Giv andre medarbejdere adgang til den digitale postkasse. Vejledning til Digital Post for virksomheder

Transkript

1 Giv andre medarbejdere adgang til den digitale postkasse Vejledning til Digital Post for virksomheder

2 Giv andre medarbejdere adgang til den digitale postkasse Denne vejledning viser dig, hvordan du giver andre medarbejdere i virksomheden adgang til den digitale postkasse. Når du giver medarbejdere adgang, kan du tildele dem forskellige roller alt efter, hvilke funktioner de skal bruge i den digitale postkasse, og hvilke rettigheder de skal have. Du kan også give adgang til hele postkassen eller til udvalgte mapper. Hvad kræver det? For at andre medarbejdere i virksomheden kan bruge Digital Post på Virk, skal to ting være på plads: 1. Den ansatte skal have en NemID medarbejdersignatur. Den kan I bestille på 2. Den ansatte skal have tildelt adgang til indbakken af en administrator. Husk, at også den person, der opsætter den digitale postkasse, skal give sig selv adgang, hvis personen skal kunne se indbakken. Se Opsætning af din digitale postkasse på Virk. Det sker nemlig ikke automatisk under opsætningen. 02

3 Trin 1: Medarbejderen anmoder om adgang En medarbejder med medarbejdersignatur kan oprette sig som bruger på Virk. Når det er gjort, klikker medarbejderen på Gå til virksomhedens digitale postkasse. Så kommer følgende skærmbillede frem: Her vil medarbejderen få at vide, at hun ikke har rettigheder til at tilgå Digital Post på Virk, men at hun kan anmode administratoren om at blive oprettet som bruger ved at trykke på Anmod om adgang. Det bliver nu bekræftet, at medarbejderen har anmodet om adgang: Trin 2: Administrator accepterer anmodningen Administratoren logger derpå på den digitale postkasse og vælger Rettigheder i menuen: 03

4 Så kommer følgende skærmbillede frem, hvor der under den gule boks figurerer en liste over medarbejdere, som har bedt om adgang: Tryk på Opret ud for medarbejderens navn. Du bliver nu mødt af denne boks: Her skriver du medarbejderens adresse og trykker Næste. Trin 3: Administrator tildeler medarbejderen en rolle Derpå kommer en ny boks frem, hvor du skal vælge en rolle til medarbejderen. Du kan læse mere om roller i den korte oversigt på de følgende sider eller i den udvidede oversigt sidst i kapitlet. 04

5 I eksemplet her markerer du Almindelig postbruger og trykker på Næste. Så kommer dette billede frem: Her kan du vælge mellem rollerne Almindelig postbruger med adgang til alle mapper og Almindelig postbruger med adgang til udvalgte mapper. Du vælger mulighed nummer to, og boksen på skærmen udvider sig til følgende, hvis du har udvidet funktionalitet: 05

6 Har du standard funktionalitet, ser det sådan ud: Her markerer du de mapper, medarbejderen skal have adgang til, og trykker OK. Nu kan du i din oversigt over Rettigheder se en oversigt over brugerprofiler, dvs. over medarbejdere i virksomheden, som kan bruge den digitale postkasse. 06

7 Roller Roller afgør, hvilke rettigheder en medarbejder har til at udføre forskellige funktioner i Digital Post. Det kan fx være, at vedkommende kun skal have adgang til at læse post i bestemte mapper. Eller det kan være, at vedkommende også skal kunne slette eller flytte dokumenter. Her kan du se en oversigt over roller i Digital Post. Bagerst i denne vejledning finder du en udvidet oversigt. ROLLE LÆSE POST BESVARE POST SKRIVE NY POST FORDELE POST SLETTE POST Administrator uden mappeadgang Administrator med adgang til alle mapper Almindelig postbruger med adgang til udvalgte mapper I udvalgte mapper I udvalgte mapper Nej, men kan returnere post til indbakken I udvalgte mapper Almindelig postbruger med adgang til alle mapper Postfordeler uden læseadgang Kun fra indbakken Postfordeler med læseadgang Kun i indbakken Kun fra indbakken Alle medarbejdere har et unikt nummer Alle medarbejdercertifikater indeholder en kode, et såkaldt RID-nummer (Ressource Identification Number). Når medarbejderen logger ind med certifikatet og virksomhedens CVR-nummer, bliver vedkommende identificeret i systemet ved hjælp af RID-nummeret. Det sikrer, at medarbejderen får korrekt rolle og rettigheder i Digital Post og gør det muligt at se seneste handling for en meddelelse. Se seneste handling Hvis I er flere brugere af Digital Post i virksomheden, kan det være nyttigt at vide, hvem der sidst har reageret på en meddelelse, og hvornår det er sket. Det kan du få svar på ved at gå ind i en mappe, markere en meddelelse med et flueben og vælge Information i den menu, der figurerer under Mere. Her kan du se den seneste handling og se, hvornår den blev udført og af hvem. Du kan kun se information om den seneste handling ikke om alle handlinger, der er blevet foretaget. 07

8 Her et eksempel på en meddelelse, der er blevet slettet: Ved klik på Information kommer denne boks frem: Ved tryk på OK kommer du tilbage til mappen. Vær opmærksom på, at du ikke kan se information om seneste handling, hvis du flytter meddelelsen fra én mappe til en anden. Du kan heller ikke se seneste handling for en ny meddelelse, der lige er landet i indbakken. Mappeadgang for udvidet funktionalitet Bruger du udvidet funktionalitet, finder du under Indstillinger menupunktet Mappeadgange. Her kan du se en oversigt over alle mapper i den digitale postkasse og se, hvem der har adgang til dem både medarbejdere i virksomheden og eksterne brugere. Du kan til hver en tid redigere medarbejderes adgange under Rettigheder og eksterne brugeres adgange under Adgange. 08

9 Udvidet oversigt over roller Roller afgør, hvilke rettigheder en medarbejder har til at udføre forskellige funktioner i Digital Post. Her kommer en udvidet version af den korte model tidligere i teksten. Det er kun medarbejdere med rollen som NemID administrator, der kan opsætte virksomhedens digitale postkasse. Medarbejdere, der har denne rolle, bliver automatisk tildelt administratorrettigheder i Digital Post på Virk. Administrator uden mappeadgang Kan sætte den digitale postkasse op og administrere brugere, men har ikke adgang til post. Dvs. at vedkommende kan se arkivmapper men ikke se indholdet. LÆSE POST BESVARE POST SKRIVE NY POST FORDELE POST SLETTE POST Funktioner Se og opdatere virksomhedens profil. Foretage brugeradministration. Se, oprette, opdatere og slette tilmeldinger for private afsendere. Acceptere, se og slette alle adgangshavere. Oprette, opdatere, se og slette adgangsgivere. Oprette, opsætte og slette afhentningssystem. Fuld administration af sikker e-postkasse ved videresendelse. Oprette, opdatere, se og slette afsendersystemer. Læse notifikationer. 09

10 Administrator med adgang til alle mapper Kan sætte den digitale postkasse op, administrere brugere og se indhold i alle mapper. LÆSE POST BESVARE POST SKRIVE NY POST FORDELE POST SLETTE POST Funktioner Foretage brugeradministration. Oprettelse, opsætning og sletning af afhentningssystem. Fuld administration af den digitale postkasse ved videresendelse. Oprette, opdatere, se og slette afsendersystemer. Læse meddelelser i alle mapper, heriblandt: - Downloade til egen PC - Arkivere - Flytte. Videresende meddelelser, initiere og besvare meddelelser til myndighed. Slette meddelelser. Almindelig postbruger med adgang til udvalgte mapper Kan læse og besvare post i indbakken og på øverste niveau af udvalgte mapper. LÆSE POST BESVARE POST SKRIVE NY POST FORDELE POST SLETTE POST Nej, men kan I udvalgte mapper I udvalgte mapper returnere post til I udvalgte mapper indbakken Funktioner Læse meddelelser i udvalgte arkivmapper og/eller indbakken, herunder: - Downloade til egen PC fra udvalgte mapper - Arkivere hvis adgang til indbakke - Flytte mellem udvalgte mapper - Læse post som adgangshaver. Initiere og besvare meddelelser fra udvalgte mapper. Slette meddelelser i/fra udvalgte mapper. Læse notifikationer. Acceptere, se og slette adgangshavere. 10

11 Almindelig postbruger med adgang til alle mapper Kan læse og besvare al post. LÆSE POST BESVARE POST SKRIVE NY POST FORDELE POST SLETTE POST Funktioner Som Almindelig postbruger med adgang til udvalgte mapper blot med adgang til alle mapper. Postfordeler uden læseadgang Fordeler udelukkende post til andre brugere og har begrænset adgang til at se, hvad mapper indeholder. Kan kun se titel på meddelelse, navn på afsender, dato for modtagelse, og hvorvidt meddelelsen er læst eller ej. LÆSE POST BESVARE POST SKRIVE NY POST FORDELE POST SLETTE POST Kun fra indbakken Funktioner Læse notifikationer. Se meddelelser i indbakke med mulighed for at: - Arkivere - Flytte fra indbakke til arkivmappe på øverste niveau. Begrænset adgang til at se arkivmapper på øverste niveau. 11

12 Postfordeler med læseadgang Kan primært fordele post til andre brugere. LÆSE POST BESVARE POST SKRIVE NY POST FORDELE POST SLETTE POST Kun i indbakken Kun fra indbakken Funktioner Læse meddelelser fra indbakken herunder: - Downloade til egen PC - Arkivere - Flytte fra indbakke til arkivmappe på øverste niveau - Læse post som adgangshaver. Videresende meddelelser via ikke sikker . Derudover samme funktionalitet som Postfordeler uden læseadgang. 12

13 Udarbejdet af Digitaliseringsstyrelsen, 2016 Digitaliseringsstyrelsen Landgreven 4, Postboks København K T: E: digst@digst.dk