Sådan byder du ind på et SKIudbud via udbudssystemet ETHICS

Transkript

1 Sådan byder du ind på et SKIudbud via udbudssystemet ETHICS

2 20. december ETHICS kort fortalt ETHICS er SKI s udbudssystem og er en forkortelse for: Electronic Tender Handling, Information & Communication System I ETHICS finder du udbudsmaterialer, herunder: Udbudsbekendtgørelsen Samtlige udbudsdokumenter Efter tildeling bruges ETHICS til: Kontraktsignering Arkiv Ændringer Kontraktstyring

3 20. december Gå til udbudskalenderen via Klik på udbudskalenderen

4 20. december Vælg et udbud eller gå til udbudsoversigten i ETHICS Vælg et udbud Fx IT-løsninger og vedligehold Udbudsoversigten i ETHICS

5 20. december Hvis du har valgt et udbud fra udbudskalenderen på ski.dk Klik på linket for at få adgang til det pågældende udbud i ETHICS

6 20. december Hvis du har valgt udbudsoversigten i ETHICS Klik på ikonet til venstre for det udbud du ønsker adgang til Fx IT-løsninger og vedligehold 02.18

7 20. december Tilmelding til et udbud Klik på Tilmelding

8 20. december Registrer én eller flere brugerprofiler Udfyld brugeroplysningerne. Felter med * er obligatoriske og skal udfyldes Vælg en personlig adgangskode Ved tilmelding skal der tages stilling til, hvorvidt den pågældende bruger er berettiget til at underskrive tilbud Afslut ved klik på Send Tilmelding

9 20. december Godkendelse af brugerprofil Din oprettede brugerprofil skal nu godkendes hos SKI. Du vil modtage en med dit brugernavn og adgangskode indenfor 24 timer (på hverdage). I denne vil der være vedhæftet en certifikatfil (digital signatur), der skal gemmes lokalt på din computers harddisk og installeres dette gøres typisk ved at dobbeltklikke på filen. [email protected] Din certifikatfil fra SKI med brugernavn og certifikatfil Dit brugernavn Din certifikatfil

10 20. december Sådan logger du ind i ETHICS Klik på LOGIN Efter du har klikket på LOGIN vil du blive bedt om at indtaste dit brugernavn og adgangskode. Tryk herefter OK

11 20. december Efter login Læs de generelle informationer omkring anmodning om deltagelse/tilbudsafgivelse i ETHICS Læs herefter vejledningen

12 20. december Menupunkterne i ETHICS Link til den udbudsbekendtgørelse, der er publiceret i EU-Tidende (TED) Direkte, fuld og elektronisk adgang til prækvalifikationsmaterialet/udbudsmaterialet Menupunktet SPØRGERUNDE giver anmoder/tilbudsgiver adgang til at sende spørgsmål vedr. materialet til SKI, samt læse offentliggjorte spørgsmål og svar. Menupunktet bruges i forbindelse med indsendelse af anmodning/tilbud til SKI SKIs servertid er den tid, der benyttes i henhold til udbuddets tidsfrister Anmodningsfristen/tilbudsfristen angiver fristen for indsendelse af anmodninger/tilbud. Overskrides fristen, er det ikke længere muligt at indsende anmodninger/tilbud til SKI

13 20. december Test af certifikatfil (digital signatur) Husk at teste, at din certifikatfil (digitale signatur) er korrekt installeret helst i god tid inden tilbudsfristen. Dette gøres ved at klikke på TEST AF SIGNATUR Test certifikatfilen (den digitale signatur), ved at klikke på Test og vælge den certifikatfil, der ønskes testet

14 20. december Spørgsmål til udbudsmaterialet Angiv hvilken del af materialet dit spørgsmål vedrører Her formulerer du det spørgsmål du ønsker at sende til SKI. Stil venligst kun ét spørgsmål, klik herefter på Send Spørgsmål. Hvis du har flere spørgsmål, gentag da processen. Undlad venligst at nævne dit firmanavn eller lignende i spørgsmålet, da SKI i givet fald skal bruge tid på at anonymisere dit spørgsmål, og derved forlænge processen unødigt.

15 20. december Signering af dokumenter Den elektroniske signatur er vedhæftet i en af de to e- mails, som den underskriftberettigede har modtaget i forbindelse med oprettelsen i Ethics Installér signaturfilen på den underskriftsberettigedes PC (eller på anden betroet medarbejders PC) Der skal anvendes Adobe Reader (9.0 eller nyere version) eller Adobe Acrobat (version 6.0 eller nyere version) Java skal være installeret. Alle platforme understøttes Klik på dokumentets signaturfelt Vælg den signatur der ønskes anvendt (hvis andre installeret), og klik på Signér. På næste skærmbillede, gemmer du det signerede dokument.

16 20. december Fejlmeddelelse uden betydning Når der underskrives med ETHICS signatur, viser Adobe nogle gange fejlmeddelelsen: Der er problemer med mindst én signatur Løsning: Tjek blot, at jeres signatur fremgår i underskriftfeltet! Teknisk forklaring: Den af ETHICS udstedte digitale signatur er en privat registreret signatur, som Adobe derfor ikke kan verificere. Fremgår signaturen i kassen Signer dokument, er dokumentet signeret korrekt.

17 20. december Upload af tilbud/anmodninger i ETHICS Klik på SEND DOKUMENTER for at uploade anmodnings-/tilbudsdokumenter Vælg den dokumenttype, der skal uploades Tilføj evt. kommentar til dokumentet Vælg fil til upload Klik på Send Dokument for at uploade den valgte fil til ETHICS

18 20. december Afleveringsstatus Det er muligt hele tiden at følge med i, hvilke dokumenter der faktisk er uploadet. Klik på AFLEVERINGSSTATUS, for at se hvilke dokumenter, der er uploadet i ETHICS.

19 20. december Afslutning og afsendelse af anmodning/tilbud Under menupunktet Afslut anmodning / Afslut tilbud vises en oversigt over de dokumenter, som følgebrevet vil indeholde. Hvis der er dokumenter i oversigten, som ikke skal indgå i anmodningen, fjernes afkrydsningen ud for dokumentet. Klik på Signér og Send, hvorved anmodningen/tilbuddet er afsendt.

20 20. december Hvis du opdager fejl eller mangler i anmodningen/tilbuddet så fanger bordet fanger ikke. Man kan frem til anmodnings-/tilbudsfristen fremsende nye versioner af dokumenter! også selvom man har afsluttet anmodningen og genereret et følgebrev. Uanset hvor mange versioner der uploades af samme dokument, er det altid den seneste version af dokumentet, der indgår i vurderingen, medmindre andet er anført i følgebrevet, jf. også udbudsbekendtgørelsen pkt. VI.3). SKI kan ikke se uploadede dokumenter før anmodnings-/tilbudsfristens udløb. Husk altid at klikke på Afslut anmodning/tilbud og lave et nyt følgebrev, hvis der foretages ændringer undervejs!

21 SPØRGSMÅL Du er velkommen til at kontakte SKIs kundeservice med spørgsmål vedrørende brugen af ETHICS. Telefon: Mail: Bemærk: Spørgsmål til selve udbudsmaterialet skal stilles via ETHICS