Teknisk Rekvisition og Inventar Registrerings System - TRIRS

Transkript

1 Faktapjece Teknisk Rekvisition og Inventar Registrerings System - TRIRS Teknisk Afdeling 1

2 2 Rev. maj 2011

3 TRIRS Teknisk Rekvisition og Inventar Registrerings System Dette er en vejledning til det tekniske rekvisitionssystem og apparaturdatabase. Via TRIRS kan du bestille service på teknisk apparatur og få overblik over afdelingens tekniske apparatur. Hvor finder jeg TRIRS? Du kan få adgang til TRIRS via Sygehus Lillebælts intranet: intranet.sygehuslillebaelt.dk. Fra forsiden, under menuen Websystemer, vælges Teknisk Service, bestilling. Efterfølgende vælges det enkelte sygehus. Hvordan logger jeg ind? Når der er valgt sygehus, fremkommer TRIRS login siden. Her indtastes eget bruger ID. Som førstegangsbruger indtastes et ønsket bruger ID, og efter log ind vælges sygehus og afdeling. Hvordan sender jeg en rekvisition? Der er to muligheder for at sende en rekvisition. Der kan sendes rekvisitioner med apparatur nr. eller uden apparatur nr. 3

4 Rekvisition uden apparatur nr. For at oprette en rekvisition klikkes på knappen Opret rekvisition. Alle felter markeret med stjerne* skal udfyldes. Sendes til - vælg hvilken håndværkergruppe Angiv sygehus Angiv afdeling Angiv præcis lokation Rum-nr. finder du på et lille skilt, på dørkarmen til rummet. Hvis der ikke er noget skilt, angives en kort beskrivelse af rummets funktion. Angiv om apparaturet sendes til teknisk afdeling, eller om tekniker skal komme til stedet. Navn/kontaktperson Telefon nummer Emne/overskrift Arbejdsbeskrivelse - beskriv kort problemet eller opgaven der ønskes løst. Afslut med Send. 4

5 Rekvisition med apparatur nr. Rekvisitioner med apparatur nr. SKAL bruges hvis der rekvireres service på et apparatur med apparatur nr. Dette er nødvendigt for at sikre, at alle opgaver registreres i serviceloggen. Det røde apparatur nr. findes på apparaturet og indtastes i feltet Angiv apparatur nr.:, klik derefter Opret rekvisition. Rekvisitionen udfyldes som beskrevet ovenfor. Eksempel på apparatur nr.: Hvordan følger jeg opgavens status? Når du har oprettet en rekvisition har du, til enhver tid, mulighed for at følge dens status. Fra forsiden vælges Egne Igangværende. Egne Igangværende Viser en liste over brugerens nye og igangværende opgaver. Alle Igangværende Viser en liste over alle afdelingens nye og igangværende opgaver. Egne tidligere Viser en liste over alle brugerens afsluttede og godkendte opgaver. Alle tidligere Viser en liste over alle afdelingens afsluttede og godkendte opgaver. I alle listerne kan opgaverne åbnes for yderligere informationer om bl.a. hvilken/hvilke teknikere der er/har været tilknyttet opgaven. 5

6 Som standard er listerne sorteret efter oprettelsesdato, men de kan sorteres efter den af kolonnerne man ønsker. Opgavens status markeres med en farvekode: Rød = Ny Gul = Igangværende Grøn = Afsluttet/godkendt Søgning på rekvisitionsnr. Alle opgaver tildeles et rekvisitionsnr., når de bliver oprettet. Gemmer man dette nr. kan man efterfølgende søge specifikt på opgaven. Fra forsiden vælges, i toppen af billedet, Teknisk Rekvisition Rapporter : Her vælges fanen Find rekvisition. Rekvisitionsnummeret indtastes og rekvisitionen fremkommer. Eksempel på rekvisitionsnr.: VEJB

7 Hvordan finder jeg en liste med afdelingens apparatur? I TRIRS er der udover teknisk rekvisition også en apparaturdatabase, hvori sygehusets tekniske apparatur er registreret. Alt apparatur der er, eller bliver, oprettet i databasen, bliver tildelt et apparaturnr. (se tidligere eksempel). Apparaturnummeret kan bruges til: Oprettelse af rekvisitioner på det enkelte apparatur/nummer. Søgning efter apparatur i databasen. Apparatur søgning Ønsker man at finde oplysninger om et specifikt apparatur, kan der søges på apparaturnr. i databasen. Den mest præcise søgning opnås ved brug af apparaturnr., men der er mulighed for andre søgekriterier. Fra forsiden vælges, i toppen af siden, Apparaturdatabase. Indtast apparaturnummeret i søgefeltet, og vælg det pågældende sygehus og din afdeling. Klik kør rapport. (se billedet nedenfor). Der kan søges på: Apparaturnr., serienr., modelnr., model navn, lokation og leverandør. Eller man kan vælge at søge på Alle, hvis man ikke har noget af ovenstående. 7

8 Apparaturliste Ønskes en liste over apparatur på afdelingen, findes siden som ovenfor. Søgefeltet efterlades tomt. Vælg sygehus og afdeling og afslut med kør rapport. Herefter genereres en liste over registreret apparatur på den valgte afdeling. Apparaturlisten er som standard sorteret efter apparaturnr. (højt til lavt), men kan sorteres efter den af kolonnerne der findes mest brugbar. Apparaturkortet Åbnes et apparatur fra listen efter søgning, fremkommer et apparaturkort med oplysninger om apparaturet. Eksempel: På billedet ovenfor kan det ses hvilke oplysninger der findes om apparaturet. Ved at vælge en af fanerne øverst, kan man finde oplysninger om eventuelt vedligeholdseftersyn, servicelog og vedhæftet dokumentation. 8

9 Vedligehold Under fanen vedligehold, kan man finde oplysninger om der er oprettet vedligeholdseftersyn på apparaturet, eftersynsinterval, hvornår sidste og næste eftersyn skal udføres, samt en arbejdsbeskrivelse. Service log Under service log, kan man finde en liste over udførte eftersyn. Det fremgår hvem der har udført og hvornår der er blevet udført service. Klikkes der på opgaven, får man flere informationer om det enkelte eftersyn. Rekvisitioner Hvis der er oprettet rekvisitioner på apparaturnummeret kan de findes af listen her. Dokumentation Under dokumentation kan der vedhæftes dokumenter der kan være vigtige for apparaturet. Det kan fx. være bruger- eller vedligeholdsvejledninger, reservedelslister eller eftersynsrapporter fra udførte eftersyn. Hjælp Du kan til enhver tid bruge hjælp funktionen i øverste højre hjørne, hvis du er i tvivl om noget. 9

10 Spørgsmål Du er altid velkommen til at kontakte Teknisk afdeling, hvis du har spørgsmål vedr. TRIRS. Du træffer os her: Fredericia Sygehus Telefon - lokal 7337 Mandag - torsdag: kl Fredag: kl Give Sygehus Telefon - lokal 8014 / 8016 / 8018 / 8020 Mandag - torsdag: kl Fredag: kl Kolding Sygehus Telefon - lokal 3624 / 2883 Mandag - torsdag: kl Fredag: kl Middelfart Sygehus Telefon - lokal 4551 Mandag - torsdag: kl Fredag: kl Vejle Sygehus Telefon - lokal 5100 Mandag - torsdag: kl Fredag: kl

11 11

12 Vejle Sygehus Kabbeltoft Vejle Telefon Forfatter: Michael Brodersen Ansvarlig: De tekniske afdelinger SLB Godkendt af: De tekniske afdelingsledelser, maj