Henvisning til Norddjurs Kommune - Principper for økonomistyring, side 20

Transkript

1 Norddjurs Kommune Økonomiafdelingen Område: Registrering af aktiver og passiver Gældende fra: 1. februar 2011 Ansvarlig: Økonomi- og lønchefen Dækningsområde: Norddjurs Kommune Henvisning til Norddjurs Kommune - Principper for økonomistyring, side 20 Regnskabspraksis vedrørende registrering af aktiver og passiver Indholdsfortegnelse: Generelt... 2 Totalregnskabet... 2 Generelt om indregning og måling... 2 Aktivtyper og beløbsgrænser m.v... 3 Anlægsaktiver... 4 Materielle anlægsaktiver... 4 Immaterielle anlægsaktiver... 8 Omsætningsaktiver... 8 Varebeholdninger og -lagre... 8 Grunde og bygninger til videresalg... 8 Tilgodehavender... 9 Periodeafgrænsningsposter... 9 Andre værdipapirer og kapitalandele... 9 Egenkapital... 9 Hensættelser... 9 Pensionsforpligtelser... 9 Andre hensatte forpligtelser Gæld Finansielle gældsforpligtelser Periodeafgrænsningsposter Finansiel leasing Garanti- og eventualrettigheder Bemyndigelse til Økonomi- og lønafdelingen... 11

2 Generelt Siden 2004 har der været krav om at kommunerne udover det udgiftsbaserede regnskab skal aflægge et omkostningsbaseret regnskab på basis af retningslinierne fastlagt af Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Den anvendte regnskabspraksis i det omkostningsbaserede regnskab bygger på en række begreber, der tager udgangspunkt i Årsregnskabsloven (LBK nr. 395 af 25. maj 2009). Ved fastlæggelsen af kommunens regnskabspraksis vedrørende omkostningsregnskabet er Indenrigs- og Sundhedsministeriets retningslinier på visse punkter suppleret med den praksis, der er fastlagt i Årsregnskabsloven og i danske regnskabsstandarder. Dette regnskabsregulativ redegør for den gældende praksis i Norddjurs Kommune. Totalregnskabet Årsregnskabet indeholder udover kommunens egen virksomhed udgifter og indtægter samt aktiver og passiver for selvejende institutioner, hvor kommunen har indgået driftsoverenskomst i henhold til Lov om social service og yder drifts- og anlægstilskud. Generelt om indregning og måling Aktiver indregnes i balancen, når aktivet forventes anvendt i mere end et regnskabsår, aktivets værdi kan måles pålideligt og når aktivet har en værdi, der er svarende til eller højere end den beløbsmæssige bagatelgrænse, jfr. nedenfor. Forpligtelser indregnes i balancen, når de er overvejende sandsynlige og kan måles pålideligt. Hovedreglen er, at alle indtægter og udgifter henføres til det regnskabsår de vedrører, uanset betalingstidspunkt. 2

3 Aktivtyper og beløbsgrænser m.v. Følgende aktivtyper i forhold til formål forekommer i kommunens regnskab: Anlægsaktiver Omsætningsaktiver Materielle (obligatorisk): Grunde Bygninger Tekniske anlæg, maskiner, specialudstyr, transportmidler Inventar - f.eks. computere og andet IT-udstyr Materielle anlægsaktiver under udførelse og forudbetalinger. Grunde og bygninger bestemt til videresalg (obligatorisk). Immaterielle (obligatorisk): Udgifter til udviklingsprojekter og andre erhvervede immaterielle anlægsaktiver f.eks. patenter, rettigheder eller licenser til software. Finansielle: Fremgår af hovedkonto 09 Varebeholdninger/-lagre (Obligatorisk ved værdi > 1. mio. kr. samt ved værdi < 1 mio. kr. hvis forskydninger på over kr.) Værdipapirer og likvide beholdninger: Fremgår af hovedkonto 09 Anlægsaktiver er aktiver, der er bestemt til vedvarende eje eller brug for kommunen. Øvrige aktiver, der ikke er anlægsaktiver, betegnes som omsætningsaktiver. Det er kommunens formål med at besidde eller bruge aktivet, der er afgørende for, om der er tale om et anlægsaktiv eller et omsætningsaktiv. Som hovedregel skal aktiver indregnes i balancen, når der er tale om: - Levetid på mere end ét regnskabsår - Aktivets værdi kan måles pålideligt - Værdien overstiger kr. 3

4 Balancen: måling (værdiansættelse), afskrivningstider og -form Anlægsaktiver Materielle anlægsaktiver Som hovedregel skal materielle anlægsaktiver værdiansættes til kostprisen. Kostprisen omfatter anskaffelsesprisen samt omkostninger direkte tilknyttet anskaffelsen indtil det tidspunkt, hvor aktivet er klar til brug. For egen fremstillede aktiver omfatter kostprisen direkte udgifter til materialer, komponenter, underleverandører og direkte løn. Finansielt leasede aktiver indregnes og måles på tilsvarende vis som aktiver, der ejes af kommunen. For finansielle leasingkontrakter optages aktivet til laveste værdi af dagsværdi (kontantkøbspris) og nutidsværdi af de fremtidige leasingydelser. Ved beregning af nutidsværdien anvendes leasingaftalens interne rentefod som diskonteringsfaktor eller en tilnærmet værdi for denne. Ved et finansielt leaset aktiv forstås et aktiv, som kommunen leaser, og hvor alle væsentlige risici og rettigheder ved besiddelsen overføres til kommunen, selv om ejerforholdet ikke formelt overdrages til kommunen. Der foretages lineære afskrivninger (lige store beløb hvert år) over den forventede brugstid baseret på følgende vurdering af aktivernes forventede brugstider: Den typiske brugstid for det pågældende aktiv eller lignende aktiver Risikoen for teknologisk forældelse Eventuelle juridiske begrænsninger på brugen af aktivet Det forventede slid Geografiske forhold m.v. Afskrivningen beregnes fra afskaffelsestidspunktet. Af nedenstående tabel fremgår de afskrivningsperioder der anvendes i Norddjurs kommune på aktiver anskaffet 1. januar 2007 eller senere. For aktiver anskaffet før 1. januar 2007 anvendes de af Indenrigs- og Sundhedsministeriets fastsatte restlevetider til opgørelse af aktivernes værdi ved etablering af åbningsbalancen pr. 1. januar Ikke-operative aktiver, f.eks. arealer anskaffet til rekreative, naturbeskyttelses- eller naturgenopretningsformål (strande, parker, skove og lignende) og infrastrukturelle aktiver, f.eks. veje, broer m.v. optages ikke i balancen. 4

5 0 Grunde Anvendelse Omfatter Levetid Grunde Afskrives ikke 1 Bygninger Anvendelse Omfatter Levetid Administrative formål Rådhuse og administrationsbygninger 50 år Forskellige serviceydelser Folkeskoler, sociale institutioner, 30 år daginstitutioner samt til- hørende legepladser, plejehjem/-boliger, brandstationer, biblioteker, idrætsanlæg, svømmehaller, rensningsanlæg, offentlige toiletter, produktions- og lager bygninger, færgeanlæg mv. Diverse formål Kommunale kiosker, pavilloner, 15 år parkeringskældre mv. Indretning af lejede lokaler Udgifter afholdt af lejer der relaterer sig til nagelfast indretning der tilgodeser lejers særlige behov 10 år eller over lejekontraktens levetid. 5

6 2 Tekniske anlæg, maskiner, større specialudstyr og transportmidler Kategori Omfatter Levetid Ledninger og stikledninger 75 år hvis anskaffet før år hvis anskaffet efter 1980 Forsinkelsesbassiner 50 år Pumpestationer 20 år Teknisk anlæg Øvrige anlæg (f.eks. til vandværker år og rensningsanlæg) Belysning 10 år El-tavler samt ventilations- og 15 år varmeanlæg Sneplove og fejemaskiner 10 år Asfalts- beton- og mørtelmaskiner år Maskinelt udstyr til affaldshåndtering år (pumper, luftrense- re/ventilatorer m.m.) Maskiner Elektriske motorer/ maskiner år Maskiner til storkøkkener, vaskerier, beskyttede værksteder og lignende år Specialudstyr Transportmidler Mindre maskiner som græsslåmaskiner og rengøringsmaskiner Hospitals- og laboratorieudstyr Overvågningsudstyr Større lastbiler, busser, påhængsvogne og brand-biler Personbiler og handicap biler Færger 5 år 7 år 10 år 8-10 år 5 år 20 år 6

7 3 Inventar - herunder computere og andet IT-udstyr Kategori Omfatter Levetid IT It og kommunekations-udstyr 3 år samt større servere Inventar Kontorinventar samt inventar 5 år på institutioner Driftsmateriel El- og vvs-udstyr Legepladsudstyr Værktøj Måleapparater og instrumenter 10 år Materielle anlægsaktiver til en værdi mindre end kr. pr. enkeltanskaffelse udgiftsføres på anskaffelsestidspunktet i anskaffelsesåret. Historiske samlinger, kunstgenstande, bygninger og monomenter af historisk betydning, strande, parker, skove eller lignede indregnes ikke i balancen, da der ikke kan fastsættes en pålidelig værdi. I materielle anlægsaktiver indregnes finansielt leasede aktiver. Efterfølgende udgifter, der relaterer sig til et givent aktiv, tillægges aktivets værdi, såfremt aktivets levetid, kapacitet eller kvalitet øges ud over det oprindeligt antagne og beløbet til efterfølgende udgifter overstiger kr. Hvis det konstateres, at værdien af et materielt anlægsaktiv uforudset er forringet i forhold til den værdi, det er optaget til i anlægskartoteket, skal det nedskrives til denne lavere værdi. Fortjeneste og tab ved afhændelse af materielle anlægsaktiver opgøres som forskellen mellem salgsprisen med fradrag af salgsomkostninger og den regnskabsmæssige værdi på salgstidspunktet. Fortjeneste eller tab indregnes i resultatopgørelsen. Grunde og bygninger anskaffet efter 1. januar 1999 værdiansættes til anskaffelsesprisen/kostprisen. Grunde og bygninger anskaffet før 1. januar 1999 værdiansættes til den offentlige ejendomsvurdering pr. 1. januar Med udgangspunkt i bygningernes forventede restlevetid foretages der af- og nedskrivninger for årene Forskellen mellem ejendomsvurderingen og de akkumulerede af- og nedskrivninger udgør den regnskabsmæssige værdi i åbningsbalancen. Såvel ejendomsvurderingen som de akkumulerede af- og nedskrivninger skal fremgå af åbningsbalancen. Afgrænsning for særlige bygningsinstallationer mellem kategori 1 Bygninger og kategori 2 Tekniske anlæg, maskiner og større specialudstyr er, hvad der medtages i den offentlige ejendomsvurdering. Medtages en særlig bygningsinstallation som en del af den offentlige ejendomsvurdering, 7

8 medtages installationen under kategori 1 Bygninger. Er dette ikke tilfældet, medtages installationen under kategori 2 Tekniske anlæg m.v. Immaterielle anlægsaktiver Immaterielle anlægsaktiver værdiansættes til kostprisen. Kostprisen omfatter købsprisen uden moms men inkl. eventuelle afgifter til told eller lignende i forbindelse med købet. Omkostninger der relaterer sig direkte til ibrugtagning af aktivet f.eks. honorarer til fagkonsulenter medtages ligeledes i værdiansættelsen af aktivet. Efterfølgende udgifter må kun tillægges aktivets værdi hvis det medfører at aktivets levetid, kapacitet eller kvaliteten af outputtet forøges udover det oprindeligt antagende. Internt oparbejdede immaterielle anlægsaktiver er ofte svære at værdiansætte pålideligt. Derfor indregnes denne type immaterielle anlægsaktiver udelukkende hvor aktivet er centralt og væsentligt for opgavevaretagelsen. Immaterielle anlægsaktiver skal afskrives lineært over den forventede levetid, dog max. 10 år. Ved vurdering af et immaterielt anlægsaktivs levetid tages følgende i betragtning: - Den forventede brugstid af aktivet - Den typiske levetid for lignende aktiver - Risikoen for teknologisk forældelse - Eventuelle juridiske begrænsninger på brugen af aktivet - Hvorvidt aktivets forventede brugstid afhænger af levetiden på andre aktiver - Det forventede slid af aktivet, som afhænger af den funktion aktivet skal tjene. Omsætningsaktiver Varebeholdninger og -lagre Råvarer, hjælpematerialer og biprodukter samt varer indkøbt til kommunens eget brug udgiftsføres i takt med at udgifterne afholdes. Det er obligatorisk for kommunen, at optage varebeholdninger/-lagre på balancen, når værdien overstiger 1 mio. kr. Varebeholdninger/-lagre under 1 mio. kr. skal indregnes, såfremt der er årlige forskydninger på over kr. Som følge af Norddjurs Kommunes indkøbspolitik vil der som udgangspunkt ikke være varebeholdninger/-lagre over denne størrelse, da der købes ind til umiddelbart forbrug og ikke til lager. Grunde og bygninger til videresalg Grunde og bygninger til videresalg omfatter aktiver, hvor der er truffet beslutning om salg og hvor der er fastsat en udbudspris, endvidere anvendes aktivet ikke længere direkte i serviceproduktion. Der foretages ikke afskrivning på grunde og bygninger til videresalg. Grunde og bygninger til videresalg værdiansattes til den udbudte salgspris. 8

9 Tilgodehavender Tilgodehavender måles til nominel værdi. Der foretages ikke nedskrivning til imødegåelse af forventede tab, idet disse først udgiftsføres, når tabet er endeligt konstateret. Der foretages dog nedskrivninger til imødegåelse af tab i henhold til Indenrigs- og sundhedsministeriets regler for hovedkonto 09. Eventuelle væsentlige tabsrisici omtales under eventualforpligtelser. Tilgodehavender, der forfalder til betaling efter 1 år, indregnes som langfristede tilgodehavender under finansielle anlægsaktiver. Periodeafgrænsningsposter Periodeafgrænsningsposter, indregnet under aktiver, omfatter afholdte omkostninger vedrørende efterfølgende regnskabsår. Andre værdipapirer og kapitalandele Værdipapirer og kapitalandele, indregnet under anlægsaktiver, måles henholdsvis til kursværdien pr. 31. december og efter den indre værdis metode i henhold til senest aflagte årsregnskab. Egenkapital Egenkapitalen opdeles i følgende: Takstfinansierede aktiver Selvejende institutioners aktiver Øvrige skattefinansierede aktiver Reserve for opskrivninger Donationer Egenkapital i øvrigt Hensættelser Pensionsforpligtelser Kommunen har i alle ansættelsesforhold vedrørende tjenestemandsansatte og overenskomstansatte m.fl. afdækket forsikringsforpligtelsen via forsikringsselskaber. Med henblik på etablering af åbningsbalancen for 2007 ensrettes reglerne således at beregningen af tjenestemandsforpligtelsen fra regnskab 2007 skal baseres på en pensionsalder på 62 år og en opgørelsesrente på 2 %. I forbindelse med åbningsbalance pr. 1. januar 2007 opgøres forpligtelsen aktuarmæssigt. Herefter skal pensionsforpligtelsen som minimum genberegnes aktuarmæssigt hvert 5. år. 9

10 Hvor der er elementer af selvforsikring i forsikringsaftalen, f.eks. i forbindelse med afskedigelse af tjenestemænd eller tidlig pensionering skal den ikke-afdækkede forpligtelse opgøres. Opgørelsen foretages skønsmæssigt med en optjent tjenestemandspensions ret lydende på 20,3 % af den pensionsgivende løn til den enkelte tjenestemandsansatte i ansættelsesperioden. Indbetalinger til bidragsbaserede pensionsordninger medtages i resultatopgørelsen i den periode, de vedrører, og eventuelle skyldige indbetalinger medtages i balancen under anden gæld. Andre hensatte forpligtelser Fra 2008 indregnes andre hensatte forpligtelser omfattende forventede omkostninger til f.eks. garantiforpligtelser, retssager og erstatningskrav. Hensatte forpligtelser indregnes, når kommunen som følge af en tidligere begivenhed har en retlig eller faktisk forpligtelse, og det er sandsynligt, at indfrielse af forpligtelsen vil medføre et forbrug af kommunens økonomiske ressourcer. Ligeledes indregnes fra 2008 hensættelser til tab på debitorer. Gæld Finansielle gældsforpligtelser Gæld til realkreditinstitutter og øvrige kreditinstitutter m.fl. indregnes med dokumenteret restgæld reguleret for eventuelle reservefondsandele samt eventuelle kursreguleringer m.v. I finansielle forpligtelser indregnes tillige den kapitaliserede restleasingforpligtelse på finansielle leasingkontrakter. Skyldige feriepenge i form af almindelige feriedage og ferie-fridage indregnes efter principperne i Indenrigs- og Sundhedsministeriets retningslinjer afsnit 4.9. Overtidsbetaling udgiftsføres, når beløbet forfalder til betaling. Øvrige gældsforpligtelser måles til nominel værdi. Periodeafgrænsningsposter Periodeafgrænsningsposter, indregnet under forpligtelser, omfatter modtagne betalinger vedrørende indtægter i de efterfølgende år. Finansiel leasing Kommunen anvender i overensstemmelse med Indenrigs- og Sundhedsministeriets retningslinier finansiel leasing, når betingelserne herfor er opfyldte. Finansielt leasede aktiver indregnes i anlægskartoteket og afskrives. Den kapitaliserede leasingforpligtelse indgår under finansielle forpligtelser. 10

11 Ved et finansielt leaset aktiv forstås et aktiv, som kommunen leaser, og hvor alle væsentlige risici og rettigheder ved besiddelsen overføres til kommunen, selv om ejerforholdet ikke formelt overdrages til kommunen. Garanti- og eventualrettigheder Omfatter: Udlicitering af servicevirksomhed Operationelt leasede aktiver Selvforsikringsområder Deltagelse i interessentskaber m.v. Større anlægsinvesteringer i ordre Modtagne sikkerheder for eventualforpligtelser Operationel leasing svarer til en traditionel lejeaftale. Vedligeholdelsespligten og forsikringsrisikoen påhviler leasingselskabet, som ligeledes må bære risikoen og ansvaret for aktivet som ved almindelige lejeaftaler. Udlicitering er, når kommunen efter en udbudsrunde overdrager produktion, levering og personaleansvar til en eller flere eksterne leverandører. Bemyndigelse til Økonomi- og lønafdelingen Økonomi- og lønafdelingen bemyndiges til at foretage værdireguleringer m.v. i henhold til nærværende Regnskabspraksis vedrørende registrering af aktiver og passiver. Ovennævnte regnskabspraksis godkendt således: Økonomiudvalget den 27. november 2007 Kommunalbestyrelsen den 4. december 2007 Senest ajourført/offentliggjort: 1. februar