Hvordan kan effektiviseringer og socialt ansvar forenes?

Transkript

1 Hvordan kan effektiviseringer og socialt ansvar forenes?

2 Program Operationalisering af hårde og bløde mål Hvor kommer du fra og hvorfor er du her? CRS, rummelighed, mange bundlinjer: hvad er vores fælles erfaringer og dilemmaer? Autokommunikation og aspirational talk Performance Management: hvorfor og hvordan? Den daglige praksis med mål, effektiviseringer og trivsel Tavler mv.: formål, metode, erfaringer Effektiviseringer Effektiviseringer og Social Kapital i H. J. Hansen Vin A/S, v. adm. dir. Erling Søgaard Hansen

3 Jens Linder LedelsesAkademiet Lillebælt - [email protected] Arbejder med organisationsudvikling, lederuddannelser, coaching, Lean, teamudvikling, Performance Management mv. I private virksomheder: Orifarm, Falck, H. J.Hansen Vin mv. I kommunale organisationer, bl.a. Sygedagpenge og folkeskolen I statslige organisationer bl.a. Post DK, SKAT, DSB og Kriminalforsorgen mv. Pt. i gang med Masteruddannelse i offentlig ledelse (måske Masterprojekt omkring PM i Off. Org.).

4 Autokommunikation genovervejet - fra selvbekræftelse til ambitionssnak 06. september 2013 Af Lars Thøger Christensen, Ph.D. Professor, Copenhagen Business School - See more at: Autokommunikation er en grundlæggende menneskelig aktivitet, som kan iagttages i alle samfund. Vi kommunikerer med vores omverden for at genkende, bekræfte og fejre os selv samt for at vise, at vi tilhører fællesskabet og formår at udtrykke os på passende vis. Det har antropologer, sociologer og psykologer vidst og dokumenteret i århundreder. Det er lettere at se, når andre gør det, men ingen undslipper behovet for at spejle sig selv i omverden. Heller ikke virksomheder og organisationer.

5 Samtid Samfund Organisationer/ institutioner DR Nyheder 22/ Information 9/ (Forstå ->) Fremskrive -> Forudse -> Forestille Hvor er vi på vej hen med rummelighed, CSR, grønne regnskaber etc etc???

6 Hvorfor CSR, Grønt regnskab, PM mv.? 1. Simon Sinek - Start With Why TED Talk Short Edited 2. Udvikling i verden: når der kommer elektricitet og en vaskemaskine, frigøres der tid til intellektuelle aktiviteter! Hans Rosling and the magic washing machine TED Talk

7 Performance management Fra Wikipedia Performance management betegner den ledelsesdisciplin, der beskæftiger sig med styring af ydelse og præstation. I moderne, videntunge virksomheder og organisationer med stor grad af decentralisering kan styring ikke alene ske på baggrund af historiske økonomiske data. Ledelse og medarbejdere har behov for styringsinformation som er balanceret og hænger sammen fra toppen til bunden af organisationshierarkiet. Traditionelle økonomiske nøgletal skal suppleres med indikatorer for fremtidig præstation, procesorienterede mål og kundemål. Det er her systemer til at indsamle medarbejderes og afdelingers præstation (performance) kommer ind i billedet. Altså: Hårde og bløde mål Interne og eksterne mål Central styring og decentral indflydelse Sammenhængende systemer

8 Produktivitet Kerneopgave Målsætninger Input Proces Det vi gør Output Kvalitet og service Effekt Ressourcer Effektivitet Målstyring: Styring på graden af målopfyldelse Kilde: Bogen Performance Management moderne ledelse i praksis. Hans Reitzel. December 2014.

9 Målsætninger Input Proces Det vi gør Output Kvalitet og service Effekt Ressourcer Kerneopgave Ex DSB: Rammer/budget produktion tog til tiden god oplevelse flere brugere Ex et ældreområde: Rammer/budget produktion rehabilitering god oplevelse tilfredse borgere Ex skole: Rammer/budget produktion øget faglighed god oplevelse tilfredse brugere Processer foretages af medarbejdere: motivation og samarbejde! Eksterne mål på effekt og oplevelse

10 Performance Management i danske organisationer Der er nogle gange en tendens til at der ikke bliver målt på brugeres/borgeres oplevelse. Der er nogle gange en tendens til, at man måler på det, man kan måle på, men ikke på det væsentlige. Der er nogle gange en tendens til, at man ikke sætter mål for og operationaliserer omkring forudsætninger for velfungerende processer: motivation, samarbejde, tillid mv. MM 25/9: PM i det offentlige fungerer ikke, da medarbejderne stadig har en masse kontrol, at forholde sig til de er ikke sat fri!. Ny bog: Resultatmålinger og stress. Hvad er dine erfaringer?

11 Styring top-down: flere data = bedre styring Finansiel styring Aktivitetsstyring Mål- og resultatstyring Modellen hvor der er tydelige KPI er som alle er udformet på overordnet niveau Kilde: Bogen Performance Management moderne ledelse i praksis. Hans Reitzel. December 2014.

12 Styring med dialog om mål: dialog giver medejerskab og skaber mening! Rammestyring hvor der sker en kobling mellem niveauer ved at der aftales få tydelige mål. Indsatser og metoder kan selv vælges. Metoden forstætter fra niveau til niveau med aftaler omkring mål. Kilde: Bogen Performance Management moderne ledelse i praksis. Hans Reitzel. December 2014.

13 Virkeligheden er ofte en kombination Finansiel styring Aktivitetsstyring Mål- og resultatstyring Modellen hvor der er tydelige KPI er som er udformet på overordnet niveau for f.eks finansielle mål og aktivitetsstyring, men hvor der er rammestyring for f.eks Mål- og resultater. Kilde: Bogen Performance Management moderne ledelse i praksis. Hans Reitzel. December 2014.

14 Usystematisk Systematisk Kilde: Bogen Performance Management moderne ledelse i praksis. Hans Reitzel. December Egen model baseret på Bouckaert, Geert og Halligan, John Fokus på opsamling af data og administration. Styring/ledelse ift balancerede mål og præstationer, herunder effekt Administration af performance Systematik i hovedsageligt hårde mål og målinger, men hovedsageligt indadrettet og fokus på administration Performance Management Systemer er opbygget (både hårde og bløde mål + både indadrettet og udadrettet + både kontrol og fremadrettet styring) og der er systematik i brugen og sammenhæng mellem systemer Traditionel performance Pre-performance Usystematiske intuitive målinger Hovedsageligt indadrettede Ledelse af performance Systemer (både hårde og bløde mål + både indadrettet og udadrettet, fx kundetilfredshed) er ved at være opbygget, men er adskilte systemer og der er ikke konsistent systematik i brugen

15 Hårde mål: Værdiskabelsesmodel som viser sammenhæng mellem mål, indsatser og resultater Årshjul Teamets tavler for planlægning, opfølgning på mål og resultater og arbejde med forbedringer Planlægningstavle/ driftstavle Forbedringstavle Målstyringstavle Bløde mål: Social kapital Teamets udvikling og kompetencer Værdibaseret ledelse MUS Kobling af virksomhed og individ Hårde og bløde resultater og mål Kilde: Bogen Performance Management moderne ledelse i praksis. Hans Reitzel. December 2014.

16 ¼ af teamets opgaver kan ½ af teamets opgaver ¾ af teamets opgaver Alle teamets opgaver kan Alle medarbejdere kan udføre udføres af flere kan udføres af flere kan udføres af flere udføres af alle alle opgaver med høj rutine medarbejdere medarbejdere medarbejdere Teamet ved hvem kunder og Teamet kender kunders Teamet følger Teamet laver Teamet følger op på samarbejdspartnere er og behov og forventninger regelmæssigt op på handlingsplaner for handlingsplaner for øget følger standarder i arbejdet og har en forståelse for kunders tilfredshed. udvikling af kundetilfredshed og udbygger eget bidrag til indfrielse kundetilfredshed kunderelationer af dette Teamet kender egne mål Teamet kender egne Teamet er med til at Teamet følger Teamet sætter højere mål end mål samt status på følge op på mål og selvstændigt op på mål og oprindeligt budgetteret eller resultater resultater. resultater. sætter andre mål som bidrager teamet laver til det samlede resultat. handleplaner for at håndtere afvigelser. Teamet arbejder med Teamet udarbejder Teamet følger op på Teamet planlægger, Teamet indhenter viden fra løbende forbedringer løsninger og resultatet af gennemfører og evaluerer omverdenen for inspiration til handleplaner og forbedringer systematisk arbejdet med udvikling af endnu bedre udfører i praksis løbende forbedringer praksis. Basisopgaver/ kompetencer Forretningsforståelse Mål og resultater Løbende forbedringer Teamsamarbejde Teamet er i Forming-fasen Teamet er i Stormingfasen Teamet er i Normingfasen Eksempel på Teamprofil. Kilde: Bogen Performance Management moderne ledelse i praksis. Hans Reitzel. December Teamet er i Performingfasen Teamet videreudvikles ved at indsætte nye personprofiler, medarbejdere med andre erfaringer eller kompetencer eller ved at teamet påtager sig nye opgaver.

17 Individet og motivation Mange teorier: Maslow, Herzberg, Alderfer, Hackman&Oldham, forventningsteorier, retfærdighedsteori mv. Offentlige sektor: også kigge på Public Service Motivation (se bla. Lotte Bøgh Andersen m.fl. Styring og motivation i den offentlige sektor, 2014.) Social kapital:

18 Tillid, retfærdighed, samarbejde Social kapital Verdens korteste spørgeskema (her gengivet fra De skjulte velfærdsreserver. Viden og visioner om offentlig ledelse med social kapital. s. 32) 1. Oplever du, at ledelsen stoler på, at medarbejderne gør et godt stykke arbejde? 2. Har du tillid til de udmeldinger, der kommer fra ledelsen? 3. Bliver arbejdsopgaverne fordelt på en retfærdig måde? 4. Bliver konflikter løst på en retfærdig måde? Med fem svarmuligheder per spørgsmål (dvs. en skala fra 0-4) giver det mulighed for at score fra 0-16 point. Gennemsnittet for danske arbejdspladser er 10,2 point. Under 8 point betegnes som meget lav social kapital. Over 12 point som meget høj social kapital. Samlet set kan der laves denne liste: 0-8 point : Meget lav social kapital 8,1-10,1 point : Lidt under gennemsnittet for Danmark 10,2 point : Gennemsnittet for Danmark 10,3-12,3 point : Lidt over gennemsnittet for Danmark 12,4-16 point : Meget høj social kapital

19 For at kunne styre skal vi vide noget om - Hvilke mål vi har - Hvorfor og Hvordan vi måler - Hvor ofte og hvor nøjagtigt vi måler - Hvor ofte skal der måles på flyvehøjden? På regnskabet? På trivslen? For at kunne arbejde med optimeringer og innovation for udvikling af effekt af løsningen af kerneopgaven må vi have troværdige fakta om hvad der foregår. 1. Styr på driften og 2. optimeringer Tegning fra bogen: Målorienteret teamsamarbejde i praksis. Leaninspirerede teamtavler og metoder Udgives oktober Dafolo Forlag

20 Kapacitet- og ressourcestyring Kan/bør/skal man styre på individniveau? Kilde: Bogen Performance Management moderne ledelse i praksis. Hans Reitzel. December 2014.

21 Måltavle med både hårde og bløde mål i en skole Fokus Hvordan + hvor tit Mål Aktuel måling: På rette vej Aktuel måling: Behov for indsats Personalefravær gr.1 Personalefravær gr.2 Elevfravær gr. 1 Elevfravær gr. 2 Forældresamarbejde: tilfredshed Medarbejdertilfredshed Forældrehenvendelser Faglighed Automatisk træk hver måned Automatisk træk hver måned Automatisk træk hver måned Automatisk træk hver måned Max 5% 4 % Max 5% 5,8 % Max 5% 3% Max 5% 7% Survey nov + maj Min 83% 85% MTU/APV + minitrivsel hvert kvartal Antal pr uge. Måling hver uge. Niveau ved nationale tests Min 76% 70% Maks Min 6,5 i gennemsnit 6,8 Kilde: Målorienteret teamsamarbejde i praksis. Lean-inspirerede teamtavler og metoder. Udgives oktober Dafolo Forlag

22 Effekt Kaizentavle Målstyring Nye forslag Procedure for ny toner til printere (Signe) Stor Lille Forsøg med Fælles Mål. (Ledelsen) Prioritering Stor Indsats Projekter i gang Hvad Hvem Hvordan Hvornår Evaluering af fysisk aktivitet i heldagsskolen Pilotforsøg med Synlig læring Øge dialog på Forældreintra Ny procedure for bestilling af mad i boden Lone, Pia, Kurt Søren, Agnes Jane, Julie Karen Udarbejde + gennemfø re evaluering Lave udkast til teamet Lave standard Udarbejde + informere om ny procedure 4/10 21/10 25/10 12/10 I mål 4/9 Nyt fællesrum 17/9 Standard for materialebank Bruttolisten ikke glemt! Arkivering Portfolio Nøgler og låsetider Model fra bogen: Målorienteret teamsamarbejde i praksis. Lean-inspirerede teamtavler og metoder. Oktober Dafolo Forlag

23 Effektiviseringer Forskellige drivere: Erkendelse af problemer (brændende platform) Ønsket om en anden mere positiv fremtid Bør foregå på et faktuelt grundlag hvor indsats/effekt er vurderet. Ofte en foranalyse/et potentialecheck før der laves detailanalyser. Hver organisation og situation er speciel, dog det vigtigste princip er: Hvad er værdi for kunden/brugeren/borgeren? Nogle af de helt grundlæggende redskaber: Værdistrømsanalyse, swimlanes

24 Hårde mål: Værdiskabelsesmodel som viser sammenhæng mellem mål, indsatser og resultater Årshjul Teamets tavler for planlægning, opfølgning på mål og resultater og arbejde med forbedringer Planlægningstavle/ driftstavle Forbedringstavle Målstyringstavle Bløde mål: Social kapital Teamets udvikling og kompetencer Værdibaseret ledelse MUS Kobling af virksomhed og individ Hårde og bløde resultater og mål Hvordan operationaliseres dette så der på daglig basis/ofte opnås viden som kan benyttes til styring? Kilde: Bogen Performance Management moderne ledelse i praksis. Hans Reitzel. December 2014.

25 Kilde: Bogen Performance Management moderne ledelse i praksis. Hans Reitzel. December Egen model baseret på Bouckaert, Geert og Halligan, John Usystematisk Systematisk Fokus på opsamling af data og administration. Administration af performance Systematik i hovedsageligt hårde mål og målinger, men hovedsageligt indadrettet og fokus på administration Hvor er du/i? Hvor vil I hen og hvorfor? Hvordan kan det ske? Traditionel performance Pre-performance Usystematiske intuitive målinger Hovedsageligt indadrettede Styring/ledelse ift balancerede mål og præstationer, herunder effekt Performance Management Systemer er opbygget (både hårde og bløde mål + både indadrettet og udadrettet + både kontrol og fremadrettet styring) og der er systematik i brugen og sammenhæng mellem systemer Ledelse af performance Systemer (både hårde og bløde mål + både indadrettet og udadrettet, fx kundetilfredshed) er ved at være opbygget, men er adskilte systemer og der er ikke konsistent systematik i brugen

26 2 bøger på vej Performance Management moderne ledelse i praksis. Målrettet Akademiuddannelsen i Ledelse og lederuddannelser generelt. Udover teori er der også anvisninger til praktiske veje for operationalisering. Hans Reitzel. Ultimo Målorienteret teamsamarbejde i praksis - Lean-inspirerede teamtavler og metoder Målrettet folkeskolen og andre uddannelsesinstitutioner Dafolo, oktober Se hvor der er kort video med intro til Kaizentavlen. [email protected]