Studenterambassadørens kvartalsrapport

Transkript

1 K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T Studenterambassadørens kvartalsrapport 3. kvartal 2014

2 1. Indledning Formålet med studenterambassadøren er at styrke retssikkerheden og afklare retsstillingen i de studerendes møde med Københavns Universitet. Studenterambassadøren er uafhængig af Københavns Universitet, herunder de studerende, de ansatte, den daglige ledelse og bestyrelsen. Studenterambassadøren ser situationen fra de studerendes synspunkt, lytter til de studerende og hjælper dem videre på en måde, hvor de ikke har følelsen af at stå helt alene. Studenterambassadøren kan behandle henvendelser fra studerende, Ph.d.-studerende, studenteransatte og andre, der oplever problemer med ind- eller udskrivning. De studerende kan spørge studenterambassadøren til råds om alle forhold på Københavns Universitet. Det kan enten være, hvis de mener, der er begået en fejl, hvis de oplever at være i en formel eller proceduremæssig gråzone, eller hvis de ikke ved, hvor de skal gå hen for at få råd og vejledning. Studenterambassadøren forsøger at få løst sagen på det lavest mulige niveau ved at gå i dialog med fakulteterne. Studenterambassadøren har tavshedspligt, og alle henvendelser bliver behandlet med fortrolighed. Kvartalsrapporten er opbygget med en indledning afsnit 1 efterfulgt af et afsnit om antallet af henvendelser, henvendelsestyper, henvendelser fordelt på fakulteter, henvendelseskanaler og antallet af henvendelser sat i forhold til samme periode sidste år mv. Afsnit 3 er en opfølgning på studenterambassadørens handleplan for 2014 samt en kort gennemgang af studenterambassadørens andre aktiviteter. I det sidste afsnit findes eksempler på henvendelser fra studerende i tredje kvartal af Læs mere om studenterambassadøren på 2. Henvendelser fra studerende i de første tre kvartaler af 2014 Der findes overordnet to typer af henvendelser til studenterambassadøren fra de studerende. Den ene er af uformel karakter og foregår i situationen med de studerende typisk på campusområderne. Den anden type af henvendelser har en mere formel karakter og oprettes som en konkret sag. Den sidstnævnte henvendelsestype omtales her som studenterhenvendelser. Der har i løbet af de første tre kvartaler været 169 studenterhenvendelser til studenterambassadøren. 37 i første kvartal, 62 i andet kvartal og 70 i tredje kvartal. Derudover har der de første 9 måneder været 36 mere uformelle henvendelser til studenterambassadøren i forbindelse med besøg på campusområderne. Det er henvendelser, hvor den studerende får svar med det samme, og hvor der ikke oprettes en egentlig sag. Samlet set har der således været 205 henvendelser i de første seks måneder af Nedenfor ses fordelingen på studenterhenvendelser på årets første 9 måneder og fordelingen af det samlede antal henvendelser fordelt på samme periode: 2

3 Tabel 1: Fordelingen af studenterhenvendelser på årets første tre kvartaler : Tabel 2: Fordelingen af det samlede antal henvendelser på årets første tre kvartaler: Antallet af studenterhenvendelser har været fordelt på følgende fakulteter: 3

4 Tabel 3: Antallet af studenterhenvendelser fordelt på fakulteter: Der har de først ni måneder af 2014 været flest henvendelser fra studerende på Det Humanistiske Fakultet, efterfulgt af studerende fra Det Juridiske Fakultetet og derefter studerende fra Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet. Sættes antallet af studenterhenvendelser i forhold til antallet af studerende på de enkelte fakulteter, så har der i de første tre kvartaler af 2014 været flest henvendelser fra Det Juridiske Fakultet efterfulgt at Det Teologiske Fakultet og Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet. Sættes det samlede antal henvendelser fra hele 2013 og de første ni måneder af 2014 i forhold til antallet af studerende på fakulteterne, ser billedet lidt anderledes ud, så har der fortsat været flest henvendelser fra Det Juridiske Fakultet efterfulgt af Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet og Det Humanistiske Fakultet. Der har i 2014 været 5 henvendelser fra studerende på Det Teologiske Fakultet, og med det antal studerende fakultetet har i forhold til de øvrige fakulteter, så kommer de til at ligge højt, når antallet af henvendelser sættes i forhold til antallet af studerende. De første ni måneder af 2014 har studenterhenvendelserne omhandlet følgende: 4

5 Tabel 4: Primær henvendelsesårsag i studenterhenvendelserne i de første tre kvartaler af Primær henvendelsesårsag 1. kvartal kvartal kvartal 2014 Disciplinærsag Dispensationssag Eksamen / karakter Ansattes optræden Sagsbehandling Optagelse / indskrivning Vejledning Udskrivning Andet I alt *Andet omhandler eksempelvis henvendelser om den praktiske tilrettelæggelse af uddannelsen, henvendelser om orlov og andet der ikke passer ind i de øvrige kategorier. I første halvår har studenterhenvendelserne været fordelt på følgende typer af studerende: Figur 5: Studenterhenvendelser fordelt på typer af studerende. Som det fremgår af tabellen, så er der en klar overvægt af henvendelser fra bachelorstuderende. Det skyldes formodentlig, at der antalsmæssigt er flere bachelorstuderende, og at de første tre år på uddannelsen er de mest udfordrende. 5

6 De studerendes primære henvendelsesmåde er . En korrespondance vil ofte blive fulgt op med en telefonsamtale eller et møde. Det er muligt for de studerende at komme uanmeldt forbi studenterambassadørens kontor i Fiolstræde 1, København K. hver tirsdag imellem og Men derudover kan der aftales et møde med studenterambassadøren, når det passer den studerende. Møderne kan finde sted på studenterambassadørens kontor eller på den studerendes campusområde. Oftest ønsker den studerende at mødes på studenterambassadørens kontor. Meget få benytter sig af muligheden for at komme uanmeldt forbi i træffetiden i gennemsnit én om måneden. Nedenfor ses en oversigt over de studerendes henvendelsesmåde ved den første kontakt. Figur 6: Henvendelsesmåde ved første kontakt de første 9 måneder af 2014 Sammenlignes antallet af studenterhenvendelser i de første ni måneder af 2014 med samme periode i 2013 ses næsten en fordobling i antallet af henvendelser fra 89 i de første ni måneder af 2013 til 169 i de første ni måneder af

7 Figur 7: Antallet af studenterhenvendelser de første 9 måneder af 2014 i forhold til samme periode i 2013: Det forventes, at antallet af studenterhenvendelser vil være stigende, efterhånden som antallet af studerende, der har kendskab til studenterambassadøren, ligeledes øges. 3. Status på studenterambassadørens handleplan for 2014 Studenterambassadøren vil i 2014 have fokus på følgende områder: 1. Udbredelse af viden om studenterambassadøren 2. Forankring og videreudvikling af funktionen 3. Generelle undersøgelser 4. Opfølgning på generelle undersøgelser og studenterhenvendelser fra 2013 Opfølgning på punkt 1: Udbredelse af viden om studenterambassadøren Det er studenterambassadørens mål, at 50% af de studerende ved udgangen af 2014 skal have kendskab til studenterambassadørfunktionen. Studenterambassadøren vil ved udgangen af året gennemføre en spørgeundersøgelse med henblik på at finde ud af, om målet er nået. Med henblik på at blive bedre kendt blandt de studerende, er studenterambassadøren til stede på campusområderne på skift hver torsdag fra kl Der skiftes imellem Søndre Campus, 7

8 Frederiksberg Campus, Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet, Nørre Campus og Det Samfundsvidenskabelige fakultet. Studenterambassadøren er som udgangspunkt til stede i månederne februar til juni og igen fra september til december. På campusområderne er studenterambassadøren der, hvor de studerende er. På Humaniora er det på Fakultetstorvet, på Det Samfundsvidenskabelige Fakultet er det i kantinen eller på institutternes mødesteder osv. Hvor studenterambassadøren kan mødes de enkelte torsdage kan ses på studenterambassadørens Facebook side. Under tilstedeværelsen på campusområderne deler studenterambassadøren foldere ud, og forsøger på den måde at gøre de studerende opmærksom på funktionen. Derudover er studenterambassadøren bare tilstede og står til rådighed for de studerende, der har lyst til at vende store som små problemstillinger. Studenterambassadøren har i perioder i de første tre kvartaler af 2014 betalt for promovering af sin Facebook side, hvilket har medført mere end en firedobling af likes af siden. På studenterambassadørens Facebook side orienteres om studenterambassadørens arbejde, rettigheder for de studerende mv. Studenterambassadøren tog i starten af året kontakt til DJØF Bladet, med henblik på at få dem til at bringe en artikel om studenterambassadøren på studiesiderne i bladet. DJØF Bladet bragte i maj måned en artikel om studenterambassadøren under siderne Min Karriere. DJØF er den faglige organisation for jurister og jurastuderende samt erhvervsøkonomiske og samfundsvidenskabelige kandidater og studerende. Universitetsavisen bragte i andet kvartal en artikel om studenterambassadørfunktionen i forbindelse med, at årsberetningen blev lagt op studenterambassadørens hjemmeside, og i tredje kvartal en artikel om en henvendelse fra en jurastuderende, som studenterambassadøren i samarbejde med fakultetet havde hjulpet videre. Studenterambassadøren har ligeledes deltaget i interview med CBS Observer, som er Copenhagen Business Schools sidestykke til Københavns Universitets universitetsavis og FAMØS, som er fagbladet for aktuar, matematik, økonomi og statistik, som bragte en artikel om studenterambassadørfunktionen i februar. I forbindelse med studiestarten deltog studenterambassadøren i flere intro-arrangementer på fakulteterne, hvor studenterambassadørfunktionen kort blev præsenteret. Derudover fik alle nye studerende tilsendt studenterambassadørens folder sammen med studiehåndbogen. I september måned afholdt Studenterrådet den årlige studiemesse Studie Tjek hvor studenterambassadøren også i år deltog. Studiemessen er på fire dage rundt på fire campusområder og besøges af mange studerende. Udover studenterambassadøren deltager private firmer og organisationer, Studenterhuset, Uni-avisen m.fl. Det er en god måde for studenterambassadøren at 8

9 præsentere funktionen for mange studerende på kort tid og på en måde, hvor det også er muligt for de studerende at give en tilbagemelding til studenterambassadøren om de udfordringer de møder eller har mødt i deres uddannelsesforløb. Studenterambassadøren deltog også i Student-Fair, som er en mini studiemesse, der foregik en eftermiddag på Det Humanistiske Fakultet og som er tilrettelagt særligt for de nytilkomne internationale studerende. Opfølgning på punkt 2: Forankring og videreudvikling af funktionen Studenterambassadøren har i første og andet kvartal af 2014 præsenteret sin første årsberetning for flere af fakulteterne, for bestyrelsen for Københavns Universitet, KUUR, AL og LT, Studenterrådet og for fagråd og en studievejledning. Præsentationen af årsberetningen har givet flere gode input til funktionen til samarbejdet med fakulteterne, til hvordan studenterambassadøren kan øge kendskabet til funktionen blandt de studerende, og hvordan dialogen med fakulteterne kan forbedres. Studenterambassadøren oprettede i slutningen af 2013 et dialogforum, som skal bruges til sparring og dialog. Studenterambassadørens dialogforum består af medarbejdere og studerende fra alle seks fakulteter samt af repræsentanter fra uddannelsesservice, rektorsekretariatet og studenterrådet. Der har været afholdt et enkelt møde i dialogforum, som blev benyttet til en præsentation af funktionen, dialogforum, mulige kommende emner for møderen og til fastlæggelse af de kommende mødedatoer. De efterfølgende møder, der skulle have været afholdt i slutningen af juni og i starten af oktober, blev aflyst på grund af for stort frafald blandt mødedeltagerne. Studenterambassadøren finder fortsat, at et dialogforum vil være relevant, og vil nu se på, hvad der skal til for at sikre deltagelsen i dialogforum. Studenterambassadøren har i første kvartal af 2014 igen besøgt sin kollega i Norge studenterombuddet ved Oslo Universitet, og studenterombuddet fra Oslo Universitet kom på genvisit i juli måned. På møderne drøftes erfaringer og udfordringer, og hvordan funktionerne kan udvikles. Erfaringerne fra det første halvandet år i funktionen er fortsat meget ens i Norge og Danmark. Studenterombuddet ved Oslo Universitet og studenterambassadøren på Københavns Universitet afholdt i 2013 et nordisk møde for studenterombud. Mødet i 2013 som var det første af sin slags blev afholdt i Norge på Oslo Universitet. I år blev mødet afholdt i Danmark af studenterambassadøren på Københavns Universitet med deltagelse af Oslo Universitet, Karlstad Universitet, Stockholm Universitet, Universitetet i Lund og Universitetet i Göteborg. Mødet blev afholdt over to dage, hvor hvert universitet fortalte om de nyeste tiltag, erfaringer og ideer og derudover var der på anden dagen et tema om potentialet i at tage klager seriøst og have fokus på at utilfredshed bliver vendt til tilfredshed og loyalitet. 9

10 Det nordiske møde er en god kilde til at få erfaringer med og input til, hvordan andre varetager opgaven som studenterambassadør / studenterombud og få nye ideer til tiltag. I Sverige er studenterombudsfunktionen udbredt. Norge fik deres første studenterombud 1. februar 2013 en måned efter at Danmark fik sin første studenterambassadør. Flere norske universiteter har efterfølgende besluttet at oprette et studenterombud. I juli måned havde studenterambassadøren besøg af lederen for den centrale vejledningstjeneste på Norges Teknisk-Naturvidenskabelige Universitet i Trondhjem, som gerne ville høre om studenterambassadørens erfaringer i funktionen med henblik på at de oprettede et studenterombud. Studenterambassadøren er gået ind i et europæisk netværk for ombudsmænd ved højere uddannelser ENOHE (European Network of Ombudsmen in Higher Education). ENOHE afholder en årlig konference over tre dage. I år fandt konferencen sted i Warszawa fra den maj. Det overordnede tema for konferencen var Higher Education Ombudsmen And Empowerment: How To Make It Work. På konferencen var der omkring 80 deltagere fra flere end 15 lande som eksempelvis Holland, USA, Sverige, Østrig og Spanien. Konferencen bestod af workshops og oplæg om forskellige emner inden for fællestemaet for konferencen. Studenterambassadøren holdt ligeledes et oplæg omkring erfaringerne med at starte studenterambassadørfunktionen op, og hvorfor funktionen ikke som i andre lande har titel af studenterombud men studenterambassadør. Udover den årlige konference har ENOHE en hjemmeside, hvor der løbende deles nyheder, artikler og erfaringer. Studenterambassadøren er efterfølgende blevet en del af ENOHEs styregruppe. Studenterambassadøren afholdt i januar måned møde med Peter Sandøe, som er medlem af Praksisudvalget. Og på baggrund af det møde, deltog studenterambassadøren i maj måned i Det Sundhedsvidenskabelige Fakultets kursus for Ph.d. studerende om Responsible Conduct of Research. Studenterambassadøren har ligeledes afholdt møde med Named Person på Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet Jørn Dybkjær Hounsgaard. I tredje kvartal afholdt studenterambassadøren et møde med studievejledningen på Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet hvor der blev talt om, hvilke henvendelser vi hver især modtager fra de studerende og hvordan vi kan bruge hinanden på den mest hensigtsmæssige måde. Studenterambassadøren iværksatte i tredje kvartal af 2014 en udvidelse af funktionen i form af ansættelse af en AC-medarbejder til start 1. januar

11 Opfølgning på punkt 3: Generelle undersøgelser Studenterambassadøren iværksatte efter ønske fra fakulteterne ikke generelle undersøgelser i første halvår af Studenterambassadøren har efterfølgende iværksat en undersøgelse om praksis på snydsagerne. På baggrund af flere henvendelser fra studerende der har været indkaldt til samtaler om snyd eller har blevet dømt for snyd ønsker studenterambassadøren at se nærmere herpå. Studenterambassadøren har ligeledes på baggrund af henvendelser fra studerende om eksamensklager valgt at se på afgørelserne i eksamensklagesagerne. Opfølgning på punkt 4: Opfølgning på generelle undersøgelser Studenterambassadøren gennemførte i 2013 en undersøgelse af hvilken informationer fakulteterne stillede til rådighed for de studerende på KU-nets uddannelsessider. Studenterambassadøren kom efterfølgende med flere anbefalinger til, hvilken informationer uddannelsessiderne bør indeholde. Uddannelsessiderne er efterfølgende blevet revideret. 4. Eksempler på henvendelser I forbindelse med studiestarten i september måned modtog studenterambassadøren flere henvendelser fra studerende, som var utilfreds med den afgørelse de havde modtaget vedrørende deres ansøgning om merit. Flere studerende og størstedelen af de henvendelser som studenterambassadøren modtog omkring merit sager - oplyste, at de var utilfredse med afgørelsen, fordi de havde fået meritoverført så mange ECTS point til valgfagene på deres nuværende uddannelse, at de alene havde et enkelt valgfag tilbage eller slet ingen. Det mente de forringede deres uddannelse væsentligt, da de ikke havde mulighed for at specialisere sig. En enkelt mente, at hans uddannelse nærmest ville være værdiløs med den kursussammensætning den nu havde, da han ikke kunne forestille sig, hvem der ville ansætte ham med den profil han nu fik. Der var også flere studerende der henvendte sig, fordi de ikke mente, at de havde fået meritoverført et tilstrækkeligt antal ECTS og stillede sig uforstående herfor. Uanset om de studerende var utilfredse af den ene eller den anden grund, så var det ens for alle henvendelser, at de var meget begrænset begrundet. Det fremgik ikke af afgørelsen, hvorfor de pågældende ECTS kunne eller ikke kunne meritoverføres. En studerende henvendte sig til studenterambassadøren, da hun ikke kunne få tilstrækkelig vejledning om, hvordan hun kunne få færdiggjort sin uddannelse. Hun havde nu mistet et semester på den baggrund og var meget frustreret over, at hun ikke vidste hvornår om nogensinde - hun kunne afslutte sin uddannelse. Den studerende manglede alene at aflevere speciale samt 15 ECTS point derudover. Hun var tilmeldt et kursusfag på 10 ECTS, som nu var blevet nedlagt, og hvor hun derfor skulle aflevere en essayopgave. Uddannelsen udbød imidlertid ikke kursusfag på 5 ECTS, og hun vidste derfor ikke, hvordan hun skulle opnå dem. Hun søgte i juli 2014 om at få lov til at skrive essayopgaven som hun manglede i 15 ECTS fremfor 10 ECTS men fik afslag herpå i august Der var i afgørelsen blandt andet lagt vægt på, at det var den studerende eget ansvar at sørge for, at ECTS pointene i de fag de vælger går op, så de ikke til sidst står og mangler 5 ECTS point. Der var ikke i afgørelsen angivet nogen faglig begrundelse for, at essayopgaven ikke kunne skrives i 15 11

12 ECTS fremfor 10. Der var ligeledes ikke taget stilling til, at det drejede sig om den studerendes sidste fag, og at det derfor medførte, at den studerende ville blive studieforlænget. Derudover så var fakultetet ikke i stand til at anvise den studerende, hvordan hun kunne afslutte sin uddannelse. Hun blev henvist til at søge et 5 ECTS fag på CBS og på sociologiuddannelsen. I forhold til CBS skulle den studerende søge studienævnet om en forhåndsgodkendelse, hvilket hun fik. Hun søgte derefter bøde CBS og sociologi om 5 ECTS faget. Begge steder fik hun oplyst, at hun alene kunne få en plads, såfremt der var ledige pladser. Hvis der var flere ansøgere end der var ledige pladser ville der blive trukket lod. Hvis der var for lidt søgning til fagene, ville kurserne ikke blive oprettet. Den studerende kunne derfor ikke være sikker på, at få et af de søgte kursusfag til 5 ECTS point. For at mindske studieforlængelsen mest muligt søgte den studerende ligeledes om dispensation fra reglerne om, at specialet skal afslutte uddannelsen. Dette fik hun ligeledes afslag på. Den studerende var selv enig i, at det selvfølgelig var hendes eget ansvar, at antallet af ECTS gik op. Men det ændrede jo ikke på, at hun nu stod i en situation, hvor hun manglede 5 ECTS point, og hvor ingen kunne anvise hende en sikker vej til at blive færdig med sin uddannelse. Studenterambassadøren henvendte sig til fakultetet i slutningen af september med henblik på, at der blev fundet en løsning. Studenterambassadøren gjorde i den forbindelse fakultetet opmærksom på, at ressourceforbruget i sagen havde været stort og uden at det var fundet en løsning. Fakultetet havde behandlet to ansøgninger fra den studerende først en dispensationsansøgning om at skrive en opgave i 15 ECTS fremfor 10 ECTS og derefter en dispensationsansøgning om ikke at lade specialet afslutte uddannelsen. Den studerende har af flere omgange søgt vejledning hos studievejledningen. Derefter havde den studerende søgt en forhåndsgodkendelse hos fakultetet til at tage 5 ECTS fag et andet sted. Den studerende har derudover også søgt vejledning på sociologi og på CBS og søgt om kurser samme steder. De ansøgninger er også blevet behandlet. Endelig søgte den studerende hjælp hos studenterambassadøren som henvendte sig til fakultetet. Alt sammen uden, at der blev fundet en løsning. I slutningen af oktober og i midten af november rykkede studenterambassadøren for en løsning. I slutningen af november meddelte fakultetet, at det ville være muligt for den studerede at tage et 10 ECTS fag på fakultetet som derefter ville blive nedskrevet til 5 ECTS. Den studerende var stærkt frustreret over, at hun blev sendt rundt og rundt og henvist til at søge og søge uden at der var nogen, der kunne anvise hende en løsning Der blev i sidste ende fundet en løsning, men forinden blev der anvendt mange ressourcer, den studerende var ekstremt frustreret og den studerene nåede at blive studieforlænget i et helt år. To studerende henvendte sig til studenterambassadøren. De var begge ordblinde og havde søgt om forlænget tid til en eksamen. De havde imidlertid fået afslag med den begrundelse, at deres eksamen var på under 2 timer, og at det af den gældende studieordning fremgik, at der ikke blev givet ekstra tid til eksamen til ordblinde hvor eksamen var på under to timer. De studerende undrede sig over afgørelsen, da de som de selv sagde ikke blev mindre ordblinde af, at eksamen var på mindre end to timer. Studenterambassadøren henvendte sig til fakultetet der herefter vendte tilbage om, at de ville ændre bestemmelsen i studieordningen i forbindelse med en revision af studieordningen samt at de i mellemtiden ville være opmærksomme på ansøgninger om ekstra tid til eksamen for funktionsnedsatte til eksamener på mindre end 2 timer. De studerende søgte herefter på ny og fik 25% ekstra tid til eksamen. 12

13 En studerende henvendte sig til studenterambassadøren. Han havde søgt om dispensation kravet om at være fuldtidsstuderende, da han var funktionsnedsat. Den studerende havde imidlertid modtaget et afslag med den begrundelse, at det ikke var muligt at dispensere generelt fra kravet om, at studerende skal være aktive på fuldtid. Den studerende have herefter spurgt fakultetet, om begrundelsen betød, at det ville være muligt at dispensere for en kortere periode som et år eller et semester. Fakultetet svarede, at afgørelsen betød, at det ikke var muligt at give lov til, at studerende kunne studere på nedsat tid. Det var en fuldtidsbeskæftigelse at være studerende, men at den studerende kunne søge orlov i en periode, såfremt den studerende ønskede det, ligesom der kunne søges om dispensation fra førsteårsprøvekravet, eller til forlænget studietid, såfremt det blev aktuelt. Men en generel dispensation til at studere på nedsat tid var desværre ikke mulig. Den studerende henvendte sig herefter til studenterambassadøren da han ikke mente det kunne være korrekt, at han som funktionsnedsat ikke havde mulighed for at læse på nedsat tid, da det i givet fald ville gøre det umuligt for ham at tage en universitetsgrad som andre og derved være tale om diskrimination. Inden studenterambassadøren nåede at rette henvendelse til fakultetet vendte den studerende tilbage, og oplyste, at han havde fået en mail fra fakultetet om, at de var blevet opmærksomme på, at det var muligt at dispensere for kravet om at den studerende skulle være fuldtidsstuderende hvis der forelå særlige omstændigheder herunder funktionsnedsættelse, og at den studerendes sag derfor ville blive forelagt studienævnet på ny. Den studerende fik herefter en ny afgørelse med tilladelse til at studere på nedsat tid. 13