Rammeaftalebilag 08 (præciseret) Retningslinjer vedr. tildeling af levering

Transkript

1 Rammeaftalebilag 08 (præciseret) Retningslinjer vedr. tildeling af levering Rammeaftale Nærværende bilag er gældende fra 14. september Bilaget erstatter tidligere Rammeaftalebilag 08 således at tildelinger foretaget på Rammeaftale efter den 14. september 2010 skal foretages efter dette bilag Dokument : KB08-justeret-3 / version 0.50 Side 1 af 8

2 Indholdsfortegnelse 1. Direkte tildeling Generelt om direkte tildeling Generelt om evaluering ved direkte tildeling Tildelingskriterium og øvrigekriterier Miniudbud Generelt om evaluering ved Miniudbud... 8 Side 2 af 8

3 1. Direkte tildeling 1.1. Generelt om direkte tildeling Kunden både kan og skal anvende direkte tildeling i alle situationer, hvor samtlige betingelser for anskaffelsen er fastlagt ved Rammeaftalen med tilhørende Rammeaftalebilag. Ved direkte tildeling må der ikke ændres i de tekniske krav, priser, takster og øvrige betingelser, der i henhold til selve Rammeaftalen gælder for Leverandørens Produkter og Ydelser Generelt om evaluering ved direkte tildeling Ved tildeling af Leveringsaftale uden genåbning af konkurrencen skal Kunder foretage deres valg af leverandør på baggrund af det konkrete behov. Behovet skal opgøres på et sagligt grundlag og ud fra objektive, gennemsigtige og ikke-diskriminerende kriterier. Kunden skal indgå leveringsaftalen med den leverandør, som ud fra Kundens konkrete behov evalueres til at have afgivet det bedste tilbud på rammeaftalen. Kunden skal i den forbindelse anvende nedenstående kriterier, der gælder for Rammeaftalen. Kunden kan hverken tilføje nye kriterier eller slette eksisterende kriterier, men må kun anvende de nedenfor anførte kriterier. Kriterier er under punkt 1.3 nedenfor angivet i prioriteret rækkefølge. Kunden skal anvende de i Rammeaftalen definerede procentmæssige vægte af kriterier, og skal ved sin tildeling følge den nedenfor angivne prioriterede rækkefølge. Ud fra det konkrete saglige og objektive behov skal Kunden vægte og vurdere kriterier kriterier som SKI har brugt ved udbuddet af selve Rammeaftalen. Endvidere kan de konkrete behov efter omstændighederne indebære, at et kriterium vurderes ens i forhold til samtlige leverandører. I den situation indgår det pågældende kriterium fortsat i den anførte prioriterings rækkefølge, men samtlige leverandører opnår blot samme vurdering i forhold til det pågældende kriterium. Dette kan forekomme, hvor de konkrete behov medfører, at et kriterium ingen relevans har i forhold til Kundens konkrete behov, eller hvor kundens behov er så konkret, at alle leverandører opnår samme vurdering i forhold til det pågældende kriterium. Side 3 af 8

4 1.3. Tildelingskriterium og øvrigekriterier Følgende tildelingskriterium skal anvendes: Det økonomisk mest fordelagtige tilbud Følgende delkriterier gælder for Rammeaftalen og skal anvendes ved tildeling på samtlige af rammeaftalens delaftaler: Pris/rabat () Sortiment (20%) Leverings- og serviceforhold (20%) Miljø (10%) I alt Herunder fremgår de anvendte vægtningsfaktorer pr. delaftale: Delaftale 1 Storkøkkenudstyr Sortiment Service Garanti Delaftale 2 Køkkenartikler Sortiment Service 40 % Garanti Side 4 af 8

5 Delaftale 3 Køkkenelementer Sortiment Service 40 % Garanti Delaftale 4 Hårde hvidevarer Sortiment Service Garanti Side 5 af 8

6 Delaftale 5 Vaskerimaskiner Sortiment Service Garanti Side 6 af 8

7 2. Miniudbud Kunden skal genåbne konkurrencen ved et miniudbud, hvis et eller flere af følgende behov er gældende: Behov for fastpris eller maksimalpris, hvor der ellers ville være afregning efter forbrug Behov for supplerende bonus eller bod Behovet omfatter ydelser, der ikke er omfattet af de faste vilkår og priser i rammeaftalen (men tilbudt og medtaget på rammeaftalens sortiment) Den konkrete mængde/værdi overstiger væsentligt det højeste rabattrin på volumenrabatskalaen Garantiperioden afviger fra den garanti, der er indeholdt i Leverandørens priser Krav til leveringskvalitet afviger fra de i rammeaftalen fastsatte standarder Kundens indkøbsmønster afviger væsentligt fra varekurv fastsat i udbuddet (f. eks. En væsentlig større behov for varer uden for den udbudte hotliste end forudsat i udbudsmaterialet) Leveringstid afviger fra det i rammekontrakten gældende (f. eks. Kunden ønsker ugelevering og ikke dag til dag, som fastsat i rammeaftalen) Overdragelse fra Kunden af medarbejdere eller udstyr Ved sådanne anskaffelser under Rammeaftalen skal SKI s Kunder via et Miniudbud bede om en ordrespecifik markedspris på de konkrete enkeltstående eller successive Produkter og Ydelser i relation til det pågældende behov. Et Miniudbud indebærer, at konkurrencen først bliver afgjort efter Kundens modtagelse af tilbud samt efterfølgende tilbudsvurdering. Følgende procedure skal følges: Kunden opgør sit anskaffelsesbehov og anmoder skriftligt på grundlag heraf om at modtage tilbud indenfor en af Kunden fastsat tilstrækkelig tidsfrist. Kunden skal anmode om et løsningsforslag fra alle leverandører på delaftalen, der potentielt er i stand til at levere det der ønskes anskaffet (de "egnede" leverandører). De egnede leverandører er alle de leverandører på delaftalen, som kan levere den ønskede vare eller tjenesteydelse inden for det sortiment, som leverandøren kan levere under delaftalen. Med henblik på at reducere antallet af leverandører, der inviteres til at udfærdige konkret tilbud, kan Kunden anvende trinvis tildeling. Ved eventuelt miniudbud i trin skal proceduren for det samlede miniudbud samt kriterier anvendt til udvælgelse indledningsvis beskrives overfor alle leverandører på Rammeaftalen, der er i stand til at udfærdige opgaven (de "egnede" leverandører). Side 7 af 8

8 2.1. Generelt om evaluering ved Miniudbud Kunden skal i et Miniudbud foretage en evaluering af rettidigt indkomne konditionsmæssige tilbud, der skal være skriftlige og angive leverandørens løsningsbeskrivelse samt en konkret ordrespecifik markedspris. Kunden skal anvende de kriterier og procentvise vægtninger af kriterier som er anvendt for udbud af Rammekontrakten. Kunden kan hverken tilføje nye kriterier eller slette eksisterende kriterier, men må kun anvende de nedenfor anførte kriterier. De således anvendte kriterier skal vægtes og prioriteres i den rækkefølge, der fremgår herunder: Pris/rabat (50%) Sortiment (20%) Leverings- og serviceforhold (20%) Miljø (10%) Side 8 af 8