Studenterambassadørens kvartalsrapport

Transkript

1 K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T Studenterambassadørens kvartalsrapport 1. kvartal 2014

2 1. Indledning Formålet med studenterambassadøren er at styrke retssikkerheden og afklare retsstillingen i de studerendes møde med Københavns Universitet. Studenterambassadøren er uafhængig af Københavns Universitet, herunder de studerende, de ansatte, den daglige ledelse og bestyrelsen. Studenterambassadøren ser situationen fra de studerendes synspunkt, lytter til de studerende og hjælper dem videre på en måde, hvor de ikke har følelsen af at stå helt alene. Studenterambassadøren kan behandle henvendelser fra studerende, Ph.d.-studerende, studenteransatte og andre, der oplever problemer med ind- eller udskrivning. De studerende kan spørge studenterambassadøren til råds om alle forhold på Københavns Universitet. Det kan enten være, hvis de mener, der er begået en fejl, hvis oplever at være i en formel eller proceduremæssig gråzone eller hvis de ikke ved, hvor de skal gå hen for at få råd og vejledning. Studenterambassadøren forsøger at få løst sagen på det lavest muligt niveau ved at gå i dialog med fakulteterne. Kvartalsrapporten er opbygget med en indledning afsnit 1 efterfulgt af et afsnit om antallet af henvendelser, henvendelsestyper, henvendelser fordelt på fakulteter, henvendelseskanaler og antallet af henvendelser sat i forhold til samme periode sidste år mv. Afsnit 3 er en opfølgning på studenterambassadørens handleplan for 2014 samt en kort gennemgang af studenterambassadørens andre aktiviteter. I det sidste afsnit findes eksempler på henvendelser fra studerende i første kvartal af Læs mere om studenterambassadøren på 2. Henvendelser fra studerende i 1. kvartal 2014 Der findes overordnet to typer af henvendelser til studenterambassadøren fra de studerende. Den ene er af uformel karakter og foregår i situationen med de studerende typisk på campusområderne. Den anden type af henvendelser har en mere formel karakter og oprettes som en konkret sag. Den sidstnævnte henvendelsestype omtales her som studenterhenvendelser. Der har i løbet af de første 3 måneder været 37 studenterhenvendelser til studenterambassadøren. Derudover har der de første 3 måneder været 18 mere uformelle henvendelser til studenterambassadøren i forbindelse med besøg på campusområderne. Det er henvendelser, hvor den studerende får svar med det samme, og hvor der ikke oprettes en egentlig sag. Samlet set har der således været 55 henvendelser i de første tre måneder af Nedenfor ses fordelingen på studenterhenvendelser på årets tre første måneder og fordelingen af det samlede antal henvendelser fordelt på første kvartal: 2

3 Tabel 1: Fordelingen af studenterhenvendelser på årets første tre måneder: Tabel 2: Fordelingen af det samlede antal henvendelser på årets første tre måneder: Antallet af studenterhenvendelser har været fordelt på følgende fakulteter: 3

4 Tabel 3: Antallet af studenterhenvendelser fordelt på fakulteter: Det første kvartal af 2014 har studenterhenvendelserne omhandlet følgende: Tabel 1: Primær henvendelsesårsag i studenterhenvendelserne i første kvartal Primær henvendelsesårsag 1. kvartal 2014 Disciplinærsag 1 Dispensationssag 7 Eksamen / karakter 8 Ansattes optræden 0 Sagsbehandling 6 Optagelse / indskrivning 2 Vejledning 1 Udskrivning 4 Andet* 8 I alt 37 *Andet omhandler eksempelvis henvendelser om den praktiske tilrettelæggelse af uddannelsen, henvendelser om orlov og andet der ikke passer ind i de øvrige kategorier. 4

5 I første kvartal har studenterhenvendelserne været fordelt på følgende typer af studerende: Figur 4: Studenterhenvendelser fordelt på typer af studerende. De studerendes primære henvendelsesmåde er . En korrespondance vil ofte blive fulgt op med en telefonsamtale eller et møde. Det er muligt for de studerende at komme uanmeldt forbi studenterambassadørens kontor i Fiolstræde 1, København K. hver tirsdag imellem og Men derudover kan der aftales et møde med studenterambassadøre, når det passer den studerende. Møderne kan finde sted på studenterambassadørens kontor eller på den studerendes campusområde. Oftest ønsker den studerende at mødes på studenterambassadørens kontor. Nedenfor ses en oversigt over de studerendes henvendelsesmåde ved den første kontakt. 5

6 Figur 5: Henvendelsesmåde i første kvartal af Sammenlignes antallet af studenterhenvendelser i de første tre måneder af 2014 med samme periode i 2013 ses en stigning fra 19 studenterhenvendelserne i 2013 til 37 i Figur 6: Antallet af studenterhenvendelser i første kvartal 2014 i forhold til samme periode i 2013: Som det fremgår, har det været en stigning i antallet af henvendelser i første kvartal 2014 sammenlignet med samme periode i Det forventes, at antallet af studenterhenvendelser vil være stigende, efterhånden som antallet af studerende, der har kendskab til studenterambassadøren, ligeledes øges. 6

7 3. Status på studenterambassadørens handleplan for 2014 Studenterambassadøren vil i 2014 have fokus på følgende områder: 1. Udbredelse af viden om studenterambassadøren 2. Forankring og videreudvikling af funktionen 3. Generelle undersøgelser 4. Opfølgning på generelle undersøgelser og studenterhenvendelser fra 2013 Opfølgning på punkt 1: Udbredelse af viden om studenterambassadøren Det er studenterambassadørens mål, at 50% af de studerende ved udgangen af 2014 skal have kendskab til studenterambassadørfunktionen. Studenterambassadøren vil ved udgangen af året gennemføre en spørgeundersøgelse med henblik på at finde ud af, om målet er nået. Med henblik på at blive bedre kendt blandt de studerende, er studenterambassadøren til stede på campusområderne på skift hver torsdag fra kl Der skiftes imellem Søndre Campus, Frederiksberg Campus, Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet, Nørre Campus og Det Samfundsvidenskabelige fakultet. Studenterambassadøren er som udgangspunkt til stede i månederne februar til juni og igen fra september til december. På campusområderne er studenterambassadøren der, hvor de studerende er. På Humaniora er det på Fakultetstorvet, på Det Samfundsvidenskabelige Fakultet er det i kantinen eller på institutternes mødesteder osv. Hvor studenterambassadøren kan mødes de enkelte torsdage kan ses på studenterambassadørens facebook side. Under tilstedeværelsen på campusområderne deler studenterambassadøren foldere ud, og forsøger på den måde at gøre de studerende opmærksom på funktionen. Derudover er studenterambassadøren bare tilstede og står til rådighed for de studerende, der har lyst til at vende store som små problemstillinger. Studenterambassadøren har i første kvartal af 2014 betalt for promovering af sin facebook side, hvilket har medført mere end en fordobling af likes af siden. Opfølgning på punkt 2: Forankring og videreudvikling af funktionen I 2014 kan der anvendes færre ressourcer på etablering af funktionen, end det var tilfældet i Fokus vil i 2014 flytte sig fra etablering af funktionen til forankring af funktionen på Københavns Universitet. Studenterambassadøren har i første kvartal af 2014 præsenteret sin første årsberetning for flere af fakulteterne, for KUUR, AL og LT og for Studenterrådet. 7

8 Præsentationen af årsberetningen har givet flere gode input til funktionen til samarbejdet med fakulteterne, til hvordan studenterambassadøren kan øge kendskabet til funktionen blandt de studerende, og hvordan dialogen med fakulteterne kan forbedres. Studenterambassadøren vil arbejde videre med de input, der er kommet. Studenterambassadøren har i første kvartal af 2014 igen besøgt sin kollega i Norge studenterombuddet ved Oslo Universitet. På møderne drøftes erfaringer og udfordringer, og hvordan funktionerne kan udvikles. Erfaringerne fra det første år i funktionen er fortsat meget ens i Norge og Danmark. Studenterambassadøren er indgået i et europæisk netværk for ombudsmænd ved højere uddannelser ENOHE (European Network of Ombudsmen in Higher Education). ENOHE afholder en årlig konference over tre dage. Den næste finder sted i Warszawa fra dem maj 2014, hvor studenterambassadøren deltager. Derudover har ENOHE en hjemmeside, hvor der løbende deles nyheder, artikler og erfaringer. Opfølgning på punkt 3: Generelle undersøgelser Studenterambassadøren har efter ønske fra fakulteterne ikke iværksat generelle undersøgelser i første kvartal af Opfølgning på punkt 4: Opfølgning på generelle undersøgelser Studenterambassadøren her ikke i første kvartal foretaget opfølgning på generelle undersøgelser fra Eksempler på henvendelser Den studerende henvendte sig til studenterambassadøren, da hun og hendes specialepartner havde fået annulleret deres specialekarakter. De havde ved en tilfældighed opdaget, at deres karakter var fjernet fra karakteroversigten. Ved henvendelse fra fakultetet fik de besked om, at deres karakter var blevet annulleret, da de havde afleveret deres speciale for tidligt, og at de derfor skulle søge om en dispensation, hvorefter der ville blive taget stilling til, om deres speciale ville blive godkendt. I efteråret 2013 henvendte den ene speciale studerende til studenterambassadøren med henblik på at høre, om det kunne være rigtigt, at karakteren uden videre kunne annulleres, da de havde haft en vejleder fra universitetet, havde været til eksamen osv. Studenterambassadøren rettede henvendelse til fakultetet og orienterede om, at da den studerende havde afleveret speciale efter aftale med en vejleder fra universitetet, måtte det være et internt anliggende, om det var korrekt. Derudover orienterede studenterambassadøren om, at annullering af en karakter måtte anses som en forvaltningsmæssig afgørelse, og at den studerende derfor burde have været hørt, og at der burde være truffet en egentlig afgørelse, hvis fakultetet ville annullere karakteren, eller at den studerende om ikke andet som følge af god forvaltningsskik burde have været orienteret om annulleringen. Fakultetet vendte tilbage med en orientering om, at de var enige i studenterambassadørens vurdering, og at den studerende derfor ville få sin karakter tilbage. I starten af 2014 henvendte den anden specialepartner sig til studenterambassadøren. Hun havde ikke fået sin karakter tilbage. Hun havde henvendt sig til fakultetet, der af flere omgange havde oplyst hende om, at hun fortsat skulle søge om dispensation. Hun henvendte sig herefter til studenterambassadøren, der igen rettede 8

9 henvendelse til fakultetet. Fakultetet orienterede herefter den studerende om, at hun ligeledes ville få sin specialekarakter tilbage. På det tidspunkt, var det mere end 6 måneder siden, den studerende var blevet opmærksom på, at hendes karakter var blevet annulleret, det var lige godt 2 måneder siden hendes specialepartner havde fået sin karakter tilbage, og først en lille måned efter orienteringen blev hendes karakter ført tilbage til hendes karakteroversigt. Derudover indeholdt mailen til den studerende om tilbageføringen af karakteren ikke en beklagelse over sagsbehandlingstiden eller over annulleringen i det hele taget. Den studerende henvendte sig til studenterambassadøren, da hun havde klaget over forløbet af en mundtlig eksamen. Den studerende havde i klagen henvist til støj fra gaden og uopmærksomhed fra censor og eksaminator. Den studerendes klage blev herefter som det skal ske efter eksamensbekendtgørelsens 33, stk. 2 sendt til eksaminator og censor med henblik på at få deres udtalelse til sagen. Herefter traf fakultetet afgørelse. Af afgørelsen fremgik det, at fakultetet havde lagt censor og eksaminators udtalelse til grund, og at den studerendes klage derfor ikke blev efterkommet. Det fremgik imidlertid ikke, hvorfor fakultetet havde lagt eksaminator og censors udtalelse til grund, fremfor de forhold som den studerende havde anført i sin klage. Den studerende klagede herefter over afgørelsen, hvorefter den studerende fik tilbudt en omprøve, hvilket den studerende var meget tilfreds med. Afgørelsen modtog hun den 5. februar. Den 18. februar modtog hun en orientering fra fakultetet om, at eksamen ville finde sted 6 dage efter den 24. februar Den studerende meddelte fakultetet, at hun ikke fandt det acceptabelt, at hun efter 7 måneders sagsbehandling alene fik 6 dages varsel til at læse til eksamen. Eksamen blev herefter flyttet 3 uger. Den studerende henvendte sig til studenterambassadøren i forbindelse med en ansøgning om dispensation. Den studerende havde deltaget i en hjemmeeksamen, som skulle afleveres elektronisk via KU-net. Da den studerende skulle aflevere, fremgik det pågældende link ikke af hendes side. Hun kontaktede straks fakultetet og fik at vide, at hun skulle tage skærmprint af siden, og derudover indgive en ansøgning om dispensation fra afleveringstidspunktet, hvilket den studerende gjorde. Den studerende modtog herefter et afslag på dispensationen. Fakultetet lagde i den forbindelse vægt på, at der ikke var registreret generelle problemer med systemerne i forbindelse med den pågældende eksamen, men forholdt sig derudover ikke til de konkrete problemer den studerende havde anført eller de medsendte skærmprint. Den studerende klagede herefter over afgørelsen fra fakultetet. Der er så vidt studenterambassadøren er orienteret ikke truffet afgørelse i klagesagen. Den studenterende henvendte sig til studenterambassadøren, da hun på grund af flere forskellige forhold ikke havde deltaget i den ordinære eksamen. Næste eksamen fandt først sted ved næste vintereksamen. Såfremt den studerende først kunne deltage ved næste vintereksamen, ville hun ikke opfylde aktivitetskravet, og skulle derfor søge om dispensation herfra. Den studerende havde i stedet spurgt fakultetet til muligheden for at gå op til nøjagtig samme eksamen, som blev holdt for studerende på en anden uddannelse end den hun selv var en del af. Da fakultetet ikke vendte tilbage, og da eksamen nærmede sig, henvendte hun sig til studenterambassadøren. Studenterambassadøren henvendte sig til fakultetet der meget hurtigt sendte en mail til den studerende, at de gerne ville give hende mulighed for at deltage i den pågældende eksamen. Den studerende blev meget glad! 9