Politik og strategi for kommunale ejendomme Sammen skaber vi kloge m²

Transkript

1 Politik og strategi for kommunale ejendomme Sammen skaber vi kloge m² Center for Kommunale Ejendomme 13. maj 2014

2 Politik for kommunale ejendomme Sammen skaber vi kloge m² Slagelse Kommune ønsker med sin politik for ejendomme at sikre: Moderne, klimavenlige og tidssvarende bygninger, der understøtter fremtidens behov og den demografiske udvikling God balance mellem byerne, landdistrikterne og kommunens fyrtårne Bevarelse af kommunens aktiver og værdier med fokus på de kommunale kerneydelser Ejendomsstrategi Ejendomsstrategien fastsætter de strategiske indsatsområder, der skal understøtte Slagelse Kommunes ejendomspolitik. Under ejendomsstrategien ligger en række handleplaner, procedurer og interne retningslinjer for udmøntning af strategien og for administration af ejendomsporteføljen. Ejendomsstrategien i 3 spor og en række indsatsområder 13. maj 2014 Side 1

3 Areal strategi Prioritering af arealanvendelse - indsatsområde Den strategiske indsats for prioritering og optimering af arealanvendelsen af de kommunale bygningsarealer er det centrale spor i ejendomsstrategien. Prioritering og optimering af vores arealanvendelse er en løbende tværgående proces, der udrulles i afgrænsede geografiske områder (typisk byområder og/eller skoledistrikter) på tværs af alle fagområder i kommunen men med skoleområdet som det centrale omdrejningspunkt. Hovedprincipperne for hensynet til optimering af arealanvendelsen: Det er de kommunale kerneydelser, der er styrende i prioriteringen. Prioriteringen skal sikre en god balance mellem byerne, landdistrikterne og vores fyrtårne. Skolebygningerne er omdrejningspunktet i lokalområderne. Lokalområderne inddrages i prioriteringen særligt i landdistrikterne. Fokus er ikke på m² men på en langsigtet helhedsøkonomisk vurdering og udvikling. Ejendomsstrategien nedlægger ikke aktiviteter men flytter og/eller samler dem. Særlige fokusområder i landdistrikterne Dialogen med landdistrikterne tilrettelægges med fokus på at bevare det, der betyder noget i lokalområdet fx skolebygningerne. Dialogen skal i videst muligt omfang fokuseres på hvilke aktiviteter, der skal understøttes lokalt, frem for konkrete bygninger. Lokalområderne er forskellige og har forskellige behov, ønsker og aktivitetsniveau. Særlige fokusområder i forbindelse med vores fyrtårne Det skal vurderes proaktivt, om der kan opnås gensidig synergi mellem den udvikling og fokus, som springer ud af vores ejendomsstrategi og vores fyrtårne. Fx vurderes det, om der kan etableres nogle kommunale aktiviteter i et fyrtårnsprojekt, der bidrager positivt til projektets helhedsøkonomi og samtidig optimerer den kommunale bygningsmasse ud fra en helhedsbetragtning. Processen i hovedelementer: 1. Udpege basisbygninger (skolebygninger og andre centrale bygninger) 2. Lave fortætningsanalyse og optimere areal i basisbygningerne. 3. Dialog om samt vurdere og prioritere øvrige bygninger. 4. Frigøre og afhænde bygninger. 13. maj 2014 Side 2

4 Processen gennemføres i områder opdelt geografisk. Basisbygninger er i udgangspunktet de bygninger, vi på længere sigt vælger at satse på. De skolebygninger, der indgår i den nuværende skolestruktur, er i udgangspunktet basisbygninger, men andre bygninger vil også kunne være basisbygninger. I forbindelse med at udpege af basisbygninger, skal der også udpeges politisk fredede bygninger. Det vil i praksis sige, de bygninger man af politiske og/eller historiske grunde under ingen omstændigheder vil skille sig af med. Det er målsætningen at samle flest mulige kommunale aktiviteter i basisbygninger, så de er optimalt udnyttet, med henblik på at afvikle flest mulige af de øvrige bygninger. Arealoptimering skal have fokus på de kommunale kerneopgaver og en god balance mellem byerne, landdistrikterne og vores fyrtårne. Fremadrettet betragter vi vores bygnings-m² som en ressource på lige fod med vores økonomiske budgetter. Hurtig håndtering af nedfaldsfrugter - indsatsområde Ejendomsstrategien er en langsigtet strategisk indsats, der angriber udfordringerne med ejendomsporteføljen systematisk og etapevis. Der vil alligevel løbende opstå bygninger der uafhængigt af den strategiske indsats kan frigøres, optimeres eller omdisponeres. Det vil derfor være et strategisk indsatsområde at afvikle frigjorte bygninger hurtigt og effektivt. Frigjorte bygninger skal omdisponeres eller afvikles hurtigt og effektivt. 13. maj 2014 Side 3

5 Samarbejde og dialog strategi Internt samarbejde - indsatsområde En forudsætning, for at ejendomsstrategien lykkes, er et tæt samarbejde mellem de administrative og politiske enheder. De grundlæggende elementer i samarbejdet er: Ejerskabet og det overordnede ansvar for drift af alle bygninger ligger i Landdistrikts-, Teknik- og Ejendomsudvalget. Ansvaret for udmøntningen af ejendomsstrategien ligger Landdistrikts-, Teknikog Ejendomsudvalget og gennemføres af Center for Kommunale Ejendomme, som sikrer løbende optimering af arealanvendelsen. Ansvarsfordelingen mellem Center for Kommunale Ejendomme, fagområderne og de enkelte virksomheder skal løbende tilpasses i Slagelse Kommunes kompetencefordelingsplan, så det matcher udviklingen i ejendomsporteføljen. Fagcentrene vil fokusere på deres kerneydelser og Center for Kommunale Ejendomme på udvikling af bygningerne. Fokus på udvikling af optimale faciliteter til kerneydelser frem for i hvilke bygninger de skal foregå. Fokus på den gode proces. Det er vigtigt, at alle accepterer, at ikke alle fagområder kan være klar med de optimale forudsætninger for at deltage i hver delproces. Med andre ord: Vi kan ikke vente på, at alle fagområder har lavet fuldt dækkende tværgående analyser. Man deltager i delprocessen, der hvor man er. Center for Kommunale Ejendomme vil sikre at relevante fagområder inddrages i hver delproces. Der etableres et tværgående netværk med en ejendomskoordinator for hvert fagområde, som indgår i samarbejdet Center for Kommunale Ejendomme. Udmøntningen af ejendomsstrategien må ikke være til hindring for, at der fortsat arbejdes med tværgående aktivitets- og funktionsanalyser i de enkelte fagområder. Input herfra vil løbende indgå i den strategiske prioritering af areal eller som konkrete sager (nedfaldsfrugter). Hvert fagområde/-udvalg skal lave en udviklings- og anlægsplan, der angiver tendenser, behov og ønsker til den fremtidige bygningsmasse. Udviklings- og anlægsplanen laves i tæt samarbejde med Center for Økonomi og Center for Kommunale Ejendomme. Fagområdernes udviklings- og anlægsplan laves i det tempo, der matcher bedst til det enkelte fagområde. 13. maj 2014 Side 4

6 Samspil mellem fagområder prioriteres højt, og fagudvalgene informeres løbende og inddrages i de enkelte delprocesser. Fagudvalgene inddrages aktivt i at skabe et bæredygtigt samspil mellem indholdsdrift og bygningsdrift, herunder en mere fleksibel, tværgående anvendelse af de kommunale bygninger. Det interne samarbejde omkring optimering af vores bygningsmasse fokuserer på udvikling af optimale faciliteter til kerneydelserne og ikke på historiske tilhørsforhold til konkrete bygninger. 13. maj 2014 Side 5

7 Inddragelse af lokalområdet - indsatsområde Inddragelse af lokalområdet er en væsentlig del af ejendomsstrategien. Udmøntningen af ejendomsstrategien sker derfor i tæt dialog med lokalråd, skolebestyrelse, fritidsbrugere og lignende i det enkelte lokalområde. Processen med prioritering af arealanvendelsen er opdelt i en række delprocesser, der hver især dækker et lokalområde typisk et byområde, og i landdistrikterne et eller flere skoledistrikter. I hvert lokalområde er det målsætningen at skabe fokus på skolebygninger som det lokale omdrejningspunkt. Vejen til at fremtidssikre dette er en samlet prioritering af bygningsanvendelsen i lokalområdet, så flest mulige aktiviteter kan samles i basisbygninger. Prioritering af bygninger skal ske i et bredt spektrum, der omfatter en lang række input og dialog med mange interessenter. Det er Landdistrikts-, Teknik og Ejendomsudvalget, der prioriterer arealanvendelsen ud fra en helhedsvurdering. Der skabes en dialog med lokalsamfundene, der fokuserer på at bevare skolebygninger og lignende bygninger med stor betydning for lokalsamfundet. 13. maj 2014 Side 6

8 Drift og vedligeholdelse indsatsområde Drift og vedligehold af kommunens bygninger optimeres, så der fås mest muligt for pengene. Der laves retningslinjer for drift og vedligehold af kommunens bygninger. Organiseringen af ejendomsdriften, herunder ansvaret for den daglige drift, skal løbende vurderes ud fra et fleksibelt helhedsøkonomisk perspektiv. Bygningerne registreres systematisk i forskellige kategorier, bl.a. i kommunens GIS-system og Main Manager (kommunens Facility Management system) hvilket giver et bedre overblik over potentielle optimeringsmuligheder og den generelle ejendomsdrift. Center for Kommunale Ejendomme vil gradvist indføre Space Management og vil fremover administrere arealanvendelsen i kommunen. Der skabes et overblik over drifts- og vedligeholdelsesmæssige forhold, der giver mulighed for at prioritere vedligeholdelsesindsatsen ud fra en helhedsbetragtning. Der indføres vedligeholdelseskategorier og risikostyring af vedligeholdelsesindsatsen. Målet med den fremtidige drifts- og vedligeholdelsesindsats er at sikre ejendommenes brugsmæssige og økonomiske værdi. Endvidere at skabe et overblik som gør, at der kan prioriteres efter helhedsbetragtninger. 13. maj 2014 Side 7

9 Udvikling af nye og eksisterende bygninger - indsatsområde Udvikling af den eksisterende bygningsmasse i form af om- eller nybygning er et særligt indsatsområde. Der skal altid udføres en vurdering af, om eksisterende bygnings-m² kan anvendes og/eller optimeres frem for at bygge, købe eller leje nye m². Ved planlægning af nye bygnings-m² skal der som et væsentligt element i ejendomsstrategien indgå fleksibel udnyttelse. Ved planlægning af anlægsaktiviteter skal fagudvalgene/-områderne, i samarbejde med Center for Kommunale Ejendomme, afdække alle muligheder for at reducere den samlede arealanvendelse på området, så der - som minimum anvises et neutralt m²-regnskab eller en positiv business case. Anlægsaktiviteter eller lignende, der øger bygnings-m², skal kunne anvise en samlet økonomisk fordel for Slagelse Kommune i form af en business case, der medtager alle ejendomsudgifter, også langsigtede vedligeholdelsesudgifter. Ved om- og nybygning tages maksimalt hensyn til totaløkonomien i hele bygningens levetid. Når vi udvikler vores ejendomsmasse, ser vi på helhedsøkonomi, fleksibilitet, og om nye moderne arealer kan erstatte gamle utidssvarende arealer og på den måde understøtte en bedre leverance til borgerne. 13. maj 2014 Side 8