Når du skal logge på Digital Post systemet første gang

Transkript

1 Brugervejledning

2 Indhold Når du skal logge på Digital Post systemet første gang... 3 Manual til Admin... 4 Manual til Min side... 6 Manual til oprettelse af indkaldelse i patientindkaldelsessystemet... 7 Side 2 af 9

3 PDF- dokumenter til Bilagsarkiv Dokumenter tilknyttes et eksisterende hurtigvalg Dokumenter tilknyttes hurtigvalg gruppe Tilknytning af Digital Post printer Her kan navngives faner efter eget valg Bruger Admin af afdelingens brugere Når du skal logge på Digital Post systemet første gang 1. Ikon på skrivebord 2. Vælg Admin i øverste højre hjørne 3. Skriv Brugernavn: eksempel adm Afd. SKSadm Adgangskode: Vælg Returadresser Benyttes ikke i Region Nordjylland 5. Vælg Printere Skriv: \\[servnavn]\printer - Eks. \\permit03\servprn10km1 6. Vælg Vedligehold brugere Vælg Opret ny bruger Husk at underskriften skal være den samme som bruges i Booking Side 3 af 9

4 Manuel til Admin og min side i patientindkaldelsessystemet Manual til Admin Print fra Booking Tilføjes Digitalpost IKON Brugeradgang (via ITselvbetjening) Generelt om: Vedligehold dokumenter Her kan vælges mellem Fil og internetadresse Fil-formatet skal være PDF-filnavnet må max være 25 karakterer. Ved valg af internetadresse omdannes denne automatisk til PDF og opdateres en gang i døgnet Opret nyt dokument Vælg -> Opret nyt dokument Vælg filtype: Fil eller internetadresse Dokumentnavn: Giv dokumentet et sigende navn, så det nemt kan identificeres Upload PDF: Find det gemte dokument ved at trykke Gennemse. Når dokumentet er fundet trykkes Åbn. Preview: Der oprettes automatisk et miniaturebillede af forsiden på dokumentet. Vælg Skift Preview for at ændre billedet til et andet. Type: Her kan vælges mellem følgende typer: Info: Vælges som standard til alle dokumenter Globalt dokument: Dokumentet kan oprettes som globalt og er nu tilgængelig for alle i Region Nordjylland. Dokumenter fra PDFcenter og Offentlige hjemmesider kan oploades. Dokumenter fra PRI og PersonaleNet kan ikke oploades. Tryk - GEM. Dokumentet er nu oprettet og kan ses i fanebladet Dokumenter. Rediger dokument Vælg -> Rediger dokument ud for det dokument der skal redigeres. Hvis indholdet skal ændres skal dokumentet opdateres i løsningen. Det er her meget VIGTIGT at vælge Rediger frem for at slette det bestående dokument og lægge det ind på ny. Således sikres nemlig, at de hurtigvalg, som dokumentet eventuelt indgår stadig fungerer. Et dokument, der indgår i et hurtigvalg eller i et brev, kan ikke slettes uden, der er taget stilling til, hvilke dokumenter, der skal anvendes i stedet for. Side 4 af 9

5 Slet dokument Generelt om hurtigvalg Opret og vedligehold hurtigvalg Når man trykker på SLET bliver dokumentet slettet i samme sekund. Hvis dokumentet er del af et hurtigvalg skal det erstattes af et nyt dokument, der er lagt ind i PDFcentret Her oprettes, vedligeholdes og slettes hurtigvalg Vælg -> Opret nyt hurtigvalg Ved oprettelse af hurtigvalg er der følgende muligheder: Navn: Hurtigvalget gives et sigende navn, der nemt kan identificeres. Notat: Må ikke bruges! Dokumenter: De dokumenter, der skal tilknyttes hurtigvalget, markeres i afkrydsningsfeltet ud for dokumentnavnet. Personligt hurtigvalg: Her vælges om hurtigvalget kun skal kunne ses af en selv. Tryk - GEM. Hurtigvalget er nu oprettet og kan ses i fanebladet Hurtigvalg. Rediger hurtigvalg Vælg -> Rediger ud for det dokument der skal redigeres Her kommer man til samme billede som ved oprettelse af hurtigvalg. Man kan nu ændre i hvilke dokumenter hurtigvalget skal indeholde. Der markeres i feltet ud for det dokument, man gerne vil tilføje eller fjerne fra hurtigvalget. Tryk - GEM. Hurtigvalget er nu redigeret og kan ses i fanebladet Hurtigvalg. Slet hurtigvalg Generelt om printere Når man trykker på SLET bliver hurtigvalget slettet i samme sekund. Vær opmærksom på at der kan være andre i afdelingen, der bruger hurtigvalgene. Her oprettes, vedligeholdes og slettes de lokal printere afdelingen skal bruge. Tryk på Vælg enheder og printere Vær opmærksom på at afdelingens netværksprinter skal oprettes så de er tilgængelige for brugeren. Side 5 af 9

6 Opret ny printer Vælg -> Opret ny printer Printerplacering: Her skrives hvor printeren er placeres fysisk. Tryk - GEM. Printeren er nu oprettet og kan ses på Min side -> Standardprinter. Printernavn: Skal se ud som følger: \\[servernavn]\printer. Det kan eksempelvis se ud som følger: \\permit03\servprn10km1 Printernavn findes i IT-selvbetjening Printernavn kan findes via IT-selvbetjening. Log på med brugernavn og CPR Vælg Printer i menuen til venstre. Her kan du se, hvilke printere, du har adgang til. Indsæt printernavn under menuen Opret printer Rediger printer Vælg -> Rediger ud for den printer der skal redigeres. De oprettede printere kan ændres til nye. Der kan ændres i feltet printerplacering, i det tilfælde at printeren er flyttet til et andet lokale Tryk GEM. Printeren er nu redigeret og kan ses på Min side -> Standardprinter. Slet printer Generelt om Returadresser Navngiv Faneblad Ved et tryk på Slet fjernes den oprettede printer. Returadresser printes automatisk på breve i Region Nordjylland Fanebladene er angivet med en standardværdi. Manual til Min side Indstillinger til Printer Afsenderadresse Her vælges den lokal printer som sekretæren ønsker at printe lokalt fra. Skal være oprettet i printere i Admin. Returadresser printes automatisk på breve i Region Nordjylland Side 6 af 9

7 Manual til oprettelse af indkaldelse i patientindkaldelsessystemet Book og udskriv indkaldelse fra Booking Åbne Digital Post Sekretæren opretter og printer indkaldelse som hidtil. Ikon på skrivebord Indkaldelsen dirigeres via Booking print til Digital Post systemet Vælg sekretær Øverst i vinduet vælger sekretæren sit eget navn. Der er kun navne på de sekretærer, der indkalder. Generelt om patientindkaldelser De indkaldelser man har oprettet og printet fra Booking ligger nu på forsiden i Digital Post systemet. Yderst til højre angives status for den enkelte indkaldelse. De kan være markeret som følger: Yderst til højre angives status for den enkelte indkaldelse. De kan være markeret som følger:! Indkaldelse er ikke klar til afsendelse Indkaldelsen er klar til afsendelse Indkaldelsen er en del af en gruppe, hvor ikke alle indkaldelser er klar til produktion Udover produktions- og statusmarkeringerne kan de enkelte linjer være markeret med en farve. Disse markeringer betyder følgende: Dublet der findes en tilsvarende indkaldelse til samme CPR-nummer med samme indkaldelsesdato og tidspunkt Fejl i adresse. Patientens adresse er ufuldstændig. Der findes flere indkaldelser til samme patient, men med forskellige indkaldelsestidspunkter. Disse kan samles i samme kuvert. Indkaldelsen er en del af en samlet forsendelse med flere indkaldelser til samme patient fra samme afdeling. Funktions-taster Når én eller flere indkaldelser er markeret med afkrydsning som nævnt ovenfor, kan disse behandles under ét i Digital Post. Side 7 af 9

8 Redigér markerede Nulstil markerede Gruppér Her kan de markerede indkaldelser behandles med hensyn til at vedlægge bilag. Alle valgte indkaldelser behandles ens. Sletter alle valg og indstillinger på de valgte indkaldelser status nulstilles til! Kan kun anvendes, hvis de valgte indkaldelser har samme CPR. De valgte indkaldelser samles i én kuvert til patienten. Forsendelsen vedlægges automatisk en ekstra forside, der informerer patienten om, at der er flere indkaldelser i kuverten. Indkaldelser der er grupperet markeres med Split gruppe Her kan en gruppering splittes igen. Indkaldelserne opdeles i enkeltforsendelser, der kan blive sendt separat til patienten. Udskriv lokalt med bilag De valgte indkaldelser printes lokalt inkl. de valgte informationsdokumenter. Status under produktionssted ændres til lokalt Udskriv lokalt uden bilag Udskriv centralt De valgte indkaldelser printes lokalt. Det er kun indkaldelsesbrevet der printes. Status under produktionssted ændres til lokalt De valgte indkaldelser udskrives Centralt Status under produktionssted ændres til Centralt Udskriv centralt + lokal kopi Lav indkaldelse for én patient De valgte indkaldelser printes på den valgte lokalprinter uden bilag (lokal kopi) og vil samtidig blive printet og sendt Centralt Tryk på den patientens navn for at tilknytte dokumenter til indkaldelsen Der kan nu vælges mellem faner Hurtigvalg, Dokumenter og Notat, hvor der kan tilknyttes dokumenter. Hurtigvalg: Her vælges det hurtigvalg på rullelisten, der skal tilknyttes indkaldelsen. Dokumenter: Her kan tilknyttes enkelte dokumenter til indkaldelsen. Notat: Her kan oprettes en alternativ adresse. (Husk at skrive hele adressen ind) Tryk udfør og gem, hvis indkaldelsen er færdig og klar til tryk. (Der er som standard indstilling valgt Centralt og B post) Side 8 af 9

9 Hvis indkaldelsen skal udskrives på andre måder kan følgende vælges: Udskriv lokalt m. bilag Udskriv lokalt u. bilag Udskriv centralt Udskriv centralt + lokal kopi A post B post Vælg en af disse knapper samt evt. A- eller B-post og tryk Udfør og Gem Lav indkaldelse for gruppe Marker flere patienters navne for at tilknytte dokumenter til indkaldelsen Vælg Rediger markerede nederst på knapperne, hvis alle patienter skal have samme dokumenter. Vælg gruppér, hvis der er to ens CPR numre og patienten skal have tilsendt to indkaldelser i samme kuvert. Den oprettede gruppe kan splittes igen ved valg af knappen Split gruppe. Gruppen kan nulstilles, så Som ovenstående beskrevet! de i status står som ikke klar til afsendelse! ved valg af knappen Nulstil markerede Der kan nu vælges mellem 3 faneblade, hvor der kan tilknyttes dokumenter og tilføjes noter Hurtigvalg: Her vælges det hurtigvalg på rullelisten, der skal tilknyttes indkaldelsen. Dokumenter: Her kan tilknyttes enkelte dokumenter til indkaldelsen. Notat: Her kan oprettes en alternativ adresse. (Husk at skrive hele adressen ind) Tryk udfør og gem, hvis indkaldelsen er færdig og klar til tryk i Digital Post Hvis indkaldelsen skal udskrives på andre måder kan følgende vælges: Udskriv lokalt m. bilag Udskriv lokalt u. bilag Udskriv centralt Udskriv centralt + lokal kopi A post B post Vælg en af disse knapper samt evt. A- eller B-post og tryk Udfør og Gem Side 9 af 9