DHF CAMP ARRANGØRMANUAL

Transkript

1 DHF CAMP ARRANGØRMANUAL 2016

2 2016 Indhold Forord... 3 Foreningens fordele ved at arrangere DHF Camp... 3 Dansk Håndbold Forbunds værdier... 3 Hvilke overvejelser skal foreningen gøre sig før arrangørtilmelding.. 5 Tilmeld foreningen som DHF Camp arrangør... 7 Økonomi... 8 DHF Camp arrangements- og træneransvarlige... 9 Krav til trænere Trænerpakke Procedure for deltagertilmelding PR-kampagne Program og trænerpåsætning Holdinddeling Leveringsprocedurer Fotos taget på DHF Camp Evaluering Procedure for aflysning Tidsplan Links DHF CAMP - ARRANGØRMANUAL

3 Forord Med DHF Camp giver Dansk Håndbold Forbund foreningen muligheden for at begejstre unge i års alderen med håndbold- og ungdomsoplevelser, hvor bolden, læringen og ungdomsaktiviteter er i centrum. Unges begejstring for håndbold kommer bedst til udtryk ved engagerede og entusiastiske trænere og ledere og dem er der mange af i ungdomshåndbolden. Dansk Håndbold Forbund ønsker med DHF Camp at skabe de bedste rammer for, at trænere og ledere kan videregive deres entusiasme til de unge. Foreningen skal kun koncentrere sig om det vigtigste nemlig selve arrangementet DHF Camp og ikke bruge ressourcer på det administrative. Det administrative arbejde tager Dansk Håndbold Forbund sig af. Mange års erfaring fra håndboldskolen har vist, at ejerskabet skal udspringe fra foreningens ønske og lyst til at arrangere et tiltag som DHF Camp for foreningens ungdomsmedlemmer. Af samme grund giver Dansk Håndbold Forbund foreningen stor medindflydelse på selve indholdet og udformningen af DHF Camp i foreningens regi. Ved at vælge denne tilgang til DHF Camp sikrer Dansk Håndbold Forbund, at foreningens trænere og ledere oftest har en baggrund i håndboldsportens ungdomsrækker, og at det er deres engagement og smittende entusiasme for ungdomshåndbold, der er garant for den gode håndboldoplevelse, som er DHF Camps varemærke. DHF Camp er Dansk Håndbold Forbunds populære håndboldskole tilpasset den unge målgruppe, og den har kørt som selvstændigt koncept siden 2012, hvor den for første gang løb af stablen. DHF CAMP - ARRANGØRMANUAL 3

4 Troværdighed Dansk Håndbold Forbunds værdier DHF Håndboldskole tager som alt andet i Dansk Håndbold Forbund udgangspunkt i vores værdier: Begejstring Udvikling Fællesskab Troværdighed Begejstring: Vi udstråler glæde og energi i vores samvær med både konkurrenter og kolleger. Vi er ambitiøse, sætter fremtidige mål, og ved at sejre skaber vi begejstring. spekterer forskelligheden og anerkender betydningen af at skabe oplevelser som et team. Troværdighed: Vi tager ansvar for, at kommunikation og dialog er baseret på gensidig tillid og troværdighed. Vi åbner ethvert samarbejde med forventningen om Værdier troværdighed fra alle parter. Dansk Håndbold Forbund forventer, at foreningen efterlever ovenstående i dansk håndbold værdier som arrangør Vi skaber af DHF gode oplevelser Camp. Begejstring Udvikling Udvikling: Vi viser viljen og har modet til at gå nye veje for derigennem at kunne profilere håndbolden. Vi giver og skaber plads til dialog og nye ideer, som kan udvikle håndbolden. Fællesskab: Vi tager et fælles ansvar for, at håndbolden får succes. Vi re- BUFT Fællesskab Foreningens fordele ved at arrangere DHF Camp DHF Camp skaber liv i foreningen og gør foreningen synlig i lokalområdet. DHF Camp er et godt tilbud om en sommeraktivitet til foreningens ungdomsmedlemmer. DHF Camp kan være det projekt, som ryster foreningens ungdomstrænergruppe godt sammen inden sæsonstart. Foreningen får inspiration via samarbejdet med Dansk Håndbold Forbund. strative del, så foreningen kan fokusere på selve håndboldprogrammet! Hvilke overvejelser skal foreningen gøre sig før arrangørtilmelding Når foreningen har besluttet sig for at afholde DHF Camp, skal foreningen gøre sig følgende overvejelser. 1. Hvem er målgruppen: årige (U14+U16)? årige (U14)? årige (U16)? Frem for alt - det er NEMT! Dansk Håndbold Forbund sørger for den admini- 4 DHF CAMP - ARRANGØRMANUAL

5 2. Hvor mange pladser skal foreningen udbyde? Foreningen bestemmer selv, hvordan fordelingen af pladser skal være. Eksempelvis kan foreningen have mange U14-spillere og færre U16-spillere, hvilket kan have indflydelse på fordelingen af antal pladser. Vejledende antal pladser i forhold til faciliteter 1 hal 1 hal + 1 gym.sal 2 haller 3 haller 2 hold 3 hold 4 hold 6 hold Optimalt antal deltagere Vejledende fordeling af pladser på håndboldårgange med udgangspunkt i det optimale antal deltagere. 1 hal 1 hal + 2 haller 3 haller 1 gym.sal U U Hvor mange dage skal DHF Camp vare? Dansk Håndbold Forbund anbefaler en tredages camp, da unge oftest også har andre interesser og prioriteter, som de ønsker at tilgodese. Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Lørdag Søndag Alternativ 1 kl kl kl Alternativ 2 kl kl kl Alternativ 3 kl kl kl Alternativ 4 kl kl kl Foreningen kan også vælge andre alternativer til ovenstående forslag. Ved at arrangere DHF Camp i eftermiddags-/aftentimerne eller i en weekend bør det være nemmere at få voksne til at være instruktører. 4. Skal der tilbydes forplejning, og hvem skal stå for forplejningen? Frivillige ledere eller hallens cafeteria? Det anbefales, at foreningen tilbyder forplejning på DHF Camp. 5. Skal instruktørerne være: Foreningens egne trænere? Gæsteinstruktører? 6. Hvornår skal DHF Camp afholdes? Ved fastsættelse af datoer, er det en god idé at tage højde for fodbold-camps og evt. andre arrangementer i lokalområdet. Tip Tilbyder foreningen forplejning, kan tilberedningen af måltiderne indgå som en del af eksempelvis teambuilding. DHF CAMP - ARRANGØRMANUAL 5

6 Dansk Håndbold Forbund anbefaler nedenstående antal trænere og assistenttrænere pr. træningspas/alternativ aktivitet: 1 hal 1 hal + 1 gym.sal 2 haller 3 haller 2 hold 3 hold 4 hold 6 hold U14 1 tr. + 1 ass. 2 tr. + 2 ass. 2 tr. + 2 ass. 3 tr. + 3 ass. U16 1 tr. + 1 ass. 1 tr. + 1 ass. 2 tr. + 2 ass. 3 tr. + 3 ass. Trænere i alt 2 tr. + 2 ass. 3 tr. + 3 ass. 4 tr. + 4 ass. 6 tr. + 6 ass. Tips Dansk Håndbold Forbund anbefaler at kontakte kommunen med henblik på: at søge om fritagelse for betaling af halleje, hvis foreningen betaler det. at foreningens arrangement bliver en del af kommunens sommerferietilbud til kommunens skole-elever (hvis sådan udbydes af kommunen). At søge evt. økonomisk tilskud eks. pr. deltager med bopæl i kommunen eller anden form for økonomisk tilskud, hvis kommunen tilbyder det. Tilmeld foreningen som DHF Camp-arrangør Når foreningen har gjort sig de indledende overvejelser, tilmelder foreningen sig som DHF Camp-arrangør. Før tilmelding skal foreningen: udpege én DHF Camp-ansvarlig udpege én DHF Camp-træneransvarlig (DHF Camp-ansvarlige og DHF Camptræneransvarlige kan være en og samme person) booke hallen i god tid (gerne mindst et år i forvejen) sørg for at få en skriftlig bekræftelse på, at hallen er booket! udarbejde budget - Dansk Håndbold Forbund har udarbejdet en budgetskabelon, som er tilgængelig i HåndOffice Når foreningen har ovenstående på plads, tilmelder foreningen sig som DHF Camparrangør i HåndOffice. Ved tilmelding som arrangør skal foreningen bestille Dansk Håndbold Forbunds PR-materialer. Deadline for tilmelding er den 31. januar. Deadline for tilmelding er den 31. januar 6 DHF CAMP - ARRANGØRMANUAL

7 Økonomi Foreningen bestemmer selv ved tilmelding, hvor stor del en af deltagergebyret foreningen ønsker at få udbetalt. Dansk Håndbold Forbund anbefaler, at deltagergebyret er kr. 825,- for en tredages DHF Camp inkl. frokost eller aftensmad. Af beløbet på kr. 825,- får foreningen kr. 450,- til at dække eventuelle omkostninger. Dansk Håndbold Forbund tilbageholder kr. 375,- af deltagergebyret inkl. betalingsgebyr på kr. 25,-. Beløbet dækker udgifter til eksempelvis deltager-/ trænerpakke, logistik, PR-materialer m.m. Dansk Håndbold Forbunds udgifter til PRmaterialer til foreninger udgør alene kr Som arrangørforening får foreningen materialer og serviceydelser fra Dansk Håndbold Forbund, der overstiger det beløb, som Dansk Håndbold Forbund tilbageholder af deltagergebyret. Eksempel Hvis foreningen tilbyder overnatning inkl. måltider, regulerer foreningen selv sin andel af deltagergebyret. Det samme gør sig gældende, hvis der er andre forhold, som har indflydelse på foreningens andel af deltagergebyret i op- eller nedadgående retning. Udbetalingsprocedure Dansk Håndbold Forbund overfører foreningens andel af deltagergebyret til foreningens konto, i ugen efter DHF Campen er gennemført. Har foreningen brug for at få udbetalt pengene på et tidligere tidspunkt, kan foreningen kontakte Dansk Håndbold Forbund om dette. Foreningen kan i HåndOffice løbende følge med i økonomien for DHF Campen. Foreningen kan ligeledes trække den endelige afregningsspecifikation i Hånd- Office. Dansk Håndbold Forbund anbefaler, at deltagergebyret er kr. 775,- for en tredages DHF Camp Antal deltagere Deltagerbetaling ekskl. gebyr Foreningsandel DHF s andel Udbetales til foreningen Værdi af deltagerpakke Værdi af trænerpakke Samlet værdi Priser på ekstra materialer Priser for eksempelvis ekstra deltager-/trænerpakke, ekstra bolde eller lignende findes i HåndOffice. Eventuel bestilling af ekstra materialer modregnes foreningens andel af deltagergebyret. Hvis foreningen arrangerer mere end en DHF Camp, afregner Dansk Håndbold Forbund hver DHF Camp for sig. Hvis en forening eksempelvis arrangerer flere DHF Camps, regnes arrangementerne ikke sammen, således at foreningen ikke kan opnå flere gratis trænerpakker, end det enkelte arrangements deltagerantal godtgør. DHF CAMP - ARRANGØRMANUAL 7

8 Dansk Håndbold Forbund anbefaler, at foreningen uddelegerer opgaverne til flere personer DHF Camp arrangementsog træneransvarlige Dansk Håndbold Forbund anbefaler, at foreningen uddelegerer opgaver i forbindelse med DHF Camp til flere personer. Ved at følge dette råd sikrer foreningen, at viden og erfaring ikke går tabt, hvis en frivillig leder ikke længere ønsker at være med til at arrangere DHF Camp. Som minimum bør foreningen dele opgaverne mellem en arrangementsansvarlig og en træneransvarlig. Den arrangementsansvarliges opgaver Overordnet planlægning Hvilke overvejelser skal foreningen gøre sig? Tilmelde foreningen som arrangør af DHF Camp Økonomi Kontakt til Dansk Håndbold Forbund, hallen, øvrige leverandører og andre frivillige ledere/hjælpere Tips Er DHF Campen et morgen-, eftermiddags- eller aftenarrangement uden overnatning, er det en god idé at holde hhv. morgeneller eftermiddagssamling med trænerne, inden de unge kommer i hallen. Ved morgensamlingen er det en god idé, at foreningen giver trænerne morgenbrød. Ved udfyldelse af børneattester er det en god idé at markere feltet, hvor det er Danmarks Idræts-Forbund, DIF, som tager sig af en eventuel pædofilisag. Det er en god idé at pakke deltagerpakkerne dagen før DHF Camp samt at nummerere bolde og drikkedunke. Ansvarlig for at gennemføre PR-kampagne Sikre, at foreningen bestiller trænerbeklædning i HåndOffice Indhente børneattester på trænere/instruktører, som foreningen ikke allerede har børneattester på. Evt. lokale sponsor-/leverandøraftaler af diverse materialer, mad eller frugtordning. Det er den arrangementsansvarliges ansvar, at lokale aftaler ikke er i strid med Dansk Håndbold Forbunds arrangøraftale. Info til deltagere 14 dage før DHF Camp Ansvarlig for pakning og fordeling af deltager- og trænerpakker. Ansvarlig for bestilling af diplomer Sikre foreningens og deltagernes evaluering Den træneransvarliges opgaver Træffe aftaler med trænere samt registrere trænerne i HåndOffice. Udarbejde overordnet og/eller detaljeret program for DHF Camp (Dansk Håndbold Forbund har udarbejdet forslag til program) Afholde trænermøde før DHF Camp for at sikre, at alle trænere kender deres opgaver Holdinddeling af deltagerne på mindre hold. Dansk Håndbold Forbund anbefaler, at deltagerne er sammen på tværs af køn. Gennemføre DHF Camp 8 DHF CAMP - ARRANGØRMANUAL

9 Krav til trænere Alle trænere skal udfylde en børneattest samt opnå godkendelse af denne fra Det Centrale Kriminalregister. Det er et krav, DHF stiller, for at have tilladelse til at fungere som træner for unge og dermed på DHF Camp. Dansk Håndbold Forbund kræver ikke, at børneattester indsendes til forbundet. Foreningen skal på tro og love markere i HåndOffice, at foreningen har indhentet og indsendt børneattester på den enkelte træner/instruktør til Det Central Kriminalregister. De(n) ansvarlige træner(e) skal minimum være 20 år samt besidde kompetencerne til at lede og gennemføre træningen. Assisterende trænere skal være minimum 18 år og være modne til at tage et selvstændigt ansvar for øvelserne og ikke mindst deltagerne. Dansk Håndbold Forbunds budskaber om god ungdomstræning efterleves. Der skabes et højt aktivitetsniveau i ungdomstræningen flest mulige aktive situationer (med bold) for den enkelte deltager. Der skabes et ungdomsmiljø med tryghed og gode oplevelser for alle. Individuel træning prioriteres højere end kollektiv træning. Fokus på differentieret tilgang til deltagerne såvel håndboldmæssigt som personligt. Alle trænere skal udfylde en børneattest samt opnå godkendelse af denne fra Det Centrale Kriminalregister DHF CAMP - ARRANGØRMANUAL 9

10 Trænerpakke Foreningen får én gratis trænerpakke pr. seks tilmeldte DHF Camp-deltagere. Ønsker foreningen at bestille yderligere trænerpakker, forefindes priser på produkterne i HåndOffice. Bestillingsfrist Foreningen skal have bestilt trænerpakker senest 14 dage, før foreningens DHF Camp begynder! Bestiller foreningen trænerpakker, senere forbeholder Dansk Håndbold Forbund sig ret til at fakturere fragt og pakning af forsendelsen. Tøj til at prøve størrelser efter Ønsker foreningen at modtage trænertøj til at prøve størrelser efter, skal det være bestilt senest den 1. april. Efterfølgende sendes pakken hurtigst muligt. Dansk Håndbold Forbund fakturerer foreningen et gebyr på kr. 150,- for denne forsendelse. Gebyret modregnes i foreningens andel af deltagergebyret. Bestilling af trænerpakke foretages i HåndOffice. 10 DHF CAMP - ARRANGØRMANUAL

11 Procedure for deltagertilmelding Deltagertilmelding kan kun foregå online på eller i HåndOffice. Kan eller ønsker forældre ikke at betale online, har både Dansk Håndbold Forbund og foreningen mulighed for at tilmelde deltagere manuelt i HåndOffice. I disse tilfælde sendes der automatisk et girokort til deltagerens forældre. Foreningen må ikke tage imod betaling kontant! Den offentlige deltagertilmelding åbner den 3. februar kl forudsat at den 3. februar er en hverdag, eller datoen ikke kolliderer med andre tiltag i Dansk Håndbold Forbund. Er den 1. februar en fridag, skubbes tilmelding til den førstkommende hverdag. Det er muligt at give egne medlemmer mulighed for at tilmelde sig foreningens DHF Camp fra og med den 1. januar og indtil den 3. februar kl Foreningen har også mulighed for at lukke sit arrangement helt, så det kun er deltagere, som foreningen aktivt inviterer, der kan tilmelde sig arrangementet. Gør foreningen brug af denne mulighed, er det foreningens eget ansvar at invitere alle de deltagere, som, foreningen ønsker, skal have mulighed for at tilmelde sig foreningens DHF Camp. Framelding Forældre har mulighed for at framelde deres barns deltagelse på DHF Camp. Sker framelding inden 30 dage før foreningens DHF Camp første dag, refunderes deltagerbetalingen mod et gebyr på kr. 200,-, som tilfalder Dansk Håndbold Forbund. Betalingsgebyret på kr. 25,- refunderes ikke. Sker frameldingen efter skæringsdatoen 30 dage før foreningens DHF Camp første dag, refunderes deltagergebyret ikke. Sker frameldingen efter skæringsdatoen 30 dage før foreningens DHF Camps første dag, refunderes deltagergebyret ikke. I sådan et tilfælde får foreningen sin andel af deltagergebyret, og deltageren har naturligvis krav på at få udleveret sin deltagerpakke på DHF Campen. Ændring af bestilling Deltageren har mulighed for at ændre sin bestilling online. Denne mulighed lukker, når deltagerpakken sendes til pakning hos Dansk Håndbold Forbunds logistikpartner. Efterfølgende er det foreningen, som skal bestille nyt og returnere ikkebrugte produkter. Deltagertilmelding kan kun foregå online på eller i HåndOffice Ved tilmelding bestiller deltagernes forældre en deltagerpakke. Prisstigning Tilmeldinger fra og med 30 dage før foreningens DHF Camp tillægges et gebyr på kr. 75,-. Gebyret tilfalder Dansk Håndbold Forbund. Tilmeldingsfrist Onlinetilmeldingen lukker, fire dage før foreningens DHF Camp begynder. I de fire dage op til DHF Campen har både foreningen og Dansk Håndbold Forbund mulighed for at tilmelde deltagere manuelt i HåndOffice. Ved manuel tilmelding sender Dansk Håndbold Forbund faktura på deltagergebyret til deltagerens forældre. Flot PUMA sæt Alle deltagerne på årets DHF Camp får følgende: Select kvalitets håndbold NB - det endelige layout på materialerne vil variere fra det viste Drikkedunk DHF CAMP - ARRANGØRMANUAL 11

12 Deltagerpakke på årets DHF camp KOM OG VÆR MED PÅ DHF camp - du vil IKKE gå glip af det! TILMELDING PÅ FRA 2. FEBRUAR 2015 KL PR-kampagne Camp er et ungdomsmiljø, hvor du møder andre unge, som også brænder for håndbolden. DHF CAMP 2015 både for piger og drenge. Det bliver sommerens fedeste håndboldoplevelse! Powered by Årets tema: duelspil Du får individuel træning, sjove oplevelser med alternative aktiviteter og spiller selvfølgelig en masse håndbold. Opg. 7,8,9_A3 Plakater 2015.indd 3 23/12/ NB - de viste PR-materialer er fra 2015 Find en DHF camp nær dig! Dansk Håndbold Forbund har udarbejdet plakat, løbeseddel, bannere til web samt pressemeddelelsesskabeloner, som foreningen kan gøre brug af. Foreningen har mulighed for at bestille disse PR-materialer til lokal PR-kampagne målrettet egne og/eller naboforeningers medlemmer. PRmaterialerne kan også downloades som filer fra HåndOffice. Foreningen får gratis 5 stk. A3 plakater og 100 stk. A4 løbesedler med arrangementsspecifikke data påtrykt. Bestiller foreningen flere PR-materialer end de 5 plakater og 100 løbesedler, modregnes ekstra-forbruget i udbetalingen af foreningens andel af deltagergebyret (priser kan ses i HåndOffice). Dansk Håndbold Forbund opfordrer ligeledes foreningen til at bruge egne medlemslister med henblik på at invitere medlemmerne til at deltage på foreningens DHF Camp via HåndOffice. Har foreningen i det foregående år arrangeret DHF Camp, kan deltagerlisten fra det foregående år bruges til at invitere deltagere til foreningens DHF Camp. PR-kampagne i januar/februar Info på foreningens website PR til egne medlemmer PR til naboforeninger Opslag på skoler i børnehaver Pressemeddelelse til dag- og ugeblade Evt. PR til børnehåndboldstævner Fra februar og fremefter laves der eventuelt løbende PR, hvis foreningen vurderer, at der er behov for det. På HåndOffice kan foreningen downloade forslag til programmer Program Dansk Håndbold Forbund anbefaler, at foreningen afvikler DHF Camp over tre dage enten med eller uden overnatning. Den træneransvarlige udarbejder et overordnet program med træningspas. Foreningen kan med fordel sætte overskrifter på de enkelte træningspas og efterfølgende uddelegere opgaven med detailplanlægning af træningen og de alternative aktiviteter til de enkelte trænere. Selve indholdet i træningen på DHF Camp bør tage udgangspunkt i DHF s aldersrelaterede træning for U14/U16. I HåndOffice kan foreningen downloade forslag til programmer, forslag til øvelser og alternative aktiviteter. Trænerpåsætning Foreningen kan vælge, at de samme trænere følger et stamhold på hele DHF Campen. Fordele Deltagere/trænere får et samhørighedsforhold Trænerne får deltagerne i et længerevarende træningsforløb Ulemper Det kan være svært at finde trænere, som kan afse 3 dage Alternativt kan foreningen vælge, at trænere knyttes til de enkelte træningspas. Fordele Det er nemmere at finde trænere Deltagerne får forskellige impulser Ulemper Manglende kontinuitet i træningen og svagere relation mellem deltagere og trænere Deltagernes manglende tryghed ved en eller flere gennemgående trænere. 12 DHF CAMP - ARRANGØRMANUAL

13 Holdinddeling Dansk Håndbold Forbund anbefaler at inddele deltagere i mindre hold á deltagere, der udgør et stamhold, som deltagerne hører til. Eventuelle alternative aktiviteter kan foregå på tværs af stamhold. Vejledende antal hold og deltagere pr. hold. 1 hal 1 hal + 1 gym.sal 2 haller 3 haller U14 1 hold á 15 2 hold á 30 2 hold á 30 3 hold á 15 U16 1 hold á 15 1 hold á 15 2 hold á 30 3 hold á 15 Dansk Håndbold Forbund anbefaler, at foreningen inddeler stamholdene efter alder (U14 eller U16). Ønsker foreningen at opdele hold efter køn, skal foreningen være opmærksom på fordele og ulemper ved dette. Hvis det på førstedagen af DHF Camp viser sig, at holdinddelingen ikke er hensigtsmæssig, er det en god idé at bytte enkelte deltagere mellem de enkelte hold, så alle deltagere får en god oplevelse. Tag hensyn til teknisk/taktisk niveau og sociale relationer, når der flyttes deltagere fra et hold til en andet. Dansk Håndbold Forbund anbefaler, at der til hvert hold/træningspas er tilknyttet en træner og en assistenttræner. DHF CAMP - ARRANGØRMANUAL 13

14 Foreningen skal have bestilt trænerpakker, senest 14 dage før arrangementet begynder! Dansk Håndbold Forbunds logistikpartner er pt. Textil Print ApS, Bakkelyvej 2, 8680 Ry Telefon: Leveringsprocedurer Dansk Håndbold Forbund sender deltager- og trænerpakker efter følgende terminer: Første levering Sendes til pakning hos Dansk Håndbold Forbunds logistikpartner, 11 dage før DHF Camp begynder. Sendes fra Dansk Håndbold Forbunds logistikpartners lager, syv dage før DHF Camp begynder. Forsendelsen skal være fremme, seks dage før DHF Camp begynder. Er dette ikke tilfældet, er det foreningens ansvar at tage kontakt til Dansk Håndbold Forbunds logistikpartner. Foreningen skal have bestilt trænerpakker, senest 14 dage før arrangementet begynder! Evt. anden levering Sendes til pakning hos Dansk Håndbold Forbunds logistikpartner, fire dage før DHF Camp begynder. Sendes fra Dansk Håndbold Forbunds logistikpartners lager, fire dage før DHF Camp begynder. Forsendelsen skal være fremme, tre dage før DHF Camp begynder. Er dette ikke tilfældet, er det foreningens ansvar at tage kontakt til Dansk Håndbold Forbunds logistikpartner. Evt. tredje levering Sendes til pakning hos DHF s logistikpartner kl på første dagen af DHF Camp. Evt. nye deltagere skal være tastet ind i systemet senest kl samme dag. Sendes fra DHF s logistikpartners samme eftermiddag. Forsendelsen skal være fremme dagen efter. Er dette ikke tilfældet, er det foreningens ansvar at tage kontakt til DHF s logistikpartner. Track & Trace Hver forsendelse kan spores via track & trace. Foreningen modtager en med track & trace-nummer på hver forsendelse, som sendes fra Dansk Håndbold Forbunds logistikpartners lager. Modtagelse af materialer Det er foreningens ansvar, at der er en person til at modtage og kvittere for modtagelse af materialerne. Foreningen kan ved tilmelding oplyse, at forsendelsen må stilles på modtageradressen, uden at der kvitteres for modtagelse. Giver foreningen tilladelse til dette, sker det på foreningens ansvar og risiko. Eventuelt økonomisk tab pga. defekte varer forårsaget af vejret, tyveri osv. dækkes af foreningen. Ved forsendelser på paller er fragtmanden orienteret om at kontakte det af foreningen opgivne telefonnummer 30 minutter før levering! Dansk Håndbold Forbund kan desværre ikke garantere, at dette sker. Forbehold Dansk Håndbold Forbund tager forbehold for, at ovenstående leveringsdage er lørdage eller søndage. I disse tilfælde sørger Dansk Håndbold Forbund for at ændre i leveringsterminer, så foreningen får materialerne på fredage. Defekte materialer og ombytning af varer Dansk Håndbold Forbund bytter naturligvis defekte og forkert bestilte varer. Defekte varer SKAL returneres til Dansk Håndbold Forbunds logistikpartner. Af samme årsag betaler Dansk Håndbold Forbund for én returfragt. Foreningen kan rekvirere én gratis portoblanket hos Dansk Håndbold Forbunds logistikpartner. Ombytning af materialer i deltagerpakken skal ske via foreningen. Forældre, som kontakter Dansk Håndbold Forbund vedrørende ombytning af materialer, efter pakning/levering har fundet sted, henvises til foreningen. Proceduren for dette er: 1. Dansk Håndbold Forbunds logistikpartner orienteres pr. telefon eller mail, hvorefter materialer sendes senest dagen efter. 2. Foreningen sender defekte varer retur til Dansk Håndbold Forbunds logistikpartner. Det er selvfølgelig i orden at vente, til arrangementet er afviklet med henblik på at samle flere varer i en forsendelse. Fotos taget på DHF 14 DHF CAMP - ARRANGØRMANUAL

15 Camp Kilde: Danmarks Idræts-Forbund Når deltageren tilmeldes DHF Camp skal forældrene tage stilling til, om Dansk Håndbold Forbund og foreningen må vise portrætfotos/portrætlignende fotos taget på DHF Camp på foreningens/forbundets website eller i PR-materialer. Foreningen skal respektere et evt. afslag på at bruge portrætfotos/portrætlignende fotos. Situationsbilleder må frit bruges på nettet, hvis de er harmløse. Portrætbilleder skal man altid have lov til at bruge. Generelt skal man være varsom med at offentliggøre billeder på foreningens website. Det er nemlig ikke alle billeder, man må publicere uden at have fået lov. Evaluering Portrætbilleder Ved portrætbilleder skal man altid sørge for at have fået lov af den person, der er på billedet og af forældrene, hvis det er et barn, der er taget billede af - før man lægger billedet på websitet. Dette billede har karakter af et portrætbillede og kræver altså tilladelse fra pigen/forældrene på billedet. Her er der også tale om et portræt. Drengen/forældrene på billedet skal altså have accepteret, at billedet bringes på en hjemmeside. Måske er dette billede på kanten af at være et portrætbillede, men en accept fra pigen forrest i billedet vil være at foretrække. Situationsbilleder Situationsbilleder, som har til formål at vise en situation eller aktivitet, kan som udgangspunkt frit lægges på en foreningens website, hvis de er harmløse. Men hvis et situationsbillede kan krænke en eller flere personer på billedet, skal foreningen spørge om lov, før billedet lægges på websitet. Her er der tale om et situationsbillede. Billedet viser tydeligvis en mad-situation og har ikke drengen som hovedmotiv. Heller ikke her er der tale om et portrætbillede, selvom man sikkert kan genkende flere af dem på billedet. Et holdbillede som dette eller andre fra en idrætssituation må frit lægges på en klubs hjemmeside. Husk dog, at billederne skal være harmløse. DHF CAMP - ARRANGØRMANUAL 15

16 Dansk Håndbold Forbund formoder, at foreningen gerne vil have en tilbagemelding fra deltagerne i forhold til DHF Camp. Den nemmeste måde at gøre det på er mundtlig evaluering fra deltagere og forældre. Ligeledes vil Dansk Håndbold Forbund meget gerne have en tilbagemelding fra foreningen Dansk Håndbold Forbund inviterer foreningen til et evaluerings-/informationsmøde i efteråret/vinteren. Møderne holdes både øst og vest for Storebælt. Procedure for aflysning Ønsker foreningen at aflyse DHF Camp pga. for få tilmeldinger, skal foreningen træffe beslutningen og meddele det til Dansk Håndbold Forbunds håndboldskolekonsulent senest: den 15. maj for DHF Camp til og med uge 28 den 15. juni for DHF Camp fra og med uge 29 Proceduren for aflysning er: 1. Dansk Håndbold Forbund underrettes om aflysningen 2. Dansk Håndbold Forbund kontakter tilmeldte deltageres forældre pr. mail med tilbuddet om at blive flyttet til et andet DHF Camp eller få deltagergebyret retur 3. Foreningen aflyser lokale aftaler 4. Har foreningen modtaget trænertøj eller andre materialer fra Dansk Håndbold Forbund, aftales efterfølgende procedure ift. økonomi/returforsendelse Det er uden økonomisk risiko for foreningen at udbyde et arrangement - dog med forbehold for ovenstående punkt DHF CAMP - ARRANGØRMANUAL

17 Tidsplan Foreningen Dansk Håndbold Forbund 15. nov. Arrangørtilmelding åbner i HåndOffice 1. jan. Foreningen laver lokal PR Mulighed for at deltagere kan tilmelde sig via invitation. 31. jan. Arrangørtilmelding lukker 3. feb. Offentlig deltagertilmelding åbner kl Lokal pressemeddelelse Landsdækkende pressemeddelelse 1. apr. Deadline for at bestille trænertøj til at prøve størrelse 15. maj Deadline for aflysning af DHF Camp til og med uge juni Deadline for aflysning af DHF 14 dage før Camp uge 29 til 35. campen Send info til deltagere. Se info nederst på siden. Bestilling af trænerpakker Levering af materialer Se afsnittet Trænerpakker Se afsnittet Leveringsprocedure Udbetaling af forenings andel af deltagergebyr Okt./nov. Se afsnittet Økonomi Dansk Håndbold Forbund afholder evalueringsmøder i forbindelse med landskampe hhv. øst og vest for Storebælt To uger før foreningens DHF Camp kontakter foreningen tilmeldte deltagere via med information om: Tid og sted Overordnet program, herunder evt. forplejning og overnatning Beklædning, som deltagerne skal medbringe (hvis deltagerne skal udenfor, i svømmehallen osv.) Kontaktoplysninger på ansvarlige ledere, som forældre kan kontakte under arrangementet Dansk Håndbold Forbund har udarbejdet en standard tekst, som er tilgængelig i HåndOffice. Links HåndOffice Dansk Håndbold Forbund Diplom ww.onlineprint.dk - support fås på tlf DHF CAMP - ARRANGØRMANUAL 17

18 18 DHF CAMP - ARRANGØRMANUAL

19 DHF CAMP - ARRANGØRMANUAL 19