Forslag til serviceordning for Gladsaxe Fjernvarmes kundeanlæg

Transkript

1 GLADSAXE KOMMUNE Forsyningsafdelingen Den 27. maj 2013 Mette Nedergaard/Klaus Malmose Miljøudvalget Punkt 65, bilag 1 Forslag til serviceordning for Gladsaxe Fjernvarmes kundeanlæg I forbindelse med udbygning af fjernvarme til parcel- og rækkehuskunder vil Gladsaxe Fjernvarme (GF) gerne tilbyde nye kunder omkostningsfri tilslutning ved at GF ejer kundeanlægget herefter kaldet kunder med forsyningspunkt 2. Ejerskabet er nærmere beskrevet i notat om rammer for fjernvarme uden tilslutningsomkostninger forelagt Miljøudvalget GF ejerskab af kundeanlæg betyder at GF bliver ansvarlig for drift og vedligehold hos de kunder, der vælger at lade GF ejer kundeanlægget. For disse kunder vil service således være en integreret del af leveringsaftalen. GF vil desuden gerne kunne tilbyde de øvrige kunder at deltage i en serviceordning mod betaling. Dette notat præsenterer fire scenarier for den service, der følger med de kundeanlæg, GF ejer. 1. Anbefaling GF anbefaler at basere service af egne kundeanlæg på en udvidet digital overvågning af kundedata, som beskrevet i scenarie 3 og 4. Som præsenteret i dette notat, viser GF s analyser, at digital overvågning hvor al service, drift og vedligeholdelse udføres af GF s egne medarbejdere vil være det mest hensigtsmæssige og økonomisk fordelagtige. Priserne ligger imidlertid så tæt, at GF anbefaler, at der gennemføres et udbud med kontrolbud, når alle anlæg er kørt ind og garanti fra entreprenør, leverandør samt overvågningssystem er kendt for at sikre den bedste pris for servicen. 2. Formål Formålet med en serviceordning er at - drive og vedligeholde GF s kundeanlæg - sikre en effektiv drift af fjernvarmeforsyningen herunder især en god afkøling hos kunderne og - forebygge nedbrud i forsyningen gennem løbende vedligehold 3. Modeller for serviceordning GF kan vælge at benytte en traditionel serviceordning med regelmæssige servicebesøg hos kunderne. Det kunne f.eks. være den serviceordning udviklet af Danske Fjernvarmeværkers Forening - DFF. Alternativt kan GF vælge selv at etablere en serviceordning, der primært er baseret på fjernaflæsning af kundedata. J. nr G01 1

2 Da GF ejer anlægget, vil serviceordningen som minimum indeholde: - Indregulering og trimning af anlægget - Servicebesøg i forbindelse med problemer - Udskiftning af reservedele eller hele anlægget efter behov - Fjernovervågning af anlægget (forbrug, afkøling, alarmer mv.) - Døgnvagt inkl. telefonservice Den praktiske gennemførelse af servicen kan udføres af GF s egne medarbejdere eller eksterne VVS-installatører. GF har fået gennemført vurderingen af omkostningsniveauet for 4 forskellige scenarier, som er beskrevet i det efterfølgende. Scenarie 1: Traditionel serviceordning med ekstern VVS-installatør Dette scenarie er delvist baseret på Dansk Fjernvarmeforsynings (DFF s) certificerede serviceordning. Denne ordning kan anvendes til alle fjernvarmeforbrugere og indeholder regelmæssige og kvalitetssikrede serviceeftersyn på fjernvarmeanlægget. Eftersyn udføres af en vvs-installatør eller en servicemontør, som har fået en specialuddannelse inden for fjernvarme. Ordningen indebærer et anlægsbesøg (vedligeholdelsestjek) hvert andet år, hvor servicemontøren efterser, justerer og vejleder om forbedringer for tilslutningsanlægget. I DFF s ordning suppleres med et hovedeftersyn hvert sjette år, hvor både installation, bolig og forbrugsvaner tjekkes. Her bliver alle fjernvarmeinstallationer i huset efterset, testet og justeret. Lige fra hovedinstallationens forskellige dele til radiatortermostaterne. Boligens isolering, vinduer og radiatorstørrelse bliver også tjekket ved hovedeftersynet. Beboerne får en grundig vejledning i, hvordan gode vaner kan holde på varmen - og samtidig holde varmeforbruget nede. For at få en reel sammenligning af scenarier, er hovedeftersynet er ikke medtaget i sammenligningen. Vedligehold udføres ved at foretage udskiftning af defekte bevægelige dele, fx pumpe, ventiler og automatik. Der anvendes nye komponenter af hensyn til opretholdelse af installatørgaranti. Vedligehold rekvireres af installatøren efter gennemført anlægsbesøg eller af kunden, eks. ved manglende eller utilstrækkelig opvarmning af boligen. Indkøb af reservedele mv. foretages af den eksterne installatør. Fordelen ved at anvende eksterne installatører er først og fremmest, at fjernvarmen kan drives med færre medarbejdere. Ved at indgå aftale med en eller flere installatører gennem udbud kan GF sikre en god lav pris på gennemførsel af service. En del fjernvarmeselskaber i Hovedstadsområdet oplever imidlertid problemer med uensartet tilgang til serviceeftersynene, når der anvendes eksterne installatører. Scenarie 2: Traditionel serviceordning med vedligehold af GF medarbejdere I dette scenarie anvendes scenarie 1 mens eftersyn, vedligehold mv. udføres at GF medarbejdere. Omfang og service er som beskrevet i scenarie 1. Scenariet indebærer, at GF s servicemedarbejdere skal efteruddannes, så de opfylder DFF s krav om certificering. Ved udførelse af vedligehold anvendes delvist genbrugte komponenter fra fjernvarmeunits som er nedtaget eller er i reserve hvor det er muligt. Omfanget af genanvendelse af komponenter er skønnet til 25 %. J. nr G01 2

3 Vedligehold rekvireres efter gennemført service eller af boligejeren, eks. ved manglende eller utilstrækkelig opvarmning af boligen. Ved at anvende egne medarbejdere har GF mere styr på anlæggenes tilstand, resterende levetid, og hvordan anlæggene er indreguleret. Derudover vil det være nemmere at sikre et tilstrækkeligt (og ikke for stort) lager af reservedele. F.eks. vil interne servicemedarbejdere kunne anvende aften og nattevagter til at reparere defekte komponenter, så de kan anvendes som reservedele. Dette skal indarbejdes i ansættelsesvikår for nye medarbejdere. En ordning baseret på egne medarbejdere vil på den anden side give flere medarbejdere og deraf større administration, behov for koordinering osv. Scenarie 3: Serviceordning via digital overvågning og vedligehold af ekstern VVS installatør Moderne kundeanlæg består af en kompakt unit med høj teknisk kvalitet, hvor alle komponenter er integreret og derfor meget lidt vedligeholdelseskrævende. For størstedelen af anlæggene vil fysiske vedligeholdelsestjek være unødvendige, ligesom det vurderes at hovedeftersynene kan undlades. Disse kan erstattes af fjernaflæsning af forbrugsmønstre, tryk og temperaturniveauer, registrering af fejl osv. I dette scenarie udføres servicen med udgangspunkt i fjernaflæste data, som analyseres og sorteres. Egentlige servicebesøg gennemføres når det skønnes nødvendigt for eksempel ved registrering af alarmer, dårlig afkøling, væsentlige forbrugsændringer og kundehenvendelser. Omfang af anlægsbesøg ved service og fejlretning er skønnet til et antal på 25 % af kundeanlæggene. Skønnet er baseret på at størstedelen af anlæggene i driftsfasen vil opretholde afkølingsforhold svarende til aflevering, og at brugerne ikke justerer på anlægget. De anlæg som skønsmæssigt vil have behov for service er anlæg, hvor der er opstået defekter på anlæggene eller hvor brugerne har foretaget egne justeringer. Service og fejlretning omfatter alene justering, optimering og fx rensning af snavsfilter og motion af ventiler. Dette udføres ved alarmer fra systemet eller kunden, eller når de aflæste kundedata afviger fra normale værdier. Vedligehold udføres af en ekstern VVS installatør, som foretager udskiftning af defekte bevægelige dele, fx pumpe, ventiler og automatik inkl. indkøb af komponenter. Der anvendes nye komponenter af hensyn til opretholdelse af installatørgaranti. Scenarie 4: Serviceordning via digital overvågning og vedligehold af GF medarbejdere Scenarie 4 er baseret på service med udgangspunkt i fjernaflæste forbrugsdata, som i scenarie 3. Alle antagelser omkring behov for service og vedligehold er således som i scenarie 3. Vedligehold udføres af GF medarbejdere, og der anvendes delvist genbrugte komponenter fra kundeanlæg, som er nedtaget eller er i reserve. Omfanget af genanvendelse af komponenter er skønnet til 25%. Servicebesøg og vedligehold rekvireres af GF på basis af data fra fjernaflæsning eller af kunden, eks. ved manglende eller utilstrækkelig opvarmning af boligen. J. nr G01 3

4 4. Vurdering af omkostningsniveau GF har fået gennemført en vurdering af omkostningsniveauet af de 4 scenarier af en konsulent. De samlede årlige udgifter er vist i tabellen nedenfor. Vurderingen er baseret på service og vedligehold af kundeanlæg til parcel- og rækkehuskunder, dvs. forholdsvis ens fjernvarmeunits indenfor et vist størrelsesforhold. Service til større kundeanlæg forventes at blive dyrere, fordi der er tale om individuelle anlæg. Disse anlæg kræver længere servicebesøg, mere arbejdstid til indregulering og dyrere reservedele (ikke nødvendigvis standardkomponenter). Der vil således ikke være de samme stordriftsfordele ved at lade GF medarbejdere varetage vedligeholdelsen herunder opretholde lager af reservedele. GF foreslår derfor, at en evt. serviceordning for disse kunder baseres på DFF s serviceordning med brug af eksterne VVS-installatører. Kr. Scenarie 1 Scenarie 2 Scenarie 3 Scenarie 4 Servicebesøg Analyse af forbrugsmønstre Materialer Arbejdsløn Koordinering (GF) Årlig udgift per anlæg Udbud af serviceordning Analysen af omkostningsniveauet forholder sig ikke til hvilket prisniveau, der kan opnås ved at udbyde opgaven i licitation. For at sikre den mest økonomisk fordelagtige servicering kan det vælges at der gennemføres et udbud med kontrolbud. Et udbud med kontrolbud er i store træk en udbudsforretning, hvor GF selv afgiver tilbud på løsning af opgaven. Udbuddet vil belyse, om det er billigst at lade serviceordningen udføre eksternt eller med egne medarbejdere. Ved at udbyde serviceordningen med kontrolbud bevarer GF på den ene side muligheden for selv at løse opgaven, hvis GF kan gøre det billigere end eksterne VVS-installatører. På den anden siden bliver GF bundet til at lade opgaven blive udført eksternt i.h.t. et givent tilbud, hvis dette tilbud viser sig at være det økonomisk mest fordelagtige. Udbud med kontrolbud Udbud med kontrolbud skal følge en række særlige regler for kommuners og regioners beregning og afgivelse af kontrolbud (bekendtgørelse nr. 607 af ). Derudover må medarbejdere, der har deltaget i udarbejdelse af det interne kontrolbud ikke deltage i evalueringen af de øvrige indkomne tilbud. Ved udpegning af vinderen af udbuddet gælder følgende: 1. Hvis det interne kontrolbud er det økonomisk mest fordelagtige, kan GF aflyse udbuddet og selv varetage opgaven i.h.t. kontrolbuddet, 2. Hvis det interne kontrolbud er det økonomisk mest fordelagtige, kan GF vælge at se bort fra det interne kontrolbud, og tildele opgaven til det bedste eksterne tilbud. J. nr G01 4

5 3. Hvis et eksternt tilbud er det økonomisk mest fordelagtige, bør GF vælge dette tilbud. Hvis et eksternt tilbud er det økonomisk mest fordelagtige, vil GF efter omstændighederne kunne aflyse udbuddet med henblik på selv at varetage opgaven. Der vil imidlertid være stor risiko for en klagenævnssag med påstand om erstatning, samt negativ presseomtale hvis GF i sådanne tilfælde beslutter at varetage serviceordningen selv. En sådan fremgangsmåde kan således ikke anbefales. EU-udbud Hvis kontrakten med en ekstern VVS-installatør vurderes at overstige ca. 1,5 mio. kr. skal serviceordningen i EU-udbud. Analysen af omkostningsniveauer ved forskellige serviceordninger viser, at de samlede årlige omkostninger netop vil være i størrelsesordenen 1,5 mio. kr. GF kan imidlertid vælge at definere en eller flere delopgaver i serviceordningen som interne og dermed udbyde kun en del af serviceordningen. Argumentet for at gøre dette kan f.eks. være, at den specifikke opgave er vanskelig at adskille fra den daglige drift af GF, f.eks. døgn- og/eller telefonvagt eller service i forbindelse med dårlig afkøling, hvor GF yder en generel service overfor alle kunder. En kontrakt, hvor disse opgaver ikke indgår, vil formentlig ikke skulle i EU-udbud. Tidsplan Omfanget af service afhænger imidlertid af det overvågningssystem, der skal etableres. Garanti fra entreprenør og leverandør kan også få indflydelse på behovet for service. Der vil være en indkøringsperiode, hvor entreprenøren i samarbejde med GF indregulerer alle anlæg, så nettets drift bliver optimal. Når det er sket, vil GF bedre være i stand til at definere og udforme konkrete krav til opgaven. J. nr G01 5