PROKURA REGELSÆT Dansk Münsterländer Klub

Transkript

1 PROKURA REGELSÆT Dansk Münsterländer Klub Rev. dat:

2 INDHOLD 1 BETINGELSER FOR REFUNDERING AF UDGIFTER 3 2 KØREPENGE 3 3 TELEFONTILSKUD 4 4 FORPLEJNING OG OVERNATNING Bestyrelsesmøder Aktivistmøder g udvalgsfrmandsmøde Repræsentatin i natinale møder Overnatning 4 5 KØB AF COMPUTER, IPAD, TELEFON ETC. 4 6 ØKONOMISKE BELØBSGRÆNSER Kassererens øknmiske grænse Bestyrelsens øknmiske grænse Transaktiner der ligger ud ver gdkendt budget 5 7 INTERNATIONAL REPRÆSENTATION 5-2 -

3 1 BETINGELSER FOR REFUNDERING AF UDGIFTER Omkstningsbilag, sm berettiger til refundering af udlæg, skal være klubbens kasserer i hænde senest 30 dage efter aktivitetens afhldelse. Ved senere fremsendelse frtabes muligheden fr at få udlægget refunderet. Udlæg refunderes på baggrund af riginale kvitteringer g udgiftsbilag. Såfremt de faktisk afhldte mkstninger har været højere, dækkes mkstningerne alene p til det beløb, sm fremgår af de anførte takster. Generelt pfrdres til tilbagehldenhed med udgifter, der skal refunderes af klubben. 2 KØREPENGE Kørsel i privat bil refunderes i henhld til statens B-takst. Der henstilles til, at man ikke belaster klubben øknmi ved pkrævning af kørepenge, hvis man i frvejen råder ver fri bil (firmabil). Kørsel fr bestyrelsesmedlemmer g klubbens repræsentanter hnreres kun i det mfang, man ikke selv er aktiv deltagende i arrangementet fx med egen hund. Eventuelle passagerer har ikke ret til kørepenge. Samkørsels skal praktiseres i videst mulige mfang. Ved samkørsel kmpenseres fr transprt til psamlingspunktet. Der ydes kørepenge til følgende frmål: - Til bestyrelsesmedlemmer g suppleanter ved afhldelse af bestyrelsesmøder - Til bestyrelsens frmand eller dennes repræsentant ved repræsentativ deltagelse i: FJD-møder DKK-møder Samarbejdsmøder med andre hundeklubber DMK arrangerede prøver/udstillinger (ved egen deltagelse med egen hund brtfalder kørepenge) Prøver/udstillinger hvr bestyrelsen frventes at være repræsenteret (fx ved DM, FUME m.m.) - Til avlsvejledere i frbindelse med hvalpesyn - Til udvalgsfrmænd eller dennes substitut i frbindelse med bestyrelsesindkaldte udvalgsmøder - Til aktivister eller dennes substitut i frbindelse med bestyrelsesindkaldte aktivistmøder - Til fredragshldere, dirigent på generalfrsamling g andre gæster inviteret af bestyrelsen - 3 -

4 3 TELEFONTILSKUD Der udbetales telefntilskud på DKK 250,00 pr. år til: - Bestyrelsesmedlemmer - Avlsvejledere Der henstilles til, at bestyrelsesmedlemmer g avlsvejledere frasiger sig retten til telefntilskud, såfremt man i frvejen råder ver fri telefn (firmatelefn). 4 FORPLEJNING OG OVERNATNING 4.1 Bestyrelsesmøder Ved afhldelse af fysiske bestyrelsesmøder er de deltagende bestyrelsesmedlemmer g suppleanter berettiget til frplejning således: Mrgenmad med rundstykker, pålæg, kaffe/the g juice: Maks. beløb DKK 75,00 Frkst med en øl/vand: Maks. beløb DKK 100,00 Eftermiddagskaffe med kaffe: Maks. beløb DKK 50,00 Aftensmad med en øl/vand eller et glas vin: Maks. beløb DKK 150,00 Aftenkaffe med kage: Maks. beløb DKK 50,00 Ovenstående gælder ligeledes fr inviterede gæster, der deltager i hele eller dele af bestyrelsesmødet. I særlige tilfælde fx ved bespisning af gæster ved specielle lejligheder g efter frudgående aftale med klubbens kasserer eller frmand dækker klubben mkstning til frplejning, der ligger ud ver venstående satser. 4.2 Aktivistmøder g udvalgsfrmandsmøde Der anvendes beløbsgrænser sm ved afhldelse af bestyrelsesmøder. 4.3 Repræsentatin i natinale møder Ved repræsentatin i natinale møder dækkes de fficielle DMK repræsentanters udgifter til frplejning efter regning. Med mindre prgrammet mfatter bespisning til en fast pris, anvendes taksterne fr frplejning ved bestyrelsesmøder sm rettesnr. 4.4 Overnatning Såfremt vernatning måtte være nødvendig skal der vælges billigst mulige vernatningsfrm fx 3- stjernet htel (Cabin, Zleep, Wakeup), vandrehjem, Bed & Breakfast eller tilsvarende. 5 KØB AF COMPUTER, IPAD, TELEFON ETC. Klubben råder ver frskelligt hardware. Det kan være cmputere, Ipads, telefner, printere g lignende. Ved udskiftning eller anden afhændelse af de nævnte effekter kan bestyrelsen vælge at sælge effekterne til klubbens medlemmer. Sm udgangspunkt vil den tidligere bruger af effekterne først blive tilbudt at købe effekterne efter følgende retningslinjer: - 4 -

5 - Prisen fastsættes ud fra dagsprisen på tilsvarende effekter fastsat sm en gennemsnitspris af tilsvarende effekter sat til salg på Gul & Gratis eller DBA. Alternativt sættes prisen til den nedskrevne værdi. - Overdragelse af effekterne til den tidligere bruger, til medlemmer af bestyrelsen eller til klubbens øvrige medlemmer må på ingen måde have karakter af aflønning eller kammerateri. 6 ØKONOMISKE BELØBSGRÆNSER 6.1 Kassererens øknmiske grænse Generelt fretages alle øknmiske transaktiner sm elektrniske transaktiner med ind- g udbetalinger ver klubbens bankknt. Kassereren må dg ligge inde med en kntant pengebehldning på p til DKK 5.000,00. Alle øknmiske enkelttransaktiner ver DKK ,00 kræver bestyrelsens gdkendelse. 6.2 Bestyrelsens øknmiske grænse Bestyrelsen skal frvalte klubbens midler på ansvarlig vis. Bestyrelsen må maksimalt frpligte klubben fr et beløb på DKK ,00. Skal klubben frpligtes fr et større beløb, kræver det gdkendelse på en rdinær eller ekstrardinær generalfrsamling. 6.3 Transaktiner der ligger ud ver gdkendt budget Bestyrelsen skal gdkende alle ikke budgetterede transaktiner på DKK 5.000,00 eller derver. 7 INTERNATIONAL REPRÆSENTATION Bestyrelsen skal frhåndsgdkende deltagelse i internatinale arrangementer g repræsentatin. Bestyrelsen beslutter, hvem g hvr mange der fficielt skal deltage i det pågældende arrangement, g sm dermed er berettiget til kmpensatin fr afhldte mkstninger. Ved deltagelse i internatinal repræsentatin dækkes mkstninger efter regning. Senest 30 dage efter turens afslutning fremsendes regnskab sammen med kpi af riginale kvitteringer til klubbens kasserer. Omkstninger til internatinal repræsentatin skal afpasses det aktuelle arrangement. Sm rettesnr anvendes følgende: 1) Valg af transprtmiddel a. Generelt anvendes altid billigst mulige transprtfrm dg med behørig hensyntagen til transprttid. b. Ved transprt med privat bil refunderes kørsel efter statens B-takst efter samme retningslinjer sm angivet i pkt. 2 Kørepenge. c. Ved transprt med tg rejses på turistklasse eller efter frudgående aftale med bestyrelsen på Business Class

6 d. Ved flytransprt rejses på turist klasse g med det billigst mulige flyselskab, sm har afgange, der passer med det øvrige prgram. 2) Indlgering 3) Frtæring a. Hvis arrangørerne frudsætter indkvartering på et bestemt htel, bkes billigste vernatningsmulighed på det pågældende htel. b. Alternativt indlgeres på htel svarende til dansk 3-stjernet htel efter samme retningslinjer sm angivet i pkt. 4.4 Overnatning. a. Generelt anvendes retningslinjerne fr frtæring i frbindelse med bestyrelsesmøder idet der dg kan accepteres en vis verskridelse, hvis arrangementet retfærdiggør det