Regnskabspraksis for åbningsbalance mv.

Transkript

1 Regnskabspraksis for åbningsbalance mv. Indhold Indledning Side 1 Definition af aktiver Side 1 Særligt vedrørende åbningsbalancen 2007 Side 2 Posterne i balancen Side 3 Regler for registrering af aktiver, afskrivninger mv. fra åbningsbalancen og fremover Side 6 Indledning I forbindelse med oprettelsen af Nordfyns Kommune pr. 1. januar 2007 skal der udarbejdes en åbningsbalance, hvor kommunens samlede aktiver og passiver indgår. Til det brug er denne regnskabspraksis udarbejdet. Den vil fremover indgå som et bilag til kommunens regler for økonomistyring (kasse- og regnskabsregulativ) Denne regnskabspraksis er en tilretning af den fælles praksis, som blev godkendt i 2004 i de 3 nordfynske kommuner. Siden 2004 har Indenrigs- og Sundhedsministeriet ændret lidt på reglerne for beregning af anskaffelsessummer og levetider. Disse ændringer er indarbejdet i denne nye regnskabspraksis. Det kommunale regnskab vil fortsat være et udgifts- og finansieringsregnskab, men med anlægsregistreringer er det muligt også at udfærdige omkostningsregnskaber. Definition af aktiver Med udgangspunkt i årsregnskabslovens principper defineres et aktiv som en anskaffelse, der 1. er forbundet med fremtidige økonomiske fordele eller servicepotentiale, som kontrolleres af kommunen ved, at aktivet indgår som en del af kommunens produktion eller tilvejebringelse af en serviceydelse eller kan give fremtidige indtægter ved f.eks. videresalg, dvs. at aktivet udgør en værdi for kommunen 2. er et resultat af en allerede indtruffet begivenhed eller transaktion i form af, at aktivet er købt eller leaset. Aktiverne opdeles i 2 typer henholdsvis anlægsaktiver og omsætningsaktiver. Anlægsaktiver Anlægsaktiver defineres som aktiver, der er bestemt til vedvarende brug eller eje, og som er anskaffet til brug for produktion af varer og tjenesteydelser, udlejning eller til administrative formål.

2 Anlægsaktiverne opdeles i 3 kategorier Materielle anlægsaktiver defineres som fysiske aktiver til vedvarende brug eller eje som f.eks. bygninger, maskiner, anlæg mm. Immaterielle anlægsaktiver i form af udviklingsomkostninger, softwareudgifter mm. Finansielle anlægsaktiver omfatter langfristede tilgodehavender og investeringer af finansiel karakter, som fortsat skal registreres i kommunens regnskab eksempelvis kommunens indskud i Naturgas Fyn I/S. Omsætningsaktiver Omsætningsaktiver er værdipapirer, varebeholdninger samt aktiver i form af grunde, bygninger mm., som ejes med henblik på videresalg. Særligt vedrørende åbningsbalancen 2007 Der etableres en åbningsbalance for kommunens aktiver og passiver pr. 1. januar I forbindelse med etableringen af åbningsbalancen er der en række særlige forhold, der gør sig gældende. Grundlaget for de fysiske aktiver i åbningsbalancen er anlægskartoteket. Det er dannet på baggrund af de gamle kommuners anlægskartoteker og registreringsskemaer, som er underbygget af fakturaer, tingbogsattester, leasingaftaler m.v. Hertil kommer de aktiver, som kommunen har overtaget fra det tidligere Fyns Amt i forbindelse med kommunesammenlægningen. Anskaffelsespriserne og levetiderne er for visse aktiver ændret i forhold til de gamle kommuners anlægskartoteker, jf. de ændrede regler fra Indenrigs- og Sundhedsministeriet: Grunde og bygninger, som er anskaffet før 1999 optages til ejendomsvurderingen pr. 1. januar 2004 Aktiver med en restværdi pr på under kr. er straksafskrevet i forbindelse med åbningsbalancen Restlevetiderne for bygninger og tekniske installationer er revurderet Levetiderne for øvrige aktiver er som hovedregel ændret til de nye vejledende levetider Grundlaget for øvrige aktiver og passiver i åbningsbalancen er de 3 gamle kommuners regnskaber for 2006 med tillæg af aktiver og passiver, som er overtaget fra Fyns Amt. I forbindelse med åbningsbalancen foretages en vurdering af, om posterne er korrekte. Der reguleres, hvis det skønnes, at regnskabstallene ikke er korrekte.

3 Posterne i balancen Materielle anlægsaktiver Aktiver indregnes som hovedregel i balancen til kostpris og afskrives over den forventede levetid. Ejendomsretten dokumenteres via bogførte fakturaer og leasingaftaler m.v. Aktiver med en levetid på 1 år eller derunder - samt aktiver under kr. - afskrives straks og registreres således ikke i anlægskartoteket. Indretning af lejede lokaler samt anlæg, driftsmateriel og inventar, herunder edbudstyr, måles til kostpris med fradrag af akkumulerede af- og nedskrivninger. Kostprisen omfatter anskaffelsesprisen samt omkostninger direkte tilknyttet anskaffelsen indtil det tidspunkt, hvor aktivet er klar til at blive taget i brug. Udgifter på over kr., der medfører en væsentlig forbedring af et aktivs egenskaber eller en væsentlig forlængelse af et aktivs levetid, aktiveres sammen med det pågældende aktiv og afskrives over den nye levetid. Udgifter til mindre reparationer og lign., som ikke har væsentlig indflydelse på aktivets levetid eller egenskaber i øvrigt, udgiftsføres i det regnskabsår, hvori de afholdes. Grunde og bygninger Ejendom anskaffet før 1. januar 1999 skal pr. 1. januar 2007 værdiansættes til ejendomsvurderingen for ejendommen pr. 1. januar 2004 fratrukket afskrivninger frem til 1. januar Bygninger og grunde anskaffet efter 1. januar 1999 indregnes til anskaffelsespris med fradrag af afskrivninger. Der afskrives ikke på grunde. Øvrige materielle anlægsaktiver Øvrige materielle anlægsaktiver er indregnet til anskaffelsespris med fradrag af afskrivninger. Aktiver til over kr., der indgår som en del af et større anlæg, registreres som et samlet anlæg, det vil især være aktiver som inventar på skoler, institutioner m.v. Inventar indkøbt til samme formål aktiveres, når der er tale om en start-/nybygning eller om en væsentlig modernisering eller udvidelse. Levetider er fastlagt indenfor de rammer, der er udmeldt af Indenrigs- og Sundhedsministeriet. For bygninger og tekniske installationer er restlevetiderne revurderet pr. 1. januar 2007, jf. de udmeldte restlevetider af ISM. Såfremt der er afveget fra levetiderne udmeldt af ISM, er dette anført som note til anlægsnoten i regnskabet. For enkelte aktiver kan der fastsættes en forventet scrapværdi, der ikke afskrives. Undervisningsmaterialer og udlånsmaterialer på biblioteker straksafskrives, da de løbende fornyes.

4 Der afskrives ikke på materielle anlæg under udførelse. Først når anlægget er udført, påbegyndes afskrivning over anlæggets forventede levetid. Infrastrukturelle anlægsaktiver (veje, signalanlæg, gadelys, parkeringspladser, broer m.v.) samt ikke-operationelle anlægsaktiver (arealer til rekreative formål samt naturbeskyttelses- og genopretningsformål) indregnes ikke i balancen. Finansielt leasede anlægsaktiver Leasingkontrakter for materielle anlægsaktiver, hvor kommunen overtager ejendomsretten ved leasingperiodens udløb (finansiel leasing), registreres i anlægskartoteket og indregnes til kostprisen. Kostprisen måles som leasingselskabets anskaffelsespris. Finansielt leasede anlægsaktiver afskrives over den forventede levetid, der fastsættes efter typen af aktiv. Materielle anlægsaktiver under udførelse Igangværende materielle anlægsaktiver værdiansættes til de samlede afholdte omkostninger på balancetidspunktet. Immaterielle anlægsaktiver Immaterielle anlægsaktiver afskrives lineært over maksimalt. Ved kontrakter, aftaler og lign. anvendes så vidt muligt den gældende kontraktperiode. Finansielle anlægsaktiver - Tilgodehavender Tilgodehavender er optaget i balancen til nominel værdi under de respektive regnskabsposter hertil. Hvis tilgodehavendet ikke er realistisk, nedskrives det til en forventet værdi. Finansielle anlægsaktiver - Aktier og andelsbeviser Andele af interessentskaber, som kommunen har medejerskab til, indgår i balancen med den andel af virksomhedernes indre værdi, jf. senest foreliggende årsregnskab, som svarer til kommunens ejerandel. For noterede aktier foretages indregningen til kursværdien pr. 31. december og for ikke noterede aktier og andre kapitalandele (andelsbeviser o.lign.) foretages indregningen efter indre værdis metode. Omsætningsaktiver - varebeholdninger Udgifter til indkøb af råvarer, hjælpematerialer samt andre forbrugsvarer udgiftsføres på anskaffelsestidspunktet. Der er fra åbningsbalancen 2007 krav om registrering af varebeholdninger over 1 mio. kr. og/eller beholdninger med væsentlige forskydninger i lagerets størrelse fra år til år.

5 Kravet omfatter endvidere, at der foretages omkostningsregistrering af årets bevægelser på varebeholdningerne. Varelagre mellem kr. og 1 mio. kr. registreres, hvis der sker forskydninger i varelageret, som vurderes at være væsentlige. Varebeholdning måles til kostpris efter FIFO-princippet (first-in-first-out) Omsætningsaktiver fysiske aktiver til salg Grunde og bygninger til salg er værdiansat til forventet salgspris. Øvrige fysiske aktiver til salg måles til kostpris eller forventet salgspris. Omsætningsaktiver værdipapirer Omsætningsaktiver i form af værdipapirer omfatter pantebreve. Saldoen opgøres til det aktuelle resttilgodehavende på balancedagen. Likvide aktiver Likvide beholdninger omfatter kasse-, bank- og girobeholdninger samt obligationer, investeringsbeviser og andre kortfristede værdipapirer, der uden hindring kan omsættes til likvide beholdninger, og hvorpå der kun er ubetydelig risiko for værdiændringer. Likvide beholdninger indregnes til nominel værdi, og værdipapirer indregnes til dagsværdi (kurs) på balancedagen. Egenkapital I egenkapitalen er også indeholdt selvejende institutioner, som kommunen har indgået driftsoverenskomst med. Finansielle gældsforpligtelser Langfristet gæld til realkreditinstitutter og andre kreditinstitutter er optaget med restgælden på balancetidspunktet. Den kapitaliserede restleasingforpligtelse vedrørende finansielt leasede anlægsaktiver indregnes i balancen som en gældsforpligtelse, og leasingydelsens rentedel indregnes over kontraktens løbetid i resultatopgørelsen. Andre gældsforpligtelser, som omfatter gæld til leverandører, andre myndigheder samt anden gæld, måles til nominel værdi. Gæld i udenlandsk valuta reguleres til kursen ultimo regnskabsåret. Fra 2008 foretages registrering af forpligtelsen vedrørende skyldige feriepenge. Feriepenge omkostningsregistreres og optages på balancen til nominel værdi. Kravet omfatter både almindelige feriedage og feriefridage, som er optjent. Hensatte forpligtelser Forpligtelser indregnes i balancen, når kommunen på balancedagen har en retslig eller faktisk forpligtelse, som resultat af en tidligere begivenhed, og det er sandsynligt, at

6 afviklingen heraf vil medføre et træk på kommunens økonomiske ressourcer, og der kan foretages en pålidelig beløbsmæssig måling af forpligtelsen. Pensionsforpligtelser, der ikke er forsikringsmæssigt afdækkede vedrørende tjenestemandsansatte og ansatte på tjenestemandslignende vilkår, optages i balancen under forpligtelser. Kapitalværdien af pensionsforpligtelsen er beregnet aktuarmæssigt ud fra forudsætninger fra ISM. Minimum hvert 5. år foretages en aktuarmæssig beregning af pensionsforpligtelsen vedrørende tjenestemænd. ISM har fastlagt en pensionsalder på 62 år og opgørelsesrente på 2%. Det er frivilligt i 2007, men pligtigt fra regnskab 2008, at registrere kommunens forpligtelser vedrørende eksempelvis miljøforurening, social lovgivning, retssager og erstatningskrav på balancen til den løbende ydelses kapitaliserede værdi opgjort pr. ydelsesmodtager. Fratrædelsesbeløb ved udløb af åremålsansættelser optages til nominel værdi i overensstemmelse med de indgåede aftaler. Regler for registrering af aktiver, afskrivninger mv. fra åbningsbalancen og fremover Regler for indregning af anlægsaktiver Indregning beskriver, hvornår et anlægsaktiv indgår i anlægskartoteket og dermed i statusbalancen. Et aktiv skal således indregnes i anlægskartoteket hvis Levetiden er mere end et år Værdien kan opgøres pålideligt Værdien er over kr Det er såvel købte som finansielt leasede anlægsaktiver, der indregnes. Såfremt kommunen har driftsoverenskomst med selvejende institutioner, skal disse indregnes. Aktiver, der hører sammen f.eks. inventar til et klasseværelse og som tilsammen udgør en værdi på mere end kr ekskl. moms, indregnes. IT IT-arbejdspladser Nyanskaffelser registreres i klumper indenfor områderne ældreområdet, skoler, sfo er og tandpleje, børnehaver, rådhus og materielgård biblioteket. Afskrivningerne bogføres ligeledes indenfor de nævnte områder. IT

7 Nye servere, software mm. registreres samlet på administrationsområdet. Anlægsaktiver med en restværdi på under kr indregnes ikke i anlægskartoteket, men straksafskrives. Måling af anlægsaktiver Værdifastsættelse af et anlægsaktiv benævnes i henhold til årsregnskabsloven som en måling. Anlægsaktiver værdiansættes som hovedregel til kostpris eller anskaffelsessum. Anskaffelsessummen opgøres inklusiv udgifter direkte knyttet til anskaffelsen samt udgifter til klargøring af aktivet fratrukket eventuelle prisreduktioner, rabatter og tilskud. Flere bygninger, der er vurderet samlet, kan registreres samlet og under samme omkostningssted, hvis de har samme funktion. Gælder bl.a. for skoler. Tidspunktet for værdiansættelsen i anlægskartoteket er enten anskaffelsesdatoen eller tidspunktet for afslutningen af et anlægsprojekt. Ved større reparationer og vedligeholdelsesarbejder, dvs. på over kr , vurderes i hvert tilfælde, om en andel af reparationen forøger aktivets værdi og levetid. Afskrivninger Der afskrives lineært ud fra aktivets økonomiske levetid. Der fastsættes følgende vejledende levetider: Kontoplan for anlægskartoteket Anlægstype 01 Grunde og bygninger Grunde Bygninger til administration Folkeskoler, daginstitutioner, plejecentre, biblioteker, idrætshaller og anlæg, materielgårde, toiletbygninger, kajanlæg, broer m.v. Pavilloner, midlertidige bygninger 02 Teknisk anlæg, maskiner, og transportmidler Pumpestationer Ledninger og stikledninger, anskaffet før 1980 vedrørende spildevand Ledninger og stikledninger, anskaffet efter 1980 vedrørende spildevand Levetid ubegrænset 50 år 30 år 1 20 år år

8 Forsinkelsesbassiner Øvrige anlæg Biler under kg. Traktorer, trucks, lastbiler, rendegravere mm. Maskiner, ikke selvkørende Fejemaskiner, slamsugere samt andre specialmaskiner Brand og beredskabsvogne Belysning lysmaster mv. Ventilations- og varmestyringsanlæg El-tavler Maskiner til storkøkkener, vaskerier mv. Overvågningsudstyr 03 Inventar herunder computere og andet ITudstyr IT-udstyr og software Kontorinventar, kopimaskiner, AV-udstyr mm. Møbler (borde, stole mv.) inkl. Skoleinventar Senge, træningsudstyr, lifte og lign. til ældreboliger Gardiner, persienner og gulvtæpper Hjælpemidler handicap/ældreområdet Særligt plejeudstyr Service / køkkenudstyr Værktøj Sikkerhedsudstyr Legeredskaber, gynger etc Klinikinventar tandplejen 04 Igangværende anlæg Grunde Bygninger (levetid fastsættes, når byggeri er afsluttet) 05 Immaterielle anlæg Levetid = kontraktperiode eller lign. 50 år 2 3 år Ubegrænset Ubegrænset max. 06 Varelagre Ubegrænset 07 Grunde og bygninger til videresalg Grunde Bygninger Ubegrænset Ubegrænset De nævnte levetider gælder som hovedregel for alle anlæg. For bygninger og tekniske installationer er der pr. 1. januar 2007 foretaget en vurdering af restlevetiden, jf. Indenrigs- og Sundhedsministeriets regler.

9 Afskrivninger registreres pr. institution/afdeling mv. (omkostningssted). Anvendes et anlægsaktiv af flere omkostningssteder, registreres afskrivningerne på det omkostningssted, der anvender aktivet mest. Ved væsentlige renoveringer vurderes på restlevetiden og dermed afskrivningsperioden. Anlægskartoteket Indenrigs- og Sundhedsministeriet har i vejledninger fastsat grundstrukturen i anlægskartoteket og anlæggene skal opdeles i følgende kategorier Materielle anlægsaktiver 1. Grunde og bygninger 2. Tekniske anlæg, maskiner, større specialudstyr og transportmidler 3. Inventar herunder computere og andet IT-udstyr 4. Igangværende anlægsarbejder Immaterielle anlægsaktiver 5. Udviklingsprojekter, patenter, rettigheder, licenser mm. Omsætningsaktiver 6. Varebeholdninger 7. Grunde og bygninger til videresalg (jordforsyning) Til- og afgange Der foretages en løbende ajourføring af anlægskartoteket ud fra til- og afgange af aktiver. Ajourføringen foretages minimum en gang årligt. Alle ledere er pligtige til at meddele økonomiafdelingen, når der foretages ændringer, der er relevante for anlægskartoteket. Op- og nedskrivninger Som hovedregel foretages der ikke op- og nedskrivninger på kommunens anlægsaktiver. En op- eller nedskrivning optages særskilt i status, og der skal foretages særskilt afskrivning herpå. Scrapværdi I anlægskartoteket kan der indregnes en eventuel scrapværdi for anlægsaktivet. Minimumsgrænsen følger aktiveringsgrænsen på kr Igangværende anlæg Der laves en samlet aktivering pr. projekt for igangværende anlæg med udgangspunkt i bogføringen, men aktiveringen afskrives først, når anlægget er afsluttet. Henlæggelser Tjenestemandspensioner Kommunen er genforsikret for pensionsforpligtelsen til tjenestemænd med en vis procent. Kommunens restforpligtelse opføres som henlæggelse.

10 Feriepengeforpligtelsen Indenrigs- og Sundhedsministeriets vejledning følges. Løbende registrering Inventar og øvrige anlægsaktiver med en levetid på over 1 år skal som hovedregel bogføres på arten 2.7 og aktiveres løbende og senest ved årets udgang. Ved årets udgang vurderes, om der samlet af en varetype er købt for over kr. og om den pågældende varetype derfor skal aktiveres og registreres i anlægskartoteket. Kommunens ledere indsender løbende registreringer til økonomiafdelingen ud fra en tilsendt anvisning på forretningsgang med ledsagende registreringsskema.