Velkommen til Ejerforeningen Lystrup Have

Transkript

1 1. februar 2012 Side 1 af 9 Velkommen til Ejerforeningen Lystrup Have Tillykke med din nye lejlighed. Vi håber, at du bliver glad for at bo her og falder godt til i området. Som ejer af lejligheden er du samtidig medlem af Ejerforeningen Lystrup Have, som består af de i alt 60 lejligheder beliggende på Østre og Vestre Havevej. Ejerforeningen, som i daglig tale omtales hovedforeningen, er opdelt i fire afdelinger, én for hver af de fire bygninger. Afd. II Afd. I Afd. IV Afd. III I ejerforeningen har vi en række fælles faciliteter (grønne områder, p-pladser, legepladser, fælles vaskeri, fælles haveredskaber og græsslåmaskiner, borde/stole til fester, volleyballnet m.v.). Samtidig er det ejerforeningen, som sørger for fælles forsikringer vedr. bygningsbrand og rørskade, forsyning med varmt og koldt vand, bortledning af spildevand, udendørs belysning, græsslåning af fællesarealer, snerydning af veje/fortove, bortskaffelse af dagrenovation og kompost/haveaffald, Hver afdeling har en bestyrelse, og de fire afdelingsformænd udgør tilsammen ejerforeningens hovedbestyrelse. I denne bestyrelse vedligeholdes løbende retningslinierne for, hvad der varetages af ejerforeningen henholdsvis de enkelte afdelinger. I det vedlagte materiale kan du læse mere om ejerforeningen, opdelt i følgende afsnit: 1. Formelle forhold i relation til myndigheder o.lign. 2. Organisering vedr. ejerforeningen og afdelingerne 3. Vedligehold og forbedring af området 4. Andet Hvis du har yderligere spørgsmål, er du velkommen til at kontakte ejerforeningens administrationsselskab Datea, som iøvrigt vil kunne henvise til de aktuelle bestyrelsesmedlemmer. Kontaktoplysninger til Datea fremgår også af dette dokument. Med venlig hilsen Bestyrelsen

2 1. februar 2012 Side 2 af 9 1. Formelle forhold i relation til myndigheder o.lign. Lokalplan Ejerforeningens grund, matr. nr. 15BA, Elsted By, Elsted, er omfattet af Århus Kommunes lokalplan nr. 229, vedtaget 9. januar I lokalplanen er der fastsat regler for områdets bebyggelse, vejforhold, bygningernes og områdets anvendelse m.v. Blandt andet fremgår det, at det levende hegn langs grundens vestlige skel mod Kildehaven kun må beskæres efter forudgående tilladelse fra kommunen. Tinglysninger Der er på grunden tinglyst en række forskellige deklarationer og dokumenter, bl.a. vedrørende forsyningsledninger og afløb, lokalplan, ejerforeningens vedtægter, eksklusiv brugsret på haverne ud for de enkelte lejligheder, registrering af mulig jordforurening m.v. Lejlighederne Lejlighederne er på mellem 74 og 100 m2. De enkelte lejligheders antal m2 godkendt til beboelse fremgår af bygnings- og boligregisteret (BBR). BBR-meddelelse og bygningstegninger kan fås ved henvendelse til kommunens Teknik og Miljø afdeling. Leje/fremleje Lejlighederne kan udlejes/fremlejes i henhold til de almindelige lejeretslige bestemmelser. Lejere har ikke stemmeret på generalforsamlinger. Ejendomsvurdering Ejendomsvurdering for de enkelte lejligheder kan fås ved henvendelse til Skatteforvaltningen. Eksklusiv brugsret De enkelte ejere har i 30 år, regnet fra 12. december 1996, en eksklusiv brugsret til haverne der ligger i tilknytning til de enkelte lejligheder. Forsømmer et medlem at foretage fornøden vedligeholdelse af det areal, vedkommende er tillagt eksklusiv brugsret til, er ejerforeningen til enhver tid berettiget til at sørge for, at de forsømte forhold bringes i orden for vedkommende medlems regning. Renovation De opstillede affaldscontainerne må kun benyttes til almindelig dagrenovation. Affald må kun smides i containerne i lukkede poser. Aviser, ugeblade og papir skal i aviscontainerne. Glas og flasker afleveres i containerne på Lille Elstedvej. Haveaffald kan afleveres på kompostbunken bag viceværtskuret - det er vigtigt, at denne ikke anvendes til andre typer affald. Alternativt kan genbrugsstationen på Lystrupvej benyttes. Indboeffekter (møbler, radio/tv, tæpper) og hårde hvidevarer (køleskabe, frysere) afhentes gratis via kommunens storskraldsordning. Miljøfarligt affald (maling, terpentin, rengøringsmidler, sprøjtegifte, batterier, medicinrester) samt alt andet affald (papkasser, cykler o.lign.) kan afleveres på genbrugsstationen på Lystrupvej. Kabel-TV Lejlighederne har indlagt kabel-tv fra Yousee. Der kan vælges mellem lille, mellem og stor pakke. Opkrævning af betaling for kabel-tv foretages af ejerforeningens administrationsselskab.

3 1. februar 2012 Side 3 af 9 Elektricitet Elektricitet leveres af energiselskabet NRGI. Hver enkelt lejlighed har individuel elmåler, og aflæsning og afregning foretages af de enkelte ejere. Vand og varme Ejerforeningen sørger for levering af varmt og koldt vand frem til ledningens individuelle forgrening til de enkelte lejligheder. Vand- og varmemålere aflæses af viceværten i marts. Herefter udarbejdes vand- og varmeopgørelse for de enkelte lejligheder. Efterregning/tilbagebetaling vedrørende vand og varme sker via PBS-opkrævningen for juli måned. Forsikringer Ejerforeningen har en fælles bygningsbrand- og rørskadeforsikring. Der er udarbejdet en forsikringsoversigt over dækningsomfang, selvrisiko osv., som fås ved henvendelse til ejerforeningens administrationsselskab. Alle forsikringsskader skal anmeldes via ejerforeningens administrationsselskab. En eventuel selvrisiko betales af skadeslidte. Forurening Ejerforeningens grund er af Århus Amt registreret som potentielt forurenet, da grunden har været anvendt til maskinindustri Århus Amt udførte i efteråret 2005 en forureningsundersøgelse af grunden, hvilket resulterede i, at amtet kortlagde grunden på vidensniveau 2 efter lov om forurenet jord. Amtet og embedslægen har vurderet at den fundne overfladeforurening ikke udgør en risiko for den nuværende arealanvendelse. 2. Organisering vedr. ejerforeningen og afdelingerne Administrationsselskab Datea A/S Kontaktperson: Hanne Sandballe Nielsen Viby Centret Viby J Telefon hsl@datea.dk Bestyrelse På de ordinære generalforsamlinger i de enkelte afdelinger (I, II, III og IV) vælges en bestyrelse bestående af min. 3 medlemmer. Efter generalforsamlingen konstituerer disse bestyrelser sig, og vælger hver en formand, en kasserer og en sekretær. Ejerforeningens daglige aktiviteter ledes af hovedbestyrelsen, der består af formændene for hver af afdelingerne. Formandskabet for ejerforeningens besluttes af bestyrelsens medlemmer i forlængelse af den afholdte ordinære generalforsamling. En liste med navne, adresser, telefon-nr. og på hovedbestyrelsens medlemmer er ophængt i vaskekælderen og findes på foreningens hjemmeside. Hovedbestyrelsen er beslutningsdygtig, såfremt der er tre medlemmer, incl. formanden, til stede.

4 1. februar 2012 Side 4 af 9 Generalforsamling Ordinær generalforsamling i ejerforeningen og i de enkelte afdelinger afholdes hvert år inden 1. maj. Ejerforeningens generalforsamling afholdes fælles med deltagelse af ejerne fra alle afdelinger. Afdelingernes generalforsamlinger afholdes typisk lige op til ejerforeningens generalforsamling. Indkaldelse til ordinære generalforsamlinger sker skriftligt med min.14 dages varsel. For ejerforeningen udsendes indkaldelse pr. brev fra administrationsselskabet, mens der for de enkelte afdelinger typisk blot deles rundt i postkasserne fra afdelingsbestyrelsens side. Forslag, der af de enkelte ejere eller af afdelingerne ønskes stillet på ejerforeningens generalforsamling, skal være afleveret skriftligt til bestyrelsen eller ejerforeningens administrationsselskab senest 1. april, således at dokumentationen kan vedlægges til indkaldelserne. Forslagene skal derfor indeholde en tegning/ skitse over det foreslåede, et overslag over de forventede udgifter samt tydelig definition af forskellige valgmuligheder, hvis der er sådanne. Grunden til disse krav er, at forslagene skal være udtømmende beskrevet, således at der medlemmer kan stemme pr. fuldmagt, uden at behøve at deltage for at modtage yderligere information på selve generalforsamlingen. Regnskab og budget Ejerforeningens regnskab og budget fremlægges til godkendelse på generalforsamlingen hvert år. Ejerforeningens regnskabsår er kalenderåret. Det reviderede årsregnskab fremsendes med bestyrelsens underskrift og revisors påtegning til ejerforeningens medlemmer sammen med indkaldelsen til den ordinære generalforsamling i april. Ejerforeningen må, bortset fra en rimelig driftskapital til uforudsete udgifter, ikke oparbejde egentlig formue. Dog må der gerne hensættes (spares op) til kommende projekter, i det omfang dette besluttes på generalforsamlingen. Det er op til de enkelte afdelinger, hvorledes de håndterer deres separate budget/regnskab. Visse afdelinger følger for deres egne anliggender - præcis de samme retningslinier, som gælder for ejerforeningen jvf. lige ovenfor. A conto bidrag På baggrund af de forventede udgifter for det kommende år fastsætter generalforsamlingen de á conto ejerforeningsbidrag, som opkræves medlemmerne til dækning af de fælles udgifter. Fællesudgifterne fordeles mellem medlemmerne efter fordelingstal, som fremgår af vedtægterne. Det er væsentligt at bemærke, at dette vedrører medlemmernes ejerforeningsbidrag. Udover dette bidrag vil de enkelte afdelinger på deres individuelle generalforsamlinger fastsætte et afdelingsbidrag, til dækning af udgifter i forbindelse med de ting, som afdelingen varetager. Det skal oplyses til administrationsselskabet, når bidraget ændres, eftersom dette sørger for opkrævning samt indsættelse af penge på afdelingernes respektive bankkonti. Forslag til størrelsen af bidrag er indarbejdet i det budget, som fremlægges til generalforsamling. Ejerforeningsbidrag hhv. afdelingsbidrag fremgår separat på den månedlige PBS-opkrævning fra administrationsselskabet. Såfremt det i løbet af regnskabsåret viser sig, at de opkrævede a conto bidrag ikke er tilstrækkelige til dækning af fællesudgifterne, er bestyrelsen berettiget til hos medlemmerne at opkræve de fornødne ekstra bidrag hertil.

5 1. februar 2012 Side 5 af 9 Revisor På generalforsamlingen vælges eller antages en revisor til at revidere ejerforeningens regnskab. Tilsvarende vil der typisk blive valgt en revisor i de enkelte afdelinger individuelt. Vicevært Ejerforeningen har ansat en vicevært. Viceværten står for almindeligt vedligehold af fællesarealer (græsslåning, snerydning og saltning af fortove), vaskekælder (rengøring og opsyn), kontakt til vognmand (tømning af kompostbunke og papircontainerne) samt aflæsning af vand/varme. Arbejdsbeskrivelse for viceværten er ophængt i vaskekælderen og på opslagstavlerne i Arkaden. Fællesvaskeri Vaskemaskiner og tørretumbler må benyttes indtil kl Bh er m/bøjler skal vaskes i vaskeposer (vaskeposer indkøbt af ejerforeningen findes i vaskekælderen). Tøjfarvning er ikke tilladt. I tilfælde af defekte maskiner skal viceværten kontaktes og seddel monteres på maskinen. Efter endt brug af vaskemaskinerne skal sæbeskålen rengøres. Fnugsien i tørretumbleren renses efter brug. Vasketøjskurve, tasker, plasticposer, vaskepulverpakker o.lign. fjernes fra vaskekælderen efter endt vask. Vasketøjet må hænge max. 1 døgn på tørresnorene eller tørrestativerne.. Der må i vaskekælderen kun stå de to tørrestativer, som tilhører ejerforeningen. De blå/grå kurve er kun til rent tøj og må ikke fjernes fra vaskekælderen. Tøj, der ikke hentes, gemmes max. 1 måned. Herefter fjernes det af viceværten. Betaling i fællesvaskeriet sker via vaskekort, fra hvilke der bliver trukket penge i forbindelse med hver vask/tørretumbling. For at kunne anvende kortet skal der således være tilstrækkelig mængde penge på kortet. Der er til enhver tid en beboer, som påtager sig at stå for opfyldning af vaskekort, og der er faste tidspunkter på ugen, hvor det er muligt. Det fremgår af opslagstavlen i fællesvaskeriet, hvem der aktuelt står for opfyldning samt tidspunkter for dette. Den beboer, som står for opfyldning af vaskekort, ligger også inde med nye vaskekort. Prisen for et nyt vaskekort er 25 kr. Som ny beboer er det derfor værd at huske på, at modtage det eksisterende vaskekort fra tidligere beboer. Opslagstavler Opslagstavler findes i vaskekælderen og i hver ende af Arkaden (Afd. I). På opslagstavlen i vaskekælderen er ophængt ordensreglement, liste over hovedbestyrelsens medlemmer samt kontaktoplysninger til viceværten. Belysning Ejerforeningen sørger for udendørs belysning og belysning i Arkaden. Henvendelse vedr. problemer med den udendørs belysning kan ske til viceværten.

6 1. februar 2012 Side 6 af 9 3. Vedligehold og forbedring af området Ordensreglement Ejerforeningens hovedbestyrelse fastsætter et ordensreglement for fællesarealerne, vaskekælderen og parkeringspladserne. Ordensreglementet er ophængt i vaskekælderen. Der er desuden af Arkaden (Afd. I) vedtaget et ordensreglement for Arkaden. Det fremgår heraf, at der i Arkaden gerne må henstilles cykler, cykeltrailere, barnevogne, klapvogne o. lign., som er i daglig brug. Motorcykler, knallerter, møbler, papkasser, lysestager, egne planter, malerbøtter, fodtøj o. lign. må ikke henstå i Arkaden. Fællesarealer Begrebet fællesareal er en smule kryptisk i denne ejerforening. Fællesarealet omfatter naturligvis skure, legeredskaber, parkeringspladser, fortove og de store græsarealer. Derudover er en del af de enkelte lejligheders areal faktisk også principielt fællesareal i henhold til vedtægterne. Dette skal dog ses i sammenhæng med, at den enkelte ejer har brugsretten over arealet. Det drejer sig om forhaverne for afdelingerne II, III og IV samt det, der tilsvarer dette i Afd. I, nemlig arkade-arealet. Bemærk således, at selve haven på den anden side af hver lejlighed ikke er fællesareal. Der må på fællesarealerne ikke opsættes skure, bygninger, hegn/stakitter el.lign. eller foretages andre ændringer uden forudgående godkendelse på generalforsamlingen. Blandt andet i denne forbindelse er det vigtigt at forstå, at forhaverne foran indgangsdørene til lejlighederne i afdelingerne II, III og IV er fællesarealer. Tilsvarende må træer/buske o.lign. på fællesarealerne ikke fældes eller beskæres uden forudgående godkendelse i hovedbestyrelsen eller på generalforsamlingen. Af hensyn til beboerne og især børnene må der køres max. 30 km/t på fællesarealer og veje. Parkering skal ske på P-pladserne. Af hensyn til brandvæsen, ambulance, salt/snerydning og skraldebiler er det således forbudt, at parkere på veje og vendepladser. Campingvogne, trailere o.lign. må ikke langtidsparkeres/opmagasineres på P-pladserne. De fælles stiarealer må kun befærdes til fods eller på cykel. Hunde skal føres i snor. Støjende adfærd (høj musik, hamren, boren m.v.) bør undgås på tidspunkter, hvor det kan genere andre. Fælles arbejdsdage Vedligeholdelse af ejerforeningens fællesarealer sker på fælles arbejdsdage i ejerforeningen og de enkelte afdelinger. Der gøres typisk en forårsindsats og en efterårsindsats. Det varierer fra gang til gang, om fællesarealer håndteres på en fællesdag for alle ejerforeningens medlemmer, eller om den enkelte afdeling håndterer det separat. Sidstnævnte er ikke noget problem, eftersom ejerforeningens område - jvf. tidligere beslutning på generalforsamling - er opdelt i fire forskellige områder, så det er helt afklaret, hvad de enkelte afdelinger er forpligtet til at vedligeholde.

7 1. februar 2012 Side 7 af 9 Indkaldelse til de fælles arbejdsdage foretages af bestyrelsen for de enkelte afdelinger. Arbejdsopgaverne er f.eks. beskæring af træer/buske, klipning af hække, lugning og fejning af veje, stier og fortovskanter, maling af fællesskure og andre ting, som ikke er dækket af viceværtens almindelige vedligehold. Haveredskaber Trillebør og haveredskaber (river, skovle, spader, hækkesaks, græstrimmer m.v.) findes i viceværtskuret og afdeling I s fællesskur. Stige findes i fælleskuret på det centrale torv. Nøgle til vaskekælderen passer til hængelåsen. Hække Hække mellem haverne klippes af de enkelte ejere. Hækkene skal være klippet min. hvert år inden Skt. Hans. Hækken ved Vestre Havevej, p-pladserne og hækken ud mod Lille Elstedvej klippes på de fælles arbejdsdage. Omkostninger til vedligehold og forbedring Såfremt man lægger penge ud til brug for vedligehold af fællesareal, så vil dette almindeligvis blive refunderet, i henhold til nedenstående. Proceduren for at få refunderet penge afhænger af, om det er ejerforeningen eller den enkelte afdeling, som skal stå for udgiften. Hvis ejerforeningen står for udgiften, så skal kvittering/regning gives til ejerforeningens bestyrelse, idet det er ejerforeningens formand, der er ansvarlig for godkendelse af udgiften, hvorefter bestyrelsen sender kvittering/regning til administrationsselskabet til betaling. Bemærk, at af praktiske hensyn, så bedes kontonr for beløbets indsættelse angivet på bagsiden af kvittering/regning. Såfremt den enkelte afdeling står for udgiften, så kan der være forskellige rutiner, men typisk vil man skulle kontakte afdelingens kasserer. Udgifter til materialer (samt f.eks. trailer-leje o.lign.), som anvendes til forskønnelse af fællesarealer, dækkes af ejerforeningen, når dette er besluttet i ejerforeningen eller i den enkelte afdeling. I forbindelse med forhaverne i afdelingerne II, III og IV, samt Arkaden, så gælder det dog kun for initiativer, som sker ensartet i en afdeling. Man kan altså ikke få refunderet en udgift til en særlig ting, som man kun gør i sin egen forhave eller ud for sin egen lejlighed i Arkaden. Udgifter til maling af hegn og skure betales af ejerforeningen. Udgifter vedr. de enkeltes afdelingers bygninger betales af den enkelte afdeling i henhold til de aftaler, der er i afdelingen. Bemærk, at indkøb, som efterfølgende forventes refunderet af ejerforeningen, først må foretages efter aftale med et medlem af ejerforeningens bestyrelse. De enkelte afdelinger vil typisk have lignende regler i forhold til de udgifter, som afdelingen skal refundere. Malingsfarve De enkelte afdelinger bestemmer selv, hvilken farve deres bygning skal males med. Vinduer, døre, terrassedøre, hegn, stakitter og skure skal dog hver især males med samme farve indenfor de enkelte afdelinger, altså således at f.eks. vinduer har samme farve, hegn har samme farve osv. Viceværtskur og andre fællesskure for hele ejerforeningen males med træbeskyttelse, i en grå farve, som blev besluttet ved generalforsamling 2011.

8 1. februar 2012 Side 8 af 9 Individuelle depotrum Der forefindes depotrum for afdeling I s enkelte lejlighede (ved den nordlige ende af Arkaden i de to skurbygninger), foran afdeling III s enkelte lejligheder samt for afdeling II s lejligheder på fundamentet for den transformator-bygning, som blev nedrevet Fællesskure Der er afdelings-fællesskure. Afdeling I har deres i Arkadens skurbygningen ved siden af affaldscontainerne, og afdeling II har et fællesskur i forbindelsen med de individuelle skure. I afdeling I s skur er der trillebør, haveredskaber, borde/stole m.v. Koden til låsen på dette skur er For den samlede ejerforening er der et fælleskur på torvet, hvor der findes håndskubbede græsslåmaskiner, volleyballnet samt stiger. Nøgle til vaskekælderen passer til fællesskuret og hængelåsen på stigerne. Herudover er der et fællesskur ved kompostbunken (i daglig tale viceværtskuret ), og nøgle hertil kan lånes af viceværten. Græsslåning Græsslåning af fællesarealerne foretages af viceværten, så vidt muligt på tidspunkter, hvor det generer beboerne mindst muligt. Dette gælder ikke forhaver, selvom det som nævnt også er fællesareal. Græsslåning af de enkelte lejligheders haver foretages af de enkelte ejere. Håndskubbede græsslåmaskiner findes i fællesskuret på torvet. Legepladser Ejerforeningen har legeplads med legetårn, legehuse m.v. Snerydning Snerydning af veje foretages af eksternt firma, som bestyrelsen varetager kontakten til. Snerydning og saltning af fortove og stier foretages af viceværten. Snerydning og saltning skal jvf. arbejdsbeskrivelsen for viceværten være påbegyndt senest kl Andet Festudvalg Festudvalget arrangerer en række forskellige aktiviteter, f.eks. fredagsbar i Arkaden og sommerfest for hele ejerforeningen. Håndværkere Der er udarbejdet en liste over de håndværkere, som ejerforeningen anvender (murer, elektriker, tømrer, maler, låsesmed, VVS-installatør, vognmand osv.). Håndværkerlisten fås ved henvendelse til ejerforeningens administrationsselskab. Borde/stole I Afdeling I s fælleskur findes 3 bordplader og 24 plasticstole, som kan lånes til fester. Inden borde/ stole lånes, opsættes seddel på opslagstavlerne i Arkaden. Partytelt Ejerforeningen har et partytelt, som kan anvendes til arrangementer i ejerforeningsregi. Teltet kan desuden lejes for et mindre beløb, hvis enkelte afdelinger eller beboere ønsker dette.

9 1. februar 2012 Side 9 af 9 Husdyr Det er tilladt at holde mindre husdyr som hunde, katte o.lign. i lejlighederne, så længe det ikke er til gene for de øvrige beboere. Hunde skal føres i snor. Nytårsaften Nytårsaften aflåses dørene til Arkaden ca. kl , og låses først op igen næste morgen. Husk at medbringe nøgle, hvis du/i holder nytårsaften et andet sted, og kommer hjem i løbet af natten (nøgle til vaskekælderen passer til dørene i begge ender af Arkaden). Salg Ved salg af lejlighederne udfyldes ejerlejlighedsskema til brug for ejendomsmægler af ejerforeningens administrationsselskab. Hjemmeside Der er oprettet en hjemmeside med adressen Der er afsnit for såvel ejerforeningen som de enkelte afdelinger. Formålet med hjemmesiden er, at alt relevant materiale er umiddelbart tilgængeligt. Det skal dog bemærkes, at hjemmesiden kun er under udarbejdelse i foråret 2012.