Brugervejledning til OIB Administrationsmodul

Transkript

1 Brugervejledning til OIB Administrationsmodul

2 Brugervejledning til OIB administrationsmodul 1. Velkommen Support Om administration.oib.dk Log ind Hjælp til log ind Sager / Statistik Sager / Statistik Søg sager - Søgning Sagsbillede / Stamdata / Genfremsend Sag / Slet sag Indstillinger Opsætning af entitet Opsætning af afdelinger Opsætning af post og kontaktadresser Rediger egne oplysninger Brugere i kommunen Hjælp... 15

3 Brugervejledning til OIB Administrationsmodul Funktion Vejledning 1. Velkommen Tillykke med din adgang til OIB. Brugervejledningen giver dig en kort og praktisk introduktion til brugen af administrationsdelen af OIB. Den giver dig et indblik i de mest almindelige funktioner i administrationsmodulet. Har du kommentarer eller forslag til, hvordan vi kan gøre vores brugervejledning bedre, er du velkommen til at kontakte os på: ki-support@eg.dk God fornøjelse. EG Kommuneinformation 2. Support Hvis du har spørgsmål til brugen af administration.oib.dk, kan du i første omgang se, om du kan finde hjælp i denne brugervejledning. Kan du ikke finde svaret her, kan du altid få hjælp til at bruge administration.oib.dk ved at klikke på edialog i øverste højre hjørne, når du er logget ind. Her kommer du øjeblikkeligt i kontakt med en medarbejder i vores supportafdeling. Support holder åbent mandag-onsdag kl , torsdag kl samt fredag kl Uden for åbningstid kan du klikke på 'edialog' og skrive en mail til support. 3. Om administration.oib. dk Administrationsmodulet er portal, hvor du kan fremsøge oplysninger og lave opsætninger i forhold til din kommunes OIB selvbetjeningsløsninger. Administrationsmodulet er internetbaseret og kræver derfor ikke installation. Når du logger ind i systemet, kommer du altid ind på din egen personlige profil, hvor de informationer, du skal bruge, ligger lige ved hånden.

4 4. Log ind For at logge på administrationsmodulet skal du åbne siden Indtast og adgangskode for at logge ind, hvis du er eksisterende bruger. Hvis det er første gang, du skal logge på systemet, kan du læse mere under punkt 4.1 Hjælp til log ind. Når du er logget ind, vil du på startsiden finde et sagsoverblik (Sager/statistik). Du kan altid vende tilbage til denne side ved at klikke på Sager' øverst til venstre på siden. Log af: Klik på Log af i øverste højre hjørne for at logge ud. Du kan altid logge ud, uanset hvor i systemet du befinder dig. Husk at gemme eventuelle ændringer, du har foretaget, før du logger ud Hjælp til log ind Ny bruger: Hvis du ikke er oprettet som bruger i systemet, skal du rette henvendelse til din administrator i kommunen, som kan tilføje brugere.. Første log ind: Første gang du logger på systemet, skal du indtaste den adgangskode, du har fået af din administrator. Herefter kan du ændre din adgangskode. Vi anbefaler at adgangskoden minimum bestå af otte tegn og er en blanding af bogstaver og tal. Forkert adgangskode: Hvis du indtaster en forkert adgangskode, har du af sikkerhedsmæssige årsager kun yderligere to forsøg til at logge ind. Indtastes en forkert kode tre gange, vil din konto blive låst, og du skal kontakte din administrator for igen at få adgang til din konto. Hvis I ikke selv kan nulstille koden, kan I kontakte

5 Support. Glemt adgangskode: Hvis du har glemt din adgangskode, skal du kontakte din administrator for at få en ny. Herefter følger du samme procedure som ved Første log ind. Skifte adgangskode: Hvis du ønsker at skifte adgangskode, skal du gå ind i menuen Tilpasning og vælge Rediger egne oplysninger. Udfyld felterne Ny adgangskode og Ny adgangskode igen. Klik herefter på Gem ændringer.

6 5. Sager / Statistik Under menupunktet Sager/Statistik kan du se en generel status på kommunens modtagne OIB-sager Sager / Statistik Åbne sager er alle opstartede sager, som endnu ikke af afsluttet. En åben sag kan sagtens være en sag, hvor borgeren loggede ind på en OIB-løsning, men efterfølgende bare lukkede sin browser. Afsluttede sager er de sager, hvor kommunen har modtaget borgerens eller virksomhedens endelige 'ansøgning'. Sager gemt til genoptag er de sager, hvor en ansøger har udfyldt en del af løsningen men gemt midlertidig, for eventuelt at udfylde resten senere Sager der afventer part er de sager, hvor der er flere underskrivere af samme dokument fx Vielse men hvor anden part endnu ikke har underskrevet.

7 Annullerede sager er de sager, hvor ansøger har annulleret/trykket 'Stop ansøgning' i OIB. Sager der afventer scanning er kun relevant, hvis kommunen har valgt manuel scanning som en del af deres OIB-kontrakt. Slettede sager er de sager, hvor en OIB-administrator manuelt har slettet sagen fra OIB-administrationsmodulet.

8 5.2. Søg sager - Søgning Klik på menupunktet Sager og vælg Søgning. Du kan enten bruge 'Søgning', hvis du ønsker at genfremfinde en gammel sag eller hvis du vil trække statistik for en specifik selvbetjeningsløsning. I menupunktet Sager/Søg sager kan du søge i samtlige sager. Du vælger selv dine søgekriterier Der kan søges ud fra ét eller flere af følgende kriterier: Referencenummer Ansøgningsperiode CPR/CVR-nummer Blanket-ID Status Tryk på Søg nederst på siden for at få vist en oversigt over de sager, der opfylder dine søgekriterier. Referencenummer: Du kan finde referencenummeret på en eksisterende sag - i brødteksten i den sikre mail, som kommunen har modtaget.

9 Ansøgningsperiode: Vælg til og fra dato. Af drifts/performancehensyn må der maksimalt være et datospænd på 6 måneder. CPR/CVR: Indtast virksomhedens eller borgerens cvr/cpr-nummer BlanketID: Fx 'bh405'. Du kan finde blanketid'er for din kommunes OIB-løsninger på (Husk at udskrifte XXX med din kommunekode) Når du holder musen over url'erne vil du kunne se den pågældende løsnings blanketid. Fx: xform.oib.dk/borgerdk.aspx?xform=bh405&entitycode=710 Status: Vælg sagens 'tilstand'. (Opstartede sager, afsluttede sager, gem-til-genoptag-sager mv.)

10 5.3 Sagsbillede / Stamdata / Genfremsend Sag / Slet sag Når du har foretaget din søgning, får du vist en liste med resultater (sager). For at se den enkelte sag, skal du klikke på 'Vis' yderst til højre ud for den pågældende sag. Du får nu et overblik over ansøgers oplysninger samt type og status på sagen. Du har mulighed for at se sagens dokumenter, genfremsende og slette sager. Tryk på 'Receipt' for at se selve ansøgningskvitteringen på den pågældende sag. Tryk på 'Hent' for at åbne de signerede filer, der fulgte med sagen.

11 Tryk på 'Gensend sag', hvis du vil genfremsende sagen til den afdeling i kommunen, som den pågældende sag oprindelig blev leveret til. Tryk på 'Slet Sag', hvis den modtagne sag ikke er gyldig. Generelt fraråder vi dog at slette sager i OIBadministrationsmodulet.

12 6. Indstillinger Under indstillinger kan du ændre i opsætningerne for din kommune herunder tilpasse kontaktoplysninger, oprette brugere eller vælge hvor sagerne skal sendes til. Under Opsætning af entitet kan du: 6.1 Opsætning af entitet Tilpasse dine personlige stamdata De pågældende data anvendes som "default-stamdata" - både i de digitale OIB-indberetningsløsninger og i kommunens eventuelle pdf-filer. 6.2 Opsætning af afdelinger Under 'Opsætning af afdelinger' kan du: Oprette nye afdelinger Rette stamoplysninger og sikkermailadresser for eksisterende afdelinger Slette afdelinger Bemærk at du skal have oprettet en afdeling med tilhørende sikker mailadresse under dette punkt, førend du automatisk kan fordele specifikke løsninger/sager til den konkrete afdelings sikre postkasse. Se punkt Opsætning af post og kontaktadresser Under 'Opsætning af post og kontaktadresser' kan du: Lave jeres egen opsætning, så hver løsning automatisk er påtrykt navn og adresse med hver deres specifikke afdelings kontaktoplysninger. (Postadresse)

13 Lave jeres egen opsætning, så hver løsning leveres automatisk til hver deres specifikke afdelings sikre mailpostkasse. (Kontaktadresse) Hvis du hurtigt vil fremsøge en speciel løsning eller blanket, kan du bruge "filtrer-funktionen". Skriv fx ordet "tilbud" i feltet øverst til venstre og tryk "Filtrer". Du får nu kun vist de løsninger, hvor ordet "tilbud" indgår. (Ansøgning om optagelse i dagtilbud, Arbejdsgivertilbud om etablering af virksomhedspraktik mv.) Du kan også søge på blanketnummer. (Fx "DT201", "AB131" mv.)

14 6.4 Rediger egne oplysninger Under 'Rediger egne oplysninger' kan du som administrator rette din egen adgangskode og udfylde stamoplysninger. 6.5 Brugere i kommunen Som administrator har du mulighed for at rette brugeroplysninger, nulstille brugernes kodeord samt slette brugere, hvis de ikke længere skal være oprettet i systemet. Du kan også tilføje nye brugere. Rediger eksisterende brugere: Klik på Detaljer ud for brugeren navn for at få vist brugerens oplysninger. Foretag eventuelle ændringer og klik på Gem ændringer. Klik på Tilbage for at komme tilbage til oversigten. Nulstil kodeord: Hvis brugeren ved en fejl har fået låst sin konto efter at have tastet sit kodeord forkert tre gange, så kan du som administrator låse kontoen op igen ved at nulstille brugerens kodeord. Klik på Detaljer ud for brugerens navn. Klik på Nulstil' og noter det nye midlertidige kodeord. Klik på Gem ændringer for at gemme ændringen. Klik herefter på Tilbage for at komme tilbage til oversigten. Slet bruger: Klik på Detaljer ud for brugerens navn for at få vist brugerens oplysninger. Klik på Slet bruger, hvis brugeren ikke længere skal have adgang til systemet.

15 Opret ny bruger: Klik på Tilføj bruger for at oprette en ny bruger i systemet og indtast herefter brugerens adresse. Klik på Opret bruger og udfyld brugerens oplysninger. OBS!!! Husk altid at vælge hvilken rolle (administrator eller sagsbehandler) brugeren skal have inden du trykker 'Gem ændringer'. Hvis du har glemt at tilføje rettigheder skal du oprette brugeren på ny. 7. Hjælp Du kan altid hente den nyeste brugervejledning til administrationsportalen under menupunktet Hjælp.