Kommunikationsplan for Køge Vind A/S 1. OFFENTLIGHEDSFASE

Transkript

1 Kommunikationsplan for Køge Vind A/S 1. OFFENTLIGHEDSFASE Pixi

2 2 MÅL Køge Vind A/S ønsker at undersøge om det er muligt, lovligt og hensigtsmæssigt at opstille vindmøller på den kommende ydermole (dækmole) i Køge Havn og vil derfor i 2013 gennemføre en række undersøgelser, der skal ligge til grund for en VVM-redegørelse. I den forbindelse ønsker Køge Vind A/S at inddrage så mange interesserede borgere og interessenter som muligt i de to offentlighedsfaser i forbindelse med VVM-processen idefasen og høringsfasen. STRATEGI Den overordnede strategi kan beskrives som en relationsstrategi, som betyder at Køge Vind A/S løbende inddrager interessenterne og optimerer kommunikationen med dem, efterhånden som vi bliver klogere (lærende proces). Herved kan Køge Vind A/S medvirke til at 1. kvalificere projektet mhp. at få så mange synspunkter fra borgerne som muligt inddraget i VVM-processen 2. afværge gener ved vindmølleprojektet 3. skabe medejerskab blandt borgere og interessenter, så mølleprojektet er velforankret, såfremt det skal gennemføres 4. motivere flere borgere til at deltage i de to offentlighedsfaser idefasen og debat- /høringsfasen PRINCIPPER Princippet er så megen åbenhed som muligt, et princip der bakkes op af bestyrelsen for Køge Vind A/S. Åbenheden indebærer, at offentligheden inddrages i processen løbende - ikke kun, når der er konklusioner eller færdige resultater. Skal åbenheden være mulig og operationel, indebærer det, at bestyrelsesformanden kommunikerer på bestyrelsens vegne, når han skønner det nødvendigt. 2

3 3 KOMMUNIKATIONSPLAN Tidsplan 1. offentlighedsfase, idefasen, starter 27. februar og slutter 28. marts. Køge Vind afholder offentligt informationsmøde 11. marts, hvor borgere og interessenter opfordres til at deltage aktivt i idefasen. Interessenter Vi har på nuværende tidspunkt identificeret over 62 interessenter (foreninger, borgergrupper mm.), som vil blive kontaktet i forbindelse med idefasen mhp. at inddrage så mange aktivt i idefasen som muligt. Interessentmøder Lars Kristensen (LK) og Karen Lumholt (KL) afholder en række møder med de interessenter, der tager imod tilbuddet, med det formål at informere dem om muligheden for at deltage i idefasen inden den 28. Marts ved at indsende forslag til temaer til kommunen Køge Vinds informationsmøde i uge 11, hvor der vil være mulighed for yderligere kvalificering af ideer til VVM-temaer den senere høringsfase, som falder efter VVM-redegørelsen er færdig (vigtigt at skelne mellem idefasen og høringsfasen) Ansvarlig for planlægning og gennemførelse af møder: Karen Lumholt (KL) og Lars Kristensen fra Det Grønne Hus (LK) med reference til direktionen. Informationsmateriale og web Køge Vind opretter en simpel hjemmeside med de relevante dokumenter til download + en blog, som kan benyttes af bestyrelsen efter aftale med formanden. Til download kan på hjemmesiden ligge - debatoplægget - invitation til informationsmødet - relevant billedmateriale, kort og visualiseringer (jvfr. debatoplægget) - eksempler på andre VVM-redegørelser - et faktakatalog, som udbygges efterhånden som der kan findes svar på de oftest stillede spørgsmål (svar godkendes af bestyrelsen) Via Køge Vinds hjemmeside kan interesserede rekvirere en mappe med en printet version af debatoplægget inklusive de skitser/kort, der er lavet i forbindelse med debatoplægget. Ansvarlig for informationsmateriale: Lars Kristensen (LK). Indkaldelse af informationsmøde Køge Vind inviterer til informationsmødet den 11. marts, så snart idefasen meldes ud (28. februar). Planen og rammerne for informationsmødet godkendes af bestyrelsen. Informationsmødet indkaldes via annoncer i de lokale blade samt via kommunens hjemmeside. Ansvarlig for indkaldelse til informationsmøde på diverse platforme samt redaktionel kontakt: Direktionen assisteret af KL. 3

4 4 Informationsmødet - program Program for informationsmødet godkendes af bestyrelsen og kommer til at fremgå af hjemmesiden Formålet med informationsmødet er at kvalificere de forskellige ideer til VVM-processen yderligere i en række grupper, der inddeles efter geografi og interesser, samt at informere borgerne om hvordan de kan deltage i de to offentlighedsfaser. Gruppearbejdet sættes i gang og understøttes af LK og KL med bistand fra faglig ekspertise (Gunnild Vølund, Jens Christian Kaas m.fl.) Udlevering af materiale og fortsat dialog Deltagerne på informationsmødet tilbydes mappen med debatoplæg, billedmateriale og kort mv. Deltagere, der er interesserede, kan aflevere deres mailadresser, så de senere kan holdes opdateret mhp 2. Offentlighedsfase mv. Faktakatalog Efterhånden som VVM-undersøgelsen skrider frem, udarbejdes der et faktakatalog med udgangspunkt i de spørgsmål, som mange borgere og interessenter har stillet. Faktakataloget lægges på hjemmesiden og opdateres løbende efter godkendelse i bestyrelse og direktion. Mellem de to offentlighedsfaser Imellem 1. og 2. offentlighedsfase fastholdes dialogen med borgere og interessenter via hjemmesiden og ved fortsatte møder med interessenter, der ønsker dette. De ideer og ønsker, der indløber, fx om temaer, som ønskes drøftet yderligere - følges der op på ved en fortsat dialog med de pågældende interessenter samt ved løbende orientering af offentligheden (gennem pressen og hjemmesiden). I denne forbindelse kan forslag til nye events vise sig at være relevante. Rammer og planer for evt. nye events godkendes af bestyrelsen. Events som kan planlægges allerede nu Køgemessen uge 11 Børnedyrskue i Borup Miljø- og Sundhedsdag i Køge Energy Day, september -13 Ansvarlig for events: LK og KL i samarbejde med Dorte (Energiforsyningen) Vindmøllelaug Køge Vind skal over for alle interessenter understrege, at processen med at etablere et vindmøllelaug er en selvstændig proces, som er skarpt adskilt fra VVM-processen, men at vindmøllelauget og Køge Vind har en løbende dialog. Vindmøllelauget er uafhængigt og etableres af borgere, der har en interesse i at etablere dette og i at købe andele. Vindmøllelauget er hverken styret eller støttet af Køge Vind, kommunen eller andre aktører. Det Grønne Hus (DGH) tilbyder vindmøllelauget lokaler og sekretariatshjælp i opstartsfasen. Ansvarlig for dialogen mellem Køge Vind og Vindmøllelauget: Lars Kristensen (LK) 4

5 5 Pressehåndtering Det anbefales at der foregår en løbende orientering af pressen. Også når sager er i proces. Dette skyldes et ønske om åbenhed og transparens hele vejen igennem VVM-processen, selv om den er lagt i hænderne på et selskab, som ikke er forpligtet til dette. Formanden udtaler sig på bestyrelsens vegne, men ikke om politisk debatstof. Formanden forholder sig faktuelt og sagligt til beskrivelse af forløbet og til nøje orientering om sagens forskellige aspekter og fremdrift. Det understreges i alle henvendelser til og fra pressen både proaktivt og reaktivt at bestyrelsen for Køge Vind foretrækker fuldstændig åbenhed om alle aspekter af vindmølleprojektet og arbejdet i bestyrelsen. Det understreges ligeledes i alle dialoger i og med pressen, at Køge Vind ønsker størst mulig og tidlig inddragelse af så mange borgere og interessenter som muligt, for at forbedre vidensog beslutningsgrundlaget bedst muligt inden en eventuel politisk beslutning om og gennemførelse af projektet. Ansvarlig for pressehåndtering: KL i tæt samarbejde med direktion og bestyrelsesformand 5