FP7 / H2020 for AU projektøkonomer. FP7/H2020 projektadministration, Aarhus 30. nov Jesper & Morten & Grethe - Forskningsstøtteenheden

Transkript

1 FP7 / H2020 for AU projektøkonomer

2 Kopi af slides Bliver tilgængelig som pdf-fil på: under punktet Nyttige links samlet nederst på siden.

3 Kontaktinformation Jesper Juel Holst - tlf Morten Hollænder Beeck - tlf Grethe Baasch Thomsen - tlf (30 timer pr. uge) Forskningsstøtteenheden - servicerer forskerne og projektøkonomer, ledelse, ministerier, revisorer og EU.

4 Spørgsmål fra deltagere Håndtering af kostpriser / omregnet kostpris i budget og regnskab. ST Aarhus arb.gruppe nedsat. Særlig lønafregning i H2020? Subcontracting Timesheets i H2020 (skabelon + erklæring) Slutregnskab

5 Agenda AU procedurer/roller internt på AU S. 6-9 FP7 S Horizon 2020 og forskelle til FP7 S Projektoprettelse S. 35 Participant Portal herunder Form C / Financial statement S NS-EU (broen fra Navision Stat (NS) til Form C (EU)) S NS-EU og Marie Curie S Revision S Subcontracting v. specialkonsulent Eva Bang-Christensen S Koordinator Projektadministrationsteamet (Emilia+Mette) S

6 AU procedurer FP7 / H2020 Forskningsstøtteenheden skal godkende: Ansøgningsskemaer samt budget FØR submission til EU/koordinator (FSE ansøgningsteams HE, ST og ARTS/BSS) Kontraktforberedelsesdata indtastes af JJH/MHBE/GBT. Data og budget godkendes af projekthaver i FØR JJH/GBT underskriver Declaration of Honour online (LSIGN). PØ tildeles. Udkast til og underskrive Grant Agreement (GA) inkl. alle annexer efter godkendelse fra projekthaver i til JJH/MHBE/GBT. Regnskaber Financial Statement (Form C) (kladder og endelig). Herunder kontakt til revisor og underskrift på Form C via FSIGN eller kuglepen (hvis der ikke er lavet FP7 FSIGN amendment).

7 AU procedurer Kontraktgruppen i ET (TTO) skal godkende: udkast til og underskrive Consortium Agreement (CA). udkast til evt. Subcontract til Grant Agreement (GA) inkl. alle annexer FØR afsendelse til EU/koordinator. Underskrives af institutlederen efter clearing fra jurist. Institut/Fakultet skal godkende: som vanligt ved ekstern finansiering og stå for den daglige administration. PØ orienteres af JJH/MHBE/GBT om nye projekter => Kontakt Jesper eller Morten eller Grethe, hvis I er i tvivl.

8 EU audit Lobby- Aktiviteter Projektafslutning Projektidé Screening af idé Lobbyaktiviteter Konsortiumdannelse Ændring til kontrakt og konsortium Deltagelse i projektaktiviteter og -møder Management, regnskab og audit Videnskabelig afrapportering Livscyklus for deltagelse i EU s rammeprogrammer Projekt- og økonomistyring Kick off og årsmøder Projektoprettelse Ansøgning Evaluering Kontraktforberedelse

9 Projektøkonomens rolle Henvis så tidligt som muligt forsker til FSE fundraiser, som godkender ansøgningsbudget. Institutleder skal sige ok. Teamleder eller forsker oplyser navn på projektøkonom. Afrapportering: NS-EU, indtastning af Form C samt underliggende Use of Ressources, tildeling af roller i PP, bestilling af kurér (ved kuglepensunderskrift), upload/afsendelse af revisionserklæring mv. udarbejdes af projektøkonom. Projektøkonom afklarer interne spørgsmål med Regnskab, HR, Institut mv. FSE hjælper med svære spørgsmål og skal godkende inden afsendelse. FSE er hjælp til selvhjælp

10 FP CP, CSA med flere ERC projekter Marie Curie (ITN, IEF, ERG mm.) Infrastructures mm. AU har 279 FP7 projekter: 154 Cooperation, 29 Ideas, 70 People og 26 Capacities Heraf 69 aktive (10 FÅF, 7 RKS og 52 på resten af AU) sidste slut 2020!

11 FP7 refusion af omkostninger Maximum reimbursement rates Research and technological development activities (*) Demonstration activities Management of the consortium activities Other activities Network of excellence 50% 75% (**) (AU) 100% 100% Collaborative project (****) 50% 75% (**) (AU) 50% 100% 100% Coordination and support action 100% (***) (OH max 7%) 100% (***) (OH max 7%) (*) Research and technological development includes scientific coordination. (**) For beneficiaries that are non profit public bodies, secondary and higher education establishments, research organisations and SMEs (***)The reimbursement of indirect eligible costs, in the case of coordination and support actions, may reach a maximum 7% of the direct eligible costs, excluding the direct eligible costs for subcontracting and the costs of reimbursement of resources made available by third parties which are not used on the premises of the beneficiary. (****) Including research for the benefit of specific groups (in particular SMEs). Marie Curie: 100% refusion fra EU og 10% overhead det typiske, men tjek! ERC: 100% refusion og overhead 20%.

12 Tilladelige omkostninger i FP7 Institutionens regler: Afskrivninger, time/dagpenge, rejsetakster, ansættelsesprocedurer (dog Marie Curie-formkrav og NS-nr. i kolofon) Marie Curie Individual Fellowship (IF): Grant agreement kan suspenderes i barselsperioden via en amendment til Grant agreement (går via FSE) Budgettet kan på Marie Curie IF forhøjes op til Living-beløbet med differencen mellem lønudbetaling og refusion i barselsperioden via separat kompensationsskema. Dette er bortfaldet i H2020.

13 Ikke-tilladelige omk. i FP7 Personer som ikke har ansættelsesbrev fra AU. Hvis lønnen skal indgå på projektet, skal der laves en Subcontract i FP7 eller en Third party aftale i H2020. Denne laves INDEN 1. arbejdsdag. Uafløftbar moms ej omposteret (hotel, lufthavnsparkering mv.) Kurér (DHL, UPS osv.) af rapporter. Er kun tilladeligt, hvis det er forskningsrelateret, fx blodprøver Computere. Indgår i EU s øjne under kontorhold og skal normalt dækkes af overhead. Er kun tilladelig, hvis det er en særlig computer, som er speciel ift. projektet eller hvis AU er koordinator (konkret vurdering af Annex 1 DoW). Dog er begge typer computere tilladt på Marie Curie projekter. Se også FP7 GA - Annex II General Conditions article II.14 punkt 3.

14 Grant agreement (GA) i FP7 Hvad skal vi med den? Udgør grundloven for projektet (core og annex 1-7) Indeholder definitioner og regler og budget (+ i GPF) Work programme og GA Annex III (hvem kan ansættes og vilkår herfor) for Marie Curie-projekter GA henviser ofte til Consortium Agreement (CA) I tilfælde af tvivl er GA overordnet CA Model grant agreement faneblad FP7 (NB! Projekttype): n/funding/reference_docs.html

15 Horizon 2020 opbygning ( ) En ny struktur med lignende regler for alle programmer (dog specielle regler for ERC, Marie Skłodowska-Curie actions samt SME actions) Én enkelt refusionsrate: 100% direkte omkostninger + 25% flat rate til indirekte omkostninger (overhead) dog overhead speciel ved Marie Curie projekter. Læs mere om H2020 opbygning her: sections (engelsk) (dansk)

16 Terminologi FP7 -> H2020 FP7 Horizon 2020 Beneficiary Beneficiary Grant Agreement Grant Agreement Funding scheme Action (projekttype) Guideline to Financial Issues Certificate on the financial statements 14 checkpunkter Annotated Model Grant Agreement (AGA) Certificate on the financial statements 64 checkpunkter

17 H2020 actions (projekttyper) Projekttype Hvem kan søge Hvad yder EU i støtte Forsknings- og innovationsprojekter (RIA): Projekterne varierer i omfang og varighed fra mindre projekter af to til tre års varighed til store integrerede, multidisciplinære projekter. Konsortier bestående af partnere fra forskellige lande og sektorer. 100 % af alle direkte projektrelaterede omkostninger 25 % overhead Innovationsprojekter (IA): Projekter med særligt fokus på aktiviteter tættere på markedet f.eks. udvikling af prototyper, test og demonstration. Konsortier bestående af partnere fra forskellige lande og sektorer. For non-profit institutioner/organisationer er satsen 100 % af alle direkte projektrelaterede omkostninger (70 % for andre organisationer) 25 % overhead Koordinerings- og støtteaktioner (CSA): Projekter som fremmer videndeling og udveksling af erfaring. SMV-instrumentet (SME på engelsk): Projekter udelukkende med deltagelse af en eller flere små- og mellemstore virksomheder (SMV er). Enkeltpersoner eller konsortier bestående af partnere fra forskellige lande og sektorer. En SMV eller konsortier bestående af SMV'er fra EU-medlemslande eller associerede lande. 100 % af alle direkte projektrelaterede omkostninger 25 % overhead Fase 1: Op til euro til feasibility study Fase 2: 0,5-2,5 mio. euro til forskning, udvikling og demonstration Fase 3: Gratis rådgivning Herudover ERC og Marie Curie se næste slides

18 Det Europæiske Forskningsråd (ERC) Under Det Europæiske Forskningsråd (ERC) kan forskere søge om følgende fire bevillingstyper: Bevillingstype Varighed Beløb Starting Grant Op til fem år Op til 1,5 mio. euro Consolidator Grant Op til fem år Op til 2 mio. euro Advanced Grant Op til fem år Op til 2,5 mio. euro Proof of Concept Op til 1 ½ år Op til euro

19 Marie Skłodowska-Curie Actions - 1/2 Under delprogrammet Forskermobilitet og Uddannelse, også kendt som Marie Skłodowska-Curie Actions, kan man søge om følgende projekttyper: Projekttype ITN Fælles forskertrænings- og/eller ph.d. programmer på tværs af lande. IF Træning og international, intersektoriel mobilitet for erfarne forskere. Projektets varighed 48 måneder 3 36 måneder måneder måneder Forskermåneder for den enkelte forsker

20 Marie Skłodowska-Curie Actions - 2/2 Projekttype Projektets varighed Forskermåneder for den enkelte forsker COFUND Udvikling af nye eller eksisterende, regionale og nationale programmer til at omfavne international, intersektoriel og interdisciplinær forskertræning og transnational samt tværsektoriel mobilitet måneder min. 3 måneder NIGHT Gennemførelse af arrangementet 'European Researchers Night' om formidling af forskning og innovation. NCP Aktiviteter der styrker netværket af National Contact Points (NCP) for Marie Skłodowska-Curie Actions. RISE Udveksling af medarbejdere og deling af viden og idéer fra forskning til marked (og vice-versa) via internationalt og intersektorielt samarbejde. 24 måneder Følger satserne for 'Koordinerings- og Supportaktioner" 36 måneder Følger satserne for 'Koordinerings- og Supportaktioner" 48 måneder 1-12 måneder

21 Horizon 2020 Model Grant Agreement A single document with all provisions Core text Special clauses General conditions Annex II Specific provisions Annexes III FP7

22 Horizon 2020 Model Grant Agreement Annexes to the grant Annex 1: Annex 2: Description of the action Estimated budget Annex 3: Accession Forms, 3a & 3b Annex 4: Financial statements Annex 5: Annex 6: Certificate on the financial statements Certificate on the methodology

23 Horizon 2020 forskelle ift. FP7 FP7 Ikke krav om årlig beregning af Productive Hours. Krav om Timesheets for al den tid, som aflønnes på projektet (- Marie Curie fellow, men dog dokumentation) Flere forskellige støtterater. F.eks.: (100+60%)*75% = 120 H2020 Krav om årlig beregning af Productive Hours (pt timer på AU). Desuden skal Productive Hours udgøre mindst 90% af Workable Hours ( *7,4-10*7,4 = 1628*0,9 = 1465 timer < 1580) Ikke krav om Timesheets, hvis personen arbejder fuldtids på projektet. Dog laves erklæring. For deltidsansatte - samme regler som i FP7. Én støtterate: (100+25%)*100% = 125 Innovation projekter: 100% for nonprofit organisationer 70% for andre.

24 Horizon 2020 forskelle ift. FP7 FP7 Fysiske underskrifter og elektroniske underskrifter. Mange forskellige budgetskemaer H2020 Alt foregår elektronisk igennem Participant Portal. Ingen papirunderskrifter længere -> reducerer time to grant (tiden fra ansøgning til projekt) og EU s godkendelse af regnskaber Ét budgetskema. Da det skal bruges til alle projekter er det blevet meget omfangsrigt. Der er mange kolonner (a til m) og rækker, da Third parties også er inkluderet. Oftest vil vi kun skulle bruge Actual costs kolonnerne

25 Horizon 2020 forskelle ift. FP7 FP7 Pre-financing normalt 160% af forventet forbrug i første Reporting Period Identifiable VAT (Moms) er ikke en eligible cost H2020 Ingen regler for Pre-financing størrelse. Varierer fra projekt til projekt. EU overfører til koordinator senest ti dage før projektstart. Non-deductible VAT er en eligible cost. Pas på double funding, restaurations moms mm. H2020 øvrige ikke tilladelige omkostninger: MGA side mga/gga/h2020-mga-gga-multi_en.pdf

26 Horizon 2020 forskelle ift. FP7 FP7 Revision af projektet op til 5 år efter projektets slutdato Revisionserklæring: Revisionen skal gennemgå 14 checkpunkter H2020 Revision af projektet op til 2 år efter Final Payment, men dokumenter skal gemmes i 5 år (OLAF) Revisionserklæring: Revisionen skal gennemgå 64 checkpunkter. Det er ok, at lave en midtvejsrevision, så længe den samlede regning ikke overstiger det beløb en enkelt revision ville have kostet. Vurderes fra projekt til projekt. Formålet er at få brugt hele budgettet.

27 Horizon 2020 forskelle ift. FP7 FP7 Audit Certificate (CFS) bogføres som subcontracting uden overhead Grænse for Audit Certificate: Hver gang i Total Requested Contribution Valutakurs, den første bankdag i måneden efter periodens afslutning H2020 Audit Certificate (CFS) bogføres som Goods and services med overhead Grænse for Audit Certificate: i Total Direct Costs (=Total Requested Contribution ). Kun ved payment of the balance (final payment) Valutakurs, gennemsnit for hele afrapporteringsperioden: nge/eurofxref/html/eurofxref-graphdkk.en.html

28 Horizon 2020 forskelle ift. FP7 FP7 Marie Curie Overhead = 10% Marie Curie Management = bogførte Actual Costs Ofte svært at definere en Management aktivitet H2020 Marie Skłodowska Curie Actions (MSCA). Ingen Overhead i %, men et fast beløb per fellow month I Marie Skłodowska-Curie ITN er Management og Overhead lagt sammen til Unit Cost = 1200 /fellow month. Overhead vil variere fra projekt til projekt. Vigtigt med aftale mellem projekt partnerne, helst allerede på ansøgningstidspunkt

29 Horizon 2020 forskelle ift. FP7 FP7 H2020 Time to grant er 12 måneder efter ansøgningsfristen Time to grant er 8 måneder efter ansøgningsfristen Skal gennemgå ex-ante financial viability check: Alle modtagere af en bevilling på mere end euro Renteindtægter på 'pre-financing' skal indrapporteres af koordinator indtil 31/ Intern handel tilladt så længe prisberegninger ikke indeholder overheadrelaterede omkostninger eller profit. Skal gennemgå ex-ante financial viability check: Koordinatorer Renteindtægter på 'pre-financing' skal ikke indrapporteres. Intern handel tilladt som i FP7, men pt. krav om timeregistrering af fx trykker eller musepasser. Forsøges ændret!

30 Horizon 2020 status interne fakturaer Status on Joint statement on the current problem of internal cost allocation (ICA) in Horizon 2020 coordinated by the Helmholtz Association Could the Commission please provide us with an update on this point? Svar: We hope to be able to update the Model Grant Agreement by the beginning of next year, so it includes a new Internal Cost Allocation cost category that can be applied retroactively. Please note that this answer is subject to approval and thus conditional.

31 FP7 Equipment H2020 Skal være nævnt i Annex 1 (også selvom udstyret straksafskrives) Afskrivningsmetoden følger institutionens interne regler Omkostningen bogføres på projekterne ud fra anvendelsesgraden, dvs. flere projekter kan dele et apparatur. Logbog Skal være nævnt i Annex 1 (også selvom udstyret straksafskrives) Afskrivningsmetoden følger institutionens interne regler Omkostningen bogføres på projekterne ud fra anvendelsesgraden, dvs. flere projekter kan dele et apparatur. Logbog Full capacity begreb: - Den totale tid, hvor udstyret potentielt kan bruges. - Forsøges afklaret, da det skaber megen forvirring og usikkerhed!

32 Horizon 2020 forskelle ift. FP7 FP7 H2020 På Collaborative projekter: mulighed for at få refunderet en del af barselsudgifterne indenfor det oprindelige budget. Ikke muligt at søge ekstra midler til barsel. På Marie Curie projekter: Muligt at søge ekstra budgetmidler til dækning af barselsudgifter. På RIA projekter med monthly hourly rate, mulighed for at få refunderet en del af barsels-udgifterne indenfor det oprindelige budget. Ikke muligt at søge ekstra midler til barsel. På Marie Curie projekter: ikke mulighed for at få refunderet en del af barselsudgifterne indenfor det oprindelige budget. Ikke muligt at søge ekstra budgetmidler til dækning af barselsudgifter, hverken IF eller ITN.

33 Originalbilag FP7 Ifølge Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions side 97: Beneficiaries are required to: keep the originals, or in exceptional cases, where the national legislation accepts or contemplates this possibility, duly authenticated copies including electronic copies of all documents relating to the grant agreement for up to five years from the end of the project. H2020 Elektroniske bilag accepteres jf. Annotated Model Grant Agreement side 137n-138ø: nts/data/ref/h2020/grants_manual/a mga/h2020-amga_en.pdf#page=137 The Commission will accept the destruction of hard copies of documents and their digitalisation, if this is acceptable under national law.

34 H2020 notater fra FSE Følgende H2020-notater er clearet med PwC og ligger på AU s Økonomimanual: H2020 Moms H2020 Overhead H2020 Revision H2020 Løn (og timesedler) er under udarbejdelse i FSE, men forventes snart at blive lagt på samme sted. Øvrige vejledninger lokalt?

35 Projektoprettelse Ved projektoprettelse følges AU s interne procedurer. konomi/oekonomimanual/eksterne_projekter/projektoprettelse/vejledning_til_pro jektoprettelse_af_eu_h2020-projekter_-_pe_moede_den_10._februar_16.pdf NB! Når I modtager det delvist præudfyldte projektoprettelsesskema fra FSE, skal I huske at omregne bevillingsbeløb til DKK. Projektakronymet skal stadig fremgå, men der må gerne tilføjes tekst ud fra lokale retningslinjer. FP7/H2020 ændringer (periode, bevillingsbeløb, projekthaver og økonom etc.) vil også i fremtiden blive tjekket af FSE bl.a. af statistikhensyn. Dette har høj prioritering i FSE, så forsinkelser undgås.

36 Research Participant Portal (PP) Adgang til rammeprogramprojekter opnås gennem Research Participant Portal. Det kræves at man er oprettet i EU Login (tidligere ECAS). EU anvender online indtastning af Form C + papirunderskrift eller FSIGN. Onlinesystemet anvendes til kontraktforberedelse, Form C Financial Statement inkl. Use of resources og videnskabelige rapporter. Declaration of Conformity (FP7) og Researcher Declaration (H2020) indtastes også heri, men uden underskrift til EU (MC projekter). Mange ændringer i PP, så kontakt FSE med spørgsmål.

37 Research Participant Portal - adgang Participant Portal: EU Login (tidligere ECAS):

38 Research Participant Portal - rolletildeling Ved tildeling af roller klikkes på knappen. Herefter findes Aarhus Universitet i listen. Tryk på Edit Roles. I det nye skærmbillede klikkes på Add Roles. Tildel altid rollen som Coordinator Contact eller Participant Contact. Der kan også tildeles FSIGN og LSIGN roller.

39 Research Participant Portal Jesper er LEAR (Legal Entity Appointed Representative) i H2020 Kontaktperson overfor EU (kun projektadgang, hvis Participant contact) Grethe og Jesper er LSIGN og FSIGN (Participant cont. giver rollen) Underskriver kontrakter, Form C mv. Morten vil snart fremgå af listen, hvor man kan tildele disse roller på projektet, når fuldmagt er indhentet fra rektor.

40 Projektøkonom Research Participant Portal - roller

41 Research Participant Portal FP7 Form C Opret Form C ved at klikke på ikonet Add Form C eller Add adjustment (ALDRIG Add extrapolation) Draft Form C tilgås ved at klikke på navnet Aarhus Universitet (opret ikke en ny!) Tildeling af roller kan kun ske af dem som har projektrollen Participant Contact/Coordinator Contact på projektet IKKE af LEAR (selvom flere koordinatorer insisterer herpå)! PFSIGN og PLSIGN vælges ud fra allerede oprettet liste Explanations of the use of ressources (UoR) må gerne cleares med koordinator inden FSIGN (pdf genereres og sendes). Herved undgås dobbeltunderskrift, hvis koordinator afviser/kommenterer forklaringerne. Fx datoer for rejser, PM, navne etc.

42 Research Participant Portal H2020 FS Klik på MP knappen ud for projektakronymet. Herefter på Financial Statement (FS). Hvis AU er koordinator (multi+erc+msca IF), så skal Periodic Report også udfyldes af AU.

43 Research Participant Portal H2020 FS FS udfyldes. Vi bruger typisk kategorierne a)+e). Som GA budget!

44 H2020 lønafregning i Financial statement Det nye H2020-princip Last closed financial year : Timesedlernes effektive timer skal ganges på én timepris, som er et udregnet gennemsnit af lønnen for det senest afsluttede finansår (ikke nødvendigvist revideret). Efter protester er der kommet et alternativ i form af hourly rate per month s. 23 i MGA. Dette betyder, at AU kan fortsætte FP7 fremgangsmåden i NS-EU regnearket. Der skal ikke laves ændringer til AU s tidligere indsendte H2020 regnskaber (adjustments).

45 Særligt om ERC afrapportering Udover Form C / Financial Statement skal der udarbejdes en Financial Report. Dette er projekthavers ansvar, som laver den i tæt samarbejde med projektøkonomen. H2020: rapportskabelonerne downloades under punktet Technical Part of Periodic Report -> Report Core: Formentlig kommer Breakdown of Direct Costs samt Budget Follow Up også til at ligge her. Afventer ERC. Erfaringer??

46 NS-EU regneark NS-EU = broen fra Navision til EU s Form C Financial Statement. Revisionssporet fra Navision til Form C er tydeligt. Eventuelle ændringer er forklaret og indskrevet i ét dokument. Revisionssporet bevares i hele den periode, hvor NS-EU gemmes elektronisk, fx i Captia/på tilgængelige drev. EU kan ønske at se revisionssporet i op til 5 år efter projektslut kan være fx 10 år eller mere efter projektstart! Projektøkonom, FSE og revisor arbejder i og afslutter samme dokument, som ligger til grund for Form C / Financial Statement. NS-EU er således et arbejdsredskab og en del af dokumentationen. Skabelonen tilpasses løbende efter behov -> efterspørg nyeste!

47 Projektrapport R fra AURAP

48 Sagspostering R fra AURAP

49 NS-EU regneark Forside

50 NS-EU regneark Samlet Husk at indtaste AURAP-tal og ændringer i næste linie! (så revisionssporet bevares)

51 NS-EU regneark Ansættelser

52 NS-EU regneark Omregnet kostpris I Husk at indtaste! Fx barsel eller deltid på projektet

53 NS-EU regneark Omregnet kostpris II

54

55

56 NS-EU regneark Omregnet kostpris III Formål: revisor ønsker, at få NS kostprisen sandsynliggjort for hver ansat på projektet. Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggørelse.

57 NS-EU regneark Omregnet kostpris IV Løntal findes via PØS -> Lønudgift -> Lønelement opslag -> vælg faneblad 2 -> Indtast finansår, status ( ) og CPR-nr. -> Vis Skærmprint indsættes nederst på faneblad Løn omregnet kostpris som dokumentation overfor mulig revision I de lyseblå felter i Sandsynliggørelsen på faneblad Løn omregnet kostpris summeres de tre værdier (for en normal månedsløn): 1811 Egentlig løn 1881 Pensionsbidrag 2232 Arbejdsmarkedsbidrag Tjek og forklar differencer yderst til højre! På faneblad Sandsynliggørelse fremgår differencerne automatisk i DKK Forklaringer: lønhop mv. (acceptabelt spænd -1,5 til +1,5)

58 NS-EU regneark Omregnet kostpris V

59 NS-EU regneark Medfinansiering FP7 Medfinansiering laves på samme måde, som omregnet kostpris Medfinansiering kan dog også være andet end løn! EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter

60 NS-EU regneark - Sandsynliggørelse

61 NS-EU regneark - Momsafløftning

62 NS-EU regneark - Rejseliste Viser projekttilknytning udover lønseddel

63 NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svært tilgængelig pga. særlig lønafrapportering -> FSE laver faneblad EU s rater (engangsvederlag) og FP7 barsel. FP7 Kat. D (participation) + E (research) eller Kat. 3 og H2020 Kat. B1 Research afrapporteres som flat rate/unit cost (ITN) - > forbrug alligevel beløbene indenfor projektperioden også a.h.t. lukning i NS Studieafgift kan medtages under kategori D/Kat. 3 (FP7) og Kat. B1 (H2020), hvis klar beregning (revisorgodkendt) Marie Curie guide på FSE s hjemmeside: _University_1.0.pdf

64 Marie Curie H2020 budget IF and ITN Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL AU s costs for the Fellow s salary. See employment letter. Research, training and networking costs will via invoices pay for the Fellow s travels, conferences, consumables etc. (must all contribute to the training of the Fellow.) Both a normal PC and special/very powerful computers to be used in the research project e.g. to process large research data sets are allowed. In ITN this budget is redistributed in CA. Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU. This budget category is not available to the Fellow. ITN-budget redistributed in CA.

65 Budgetopfølgning FP7 og H2020 Budgetopfølgning løbende og særligt næsten til slut i projektet er vigtigt. Se skabelon i NS-EU-faneblad. Sikrer at budgettet i Euro opbruges. Sikrer at behov for budgetændringer spottes. Budgetændringer skal godkendes af EU eller koordinator. ERC: lille ændring omtales i afrapportering. Ved godkendte ændringer opdaterer projektøkonomen projektoprettelsen i Navision via Projektenheden.

66 Revision FSE koordinerer kontakten til PwC vedr. rammeprogramprojekter Kontakt os så hurtigt som muligt, hvis I har brug for revision PwC langtidsplanlægger (op til ½ år i forvejen) og derfor kommer revisionsforespørgslen fra FSE tidligt besvar den så godt og hurtigt I kan Dog koordinerer RKS og FÅF selv med revisor (indtil videre) Projektøkonom anviser revisionsfaktura i IndFak Projektøkonom modtager revisionserklæring fra PwC i én samlet fil og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinator/eu, hvis papirform. Original opbevares i projektmappen i papirform, hvis den ikke sendes til koordinator eller EU.

67 Revision Der er fire typer af revisioner: Revisionserklæring på Form C (CFS certificate on the financial statement), FP7 hver gang requested amount når H2020 først til slut når requested amount når (PwC) Desk audits: EU anmoder om bilag til Form C (EU) EU-revision af partnere (EU eller Den Europæiske Revisionsret) Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor) Husk timeregistrering, rejseliste og bilag gemmes i 5 år efter projektslutdato i Grant agreement Elektroniske revisionsmapper til PwC

68 Revisionsmappens indhold Indhold 1 Projektoprettelse i Navision Stat Excel-arket NS-EU (når FSE har godkendt indholdet) 2 Form C Financial Statement (1 pr. periode) som pdf-udkast fra EU s online system Research Participant Portal, når FSE har godkendt indholdet 3 AURAP-rapporter pr. regnskabsperiode: 1) R Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R Sagspostering (slutdato må gerne være efter periodens slutdato) 4 Ansættelseskontrakter vedr. alle EU-aflønnede dækkende hele perioden (Husk alle sider + alle ændringer til ansættelseskontrakten) 5 Timesedler pr. ansat pr. regnskabsperiode (når medfinansiering, se pkt. 6) 6 Medfinansiering, hvis relevant for projektet (ansættelseskontrakter, timesedler, fakturaer) 7 Bilagsmappe. Revisor udvælger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R Sagspostering, hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektøkonomen 8 Grant agreement (EU-kontrakten) inkl. alle annex er (første revisionserklæring), derefter kun Amendments (tillægskontrakter), pga. f.eks. periodeforlængelser, budget/opgaveændringer, partnerændringer. Forskningsstoetteenheden/Revisionsmappens_indhold_dec2015.pdf

69 Web/nyttige links Forskningsstøtteenheden: Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte: EU-ERFA: og-internationale-programmer/eus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon- 2020/eu-erfa-gruppen - Næste halvårlige møde er til foråret 2017 DARMA:

70 Spørgsmål/erfaringsudveksling

71 Regelgrundlag: H2020: AGA artikel 13 Subcontracting FP7: GA Annex II - General Conditions - artikel II.7. Definition: En underleverandør, der mod betaling, udfører centrale projektopgaver ( action tasks ) på vegne af en projektdeltager ( beneficiary ). Krav: Nødvendigt for implementering af projektet Kun omfatte en begrænset del af en projektdeltagers projektopgaver. Skal godkendes af EU for at være tilskudsberettiget. Behovet for subcontracting skal være oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen. Modif: simplied approval procedure. Best value for money laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet. Udbudsreglerne skal følges. FP7/H2020 Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverførsel (TTO)

72 Subcontracting Hvad er karakteristisk for subcontracting? Et forhold baseret på forretnings-/markedsvilkår Ingen instruktionsbeføjelser underleverandøren udfører arbejdet uden projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol En underleverandør er en selvstændig tredjepart, hvilket betyder; at underleverandøren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager at underleverandøren ikke selv underskriver GA, og er derfor ikke bundet heraf. at underleverandøren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfølgende får støtte fra EU at underleverandøren kun kan gøre krav gældende overfor projektdeltageren ikke overfor EU. FP7/H2020 Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverførsel (TTO)

73 Underleverandøraftale Subcontracting Skal indgås før underleverandørens udførelse af projektopgaverne Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO Aftalen skal en IPR-regulering projektdeltageren skal sikres ejerskab over resultaterne EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv. af underleverandør (GA art. 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art. 23) Underleverandøren skal pålægges visse forpligtelser som projektdeltageren selv er pålagt under GA Intereressekonflikt (GA art. 35) Fortrolighed (GA art. 36) Markedsføring af projektet og synliggørelse af EU-støtten (GA art. 38) Erstatningsansvar (GA art. 46) Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020: FP7/H2020 Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverførsel (TTO)

74 EU Koordinator Projektadministration Emilia & Mette AU Research and External Relations November, 2016 Emilia Alegria Mette S. Presser - Research Support Office

75 Opgave/ansvarsfordeling FORSKNINGSSTØTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION PARTNER KOORDINATOR Grethe Jesper Morten Mette & Emilia AU Research and External Relations November, 2016 Emilia Alegria Mette S. Presser - Research Support Office

76 EU Project Management Coordinator support Successful Proposal Project Completion Grant Agreement Preparation EC Reporting Project Implementation Management day-to-day AU Research and External Relations November, 2016 Emilia Alegria Mette S. Presser - Research Support Office

77 Opgaver & Samarbejde.. stort set al kommunikation er på engelsk og med EU terminologi PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU, forsker(koordinator),projektpartnere, Projektøkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting. evt.adjustments EC REPORT: Samarbejder med EU, forsker(koordinator), projektpartnere, Projektøkonomer Periodic / interim payment / final rapporter Rådgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport. EU regler checkning. Sammensætning af rapport, gennemlæsning af rapporter og indsendelse til EU. EU betalinger: udregning af fordeling af EU midler (pre-financing, interim + final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektøkonomer. Amendments til GA, -alle aspekter med undtagelse af scientific/technical i tæt samarbejde med TTO Koordinator Projektadministration ANSØGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne Ansøgning, Implementation afsnit. KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med: EU, Forsker (Koordinator), projektpartnere, TTO Evaluation Summary report Participants Portal/SyGMa, ValidationServices Data indsamling Helpdesk til Forsker/projektpartnere Kører kontrakforhandlingsproces sammen med EU, Forsker+ partnere H2020 Part A and B (DoA) Instrukser til Konsortiet. PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU, forsker(koordinator), projektpartnere, Projektøkonomer, HR, TTO Alle administrative, finansielle og juridiske aspekter og spørgsmål inden for Project Management og helt overordnet ift EU. Kommunikationsled mellem koordinator og EU + løbende dialog med samtlige projektpartnere. Rådgiver koordinator og partnere ift diverse EU spørgsmål ifm administrativ og økonomisk afrapportering Udarbejder projektværktøjer til projektet. Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere. Kontaktperson mellem koordinatoren, projektpartnere og EU Kommissionen også relevante personer på projektet. AU Research and External Relations November, 2016 AU Research Support and External Emilia Alegria Relations, Mette S. Presser - Research Support Office Research Support Office

78 Project Management Support - Coordinator Team Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU. Managementsupport og rådgivning til H2020 /FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere på projekter samt rådgivning ifht. EU regelsæt, procedurer, formalia. Koordinator-Teamet fungerer som Project Manager for projektet og er den primære kontaktperson til forsker (projekthaver), partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som single point of entry i alle sager i forhold til projektadministration, økonomiske og juridiske spørgsmål, kontakt info, personale, herunder kontakt til projektøkonomer, TTO og AU HR. På H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere. Denne service tilbydes uden modydelse, da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan træde ind i opgaven straks, - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen. AU Research and External Relations November, 2016 Emilia Alegria Mette S. Presser - Research Support Office

79 FORSKERE KAN KØBE FØLGENDE SUPPORT Administrative & Financial Support + Technical Scientific Support Advice and assistance to the beneficiaries leaders and administrators/response to queries about EU rules and financial issues. Follow up to ensure timely receipt of technical contributions. EC reporting: validation and revision of beneficiaries Financial Reports & other deliverables. Reports submission to Commission. Advice & Assistance to modify the work plan, revision Annex I (DoA) Amendments. Support to Preparation of technical progress reports. Communication with EU: Project Officer and Financial Officer on behalf of the Coordinator Support to Technical work and deliverables submission Assistance to planning meetings, workshops. If it is necessary. Follow up to ensure timely receipt of technical contributions. AU Research and External Relations November, 2016 Emilia Alegria Mette S. Presser - Research Support Office

80 Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas: AU Research and External Relations November, 2016 Emilia Alegria Mette S. Presser - Research Support Office

81 Kontaktoplysninger Emilia Alegria - Mette S. Presser esa@au.dk mesp@au.dk Tlf Tlf AU Research and External Relations November, 2016 Emilia Alegria Mette S. Presser - Research Support Office

82 THANK YOU FOR YOUR ATTENTION AU Research and External Relations November 2016 Emilia Alegria Mette S. Presser - Research Support Office