ERP systemer og konkurrencemæssige fordele Er der en sammenhæng?

Transkript

1 HAAlmen, 6. Semester Bachelorafhandling 2011 Forfatter: Bertan Korkusuz HAAlmen, U13, Eks. Nr: Vejleder: Bjarne Rerup Schlichter ERP systemer og konkurrencemæssige fordele Er der en sammenhæng? Handelshøjskolen i Århus Forår 2011

2 Indholdsfortegnelse 0. Abstract Introduktion/Problemformulering Metode Afgrænsning Definitioner Teorier Ressource baserede tilgang Porters generiske strategier VRIOmodellen Kritik af den ressource baserede tilgang Videns baserede tilgang Kritik af den videns baseret tilgang: ERP's evolution ERP og fremtiden Kritik af at ERP systemers skulle give en konkurrencemæssig fordel Fra den ressource baseret tilgang Fra den videns baserede tilgang Det positive syn på ERP Fra den ressource baserede tilgang Fra den videns baserede tilgang Refleksioner til problemstillingen Professor Charles Møller ITansat og konsulent Axel Lycke Engbæk Schmidt, der lige nu er i Grundfos og tidligere har været i Arla Konklusion og afsluttende kommentarer Litteraturliste Artikler: Bøger: Internetsider: Bilag Bilag Bilag Side 2 af 61

3 0. Abstract The report aims towards finding out that you as an organisation can gain a competitive advantage implementing ERP systems, or is ERP systems only been used because it is a necessity to stay competitive in today s business. This is appropriate, because some people have criticized the possibilities with ERP systems due to the accessibility and that it is offered as Best Practice software by the vendors. A litterateur review analysing different approaches revising the problem about their critiques or their support to ERP systems as a competitive tool to get a competitive advantage. A litterateur review is a qualitative study, which makes it difficult to generalize. Therefor the litterateur that I analyse, are either taking basis from the resourcebased view or the knowledgebased view, which are described in the beginning of my thesis. The litterateur I analyse, do not just take basis from theory, but also includes case surveys, empirical surveys and real world examples. Furthermore to cover all available areas, so the thesis s result has the fairness to generalize, it is combined with some new and fresh reflection from people, who works with ERP systems from different perspectives. In relation to the analyse an its results, the research started describing the evolution of ERP. The evolution of ERP gives the reader a good indication of where the competition was past, present and future. The research findings indicate that ERP systems from a resourcebased view are a necessity and nothing further, because it is easy to get access to and imitate Best Practice systems. The research finding also indicates that ERP by it self does not give a competitive advantage; it is about how you as an organisations understands and has the knowledge to combine an useful tool with your organisations core business values (knowledgebased view). But it is not all about knowledge. There are also possibilities to gain a temporary competitive advantage, if you as an organisation are able to adapt quickly to changes in the business environment (new updates, technologies etc.). Using the findings in the analysis combined with the evolution of ERP and reflection from people working with ERP systems in their every day life, you understand where the focus lies. In the 1990ths to the beginning of year 2000, companies just implemented ERP systems because they knew they would gain a competitive advantage if they just could follow with the development. But now when the ERP system fulfils the whole value chain, which has reduced the focus on resources, it is Side 3 af 61

4 nowadays more about the knowledge the organisation have about IT combined with business because it is difficult to imitate tacit knowledge; which the reader also will realize. 1. Introduktion/Problemformulering Flere virksomheder og organisationer er blevet klar over fordelene med ERP systemer, hvilket siden omkring årtusindeskiftet har gjort, at mange virksomheder har implementeret ERP for at erstatte de gamle legacysystemer 1.Grundet den store efterspørgsel kombineret med få dominerende og eftertragtede udbydere af ERP systemer (SAP, Oracle, Peoplesoft) ( 2011), er disse vanilje softwares 2 blevet kritiseret for at være omkostningsfyldt standardsoftware, hvor man ikke kan skabe en konkurrencemæssig fordel, idet det er tilgængeligt for alle. Men kan det virkelig passe, at man ikke kan skabe en konkurrencemæssig fordel i forhold til sine konkurrenter, der også benytter sig af det samme ERP system som dig? Hvordan skal dette kunne lade sig gøre? Alle disse overvejelser lægger op til følgende, der er hovedspørgsmålet i min opgave: Bliver ERP systemer kun benyttet, fordi man føler det er nødvendigt for at kunne opretholde sig konkurrencedygtigt? Eller er det stadig muligt at kunne opretholde en konkurrencemæssig fordel i forhold til sine konkurrenter, selvom de også benytter sig af det samme ERP system? En række underspørgsmål skal til for at få svar på hovedspørgsmålet: 1. Hvordan blev ERP udviklet? At give en detaljeret indsigt i evolutionen af ERP er med til at skabe og samtidigt vise en bedre forståelse for hvordan man kan opnå konkurrencemæssige fordele, hvor man her kan se hvad disse systemer dækker med hensyn til business processer. 2. Hvad taler for, at ERP systemer kun er til for at opretholde sig konkurrencedygtigt i forhold til sine konkurrenter? 3. Hvad taler for at man kan få en konkurrencemæssig fordel med ERP systemer i forhold til sine konkurrenter? Herunder mulige metoder og fremgangsmåder for at kunne skabe en konkurrencemæssig fordel i forhold til sine konkurrenter. 1 Se definitionsafsnit 2 Se definitionsafsnit Side 4 af 61

5 1.1 Metode Som min problemformuleringen signalerede, går min opgave ud på at undersøge hvad den litteratur vi har til rådighed lige nu, er tilhænger af: Bliver ERP systemer kun benyttet, fordi man føler det er nødvendigt? Eller er det stadig muligt at kunne opretholde en konkurrencemæssig fordel i forhold til sine konkurrenter, selvom de også benytter sig af det samme ERP system? For at få det bedst mulige svar på ovenstående spørgsmål, er en kvalitativ undersøgelse baseret på tidligere litteratur det mest hensigtsmæssige. Her vil artikler primært fra 1990 erne til dags dato benyttes. Ved en kvalitativ analyse er det svært at kunne generalisere, fordi kilderne er baseret på få personer, dog meget detaljeret. For at neutralisere denne ulempe, gælder det om at have så mange dimensioner med med som muligt. Et litteraturstudie er essentielt i den forstand, at man får en opsamling på den eksisterende litteratur og kan genanvende denne til at hjælpe med at få en helhed ud af en problemstilling, der kan være meget rodet og tidskrævende at forholde sig til. Metoden er også med til at sikre at eksisterende viden genanvendes, dog med nye aspekter. Derudover vil jeg som supplering få en anden dimension ind i min opgave i form af refleksioner fra erhvervsfolk, der til dagligt arbejder med ERP systemer, for at kunne generalisere så meget som muligt. Mange af de artikler der går ind og diskuterer denne problemstilling, argumenterer ved hjælp af teorier angående konkurrencemæssige fordele. Disse teorier vil blive introduceret i starten af opgaven. Dernæst vil jeg fortsætte med at beskrive evolutionen af ERP systemer, idet det som førnævnt i problemformuleringen er med til at vise en bedre forståelse for, hvordan man kan opnå konkurrencemæssige fordele. Netop i den forstand at man får et indblik i, hvad disse systemer dækker af business processer. Efterfølgende vil udvalgte artikler med forskellige tilgange til problemstillingen blive beskrevet og analyseret detaljeret Her er det både artikler, der mener at ERPsystemer kun benyttes, fordi det er en nødvendighed, og artikler der taler for, at man godt kan opretholde en konkurrencemæssig fordel. Slutteligt i min opgave vil jeg kommentere, hvad folk fra erhvervslivet (professorer, ITkonsulenter) har af holdning til problemstillingen og dermed have et bredt fundament til at kunne konkludere på min problemstilling. Side 5 af 61

6 1.2 Afgrænsning Artikler der har forskellige metoder og forklaringer vil blive analyseret, idet der findes mange artikler, der beretter det samme som de artikler jeg vil gennemgå. Dog er det irrelevant at gennemgå disse, da det vil blive gentagelser. Dette vil selvfølgelig medføre, at jeg ikke får ret mange kilder med i min opgave. Men opgavens formål er trods alt heller ikke at skulle komme med alle artikler der findes omkring denne problemstilling, men mere de forskellige dimensioner, fremgangsmåder, metoder og konklusioner der kommer til udtryk. Kun teorier der bliver brugt i opgaven i forbindelse med de forskellige tilgange (ressource og videns), vil blive gennemgået. Selve implementeringen af ERP vil ikke blive gennemgået slavisk, idet dette ikke er opgavens formål. Dog bliver jeg alligevel nødt til at snakke om implementering, fordi måden virksomheden implementerer på, kan have stor indvirkning på opfattelsen og brugen af ERP systemet bagefter. Her er Knowledge Management en afgørende faktor for at kunne skabe en konkurrencemæssig fordel. Fordelene og ulemper for ERP systemer bliver ikke defineret. Dette er dog ikke ensbetydende med, at de ikke bliver nævnt, hvis de har en hvis relevans til opgaven. 1.3 Definitioner Ø Batchprocesser: En proces, som foregår portionsvis. Produktionsmidlerne får tilført et vist input (en batch eller en charge) enten på én gang eller i løbet af en vis tid. Når processen er gennemført, vender apparaturet tilbage til udgangspositionen, og en ny batchproces kan begynde. Batchprocesser er modsætningen til kontinuerlige processer, hvor råvarer og produkter ledes til og fra i stadige strømme. Batchprocesser i computere er beregningsprocesser, der kører fra start til slut uden at modtage input fra en bruger; altså det modsatte af online eller interaktive processer. ( 2011) Ø Business Intelligence: Anvendelse af data til at forbedre virksomhedens indtjening og konkurrenceevne. ( 2011) Side 6 af 61

7 Ø Datamining: Er analyse af egne informationer. Populært kan man sige at datamining går ud på at få "vredet" alt det, der ligger gemt i eksisterende internt talmateriale, for anvendelige informationer. Gennem datamining søges efter skjulte mønstre i en stor gruppe af data. ( 2011) Ø Datawarehousing: Min definition af data warehouse er ikke andet end en database der indeholder data. Det vil sige at har du en database tilknyttet din web side er det dit data warehouse. ( Hejazi, 2011, s. 2) Ø EAI: Enterprise Application Integration "komponenter understøtter integration til andre systemer, både inden for og uden for virksomheden. EAI komponenterne fungerer som en central for udveksling af information og beskeder mellem systemer. Eksempler på systemer i denne kategori er: WebSphere (IBM), BEA, Microsoft BizTalk og NetWeaver (SAP). (Møller, 2007, s. 8) Ø EDI: Electronic Data Interchange, er at overføre forretningsdokumenter elektronisk. ( 2011) Ø Ekspertsystemer: (1. led af lat. expertus, af experiri 'forsøge'), et computerprogram, der kan støtte eller udføre beslutnings eller diagnoseprocesser på samme måde, som en menneskelig ekspert ville gøre det. Udtrykket stammer fra det område af datalogien, der kaldes kunstig intelligens. ( 2011) Ø ERP systemer er software, der hjælper med at integrere multifunktionelle forretningsprocesser for en organisation. Man har en fælles database man tager udgangspunkt i, hvor man bearbejder sin data ud fra denne. (O Leary, 2002) Ø Kausal flertydighed: Det er uigennemskueligt at finde ud af, hvilken ressource der giver en virksomhed dens konkurrencemæssige fordel. Det gør det dermed svært at kunne efterligne. (Lynch, 2009) Ø Legacy system: Autonom software, der er designet specifikt til enkelte forretningsprocesser/funktioner. (LengnickHall et.al., 2004) Ø Mainframes: En kæmpe computer, som kan belastes af mange brugere og kan køre mange programmer samtidigt. ( 2011) Ø MCommerce: MobileCommerce. Funktioner fra ECommerce overført til mobilen. ( 2011) Ø Social kompleksitet: Er processer der kan indebære interaktion mellem ledere Side 7 af 61

8 indeni virksomheden og dens kunder og leverandører. ( 2011, slide nr. 30) Ø Traditionelt filsystem: Et filsystem der fungerer hierarkisk, dvs. mapper gemmes hierarkisk og kun kan have relation til en mappe ad gangen. (Bashyaam,2005) Ø Vanilje software el. Best in Practice: Er standard software fra udbyderen, som ikke er videreudviklet og er for alle virksomheder der køber disse til at starte med. 2. Teorier De teorier der bliver gennemgået i dette afsnit, er fundamentet for nogle af de artikler, jeg beskriver og analyserer detaljeret. Derfor må det antages at være nødvendigt at forstå de grundlæggende principper i teorierne for at kunne for fuld forståelse af artiklerne. Artiklerne der bliver benyttet har to forskellige tilgange til problemstillingen: Den ressource baserede tilgang og den videns (knowledge) baserede tilgang. 2.1 Ressource baserede tilgang Den ressource baserede tilgang er fokuseret på en organisations individuelle ressourcer og dens muligheder ved hjælp af ressourcerne til at skabe en konkurrencemæssig fordel. (Lynch, 2009) Porters generiske strategier Ifølge Porter (1998) har man en konkurrencemæssig fordel i forhold til sine konkurrenter, når en virksomhed opnår større profit end gennemsnittet af markedet man er i. Markedet og den konkurrencemæssige fordel er altså de to aspekter man forholder sig til. De tre generiske strategier, ifølge Porter (1998) for at kunne opnå en konkurrencemæssig fordel er: Omkostningsleder, differentiering og fokus(også kaldt niche). Fokusstrategien har to retninger: omkostningsfokus og fokuseret differentiering. (Porter, 1998) (se figur 1): Side 8 af 61

9 Figur 1 Porters generiske strategier ( Kilde: Derudover går de fire bokse ud på følgende: Omkostningsleder: Omkostningslederen har det bredeste område og mange segmenter i det marked det er i, hvilket har den største indflydelse på at kunne have de laveste omkostninger. Der findes mange former for at omkostningsminimere. Det kan være arbejdskraft, materiale, udstyr, teknologi osv.. Det gælder om at kunne udnytte alle elementerne og omkostningsreducere alle de steder man kan. Dette vil give virksomheden en konkurrencemæssig fordel. Her i form af, at selvom man sælger til gennemsnitsprisen på markedet, har lavere omkostninger der gør, at man får en større profit end sine konkurrenter. (Lynch, 2009 ; Porter, 1998) Differentiering: Differentiering forekommer når en virksomhed/organisation formår at kunne udvikle et produkt, der tilfredsstiller kundens behov bedre end sine konkurrenter. Man kan dermed også tillade sig, at sælge til en højere pris i forhold til markedsgennemsnittet. Ved at ofre de få ekstra omkostninger ved at differentiere, vil det medføre, at man har lidt højere omkostninger i forhold til markedsgennemsnittet. Porter (1998) mener dog, at den pris man sælger til, ved at differentiere sig skal være væsentligt større end omkostningen. Dog kan der opstå problemer i form af, man har svært ved at fastsætte, hvor meget den ekstra omkostning er i forhold til den salgspris man vil fastlægge. Side 9 af 61

10 Og når man først har differentieret sig med et produkt, kan det også være nemt at kopiere, så man kun får en kortvarig konkurrencemæssig fordel. (Lynch, 2009) Fokus: En fokusstrategi er til stede, når virksomheder fokuserer på et specielt område i et marked. Man opnår den konkurrencemæssige fordel ved at udvikle produkter specielt til det niche område; Dermed skulle man gerne kunne tage alle kunderne på sit fokusområde. Dog skal det understreges, at man kun får den konkurrencemæssige fordel i det nicheområde man har sit fokus i og ikke hele markedet. Som tidligere berettet i opgaven kan man have to fokusstrategier: omkostningsfokuseret og fokuseret differentiering. Det er akkurat samme strategier som nævnt tidligere (omkostningsleder og differentiering), dog er disse strategier udelukkende fokuseret i forhold til deres segment. (Lynch, 2009) Ifølge Porter (1998) er det meget vigtig,at man bruger en af disse strategier, idet man ellers ender i midten og bliver dårligere stillet, fordi deres konkurrenter formår at benytte sig af disse strategier. Umiddelbart vil disse tre strategier være et godt fundament for at en konkurrencemæssig fordel, dog er den blevet kritiseret for at være for abstrakt. Det drejer sig om differentieringsdelen. Porter (1998) nævner godt nok hvilke måder man kan differentiere sig på. Jeg er dog tilhænger af en anden kilde, der understreger vigtigheden af disse. Udover differentiering, omkostningsminimering og fokus findes der: Nyeste teknologi, kvalitet, service, vertikal integration, synergi, organisationskultur og den måde man leder og udstiller sig som en organisation, som alle selvfølgelig også er måder på at differentiere sig på. (Lynch, 2009) Side 10 af 61

11 2.1.2 VRIOmodellen Hvor Porters generiske strategier gik ud på at beskrive hvordan man opnår konkurrencemæssige fordele, gælder det også om at kunne opretholde en konkurrencemæssig fordel på længere sigt. Mata et.al. (1995) udviklede VRIO- modellen til at hjælpe med at stille spørgsmål der skal være med til at kunne give en god Figur 2 VRIOmodellen (Kilde: vurdering om en virksomheds/organisations ressourcer eller kompetencer kan skabe en konkurrencemæssig fordel på lang sigt. Der er tre stadier inklusiv ens evne til at udnytte ressourcen og kompetencen til fulde, som også skal være til stede. Disse er bestående af ja- nej spørgsmål på hvert stadie, hvor der svares ja for at komme videre til næste stadie osv. Se figur 2 på forrige side for at følge med på de forskellige stadier: Det første man skal finde ud af er om ens ressource eller kompetence skaber nogen form for værdi. Hvis ja, så er det videre til andet stadie. Hvis nej så er man dårligere stillet end sine konkurrenter. Det næste spørgsmål der skal stilles er om ressourcen eller kompetencen er sjælden. Hvis nej, er man i det mindste konkurrencedygtig i forhold til det marked man er i. Hvis ja, går man videre til tredje stadie. Her er spørgsmålet så omkring sværhedsgraden ved at efterligne ens ressource eller kompetence. Hvis nej, har man i det mindste på nuværende tidspunkt skabt en midlertidigt konkurrencemæssig fordel. Hvis ja, kan man opretholde en længerevarende konkurrencemæssig fordel i forhold til sine konkurrenter. Dog skal man samtidigt også have evnen til at kunne udnytte disse ressourcer og kompetencer til fulde. (Mata el. al., 1995 ; Lynch, 2009) Side 11 af 61

12 2.1.3 Kritik af den ressource baserede tilgang Ressourcer ændrer sig med tiden, hvilket kan medføre at den vurdering man har lige nu, ikke er den samme i fremtiden. Man er ikke klar over hvor stor en indflydelse mennesket har på ressourcerne og dens udvikling. Tilgangen er meget tautologisk. Dvs. man kender løsningen på forhånd. Idet man har en tautologisk opfattelse, bliver tilgangen til det meget simpelt og lineær opfattet. Dvs. man tager ikke forbehold for uventede hændelser. Man antager bare at efter hvert element er blevet defineret, at det hele vil flaske sig derefter, hvilket er i uoverensstemmelse med en udvikling af en strategi, hvor der også skal tages forbehold for uventede hændelser. (Lynch, 2009) 2.2 Videns baserede tilgang Ved viden forstås der færdigheder, rutiner, erfaring, normer, organisationens evne til at kunne tackle, konkurrere og formidle sig over for sine ansatte og omverdenen. (Lynch, 2009) I forhold til den ressource baserede tilgang, der havde en præskriptiv tilgang til tingene, har en videns baseret tilgang en tager det som det kommer tilgang. Forstået på den måde, at man konstant forholder sig til eventuelle ændringer og tilpasser sig til disse. Der er to typer viden, som Lynch (2009) udtrykker det: Uudtalt viden og eksplicit viden. Uudtalt viden er svært at kopiere, idet det baseret på viden der er uudtalt, hvilket ikke er tilgængeligt for alle. Eksplicit viden er derimod nemme at kopiere, idet det kan være manualer, guidelines, formler, kontrakter og skemaer. Altså alt det der er skrevet ned. Hvad kan viden gøre? Viden kan: Skabe et netværk internt i organisationen, hvor man deler viden for at få endnu mere viden, hvilket kan hjælpe til organisationens optimering. Skabe et eksternt netværk i samarbejde med andre organisationer og dermed have tilgængelighed til endnu mere viden. Gøre det svært at kopiere en organisationens business processer. (uudtalt viden) Gøre det nemt at kopiere en organisationens business processer, hvis man har brug Side 12 af 61

13 for hjælp. (eksplicit viden) Et overblik over oplevelser og erfaringer med forskellige ting, der er værd og nødvendigt at vide. (Lynch, 2009) Kritik af den videns baserede tilgang: Man har tendens til at håndtere tingene eksplicit fremfor at gøre dem uudtalte. Man har svært ved at skelne imellem hvad der er vigtigt og hvad der er mindre vigtigt, hvilket kan resultere i at man kan blive fyldt med viden der ikke er nødvendigt. At få ny viden er at gå bagud, idet folk der har viden skal bruge deres tid på at dele viden ud til folk der ikke har viden. Fokus på at udvikle sig strategisk, kan derfor godt gå for langsomt. (Lynch, 2009) 3. ERP's evolution ERP har sin oprindelse fra MRP (Material Requirement Planning). Et system der blev forsket med i 1960'erne, hvis formål endnu ikke var at blive brugt kommercielt. MRP systemerne blev brugt i virksomhedernes eget regi. Den kommercielle tilgang fandt først sted i 1970'erne grundet kulminationen af IT. MRP systemer primære fokus lå på at få mere efficiens (McGauhey et.al., 2007). Typiske funktioner i MRP kunne være: Kvittering på materialer, lagerstyring, Work Order Management, Shop Floor Scheduling, kontrol af produktionsaktivitet, materialeknapheds analyse. Altså funktioner der har med lagerstyring, produktionsplanlægning og kontrol at gøre. Den teknologi man havde til rådighed dengang var mainframes computere, batch processer og det traditionelle filsystem. Spørgsmål der skal sættes i forbindelse med at få en succesfuld MRP proces: Hvad vil man lave? Hvilke materialer skal der til? Hvilke materialer har man? Hvilke materialer skal man have anskaffet sig? ( Dens betydning blev større, idet MRP- systemer beviste sig at kunne bruges i forbindelse med behandling af ordrer. Ordrer kunne placeres, levering af ordrer, råvarer til produktionen kunne bestilles og styres over MRP systemer og dermed også færdiglavede produkter (McGaughey et.al., 2007). Disse revolutionerende egenskaber medførte at MRPløsninger blev endnu mere foretrukket blandt virksomheder. Flere moduler blev tilføjet til systemet, såsom kapacitetskrav, arbejdskraft og HR. MRP var ikke længere kun et system til at beregne de materielle krav, Side 13 af 61

14 men også et system der kunne bruges til at kontrollere og planlægge en produktionsproces og kombineret med de tilføjede moduler førte det til skabelsen af MRP II (Manufacturing Resources Planning) systemer. Det primære fokus for MRP II systemer lå både på at få mere efficiens, og samtidigt være effektiv og en optimal integration imellem fabrikationsenhederne. Typiske funktioner/moduler er: Økonomi, Business Plan, Ressourcer, Salg og Drift, EDI og kundeordrer, Produktionsskema, Kapacitetsplanlægning og MRP. Altså funktioner/moduler der har betydning og relevans for hele fabrikkens processer. Den teknologi man havde til rådighed var mainframes, minicomputere og databaser. Spørgsmål der skal sættes i forbindelse med at få en succesfuld proces: Hvad vil man lave? Hvilke materialer skal der til? Hvilke materialer har man? Hvilke materialer skal man have anskaffet sig? og et tilføjet spørgsmål som ikke var i sinde under MRP: Hvilke begrænsninger har man at gøre med nu eller i fremtiden? ( 2011) Der var ikke kun tale om løsninger til at styre produktionen og lageret, men et information system til der kunne udnyttes på forskellige måder af forskellige brugergrupper. MRP II systemer var også noget der fungerede døgnet rundt, og man kunne konstant opdatere på systemet. MRP II var en nødvendig og åbenlys udvidelse/udvikling, som sætter sit præg på hele produktionsprocessen og ikke kun en enkelt proces ad gangen. IT udviklingen var dog hovedårsagen til at den udvidelse/udvikling af MRP II har været muligt, netop pga. minicomputere, tidsbesparende processer og relationelle databaser. Det traditionelle filsystem blev erstattet med databaser, hvilket medførte en bedre integration af systemet og mere konstruktive informationer til at hjælpe beslutningstagningen. Telekommunikation blev også implementeret ind i systemerne for at skabe dynamik og sammenhæng i systemet. Man stillede konstant krav til nye tilføjelser så informationssystemet konstant fik en endnu større indflydelse. Implementeringen af telekommunikation i MRP II systemer viste sig ikke kun at være brugbart til produktionsvirksomheder. Flere administrationsenheder (Sygehuse, finansielle sektorer osv.) havde stor efterspørgsel på mere effektivitet og mere efficiens, og udnyttede MRP II lignende systemer til at håndtere deres ressourcer. Dog havde administrationsenheder overhovedet ingen relation til M'et (manufacturing) i MRP II, hvilket fører videre til introduktionen af ERP systemer. Det primære mål med ERP systemer er efficiens (mest sat i forbindelse med administrationsenheder), effektivitet og kunne integrere sig med alle organisationens interne enheder. ERP systemer dækker alle Side 14 af 61

15 virksomhedens processer når det gælder administrationsmæssige og fabrikationsmæssige processer, hvor man har frit valg i henhold til benyttelse af modulerne, afhængigt af hvad type virksomhed eller organisation man er. Typiske moduler i et ERP system: Salg og Distrubution, Material Resource Planning (MRP), Production Planning, Quality Management, Manufacturing Resource Planning (MRP II), Finance and Controlling, Fixed Asset Management, Project System, Industry Solution, Human Resource og Quality management. Spørgsmål der skal stilles, i forbindelse med at få en succesfuld proces: Hvad vil du lave? Hvilke materialer skal der til? Hvilke materialer har man? Hvilke materialer skal man have anskaffet sig? og et tilføjet spørgsmål som ikke var i sinde under MRP: Hvilke begrænsninger har man at gøre med nu eller i fremtiden? og et yderligere undersøgelsesspørgsmål tilføjet som ikke var i sinde under MRP II: Hvordan bliver performance planlagt, simuleret, målt og forøget? ( ; ; ). Salget af ERP steg kraftigt i midten af 1990 erne, fordi virksomheder var blevet overbevist af udbyderne, at de var nødt til at skifte de gamle ERP systemer som kørte på mainframes ud til nye justerbare ERP systemer der kunne være bæredygtige i det nye årtusinde. Selvom teknologien stadig var præget af mainframes, minicomputere, var andre nyere teknologier såsom klient server netværker der kunne fordele processer og databaser. Datawarehousing og datamining og Knowledge Management satte også sit præg her (McGaughey et.al., 2007). Vi er nu nået til nutiden hvor ERP systemer er det nyeste fænomen. Dog går der ikke ret lang tid (hvis det ikke allerede er sket) at ERP systemer fra 90 erne er nået til et nyt stadie, og dermed skifter navn til noget andet. Forfattere har hver sin mening i forbindelse med benævnelsen af ERP eller ERP II. Dette skyldes, at ERP systemer ikke mere kun er benyttet i forbindelse med de interne processer i virksomheden/organisationen, men også de eksterne processer. Supply Chain Management (SCM), Customer Relationship Management (CRM) og ECommerce er nogle af de moduler der er blevet tilføjet af udbyderne. Især internetrelaterede teknologier har fået en stor indflydelse på udviklingen, hvilket har fået mange til at døbe det ERP II. Her kan nævnes EAI, hvis funktion er at forbinde de interne (Back Office) og eksterne processer (Front Office) (O Brien et. al., 2008). På baggrund af disse facts kan man dermed også konstatere at ERP systemer ikke kun benyttes i forbindelse med produktion og administration, men også til Side 15 af 61

16 marketing, salg og service (McGaughey et.al., 2007). Denne udvikling synes jeg er meget betydelig og dermed er tilhænger af at ERP nu er nået til ERP II stadiet, idet jeg synes forskellene er væsentlige i forhold til ERP systemerne i 1990 erne. Her opsummeres og tilføjes følgende argumenter og facts der er med til at støtte ERP II definitionen: 1. ERP II er internettilgængelig, hvor ERP ikke er/var. 2. ERP har hovedsageligt sit fokus på produktionsvirksomheder, hvor ERP II har på alle afdelinger i en organisation. 3. ERP kan ikke integrere forskellige funktioner til forskellige afdelinger, hvorimod ERP II kan og derudover kan ERP II også integrere til andre industrier. 4. ERP II har skabt bedre kommunikation og stærkere netværk ved at gå ekstern frem for at blive intern. (Subramonlam et. al., 2009) Ved at opfylde flere krav og følge med i udviklingen, får man for det første tilfredse kunder, men samtidigt er man også mere attraktiv over for en bredere mængde organisationer, idet man fanger flere målgrupper ved at tilføje moduler til ERP systemet à ERP II systemet. Udviklingen fra MRP til ERP/ERP II er sket ved man konstant tilføjer moduler og dermed værdi til informationssystemet. Værdikæden har dermed en stor relevans i forbindelse med denne udvikling, hvilket jeg derfor vælger at illustrere ved brug af værdikæden (Figur 3), hvor stor en del af den der er blev dækket fra MRP I til ERP/ERP II). Figur 3 ERP's evolution vist ved brug af værdikæden (Egen tilvirkning) Side 16 af 61

17 Som sagt er der stor uenighed omkring om vi er i ERP stadiet eller ERP II stadiet, og om ERP II overhovedet findes. Charles Møller (2005) mener, at ERP II er et markedsføringsstunt for at få solgt flere ERP systemer. Ifølge ham er ERP II bare ERP tilføjet nogle ekstra moduler som jeg har nævnt bl.a. SCM, CRM og EBusiness generelt. For at gøre det mere overskueligt, er bilag 1 vedhæftet for at vise evolutionen af ERP og dens fremtid. 4. ERP og fremtiden Funktioner der er ved Ecommerce, er allerede begyndt at fungere i MCommerce. Mange af de funktioner man benytter sig af på sin computer er også ved at være tilgængeligt på mobiltelefonen. Mobilinternet, applikationer man kan tilføje til sine mobiltelefon er kommet frem. Her kan nævnes netbank over mobil ( 2011) liveopdateringer, nyheder, Facebook, spil osv.. Folk er altså blevet mere afhængige af deres mobiltelefoner grundet disse forholdsvis nye funktioner der er kommet til rådighed. Det er derfor et spørgsmål om tid før der også vil komme ERP systemer til mobilen (McGaughey et.al., 2007). Hvis der ikke allerede er? ( 2011). Man kan dermed blive mere dynamisk i sine forretningsprocesser, hvilket mobiltelefonteknologien er. Webservices vil også få en større indflydelse i fremtiden. De fuldt implementerede ERP systemer er trods alt en stor byrde for enhver virksomhed (Høje omkostninger, optræning af medarbejdere osv.). Opensource ERP systemer er kommet til rådighed ( 2011), hvor man bare klikker sig ind på en hjemmeside, og indtaster sin information i opensource ERP systemet, som så bliver gemt på hjemmesidens database. Ulemper findes dog ved disse platforme i forhold til det almindelige ERP system. Her kan nævnes at systemet ikke er fyldt med lige så mange funktioner som i et almindeligt ERP system der er integreret ind i virksomhedens processer. Man kan heller ikke stole på udbyderne af det 100%, idet det for det første er et meget nyt, hvorimod det almindelige ERP system har været på markedet i mange år. Derudover er udbyderne af opensource ERP heller ikke de traditionelle udbydere (SAP,Oracle osv.) af de almindelige ERP systemer. Compiere, en af de virksomheder der har størst erfaring med opensource ERP, har været i gang siden 1999 og har stadig problemer med at få Side 17 af 61

18 produktionsmodulerne til at fungere optimalt ( 2011). I modsætning til udbyderne af ERP systemer, der netop stammer fra MRP og MRP II. Dog er dette er jo ikke ensbetydende med, at det ikke skal kunne fungere hos små service virksomheder? Internetteknologien har i høj grad sat sit præg på ERP systemerne og flere servicevirksomheder fører business via. internettet bruge disse. Her kan Application Service Providers (ASP) nævnes, som yder en service i form af at skabe et produkt (applikation), som er tilgængeligt på internettet. SAP, HewlettPackard og Qwest er allerede indgået i en alliance, hvor målet er gøre SAP R/3 applikationer tilgængelige på datacentre, som kan hjælpe med at videregive deres applikationer til andre virksomheder/organisationer ( 2011). ERP systemer skal også i fremtiden kunne kommunikere med andre ERP systemer: Dvs. flere platforme skal kunne agerer med hinanden, idet det ikke er alle virksomheder der har det samme ERP system. Dette lægger selvfølgelig dermed også op til at ERP systemer skal kunne bruges internationalt imellem organisationer. (=CCommerce). Nogen virksomheder er langsomt på vej ind i det her stadie, dog kan ERP systemerne lige for tiden kun bruges internationalt, hvis man har den samme ERP platform. ERP systemer skal også være bedre til at tilpasse sig agile virksomheder, der konstant ændrer strategi i forhold til omgivelserne. Det kan man evt. gøre ved at kunne udvikle moduler der hurtigt kan tilpasse sig disse ændringer eller efterspørgsler. Her kan nævnes at SAP og Oracle allerede er i gang med at udvikle systemer der kan hjælpe med at reducere transportomkostninger, grundet den stigende efterspørgsel fra speditørvirksomheder. Det forventes at kunne hjælpe over 70 procent af virksomhederne med at skære op til 10 procent ned i deres omkostninger, hvis de implementerer Transport Management Systems (TMS). Disse systemers udvikling vil være baseret på internetteknologien som hovedressource grundet internetteknologiens agilitet og integritet (McGaughey et.al., 2007 ; Hoffman, 2008 ). Derudover er det også vigtigt at have moduler/systemer der kan fungere globalt imellem virksomhederne og deres udbydere grundet den øgede internationalisering. Datawarehouses vil også få en større indflydelse i forbindelse med fremtiden for ERP, enten som implementeret i ERP systemet eller i samarbejde som et ekstern system med ERP Side 18 af 61

19 systemet. Datawarehouses skal bruges til at støtte op omkring beslutningstagen, processer og aktiviteter. Knowledge management skal også bakke om omkring beslutningstagen ved at lave modeller der gøre det nemmere og mere automatiseret at træffe beslutninger. Et Knowledge Management middel, der kunne bruges, er ekspertsystemer. Business Intelligence får også en større indflydelse, analytisk tilgang på baggrund af informationerne fra dit ERP system vil blive benyttet. Disse tre elementer skulle gerne bidrage til en optimering i at træffe effektive beslutninger og dermed også blive benyttet strategisk. Fokus i fremtiden bliver altså mest på de eksterne (Front Office) processer, grundet internetteknologiens udvikling, MCommerce og CCommerce. Dermed ikke sagt at man vil se borte fra at fokusere på de interne processer (Back Office), idet der også kan optimeres her (fx TMS systemer). ERP systemer skal kunne samarbejde med andre ERP systemer, idet der er en konstant øget internationalisering. Moduler skal konstant udvikles og være tilgængelige, fordi der altid vil forekomme ændringer/efterspørgsler man er nødt til at kunne tilpasse sig. Ved hjælp af datawarehouses, Knowledge management og Business Intelligence skal ERP og bruges i forbindelse med fastlæggelse af strategi og effektiv beslutningstagen. 5. Kritik af at ERP systemers skulle give en konkurrencemæssig fordel 5.1 Fra den ressource baseret tilgang Ifølge Nicholas G. Carr (2003) har informations teknologien helt klart fået en større indflydelse i nutidens business, hvorimod den strategiske betydning er formindsket. Hans argumenter er således: IT ledere tror de kan få en konkurrencemæssig fordel ved at benytte IT i deres business modeller, men dette er en forkert observation da IT ikke er en knap ressource. Det er mere en overalt værende ressource, der er tilgængelig for alle. Man kan kun opretholde en konkurrencemæssig fordel ved at have noget som ens konkurrenter ikke har, som Carr (2003) har fra Michael Porter. IT bliver dermed ifølge Carr (2003) ignoreret fra det strategiske perspektiv, idet de ikke har nogen betydning. For at få læseren til at få bedre Side 19 af 61

20 forståelse for Carr s holdning, skelner Carr (2003) imellem det han kalder proprietary technologies, altså noget man har ejerskab eller patent på osv. og infrastructural technologies, altså noget der gavner alle parter frem for at holde det for sig selv. Carr (2003) sætter IT under infrastructural technologies, hvor han begrunder at IT i business har skabt øget sammenkobling og interoperabilitet, fra mainframes til internettet. IT- løsninger er også blevet billigere i løbet af årene, hvilket har resulteret i at de tidligere høje indgangsbarrierer i forbindelse med at være konkurrencedygtig, er brudt. Man kunne kun få en konkurrencemæssig fordel, da IT var en proprietary technology. Carr (2003) bruger her Animal Hospital Supply (AHS), som er en medicin distributør. De introducerede i 1976 et system, hvor man kunne bestille varer elektronisk. En teknologi som ingen andre havde på daværende tidspunkt, hvilket gav dem en konkurrencemæssig fordel i nogle år. Carr (2003) understreger dog at infrastrutucal technologies har en betydning for konkurrence, men kun på det makroøkonomiske niveau. Carr (2003) er også klar over at man kan få en konkurrencemæssig fordel ved at udvikle applikationer, der ikke er nemme at efterligne og bruge, hvilket han også accepterer og ikke prøver at argumenter imod. Til sidst i hans kontroversielle artikel anbefaler han hvordan man skal håndtere IT i business. Følgende guidelines er opstillet: Spend less, Follow, dont lead og Focus on vulnerabilities, not opporturnities. Disse guidelines er i høj grad med til at få et billede af hvad Carrs holdning er til IT i business, nemlig at IT er mere problemer end det er løsninger. Den første guideline, Spend less, argumenterer Carr (2003) baseret på tidligere studier, at de virksomheder der investerer store beløb på IT, for det meste bliver straffet. Det er blevet meget sværere at opretholde en konkurrencemæssig fordel, men meget nemmere at sætte ens virksomhed i en uheldig situation. Den anden guideline, Follow dont lead, argumenterer Carr (2003), at jo længere du venter med at købe IT løsninger, jo mere vil du få for dine penge. Og ved at vente længere, vil risikoen for at man ikke får et dårligt produkt være mindre, idet der er forsøgskaniner til at tage sig af dette. Dog afviser han ikke first mover fordelen. Det er bare efter hans mening blevet meget sværere, grundet IT er blevet homogeniseret. Den sidste guideline, Focus on vulnerabilities, not opportuinities, argumenterer Carr (2003) for, at det er sjældent at skabe en konkurrencemæssig fordel, ved at bruge en moden infrastrukturel teknologi. Man skal derimod sætte sit fokus på sårbarheder, idet en lille fejl i teknologien/systemet kan medføre store alvorlige Side 20 af 61