Mini-vejledning til edoc4 med grundlæggende funktioner

Transkript

1 Mini-vejledning til edoc4 med grundlæggende funktioner Denne vejledning indeholder en kort præsentation af portalen i edoc version 4.1 og præsenterer de mest anvendte funktioner og arbejdsgange inkl. søgninger. Det er vejledningens formål at give et overblik over edoc4 portalen. Vejledningen kan med fordel læses sammen med videosekvenser, som ligger på FK-nettet under IT, web og telefoni, vejledninger. Det er i disse vejledninger og videoer på FK-net kombineret med den indbyggede hjælpetekst (Via F1-tasten), hvor det forklares mere udførligt, hvordan man udfører de enkelte funktioner og arbejdsgange. Indholdsfortegnelse Portalens forside... 2 Åbn sag fra en liste... 3 De 6 mest brugte funktioner for sager... 3 Åbn / rediger dokument (Vis dokumentindhold)... 5 De 5 mest brugte funktioner for dokumenter... 5 Gem på en sag... 8 Arbejdsliste skannede dokumenter... 9 Opret sag... 9 Opret dokument Opret erindring Opret projekt (oversag) Tips til søgninger Avancerede søgninger Side 1 af 12

2 Portalens forside Når du åbner edoc4-portalen, vises den generelle forside: (brug dette link: http//edoc4:8080/) Hvis du har din egen personlige forside kan denne se anderledes ud. Klik evt. på Huset i menulinjen og du kan altid komme til edoc4 forsiden. Her vil der i venstre side midt for vises aktuelle erindringer, som ligner funktionen i edoc3. Generelt er edoc4 opdelt således, at - sager vises med GUL farve øverst - dokumenter vises med BLÅ farve øverst - parter/kontakter vises med GRØN farve øverst. - projekter (oversager) vises med BLÅ baggrund. Fra forsiden vil de åbne sager typisk være vist klik på sagstitlen og sagen vises med det faneblad åbent, som du sidst har benyttet på en sag. Vælg fanebladet Detaljer og du kan se de vigtigste informationer om sagen. I venstre side kan man se sagsnummer og herunder antal af dokumenter, filer, parter og noter på sagen. I nederste venstre hjørne vil man altid finde de aktuelle funktioner og handlinger der kan udføres. Side 2 af 12

3 Åbn sag fra en liste Man åbner en sag ved at klikke på sagens titel fra en liste fx Mine åbne sager. Når du har åbnet sagen kan du på fanebladet Detaljer se de vigtigste oplysninger på sagen. I de øvrige faneblade kan man se sagens dokumenter og filer samt andre information. Under fanebladet Mere.. kan man se flere oplysninger fx kan der være et arnbejdsområde med link til fx en edoc3 sag. I nederste venstre hjørne kan man vælge de handlinger og funktioner som er relevante for sagen. I venstre side kan man også få et overblik over sagens dokumenter, filer, noter, parter mv. Bemærk, at sagen er vist i titlen med GUL baggrund og at det store ikon i venstre side viser et billede af en mappe for at vise, at man står på en sagsmappe. De 6 mest brugte funktioner for sager 1) Opret et nyt Word dokument på en sag Vælg i menuen øverst. Fra listen der nu vises vælges Dokument, Dokument (Vælges 2 gang for at angive arkivnavn). Et nyt billede vises, som nu skal udfyldes med de vigtigste data. (Felter med * er tvungne felter) I feltet for sagsnr. kan dette indtastes direkte, hvis det kendes. Man kan også søge på en sagstitel fx %agenda og trykke Tab -tast og Enter-tast for at få vist en liste over fundne sager, hvorfra den ønskede sag kan vælges. Udfyld som minimum Titel og Dokumenttype (fx udgående eller notat). Afhængig af valgt type vil man nederst kunne vælge en skabelon der passer til den valgte dokumenttype. Tryk Ok (Alt o) for at oprette word-dokument med den valgte skabelon. NB! Når Word afsluttes efter endt redigering og evt. udskrift af dokument skal svare Ja til tjekke dokmnent ind i edoc4 sagen. Alternativt vælge edoc fanen i øverst til højere i Word menuen og her trykke Tjek ind. 1b) Opret dokument direkte fra sagen og så sagsreference foræret i oprettelsen: Fra sagen vælges fanen Dokumenter, Nyt dokument, dokument og samme dialog som nævnt under punkt 1 udfyldes og dokument oprettes direkte på sagen. 2) Importer dokument på en sag (fra filsystem fx skrivebordet) Opret først et dokument på sagen jf. punkt 1 (uden at angive skabelon) og dokumentet vælges ved at klikke på Dokumenttitel. Overskriften er nu blå som tegn på at et dokument er i fokus. Vælg nu fanebladet Filer og vælg Ny fil : Side 3 af 12

4 Vælg Importer filer og et billede vises med en knap til gennemse, som giver adgang til stifinder hvor en fil udpeges. Afslut med at vælge Tilknyt fil, for medtage filen til dokumentet. Flere kan filer kan hentes og tilføjes fx en kontrakt og tilhørende bilag. Afslut med at vælge Ok og filen er gemt på det aktuelle dokument. Gå fra dokument (Blå titel) via fanebladet detaljer og klik på sagstitlen og sagen vises. (Gul markering af sagstitel) 3) Send dokument vedlagt en mail Fra sagen eller fra dokumentet vælges fanen Filer. Vælg i højre side af filens titel en liste menu og fra denne vælges Send til, Send som vedhæftet med eller til interne edoc4 modtagere vælg altid Send et link med . 4) Kopier sag Klik på menupunkt og Outlook åbnes med fil eller link. Med sagen i fokus vælges i nederste venstre side (handlingsmenuen) punktet Kopier sag. Herefter vises en kopi af sagens meta-data (beskrivende data) og dette tilrettes til den nye sagstitel mv. og tryk Ok for at gemme den nye sag. (ingen dokumenter/filer medtages). 5) Opret link til anden sag Med sagen i fokus vælges højre faneblad Mere og i listen vælges punktet Relaterede sager. Nu vises en liste med sagsrelationer. Vælg i venstre side Ny relation og i næste billede fremsøges den sag der skal relateres til. Skriv sagsnummer eller %søgetekst og tryk tab og enter og vælg sag. Tilføj evt. note til sagsrelationen og afslut med Ok og sagsreferencen vises i oversigten. Side 4 af 12

5 6) Luk sag eller gør sag passiv Med sagen i fokus vælges i nederste venstre side (handlingsmenuen) punktet Arkivfunktioner og som et underpunkt vælges: sæt sagstatus. Herefter vises et mindre vindue med mulighed for at skifte sagsstatus mellem Åben, Passiv eller Lukket. Hvis ikke mulighed Lukket findes er årsagen, at der stadig er kladder eller låste dokumenter på sagen. Vælg nu at gå til sagen og tjek alle dokumenter ind og gør alle dokumenter endelige og sagen kan nu lukkes. Da det i edoc4 er besværligt at lukke en sag, kan man i stedet gøre sagen til Passiv og sagen kan senere lukkes automatisk af administrator. Åbn / rediger dokument (Vis dokumentindhold) Man åbner et dokument (dokumentoplysningerne) ved at klikke på dets titel. Man skal nu vælge fanen Filer. Her vises alle de filer som er tilknyttet de aktuelle de dokumentoplysninger. Klik i højre side af titlen på en fil og en liste vises med aktuelle funktioner, fx Rediger fil eller Vis fil. Klik på den ønskede handling og filen vises i det program som passer til filtypen fx Word for visning af doc og docx filer og Excel for visning af regneark osv. Direkte fra sagen kan man også vælge fanebladet Filer og få vist selve filen i det program, der er knyttet til filtypen efter samme princip ved at klikke på titlen. Hvis man i word begynder at skrive i et dokument der er åbnet som Vis, vil der højre side vises en mulighed for at Åbne for redigering. Tryk på denne knap og efter redigering skal dokumentet igen tjekkes ind i edoc4 eller oprettes som nyt dokument på en sag. De 5 mest brugte funktioner for dokumenter 1) Kopier dokument / fil. 2) Tilknyt fil/bilag til eksisterende dokument 3) Send dokument vedlagt en mail eller som link 4) Flyt / kopier dokument (omjournalisering) 5) Udskriv dokument Side 5 af 12

6 1) Kopier dokument / fil Når man har et dokument (dokumentoplysningerne) i fokus findes der i nederste venstre hjørne en funktionsmenu, hvor menupunktet Kopier dokument kan vælges, vælg her igen Dokument Herefter vises en kopi af dokumentoplysningerne som et nyt dokument klar til redigering. Bemærk, at filerne ikke kopieres det er kun beskrivende data. Nu er det er det smart som minimum at ændre i titlen, således at der ikke er 2 dokumenter med samme titel. Vælg Ok (alt o) for at gemme det nye dokument, som herefter kan få importeret filer eller bilag. (jf. punkt 2) 2) Importer bilag / fil på eksisterende dokument Vælg eller find dokument, hvor en fil ønskes importeret til. Vælg fanebladet Filer og vælg Ny fil : Vælg Importer filer og et billede vises med en knap til gennemse, som giver adgang til stifinder hvor en fil udpeges. Afslut med at vælge Tilknyt fil, for medtage filen til dokumentet. Flere kan filer kan hentes og tilføjes fx en kontrakt og tilhørende bilag. Afslut med at vælge Ok og filen er gemt på det aktuelle dokument. Alternativ metode kan være, fra Word at vælge knappen Gem som bilag i edoc under edoc fanen i Word. Det aktuelle findes og udpeges og filen gemmes på det udpegede dokument. 3) Send filer via mail som vedhæftet fil eller som link. Fra dokumentet (eller fra sagen) vælges fanen Filer. Vælg i højre side af filens titel en liste menu og fra denne vælges Send til og i undermenuen vælges nu enten Send som vedhæftet med e- mail eller Send et link med . (til interne edoc4 modtagere vælg link for altid at få seneste opdateret dokument, når modtageren benytter det fremsendte link.) Klik på menupunkt og Outlook åbnes med fil eller link og kan afsendes til udpegede modtagere via Outlooks funktioner. Side 6 af 12

7 4) Flyt / kopier dokument (omjournaliser) Det kan forekomme, at et dokument ved en fejl er placeret på en forkert sag. For at flytte eller kopiere dokument til den rette sag,skal man først vælge en anden profil. Yderst i højre side af edoc4 billedet kan man vælge en lodret fane med navnet Indstillinger (tryk Alt I) og nu kan man vælge profilen Arkivar : Når rolle er skiftet til Arkiver kan man nu se et ekstra menupunkt øverst til højre for luppen og i denne menu vælges Kopier og flyt dokumenter Herefter vises et billede med mulighed for i venstre side at vælge den sag som der skal flyttes fra og i højre side fremsøges den sag, der skal modtage filen / filerne. Marker en eller flere filer i venstre billede og klik Flyt knappen og filerne overføres til sagen i højre billede. vil man kopiere en fil kan man vælge Kopier og dette sker efter samme princip som for flytning. NB! Husk at skifte profil tilbage til Sagsbehandler for at få de rigtige forslag i felterne. 5) Udskriv dokument / fil. Fra sagen eller dokumentet vælg fanen Filer og i marker nu i højre side at titlen på den fil der ønskes udskrevet. Vælg i menuen punktet: Udskriv Herefter åbnes Print-dialogen og printer vælges til udskrift. Side 7 af 12

8 Gem på en sag Metode A: Via Gem i edoc knap Vælg i listen med indgående mails den mail som ønskes arkiveret i edoc og klik på edoc knappen Gem i edoc og en registreringsbillede vises, som udfyldes med sagsnr. mv. og tryk Ok for at gem. Metode B: Via Træk til åben sag og slip Forberedelse af metode B: Første gang skal man oprette en liste med åbne sager (eller anden gems søgning) og gøre disse sager synlige i Outlook til brug for direkte arkivering med træk og slip. Forberedelse første gang: Vælg mappen edoc Arkivering og med højre musetast vælges i menuen Ny edoc mappe : fx Mine åbne sager : Herefter vises et nyt vindue, hvor en af favorit søgningerne skal vælges Træk og slip mail direkte på edoc sagen: Marker for Indgående og Udgående post og vælg Ok og mappen er oprettet. Marker den mail der skal arkiveres hold venstre musetast nede og træk mail over på den ønskede sag i edoc mappen Mine åbne sager og vælg den ønskede undermappe fcx. Indgående og slip musetatsen og mailen vil efter 1 minuts tid være arkiveret auomatisk. Side 8 af 12

9 Den overførte mail vil efter lidt tid flyttes til mappen Arkiveret øverst og hvis der opstår en fejl vil den overflyttede mail være placeret i mappen: _Manuel behandling, hvilket betyder at mails i denne mappe ikke er arkiveret automatisk og metode A) skal benyttes. Mails i mappen arkiveret bliver anført med et hak for at indikerer at denne mail er arkiveret i edoc - og alle mails med dette hak kan nu slettes fra Outlook og kan genfindes i edoc arkivet. NB! Hvis man ikke kan se en netop oprettet sag i Outlook skal man trykke på knappen: Opdater edoc mapper og herefter burde alle edoc sager være opdateret i outlooks mapper. Arbejdsliste skannede dokumenter Man kan kun se en samlet arbejdsliste for hele kommunen, men listen af skannede dokumenter kan filtreres til kun at vises afdelingens eller personlige dokumenter. Vælg i menuen Quick navigering, vælg her dokumenter og vælg skannede dokumenter. Klik på det dokument du vil journalisere. Du kan se indholdet af dokumentet ved at klikke på dokument ikon yderst til venstre. Herefter kan du klikke i højre kant af titlen og få de aktuelle handlinger frem. Vælg Rediger hvis du ønsker kun at skifte fx sagsbehandler eller afdeling. Vælg Registrer for at udpege en sag og gemme og journalisere dokumentet på sagen. Efter dokumentet er gemt/journaliseret forsvinder dette fra listen over skannede dokumenter. Opret sag Når du på Portalens forside klikker på kan du vælge Sag og igen i den viste liste til højre den sagstype du ønsker at oprette fx Administrativ sag eller Borgersag. Angiv informationer i alle de felter der er markeret med en rød stjerne ud for feltnavnet. Angiv titel og evt. part. Næsten nederst vælges Kl-emneord og handlingsfacet via det viste lister eller man kan taste det aktuelle KL-emnenr. Direkte i feltet og tilsvarende for facet fx: Emneord: Facet: G01 Ud for feltet Emneord kan man vælge punktet Favoritter, hvor de senest anvendte emneord og tilhørende handlingsfacet vil være gemt. Vælg evt. søg emne eller KLE for at få hjælp. Vælg nu Ok for at oprette sagen - eller vælg nogle af de andre faner for yderligere oplysninger og når alle oplysninger er indtastet trykkes Ok for at oprette sagen. Side 9 af 12

10 Opret dokument Åbn først den sag du vil oprette dokumentet på. Fra sagen vælges fanen Dokumenter vælg herunder menupunktet: Nyt dokument, Dokument og et nyt billede vises, som nu skal udfyldes med de vigtigste data. (Felter med * er tvungne felter) Udfyld som minimum Titel og Dokumenttype (fx udgående eller notat). Afhængig af valgt type vil man nederst kunne vælge en skabelon der passer til den valgte dokumenttype. Tryk Ok (Alt o) for at oprette word-dokument med den valgte skabelon. Vælges ingen skabelon oprettet kun Dokument oplysninger (meta-data) uden en tilknyttet fil, som kan fx benyttes som telefonnotat. NB! Når Word afsluttes efter endt redigering og evt. udskrift af dokument skal svare Ja til tjekke dokmnent ind i edoc4 sagen. Alternativt vælge edoc fanen i øverst til højere i Word menuen og her trykke Tjek ind. Opret erindring Åbn aktuel sag eller dokument som erindringen skal oprettes på. Vælg herefter i funktionemenuen i nederste venstre hjørne: opret erindring og en ny dialog vises: I denne dialog udfyldes alle felter og Tryk Ok for at oprette erindringen. Denne erindring vises på forsiden i edoc når datoen oprinder eller man søger denne frem i venstre side på forsiden: Klik på titlen for erindring og denne åbnes. I funktionsmenuen nederst til venstre kan man vælge Status, Fuldført. Opret projekt (oversag) Vælg i menuen øverst. Fra listen der nu vises vælges Projekt. Der vises et nyt skærmbillede, hvor alle felter markeret med * skal udfyldes. Tryk herefter på Ok for at gemme projekt Side 10 af 12

11 For at tilknytte sager og dokumenter på et projekt kan man fx vælge fanen Sager og vælge reference, Ny sagsreference, hvorefter man kan fremsøge den ønskede sag og tilknytte projektet. Når du skal finde dine projekter og tilknyttede sager og dokumenter kan man vælge i menuen vælge for Quick navigation. Her vælges Projekter, Mine aktive projekter og klik på ønskes projekt. Tips til søgninger Vælg i menuen for at få adgang til det generelle søgebillede og vælg ønsket entitet (register): Vælg her fx Sag for et sagssøgebillede: Her kan nu vælges mellem forskellige faner fx Hurtigsøg: Tast søgekriterier og tryk Søg. Vælg evt. Tæl (Alt T) for først at få et antal på fundne resultater, hvilket belaster mindst. NB! Det anbefales primært at benytte den avancerede søgning, da denne er hurtigst og belaster syetmet mindst og samtidig altid giver det mest korrekte resultat. Avancerede søgninger Vælg fanen Avanceret Søgning eller fanen Favoritter for gemte søginger. I Avanceret søgning kan alle felter kombineres og tryk Søg (Alt ø) for at se resultatlisten som vises under søgebilledet (scroll ned for at se resultater). Klik på titlen i et af resultaterne for at se detailsiden. I avanceret søgning er % tegn kun nødvendig forrest i felterne. Søgekriterier kan evt. gemmes som en Favorit og genbruges. Side 11 af 12

12 Søgetips: Titel: Du kan søge på en del af en dokumenttitel ved at sætter PROCENTTEGN omkring det ord du søger: %referat% finder alle de dokumenter hvori ordet referat indgår. Sagsbehandler: Vælg ud for feltet Min bruger og dette felt udfyldes automatisk. Det samme gælder for Min afdeling der svarer til pålogget brugers afdeling. Dato: I datofelter kan man vælge fra og til dato og evt. benytte den lille kalender. Man kan ogsp angive datoer som relative som fx dd + 14 for at angive en dato 14 dage efter dags dato. Når du har indtastet alle dine søgekriterier, så klik på Søg eller (alt ø) Dit søgeresultat bliver vist i listeform. Du kan sortere posterne ved at klikke på kolonneoverskriften. Dobbeltklik på det ønskede dokument/sag for at få dette i fokus. Udarbejdet af Sven Erik Ægidius, svag01@frederiksberg.dk Side 12 af 12