Hvidbog for Årskonferencer

Transkript

1 Hvidbog for Årskonferencer Naturvejlederforeningen i Danmark Baggrund Da Naturvejlederforeningen blev stiftet i 1992 blev det aftalt med Fællessekretariatet for Naturvejlederordningen at Naturvejlederforeningen overtog 2 opgaver fra Fællessekretariatet: Naturvejlederforeningen afholder et årligt fællesmøde for danske naturvejledere Naturvejlederforeningen udgiver et nyhedsbrev/magasin Vedr. det årlige fællesmøde for naturvejledere aftaltes det: Mødet skal være en kombination af ERFA-møde og efteruddannelse af så høj faglig kvalitet, at det er berettiget for en naturvejleder at bruge 3 efteruddannelsesdage på det. Fællessekretariatet skal have taletid på Årsmødet til at informere om relevante tiltag i Naturvejlederordningen. Fællessekretariatet accepterer, at Naturvejlederforeningens generalforsamling indlægges som en mindre del af det elles strengt faglige årsmøde. I 1994 besluttede Naturvejlederforeningens bestyrelse at lægge organiseringen af Årsmødet ud til de regionale netværk således at årsmøderne efterhånden kom hele landet rundt. Dette System har fungeret siden. Naturvejlederforeningen besluttede samtidig, at årsmøderne rent efteruddannelsesmæssig altid skal omhandle et aktuelt tema. Det regionale netværk, der står for organiseringen af Årsmødet, bestemmer hvilket tema Årsmødet skal handle om.

2 FØR o Længde af forberedelsesfasen 1-2 år. o Der bør være en repræsentant for bestyrelsen i planlægningsgruppen eller som minimum til fx det første møde eller måske helst til møde 2. o Tema skal besluttes tidligt i forløbet. (Se deadlines nedenfor) o Overvej årskonferencens form på et tidligt tidspunkt: hvilke elementer/ organiseringsformer virker godt/ se evt. tilbage på tidligere konferencer og tænk over hvad der gjorde at noget virkede/ ikke virkede. Hvad huskes og hvorfor? o Økonomi Budget Mindst 5 % til uforudsete udgifter. Gerne lidt mere. Enkelt beløb under kategorien uforudsete udgifter over DKK 500,- skal godkendes af foreningens kasserer. Enkelt beløb under kategorien uforudsete udgifter over DKK 5.000,- skal godkendes af foreningens bestyrelse. Arrangørerne betaler fuld pris for deltagelse på konferencen. Betaling for bestyrelsens deltagelse bestyrelsens deltagelse betales af foreningens bestyrelses-administrations-konto. Betaling for gæsternes deltagelse konferencen skal budgettere med det efter aftale med foreningens bestyrelse. Gæster er forpligtede på at bidrag med en eller anden form for input på konferencen. Generelt handler det om det Nordisk-Baltiske udvalg og Tyskland. Fællessekretariatet: De menige folk betaler fuld pris. Én kontorchef for hver af henholdsvis SNS og Friluftsrådet kan deltage gratis og skal medtages i budgettet under denne kategori. Medlemmer af FÆL, som ikke deltager i konferencen kan GRATIS deltage i et måltid før eller efter FÆLs programpunkt, hvis FÆLs programpunkt fx ligger 2 timer op til frokost kan man GRATIS deltage i frokosten. Man skal naturligvis give besked til arrangørgruppen, hvis man ønsker at deltage i et måltid. Det er i udgangspunktet 5-6 personer, som skal budgetteres på denne måde. Hvis der kommer flere end dette antal skal foreningens bestyrelse i samarbejde med arrangementsgruppen tage stilling til hvordan økonomien håndteres. Hvad er maks. Pris? I udgangspunktet må en konference max koste kr ,- Der ydes kr. 500,- i medlemsrabat i forhold til ovenstående pris. Godkendelse af udgifter ud over budget hvis de er større end DKK 500,- (godkendelse hos foreningens kasserer)

3 hvis de er større end DKK 5000,- (godkendelse hos foreningens bestyrelse) Arrangementet har én budgetansvarlig i arrangementsgruppen. Denne person skal attestere alle regningerne inden de sendes til foreningens kasserer. Denne person noterer dem samtidig i regnskabet for arrangementet. Deltagerbetaling skal ligge før konferencen. Betaling skal ske én måned før konferencens første dag. Hvis deltageren ikke betaler til tiden koster det kr. 500,- (Der er ikke garanti for, at man kan deltage, hvis man ikke er tilmeldt til tiden). Tilmeldingen er bindende. Afbud senere end én måned før konferencens første dag betyder fuld betaling. Vi havde dead-line for tilmelding 10 dage før Årskonferecen startede det er for lidt til at lave endelige deltagerliste, sende velkomstbreve ud etc. vi anbefaler 14 dages dead-line for tilmelding (2012) o Deadlines Temaet skal ligge fast og forelægges bestyrelsen senest 15. august året før konferencen. Senest en uge før bestyrelsens møde i oktober skal forslag til budget fremlægges for bestyrelsen. Senest en uge før bestyrelsens møde i oktober skal forslag til invitationen fremlægges for bestyrelsen. Invitation til konferencen skal bringes i det nummer af NATURvejleder, som typisk udkommer i december året før konferencen Invitation til konferencen skal ligge på foreningens hjemmeside senest 4 måneder før konferencens første dag. Og skal bringes i NATURvejleder omkring samme tidspunkt. Tilmeldingsfrist: 2 mdr. før konferencens første dag Betalingsfrist: 1 mdr. før konferencens første dag o Deltagerinfo Første annoncering af datoer sker senest på konferencen ét år før og herefter på foreningens hjemmeside. Indbydelse (se eksempel) Temaet skal være beskrevet her. Se punktet om økonomi vedr. tilmeldings- og betalingsregler Tilmelding o Telefonnummer under konferencen o Tilmeldingen foregår primært online for nærmere aftale omkring dette, kontakt WEBuglen Program (se eksempel) Ting, som er givet på forhånd i program

4 o FÆLs time husk at lave aftaler om hvordan og hvornår det skal foregå. Det skal koordineres med foreningens bestyrelse hvem der kontakter FÆL for at lave nærmere aftale. Generelt skal FÆLs programmæssige medvirken på en konference koordineres med foreningens bestyrelse. o Generalforsamling Skal ligge om eftermiddagen på konferencens første dag. ALLE medlemmer af foreningen kan gratis deltage i generalforsamlingen. Medlemmer, som ikke deltager i konferencen kan GRATIS deltage i et måltid før eller efter generalforsamlingen, hvis generalforsamlingen fx ligger 2 timer op til frokost kan man GRATIS deltage i frokosten. Man skal naturligvis give besked til arrangørgruppen, hvis man ønsker at deltage i et måltid. o Workshops er en god idé at have på programmet regelmæssigt. Tips og Tricks. Markedsplads o Hvad er forventningen til programmet? Hvad er formålet med årskonferencen? Seriøst skal udvide horisonten for deltagerne. (se også overskriften Baggrund ). o Tidsrammen det er fra og med onsdag middag til og med fredag middag. o Der bør være underholdende indslag under festaftenen. o Der skal forberede en ceremoni omkring overdragelse af depechen (træ-uglen). Til dem der skal arrangere næste årskonference. Deltagerliste kørsel husk at undersøge mulighederne for samkørsel. Deltagerbrev (se skabelon) o Organisering af dem der arrangerer Der bør være én formand og en kasserer. Desuden bør der være Tovholdere opfølgning på arbejdsgrupper. Arbejdsdeling Forslag til drejebog (se eksempel) Lav en opgaveliste/liste over hvad de forskellige ansvarshavende står for (se eksempel) Administration tilmeldinger opkrævninger Kongskilde Tilmeldingsprocedure skal fungere mere simpelt. Minimer risiko for fejl og misforståelser om hvorvidt man er tilmeldt eller ej. Do vedr. betaling. o Det nye bookingsystem fungerede godt takket være en stor indsats fra Naturvejlederforeningens kasserer, der var 134 tilmeldte og kun

5 4 tilfælde, hvor det var gået galt på en eller anden måde man skal regne med, at der står nogen og siger, de er tilmeldte! (2012) SLET: Tim og Leif snakker sammen om erfaringerne fra Og afklarer med Kongskilde. Tilmeldinger registreres af Kongskilde. Måske med udgangspunkt i en formular på foreningens hjemmeside. Opkrævninger administreres af Kongskilde. Foreningen har en aftale med Kongskilde om betalingen for dette. Dem der er i arrangørgruppen skal gøre sig det klart, om det er arbejdstid eller fritid at arrangere lav en aftale med arbejdsgiveren. Måske kunne der være én med, fra sidste års arrangørgruppe. Fra fx møde 2. o Kontakt med værtsstedet Hvem er kontaktperson hos os hos dem Arrangørgruppen skal se faciliteterne før. Overnatning: o Hvad er et enkeltværelse er der mulighed for det? Hvad koster det? o Hvordan foregår tjek-ind og indkvartering? Husk at overveje hvordan man undgår kø lav fx flere skranker. o Hvor mange nøgler er der til hvert værelse? Måltider: o Husk, at der spises mere end gennemsnitlige danskere, når vi er aktive i programmet på konferencen. Sandwich med lyst brød er måske ikke det bedste mad på en naturvejlederkonference. o Spisning husk at tænke på logistik fx buffet, som har stor kapacitet. Så vi undgår kø ved måltider. o Festmiddagen trak ud til kl det var kantinebestyreren ret sur over husk at træffe en fleksibel aftale med personalet om hvor lang tid middagen evt. varer. Det er godt nok svært på forhånd at lave aftale om hvor længe en middag vil vare. Det afhænger jo i høj grad af taler, sange, underholdning mm., aftal med personalet at de bliver til vi er færdige og afsæt penge til en ekstra time om nødvendig. (2012) o o Måltider til dem der kommer udefra og laver oplæg? Husk at lave aftaler. Drikkevarer o Hvad koster drikkevarer. o Aftaler omkring medbragte drikkevarer. o Aftaler omkring drikkevarer til maden, i baren og på værelser. o Der bør være én gratis øl/vand til frokost/aftensmad.

6 o Der bør være gratis postevand til alle måltider. o Der bør være ½ flaske gratis vin per deltager på festaftenen. o Aftaler omkring slyngelkrog, når baren lukker. o Baren var åben både onsdag og torsdag aften. Vi måtte kun sælge Forsvarets spiritus. Vi solgte 6 fl. rødvin, 3 fl. hvidvin, 485 øl og 42 vand. Vi gav 15 kr. for øl og tog 20 kr. det gav et overskud i baren på 1640 kr. Vi havde forsømt i forvejen at lave en bemandingsplan for baren og sørge for byttepenge husk det en anden gang. Baren skal være åben i en længere periode - folk ville også gerne købe en øl eller vand fx ved ankomsten eller før aftensmad. Alternativt så angiv hvor der kan købes i automater eller lign. (2012) Må man have hund med? Hvornår låses af i hovedhuset? Foredragsfaciliteter: o Hvor mange kan man sidde? o Kan alle se? o Hvilke hard-ware ting har stedet? o Kontakt til oplægsholdere Hvem er kontaktperson Hvad er aftalerne omkring økonomi? Honorar Kørsel Hvad skal oplægsholder bruge af faciliteter? Projektor, lærred osv. UNDER o Brug drejebogen o Der bør være en eller måske to, som er arrangementsleder(e) o Arrangementsgruppen skal huske at de ikke kan regne med at være almindelige deltagere på konferencen, da der er mange ting, som skal koordineres undervejs. Bortset fra dette skal man som arrangør stræbe efter at deltage så meget i programmet som muligt, så man får noget med hjem. o DK-kort med ledige pladser i bilen på vej hjem eller måske allerede inden på hjemmesiden. Delebil o Festaften Husk der skal være drikkevarer til maden I størrelsesordenen ½ flaske vin per mand m/k. EFTER o Leverandører kan forvente minimum 14 dages betalingstid for regninger.

7 o Mellem foreningens kasserer og arrangementets økonomiansvarlige skal der aftales på forhånd hvordan udgifter betales (med hvilke betalingsfrister der betales regninger). o Økonomi - Budgetopfølgning regnskab afleveres til bestyrelsen senest 2 måneder efter konferencens sidste dag. Indtægterne oplyses af foreningens bogholder eller kasserer. Justeringer af hvidbog Tomas B. Kolind Vilstrup, Arne Bondo, Tomas B. Kolind Vilstrup, Tomas B. Kolind Vilstrup, Tomas B. Kolind Vilstrup, Jacob Jensen (kun tilføjelser) Arne Bondo-Andersen 20. juni 2012 (kun tilføjelser)