Kom i skyen med din Microsoft Dynamics CRM-løsning. Microsoft Dynamics 365

Transkript

1 Kom i skyen med din Microsoft Dynamics CRM-løsning Microsoft Dynamics 365

2 Contents 1. Fordele ved skyen AlfaPeople Cloud Lift Off Framework De tre migreringsfaser Præ-migrering Migrering Post-migrering AlfaPeople Support and Maintenance Framework (AMF) Opsummering Kundeudtalelse Sammenfatning Fokus i dette whitepaper er at forklare, hvordan AlfaPeople hjælper organisationer med at migrere deres eksisterende Dynamics CRM on-premise løsninger til skyen og Microsoft Dynamics 365, og hvad man kan forvente som organisation i den proces. Vi oplever, at mange kunder er usikre på, hvordan processen foregår, hvilke trin, der skal til for at udføre en succesfuld migrering, og hvilke ressourcer, der kræves både før og efter go-live-datoen. I dette whitepaper forklarer vi selve processen og gennemgår alle trin. Vi kommer også kort ind på vores Application Maintenance Framework (AMF), der er et support- og vedligeholdelses-setup, som sikrer, at den nye cloud-løsning er understøttet og vedligeholdt, så den altid matcher behov og krav fra forretningen, og så den tilpasser sig løbende udvikling fra Microsoft. 1. Fordele ved skyen Når vi taler med kunder om skyen, får vi ofte følgende spørgsmål: Hvor lang tid tager det at flytte til skyen? Hvad er fordelene? Er vi egnet til skyen? Kan vi overhovedet migrere vores løsning? Baseret på ovenstående spørgsmål har vi lavet en tretrins proces, der tager sig af alle de spørgsmål, der måtte relatere sig til en migrering. Men lad os først ganske kort nævne fordelene ved at få jeres onpremise løsning i skyen. Whitepaper 2

3 Der er mange fordele ved at flytte til den cloud-baserede SaaS-løsning. Af funktionelle fordele er bl.a.: 1. Flere Microsoft Dynamics-features, der bliver releaset løbende. 2. It-ressourcer kan fokusere på forretningsudvikling snarere end servervedligeholdelse og opgraderinger. 3. Skalerbar licensmodel med SaaS. Du kan skalere op og ned på månedlig basis, og du kan nemt ændre brugerlicenser og mængden af dem. 4. En del af Dynamics 365. Løsningen kan udvides på mange måder og er meget mere fleksibel. 5. Adgang til Microsoft AppSource giver adgang til en lang række forskellige forretnings-apps 6. 24/7 Microsoft Support. 7. En lang række nye funktionaliteter, hvis du migrerer fra en ældre CRM-version Microsofts cloud-løsning har omfattende features sammenlignet med on-premise versionerne. Tidligere kunne vi se, at Microsoft tilbød begrænset funktionalitet online sammenlignet med on-premise versioner. Nu har trenden ændret sig, og der er features, som kun er tilgængelige i online-versionen. Cloud-versionen har desuden en meget bedre out-of-the-box integration med andre Microsoft-løsninger. Af andre fordele kan nævnes: Af andre fordele kan nævnes: 1. Omkostningsforudsigelighed en driftsudgift i stedet for en kapitaludgift (CAPEX). 2. It-ressourcer kan fokusere på forretningsudvikling snarere end servervedligeholdelse og opgraderinger. 3. Skalerbar licensmodel med SaaS. Du kan skalere op og ned på månedlig basis, og du kan nemt ændre brugerlicenser og mængden af dem. 4. En del af Dynamics 365. Løsningen kan udvides på mange måder og er meget mere fleksibel. 5. Adgang til Microsoft AppSource giver adgang til en lang række forskellige forretnings-apps. Derudover er der mange andre fordele, der gør sig gældende, alt efter hvilke forretningskrav kunden har. Whitepaper 3

4 2. AlfaPeople Cloud Lift-Off Framework Når vi hjælper vores kunder med at migrere til skyen, følger vi retningslinjerne i vores Cloud Lift-Off Framework. Det er et end-to-end framework, der hjælper Microsoft Dynamics CRM on-premise kunder med at flytte til skyen med CRM Online (nu Dynamics365). Vores Cloud Lift-Off Framework begynder med det første møde med os og slutter, når du er online med den nye løsning. Det tager også højde for din support- og vedligeholdelsesfunktion efter go-live datoen. Det er en efterprøvet tilgang, der leverer overgangstjenesten hurtigt og omkostningseffektivt. Det kan tage så lidt som seks uger, fra beslutningen er truffet, til virksomheden kan gå live i skyen. Det afhænger alt sammen af løsningen og kravene. Over de sidste år har vi hjulpet mange kunder med at flytte til skyen ved hjælp af vores framework. 3. De tre migreringsfaser Vores Cloud Lift-Off Framework består af tre faser med to trin i hver fase: 1. Præ-migreringsfasen Fokus: Hvad skal du vide, før du migrerer til skyen. 2. Migreringsfasen Fokus: Hvad er vigtigt i selve migreringen af løsning og data. 3. Post-migreringsfasen Fokus: Hvad skal du gøre med organisation, løsning og roadmap, når du er kommet i skyen. Whitepaper 4

5 3.1 Præ-migreringsfasen Præ-migreringsfasen handler om information og råd om, hvordan migreringen til skyen skal gribes an. Fasen består af to trin: En indledende analyse Migrerings- parathed Det er meget vigtigt for os, at vores kunder har så megen indsigt som muligt i enhver opgave og ethvert projekt. Det er afgørende, at du og din organisation forstår den indvirkning, migreringen vil have. Derfor bruger vi meget tid på denne fase. Vi giver dig information, og du giver os information, så vi bedre kan forstå dine behov. Indledende analyse adgang til løsningen Kunden giver AlfaPeople fjernadgang til den eksisterende løsning. Vi bruger nogle værktøjer til at evaluere, hvor godt en migrering vil passe til virkomheden. Vi ser på databases størrelse, hvordan systemet bliver brugt, licenser, mv. Vi har desuden brug for kildekoden, hvis vi identificerer kode i løsningen, så vi er i stand til at estimere omkostningen ved at opgradere den nødvendige kode eller erstatte koden med standardfunktionalitet. Typisk kan koden godt erstattes. Anden del af den indledende analyse er et møde, hvor vi præsenterer det Cloud Lift-Off Program, vi kommer til at følge. Whitepaper 5

6 Cloud Lift Off - præsentationsmøde I Cloud Lift Off præsentationsmødet kigger vi nærmere på licensudstedelser (brugertyper og lagring). Vi kan ofte revurdere licenstyper, og Microsoft har også flere nye licenstyper. Vi diskuterer lagringsbehov, især hvis kunden har en meget stor database on-premise, så en alternativ løsning, som f.eks. brug af SharePoint kan overvejes for at reducere en potentiel høj lagringsomkostning på CRM Online. Migrerings-tjekliste: Analyseresultater eksisterende konfigurationer og brugertilpasninger (ikke-understøttet kode identificeret) Tidsplan Tidsplanen er baseret på en standard-opgradering med begrænset brugertilpasning. Eksempeltidsplanen tager ikke højde for nogen ressourcerestriktioner. Implementeringsfasen er tre uger, som vist i eksemplet. Den tid kan reduceres, hvis vi går efter en en-til-en migrering, hvor vi ikke introducerer nogen ny funktionalitet. Denne plan er brugertilpasset nogle virksomheder foretrækker en længere testperiode, og det kan naturligvis sagtens lade sig gøre. Kunder skal forvente, at en fuld migrering tager mellem seks og otte uger. Integrationer, du måtte have. De kan oftest genbruges med en lille ændring. Scope for datamigrering. I de fleste tilfælde laver vi en fuld migrering, men i nogle tilfælde, f.eks. hvis CRM-løsningen er meget gammel, kan vi beslutte kun at migrere aktiviteter for de seneste par år. Det er dog et spørgsmål om lagringsbehov, da det ikke er noget problem at migrere hele løsningen. Sådan griber man nye processer og funktionalitet an i princippet. De ændringer, der er behov for, og enighed om tidsplanen. Her er et eksempel på tidsplanen: Whitepaper 6

7 3.2 Migreringsfasen I denne fase er der to trin: Testmigrering Implementering I detaljer fungerer testmigreringen som følger: Etablering af fremtidigt miljø (test, produktion, mm.). Det er den nemme del. Online-platformen gør det nemt både at sætte produktion og ikkeproduktion i test, og udviklingen er ligetil. Så snart licenser er påkrævet, skal vi bare klikke et par gange, før vi er kørende. Testmigreringen bliver foretaget med et standard migrerings-værktøj. Vi sørger for at få al data i skyen, inkl. eventuelle brugerdefinerede felter og enheder. Testmigrering I dette trin laver vi en testmigrering og migrerer al din data til en online testversion af CRM. Som kunde skal du teste migreringen, hovedsageligt for at bekræfte, at al den aftale data er der. På dette tidspunkt er der ingen implementering det sker først i næste trin. Ikke-understøttede ændringer/brugerdefineringer (kode, formularer, mv.) bliver logget, og der bliver beskrevet en migrerings-løsning Checkpoint: Den indledende datamigrering er udført og afprøvet. Kunden bekræfter, at al data er online Whitepaper 7

8 Nu har du en ny online-version med al din data tilgængelig. Men du har også stadig din gamle version, som er klar til at blive lukket ned og erstattet med den nye cloud-version. Trin i implementeringsfasen: 1. Implementeringen begynder, når testresultaterne er tilgængelige. 2. AlfaPeople holder en workshop for at præsentere den migrerede løsning og de nye features. Implementering Baseret på testresultaterne fra den tidligere testmigrering begynder vi nu på implementeringen. Vi begynder altid denne fase med en workshop, hvor vi ser på den migrerede løsning og introducerer den nye funktionalitet i standard CRM Online. Hvis der f.eks. er tale om en salgsløsning, har du måske brugt muligheder i den gamle version, som ser helt anderledes ud i det nye 2016-layout. Vi introducerer al ny funktionalitet, du bruger allerede eller du skal til at bruge som en del af workshoppen. Vi dokumenterer alle nødvendige ændringer og idéer, du får i løbet af workshoppen, som handler om de standard-funktionaliteter, du gerne vil implementere. Vi bliver enige om, hvad der skal implementeres, når vi kommer længere i processen. Alle de ændringer, vi har besluttet at lave som en del af migreringen, er inkluderet. Det gælder også erstatning af kode. Typisk kan brugerdefineret kode godt erstattes af standard-funktionalitet. 3. Ændringsønsker logges. 4. Aftalte ændringer implementeres. 5. Den endelige løsning testes af kunden (UAT) (alle funktionaliteter, konfiguration og datavalidering) Checkpoint: Den migrerede løsning er klar til at blive flyttet fra test til produktion. 3.3 Post-migreringsfasen Denne fase har to trin: Go-live Vedligeholdelse og support Det, der er vigtigt i den egentlige migrering af løsning og data er: Udfør migrering for at teste egnethed til skyen Test den migrerede løsning Udfør implementering: Udform tilpasninger Opgradering af ISV-løsning Erstatning/opgradering af kode Når alt er implementeret, og vi har erstattet kode med standard-funktionalitet, skal du lave en endelig brugergodkendelses-test og bekræfte, at alt er korrekt. Go-live-fasen indebærer den endelige datamigrering. Derefter er der en hypercare-periode, som typisk varer en dag eller to i sjældne tilfælde et par uger. Vi sikrer os, at al viden om den nye løsning og det nye setup flyttes til det support- og vedligeholdelses-setup, vi er blevet enige om. Support og vedligeholdelse kan enten klares af din egen organisation, af en ekstern partner, eller af AlfaPeoples Support and Maintenance Framework. Whitepaper 8

9 Go-live i produktion Alle de ændringer, der bliver lavet i testløsningen bliver lagt i drift i et produktionsmiljø. Vi sørger for al den valgfri oplæring, der er behov for, og som er aftalt. Sædvanligvis oplærer vi de personer, der er involveret i opgraderings- og migreringsfaserne, så de kan være ansvarlige for at oplære slutbrugerne. Nogle gange er det nødvendigt med nogle få, afsluttende konfigurationer, og dem tager vi os selvfølgelig af. Vi aftaler et skæringstidspunkt fra den tidligere løsning, hvilket vil sige, at vi aftaler et tidspunkt, hvor vi gør den gamle løsning skrivebeskyttet eller måske endda utilgængelig for slutbrugerne. Derefter udfører vi den endelige datamigrering. Afhængigt af størrelsen på databasen tager det typisk et par timer, med mindre databasen er meget stor så kan det tage en dags tid, før løsningen kan gå live. Nu kan den tidligere løsning lukkes ned, og supportog vedligeholdelses-teamet kan tage over. Vi evaluerer typisk den organisatoriske indvirkning, løsningen har haft. Uanset hvilken feedback vi får, håndterer vi den i hypercare, typisk en dag, hvor vi er on-site. Vi tager os øjeblikkeligt af enhver feedback fra slutbrugerne. Trin i Go-live-fasen: Support og vedligeholdelse I denne fase udnytter vi den løbende forbedring af din løsning med support- og vedligeholdelses-teamet på plads. Det er et vigtigt aspekt af en succesfuld migrering. Når slutbrugeren får en ny version, kommer der ændringsønsker, problemer og brugerudfordringer. Derfor er det vigtigt, at du overvejer, om support-funktionen i din egen organisation er klar til at håndtere det og/eller har ressourcer til det, eller om du vil bruge os. Nogle organisationer har en it-afdeling, der er velegnet til at tage sig af support og vedligeholdelse, mens andre ikke har. Det skal der gøres noget ved, så den nye løsning bliver brugt korrekt, lige som it-afdelingen også skal være klar til opdateringer fra Microsoft. Vi gør meget ud af at maksimere værdien af fremtidige opdateringer. En af de stærkeste fordele ved cloud-platformen er, at Microsoft har jævnlige opdateringer med nye features. Hvis du bruger en gammel on-premise version, er du ikke nødvendigvis vant til fasen af opdateringer fra Microsoft. Vi laver som regel et roadmap over alle de nye features, der kommer fra Microsoft og over alle de ændringsønsker, der kommer fra slutbrugerne. Ved at opgradere og migrere forsøger vi at begrænse antallet af ændringer, der er en del af opgraderingen. Vi foretrækker, at ændringerne kommer i faser med Release Cycles. Microsoft har en Release Cycle to gange om året, og det er som regel fordelagtigt at have det samme for interne ændringsønsker. 1. Løsningen er lagt i drift i produktionsmiljøet 2. Valgfri oplæring afholdes med brugere, og der stilles materialer til rådighed. 3. Den endelige konfiguration i produktion bliver lavet. 4. Skæringstidspunkt fra den tidligere løsning til den nye cloud-løsning, endelig datamigrering og go-live 5. Det tidligere miljø lukkes ned. 6. Den aftalte go-live support udføres (hypercare) 7. Indvirkning på organisationen evalueres. Efter Go-live Er du klar til support og vedligeholdelse? Hvor godt egner din it sig til CRM? Hvordan får du mest muligt ud af fremtidige opdateringer? 1. Kortlæg nye behov i et roadmap 2. Forbered dig på jævnlige opdateringer med nye features 3. Kortlæg nye features relateret til forretningsbehov Whitepaper 9

10 4. AlfaPeople Support & Maintenance Framework AMF Setuppet er struktureret på følgende måde: AlfaPeople har en omfattende support- og vedligeholdelsesløsning, som er skræddersyet til organisationer, der bruger Microsoft Dynamicsplatformen. Det hedder AlfaPeople AMF (Application Maintenance Framework). Vores support- og vedligeholdelsesløsning, AMF, svarer på enhver kundehenvendelse inden for få timer og giver mulighed for, at gentagen overvågning eller administrative opgaver kan outsources. Fra slutbrugerens eller kundens perspektiv kan vores support- og vedligeholdelsesløsning håndtere alt lige fra brugerhjælp, fejl, ændringer og tilføjelser til opgaver, der skal løses, f.eks. at tilføje nye brugere eller importere/ eksportere bestemte data. AMF-tjenesten kan nemt integreres i kundens eksisterende it-arkitektur og forbedre den eksisterende support- og vedligeholdelse. AMF-tjenesten har en online ticket-portal. Det er også muligt at sende s eller holde online møder. AMFteamet vil håndtere henvendelsen som en hændelse, der skal løses, et problem eller en ændring, der føjes til den næste Release Cycle. Andre henvendelser kan enten være en Service Request eller Release Management. Der er mere information om AMF på vores website. 5. To Summarize Cloud Lift Off Framework har tre faser: 1. Præ-migrering Bliv klar til skyen a. Indledende analyse b. Migrerings- parathed 2. Under migreringen Bliv en succesfuld cloud-organisation. a. Test-migrering b. Implementering 3. Post-migrering Overvej, hvordan du tilpasser dig det nye innovationstempo a. Go-live b. Support og vedligeholdelse Whitepaper 10

11 AlfaPeople - Microsoft Cloud 6. Kundeudtalelse Inspari, en dansk rådgivende virksomhed inden for Business Intelligence, havde en Dynamics 2011-løsning. De tre vigtigste grunde til, at de flyttede og opgraderede til skyen, var følgende: Vi valgte at migrere vores eksisterende Dynamics CRM-løsning til skyen og CRM Online for at gøre det nemmere at udrulle en støt voksende organisation. CRM Online er nemmere at vedligeholde og reparere, og opgradering til nye versioner bliver håndteret af Microsoft. Yderligere har vi, ved at flytte til CRM Online, fået den seneste version af platformen og en ny brugergrænseflade, som vores brugere synes er meget nemmere at arbejde med. Læg dertil mobiladgang og en række out-of-thebox-features. Det var en nem beslutning. VP of Operations, Kim Bryndum Inspari, Business & Applications Yderligere information Du er velkommen til at tage kontakt med os på info@alfapeople.com hvis du ønsker at vide mere om AlfaPeople Cloud Lift-Off Framework og hvordan din eksisterende on-premise løsning kan løftes til skyen og Microsoft Dynamics 365. Whitepaper 11

12 GLOBAL OFFICES AlfaPeople - Headquarters Teglholm Allé København SV. Denmark Phone: info@alfapeople.com AlfaPeople United Kingdom Westbourne Studios, 242 Acklam Road, Portobello, London, W10 5JJ. Phone: info.uk@alfapeople.com AlfaPeople US Chrysler Building 405 Lexington Avenue, 26th Floor, NY Phone: +1 (917) info.us@alfapeople.com AlfaPeople Germany Elsbach Haus, Goebenstraße Herford Phone: Fax info.de@alfapeople.com AlfaPeople Switzerland Hohenbühlstrasse Glattbrugg Phone: Fax: info.ch@alfapeople.com AlfaPeople Colombia Ave Cra 9 # Edificio Uraki Ofi 401, Bogotá Phone: Fax: info.co@alfapeople.com AlfaPeople Chile Avda. Nueva de Lyon 072 Oficina 801, Piso 8 Providencia, Santiago Phone: +56 (2) Mobile: info.cl@alfapeople.com AlfaPeople Brazil - Barueri Al Araguaia, 2044 Alphaville Industrial Barueri-SP Phone: +55 (11) info.br@alfapeople.com AlfaPeople Brazil - Porto Alegre Av. Maria Coelho Aguiar, 215 Jd. São Luiz São Paulo/SP CEP: Phone: +55 (11) info.br@alfapeople.com AlfaPeople Costa Rica Calle 36. Av 4 y 6. Edificio Don Bosco. Tercer Piso San Jose Phone: Fax info.cr@alfapeople.com AlfaPeople Guatemala 5ta Avenida 4-55 Zona 14 Edificio Europlaza Torre 1, 2do Nivel, Oficina 208/209 Phone: Fax: info.gt@alfapeople.com AlfaPeople Mexico Baja California # 245 Piso 8 Colonia Hipódromo. Condesa C.P México, D.F. Phone: Ext info.mx@alfapeople.com AlfaPeople China Four Seasons Square, Building 2 No. 503 NingGuo Road, Shanghai Phone: kle@alfapeople.com AlfaPeople India - Gurgaon Landmark Tower, 4th Floor, Plot No. 2, Ashok Marg, C Block, South City I Gurgaon Phone: info.in@alfapeople.com AlfaPeople India - Bangalore #26/1, 1st floor, Regus gem business centre, Ibis hotel, Bommanahalli, Hosur road, Bangalore Phone: info.in@alfapeople.com AlfaPeople Saudi Arabia King Road Tower (1106) King Abdulaziz Road Jeddah PO Box 11787, Jeddah Phone: Fax: info.me@alfapeople.com AlfaPeople United Arab Emirates Sidra Tower (1801) Sheikh Zayed Road PO Box 9588, Dubai Phone: Fax: info.me@alfapeople.com