Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse

Transkript

1 Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 2. august 2017

2 Indholdsfortegnelse 1 Introduktion Principper for rokadespor Oversigt over afsnit Resumé De 16 rokadespor De samlede økonomiske potentialer Forslag til fremtidig organisering af Ejendom og Service Implementeringsproces De 16 rokadespor Tættere på borgerne Nye samarbejder og fokusområder Datagrundlag i rokadespor Gennemgang af rokadespor Rokadespor 1: Færre kvadratmeter til administration i Faaborg Rokadespor 2: Salg af Ryslinge Rådhus Rokadespor 3: Afhændelse af administrationsbygning i Gislev Rokadespor 4: Frigørelse af kvadratmeter til genoptræning Rokadespor 5: Integration af SFO-lokaler i indskolingen Rokadespor 6: Flytning af Søagerskolen Rokadespor 7: Broby Bibliotek som en del af læringscenter Rokadespor 8: Den decentrale hjemmepleje Rokadespor 9: Flytning af hjælpemiddeldepot i Ringe Rokadespor 10: Flytning af legestuer for dagplejen Rokadespor 11: Samling af sociale væresteder Rokadespor 12: Salg af øvrige matrikler Rokadespor 13: Salg af Guldhøj-komplekset Rokadespor 14: Samling af aktiviteter gennem ny organisering Rokadespor 15: Foreninger på skolerne Rokadespor 16: Afhændelse af udlejningsejendomme De samlede økonomiske potentialer Det samlede potentiale Fremtidig organisering af ejendom og service Nye organisatoriske og incitamentsfremmende tiltag Opgaver hos Ejendom og Service Center for Ejendom og Service Implementeringsproces Implementeringsprocessens fem trin... 51

3 1 Introduktion Ejendomsanalysen omfatter alle ejendomme, som benyttes af borgere og medarbejdere, dvs. både lejede og ejede bygninger. Udgangspunktet for analysen er dels Faaborg-Midtfyn Kommunes bygningsanalyse Fra mursten til velfærd Sammen om færre m 2 fra 1. december 2016 samt Faaborg-Midtfyn Kommunes vision om borgerinddragelse ( Tættere på borgerne ). Ejendomsanalysen anviser veje til at optimere den kommunale bygningsmasse og administrationen af samme, for derigennem at frigøre ressourcer der efterfølgende kan disponeres over, herunder anvendes til kommunens kerneopgaver. Analysen koncentrerer sig om følgende 4 temaer: 1. Optimering af ejendomskapaciteten gennem udarbejdelse af 16 rokadespor 1. Rokadesporene giver en række konkrete forslag til, hvor og hvordan antallet af bygningskvadratmeter kan reduceres, under hensyntagen til nuværende og fremtidig behov 2. Estimering af det økonomiske potentiale ved frigørelse af ressourcer på ejendomsområdet. Styrkelse af datagrundlag og overblik gennem identifikation af datahuller vurderes i analysen 3. Forslag til ny organisering af ejendoms- og serviceområdet 4. Anbefaling til implementeringsproces, herunder bruger- og borgerinvolvering. Fokus er at bidrage med input til Faaborg-Midtfyn Kommunes politiske strategi på området Ejendomsanalysen anskuer den kommunale bygningsmasse som en fælles ressource på tværs af sektorerne i kommunen. Ejendomsanalysen anviser veje til, hvordan den samlede ejendomsmasse kan udnyttes, indrettes og vedligeholdes bedre, sådan at flere borgere, brugere og foreninger kan bruge de samme lokaler henover døgnet, ugen og året. Ejendomsanalysen er udarbejdet under forudsætning af, at den nuværende dagtilbuds- og skolestruktur ikke ændres (med undtagelse af Søagerskolen, der indgår i ét rokadespor). Faaborg-Midtfyn Kommunes udviklingsstrategi, som fokuserer på at komme tættere på borgerne bygger på en erkendelse af, at kommunen ikke kan skabe den nødvendige udvikling alene. Derfor er det centralt, at Faaborg-Midtfyn Kommune lykkes med at mobilisere borgere, foreninger, virksomheder, lokalråd mv., så der arbejdes for og mod et fælles mål. 1 Et tænkt eksempel på et rokadespor er, at et dagtilbud i en dysfunktionel ejendom flyttes til ledige, renoverede lokaler på en skole, der således etablerer et børneunivers på tværs af børnehave og indskoling. Dagtilbuddets ejendom tilbydes i stedet at huse foreninger, hvilket muliggør en samling af foreninger fra to andre foreningsejendomme i et tidligere dagtilbud. De to foreningsejendomme rives ned med henblik på at bygge ungdomsboliger. De sparede driftsmidler og salgsværdi af to grunde ved denne rokade opgøres og indgår i beslutningsgrundlaget. På denne måde kvalificerer rokadespor beslutningen, idet rokadesporet bearbejder data, der både er faktuelle og som er prognosebaserede i forhold til børnetallets udvikling. Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 1

4 Lokalråd og lokale borgergrupper har i stigende omfang fået øjnene op for, at de har en rolle i at være med til at styrke deres lokalområde. Faaborg-Midtfyn Kommune vil adskille sig fra andre kommuner gennem tankerne om "tættere på". Denne tankegang har tillige været fundamentet for ejendomsanalysen. Der ønskes gennem ejendomsanalysen en alternativ tilgang til, hvor og hvordan Faaborg-Midtfyn Kommune yder service, fx ved at få nye bud på, hvordan der kan skabes en bedre udnyttelse af bygningerne. Det er afgørende for borgerne, at bygningerne er indrettet til den funktion, som borgerne efterspørger. Samtidig er det vigtigt, at bygningerne indrettes fleksibelt, så bygningerne kan anvendes multifunktionelt og nemt tilpasses fremtidens behov. Med ovenstående udgangspunkt udarbejdes der i ejendomsanalysen et beslutnings- og prioriteringsgrundlag, der indeholder en række forslag til mulige rokadespor. Dataindsamlingen er foretaget fra februar til juni 2017, med henblik på at ejendomsanalysens resultater kan indgå i budgetforhandlingerne for budget Principper for rokadespor Der opereres i analysen med i alt 10 principper, som danner udgangspunkt for beregningerne af rokadespor. Rokadesporene rummer konkrete forslag til en alternativ anvendelse og udnyttelse af ejendomsmassen på tværs af centre og enheder i Faaborg-Midtfyn Kommune, hvor både rokadens enkelte dele og afhængigheder (illustrereret ved spor) kortlægges som en fast procedure ved beregning af en alternativ, optimeret anvendelse og drift af ejendomsmassens kvadratmeter. De 10 principper følgende: Princip 1: Optimering af ejendomme sker på tværs af enheder Den enkelte stab skal være åben for alternativ anvendelse af bygningerne til fordel for borgere, foreninger og medarbejdere fra andre enheder Plejer indgår ikke som element i optimeringen af brugen af lokalerne. Der anlægges i stedet en helhedsorientering i anvendelsen af de kommunale ejendomme med henblik på at skabe bedre udnyttelse af bygningerne i et 24/7-perspektiv Den enkelte stab har ikke ekskluderende brugsret til bygningerne Princip 2: Optimering af ejendommene vil frigøre ressourcer, der efterfølgende kan disponeres over i forhold til udvikling af kerneydelser eller til nedsættelse af skat i Faaborg-Midtfyn Kommune Optimering af brugen af ejendommene vil ikke som udgangspunkt tage hensyn til traditioner, historik og oplevede hævdvundne rettigheder, dvs. ved optimering anvises andre lokaleløsninger i forhold til de nuværende løsninger Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 2

5 Princip 3: Ejendommens tilgængelighed i forhold til borgerne eller brugerne er en central parameter i optimeringen Jo højere tilgængelighed, målt ved borgernes adgang til bygningen gennem kollektiv trafik og overskuelige parkeringsforhold, desto større sandsynlighed er der for, at ejendommen indgår i en langsigtet løsning I forhold til tilgængelighed vurderes tillige, om anvendelsen af bygningen vil bidrage til at skabe liv og aktiviteter i området Bygninger i lokalområder med en relativt lille befolkningstæthed vil i videst mulige udstrækning blive prioriteret i optimeringen med henblik på at undgå en ensidig centralisering Princip 4: Størrelsen af salgsprovenu ved eventuelt salg er en central parameter Et højt salgsprovenu kan dels skyldes en fremtidig alternativ anvendelse af matriklen (nedrivning til fordel for etablering private boliger) eller være udtryk for en høj bygningsmæssig stand Princip 5: Vurdering af den nuværende drifts-/anlægsøkonomi, sammenholdt med den fremtidige drifts-/anlægsøkonomi er en central parameter i optimeringen I jo højere grad, at bygningen rummer betydelige vedligeholdelsesbehov fremtidigt, i desto større udstrækning vil bygningen være moden til udfasning, dvs. enten salg eller nedrivning Princip 6: Dyre private lejemål er i fokus med henblik på at blive udfaset til fordel for anvendelse af egne bygninger Egne kommunale bygninger vil i hovedreglen sikre større fleksibilitet i anvendelsen Princip 7: Vurdering af ejendommens funktionalitet indgår i optimering af den samlede bygningsmasse I jo højere grad, at ejendommen understøtter kerneopgaven gennem sin funktionalitet, desto mere central er ejendommen i en langsigtet løsning, dvs. indgår i vedligeholdelsesprogrammet for de kommunale bygninger Princip 8: Vurdering af ejendommens vedligeholdelsesmæssige stand indgår som central parameter i optimeringen Jo lavere rating af ejendommens vedligeholdelsesmæssige stand, desto mere vil ejendommen være tjenlig til enten salg eller nedrivning Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 3

6 Princip 9: Vurdering af det fremtidige arbejdspladsbehov i forhold til medarbejderantal og funktion er en central parameter I det omfang, hvor medarbejderne har udgående funktioner, mindskes behovet for fast kontorarbejdsplads Det kan fremadrettet forudsættes, at det grundet udgående aktiviteter og fravær (sygdom, ferie, kurser) maksimalt vil være behov for 77 % kontorarbejdspladser 2, i forhold til antallet af medarbejdere. Denne forudsætning vurderes at være realistisk, når medarbejdernes udgående aktiviteter, sygdom, ferie, kompetenceudvikling/uddannelse og møder ses under eet Princip 10: I optimering af ejendommene lægges der vægt på at sikre en sammenhængende placering af medarbejderne Medarbejderne placeres i videst mulige udstrækning logisk ud fra deres faglige virke og typiske samarbejdsrelationer med kolleger fra andre enheder i centret 1.2 Oversigt over afsnit Resumé fremgår af afsnit 2, mens tankegangen bag rokadespor præsenteres i afsnit 3. Afsnit 4 rummer de konkrete rokadespor. I afsnit 5 opsummeres frigørelsespotentialet med udgangspunkt i de gennemgåede rokadespor. Der korrigeres for dobbeltregning, i de tilfælde hvor ejendommene indgår på samme måde i flere rokadespor. Afsnit 6 præsenterer forslag til ny organisering af ejendomsområdet i form af dels et forslag om centeretablering, dels i forhold til en fortsat afdelingsorganisering med udgangspunkt i Ejendom og Services nuværende opgaver samt en yderligere tilførsel af opgaver. Afslutningsvist præsenteres i afsnit 7 et forslag til implementeringsproces for rokadesporene. 2 Jf. erfaringerne fra Nr. Broby. Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 4

7 2 Resumé Ejendomsanalysen viser, hvordan Faaborg-Midtfyn Kommune gennem optimering af sin anvendelse af bygninger kan frigøre ressourcer. I optimeringen af bygningsanvendelsen er der lagt vægt på at give borgerne, foreninger og brugerne størst mulig fleksibilitet og nærhed i en optimeret brug af kommunale bygninger. Ejendomsanalysen er rapporteret under fire temaer: 1. Optimering af ejendomskapaciteten gennem udarbejdelse af 16 rokadespor. Rokadesporene giver en række konkrete forslag til, hvor og hvordan antallet af bygningskvadratmeter kan reduceres, under hensyntagen til nuværende og fremtidig behov 2. Estimering af det økonomiske potentiale ved frigørelse af ressourcer på ejendomsområdet 3. Forslag til ny organisering af ejendomme og service 4. Anbefaling til implementeringsproces, herunder bruger- og borgerinvolvering. Fokus er at bidrage med input til Faaborg-Midtfyn Kommunes politiske strategi på området 2.1 De 16 rokadespor Optimering af ejendomskapaciteten er anvist gennem 16 rokadespor, der alle rummer konkrete forslag til, hvor og hvordan antallet af bygningskvadratmeter kan reduceres, under hensyntagen til borgernes, brugernes og foreningernes nuværende og fremtidig behov. Rokadesporene kan opdeles således: Rokadespor 1-3 omfatter primært de administrative processer og medarbejdere i Faaborg-Midtfyn Kommune og fokuserer følgelig på den fremtidige anvendelse af administrationsbygningerne Rokadespor 4-12 fokuserer på brugeres modtagelse af kerneydelser, dvs. bygningsmæssige ændringer ift. genoptræning, integration af SFO i indskoling, flytning af hjælpemiddeldepot mv. Rokadespor fokuserer på nye matrikler og bygninger til borgere og foreninger i et større omfang, eksempelvis hel eller delvis afhændelse af Guldhøj-bygningskomplekset, åbne skolerne yderligere for foreninger eller salg af udlejningsejendomme De 16 rokadespor rummer følgende driftsbesparelser, anlægsbehov og salgsprovenu: Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 5

8 Tabel 1 Økonomiske konsekvenser for hvert rokadespor (mio. kroner) Kategori Afhændede kvadratmeter Administrative processer Brugere Borgere og foreninger Rokadespor Rokadespor 1: Færre kvadratmeter til administration i Faaborg Rokadespor 2: Salg af Ryslinge rådhus Rokadespor 3: Afhændelse af administrationsbygning i Gislev Rokadespor 4: Frigørelse af kvadratmeter til genoptræning Rokadespor 5: Integration af SFO-lokaler i indskolingen Rokadespor 6: Flytning af Søagerskolen Rokadespor 7: Broby Bibliotek som en del af læringscenter Rokadespor 8: Den decentrale hjemmepleje Rokadespor 9: Flytning af hjælpemiddeldepot i Ringe Rokadespor 10: Flytning af legestuer for dagplejen Rokadespor 11: Samling af sociale væresteder Rokadespor 12: Salg af øvrige matrikler Rokadespor 13.1: Delvis afhændelse af Guldhøj Rokadespor 13.2: Salg af Guldhøj-komplekset Rokadespor 14: Samling af aktiviteter gennem ny organisering Rokadespor 15: Foreninger på skolerne Rokadespor 16: Afhændelse af udlejningsejendomme Driftsbesparelse 2018 (bygninger afhændet) Anlæg Salgsprovenu (grundværdi) Salgsprovenu (ejendomsværdi) 0,5 1,6 0,0 4, ,3 3,7 2,7 8, ,8 1,1 1,7 11, ,2-1,4 0,0 0,0 0 0,4 0,0 1,0 2, ,2 0,1 11,4 11, ,2 1,8 0,0 0,0 0 0,4 4,0 0,0 2, ,6 3,7 0,0 0,0 0 0,6 0,6 0,7 3, ,0 0,2 0,5 0, ,1 0,0 0,0 1, ,5 0,0 0,0 5, ,9 5,9 0,0 14, ,4 9,1 1,4 28, ,6 0,1 0,4 15, ,0 0,0 11,2 30, I alt 5,1 14,9 26,8 83, Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 6

9 2.2 De samlede økonomiske potentialer De samlede økonomiske konsekvenser er følgende: Figur 1 Overblik over ejendomsanalysens overordnede økonomiske konsekvenser Ejendomsanalysen viser et samlet potentiale for frigjorte ressourcer på ejendomsområdet på omkring 5 mio. kr. årligt. Størstedelen kan realiseres i 2018 Ejendomsanalysen indebærer en samlet anlægsudgift (engangsomkostning som følge af indretning og flytning mv.) på ca. 15 mio. kr. Hertil kommer et éngangspotentiale relateret til salg af ejendomme (opgjort ud fra grundværdi og ejendomsværdi) på ca. 55 mio. kr. Der er en del usikkerhed knyttet til opgørelsen af salgsprovenu, hvorfor opgørelsen på i alt 55 mio. kroner skal tages med forbehold. Erfaringer med salgsvurderinger af tomme bygninger understreger, at det kan vise sig vanskeligt at indfri et salgsprovenu, svarende til ejendomsværdien. I forhold til opgørelsen af driftsbesparelserne indgår ikke vedligeholdelsesudgifter fremadrettet for de kommende driftsår i beregningerne. På den baggrund vil driftsbesparelserne blive undervurderet, idet der alene ses på regnskabstal (vand, varme, el og rengøring), når driftsbesparelserne opgøres. 2.3 Forslag til fremtidig organisering af Ejendom og Service I analysen er foreslået to måder at organisere ejendomsadministrationen på: 1. En fortsættelse af den nuværende afdelingsorganisering Dette indebærer en fortsættelse af afdelingen for Ejendom og Service, og en yderligere samling af nogle af de teknisk relaterede opgaver. Opgaver som ikke indgår i afdelingen er rengøring, flådestyring, køb/salg af grunde/bygninger mv. Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 7

10 2. En centeretablering Etablering af et Center for Ejendom og Service, som har ansvaret for alle bygningsrelaterede og bygningsafledte opgaver (inklusiv rengøring, køb/salg af jord og bygninger, kontraktstyring af lejemål m.m., flådestyring, udlejning/tilsyn med ejendomme samt udarbejdelse af rokadespor og fremtidige optimeringsprojekter). Center for Ejendom og Service har økonomiudvalget som primært politisk udvalg. 3. Fire øvrige tiltag Uanset valg af ny organisering anbefales, at der etableres et EjendomsForum, som omfatter repræsentant for direktion, videnspersoner fra Ejendom og Service samt repræsentanter for de største brugere af lokaler på tværs af alle centre (skoler, dagtilbud, administration, plejecentre, handicap/psykiatri og kultur). EjendomsForum er forankret i direktionen og med Økonomiudvalget som politisk ansvarlig udvalg og skal sikre et helhedssyn for ejendomme og optimering af ejendomme på tværs af centre og enheder. For det andet foreslås gennemført økonomiske incitamenter, som fremmer helhedstænkning og holdånd i Faaborg-Midtfyn Kommune, baseret på dels to mulige (indbyrdes forskellige i kompleksitet) modeller for økonomisk påvirkning gennem husleje pr. kvadratmeter, dels en incitamentsmodel for samarbejde på tværs af enhederne om brugen af lokaler og dermed understøttende en mere effektiv og fleksibel bygningsanvendelse. For det tredje er der behov for at styrke borgernes, foreningernes og brugernes indsigt i lånemuligheder over lokaler, der involverer alle centre og enheder på samme vis og understøttet af ét og samme borger- og foreningsrettede bookingsystem. Dette bookingsystem erstatter individuelle, personlige aftaler og praksisser og lever op til forpligtigelser om at stille lokaler til rådighed i henhold til folkeoplysningslovens bestemmelser. For det fjerde er der behov for at opdatere data, herunder at dække datahuller til, således at rokadesporene effektivt kan skitseres med tilhørende beregninger. 2.4 Implementeringsproces I forhold til de enkelte rokadespor er det i forslaget til model for implementeringsproces skitseret, hvordan implementeringen skal være i forhold til de konkrete aktiviteter i rokadesporet. Rokadesporene skal ses som mulige løsninger, som ikke nødvendigvis alle vinder opbakning. Drivkraften bag forslagene har været 10 principper for en bedre og mere bæredygtig anvendelse af kvadratmeterne. Nogle rokadespor berører primært Faaborg-Midtfyn Kommunes egne medarbejdere og ledere, eksempelvis rokadespor om anvendelse af færre kvadratmeter til administration i Faaborg, salg af Ryslinge Rådhus og ny organisering af kontorarbejdspladser. Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 8

11 Andre rokadespor indebærer, at brugerne og borgere skifter matrikel: Det er eksempelvis ved integration af SFO i skolernes indskoling, nogle foreninger tilbydes lokaler på skolerne, flytning af dagplejens legestuer til børnehaver eller skoler, et bibliotek bliver en del af en skoles læringscenter, samling af sociale væresteder samt salg/nedrivning af matrikler. Implementeringsprocessen sikrer en involvering af både borgere og brugere med henblik på at fokusere på nye idéer og efterfølgende sikre ejerskab til beslutningsgrundlagets præmisser og mål gennem denne samskabelse. De fem trin i implementeringsprocessen er følgende: 1. Trin 1: Rokadespor workshop og idéfase: Der udvikles ét eller flere rokadespor, som skal vurderes i de følgende trin 2. Trin 2: Prioritering og beslutning blandt rokadespor: Forslag lægges frem til politisk vedtagelse. Der sker en konkretisering af rokadesporet og dets mål 3. Trin 3: Kvalificering af rokadespor gennem samskabelse: Kvalificeringen består af et detaljeret projektbudget. Processens markante borgertilgang vil i nogle tilfælde betyde, at borgere, foreninger og brugere inviteres med til at kvalificere rokadesporet 4. Trin 4: Udarbejdelse af detailplan: Detailplanen indeholder både et projektbudget samt en detaljeret tidsplan for rokadesporets flytning af enheder, evt. proces for salgsproces, hvis matriklen skal afhændes 5. Trin 5: Realisering af rokadespor styring af processerne i marken Eksekvering af rokadesporet, således at rokadesporet realiseres i overensstemmelse med detailplanen Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 9

12 3 De 16 rokadespor Optimering af den samlede anvendelse af ejendomsmassen i Faaborg-Midtfyn Kommune analyseres gennem 16 rokadespor. Alle rokadespor rummer konkrete forslag til, hvor og hvordan antallet af bygningskvadratmeter kan reduceres, under hensyntagen til nuværende og fremtidig behov. Rokadesporene skal ses som mulige løsninger, som ikke nødvendigvis alle vinder opbakning, men som viser spændvidden i mulige fremtidige løsninger. Drivkraften bag forslagene har været 10 principper for en bedre og mere bæredygtig anvendelse af kvadratmeterne, som er skitseret nedenfor: Figur 2 Principper for rokadespor Herudover tager rokadesporene udgangspunkt i en række nøgleoplysninger: Data om ejendomsudgifter, antal kvadratmeter, ejerskab m.m. Data om antal medarbejdere på matriklerne, herunder opgørelse af hvor udgående medarbejderne er, hvilket har betydning for, hvor stort et behov for antal kontorarbejdspladser, der eksisterer Vurdering af udnyttelsesgraden på den enkelte matrikel, herunder vurdering af om der er potentialer i en alternativ og tværgående brug af matriklerne på tværs af centre og afdelinger og på tværs af foreninger og øvrige brugere. Dernæst en stillingtagen til, om der på den baggrund kan ske en mere hensigtsmæssig, helhedsorienteret og brugervenlig anvendelse af bygningerne Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 10

13 3.1 Tættere på borgerne De borgerrettede rokadespor vil understøtte, at de borgerrettede ydelser også kan ske ved at møde borgerne i de lokaliteter, hvor borgerne har deres daglige gang. Forventningen er, at borgerne vil opleve en sådan nærhed som en fordel. Tillige vil en sådan løsning betyde, at der ikke skal stilles særskilte lokaliteter til rådighed, da der i stedet kan anvendes fleksible lokaleløsninger. En fleksibel lokaleløsning betyder, at der gives en ydelse i et kortere tidsrum i en fleksibel lokalitet, hvorefter materialer mv. pakkes væk med henblik på at lokalerne kan bruges til basisformålene. Sådanne fleksible lokaleløsninger understøtter eksempelvis, at administrationsbygningerne ikke behøver at stille én kontorarbejdsplads til rådighed til hver medarbejder, men at der i stedet anvendes tankegangen fra Opvækst og Læring i administrationsbygningen i Nr. Broby i arealanvendelsen. Et eksempel på decentral lokaleløsning er, at der frem for at opbygge konsultationsklinikker til borgere på sundhedsplejens område, i stedet etableres en løsning, hvor sundhedsplejen gennemfører konsultation og vejledning i den enkelte børnehaves lokalitet, og dermed overflødiggøres oprettelse af konsultationsklinikker samtidig med, at der kan kommunikeres med potentielt flere borgere. Supplerende kan lokalerne til sundhedsplejen på skoler gentænkes, således at en mobil tjeneste kan erstatte den nuværende råderet over permanente kontorer på skoler. Andre beslægtede decentrale løsninger vil være at rykke tættere på borgerne med ydelser indenfor borgerservice og med udgangspunkt i nogle af jobcentrets ydelser, som flyttes tættere på borgerne ved, at medarbejderne rykker ud fysisk i de offentlige institutioner (bibliotek, skoler m.fl.) og hos private servicevirksomheder (fx i det lokale supermarked). Tillige omhandler de decentrale løsninger skype-møder og skype-konferencer, som muliggør, at medarbejderne kan rykke tættere på borgerne gennem personlig kontakt, digitaliseret understøttet, dvs. den personlige kontakt forudsætter ikke det personlige nærvær i samme fysiske lokale, men rummer den direkte dialog gennem de digitale medier. Der indrettes derfor lokaler til skype-møder og skype-konferencer, der danner rammen om den tættere, direkte dialog med borgere og kolleger. Afgørende for at kunne betjene borgeren effektivt i decentrale, fleksible lokaleløsninger er, at medarbejderen er koblet til egne it-systemer (i forhold til at kunne knytte an til sager såvel som journaler) og råder over de fornødne materialer/hjælpemidler, således at der i videst mulige omfang kan ske en betjening af borgeren på alle fremskudte gæste -matrikler, sammenlignet med hvad der er muligt på hjemmebasen. Tættere på borgerne bidrager således til, at medarbejderne har et mindre behov for egen kontorarbejdsplads og understøtter dermed antagelserne om driftsbesparelser, grundet færre arbejdspladser pr. medarbejder i andre rokadespor. Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 11

14 Tættere på borgerne hare tillige et bæredygtighedsperspektiv. Gennem anvendelse af færre kvadratmeter fremmes en miljømæssig dagsorden om at fokusere på reduktion i energiforbrug i bygningsdriften og reduktion i materialeforbrug, eksempelvis til vedligeholdelse. Disse aktiviteter har samlet set en positiv CO2-effekt. Færre mursten har således en vigtig miljømæssig effekt, hvis værdi ikke er beregnet i denne rapport, men som er en central kvalitet, der sætter sig igennem med styrke, specielt når rokadesporene ses under ét. 3.2 Nye samarbejder og fokusområder Rokadesporene fokuserer på at udbygge samarbejdet mellem foreninger, borgere og kommunens institutioner om en fælles arealanvendelse (fx skoler, dagtilbud, administrationsbygninger, haller, der åbner sig mod nye borger- og brugergrupper). Et øget samarbejde mellem foreninger, skoler og virksomheder om udnyttelse af hallernes faciliteter er et eksempel. Hallerne drives som selvejende institutioner og er således ikke direkte under Faaborg-Midtfyn Kommunes styring. Generelt er der behov for at hallerne henvender sig til nye brugergrupper, idet hallernes budgetter er knappe, og økonomien er svær for mange af hallerne. Et større samarbejde på tværs af kommune, virksomheder, foreninger er derfor et centralt mål, som kan understøtte rokadesporene. Der er arealoptimerende potentialer forbundet med at fremme et samarbejde mellem geografisk sammenhængende haller, med henblik på både udvikling af nye ydelser og med henblik på at anvende de eksisterende tekniske serviceydelser mere effektivt. Selv om der ikke er formuleret rokadespor for hallerne, er det en central pointe i ejendomsanalysen, at hallerne har behov for at tænke nye brugergrupper ind, hvorfor hallerne kan indgå i nye, udbyggede rokadespor. Det kan eksempel være nye borgergrupper, et tættere samarbejde med skolerne og nye ydelser til lokale virksomheder om firmaidræt og andre arrangementer. Hallerne kunne tillige tænkes at indgå i skolernes udviklingsaktiviteter omkring eksempelvis åbne skoler, idræt og bevægelse samt 10. klasse-aktiviteter (for de haller, der ligger tæt på 10. klasserne). Et andet fokusområde, som ikke indgår i rokadesporene p.t. er havnens bygninger. Havnens lokaler omfatter blandt andet en administrationsbygning, lokaler til materialeopbevaring, faciliteter i forbindelse med færgedrift og til lystsejlere (opholdsrum, toiletter, bad, restaurant mv). Der er p.t. i Faaborg-Midtfyn Kommune en særlig fokus på fremtidige anvendelsesmuligheder for slagterigrunden på havnen, hvorfor havnene samlet set ikke vil indgå i rokadesporene. Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 12

15 3.3 Datagrundlag i rokadespor Nedenfor er datagrundlaget i rokadesporene angivet. De relevante overordnede data viser, at rokadesporenes estimatet både baserer sig på både aktuelle og fremtidige data: Figur 3 Data til optimering af ejendomskapaciteten belyst ved rokadespor Note: Det skal bemærkes, at Faaborg-Midtfyn Kommune ikke anvender vedligeholdelsesplaner, hvorfor der ikke opereres med planlagte vedligeholdelsesudgifter. De økonomiske konsekvenser af hvert rokadespor indeholder således følgende: Driftsøkonomi Beregning af årlige driftsbesparelser, dvs. de årlige driftsmæssige konsekvenser beregnes ved en given ændring. De årlige driftsbesparelser opgøres for 2018 hhv og efter om eventuelle bygninger i rokadesporet er afhændet eller ej. Hvis en bygning ikke er afhændet tages der højde for tomgangsudgifterne for den pågældende bygning. Tomgangsudgifterne er beregnet med udgangspunkt i Faaborg-Midtfyn Kommunes principper (primært vedrørende indvendig og udvendig vedligeholdelse samt forbrugsudgifter). I forhold til opgørelse af driftsbesparelserne indgår ikke vedligeholdelsesudgifter fremadrettet for de kommende driftsår i beregningerne. På den baggrund vil driftsbesparelserne blive undervurderet, idet der alene ses på regnskabstal (vand, varme, el og rengøring, når driftsbesparelserne opgøres. Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 13

16 De driftsmæssige konsekvenser beregnes hovedsageligt ud fra en nettobetragtning, idet en flytning af aktiviteter fra én ejendom til en anden vil medføre besparelser i den fraflyttede ejendom, men forøgede udgifter i modtagerejendommen : Figur 4 Princip for beregning af driftsøkonomiske konsekvenser I det skitserede eksempel afhændes bygning A, som p.t. huser 10 medarbejdere. Disse medarbejdere flyttes til bygning B, som p.t. huser 20 medarbejdere. De beregnede driftsmæssige konsekvenser beregnes som forskellen mellem de sparede ejendomsudgifter i bygning A og de forhøjede ejendomsudgifter i bygning B. Anlægsøkonomi De anlægsmæssige konsekvenser beregnes for hvert rokadespor. Anlægsudgifterne udgør engangsomkostninger til implementering og tilpasning, flytning, depotplads, etablering af toiletforhold og/eller etablering af parkeringspladser. Der tages udgangspunkt i Faaborg-Midtfyn Kommunes nøgletal for anlægsudgifter: Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 14

17 Tabel 2 Nøgletal til beregning af anlægsønsker Samlet anlægsudgift til nybygning/renovering /ombygning inkl. omkostninger* (Kroner pr. m 2 ) Ny daginstitution/skole/administration** Renovering og ombygning*** Let renovering (alle overflader + få installationer) Renovering (alle overflader og alle tekniske installationer) Tung renovering (alle overflader i vådrum, køkken og bad + alle tekniske installationer) Kilde: Faaborg-Midtfyns Kommune. Noter: * Omkostninger indeholder: Uforudsete udgifter, rådgiverhonorar, grundudgifter til nye stik mv. ** Hertil kommer: Grundkøb, nedrivning, miljøsanering, ekstrafundering, ekstraordinære vinterforanstaltninger samt evt. legeplads og inventar til ny daginstitution. *** Hertil kommer miljøsaneringsomkostninger. Såfremt et rokadespor kræver etablering af parkeringspladser anvendes en etableringspris (brutto) på kr pr. m 2. I tilfælde af, at et rokadespor kræver lokaleudbygninger på en skole beregnes de anlægsøkonomiske omkostninger forbundet med (klasselokale)udbygninger ud fra følgende antagelser 3 om prisen på og omfanget af udbygninger: Pris pr. kvadratmeter: Kr Lokalemæssigt udbygges der med et (klasse)lokale på ca. 85 m 2 Hertil kommer gang- og udeareal på ca. 15 m 2 I alt: 100 m 2 pr. klasselokale (brutto) Dette svarer til kr pr. lokale Forventet salgsprovenu Ved salg af bygninger vurderes salgsværdien gennem et økonomisk spænd, som tager udgangspunkt i matriklens grundværdi og ejendomsværdi. Grundværdier og ejendomsværdier er for størstedelens vedkommende oplyst af Faaborg-Midtfyn Kommune. Der er en del usikkerhed knyttet til opgørelsen af salgsprovenu, hvorfor opgørelsen af salgsprovenu skal tages med forbehold. Erfaringer med salgsvurderinger af tomme bygninger understreger, at det kan vise sig vanskeligt at indfri et salgsprovenu, svarende til salgsprovenuet. 3 Det skal understreges, at de anlægsøkonomiske omkostninger forbundet med (klasselokale)udbygninger beror på et omkostningsmæssigt skøn. I en eventuel efterfølgende fase skal de anlægsøkonomiske omkostninger beregnes på et mere detaljeret grundlag. Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 15

18 Øvrige antagelser og forudsætninger Såfremt et rokadespor indebærer en flytning af administrative medarbejdere anvendes samme principper som etableringen af administrationen i Nr. Broby: 119 pladser til 154 medarbejdere svarer til en faktor 0,77. Som alternativ til denne faktor kan der oprettes pladser i bygninger med ledige pladser: FFVs administrationsbygning i Faaborg, administrationsafsnittet på Nørrevænget i Gislev, administrationsbygningen i Gislev (CAI) og Mdvunshuset i Broby Prisen pr. plads beregnes ud fra de samlede anlægsomkostninger for administrationen i Nr. Broby (7,5 mio. kr.) set i forhold til antallet af pladser (119). Dette svarer til ca kr. pr. plads Der afsættes 15 m 2 (brutto) pr. plads (inkl. kontorplads, mødelokaler, gangareal, toiletter mv.). De overordnede potentialer i forhold til optimering af ejendomsdriften er endvidere baseret på en behovsanalyse af udviklingen i befolkningstallet de kommende år, herunder udviklingen i elev- og klassetal for skolernes vedkommende. Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 16

19 4 Gennemgang af rokadespor 4.1 Rokadespor 1: Færre kvadratmeter til administration i Faaborg Rokadespor 1 indebærer, at bygningerne på Faaborg Nørregade 2 og Faaborg Nørregade 4 sælges. Medarbejderne flyttes primært ind på rådhuset i Mellemgade 15: Misbrugsområdet (inkl. stofmisbrugsbehandlingen i Priorensgade 67; et lejemål, der kan opsiges ultimo 2018) kan flyttes til Bryggergården, mens øvrige medarbejdere placeres i Mellemgade 15. Baggrunden for en samling af kvadratmeter til administration er at frigøre ressourcer til andre formål, uden at kvaliteten i arbejdsmiljøet for medarbejderne forringes. De to ejendomme på Nørregade 2 og Nørregade 4 vurderes tillige at være attraktive salgsmæssigt, eksempelvis bør det overvejes om de kan udstykkes til ejerlejligheder. Beliggenheden er således attraktiv centralt i Faaborg. De økonomiske konsekvenser for rokadespor 1 er udarbejdet i henhold til den generelle beskrivelse i afsnit 3 og under følgende primære forudsætninger: Flytningen af de administrative medarbejdere fra Nørregade 2 hhv. 4 til Mellemgade medfører et samlet kvadratmeterbehov på 345 m 2 Det er vurderingen, at der er megen ledig plads i Mellemgade 15 (herunder udvalgslokaler, mødelokaler, hotelarbejdspladser etc.). På den baggrund investeres der udelukkende i indretning og tilpasning for de i alt 24 medarbejdere, der flytter fra Nørregade 2 og 4 til Mellemgade svarende til i alt ca. 1,5 mio. kr. (ud fra prisniveauet for tilpasningen af administrationen i Nr. Broby). Det kan tillige overvejes at flytte enheder til administrationsafsnittet i Nørrevænget i Gislev, eksempelvis Ejendom og Service, eller at inddrage 1-2 mødelokaler De økonomiske konsekvenser for rokadesporet er følgende: Tabel 3 Økonomiske konsekvenser for rokadesporet Bygninger afhændet Bygninger ikke afhændet Driftsbesparelse ,5 0,4 Driftsbesparelse ,8 0,8 Anlæg (engangsomkostning) 1,6 Salgsprovenu (grundværdi) 0,0 Salgsprovenu (ejendomsværdi) 4,0 Note: Når grundværdien er 0,0 skyldes det, at den ikke er opgjort. Rokadespor 1 medfører driftsbesparelser på ca. 0,5-0,8 mio. kr. årligt fra 2018 og frem. De afledte anlægsomkostninger udgør ca. 1,6 mio. kr., mens det forventede salgsprovenu for afhændede bygninger andrager op til ca. 4 mio. kr. I rokadesporet er der afhændet m 2. Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 17

20 4.2 Rokadespor 2: Salg af Ryslinge Rådhus Rokadespor 2 muliggør en sammenlægning af de administrative og faglige medarbejdere fra Ryslinge Rådhus på alternative lokaliteter, således at Ryslinge Rådhus sættes til salg. Gennem et salg til en entreprenør eller projektudvikler er der potentielt mulighed for, at rådhuset indrettes til lejligheder. På den baggrund er det forventningen, at salgsværdien er relativ høj. Andre anvendelsesmuligheder kan tillige overvejes, eksempelvis som et virksomhedsdomicil. Når rokadesporet anbefaler et salg af rådhuset skyldes det tillige, at rådhuset er udfordret af en række ventilationsproblemer, som kræver investeringer i de kommende år, hvis ventilationsudfordringerne skal løses optimalt. Frem for at investere i ny ventilation foreslås, at eksisterende ledige lokaler bringes i spil, tæt på Ryslinge Rådhus, hvilket muliggør det foreslåede salg. Det foreslås følgende: Indkøbskontorets medarbejdere (11 medarbejdere), der i dag er placeret på Ryslinge Rådhus, flyttes til Ringe Rådhus Medarbejderne fra ældre- og handicapområdet (110 medarbejdere) flyttes fra Ryslinge Rådhus til CAI i Gislev. Evt. kan mindre enheder flytte til Nørrevænget i Gislev Rokadespor 2 rummer tillige, at den tomme børnehave Snurretoppen (Faaborgvej 19A Gislev) kan nedrives og sælges. Snurretoppen råder over 280 m 2, der er i ringe stand. Gislev lokalråd kan således fremfor at råde over Snurretoppen tildeles et lokale i forsamlingshuset, i hallen eller mødes i administrationsafsnittet på Nørrevænget. De økonomiske konsekvenser for rokadespor 2 er udarbejdet i henhold til den generelle beskrivelse i afsnit 3 og under følgende primære forudsætninger: Flytning af 11 medarbejdere fra Ryslinge Rådhus flyttes til Ringe Rådhus Under anvendelse af en kontorpladsfaktor 0,77 (som administrationen i Nr. Broby) er der umiddelbart plads til ca. 115 medarbejdere på CAI. Såfremt der inddrages 2 mødelokaler er der plads til i alt 135 medarbejdere CAI fremstår velholdt og anvendelig til administration. På den baggrund er der anlægsomkostninger vedrørende indretning og tilpasning for de i alt 110 medarbejdere, der flytter til CAI svarende til i alt ca. 3,7 mio. kr. De økonomiske konsekvenser for rokadesporet er følgende: Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 18

21 Tabel 4 Økonomiske konsekvenser for rokadesporet Bygninger afhændet Bygninger ikke afhændet Driftsbesparelse ,3 1,3 Driftsbesparelse ,3 1,3 Anlæg (engangsomkostning) 3,7 Salgsprovenu (grundværdi) 2,7 Salgsprovenu (ejendomsværdi) 8,0 Rokadespor 2 medfører driftsbesparelser på ca. 1,3 mio. kr. årligt fra 2018 og frem. De afledte anlægsomkostninger udgør ca. 3,7 mio. kr., mens det forventede salgsprovenu for afhændede bygninger andrager op til ca. 8,0 mio. kr. I rokadesporet er der afhændet m Rokadespor 3: Afhændelse af administrationsbygning i Gislev I ovenstående rokadespor 2 samles forskellige medarbejdergrupper, som er flyttet fra eksempelvis Ryslinge Rådhus. Administrationsbygningen i Gislev (CAI) er således en trædesten i rokadespor 2, hvilket betyder, at bygningskomplekset er velegnet til både at rumme administrative enheder samt borgerrettede aktiviteter. Grundet udflytning af de eksisterende medarbejderne indenfor arbejdsmarked og integration, er der betydelig ledig plads i administrationsbygningen. Samtidig rummer administrationsbygningen velholdte lokaler med stor rummelighed. Derfor forslås i dette rokadespor 3, at administrationsbygningen i Gislev afhændes og sælges. Medarbejderne i administrationsbygningen i Gislev (CAI) flyttes til Nørrevænget 1 i Gislev. Ved salg af Cai skal der findes plads til ungdomsskolen, der er lokaliseret i kælderen. Tre Ege Skolen, afd. Ryslinge er en mulighed for ungdomsskolen. Forskellige borgergrupper, herunder Gislev lokalråd, kan anvende forsamlingshuset i Gislev, hallen eller mødes i administrationsafsnittet på Nørrevænget. Beskæftigelsesprojektet med anvendelse af køkkenet i CAI kan flyttes til administrationsafsnittet i Nørrevænget, hvor der er nedlagte køkkenfaciliteter, eller beskæftigelsesprojektet kan involveres i andre eksisterende køkkener. Rokadespor 3 rummer tillige, at den tomme børnehave Snurretoppen (Faaborgvej 19A Gislev) kan nedrives og sælges. Snurretoppen råder over 280 m 2, der er i ringe stand. Gislev lokalråd kan således fremfor at råde over Snurretoppen tildeles et lokale i forsamlingshuset, i hallen eller mødes i administrationsafsnittet på Nørrevænget. Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 19

22 De økonomiske konsekvenser for rokadespor 3 er udarbejdet i henhold til den generelle beskrivelse i afsnit 3 og under følgende primære forudsætninger: 25 medarbejdere flyttes fra administrationsbygningen (CAI) til administrationsafsnittet på Nørrevænget 1 i Gislev (på ca. 400 m 2 ) Den tomme Børnehaven Snurretoppen nedrives og sælges. (Faaborgvej 19A Gislev). Snurretoppen råder over 280 m 2 De økonomiske konsekvenser for rokadesporet er følgende: Tabel 5 Økonomiske konsekvenser for rokadesporet Bygninger afhændet Bygninger ikke afhændet Driftsbesparelse ,8 1,8 Driftsbesparelse ,8 1,8 Anlæg (engangsomkostning) 1,1 Salgsprovenu (grundværdi) 1,7 Salgsprovenu (ejendomsværdi) 11,0 Rokadespor 3 medfører driftsbesparelser på ca. 1,8 mio. kr. årligt fra 2018 og frem. De afledte anlægsomkostninger udgør ca. 1,1 mio. kr., mens det forventede salgsprovenu for afhændede bygninger andrager op til ca. 11,0 mio. kr. Et salgsprovenu for administrationsbygningen i Gislev til ejendomsværdien på 9,6 mio. kroner er formentlig for højt. Der skal derfor tages et forbehold overfor dette niveau. I rokadesporet er der afhændet m Rokadespor 4: Frigørelse af kvadratmeter til genoptræning Genoptræningsaktiviteterne er i fokus i rokadespor 4. Gennem optimering af aktiviteterne i eksisterende lokaler samtidig med at der hjemtages aktiviteter fra lejede lokaler, opnås en frigørelse af ressourcer. Denne frigørelse af ressourcer sker under forudsætning af, at både kvalitet og tilgængelighed bliver fastholdt i de nye løsninger. Rokadesporet sikrer, at genoptræningsaktiviteterne i Faaborg kan være i nuværende lokaler, gennem en optimering af anvendelsen af lokalerne. Der er på den baggrund ikke behov for en tilbygning, men derimod mindre ombygninger og nyindretning på eksisterende kvadratmeter, anslået til under 0,5 mio. kr. Dette betyder, at en bevilling på anslået 3 mio. kroner ikke er nødvendig. Der er således plads på Tømmergården i Faaborg, hvis der gennemføres en mindre lokaleinvestering. Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 20

23 Genoptræning i Ringe kan blandt andet gennemføres på Tingager ældrecenter. Herunder kan denne løsning rumme de aktiviteter, som pågår i Midtfyn Fritidscenter. Det betyder, at aktiviteter på omkring 4 timer ugentligt i Midtfyns Fritidscenter samt adgang til træning i fitnesslokalerne kan hjemtages. Det medfører en samlet besparelse på lejeudgifter på ca kr. årligt. I stedet kan lokaler på Tingager ældrecenter anvendes mere målrettet. Kontorarealet inddrages ved at to vægge flyttes og spisestuen nedlægges. Inddragelsen af kontorer til genoptræning betyder, at de administrative opgaver skal udføres sammen med borgerne i træningslokalerne, på Rådhuset i Ringe eller i andre lokaliteter, hvor der er ledige kontorer. Rokadesporet anviser således veje til, hvorledes lokalerne i Ringe kan anvendes optimalt, således at kontorer inddrages til genoptræning samt øvrige kvadratmeter anvendes mere målrettet til genoptræningen. Supplerende er det en mulighed, hvis der er behov for dette, at tage yderligere lokaler i brug, eksempelvis administrationsbygningen i Gislev (Nørrevænget). De økonomiske konsekvenser for rokadespor 4 er udarbejdet i henhold til den generelle beskrivelse i afsnit 3 og under følgende primære forudsætninger: Ombygningen af Tingager ældrecenter gennemføres i 3 lokaler, hvor der p.t. er kontorer samt et frokost-/spiselokale. I alt 60 m 2 etableres som en let renovering, jf. beskrivelsen i afsnit 3 De økonomiske konsekvenser for rokadesporet er følgende: Tabel 6 Økonomiske konsekvenser for rokadesporet Bygninger afhændet Bygninger ikke afhændet Driftsbesparelse ,2 0,2 Driftsbesparelse ,2 0,2 Anlæg (engangsomkostning) -1,4 Salgsprovenu (grundværdi) / Salgsprovenu (ejendomsværdi) / Rokadespor 4 medfører driftsbesparelser på ca. 0,2 mio. kr. årligt fra 2018 og frem. De afledte anlægsomkostninger er her anført som en indtægt, hvilket skyldes, at rokadesporet umiddelbart indebærer en anlægsudgift på ca. 1 mio. kr. (ombygning af Tingager ældrecenter), men der er samtidig sparet 2,5 mio. kr. af en samlet bevilget anlægsudgift på 3 mio. kr. på Tømrergården. Differencen er 1,4 mio. kr. Der afhændes ikke bygninger i dette rokadespor. Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 21

24 4.5 Rokadespor 5: Integration af SFO-lokaler i indskolingen Rokadespor 5 fokuserer på en optimering af SFOs lokaleanvendelse ved, at der etableres en fælles udnyttelse af SFOs lokaler og indskolingens lokaler. Målet er at frigøre kvadratmeter på skolerne, med henblik på at skolerne kan anvende disse kvadratmeter efter behov og/eller at der kan komme andre aktører ind på skolerne, fx foreninger og borgere. Data fra skolerne viser, at der er to skoler, som er særligt relevante i denne sammenhæng (skoler, der har oplyst, at SFO erne ikke i fuldstændigt omfang er integrerede med skoledelen): Carl Nielsen Skolen med særlig fokus på den afgrænsede lokalitet på omkring 700 m 2, som (kun delvist) anvendes til SFO (gul bygning) Brahesmindeskolen, afdeling Svanninge: Her er der betydelig ledig kapacitet, blandt andet hele skolens 2. sal Der er få foreninger, som ligger tæt på de to skoler, hvorfor der i rokadesporet umiddelbart ses bort fra Brahesmindeskolen, afdelingen Svanninge, i rokadesporet. I stedet fokuseres i rokadesporet på, at Carl Nielsen Skolens separate SFO-bygning afhændes med henblik på, at der enten bygges bolig i lokaliteten, eller at bygningen rives ned med henblik på nyopførelse af anden bygning. De økonomiske konsekvenser for rokadespor 5 er udarbejdet i henhold til den generelle beskrivelse i afsnit 3 og under følgende primære forudsætninger: Rokadesporet indebærer en afhændelse af den separate SFO-bygning (den gule bygning) på ca. 700 m 2 på Carl Nielsen Skolen. Årsagen til, at bygningen foreslås afhændet er, at skolen kun i meget begrænset omfang anvender bygningen og at der ikke umiddelbart er foreninger nok i området der vurderes at kunne bruge bygningen Grundværdi og ejendomsværdi er antaget. Såfremt rokadesporet ønskes iværksat anbefales en såkaldt kantstensvurdering, hvor den pågældende ejendom ikke er grundigt besigtiget af en ejendomsmægler, men vurderet ud fra det der kan ses fra vejen samt en vurdering ud fra foreliggende materiale. Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 22

25 De økonomiske konsekvenser for rokadesporet er følgende: Tabel 7 Økonomiske konsekvenser for rokadesporet Bygninger afhændet Bygninger ikke afhændet Driftsbesparelse ,4 0,4 Driftsbesparelse ,4 0,4 Anlæg (engangsomkostning) / Salgsprovenu (grundværdi) 1,0 Salgsprovenu (ejendomsværdi) 2,0 Rokadespor 5 medfører driftsbesparelser på ca. 0,4 mio. kr. årligt fra 2018 og frem. Der er ingen afledte anlægsomkostninger, mens det forventede salgsprovenu for afhændet bygning andrager op til ca. 2,0 mio. kr. Et salgsprovenu på 2 mio. kroner skyldes, at bygningen enten kan anvendes til erhverv eller ombygges til boliger. En nærmere analyse må vurdere, hvorvidt det beregnede salgsprovenu er realistisk. Alternativt kan der tages udgangspunkt i et beløb omkring grundværdien, dvs. bygningen kan rives ned og udlægges til nybyggeri. I rokadesporet er der afhændet 700 m Rokadespor 6: Flytning af Søagerskolen Søagerskolen er en specialskole i Ringe. Søagerskolen drives af Ungdomsskolen. Der er relativt få elever på Søagerskolen, hvorfor det er muligt at rumme eleverne på Espe Skole. Alternativt kan Søagerskolen sammenlægges med Heden-Vantinge Skole, der er en specialskole. Endvidere er det en mulighed, at Søagerskolens elever rummes på Nordagerskolen. Nordagerskolen har en (klasse)lokalekapacitet på 25, hvilket svarer til det skolen vil have brug for i ét af de kommende 10 år (i 2022/2023). Øvrige år vil der være brug for lokaler. På den baggrund vil en løsning med udgangspunkt i Nordagerskolen kræve 2 nye klasselokaler (med fælles brug af fællesarealer og grupperum) - i alt 200 m 2 til 3,9 mio. kr., mens der anvendes eksisterende faglokaler på skolen. Espe Skole er følgelig valgt som en mulighed, idet den prognosticerede, markante elevtilbagegang i Espe Skoles distrikt betyder, at Søagerskolens elever kan rummes på skolen. Søagerskolens tilhørende jord er på omkring m 2. Både bygning og jord foreslås solgt, idet området eksempelvis kan udstykkes til boliger. Ved en udstykning skal der tages højde for søbeskyttelseslinier mv., herunder øvrige eventuelle begrænsninger. De økonomiske konsekvenser for rokadespor 6 er udarbejdet i henhold til den generelle beskrivelse i afsnit 3 og under følgende primære forudsætninger: Det vurderes, at eleverne kan rummes på Espe Skole, idet skoleprognosen peger på en markant tilbagegang i elevtallet i de kommende 10 år Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 23

26 De økonomiske konsekvenser for rokadesporet er følgende: Tabel 8 Økonomiske konsekvenser for rokadesporet Bygninger afhændet Bygninger ikke afhændet Driftsbesparelse ,2 0,2 Driftsbesparelse ,2 0,2 Anlæg (engangsomkostning) 0,1 Salgsprovenu (grundværdi) 11,4 Salgsprovenu (ejendomsværdi) 11,9 Rokadespor 6 medfører driftsbesparelser på ca. 0,2 mio. kr. årligt fra 2018 og frem. De afledte anlægsomkostninger udgør ca. 0,1 mio. kr., mens det forventede salgsprovenu for afhændede bygninger andrager op til ca. 11,9 mio. kr. Dette salgsprovenu skal kvalitetssikres gennem en dybere vurdering af potentialerne, for at vurdere hvor stort et potentiale ved salg, der reelt er. I rokadesporet er der afhændet 303 m Rokadespor 7: Broby Bibliotek som en del af læringscenter Rokadespor 7 omfatter Broby Bibliotek, der søges integreret med læringscentret på Brobyskolernes afdeling Pontoppidan. Målet er at frigøre Broby Biblioteks lokaler til grupperum for Job & Aktiv, som holder til på samme matrikel som biblioteket i Broby. Der er brugere årligt til Broby Bibliotek, hvilket er et besøgstal, der gerne skulle øges gennem en sammenlægning med læringscentret på skolen. Læringscenteret på Brobyskolernes afdeling Pontoppidan råder over små 200 m 2, mens Broby Bibliotek er på omkring 300 m 2. Der vil formentlig være behov for at foretage mindre bygningsændringer ved en samling af biblioteket med skolens læringscenter. De økonomiske konsekvenser for rokadespor 7 er udarbejdet i henhold til den generelle beskrivelse i afsnit 3 og under følgende primære forudsætninger: Det antages i rokadesporet, at skolens læringscenter udvides med 150 m 2 og at der gennemføres en let renovering. Det vil kræve en dyberegående vurdering om skolens læringscenter kan indeholde biblioteket uden der foretages bygningsændringer. Skolens læringscenter er således placeret i forskudt plan, hvorfor en udvidelse vil have indflydelse på skolens hal eller forberedelsespladser for medarbejderne Hvad angår Job & Aktivs overtagelse af Nr. Broby bibliotek antages en mindre anlægstilpasning, dvs. på et niveau under let renovering Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 24

27 De økonomiske konsekvenser for rokadesporet er følgende: Tabel 9 Økonomiske konsekvenser for rokadesporet Bygninger afhændet Bygninger ikke afhændet Driftsbesparelse ,2 0,2 Driftsbesparelse ,2 0,2 Anlæg (engangsomkostning) 1,8 Salgsprovenu (grundværdi) / Salgsprovenu (ejendomsværdi) / Rokadespor 7 medfører driftsbesparelser på ca. 0,2 mio. kr. årligt fra 2018 og frem. De afledte anlægsomkostninger udgør ca. 1,8 mio. kr. Der afhændes ikke bygninger i dette rokadespor. 4.8 Rokadespor 8: Den decentrale hjemmepleje Decentraliseringen af hjemmeplejen fastholdes i dette rokadespor. Der fokuseres i rokadesporet på, hvordan rammen for hjemmeplejen kan være et færre antal kvadratmeter, idet hjemmeplejens medarbejdere fortrinsvist er ude hos borgerne. Hjemmeplejen foreslås flyttet fra Guldhøj til Hættegården i Ringe. På baggrund af oplysninger fra Faaborg-Midtfyn Kommune er det en uafklaret mulighed, om Hættegårdens lokaler kan blive ledige. I fald, at Hættegården ikke nedlægges er det fortsat muligt at placere hjemmeplejen i Hættegårdens lokaler, idet områdets børnetal er faldende, hvorfor det er muligt at omgruppere børnene i områdets dagtilbud. Baggrunden for forslag om flytning til Hættegården på Hestehavevej er, at Guldhøj på Floravej 17 har i alt m 2, hvoraf hjemmeplejen har størsteparten (ca m 2 ), mens Opvækst og Læring har ca. 100 m 2 til rådighed. Imidlertid vurderes det, at der er behov for et mindre antal kvadratmeter, idet hjemmeplejens medarbejdere er udgående i stort omfang. Hættegården har således væsentlig færre kvadratmeter, nemlig i alt 475 m 2, hvoraf de 75 m 2 er udnyttet tagetage. Der vil være behov for indretning af bygningen samt etablering af parkeringsplads, hvilket kræver en anlægsinvestering. I Faaborg flyttes hjemmeplejen fra Bryggergården til FFVs administrationsbygning. Ét lokale på Bryggergården er et kunstudstillingslokale. Det antages, at dette lokale udstykkes som selvstændigt enhed. Denne enhed er ikke prisfastsat. De økonomiske konsekvenser for rokadespor 8 er udarbejdet i henhold til den generelle beskrivelse i afsnit 3 og under følgende primære forudsætninger: Anlægsomkostningerne vedrørende Hættegården alene udgør ca. 2,7 mio. kr., heraf ca. 1 mio. kr. i anlæg af ekstra parkeringspladser og 0,15 mio. kr. i etablering af toiletfaciliteter Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 25

28 Hjemmeplejens flytning fra Bryggergården til FFVs administrationsbygning indebærer en antagelse om, at driftsudgifterne reduceres med 60 %. FFVs administrationsbygning fremstår velholdt og indflytningsklar, hvorfor anlægsinvesteringen er begrænset. Der investeres i parkeringspladser (det tilhørende garageanlæg på ca. 500 m 2 inddrages til etablering af parkeringspladserne) De økonomiske konsekvenser for rokadesporet er følgende: Tabel 10 Økonomiske konsekvenser for rokadesporet Bygninger afhændet Bygninger ikke afhændet Driftsbesparelse ,4 0,4 Driftsbesparelse ,4 0,4 Anlæg (engangsomkostning) 4,0 Salgsprovenu (grundværdi) 0,0 Salgsprovenu (ejendomsværdi) 2,8 Note: Når grundværdien er 0,0 skyldes det, at den ikke er opgjort. Rokadespor 8 medfører driftsbesparelser på ca. 0,4 mio. kr. årligt fra 2018 og frem. De afledte anlægsomkostninger udgør ca. 4,0 mio. kr., mens det forventede salgsprovenu for afhændede bygninger (som er Bryggergården) andrager op til ca. 2,8 mio. kr. I rokadesporet er der afhændet m Rokadespor 9: Flytning af hjælpemiddeldepot i Ringe Rokadesporet indebærer, at hjælpemiddeldepotet i Ringe flyttes fra den nuværende lokalitet, hvor Faaborg-Midtfyn Kommune har indgået et lejemål, til fordel for en placering af hjælpemiddeldepotet i en ejet bygning, nemlig den nedlagte materielgård på Højgårdsvej 10 i Ringe. Hjælpemiddeldepotet rummer ud over lagerkapacitet til opbevaring, et værksted for renovering og distribution af hjælpemidler, samt en borger- og brugerrettet kontaktflade i forbindelse med, at brugerne afhenter og får tilpasset hjælpemidler. Tilmed foreslås, at der samles flere depotopgaver i hjælpemiddeldepotet, uanset hvor hjælpemiddeldepotet bliver placeret. Idéen er således at samle decentrale, mindre depoter i ét centralt hjælpemiddeldepot m.m., eksempelvis gennem nedlæggelse af decentrale lagre på plejehjem og i dagplejen. Materielgården på Højgårdsvej 10 i Ringe er på m 2, mens hjælpemiddeldepotet er på omkring m2. Materielgården er af Faaborg-Midtfyn Kommune kalkuleret til at kunne sælges for ca. 4 mio. kr., men da der ikke er budgetteret med denne indtægt, indgår materielgården i dette rokadespor. Administrationsafsnittet på Højgårdsvej er ikke nyrenoveret, men mulig at anvende. Der er behov for en mindre opdatering af det indvendige miljø af størrelsesordenen op til 0,2 mio. kr. samt flytning af materialer og hjælpemidler. Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 26

29 De økonomiske konsekvenser for rokadespor 9 er udarbejdet i henhold til den generelle beskrivelse i afsnit 3 og under følgende primære forudsætninger: Den årlige lejeudgift for det nuværende hjælpemiddeldepot udgør ca. 0,4 mio. kr. Den nuværende materielgård på Højgårdsvej er på m 2, hvilket er små 700 m 2 mere end det nuværende hjælpemiddeldepot. Materielgården består i store træk af en stor uopvarmet hal, et opvarmet værksted, depotfaciliteter samt kontorer Anlægsomkostningerne vedrørende tilpasning og indretning af den nuværende materielgård sker ved en mindre anlægstilpasning for kontorer og depoter (udgør ca. 500 m 2 ) og en mindre opdatering af hallen (ca m 2 ) De økonomiske konsekvenser for rokadesporet er følgende: Tabel 11 Økonomiske konsekvenser for rokadesporet Bygninger afhændet Bygninger ikke afhændet Driftsbesparelse ,6 0,6 Driftsbesparelse ,6 0,6 Anlæg (engangsomkostning) 3,7 Salgsprovenu (grundværdi) / Salgsprovenu (ejendomsværdi) / Rokadespor 9 medfører driftsbesparelser på ca. 0,6 mio. kr. årligt fra 2018 og frem. De afledte anlægsomkostninger udgør ca. 3,7 mio. kr. Der afhændes ikke bygninger i dette rokadespor Rokadespor 10: Flytning af legestuer for dagplejen Rokadespor 10 sammenlægger legestuer for dagplejen med etablerede børnehaver. Målet med rokadesporet er dels at styrke kvaliteten i legestuernes indendørs- og udendørsaktiviteter, dels at skaffe et provenu ved salg af matriklerne, efter at bygningen er afhændet. Dette mål søges indfriet ved, at alle separate legestuer nedlægges, hvor det giver mening. Følgende legestuer eksisterer og kunne derfor potentielt indgå i rokadesporet: Legestuen i tilknytning til Symfonien i Nr. Søby Legestuen ved Motorikken i Årslev. Legestuen ligger i eget hus i en nedlagt daginstitution (hjemmeplejen er placeret på samme matrikel) Legestuen i Prices Have i Faaborg. Lokalet er lille og udendørsfaciliteter er ikke opdaterede Legestuen ved Spiren. Legestuen ligger i særskilt bygning. Bygningen er nedslidt Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 27

30 Legestuen Solstrålen i Ringe, som er en del af Guldhøj-komplekset. Køkkenet er nedslidt Legestuen i Kværndrup (Kirkevej 4 i Kværndrup). Ligger i gammel pedelbygning. Er generelt meget slidt Kernehuset i Gislev (Degnemarken 12. ligger i en nedlagt børnehave). Bygningen er nedslidt Legestuen på Reventlowsvwej 26 i Faaborg. Høj kvalitet i udendørsfaciliteter, mens indendørsfaciliteter har lav kvalitet Legestue i forbindelse med plejecentret Åløkkeparken. Der mangler udendørsfaciliteter tæt på lokalerne To legestuer vil i udgangspunktet forblive på deres nuværende matrikler: Bøgehus børnehus ligger på Bøgebjergskolen, mens den anden ligger på Brobyskolernes afdeling Allested-Vejle. Desuden ændres der ikke på følgende lokaliteter: Nr. Søby (Nr. Søby gamle skole) forbliver på skolen Årslev (Motorikken) rummer tillige hjemmeplejen, hvorfor Motorikken ikke sælges Korinth Legestue kan ikke sælges særskilt, da lokalet er en del af skolen, som er sat til salg De økonomiske konsekvenser for rokadespor 10 er udarbejdet i henhold til den generelle beskrivelse i afsnit 3 og under følgende primære forudsætninger: Der foretages følgende flytninger: o Faaborg (Prices Have) flyttes til Sundbrinkens Børnehus (Sundbrinken 1, 5600 Faaborg) o Horne-Svanninge (Spiren) flyttes til Brahesminde Skole, afdeling Horne o Ringe (Solstrålen) flyttes til Børnehuset 100Fryd (Holmehøjvej 34, 5750 Ringe) o Kværndrup (Legestuen) flyttes til Tre Ege Skolen (afdeling Kværndrup) o Legestuen Gislev/Ryslinge (Kernehuset) flyttes til Tre Ege Skolen i Ryslinge o Brobyværk Nr. Broby (Åløkkeparken) flyttes til Myretuen (Egeballe 1 A 5672 Broby) De driftsmæssige konsekvenser beregnes med udgangspunkt i et driftsniveau for en daginstitution på ca. 0,7 mio. kr. årligt. Det antages, at en nedlæggelse af en legestue medfører en driftsbesparelse på ca kr. årligt pr. legestue Når en legestue flyttes til en daginstitution opereres der ikke med anlægsudgifter Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 28

31 Når en legestue flyttes til en skole opereres der med en mindre anlægstilpasning (et niveau under let renovering) Grundværdi og ejendomsværdi for legestuerne er antaget. Såfremt rokadesporet ønskes iværksat anbefales en såkaldt kantstensvurdering, hvor den pågældende ejendom ikke er grundigt besigtiget af en ejendomsmægler, men vurderet ud fra det der kan ses fra vejen samt en vurdering ud fra foreliggende materiale De økonomiske konsekvenser for rokadesporet er følgende: Tabel 12 Økonomiske konsekvenser for rokadesporet Bygninger afhændet Bygninger ikke afhændet Driftsbesparelse ,6 0,5 Driftsbesparelse ,6 0,5 Anlæg (engangsomkostning) 0,6 Salgsprovenu (grundværdi) 0,7 Salgsprovenu (ejendomsværdi) 3,7 Rokadespor 10 medfører driftsbesparelser på ca. 0,5-0,6 mio. kr. årligt fra 2018 og frem. De afledte anlægsomkostninger udgør ca. 0,6 mio. kr., mens det forventede salgsprovenu for afhændede bygninger andrager op til ca. 3,7 mio. kr. I rokadesporet er der afhændet m Rokadespor 11: Samling af sociale væresteder Rokadesporet fokuserer på at samle en række af de eksisterende væresteder med henblik på at udvikle nye tilbud. Målet med sammenlægningen er at åbne op for en bredere brugerkreds ved at skabe et større værested. Det er en mulighed, at Borgerhus, Huset (Færgevej 2, Faaborg), Vestergade 20 i Faaborg samt varmestuen flyttes til dele FFV administrationsbygning. Vestergade 20 i Faaborg samt huset på Færgevej kan sættes til salg. FFV administrationsbygningen kan tillige anvendes i forbindelse med et rokadespor, som flytter biblioteket i Faaborg til administrationsbygningen. Det er derfor en oplagt mulighed, at det undersøges, hvorledes FFV administrationsbygningen kan indgå i forskellige rokader. De økonomiske konsekvenser for rokadespor 11 er udarbejdet i henhold til den generelle beskrivelse i afsnit 3 og under følgende primære forudsætninger: Grundværdi og ejendomsværdi er antaget. Såfremt rokadesporet ønskes iværksat anbefales en såkaldt kantstensvurdering, hvor den pågældende ejendom ikke er grundigt besigtiget af en ejendomsmægler, men vurderet ud fra det der kan ses fra vejen samt en vurdering ud fra foreliggende materiale Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 29

32 De økonomiske konsekvenser for rokadesporet er følgende: Tabel 13 Økonomiske konsekvenser for rokadesporet Bygninger afhændet Bygninger ikke afhændet Driftsbesparelse ,0 0,0 Driftsbesparelse ,0 0,0 Anlæg (engangsomkostning) 0,2 Salgsprovenu (grundværdi) 0,5 Salgsprovenu (ejendomsværdi) 0,8 Rokadespor 11 medfører ingen direkte driftsbesparelser. De afledte anlægsomkostninger udgør ca. 0,2 mio. kr., mens det forventede salgsprovenu for afhændede bygninger andrager op til ca. 0,8 mio. kr. I rokadesporet er der afhændet 294 m Rokadespor 12: Salg af øvrige matrikler Dette rokadespor samler matrikler i et rokadespor, der har den fælles overskrift, at de enten afvikles med henblik på nedrivning og/eller salg. Tandklinikken i Årslev, Overvejen 58, er p.t. udlånt til vuggestuegruppe. Tandklinikken råder over 198 m 2 bygning, der karakterises som at være i middel stand. Tandplejen har p.t. ikke behov for bygningen. Denne bygning foreslås solgt. Børnehaven Skovtrolden, Skovvej 4 Brobyværk rummer 338 m 2 i middel stand. Denne bygning foreslås solgt til boliganvendelse, hvilket vil kræve en ny lokalplan. Alternativt kan bygningen nedrives og i stedet udlægges til grønt område og/eller parkering til Brobyskolerne, afdeling Pontoppidan (et andet rokadespor har foreslået sammenlægning med biblioteksafdeling Nr. Broby, hvilket vil understøttes af gode parkeringsforhold). De økonomiske konsekvenser for rokadespor 20 er udarbejdet i henhold til den generelle beskrivelse i afsnit 3 og under følgende primære forudsætninger: Følgende bygninger afhændes: o Tandklinikken (Overvejen 58 i Årslev) o Børnehaven Skovtrolden (Skovvej 4 i Broby) De økonomiske konsekvenser for rokadesporet er følgende: Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 30

33 Tabel 14 Økonomiske konsekvenser for rokadesporet Bygninger afhændet Bygninger ikke afhændet Driftsbesparelse ,1 0,1 Driftsbesparelse ,1 0,1 Anlæg (engangsomkostning) 0,0 Salgsprovenu (grundværdi) 0,0 Salgsprovenu (ejendomsværdi) 1,7 Rokadespor 12 medfører driftsbesparelser på ca. 0,1 mio. kr. årligt fra 2018 og frem. Der er ingen afledte anlægsomkostninger, mens det forventede salgsprovenu for afhændede bygninger andrager op til ca. 1,7 mio. kr. I rokadesporet er der afhændet 536 m Rokadespor 13: Salg af Guldhøj-komplekset Guldhøj-komplekset, som ligger i Ringe råder over et betydeligt antal kvadratmeter på i alt m 2. Disse kvadratmeter fordeler sig på følgende lokaliteter: Floravej 11, bygning 1; Floravej 15, bygning 2; Floravej 17, bygning 3 samt Floravej 13/Odensevej 26, bygning 4. Guldhøj-komplekset er relativt dyrt i drifts- og vedligeholdelsesudgifter, hvorfor Guldhøj-komplekset i dette rokadespor foreslås at blive solgt: Delvist i version 1 eller helt i version 2. Version 1: De tomme lokaler på Guldhøj sælges Den første version fokuserer på, at den ledige kapacitet på Guldhøj sælges. Endvidere flyttes legestuen og misbrugscenteret: Legestuen integreres i en børnehave og misbrugscenteret flyttes til den anden del af Guldhøj. Guldhøj hovedbygningen står hovedsagelig tom og har rummet den tidligere musikskole, depot og børnehave på Floravej i Ringe. Der er dog stadig opmagasinering af møbler mv., men dette depot kan hurtigt rømmes. I alt er hovedbygningen på tomme kvadratmeter. Det vurderes, at en ombygning af de tomme kvadratmeter til andet formål vil være forholdsvis dyr, og det vurderes på den baggrund, at der satses på at skaffe størst mulige provenu ved salg af hovedbygningen. De høje vedligeholdelsesomkostninger skyldes tillige, at der er en PCB-udfordring i hjemmeplanens lokaler, hvilket vil kræve investeringer. Omfanget af disse investeringsomkostninger er ikke beregnet. Foreningerne kunne tænkes at ville bruge dele af hovedbygningen, men da der ikke er mangel på ledige kvadratmeter i den eksisterende bygningsmasse, vurderes det alt i alt - mere hensigtsmæssigt at sælge den ledige hovedbygning. Guldhøj ligger tæt på almennyttige boliger, hvorfor det vurderes at være en mulighed at indgå i drøftelser med boligforeningen om etablering af almene boliger i bygningen. Som alternativ kan overvejes at lade virksomheder byde ind på bygningen. Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 31

34 De økonomiske konsekvenser for rokadespor 2 (version 1) er udarbejdet i henhold til den generelle beskrivelse i afsnit 3 og under følgende primære forudsætninger: Der afhændes i alt m 2 af i alt m 2 på Guldhøj. Dette svarer til ca. 70 % af det samlede Guldhøj-kompleks For ikke at overvurdere det forventede salgsprovenu af denne del af Guldhøj antages ejendomsværdien at udgøre 40 % af den samlede ejendomsværdi for hele Guldhøjkomplekset. Dette svarer til ca. 5,9 mio. kr. De økonomiske konsekvenser for rokadesporet er følgende: Tabel 15 Økonomiske konsekvenser for rokadespor version 1 Bygninger afhændet Bygninger ikke afhændet Driftsbesparelse ,5 0,5 Driftsbesparelse ,5 0,5 Anlæg (engangsomkostning) / Salgsprovenu (grundværdi) 0,0 Salgsprovenu (ejendomsværdi) 5,9 Note: Når grundværdien er 0,0 skyldes det, at den ikke er opgjort. Rokadespor 13 (version 1) medfører driftsbesparelser på ca. 0,5 mio. kr. årligt fra 2018 og frem. Der er ingen afledte anlægsomkostninger, mens det forventede salgsprovenu for afhændede bygninger andrager op til ca. 5,9 mio. kr. I rokadesporets version 2 er der afhændet m 2. Version 2: Total rømning af Guldhøj alle bygninger sælges I den ene version rømmes alle bygninger, dvs. både de tomme lokaler på Guldhøj og de lokaler, som p.t. anvendes. Lokalerne anvendes af nedenstående foreninger, som alle skal tilbydes en alternativ placering: Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 32

35 Tabel 16 Foreninger i Guldhøj-komplekset Forening KFUM-spejderne Midtfyns Modelbåd Klub Ringe Museum Ringe Svømmeklub Dansk Røde Kors Fodslaw Ringe Boldklub Bogbinderskolen Midtfyns Billard Klub AOF Faaborg-Midtfyn Lokale nr. og bemærkninger Nr. 10 i kælderen. Bruges meget om vinteren til aktiviteter K 14 i kælderen benyttes sammen med AOF, Midtfyns Skakklub, Ringe Frimærkeklub. Bruges meget til aktiviteter Nr. 9 i kælderen. Benyttes til opbevaring. Nr. 8 i kælderen. Lokaliteten benyttes til opbevaring og kan derfor placeres flere steder. Nr. 7 i kælderen. Benyttes til opbevaring og mødelokale. Nr. 6. i kælderen. Benyttes til opbevaring og mødeaktivitet. Nr. 5 for oven + i kælderen. Benyttes meget til aktiviteter for oven og depot i har kælderen Nr. 4 i kælderen. Benyttes til at binde bøger m.m. et par gange om ugen om vinteren og i weekender. Nr. 3 i kælderen. Benyttes til billard et par gange om ugen om vinteren. K 14 i kælderen benyttes sammen med AOF, Midtfyns Skakklub, Ringe Frimærkeklub. Bruges meget til aktiviteter Midtfyns Husflidsforening Nr. 4 sammen med Bogbinderskolen og bruges til afholdelse af kurser m.m. Midtfyns Skakklub K 14 i kælderen benyttes sammen med AOF, Midtfyns Skakklub, Ringe Frimærkeklub. Bruges meget til aktiviteter Ringe Frimærkeklub K 14 i kælderen benyttes sammen med AOF, Midtfyns Skakklub, Ringe Frimærkeklub. Bruges meget til aktiviteter Midtfyns Dartklub Nr. 1 eget lokale i kælderen. Bruges til ca. 2 klubaftner om ugen. Kilde: Faaborg-Midtfyn Kommune. De økonomiske konsekvenser for rokadespor 2 (version 2) er udarbejdet i henhold til den generelle beskrivelse i afsnit 3 og under følgende primære forudsætninger: Hjemmeplejen foreslås flyttet fra Guldhøj til Hættegården i Ringe. På baggrund af oplysninger fra Faaborg-Midtfyn Kommune er det en uafklaret mulighed, om Hættegårdens lokaler kan blive ledige. I fald, at Hættegården ikke nedlægges er det fortsat muligt at placere hjemmeplejen i Hættegårdens lokaler, idet områdets børnetal er faldende, hvorfor det er muligt at omgruppere børnene i områdets dagtilbud. For så vidt angår hjemmeplejen antages det, at der er 20 ansatte (som tildeles en kontorarbejdspladsfaktor 0,77 som administrationen i Nr. Broby) og omkring 180 hjemmeplejere, som kun har brug for en minimal kontorarbejdspladsfaktor 0,15 Anlægsomkostningerne vedrørende Hættegården alene udgør ca. 2,7 mio. kr., heraf ca. 1 mio. kr. i anlæg af ekstra parkeringspladser og 0,15 mio. kr. i etablering af toiletfaciliteter Foreningerne på Guldhøj flyttes til omkringliggende skoler (anlægsomkostninger beregnet i henhold til beskrivelserne i afsnit 3). Foreningerne og øvrige institutioner flyttes til skoler og øvrige matrikler, der vil give en hensigtsmæssig ramme for aktiviteterne. Rusmiddelcenteret flyttes til et særskilt afsnit i Ringe Rådhus Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 33

36 De økonomiske konsekvenser for rokadesporet er følgende: Tabel 17 Økonomiske konsekvenser for rokadespor version 1 Bygninger afhændet Bygninger ikke afhændet Driftsbesparelse ,9 0,8 Driftsbesparelse ,9 0,8 Anlæg (engangsomkostning) 5,9 Salgsprovenu (grundværdi) 0,0 Salgsprovenu (ejendomsværdi) 14,8 Note: Når grundværdien er 0,0 skyldes det, at den ikke er opgjort. Rokadespor 13 (version 2) medfører driftsbesparelser på ca. 0,8-0,9 mio. kr. årligt fra 2018 og frem. De afledte anlægsomkostninger udgør ca. 5,9 mio. kr., mens det forventede salgsprovenu for afhændede bygninger andrager op til ca. 14,8 mio. kr. I rokadesporets version 1 er der afhændet m Rokadespor 14: Samling af aktiviteter gennem ny organisering Rokadespor 14 fokuserer på, hvordan en ny organisering af de administrative bygninger kan gennemføres ved at etablere storrum og ved at anvende færre kontorarbejdspladser pr. medarbejder. Tilmed er rokadespor 14 komplekst, da rokadesporet tillige omfatter salg af såvel Guldhøj-komplekset som CAI i Gislev. Rokadesporet tager udgangspunkt i de anvendte principper for administrationen i Nr. Broby Rådhus, hvorfor Broby-enheden ikke indgår substantielt i rokadesporet. Rokadespor 14 muliggør, at CAI kan afhændes. Endvidere samles træningsterapeuters administrative base på Ringe Rådhus, hvilket skaber mere plads til brugerne (genoptræning) på Tingager ældrecenter. Rokadesporet muliggør således en samling af aktiviteter ved at organiseringen af administrationen efter de nuværende organisatoriske principper for administrationen i Nr. Broby. Afhændelsen af Guldhøj og administrationsbygningen i Gislev (CAI) understøtter denne samling af faglige aktiviteter. Fokus er på den baggrund følgende: Ringe Rådhus: 10 træningsterapeuter flyttes fra Tingager ældrecenter og Opvækst og Lærings kontorhotel flyttes fra Guldhøj Bygningerne i Nørregade 2 og 4 i Faaborg flyttes til Mellemgade 15 i Faaborg CAI (25 medarbejdere) flyttes til Ryslinge Rådhus eller til administrationsafsnittet i Nørrevænget og dermed kan CAI afhændes og sælges Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 34

37 Guldhøj forslås tillige afhændet, efter de principper, der er skitseret i rokadespor 13, version 2, dvs. et salg af alle bygninger De økonomiske konsekvenser for rokadespor 5 er udarbejdet i henhold til den generelle beskrivelse i afsnit 3 og under følgende primære forudsætninger: De anlægsmæssige indretningsomkostninger - indretning og tilpasning - for Ryslinge Rådhus er beregnet de i alt 25 medarbejdere, der flytter fra CAI til Ryslinge Rådhus eller Nørrevænget. Dette svarer til i alt ca. 1,6 mio. kr. De økonomiske konsekvenser for rokadesporet kan sammenfattes således: Tabel 18 Økonomiske konsekvenser for rokadesporet Bygninger afhændet Bygninger ikke afhændet Driftsbesparelse ,4 1,3 Driftsbesparelse ,4 1,3 Anlæg (engangsomkostning) 9,1 Salgsprovenu (grundværdi) 1,4 Salgsprovenu (ejendomsværdi) 28,4 Rokadespor 14 medfører driftsbesparelser på ca. 1,3 mio. kr. årligt fra 2018 og frem. De afledte anlægsomkostninger udgør ca. 9,1 mio. kr., mens det forventede salgsprovenu for afhændede bygninger andrager op til ca. 28,8 mio. kr. I rokadesporet er der afhændet m Rokadespor 15: Foreninger på skolerne Rokadespor 15 viser potentialerne ved, at foreningerne i højere grad inviteres ind på skolerne, muliggjort ved en konsekvent og ensartet åbning af skolerne for borgere og brugere. Generelt set viser elevtalsudviklingen for skolerne, at der er tale om status quo eller et fald i elevtallet. Følgelig er der plads også i de kommende år til at realisere en større åbenhed overfor at huse foreningernes aktiviteter. Elevtalsudviklingen nedenfor indikerer således, at skolerne rent kapacitetsmæssigt ikke kommer under pres de kommende 10 år set i forhold til antallet af elever. Elevtalsudviklingen 2016/ /2027 for de skoler, der i dette rokadespor modtager foreninger er følgende: Brahesminde Skole: Et fald på 7% Broskolen: En stigning på 4% Espe Skole: Et fald på 23% Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 35

38 Nordagerskolen: Et fald på 8% Tingagerskolen: En stigning på 1% Tre Ege Skolen: Et fald på 23% Øhavsskolen: Et fald på 13% Rokadesporet fokuserer på bygninger, som er vurderet at have et særligt stort vedligeholdelsesbehov. Tankegangen bag rokadesporet er, at der fremfor at anvende ressourcer på vedligehold, i stedet skal satses på at sælge bygningerne. Dette salg muliggøres ved, at aktiviteterne samles i eksisterende bygninger, eller integreres i forbindelse med nye løsninger (ved leje/køb af Ringe Station). Endvidere prioriteres, at aktiviteterne knyttes sammen i nye lokaliteter, på tværs af faglighed, kultur og baggrund. Det Gl. Posthus i Ringe bruges som et socialt værested, der kan tænkes sammen med et eventuel leje af de største dele af Ringe Station eller tænkes sammen med en skole. Målet er at skabe aktiviteter og fællesskab på tværs af generationer og baggrunde. Der tages udgangspunkt i nedenstående foreninger og øvrige aktiviteter, som kan placeres på blandt andet skolerne uden for den normale undervisningstid, dvs. efter kl Følgende foreninger kan som bruttogruppe således indgå i denne rokade (flere foreninger kan komme til i takt med at rokadesporet foldes ud og andre kan udgå, efter drøftelser med foreningerne): Tabel 19 Bruttogruppe af foreninger, der kan tilbydes nye lokaliteter Forening, der flyttes til skoler/afdelinger/enheder Søllinge skoles museum Midtfyns Modelbåd Klub AOF Faaborg-Midtfyn Midtfyns Skakklub Ringe Frimærkeklub Ungdomsklub KFUM-spejderne Bogbinderskolen Midtfyns Dartklub Midtfyns Billard Klub Ringe Svømmeklub. Alene opbevaring af materialer. Dansk Røde Kors Fodslaw Midtfyns Husflidsforening Ringe Museum Midtfyns Billard Klub. Borde og materialer placeres i kælderen Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 36

39 De økonomiske konsekvenser for rokadespor 15 er udarbejdet i henhold til ovenstående tabel, den generelle beskrivelse i afsnit 3 og under følgende primære forudsætninger: Flytning af en forening fra Guldhøj til en skole eller anden enhed antages at indebære en forøgelse af skolens ejendomsdriftsudgifter på 1,5 %. Der investeres i depotplads, tilpasning og flytning Flytning af Søllinge skoles museum antages at indebære en besparelse i ejendomsdriftsudgifter på 90 %. På modtagerskolen investeres der i depotplads, tilpasning (herunder anlæg af lokaler) og flytning De økonomiske konsekvenser for rokadesporet er følgende: Tabel 20 Økonomiske konsekvenser for rokadesporet Bygninger afhændet Bygninger ikke afhændet Driftsbesparelse ,6 0,6 Driftsbesparelse ,6 0,6 Anlæg (engangsomkostning) 0,1 Salgsprovenu (grundværdi) 0,4 Salgsprovenu (ejendomsværdi) 15,6 Rokadespor 15 medfører driftsbesparelser på ca. 0,6 mio. kr. årligt fra 2018 og frem. De afledte anlægsomkostninger udgør ca. 0,1 mio. kr., mens det forventede salgsprovenu for afhændede bygninger (Guldhøj-komplekset og Søllinge Skoles museum) andrager op til ca. 15,6 mio. kr. I rokadesporet er der afhændet m Rokadespor 16: Afhændelse af udlejningsejendomme Faaborg-Midtfyn Kommune ejer m 2, som udlejes til borgere, virksomheder, private institutioner (børnehaver), foreninger, museer m.fl. I dette rokadespor er antaget, at udlejning af almenboliger og erhvervslejemål ikke er en kommunal kerneydelse, hvorfor de udlejede ejendomme foreslås solgt. Alene i erhvervslejemål råder Faaborg-Midtfyn Kommune over omkring 16 lejemål, der omfatter forskelle typer af virksomheder: Restaurant, iværksættere, lagerfaciliteter, film og private børnehaver. Nogle af erhvervslejemålene kan være udfordret af lav belægning, og vil følgelig have en lavere salgsværdi potentielt. Markedsværdien kendes således ikke på de enkelte erhvervslejemål. Med henblik på et realistisk spænd i provenu tages udgangspunkt i både grundværdi og ejendomsværdi ved beregningen af det samlede provenu. Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 37

40 Der er tillige lejemål, som er uhensigtsmæssige at sælge, grundet at lejemålene omfatter beboere med særlige behov. Disse lejligheder har til formål at give husly til borgere, som har vanskeligt at bo sammen med andre i et lejlighedskompleks. Lejlighederne skal være både afgrænsede og isolerede, uden at ligge for langt væk fra dagligvarebutikker. Sådanne boliger findes i Faaborg. Følgelig vil der i rokadesporet fastholdes et mindre antal boliger til borgere med særlige behov, eksemplificeret ved Faaborg og i Ringe. Følgende ejendomme foreslås på den baggrund solgt (der skal naturligvis tages højde for eksisterende lejemål ved salg, idet de i udgangspunktet følger med ): Udlejningsbolig, Østergade 45, 5600 Faaborg Det gamle bibliotek m.m., Østergade 17, 5600 Faaborg Udlejningsbolig, Øster Møllevej , 5600 Faaborg Udlejningsbolig, Vinkelvej 3, 5600 Faaborg Udlejningsbolig, Vinkelvej 16, Korinth Faaborg Udlejningsbolig, Søren Lundsvej 17, Horne, Faaborg Udlejningsbolig, Plantagen 17, Korinth, Faaborg Udlejningsbolig, Kirkevej 3, 5792 Årslev Udlejningsbolig, Kirkemarken 3 A B C D og E, Faaborg Udlejningsbolig, Kalekovej 11-13, Faaborg Udlejningsejendom, Damtoften 4, Faaborg Anden ejendom, Det Hvide Pakhus, Chr. d. IXs Vej 2, Faaborg Udlejningsbolig, Assensvej 497 A, 5642, Faaborg Tidl. Haastrup Børnehave, Elmevænget 7, 5600 Faaborg Udlejningsejendom, Bygmestervej 3, Gislev De økonomiske konsekvenser for rokadespor 16 er udarbejdet i henhold til den generelle beskrivelse i afsnit 3. En række udlejningsejendomme afhændes ikke: Vinkelvej 3 og Vinkelvej 16 i Faaborg, Kirkevej 3 i Årslev, Damtoften 2-6 i Faaborg og Assensvej 497 i Faaborg. De økonomiske konsekvenser for rokadesporet er følgende: Tabel 21 Økonomiske konsekvenser for rokadesporet Bygninger afhændet Bygninger ikke afhændet Driftsbesparelse 2018 / / Driftsbesparelse 2019 / / Anlæg (engangsomkostning) / Salgsprovenu (grundværdi) 11,2 Salgsprovenu (ejendomsværdi) 30,5 Rokadespor 16 medfører ingen driftsbesparelser eller anlægsomkostninger. Det forventede salgsprovenu for afhændede bygninger andrager op til ca. 30,5 mio. kr. I rokadesporet er der afhændet m 2. Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 38

41 5 De samlede økonomiske potentialer I dette afsnit opgøres de samlede økonomiske potentialer. Estimatet fokuserer på, hvor mange ressourcer, der kan frigøres ved en optimering af ejendomsanvendelsen. Derudover opgøres anlægsbehov og salgsprovenu, fordelt på hver af de 16 rokadespor. 5.1 Det samlede potentiale De samlede økonomiske konsekvenser er følgende: Ejendomsanalysen viser, at et samlet potentiale for frigjorte ressourcer på ejendomsområdet kan estimeres til omkring 5 mio. kr. årligt. Størstedelen kan realiseres i 2018 Ejendomsanalysen indebærer en samlet anlægsudgift (engangsomkostning som følge af indretning og flytning mv.) på ca. 15 mio. kr. Hertil kommer et éngangspotentiale relateret til salg af ejendomme (opgjort ud fra grundværdi og ejendomsværdi) på ca. 55 mio. kr. Der er en del usikkerhed knyttet til opgørelsen af salgsprovenu, hvorfor opgørelsen på i alt 55 mio. kroner skal tages med forbehold. Erfaringer med salgsvurderinger af tomme bygninger understreger, at det kan vise sig vanskeligt at indfri et salgsprovenu, svarende til ejendomsværdien. I forhold til opgørelsen af driftsbesparelserne indgår ikke vedligeholdelsesudgifter fremadrettet for de kommende driftsår i beregningerne. På den baggrund vil driftsbesparelserne blive undervurderet, idet der alene ses på regnskabstal (vand, varme, el og rengøring), når driftsbesparelserne opgøres. De samlede frigjorte ressourcer er sammenfattet i den efterfølgende tabel: Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 39

42 Tabel 22 Samlede økonomiske konsekvenser (mio. kroner) Kategori Rokadespor Driftsbesparelse 2018 (bygninger afhændet) Driftsbesparelse 2018 (bygninger ikke afhændet) Driftsbesparelse 2019 (bygninger afhændet) Driftsbesparelse 2019 (bygninger ikke afhændet) Anlæg Salgsprovenu (grundværdi) Salgsprovenu (ejendomsværdi) Antal afhændede kvadratmeter 1: Færre kvadratmeter til administration i Faaborg 0,5 0,4 0,8 0,8 1,6 0,0 4, Administrative 2: Salg af Ryslinge rådhus 1,3 1,3 1,3 1,3 3,7 2,7 8, processer 3: Afhændelse af administrationsbygning i Gislev 1,8 1,8 1,8 1,8 1,1 1,7 11, : Frigørelse af kvadratmeter til genoptræning 0,2 0,2 0,2 0,2-1,4 0,0 0,0 0 5: Integration af SFO-lokaler i indskolingen 0,4 0,4 0,4 0,4 0,0 1,0 2, : Flytning af Søagerskolen 0,2 0,2 0,2 0,2 0,1 11,4 11, : Broby Bibliotek som en del af læringscenter 0,2 0,2 0,2 0,2 1,8 0,0 0,0 0 Brugere 8: Den decentrale hjemmepleje 0,4 0,4 0,4 0,4 4,0 0,0 2, : Flytning af hjælpemiddeldepot i Ringe 0,6 0,6 0,6 0,6 3,7 0,0 0,0 0 10: Flytning af legestuer for dagplejen 0,6 0,5 0,6 0,5 0,6 0,7 3, : Samling af sociale væresteder 0,0 0,0 0,0 0,0 0,2 0,5 0, : Salg af øvrige matrikler 0,1 0,1 0,1 0,1 0,0 0,0 1, : Delvis afhændelse af Guldhøj 0,5 0,5 0,5 0,5 0,0 0,0 5, : Salg af Guldhøj-komplekset 0,9 0,8 0,9 0,8 5,9 0,0 14, : Samling af aktiviteter gennem Borgere og 1,4 1,3 1,4 1,3 9,1 1,4 28, ny organisering foreninger 15: Foreninger på skolerne 0,6 0,6 0,6 0,6 0,1 0,4 15, : Afhændelse af udlejningsejendomme 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 11,2 30, I alt 5,1 5,0 5,5 5,4 14,9 26,8 83, Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 40

43 6 Fremtidig organisering af ejendom og service Den nuværende organisering af ejendomsområdet har et udviklingspotentiale, hvilket blandt andet kommer til udtryk ved utilstrækkelig transparens (hvem bruger lokaler og hvor meget) samt i forhold til anvendelse af de knappe ressourcer (hvordan skal vedligeholdelsesressourcerne bruges og hvilke udendørs- og indendørsinvesteringer skal iværksættes?). Det ser ud som om, at der mangler en helhedsorientering og holdånd - på tværs af centre og enheder - i forhold til anvende arealerne på en hensigtsmæssig måde. En case understreger denne pointe: Figur 5 Case: Manglende helhedsorientering på Guldhøj Casen illustrerer en manglende dialog og helhedsorientering, som man finder på Guldhøj, hvor hjemmeplejen har til huse i samme bygning som Opvækst og Læring har kontorarbejdspladser, og hvor ungdomsklubben bl.a. har et større kontorlokale. Hjemmeplejen oplever ikke problemer i forhold til antal kvadratmeter, men oplever udfordringer i forhold til funktionaliteten: Hjemmeplejen har mange store lokaler (tidligere klasselokaler af ca. 60 m 2 ) og har brug for mindre lokaler til møder, stillerum, telefonsamtaler mv. På den anden side af gangen, hvor hjemmeplejen har kontorer, har Opvækst og Læring kontorarbejdspladser (kontorhotel), ligesom ungdomsklubben har et større kontorlokale. Der findes ikke opgørelser over brugen af såvel Opvækst og Lærings kontorlokaler (hotelarbejdspladser) som Ungdomsklubbens kontorlokale, men interview indikerer, at brugen er forholdsvis beskeden (især Ungdomsklubbens kontorlokale bruges meget lidt). Hjemmeplejen efterspørger således mindre lokaler og rum til aflastning; lokaler, som Opvækst og Læring samt Ungdomsklubben har. Lokalerne er på den anden side af gangen, men hjemmeplejen har ikke en kontinuerlig dialog med hverken Opvækst og Læring eller Ungdomsklubben om brug af deres lokaler. Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 41

44 Der er med andre ord rige muligheder for, at hjemmeplejen på Guldhøj kan få opfyldt ønskerne ved at bruge lokalerne på den anden side af gangen, men på grund af manglende helhedsorientering og manglende fokus på udnyttelse af kommunale kvadratmeter, sker dette ikke. Såfremt der eksempelvis skulle opstå en situation, hvor både medarbejdere fra Opvækst og Læring og hjemmeplejen skal bruge ét af lokalerne, hvor Opvækst og Læring p.t. har hotelarbejdspladser er der mulighed for, at medarbejderne fra Opvækst og Læring i stedet anvender hotelarbejdspladserne på Ringe Rådhus, som ligger en kilometer væk. Der er således ikke et klart billede af spilleregler for brugen af centrenes/enhedernes lokaler og hertil kommer, at der ej heller er en klart flerårig plan for vedligehold, indvendig og udvendig. Dette kan der ændres på gennem to organisatoriske modeller, der skal diskuteres mere uddybende i dette afsnit 6: 1. En fastholdelse af den nuværende afdeling for Ejendom og Service, men med en udvidet opgaveportefølje 2. Etablering af et Center for Ejendom og Service, der rækker ud over den nuværende afdeling, idet centret rummer en række bygningsmæssige og understøttende tekniske serviceydelser samt øvrige støtteaktiviteter 6.1 Nye organisatoriske og incitamentsfremmende tiltag Fire organisatoriske, incitaments- og transparensfremmende tiltag skal fremhæves som hensigtsmæssige, uanset valg af den fremtidige organisering af Ejendom og Service i Faaborg- Midtfyn Kommune. For det første foreslås etablering af et EjendomsForum, der har deltagelse af direktion, videnspersoner fra Ejendom og Service samt repræsentanter for de største brugere af lokaler på tværs af alle centre (skoler, dagtilbud, administration, plejecentre, handicap/psykiatri og kultur). EjendomsForum er forankret i direktionen og med Økonomiudvalget som politisk ansvarlig udvalg. Betjeningen af EjendomsForum vil således være enten afdelingen for Ejendom og Service eller center for Ejendom og Service, dvs. alt hvilken organisatorisk model, som vælges. EjendomsForum skal tillige sikre, at optimeringen af ejendomme indfrier et bæredygtighedsperspektiv. Bæredygtighedsperspektivet kommer til udtryk ved, at en optimering af arealanvendelsen resulterer i et mindre behov for kvadratmeter, hvilket fremmer en miljømæssig dagsorden om at fokusere på reduktion i energiforbrug i bygningsdriften og reduktion i materialeforbrug, eksempelvis til vedligeholdelse. Fokus på bæredygtigheden sikrer en samlet positiv CO2-effekt, som EjendomsForum løbende kan dokumentere. For det andet foreslås gennemført økonomiske incitamenter, som fremmer helhedstænkning og holdånd i Faaborg-Midtfyn Kommune, baseret på dels to mulige (indbyrdes forskellige i kompleksitet) modeller for økonomisk påvirkning gennem husleje pr. m 2, dels et incitament til at dele lokaler på tværs af enhederne. Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 42

45 For det tredje er der behov for at styrke borgernes, foreningernes og brugernes indsigt i lånemuligheder over lokaler, der involverer alle centre og enheder på samme vis og understøttet af ét og samme borger- og foreningsrettede bookingsystem. Dette bookingsystem erstatter individuelle, personlige aftaler og praksisser og lever op til forpligtigelser om at stille lokaler til rådighed i henhold til folkeoplysningslovens bestemmelser. For det fjerde er der behov for at opdatere data, herunder at dække datahuller til, således at rokadesporene effektivt kan skitseres med tilhørende beregninger. Disse fire tiltag skal gennemgås nedenfor inden præsentation af de to organisatoriske alternativer. EjendomsForum Et EjendomsForum i Faaborg-Midtfyn Kommune skal sikre borger- og brugerinvolvering på strategisk niveau, som ledes at et medlem af direktionen og som har deltagelse af dels Ejendom og Service (der betjener EjendomsForum med oplæg og notater, som evt. lægges op til Økonomiudvalget), dels øvrige centre, som i væsentlig grad råder over matrikler. EjendomsForum skal skabe et øget overblik på strategisk niveau om aktuel og forventet udnyttelse af bygninger, arealer og anden fast ejendom, som Faaborg-Midtfyn Kommune har rådighed over som ejer eller som lejer, og herigennem give grundlag for, at der kan udarbejdes beslutningsgrundlag for en mere effektiv udnyttelse af bygninger mv. (fx ved afhændelse af ejendomme gennem nedrivning og/eller salg, opsigelse af lejemål, lokalerokader mv.) EjendomsForum skal fremme helhedstænkning og holdånd gennem følgende: Give input til prioritering af de ejendomme/matrikler, som skal nyde fremme og de ejendomme/matrikler, som skal udfases (nedrives eller sælges). Dette sker gennem rokadespor Skabe dialog om principper for vedligehold, herunder risikovurdering og styring, samt input til planlagte vedligehold (både langsigtede årsplaner og årsplaner) Gå i dialog om data om fremtidigt kapacitetsbehov og kapacitetsudnyttelse Sikre input om køb og salg af ejendomme Sikre input til implementering af effektiviseringstiltag, herunder indikatorer og princippet for benchmark internt og mellem kommuner/private virksomheder Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 43

46 Incitamenter gennem modeller for huslejefastsættelse Med henblik på at fremme en tværgående optimering af arealanvendelsen, som resulterer i, at der anvendes færre bygninger, foreslås, at der introduceres en huslejemodel, som i udgangspunktet holder alle matrikler økonomisk neutrale. Målet med huslejemodellen er at sikre, at virksomhederne og matrikler har et incitament til at optimere eget areal. Der kan vælges to modeller: Model 1: En udfoldet model, hvor der betales husleje efter pr. m 2, opdelt i to overordnede huslejekategorier: 400 kroner pr. m 2 årligt for institutioner, fx skoler, kulturinstitutioner, væresteder mv. 800 kroner pr. m 2 årligt for administrative matrikler, eksempelvis rådhusene Forskellen i den foreslåede kvadratmeterpris kan dels skyldes forskelle i markedsprisen for lejede bygninger, dels skyldes forskelle i den forventede salgspris, hvis bygningen sælges. Der forudsættes en minimumsafhændelse af arealerne, hvilket betyder, at der ikke gives huslejereduktion til lejer, hvis der eksempelvis kun aflukkes et lokale. I stedet fokuseres på sammenhængende bygninger/afdelinger eller matrikler, som kan afhændes meningsfuldt, idet der er tale om et antal kvadratmeter, der meningsfyldt enten kan udlejes til anden side, sælges eller rives ned. Gevinsten for lejeren, som tager initiativ til at reducere et antal kvadratmeter er, en reduktion i huslejen. Gevinsten betales af bygningsejer og finansieres af mindre vedligeholdelsesudgifter indvendig og udvendigt. På kort sigt er det formentlig en forudsætning, at der tilføres driftsmidler til bygningsejer for at kunne betale for huslejereduktionen til lejer, idet sparede ressourcer til vedligehold formentlig først går lige op med huslejereduktionen efter nogen tid. De sparede ressourcer til el, vand og varme tilfalder bygningsejer. Model 2: En mere simpel model, hvor der aftales en gennemsnitlig huslejepris pr. m 2 årligt, eksempelvis 400 kroner Virksomhederne og øvrige matrikler afhænder sammenhængende arealer og tildeles en reduktion i huslejen på det aftalte niveau. Sparede driftsudgifter til el, vand og varme samt indendørs vedligehold tildeles bygningsejer. Sparede udvendig vedligehold tildeles ligeledes bygningsejer. Målet med incitamentsmodellen er at fremme strategisk og operationel tænkning på tværs af centre og enheder, herunder sikre strategisk overblik, mere viden om anvendelsesgrad og ledige kvadratmeter (for at optimere brugen af kvadratmeter mv.) samt operativ koordinering. Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 44

47 Ovenstående incitamentsmodel, der fokuserer på husleje som et middel til at fremme helhedstænkning og bæredygtig arealanvendelse kan suppleres med et incitament til at fremme effektivitet og fleksibilitet i bygningsanvendelsen på tværs af enhederne gennem en specifik belønning for øget samarbejde om brugen af lokaler. Incitamentet skal motivere enhederne til at invitere andre enheder ind i de timer/dage, hvor lokalerne ikke anvendes af den inviterende enhed. Endvidere skal enhederne belønnes for at stille kontorarbejdspladser til rådighed, grundet en manglende udnyttelse i enheden af alle kontorarbejdspladser 24/7. Model for belønning af samarbejde: Der gives en belønning til de enheder, der indgår et samarbejde på tværs af enhederne, eksempelvis med følgende niveau: 300 kroner pr. m 2 årligt for enheder på tværs af centrene, som deles mellem parterne Transparens gennem booking af lokaler Transparens, effektivisering og optimering af drift/vedligehold skal fremmes gennem et mere helhedsorienteret fokus i forhold til det samlede ejendomsområde. Der er behov for et ensartet regelsæt for, hvilke lokaler der skal indgå i et bookingsystem. Der er relativ stor forskel på praksis i dag mellem enhederne, og der er følgelig basis for, at der vedtages et ensartet bookingsystem til gavn for borgerne, foreninger og brugerne med henblik på at komme tættere på dem alle. Baggrunden for dette forslag er, at der ikke eksistere en ensartet praksis for, hvilke lokaler der skal indgå i bookingsystemet. Dette betyder, at der på dette punkt er relativt store forskelle, og at der er basis for, at Faaborg-Midtfyn Kommune kan øge bookingmulighederne. Transparens gennem tildækning af datahuller Faaborg-Midtfyn Kommune mangler et tilstrækkeligt operationelt og strategisk overblik over kommunens samlede ejendomsmasse. Dette skyldes blandt andet forskel på, om data vedligeholdes og ejes centralt eller decentralt. Endvidere er der mangelfulde data, eksempelvis om vedligeholdelsesbehov i forhold til de enkelte bygninger. Som konsekvens heraf er der for nylig påbegyndt opbygning af systematiske 10 års vedligeholdelsesplaner. Med henblik på at sikre transparens i data om ejendommene foreslås, at der opbygges en fælles database, med et bredt sæt af data, henførbar til hver matrikel. Desuden skal databasen eksempelvis rumme data om vedligehold, udarbejdelse af vedligeholdelsesplaner, PCB-strategi mv., samt varetagelse af projektstyring af energieffektiviseringsprojekter, digitalisering, ESCO mv. Vedligeholdsplaner skal foldes ud i relation til alle bygninger, således at der kan lægges en langsigtet plan. Det er centralt at undgå, at bygningsmassen mister værdi, grundet manglende vedligeholdelsesplan med tilhørende budget. Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 45

48 Denne fælles database kan opbygges og vedligeholdes gennem det anskaffede system Mdoc FM, som har til formål på sigt at skulle håndtere drift- og vedligeholdelsesopgaver. Med Mdoc FM bliver det muligt at styre store porteføljer af ejendomme og få dem præsenteret på en struktureret måde, når data er registreret. Systemet kan på sigt håndtere data i ét samlet og integreret FM-system til håndtering af såvel drift og vedligehold som rengøring, Asset Management, Space Management, energi, dokumenthåndtering, tegningsarkiv, byggesagsstyring, digital egenkontrol, digital aflevering, projektweb m.m. Aktuelt mangler der opdaterede, systematiske og strukturerede opgørelser over antal brugere og foreninger, fordelt pr. ejendom/bygning. Det er således ikke muligt at udarbejde nøjagtige opgørelser over kapacitetsudnyttelsen på det foreliggende datagrundlag. Hvad angår fremtidigt anvendelsesbehov i et 10-årigt perspektiv har Faaborg-Midtfyn Kommune ikke indarbejdet data fra befolkningsprognoser, elevtalsprognoser og udbygningsplaner, som en del af beslutningsgrundlaget for drift, anlæg og vedligehold. Udover de ovenfor beskrevne, primære datahuller i forhold til ejendomsrelaterede data er der en række organisatoriske faktorer, der gør det vanskeligt for Faaborg-Midtfyn Kommune at arbejde strategisk og operationelt med optimering af ejendomsanvendelsen på tværs af kommunen. 6.2 Opgaver hos Ejendom og Service Nedenfor er skitseret de opgaver, som foreslås at ligge i afdelingen for Ejendom og Service: Tabel 23 Opgaver hos Afdeling for Ejendom og Service Hovedområde 1. Driftsopgaver 2. Serviceopgaver 3. Areal- og ejendomsoptimering 4. Kontraktstyring, brugerrådgivning og finansiel optimering Indhold Vedligehold (håndværkerydelser, herunder vedligehold på tekniske installationer, terræn, bygninger udvendig, bygninger indvendig, renovering og nybyggeri samt nagelfast inventar og gartnerisk vedligehold) Styre- og sikringssystemer m.v. (varme, ventilation, brandsikring/alarmer, elevatorer, videoovervågning, ringesystemer, dørlåse m.v.) Udarbejdelse af vedligeholdelsesplaner, PCB-strategi mv. Forsyning: Varme, el, vand, afledning og renovation Renhold: Terræn, bygninger udvendig, bygninger indvendig og vinduespolering Projekter, fx energieffektiviseringsprojekter, digitalisering, ESCO mv. Service Desk for bestilling af mindre håndværkerydelser Rådgivning til brugere om ejendomsoptimering Betjening af EjendomsForum, herunder udarbejdelse af rokadespor Involvering af brugere og borgere i implementeringsprocesser Arealudnyttelse, baseret på brugerbehov og vedligeholdelsesplaner Ejendoms- og lokaleudnyttelse og -behov Indretninger (lokaler, arbejdsplads) Flytninger og inventar Vedligehold af database, herunder kort, billeder mv. samt fælles booking Brugerrådgivning og involvering om bygningsdrift og anlæg Benchmark, herunder rådgivning om incitamentsstruktur og kontrakter Finansiering, budgetter og regnskab Anlægsbudget: oplæg, anbefaling, gennemførelse og opfølgning, herunder både nybygning, modernisering/nedrivning Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 46

49 Driftsopgaverne Ovenstående opgaver prioriterer bruger- og borgerinvolvering samt langsigtede planer, eksempelvis i forhold til vedligeholdelse, set i forhold til den nuværende opgavevaretagelse. Prioriteringen af vedligeholdelsesplanerne betyder, at Ejendom og Service som en ny, prioriteret opgave vil udarbejde vedligeholdelsesbudget over en længere periode (op til 10 år). Vedligeholdsaktiviteterne foreslås inddelt i følgende overordnede kategorier: Afhjælpende vedligehold Forebyggende vedligehold Oprettende vedligehold Afhjælpende vedligehold er vedligehold som udføres for at afhjælpe akut skade eller svigt. Denne form for vedligehold omfatter reparation eller udskiftning af defekte komponenter og lignende. Der afsættes et forventet beløb til afhjælpende vedligehold på ejendommene, som igangsættes løbende efter behov. Forebyggende vedligehold er vedligehold som udføres før ejendommens tilstand og brugsmæssige værdi er på et utilfredsstillende niveau eller for at forhindre følgeskader. Denne type vedligehold omfatter typisk lovpligtige eftersyn og arbejder der udføres med faste intervaller for at forebygge nedslidning eller minimere risikoen for driftsstop, værditab og ulykker. Oprettende vedligehold er vedligehold, der bringer en ejendom eller den del af ejendommen helt eller delvist op på kvalitetsniveau som bygget. Denne form for vedligehold omfatter typisk samlet renovering og/eller udskiftning af bygningsdele, fx hele tagbelægningen, hele facadeoverfladen, helt ventilationsanlæg eller dele heraf. Oprettende vedligehold prioriteres ud fra vigtighed og konsekvens ved ikke at udføre opgaven og finansieres dels via vedligeholdsbudgettet, dels via konkrete anlægsønsker. På baggrund af bygningssynet, prioriterer det kommende budget forebyggende og oprettende vedligehold på tværs af alle ejendomme i forhold til de risikobetingede kriterier. Driftsopgaverne omfatter en række store områder, som Ejendom og Service i forvejen har som opgave: Udendørs vedligehold, driftsudgifter til forsyning (el, vand og varme) og udendørs renhold. Serviceopgaver Serviceopgaverne omfatter Service Desk for bestilling af mindre håndværkerydelser, rådgivning, involvering af borgere og brugere i rokadesporenes implementeringsprocesser og betjening af EjendomsForum og udtrykker dermed en blanding af nye opgaver (rokadespor) og gamle (mindre håndværkerydelser). Areal- og ejendomsoptimering Areal- og ejendomsoptimering foretages på tværs af centre og enheder. Indretning af lokaler og flytninger og inventar hører under areal- og ejendomsoptimeringen. Til understøttelse af transparens skal data ajourføres i form af tilgængelige digitale bygningsdata, herunder kort, kontrakter, billeder mv. mulig. Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 47

50 Kontraktstyring, brugerrådgivning og finansiel optimering Benchmark, herunder rådgivning om incitamentsstruktur og kontrakter med brugere/interessenter er en central opgave. Ansvar for udformning af kontrakter samt kontraktstyring (lejekontrakter, forpagtningskontrakter mv.) ligger i den ansvarlige enhed. Den juridiske bistand hertil ydes af egne jurister fra anden afdeling. 6.3 Center for Ejendom og Service I dette afsnit præsenteres porteføljen af opgaver i en udvidet enhed for ejendom og service, som således ikke længere er en afdeling, men et Center for Ejendom og Service. Bag denne centerkonstruktion ligger en samling af opgaver, som i dag er placeret i andre centre. Målet er således en øget fokus på styringen af ejendomme og services, som nærmer sig en samlet styring og prioritering af alle opgaver indenfor kommunens Facility management. Nedenfor er opgaverne inddelt under samme fire områder, som skitseret i afdelingsorganiseringen fra forrige afsnit. Disse fire områder hænger uomgængeligt sammen i en Facility management-tænkning. Tabel 24 Opgaver hos Center for Ejendom og Service Hovedområde 1. Driftsopgaver 2. Serviceopgaver 3. Areal- og ejendomsoptimering Indhold Vedligehold (håndværkerydelser, herunder vedligehold på tekniske installationer, terræn, bygninger udvendig, bygninger indvendig, renovering og nybyggeri samt nagelfast inventar og gartnerisk vedligehold) Styre- og sikringssystemer m.v. (varme, ventilation, brandsikring/alarmer, elevatorer, videoovervågning, ringesystemer, dørlåse m.v.) Udarbejdelse af vedligeholdelsesplaner, PCB-strategi mv. Forsyning: Varme, el, vand, afledning og renovation Renhold: Terræn, bygninger udvendig, bygninger indvendig og vinduespolering Drifte/renholde udearealer (grønne områder, bede, legepladser, p-pladser, indkørsel m.v.). Opgaverne kan være en del af en BUM-løsning. Projekter, fx energieffektiviseringsprojekter, digitalisering, ESCO mv. Service Desk for bestilling af mindre håndværkerydelser Rengøring (kan godt en del af en BUM-løsning, hvor rengøringen ligger i en anden organisation, eller at opgaven købes hos private). Flådestyring af kommunens bilpark, herunder evt. udlejning af bilparken til private. Køb og salg/ leasing af biler. Rådgivning til brugere om ejendomsoptimering Betjening af EjendomsForum, herunder udarbejdelse af rokadespor Involvering af brugere og borgere i implementeringsprocesser Kantine, køkken og catering Intern post og scanning samt kontorservice mv. og øvrig service Arealudnyttelse, baseret på brugerbehov og vedligeholdelsesplaner Ejendoms- og lokaleudnyttelse og -behov Indretninger (lokaler, arbejdsplads) Flytninger og inventar Vedligehold af database, herunder kort, billeder mv. samt fælles bookingsystem Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 48

51 Tabel 24 Opgaver hos Center for Ejendom og Service (fortsat) Hovedområde 4. Kontraktstyring, brugerrådgivning og finansiel optimering Indhold Brugerrådgivning og involvering om bygningsdrift og anlæg (både kommunale, selvejende, foreninger) Benchmark, herunder rådgivning om incitamentsstruktur og kontrakter med brugerne Formulering og styring af organisationen ved hjælp af Service Level Agreements (SLA) Forsikringer Aftaler med Falck, vagtselskaber og lignende Finansiering, budgetter og regnskab Anlægsbudget: oplæg, anbefaling, gennemførelse og opfølgning, herunder både nybygning, modernisering/nedrivning Strategi (markedsvurdering, økonomi, jura) Skatter Udformning af kontrakter samt kontraktstyring (lejekontrakter, forpagtningskontrakter mv.) Dialog/samarbejde med almennyttige boligforeninger omkring fælles ejede bygninger, udlejningsproblemer med tomgangshusleje til følge, udlejning til andet formål o.l. Tilsyn med almen nyttige boliger Indgåelse af aftaler om bygning af almennyttige boliger kommunalt indskud, skema A og B m.v. Køb og salg af jord, ejendomme, byggegrunde og erhvervsgrunde, herunder nedrivning af ejendomme Udlejning af alle kommunalt ejede boliger og andre ejendomme, Udlejning af almennyttige boliger til visiterede borgere. Udlejning bortforpagtning af jord og i får tilfælde bortforpagtning af bygninger. Opkrævning af leje. Hovedresultater ved en fremtidig helhedsorienteret centerdannelse på Ejendom og Serviceområdet er følgende: 1. Effektivisering af både drifts- og anlægsmidler 2. Bedre brug af vedligeholdelsesmidler 3. Borgerrettet og helhedsorienteret service ved lån af lokaler, blandt andet baseret på et bedre overblik over ejendomme og opgaver Driftsopgaverne Driftsopgaverne omfatter en række store områder: Både indvendig og udvendig vedligehold, styring af rengøring samt forsyning (el, vand og varme). I tillæg er til Center for Ejendom og Service tilføjet drift af renhold af udearealer, der består af grønne områder, bede, legepladser, p-pladser, indkørsel m.v. Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 49

52 Serviceopgaver Serviceopgaverne omfatter en række ekstra opgaver i Center for Ejendomme og Service, set i forhold til afdelingen: Flådestyring af kommunens bilpark, herunder evt. udlejning af bilparken til private, køb og salg/leasing af biler. Areal- og ejendomsoptimering Er typisk de samme opgaver under både centerløsning og afdelingsløsning: Ansvaret for køb, udlejning og salg af matriklerne ligger i centret. Ansvaret for udlejning til borgere og erhverv placeres ligeledes i den ansvarlige enhed med henblik på at have ansvaret for optimering af kommunens matrikler placeret entydigt. Til understøttelse af transparens skal data ajourføres i form af tilgængelige digitale bygningsdata, herunder kort, kontrakter, billeder mv. mulig. Kontraktstyring, brugerrådgivning og finansiel optimering Borgere og brugere er i centrum for organiseringen. Der skal skabes de bedst mulige løsninger for brugerne på både kort og langt sigt. Derfor opprioriteres både rådgivning og involvering af brugerne i beslutnings- og prioriteringsprocesserne. Dette understøttes af det eksisterende EjendomsForum. Ansvar for udformning af kontrakter samt kontraktstyring (lejekontrakter, forpagtningskontrakter mv.) ligger i Center for Ejendom og Service. Den juridiske bistand hertil ydes af jurister, der indgår i Center for Ejendom og Service. Dialog, udlejning og tilsyn med almene boliger ligger ligeledes i centret. Endvidere er køb og salg af jord/ejendomme, byggegrunde og erhvervsgrunde samt nedrivning af ejendomme placeret i Center for Ejendom og Service. Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 50

53 7 Implementeringsproces Implementeringsprocessen har til formål at skitsere en proces med borger-, bruger- og medarbejderinddragelse i forbindelse med udvikling, konkretisering og gennemførelse af rokadesporene. Implementeringsprocessen består af fem trin, som typisk skal gennemføres for at sikre en involverende, ejerskabsunderstøttende og troværdig proces. Figuren nedenfor anviser processens trin: Figur 6 Implementeringsprocessens fem trin 7.1 Implementeringsprocessens fem trin Trin 1: Rokadespor workshop og idéfase Trin 1 består af, at der udvikles ét eller flere rokadespor, som skal vurderes i de følgende trin. Initiativtager til rokadesporene kan være fra forskellig side, eksempelvis: EjendomsForum har drøftet mulighederne og bedt Ejendom og Service om at udforme rokadesporet Økonomiudvalget (medlemmer af kommunalbestyrelse eller et politisk udvalg) har bedt om udarbejdelse af rokadespor Borgere eller brugere har henvendt sig til Ejendom og Service med henblik på at drøfte rokader. De kan eksempelvis repræsentere foreninger, der gerne vil afhænde eksisterende bygninger med henblik på en anden og mere hensigtsmæssig løsning Virksomheder og/eller selvejende institutioner (fx hallerne) har henvendt sig med ledige kvadratmeter, som der gerne vil bringe i spil i forhold til eksisterende løsninger Private virksomheder kan henvende sig med henblik på at bidrage til den åbne skole og stille lokaler og undervisningsfaciliteter til rådighed for skolerne, hvilket styrker fleksibiliteten i anvendelsen af den samlede bygningsanvendelse Der genereres rokadespor gennem geografisk afgrænsede workshops, hvor kommune, virksomheder, foreninger, borgere og repræsentanter for brugerne i fællesskab udvikler nye løsninger med fokus på både kvalitet, helhedstænkning og effektivitet Ejendom og Service faciliterer processerne og foretager den skriftlige udarbejdelse af rokadesporene. Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 51

54 Trin 1 skal sikre en politisk og folkelig opbakning til rokadesporene. Alle kan ikke stilles tilfredse, men gennem involvering og helhedstænkning bliver idéerne afprøvet i åbenhed og beskrevet gennem overskuelige rokadespor, hvor de løsningsmæssige og økonomiske konsekvenser er beskrevet. Udarbejdelse af trin 1 baserer sig på de 10 principper for rokadespor, jf. afsnit 1. Her igennem skal der skabes en helhedsforståelse, som betyder, at borgere og brugere forstår og arbejder med på, at der skal lægges vægt på at udnytte de eksisterende fysisk rammer, men på en ny og anderledes måde. Desuden skal alle institutioner (fx skolerne) være med på at åbne egne lokaler op for foreninger og øvrige brugere, med henblik på at bruge lokalerne mere effektivt. Her er skolerne centrale, qua skolernes mange kvadratmeter. Det er centralt i udarbejdelsen af rokadesporene at lægge vægt på, at målet ikke er at forringe serviceniveauet. Derimod er målet at finde nye løsninger, som både understøtter borgere, foreninger og brugere. Endvidere er det centralt, at løsningerne i stort omfang - findes decentralt: Hos borgere, brugere, foreninger og i de kommunale enheder lokalt. På denne skabes de bedste løsninger. Processen med udarbejdelse af rokadespor skal understøtte transparens om data og målsætninger og der skal anlægges et helhedsorienteret fokus i forhold til det samlede ejendomsområde. Trin 2: Prioritering og beslutning blandt rokadespor Rokadesporet eller rokadesporene er idégenereret, udviklet og drøftet i trin 1 og på den baggrund lægger EjendomsForum forslag frem til politisk vedtagelse. Der skal formentlig typisk ske en konkretisering af rokadesporet og dets mål, hvilket sker indledningsvist i denne fase. Den politiske proces afhænger af rokadesporets indhold: Hvis der er tale om en flytning af medarbejdere, skal MED involveres og der skal som minimum ske en orientering for det politisk niveau. I de tilfælde, hvor rokadesporet implicerer andre lokaler for foreninger, borgere og brugere, skal politisk niveau godkende dette, med mindre rokadesporet er inden for de principper om rokader som der politisk er vedtaget. En flytning af en forening fra én lokation til en anden, som foreningen måske endda selv har foreslået, kan formentlig bevilges administrativt, uden involvering af en politisk beslutningstagen Andre rokader, der berører borgere, foreninger og bruge skal behandles og besluttes politisk, idet der her skal tilvejebringes en længere proces: o Borgere, foreninger og brugere inddrages i detailformuleringen af rokadesporet o Forslaget lægges op politisk til drøftelse og vedtagelse o Der sker en detailbeskrivelse af rokadesporet Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 52

55 Rokadesporene er således velegnede til at strukturere en prioriteringsproces, hvor der politisk skal tage stilling til rokadesporenes valgmuligheder. Hvilke rokadespor ønsket fremmet og hvilke skal vente eller ikke blive realiseret? Denne beslutningsproces kan ske gennem politisk dialog og/eller gennem workshops, hvor borgere, brugere, foreninger og virksomheder inviteres til at idéudvikle. Det foreslås, at der afholdes årlige workshops, hvor aktører lokalt inviteres til at drøfte den fremtidige lokaleudnyttelse og komme med konkrete forslag til en ændret udnyttelse af de eksisterende lokaler. Processen med rokadesporene bliver således institutionaliseret, samtidig med at de gennem Ejendom og Service kan iværksættes på ad hoc basis. Det er desuden centralt, at der vedtages principper for at åbne lokalerne op efter de behov borgere, foreninger og brugere har, således at der hurtigt og effektivt, i videst mulige grad, understøttes af et bookingsystem løbende kan bevilges lokaler til borgerne og brugerne. Åbenheden skal være et særkende ved processen om at komme tættere på borgerne. Trin 3: Kvalificering af rokadespor gennem samskabelse Efter politisk vedtagelse skal der ske en kvalificering af rokadesporet. Typisk vil der blive nedsat en projektgruppe med enten 1) Ejendom og Service som projektleder og med deltagelse af de berørte aktører, eller 2) projektleder blandt de enheder, som især berøres af rokaden. Kvalificeringen består af et detaljeret projektbudget, der dels forudsætter, at provenuet ved rokaden løftes af i det vedtagne budgetår, dels er tilpas detaljeret til at implementeringen af rokadesporet kommer i hus. Processens markante borgertilgang vil i nogle tilfælde betyde, at borgere, foreninger og brugere inviteres med til at kvalificere rokadesporet. Det er centralt, at de lokale interesser og behov samt vinkler på rokadesporets muligheder fortsat bliver styrende og det kan gennemføres ved at de frivillige aktører deltager i kvalificeringen. Ansvaret for kvalificeringen ligger i sidste instans hos projektlederen, men aktører bringes spil og kvalificeringen sker dermed gennem samskabelse. Trin 4: Udarbejdelse af detailplan Kvalificeringen munder ud i en detailplan, som er den centrale aktivitet i trin 4. Aktiviteten består både af et projektbudget samt en detaljeret tidsplan for rokadesporets flytning af enheder, evt. proces for salgsproces, hvis matriklen skal afhændes. Kvalificeringen består tillige af indhentning af tilbud hos leverandører og styring af de forskellige ydelser, som er nødvendige for at realisere rokadesporet, fx håndværkere (fx tømrer, maler, VVS), flyttefirma m.v. På den baggrund udarbejdes et budget for det samlede rokadespor som en del af rokadesporets detailplan. Projektgruppen med projektleder er ansvarlig for at budgettet holdes. Trin 5: Realisering af rokadespor styring af processerne i marken Projektledere og projektgruppen følger selve gennemførelse af rokadesporet, således at rokadesporet realiseres i overensstemmelse med detailplanen under trin 4. Eventuelle afvigelser rapporteres til Ejendom og Service, som efterfølgende justerer og tager affære efter behov. Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 53

56 De 5 trin i implementeringsprocessen sikrer, at rokadesporene udvikles, kvalificeres og effektiviseres. Hvis implementeringsprocessen skal lykkes er det centralt, at der udvikles en fælles forståelse med borgere, foreninger og brugere om, hvor rokadesporene både tænker i kvalitet og i effektivisering. Faaborg-Midtfyn Kommune Ejendomsanalyse 54