1 Guides til forældrene

Transkript

1 1 Guides til forældrene 1.1 Vejledninger til forældrene Det er institutionens ansvar at få formidlet til forældrene, hvordan de skal anvende DayCare DayCare flyer Flyer en, som er vist nedenfor, introducerer forældrene kort til DayCare, så de let kan komme i gang med DayCare. 1 Side

2 2 Side

3 1.1.2 Forældrebrev (eksempel) Kære forældre i Institutionen I Institutionen indfører vi et tjek-in system på vores Touchskærm. Det betyder, at du om morgenen via en Touchskærm, skal tjekke dit barn ind og skrive, hvornår du forventer at afhente dit barn. Afhentningstidspunktet er blot vejledende og skal bruges som rettesnor, når vi f.eks. tager på ture m.m. Du skal også angive, hvis andre henter dit barn. På samme måde skal du tjekke dit barn ud, når du henter det. I kalenderen kan du give besked om forventede fridage, feriedag m.m. Systemet er meget simpelt, og du får selvfølgelig vejledning af personalet. Nedenfor finder du informationer om, hvordan du bruger SMS systemet til at melde dit barn syg eller fri, og hvor du kan opdatere stamdata og se billeder. Med venlig hilsen Institutionen 3 Side

4 1.1.3 DayCare SMS service Som forælder kan du melde dit barn SYG eller FRI via SMS. Når du sender en SMS besked, bliver Touchskærmen i institutionen automatisk opdateret, og du får en bekræftelse pr. SMS om at beskeden er modtaget af institutionen. SMS nummeret på institutionen er 1276xxx. SMS beskeder koster almindelig SMS takst. SYG Hvis dit barn er syg, skal I skrive følgende tekst: SYG NAVN Og sende beskeden til 1276xxx Eksempel: SYG Klara Matilde Efter meldingen får I en kvitteringsbesked, lydende i retning af: Tak for henvendelsen og god bedring med Klara Matilde, Institutionen FRI Hvis dit barn har FRI, skal I skrive følgende tekst: FRI NAVN Og sende beskeden til 1276xxx Eksempel: FRI Klara Matilde Efter meldingen får I en kvitteringsbesked, lydende i retning af: Tak for henvendelsen og god fridag til Klara Matilde, Institutionen Det er vigtigt, at du skriver hele dit barns fornavn og ikke kun barnets kaldenavn, hvis det har flere fornavne, for systemet kigger efter hele fornavnet. 4 Side

5 Eksempel Hvis Bentes datteren Anne Louise er syg, og derfor holder hendes lillebror Jacob fri. Jacob hedder faktisk Jacob Frederik, men bliver kun kaldt Jacob, så derfor skal Bente gøre følgende: Sende en SMS til 1276xxx med teksten: SYG Anne Louise OG Sende endnu en SMS til 1276xxx med teksten: FRI Jacob Frederik Der skal sendes en besked pr. barn, du ønsker at opdatere status på. BEMÆRK: Hvis Bente kun sender ÉN SMS besked med teksten: SYG Anne Louise og FRI Jacob Frederik, vil kun den første del blive behandlet, og Jacobs status vil IKKE automatisk blive opdateret på Touchskærmen. Men alle beskeder bliver videresendt til institutionen, så institutionen kan se HELE beskeden. VIGTIGE BESKEDER TIL INSTITUTIONEN, SKAL FORTSAT GIVES PERSONLIGT (f.eks. PR. TELEFON) TIL INSTITUTIONEN. 1.2 Forældrenes daglige brug af DayCare på Touchskærmen Touchskærmen anvendes til den daglige kommunikation mellem børn/forældre og medarbejder i institutionen. På DayCare Touch kan børn/forældre: - Tjekke børn ind/ud - Sætte børn syge/fri - Registrere ferie/fridage - Læse/skrive beskeder - Finde kontaktinformationer på de andre børns forældre - Se billeder - Se hvilke børn, der ellers er mødt - Melde tilbage på planlagte ferieperioder - Melde tilbage på planlagte arrangementer Indtjekning af barnet på Touchskærmen Det første som skal ske, når en forældre afleverer sit barn i institutionen, er at tjekke barnet ind. Først vælger forældreren den gruppe til venstre på skærmen, som barnet går i. 5 Side

6 Derefter vælges barnet ved at klikke på billedet af barnet. Så åbnes barnets side på Touchskærmen. Her indstiller forældreren på hvilket tidspunkt, barnet skal hentes og af hvem, det bliver hentet. Derefter klikkes der på den grønne knap - og barnet er tjekket ind. På forsiden af Touchskærmen vil barnet nu være markeret med en grøn trekant i øverste højre hjørne. (Rød trekant betyder er ikke kommet og gul trekant betyder Har været her i dag ) 6 Side

7 1.2.2 Aftaler Aftaler bruges som oftest af SFO er, hvor børnene selv må gå hjem eller har fritidsaftaler. Forældrene har mulighed for at oprette en Aftale hjemmefra på Home.DayCare.dk. Aftaler kan være, at barnet selv skal cykle til fodbold kl. 15:30 hver onsdag eller, at barnet må selv gå hjem i tidsrummet I insttitutionen kan barnets Aftaler ses ved at klikke på Aftaler. Dette menupunkt bliver kun vist, hvis der er oprettet en Aftale til barnet. Det er ikke muligt for institutionen at ændre i en Aftale som forældrene har oprettet hjemmefra på Home.DayCare.dk Beskeder Forældrene har mulighed for at læse DayCare beskeder direkte på Touchskærmen. Hvis institutionen har skrevet en ny besked til forældrene, vil der på barnets side komme en meddelelse op ude til højre om, at der er en ny besked. Det er muligt både at klikke på beskeden uden til højre for at få den vist eller ved at klikke på menupunktet Besked for at se både nye og gamle ikke slettede beskeder. 7 Side

8 1.2.4 Syg/fri/kommer På barnet side på Touchskærmen kan forældrene eller medarbejderen i institutionen klikke på funktionen Syg/fri/kommer. Her er det muligt at melde ind på forhånd om et barn er syg eller har fri. Dette gøres ved at klikke i de dertilhørende felter direkte på skærmen Arrangementer Hvis institutionen har oprettet et arrangement i DayCare, som kræver tilmelding, kan dette gøres fra Touchskærm af barnets forældrene. De klikker på Arrangementer og udfylder, om de ønsker at deltage, og hvor mange der kommer. En tilmelding afsluttes og gemmes ved at klikke på. 8 Side

9 1.2.6 Ferie tilbagemelding Når institutionen har oprettet en ny ferieperiode, vil der på barnets side komme en meddelelse op ude til højre om, at der er en ny ferieperiode. Forældrene kan give tilbagemelding på ferien direkte på Touchskærmen. Ferien findes ved at klikke på beskeden ude til højre eller ved at vælge Ferie i menuen. Forældrene krydser af ud for dagene om barnet kommer eller ej samt angiver i hvilket tidsrum, barnet kommer, og afslutte med GEM. 9 Side

10 1.3 DayCare Home Home er forældrenes portal til institutionen hjemmefra. Ved login kan forældreren se og ændre oplysninger om egne børn og egne oplysninger. OBS: Det er ikke muligt at ændre oplysninger om ægtefæller via Home. Funktioner: - Forældre kan se og opdatere følgende info om egne børn i systemet o Stamdata o Tjek-in status o Opslag o Billede af barnet o Oprette aftaler o Se billeder fra institutionen o Læse/skrive beskeder fra/til institutionen o Oprette login til DayCare forældre App o Læse dokumenter fra institutionen o Tilmelde arrangementer o Registrere feriedage o Registrere syg/fri Home findes på Login sker ved NemID login, eller ved login med SMS. Ved log-in med SMS, skal telefonen være registreret i DayCare for at kunne logge på Stamdata opsætning Det er forældrenes ansvar at børnenes stamdata er opdaterede. For hvert barn er der en stamdata side, som forældrene skal opdatere. Det er institutionen, som vedligeholder felterne på Stamdatasiden, så hvis et forældrepar har børn i flere forskellige institutioner, er det ikke nødvendigvis de samme ting, som skal udfyldes for hvert barn. 10 Side

11 Det er vigtigt, at forældrene udfylder felterne under Stamdata, så institutionen kan arbejde efter de retningslinjer som er for det enkelte barn Status Det første menupunkt er Status. På denne side kan forældrene se barnets aktuelle status. 11 Side

12 Det er muligt at ændre på afhentningstidspunktet samt af hvem, det bliver hentet. Hvis institutionen tillader, at forældrene ændre billedet af deres barn, vil funktionen være tilgængeligt. Det er kun muligt at ændre billedet ved brug af en PC. Denne funktion virker ikke på en ipad eller fra mobiltelefonen Aftaler Aftaler bruges som oftest af de lidt større børn f.eks. i SFO er, hvor børnene selv må gå hjem. Forældrene kan oprette en aftale i Home, hvor de angiver, at barnet skal gå hjem eller til sport en bestemt dag i ugen på et bestemt tidspunkt. Det er muligt at lave en Aftale, som kun gælder for en enkelt dag, men der er også muligt at lave gentagende Aftaler. Når forældrene har oprettet en Aftale i Home, så er det ikke muligt for institutionen at ændre i denne. For at oprette en Aftale klik på. 12 Side

13 Angiv typen af Aftale Klik her, hvis en aftale skal gentages Angiv tidsrummet, hvor barnet er væk fra institutionen Nedefor er vist, hvordan en Aftale er sat til at blive gentaget. Husk det er ikke muligt at overskrive en aftale i institutionen på Touchskærmen Beskeder Under menupunktet Beskeder er det muligt at læse nye og gamle DayCare beskeder. Det er ligeledes muligt at slette tidligere DayCare beskeder og skrive en DayCare besked til institutionen. For at skrive en ny Besked klik på og vælg derefter hvem i institutionen, som skal modtage beskeden, skriv beskeden og afslut med Send. 13 Side

14 Det er ikke muligt at svare på en modtaget DayCare besked i Home Arrangementer Forældrene har mulighed for at give tilbagemelding på et arrangement fra Home, ligesom de også kan på Touchskærmen. Når forældrene tilmelder sig, vil de blive spurgt om, hvor mange der kommer. Det er muligt at tilføje en kommentar uanset om man deltager i arrangementet eller ej Syg/fri Fravær Hvis barnet ikke er tjekket ind i institutionen den pågældende dag, findes menupunktet Syg/Fri i menulinjen. Når et barn er i institutionen ændres menupunktet til Fravær. Under dette punkt er det muligt at registrere, om barnet er syg/fri for flere dage på en gang. 14 Side

15 1.3.7 Feriepasning Det er også muligt på Home at give tilbagemeldinger på feriepasning ligesom på Touchskærmen. Forældrene angiver, om barnet kommer eller ej og i hvilket tidsrum, de forventer, at barnet kommer i. 15 Side

16 Forældrene kan ændre i deres ferietilmeldinger helt indtil sidste tilmeldingsfrist Billeder Det er muligt at se de billeder, som institutionen har delt med barnet på Home. Dette er de billeder, som også bliver vist på Touchskærmen i institutionen. Ved at klikke på enkel visning bliver det muligt at printe og downloade billederne Dokumenter Forældrene kan læse de dokumenter, som institutionen lægger ind i DayCare på Home. Der findes et antal forskellige mapper, som institutionen kan lægge dokumenter i. Der er som standard mapperne Referater, Planer og Arrangementer. 16 Side

17 Forældrene kan selv vælge, om de ønsker at modtage en mail, når der bliver lagt et nyt dokument ind. Dette skal gøres for hver mappe, institutionen har. Mapperne vælges ude til venstre Legelister og Institutionen Under Legelisten kan forældrene finde adresser og telefonnumre på de andre børn i institutionen. Forældrene vælger selv, om de vil have deres telefonnummer vist på legelisten. Under punktet Institutionen kan forældrene finde information omkring institutionens bestyrelse og personalet i institutionen Mine Indstillinger Forældrene skal selv indtaste deres telefonnumre samt deres mailadresse på Home. Derudover kan forældrene selv bestemme om de vil have vist deres telefonnummer på Legelisten og Touchskærmen samt hvilket mobilnummer de ønsker at modtager SMS er på. 17 Side

18 Forældrene kan ligeledes selv opdatere deres adresse i DayCare. Under punktet Smartphone skal forældrene selv oprette deres brugernavn og adgangskoden til DayCare Forældre App en. 18 Side

19 1.4 DayCare Forælder App DayCare Forælder App en er tilgængelig til iphone, Android og Windows Phone. Scan denne QR kode, for at finde App en i din applikationsbutik. Hvis du ikke anvender QR-koder, kan du gå direkte ind i din applikationsbutik og søge efter DayCare Forældre. Inden du kan anvende App en, skal du logge ind på og oprette brugernavn og adgangskode under Mine Indstillinger / Smartphone. 19 Side

20 Hvis du har en Android telefon og Windows Phones: - Se og ændre status og afhentningstidspunkt på deres barn - Læse og sende beskeder til børnehaven - Se Legeliste og finde kontaktinformationer til de andre forældre, hvis de har tilladt visning af dette. Hvis forældrene har en iphone er der flere muligheder i App en. 20 Side