance på kr (kr pr. ejer), på nuværende tidspunkt betales der kr ind pr. måned til dækning af udgifterne, hvilket betyder at indbetalingerne pr skal stige til pr. måned eller med kr pr. ejer om måneden. Budgettal for 2015 er anført forkert i ældreboligernes budget, men er korrekte for Der er afsat til lønstigninger i forbindelse med renholdelse ellers er de andre konti stort uændrede Bestyrelsens forretningsorden I henhold til vedtægterne fastsætter bestyrelsen selv sin forretningsorden. Senest godkendte forretningsorden vedlægges og anbefales godkendt som ny forretningsorden. Referat: Samtlige bestyrelsesmedlemmer har underskrevet forretningsordenen Administration/Forretningsfører Fra den ændrer Domea administrationsmodel, hvilket får den betydning, at aftalen med Domea ikke kan forlænges efter den ønsker Solgården evt. at skifte forretningsfører før kan det ske uden betaling af bod / ekstra vederlag (50% af normalt honorer) Det er tidligere tilkendegivet overfor Domea, at Solgården skifter forretningsfører pr Referat: Bestyrelsen godkendte at Domeas administration ophørte og det blev oplyst at det forventes at blive lavet en ny administrationsaftale med Boligkontoret Danmark. Bestyrelsen orienterer Domea snarest efter at ny aftale er indgået Energimærkning, energisyn og driftsjournaler Firma Energi & Miljø, Herning har udført denne mærkning og rapporten er tilgængelig ved Bjarne Brodersen. Side 5 af 6

6 Referat: Da der var flere bestyrelsesmedlemmer der ønske at få kopi af energimærkningen, er denne udsendt til alle bestyrelsesmedlemmer pr. mail den Personaleforhold generel orientering Martin Andreasen giver orientering på mødet. Referat: Som tidligere år, er Jens Ole Knudsen ansat frem til oktober med 20 timer pr. uge til pasning af de grønne områder m.v. Bjarne Brodersen er ansat hos Solgårdens Ældreboliger, hvorfor hans ansættelsesforhold fortsætter uændret, selv om der skiftes forretningsfører pr Orientering om driftsforhold Martin Andreasen giver orientering på mødet. Referat: Beboerne som har varmepumpe betaler kr. 117 pr. måned fra , der er ikke oprettet lån på den enkelte bolig vedr. varmepumperne, hvorfor vedligehold og udskiftning betales af henlæggelserne til vedligehold fremover. Tønder Kommunes Beredskab har gennemgået brandsikkerheden og foreslår at 9 termodetektorer udskiftes til røgdetektorer. Det blev godkendt at Bjarne iværksætter denne udskiftning. I øvrigt har Beredskabet anbefalet, at affaldscontainere stilles et andet sted, da de er placeret i en bygning med træoverdækning nu. Bjarne udleverede liste med drift og vedligeholdelsesmæssige ting, der skulle dækkes af 2015-vedligeholdelsesbudgettet og det var bl.a. udskiftning af fuger i murværk, udskiftning af enkelte trævinduer, maling af nogle vinduer og udvendige døre. Asfaltering af P-plads ved hovedindgang er påtrængende, men der er problemer med kommunens andel af udgiften. Der vil også komme udgifter til kloakseparering i de kommende DV-planer. 4 Eventuelt Referat: Det blev aftalt at bestyrelsen gennemgår Solgården med henblik på at øge vedligeholdelsen, når Solgårdens fremtid er afklaret. Der afholdes et bestyrelsesmøde i november eller december i forbindelse med afslutning af Domeas administration af Solgården Martin M. Andreasen Side 6 af 6