Contract Management System og services

Transkript

1 Contract Management System og services

2 Kromann Reumert Contract Management System Datasikkerhed Kromann Reumert har skabt et yderst fleksibelt og brugervenligt Contract Management System, der kan være en effektiv medspiller og bidrage til at få styr på og skabe overblik over jeres kontrakter. Contract Management Systemet giver mulighed for kontraktstyring i ét samlet system. Systemet er bygget yderst fleksibelt, så vi i fællesskab kan tilpasse en lang række af platformens funktioner til jeres organisation. Når vi opbevarer data for vores klienter, er vi meget bevidste om datasikkerhed. Nedenfor har vi beskrevet nogle af de sikkerhedsforanstaltninger og -procedurer vi anvender i relation til Contract Management System. FYSISKE MILJØER Contract Management Systemet bliver spejlet mellem Kromann Reumerts egne datacentre i København. Datacentrene overvåges og beskyttes af en lang række tekniske alarmer, sensorer og fysisk adgangskontrol. Køleanlæg og strømforsyninger er redundante, og dieselgeneratorer sikrer strøm i tilfælde af strømafbrydelser. Beskyttet med brandslukningsanlæg med den brandhæmmende gas argonite. BACKUP Der tages dagligt backup af Contract Management Systemet og dets data til både en on-site og en off-site lokation, der begge gemmes i 30 dage. På baggrund af backups kan Kromann Reumert genoprette systemet og data i tilfælde af nedbrud. Såfremt klienten ønsker det, kan Kromann Reumert bistå med at etablere klientens data i et alternativt eller supplerende driftsmiljø. BESKYTTELSE MOD UAUTORISERET ADGANG Brugeres kodeord er krypterede. Databaserne er beskyttet imod SQL og XSS injections. Al trafik er beskyttet med et SSL sha256rsa certifikat, der sikrer, at kun afsender og modtager kan læse informationen der sendes imellem dem. Beskyttelse mod bruteforcing af kodeord. Såfremt forkert kodeord indtastes tre gange i træk, kræves der nulstilling af kodeordet via brugerens konto ved "Forgot password"-funktionen. Løsningen kan beskyttes af bruteforce detection, hvis dette ønskes. Hvis det ønskes, kan Kromann Reumert låse CM systemet, så det kun kan tilgås via bestemte lande (f.eks. Danmark og Tyskland) eller IP-ranges (f.eks. virksomhedens faste IP-adresse(r)). 2-faktor autentifikation via mobil kan tilvælges som yderligere login-beskyttelse. 2 3

3 Kromann Reumert kontraktstyringssystem funktioner Gem alle relevante informationer ét sted Skab overblik Fuld søgefunktionalitet Logs Nemt og overskueligt at gemme kontraktdokumenter, korrespondance og noter i systemet. Nemt at beskrive og gemme de væsentligste elementer i kontrakten i systemet. Søgbare metadata-felter kan tilpasses jeres organisation, så I altid kan gemme og søge på lige netop de informationer, der er vigtige for jer. Systemet understøtter søgning i indtastede meta-data. Fritekstsøgning direkte i kontrakter gennem automatisk OCR-scanning af gemte kontrakter. Systemet laver logs, der gemmes tidsubegrænset og som kan udleveres til administrator, herunder: Hvem der har set hvad og hvornår. Hvem der har logget ind og hvornår, og hvilke rettigheder de har haft over tid. Hvordan data har set ud over tid (eksempelvis når en kontrakt skifter navn eller indtastet metadata ændres). Få påmindelser om vigtige datoer og frister Rettighedsstyring Skræddersy systemet Ingen binding Kontrakten indeholder ofte vigtige datoer, inden hvilke organisationen skal reagere. Det kan eksempelvis være opsigelseseller forlængelsesfrister. Systemet gør det nemt at opsætte påmindelser, så jeres organisation aldrig misser en vigtig frist igen. Intet behov for separate systemer til følsomme kontrakter. Med få klik kan I sikre jer, at kun de rette personer i organisationen har adgang til følsomme kontrakter. Benyt systemet i dets standardopsætning. Eller få hjælp af Kromann Reumert til at tilpasse systemet til jeres organisations specifikke ønsker og behov. Brugen af systemet kan let opsiges. Data kan til enhver tid eksporteres i XML format. Kromann Reumert kan hjælpe med at etablere nye driftsmiljøer, hvis der skal genoprettes uden for Kromann Reumerts driftsmiljø. 4 5

4 Rådgivning om contract management "Since January 2018, 3Shape has been a user of the Kromann Reumert Contract Management System (CMS). Kromann Reumert s dedication to meet customer expectations and beyond has been second to none. Today, 3Shape is running a CMS that administrators and users alike find extremely easy to navigate in and contracts are quickly found based on the CMS many search functions." Vi ved, at organisationers behov for kontraktstyring kan være meget forskellige og afhænge af mange forskellige faktorer. Vores rådgivning tager udgangspunkt i jeres virksomheds modenhed ift. contract management og jeres specifikke behov. Vores rådgivning kan dermed styrke jeres risk management og jeres medarbejderes daglige arbejde med udarbejdelse og styring af kontrakter uanset jeres forudgående niveau. VI HJÆLPER MED Rådgivning om hvordan og hvornår i kontraktprocessen, vi kan hjælpe jeres organisation, da involvering på det rette tidspunkt ofte kan skabe stor værdi. Aktivering af forskellige interessenter så tidligt som muligt. Rådgivning om gode governance-processer i kontrakter, herunder ved at sikre klare rolle- og ansvarsbeskrivelser. Sikring af ensartethed i jeres kontrakt-setup. Gennemgang af jeres skriftlige aftaler for at identificere kontrakter, der ud fra en værdi- og risikovurdering bør fokuseres særligt på. Konkret bistand til contract management af større/ væsentlige aftaler, herunder specifikke hjælpemidler: Rådgivning og kurser til contract og vendor management organisationer Sundhedstjek af kontrakter mv. Obligation Overviews & Delivery tracking Service Credit/bodsberegnere Præsentationer af aftaler og "pixi-bøger" til let contract management Templates til risk overview, issue lister, governance samt årshjul. Kontakt os i dag for at høre mere om vores Contract Management System eller den rådgivning, vi kan tilbyde, eller læs mere på vores website: 6 7

5 Priser og væsentlige vilkår OPSTARTSPAKKE - KOM GODT I GANG MED CONTRACT MANAGEMENT SYSTEM Selv om man sagtens kan bruge Contract Management System uden forudgående instruks, kan man, mod et mindre fee, komme endnu bedre i gang med vores "opstartspakke". Opstartspakken indeholder: I. TO TIMERS TUTORIAL/TRÆNING MED II. HJÆLP TIL OPSÆTNING AF DE FØRSTE hurtig gennemgang af features og muligheder i sys- FUNKTIONER TIL JERES VIRKSOMHED, HERUNDER temet evt. tilpasning af taksonomi gode råd til brug - baseret på vores egne erfaringer understøttelse af evt. processer. med systemet og contract management. Månedlige priser Pr. bruger 0-10 brugere med fulde rettigheder 250 kr brugere med fulde rettigheder 200 kr. Over 25 brugere med fulde rettigheder 150 kr Read only -brugere 25 kr. Priseksempel mindre virksomhed Priseksempel mellemstor virksomhed Fuld adgang for ledelse (3 mand), contract manager og Fuld adgang for ledelse (5 mand), juridisk afdeling (1) og bogholder i alt 5 licenser indkøb (10) i alt 16 licenser Læseadgang for 5 sælgere og indkøbere Læseadgang for 15 sælgere Totalpris: kr./måned (5 x x 25). Totalpris: kr./måned (10 x x x 25). PRISER OG VILKÅR Priserne er månedspriser pr. bruger, ekskl. moms. Read only -brugere kan kun læse indhold, men ikke oprette og redigere. Opsigelse til næste løbende måned. Ingen begrænsninger i antal eller størrelse af kontrakter. Brug af Contract Management Systemet udgør ikke advokatydelser og er ikke underlagt de advokatetiske regler. Brug af Contract Management Systemet er underlagt særskilte licens-vilkår. Kontakt Kromann Reumert for nærmere oplysninger. 9

6 KONTAKT Jan Hvarre Jan Ussing Andersen Kristian Storgaard Jacob Brønnum-Schou Partner Partner Partner IT-chef Mobil: Mobil: Mobil: Mobil: Direkte: Direkte: Direkte: Direkte: Contract Management System er et værktøj, der benyttes til at overvåge, strukturere, udvikle og optimere kontrakter og forpligtelser gennem en entydig håndtering af data med sigte på at opnå en bedre indtjening og samtidig kort- lægge risici, før de materialiserer sig. Contract management fungerer, som en integreret del af en virksomheds legal risk management setup. 10

7 KROMANN REUMERT Kromann Reumerts vision er Vi sætter standarden. Vi vil ikke nøjes med at være gode - vi vil være de bedste. Vi leverer værdiskabende løsninger og rådgivning med engagement og nærvær. Det opnår vi med fokus på værdierne kvalitet, forretningsforståelse, samarbejdsglæde og troværdighed. Vi er Danmarks førende advokatvirksomhed med kontorer i København, Aarhus og London. KØBENHAVN AARHUS LONDON ADVOKATFIRMA SUNDKROGSGADE 5 RÅDHUSPLADSEN 3 65 ST. PAUL S CHURCHYARD DK-2100 KØBENHAVN Ø DK-8000 AARHUS C LONDON EC4M 8AB TLF