Workshops til Vækst. - Modul 3: Eksternt fokus. Indholdsfortegnelse

Transkript

1 Workshops til Vækst - Modul 3: Eksternt fokus Indholdsfortegnelse Workshops til Vækst... 1 Eksternt fokus... 2 Praktiske forberedelser... 3 Mentale modeller... 5 Indbydelse... 6 Program... 7 Opsamling fra sidst... 8 Hvem bidrager med hvad?... 9 Skabelon Relationskort Værktøjer Hjemmearbejde Opsamling Opsamling Opsamling Refleksioner Handlingsplan Workshops til Vækst er udarbejdet af Eva Lykkegaard i samarbejde med Væksthus Midtjylland Region Midtjylland og EU's regionalfond har stået for finansieringen. 1

2 Eksternt fokus Formålet med dette udviklingsmodul er at skabe overblik over jeres nuværende samarbejde med kunder, leverandører og andre eksterne parter. På grundlag af dette overblik arbejder I med at finde nye veje til at udvikle partnerskaber. I den seneste workshop formulerede I meningen med jeres virksomhed. En klar mening giver et godt grundlag for at udbygge jeres samarbejde med leverandører, kunder og andre eksterne parter. Et af resultaterne bliver viden om hvilke kunder der bidrager, og hvilke der ikke bidrager til jeres indtjening og udvikling. I får også viden om styrken af jeres relationer til kunderne og andres eventuelle relationer til samme kunder. På tilsvarende måde arbejder I med at vurdere lønsomhed på jeres vigtigste produkter/ydelser. Udbyttet bliver grundlag for at planlægge og gennemføre en målrettet indsats der kan udvikle effektfulde partnerskaber. 2

3 Praktiske forberedelser Læs her om hvilke overvejelser du skal gøre dig, og hvilke praktiske forberedelser du har inden workshoppen om Eksternt Partnerskab og Netværk. Hvornår og hvordan sender du invitationen? Se forslag til invitation Husk at sikre, at hjemmearbejdet bliver gjort Hvad skal deltagerne evt. have udleveret på workshoppen? Hvordan vil du selv forberede dig? Hvilke kriterier vil du bruge til at vurdere vigtighed af kunder og produkter - se værktøj Vil du lave en PowerPoint præsentation? Læs om mentale modeller og tænk på, hvordan du kan udfordre deltagernes mentale modeller i forhold til workshoppens emner. At betragte kunder som medspillere og ikke modspillere er nyt for nogle, men det er en effektiv måde til at styrke relationerne, og dermed opnå en bedre samhan-del til gavn og glæde for alle parter. Gode relationer er afgørende for at få succes. Det letter samarbejdet, og det er et godt værn mod konkurrenter. Jeres udbytte bliver viden om, hvilke kunder I skal satse på i fremtiden. For at omsætte denne viden til handling, skal I beskrive jeres nuværende relationer til disse kunder. Beskrivelsen foretages let og overskueligt i et relationskort. Dette fælles billede kan I bruge til planlægge, hvordan I vedligeholder og udbygger jeres relationer til de vigtigste kunder. Når det gælder lønsomhed på jeres produkter/ydelser skal I tænke på hvilke produkter- og eller produktgrupper, som I skal analysere på. I bør også tænke på hvilke kriterier I skal anvende skal det være deres bidrag til indtjening og udvikling eller noget helt andet? For mange virker det ulogisk at betragte sine konkurrenter som partnere hvorfor skal man være partner med fjenden? Der kan imidlertid være værdi i at samarbejde med udvalgte konkurrenter. Har begge parter eksempelvis værdi-fulde patenter, kan det måske give værdi at udveksle retten til at bruge patenterne. Konkurrenter kan også få udbytte af at arbejde sammen om at definere standarder eller adgang til markeder og/eller leverandører. Vær opmærksom på, at hvis jeres konkurrenter har noget, I gerne vil have har I sikkert også noget, de gerne vil have. Samarbejde med konkurrenter må ikke begrænse den frie konkurrence. SÅDAN GØR DU: Tænk på hvordan I opfatter jeres eksterne relationer i dag. Hvem er de vigtigste kunder og hvordan foretager I prioritering? 3

4 Hvad er jeres nuværende mentale model om eksterne relationer? Er den stadig rigtig? Hvordan skal den nye mentale model være? Hvilke kriterier skal anvendes for at prioritere? Når det gælder lønsomhed på jeres produkter/ydelser skal I tænke på hvilke produkter og/eller produktgrupper, som I skal analysere på. I bør også tænke på, hvilke kriterier I skal anvende skal det være deres bidrag til indtjening og udvikling eller noget helt andet? Tænk workshoppen grundigt igennem og gør dig klart, hvad I skal have ud af den. I denne proces skal du også vælge de værktøjer, som er mest relevante for jer. Værktøjerne præsenteres på de følgende sider. Overvej desuden på forhånd, hvad der er vigtigt at føre over i Vækstplanen. 4

5 Mentale modeller I bogen Kolind Kuren fra bureaukrati til vækst ser Lars Kolind på eksterne relationer. Er forholdet til kunder et traditionelt købs/salgsforhold, eller er målet mere langsigtet strategisk værdi for begge parter? Opfattelse af forholdet til kunder og leverandører Information Succeskriterium Uafhængig Alle relationer opfattes som købs/salgsforhold, og de to parter er modparter Begrænset til det nødvendige minimum Mindst mulige købspris, størst mulige salgspris Afhængig Et partnerskab, som sigter på, at begge virksomheder for maksimal værdi. Et spil med to vindere Så åbent som muligt Langsigtet værdiskabelse for alle involverede parter Organisationer må vælge, hvilke mental model de vil anvende, når det gælder forholdet til eksterne partnere. 5

6 Indbydelse Kære kollega, Klarheden over meningen med vores virksomhed kommunikeres nu flittigt via vores nye elevatortale. Eksternt partnerskab og netværk samt produktlønsomhed er overskrifter på det, vi skal arbejde med på næste udviklingsmøde, som vi holder xxxdag, den yy fra nn.nn zz.zz. Mødet holdes som sædvanlig på/i Vi skal skabe os overblik over vores kunder, så vi ved hvem der bidrager til vores udvikling og indtjening, og hvem der ikke gør. Vi skal beskrive relationerne til kunder, leverandører og andre samarbejdspartnere. På udviklingsmødet skal vi også analysere lønsomheden på vores produkter/ydelser vi skal se hvilke der bidrager med hvad. Til mødet bedes du medbringe dine forslag til løsningen af hjemmeopgaven, som i talte om ved sidste møde. Ring/skriv hvis du har spørgsmål eller kommentarer. Venlig hilsen 6

7 Program I skal bruge 5 timer til dette udviklingsmodul. 0:05 Velkomst 0:10 Opsamling og siden sidst hvordan har I fx brugt Elevatortalen 0:15 Introduktion hvem bidrager med hvad? Navne på de ca 25 vigtigste/største kunder skrives på post it Kunderne placeres i matriks I kan med fordel opdele i to grupper hvis I er mere end 5 deltagere. Begge grupper får samme opgave 1:00 Nu skal I finde fælles billede for virksomheden. I skal blive enige om, hvor de enkelte kunder skal placeres. Er I sikre på at I arbejder med alle vigtigste? Herefter skal I drøfte, hvordan I kan flytte dem der har potentiale til at udvikle sig. Endelig skal I blive enige om hvilke kunder I vil arbejde videre med i relationskortet. Hvis det er relevant kan i gennemføre en tilsvarende øvelse for leverandører og/eller 0:15 Pause 0:15 Introduktion til Relationskort 1:45 Nu skal I beskrive relationerne til jeres vigtigste kunder. I starter med at placere de vigtigste konkurrenter, leverandører og samarbejdspartnere, således I har et godt overblik over den bane I spiller på. I skal være enige om relationen, og I skal vurdere om der er relationer mellem andre aktører og som dermed foregår uden om jeres virksomhed. 0:15 Pause 0:45 Nu skal I tale om hvad I kan lære af dette billede? Følgende spørgsmål skal besvares: Hvordan er relationen forankret hos dem og os? Hvad skal der til for evt. at forankre den bedre? Hvordan får vi bedre kendskab til udenomsrelationerne? Har alle vores partnere et ensartet billede af os og vores ydelser? Hvis nej, hvordan skaber vi et ensartet billede af vores virksomhed? Svarene på disse spørgsmål giver anledning til en række forslag til handlinger, som derfor skal fremgå af handlingsplanen. 0:15 Opsamling og forberedelse til næste udviklingsmøde Gennemgang af hjemmeopgave om den samarbejdende organisation 7

8 Opsamling fra sidst Det er vigtigt at du trækker en tråd tilbage til workshop om mening og elevatortale. Dine medarbejdere har nu haft lejlighed til at prøve dem af i praksis i forhold til deres dagligdag. SÅDAN GØR DU: Du kan tage en runde hvor deltagerne fortæller om deres erfaringer med at bruge elevatortalen og I kan tale om eventuelle forbedringer til mening og elevatortalen. x 8

9 Hvem bidrager med hvad? Relationskortet giver dig et hurtigt overblik, som du kan bruge til at tale om hvilke aktører der er væsentlige, og dermed værd at investere tid og penge i. Dit udbytte bliver viden om de rigtige relationer. Første trin er at prioritere virksomhedens nuværende aktører kunder, samarbejdspartnere og leverandører. Bidrag til udvikling og indtjening er kriterier for prioriteringen. Følgende figur giver hurtigt overblik: Bidrager til udvikling 3 4 Bidrager ikke til indtjening Bidrager til indtjening 1 2 Bidrager ikke til udvikling SÅDAN GØR DU: Tegn figuren på en flipover eller tavle. Aktørernes navne skrives på post-it blade, som placeres på tavlen. Vælg en farve til hver type (kunder, leverandører og samarbejdspartnere) Alternativt en type af gangen. Hvis du har mange kunder kan du med fordel samle dem i grupper, som bidrager nogenlunde på samme måde til indtjening og/eller udvikling 9

10 De kunder som befinder sig i felt 2, 3 eller 4 er de væsentligste, og de skal med over til relationskortet, som beskriver den aktuelle relation. Du kan læse om relationskortet side I skal tale om hvilke kunder der har potentiale til at udvikle sig og hvad der skal til. Indsatspunkter overfører I til handlings- og vækstplan. 10

11 Skabelon Hvem bidrager med hvad? Skabelonen kan du bruge til at vurdere potentielle og nuværende kunder, produkter og/eller serviceydelser og også andre interessenter fx rådgivere, alliancer, leverandører mm. Foretag evt. samme øvelse udelukkende med interessenterne i kvadrant 4 og sæt nu konkrete tal på. På den måde får du beslutningsgrundlag for indsatsområderne. Bidrager til udvikling 3 4 Bidrager ikke til indtjening Bidrager til indtjening 1 2 Bidrager ikke til udvikling 11

12 Relationskort beskriv, dyrk og styrk de rigtige relationer Relationskortet giver et hurtigt overblik over de væsentligste aktører i jeres omverden og aktørernes evt. indbyrdes relationer. Dette giver jer et reelt beslutningsgrundlag for, hvilke relationer der skal styrkes og hvilke der skal reduceres. I arbejder her videre med de aktører, som I prioriterede i Hvem bidrager med hvad værktøjet. Tag også gerne de vigtigste konkurrenter med. Konkurrent X Leverandør 1 Leverandør 2 Samarbejdspartner Kunde 1 Kunde 2 Kunde 3 Konkurrent Y SÅDAN GØR DU: Placer jeres virksomhed i midten af relationskortet. Kunder placeres til højre, leverandører og samarbejdspartnere placeres til venstre. Jeres primære konkurrenter placeres i toppen og i bunden. Forbind nu relationerne med følgende symboler: En relation hvor kunden køber på pris En forholdsvis ny relation En gammel relation med langvarigt og vigtigt samarbejde En relation til en vigtig konkurrent som I skal holde øje med En relation mellem aktører som foregår uden om din virksomhed. Snak det færdige relationskort grundigt igennem hvad viser det jer? Er der relationer, som bør styrkes? Indsatspunkterne overføres til handlings- og vækstplan. 12

13 Værktøjer - prioriteringsmatriks og relationskort Når du har besvaret spørgsmålene om jeres mentale model, i forhold til eksterne parter, skal du til at kigge på relevante værktøjer til det videre arbejde. I første omgang anbefaler vi, at I placerer jeres kunder i en matriks, som giver overblik over deres bidrag til eksempelvis jeres indtjening og jeres udvikling. Du kan læse mere om værktøjet side Hvem bidrager med hvad? I anden omgang skal jeres vigtigste kunder placeres i et relationskort, hvor I beskriver de relationer, som I har i øjeblikket. Du kan læse mere om værktøjet andet sted. Beskriv, dyrk og styrk de rigtige relationer. Jeres udbytte bliver et fælles billede, og dermed muligheden for at drøfte hvilke relationer der skal styrkes. Derefter aftaler I hvem der har ansvar for de enkelte opgaver med at udvikle de rigtige relationer. Værktøjet: Hvem bidrager med hvad? Kan også anvendes til at prioritere leverandører og samarbejdspartnere måske skal der anvendes andre kriterier. SÅDAN GØR DU: Kik på værktøjerne og tænk på om der er behov for at foretage tilpasninger til brug i din virksomhed. Skal prioritering i værktøj foretages på grundlag bidrag til indtjening og udvikling, eller vil du anvende andre kriterier? Vil du anvende værktøjet til at prioritere leverandører og andre eksterne parter? I relationskortet skal du vurdere om beskrivelserne af relationerne passer til din virksomhed. 13

14 Hjemmearbejde Næste udviklingsmodul har fokus på Den samarbejdende organisation. Inden næste workshop skal hver medarbejder løse følgende opgaver: List de 10 vigtigste opgaver i virksomheden. Hvad er din rolle i hver af de enkelte opgaver? Vigtigste opgaver Min rolle Hvilke værktøjer/kompetencer bruger du til at løse opgaverne? Hvilke personer er du afhængig af? Hvordan vil du beskrive jeres interne værdikæde? Brug evt. også skabelonen 14

15 Opsamling Opsamlingen i slutningen af en workshop er ligeså vigtig som præsentation af agendaen i begyndelsen. Opsamlingen giver deltagerne lejlighed til at reflektere over processen, programmet og udbyttet af dagens punkter. Samtidig er det en god måde at få pointerne gentaget og evt. ført til protokols. SÅDAN GØR DU: Opsamlingen foretages ligesom indledningen i et anerkendende perspektiv og du kan bede hver deltager svare individuelt på spørgsmål eller du kan bede deltagerne drøfte 2 og 2 og svare i plenum. Brug evt. skabelonen side Svarene kan konsolideres og renskrives til senere brug. Du kan også vælge at få feedback på processen. 15

16 Opsamling Opsamlingen foretages ligesom indledningen i et anerkendende perspektiv og du kan bede hver deltager svare individuelt på spørgsmål brug evt. skabelonen til feedback på processen. Svarene kan konsolideres og renskrives til senere brug. Hvad har været rigtig godt? Hvad vil du gerne have mere af? Hvad vil du gerne undgå? 16

17 Opsamling Opsamlingen foretages ligesom indledningen i et anerkendende perspektiv og du kan bede hver deltager svare individuelt på spørgsmål brug evt. skabelonen til feedback på individuelt udbytte. Svarene kan konsolideres og renskrives til senere brug. Hvad betød mest for dig i dag? Hvad var dine vigtigste læringspunkter? Hvad vil du bruge i fremtiden? 17

18 Refleksioner Du afgør, hvilket udbytte virksomheden og dermed både medarbejdere og du selv får af hele udviklingsprocessen og de enkelte workshops. Jo mere I, hver især giver jer tid til at reflektere og konkludere efter hvert møde jo større udbytte. Opsamlingen og konklusionerne fra en workshop giver - sammen med dine egne refleksioner - konkrete input til jeres vækst- og handlingsplan. SÅDAN GØR DU: Overvej, hvilke konkrete punkter fra opsamlingen, der er relevante for vækstplanen. Læs dine medarbejderes feedback på både eget udbytte og processen. Vær konstruktiv og spørg evt. ind til, hvordan medarbejderne selv vil bidrage i den videre proces husk også de fælles spilleregler. 18

19 Handlingsplan Det er vigtigt at I fastholder beslutninger fra jeres arbejde i en handlings-plan, som beskriver hvem der skal gøre hvad og hvornår. SÅDAN GØR DU: Udfyld nedenstående skema således I får et fælles overblik: Vækstplan Side eller emne Aktivitet Ansvar Hvem bidrager Deadline 19

20 Husk at gøre handlingsplanerne synlige for alle 20