Indkaldelse og dagsorden til 2. møde i styregruppen for MedCom11 den 20. juni 2018

Transkript

1 Sundheds- og Ældreministeriet Enhed: DAICY Sagsbeh.: DEPJEI Koordineret med: Sagsnr.: Dok. nr.: Dato: Indkaldelse og dagsorden til 2. møde i styregruppen for MedCom11 den 20. juni 2018 Der indkaldes hermed til 2. møde i styregruppen for MedCom11 onsdag den 20. juni 2018 kl i Sundheds- og Ældreministeriet, mødelokale s.25. Dagsorden 1 Velkomst og præsentation Meddelelser Systemforvaltning a) Driftsstatus for SDN, VDX og KIH Databasen (beslutning) b) FORTROLIGT PUNKT: Opfølgning på endepunktskryptering (orientering) c) Databehandleraftaler (orientering) d) Implementering af ISO27001:2013 (beslutning) e) Status på VDX (orientering) f) It-revision af SDN, herunder VDX (orientering) g) Risikovurdering 2018 (beslutning) 4. Godkendelse af gennemførsel af MedCom testforløb for KOLindberetningsløsningen til RKKP (beslutning) 5. Overblik over standarder (orientering) Monitorering af MedCom11 aktiviteter (beslutning) Operationelle styregrupper MedCom11-projekter (orientering) Etablering af Laboratoriemedicinsk brugergruppe (orientering) Budget for MedCom 11 justeret (beslutning) Revisorpåtegnet regnskab 2017 og årsrapport (beslutning) Regnskabsvurdering (beslutning) Status på ajourføring af kommunale data i SOR (orientering) Eventuelt

2 1. Velkomst og præsentation 2. Meddelelser - MedComs kvalitetsstyringssystem for test af leverandørernes implementering af MedCom-standarder er re-certificeret d. 16. maj Rigsrevisionens it-revision af SDN 2018 med opfølgning på anbefalinger og handleplan fra 2015 samt revision af yderligere kontrolmål - Arbejdstilsynets kontrolbesøg med fokus på formel arbejdsmiljøorganisation - MedComs deltagelse i arbejdsgruppe vedr. projektet; Digital løsning til graviditetsforløb 3. Systemforvaltning a) Driftsstatus for SDN, VDX og KIH Databasen (beslutning) Bilag 3.a.1 SDN Driftsrapportering maj 2018 Bilag 3.a.2 VDX Driftsrapportering maj 2018 Bilag 3.a.3 KIH Driftsrapportering maj 2018 Bilag 3.a.4 FORTROLIGT Status for VPN-tilslutninger (udførte og manglende) MedComs styregruppe præsenteres for driftsstatus for drift og systemspecifikke KPI er for SDN, VDX og KIH samt en status på implementeringen af SDNv3. MedComs styregruppe skal bl.a. følge drift, overholdelse af SLA og KPI er, jf. governancemodellen for FSI. Hertil besluttede styregruppen på møde den 7. marts 2018 at få forelagt en liste over omlagte og manglende VPN-tilslutninger for at følge op på implementeringen af SDNv3. Driftsstatus og udvikling i KPI er fremgår af bilag 3.a.1, 3.a.2 og 3.a.3. Overordnet driftsstatus Driften af SDN og KIH har været stabil den sidste periode. De aftalte servicemål er indfriet, og der har ikke været major incidents. VDX havde et major incident 13. marts 2018 (ca ), som bevirkede, at brugere ikke kunne oprette eller afvikle ad-hoc-videomøder eller møder i faste møderum. Desuden har der i VDX ikke været mulighed for telefonadgang til møderum i perioden 1. maj 28. maj SDN v3 er fortsat væsentligt forsinket nu med forventet afslutning i Q Aktuelt mangler omlægningen af resterende VPN-forbindelser. Status for udførte og manglende VPN-omlægninger fremgår af bilag 3.a.4, hvor ca. 30% er omlagt. Tidsplanen afhænger af koordineringen med og omlægningsparatheden hos de tilsluttede parter. Status på KPI er Trafikstatistik for VDX har siden marts 2018 været påvirket af et højt antal afviste opkaldsforsøg, som resulterer i en unøjagtig statistik. Det reelle forbrug skønnes Side 2 2

3 at være samtidige kald, hvorfor der fortsat ikke forventes kapacitetsudfordringer. en på udfordringen er i test. Det indstilles, at MedComs styregruppe tager driftsstatus for SDN, VDX og KIH til efterretning, tager status på SDNv3-implementeringen til efterretning, og at MedCom skærper opfølgningen på parternes VPN-omlægning. b) FORTROLIGT PUNKT: Opfølgning på endepunktskryptering (orientering) c) Databehandleraftaler (orientering) MedComs styregruppe præsenteres for status på arbejdet med næste generation af databehandleraftaler. Med indgåelse af databehandleraftalen med EG har MedCom indgået databehandleraftaler med de tilsluttede parter på SDN. Databehandleraftalen står nu sammen med tilslutningsaftalen over for en revision. Databehandleraftalen revideres med afsæt i skabelonen for den fællesoffentlige databehandleraftale, som er i overensstemmelse med databeskyttelseslovens krav. Databehandleraftalen skal endvidere også ses i sammenhæng med skabelonen fra PLO. Side 3 3

4 Revisionen har givet anledning til overvejelser om MedComs rolle, opgaver og ansvar. Det forventes således, at MedCom i næste generation af aftaler vil definere sig som fællesoffentlig systemforvalter og ikke længere som databehandler. Målet er at sikre en mere entydig og klar rolle- og ansvarsfordeling mellem systemforvalter, databehandler og dataansvarlig. Der vil dog fortsat være opgaver i relation til databehandleraftalerne, som med fordel kan løses af MedCom eksempelvis årlig it-revision, årlig risikovurdering, kommunikation ved changes og beredskab. Afklaring af rollen og opgaven som fællesoffentlig systemforvalter søges også løftet i FSI og skal drøftet med bl.a. SDN-leverandørerne. Det indstilles, at MedComs styregruppe tager status på databehandleraftale og tilslutningsaftale til efterretning. d) Implementering af ISO27001:2013 (beslutning) Bilag 3.d.1 Status og milepælsplan for implementering af ISO27001:2013 MedComs styregruppe præsenteres for status på ISO27001:2013. MedComs styregruppe følger implementeringen af ISO27001:2013 som led i kvalitetssikringen af informationssikkerheden i SDN, VDX og KIH. Status på ISO27001:2013 er, at tidsplanen for review af de udarbejdede politikker og procedurer er forsinket. Af bilag 3.d.1 fremgår revideret milepælsplan, som er prioriteret efter vigtighed. Planen forventes nu gennemført ultimo Det indstilles, at MedComs styregruppe godkender revideret milepælsplan for implementering af ISO27001:2013 til efterretning. e) Status på VDX (orientering) Bilag 3.e.1 Status på VDX MedComs styregruppe præsenteres for status på VDX samt forslag til fremrykning af MedCom11-projekt om video i almen praksis. Sagsfremstilling I MedComs styregruppe blev det på møde den 21. juni 2017 besluttet at gøre foreløbig status på aktiviteter medio 2018, ligesom der ved udgangen af 2019 skal gennemføres en evaluering af indsatsen og tages stilling til fremtidig håndtering. Afsættet for beslutningen var den reviderede beskrivelse af VDX s formål og anvendelse. Endvidere kan den foreløbige status ses i sammenhæng med beslutning i Side 4 4

5 MedComs styregruppe den 5. oktober 2017 om mulighed for kapacitetstilpasning i VDX med indkøb af yderligere licenser. Status på VDX fremgår af bilag 3.e.1, som kort beskriver VDX, udviklingen i anvendelse og kapacitetsforbrug, de større strategiske projekter samt brugerkredsens VDX-anvendelse. Her fremgår bl.a., at brugerkredsens anvendelse af VDX koncentrer sig mod det tværoffentlige, det borgerrettede samt alment praktiserende læger. Dette fokus på og også erfaring med anvendelse mod alment praktiserende læger er baggrunden for, at VDX-brugergruppen anbefaler en fremrykning af MedCom11-projektet om video i almen lægepraksis. Brugerkredsens anvendelse understøttes af 2 større og af brugergruppen prioriterede strategiske projekter om borgerens validering og adgang til video samt VDX-API for integration af VDX til egne systemer. Slutteligt efterspørges der som option i FUT-udbuddet videoløsninger, der kan snakke sammen med VDX, baseret på anerkendte standarder for videokommunikation. Det indstilles, at MedComs styregruppe tager orienteringen til efterretning, og godkender en fremrykning af MedCom11-projekt om video i almen lægepraksis, herunder fremlæggelse af PID på næste styregruppemøde f) It-revision af SDN, herunder VDX (orientering) Bilag 3.f.1 FORTROLIG: It-revision 2017 af SDN, herunder VDX SDN-brugergruppen præsenteres for it-revision 2017 af SDN, herunder VDX. Som del af MedComs Informationssikkerhedspolitik gennemføres årligt en it-revision for at sikre, at MedCom lever op til den gældende persondatalovgivning. MedCom udfører også it-revisionen som en fælles kontrol for de dataansvarlige. Resultatet af it-revisionen 2017 er, at der på de fleste af de gennemgåede områder er etableret hensigtsmæssige kontroller. Dog er der også identificeret punkter, der kræver øget opmærksomhed. Disse kan føres tilbage til forsinkelsen i implementeringen af SDNv3, og at aftalesystem v3 først blev releaset i slutningen af Erklæring samt ledelseskommentar fra MedCom inkl. handleplan for opfølgning på revisionen fremgår af bilag 3.f.1. Materialet udsendes efter styregruppemødet til de sikkerhedsansvarlige hos de tilsluttede parter på SDN. Det indstilles, at MedComs styregruppe tager it-revision 2017 til efterretning. Side 5 5

6 g) Risikovurdering 2018 (beslutning) Bilag 3.g.1: FORTROLIG: Risikovurderingsrapport 2018 SDN, herunder VDX MedComs styregruppe præsenteres for udkast til risikovurdering 2018 for SDN/VDX. MedCom gennemfører minimum årligt risikovurderinger som del af MedComs Informationssikkerhedspolitik og politik for risikostyring. Risikovurdering 2018 er foretaget med udgangspunkt i it-revisionen og bygger på risikovurdering Af risikovurderingsrapporten (bilag 3.g.1) fremgår en overordnet risikoprofil for SDN/VDX, hvis formål er at vise, hvilke områder MedCom bør prioritere fremadrettet. Endvidere fremgår af risikovurderingen de identificerede og vurderede risici med tilhørende kontroller og handleplan for håndtering. Handleplanen er i store træk i tråd med handleplanen fra it-revisionen og er som it-revisionen påvirket af forsinkelsen i transitionen til SDNv3. Politik og procedure for risikovurdering forventes revideret med fingranulering af konsekvens- og sandsynlighedsvurdering og med en mere systemspecifik tilgang. Målet er bl.a. bedre at kunne følge udvikling i risikoprofilen. Dette vil betyde, at risikovurdering 2018 ikke vil være direkte sammenlignelig med Konsekvensvurderingerne er behandlet i SDN- og VDX-brugergrupperne. Risikovurderingen har ikke givet anledning til ændring i MedComs informationssikkerhedspolitik. Det indstilles, at MedComs styregruppe godkender risikovurdering 2018 inkl. handleplan, og tager til efterretning, at politik og procedure for risikovurdering revideres. 4. Godkendelse af gennemførsel af MedCom testforløb for KOLindberetningsløsningen til RKKP (beslutning) PLO, PL-forum og RKKP arbejder for at genetablere de lovpligtige indberetninger fra almen praksis til de kliniske kvalitetsdatabaser hos RKKP. Januar 2018 havde alle 8 systemhuse implementeret diabetesindberetningsløsningen, og det er planlagt, at KOL-indberetningen skal være implementeret 31. oktober 2018 i alle lægesystemerne. Erfaringen fra diabetesindberetningen har vist, at der forekommer fejl i løsningerne, på trods af et stort forsøg på at dele erfaringer mellem systemhusene på den tekniske implementering af indberetningen. Dette giver i sidste ende problemer både hos de indberettende læger og fejl i data, som indsendes til RKKP. Side 6 6

7 Lært af erfaringerne fra diabetesindberetningen og på baggrund af dialog med MedCom er det fra PLO og PL-forum et stort ønske at få testet løsningerne, inden disse sættes i drift. Af denne årsag stilles der forslag om at involvere MedCom i testfasen, hvor der ønskes en MedCom-test af de 8 KOL-indberetningsløsninger inden disse sættes i drift. RKKP har ligeledes givet positivt tilsagn om at deltage i et muligt testforløb, men har ikke erfaring med at afholde testforløb af lægesystemerne i almen praksis. PLO retter i denne forbindelse henvendelse til MedComs styregruppe med forslag om, at MedComs styregruppe godkender, at MedCom afsætter ressourcer fra standardiseringsteamet til et testforløb i september Jf. Sundhedslovens bekendtgørelse nr. 975 er almen praksis omfattet af forpligtigelsen til at indberette data til de landsdækkende kliniske kvalitetsdatabaser, hvor man fagligt i dette tilfælde via DSAM har udarbejdet kvalitetsindikatorer for behandlingen af den pågældende sygdom i almen praksis. Bl.a. derfor er denne forpligtigelse indarbejdet i OK18 aftalen. Forpligtigelsen til indberetning var også gældende under forrige overenskomst. Det skete som bekendt via DAMD-databasen og Sentinel-klienten og med lukning af denne tekniske infrastruktur stoppede også indberetningen. Med OK 18 startes indberetningen op igen, men denne gang via en anden teknisk løsning. Nu indsamles de relevante data direkte i lægepraksissystemet og sendes direkte til den pågældende database hos RKKP. PL-forum har i dialog med MedCom og RKKP-sekretariatet udarbejdet et forslag til testprotokol og testforløb, der beskriver de aktiviteter, som skal gennemføres for at MedCom kan teste og godkende de it-systemer, der ønsker at indberette til RKKP databaser. PL-forum ser gerne, at det er MedCom, som forestår selve testen, men med inddragelse af RKKP i forhold til RKKP s webservice. Det er således fortsat RKKP, der ejer indberetningsstandarden. Det indstilles til MedComs styregruppe, at MedCom inden for rammerne af gældende budget gennemfører et testforløb for KOL-indberetningsløsningerne i september 2018 i tæt samarbejde med RKKPsekretariatet. 5. Overblik over standarder (orientering) Bilag 5.1 Standard overblik MedComs mange igangværende projekter involverer typisk aktiviteter med udarbejdelse eller revidering af MedComs standarder på mange fronter. Der er behov for en oversigt over de igangværende aktiviteter med udarbejdelse og revidering af MedCom standarder for at kunne foretage den indbyrdes prioritering mellem projekterne. Udover nye MedCom projekter, så udløser flere situationer behov for revidering af de eksisterende standarder, fx udløst af overenskomst. Side 7 7

8 Der er mange sideløbende aktiviteter i gang hos MedCom med afsæt i nye MedCom11 projekter, afslutning af projekter fra MedCom10 samt løbende behov for revideringer af MedComs standarder. Dette er ikke nyt for MedCom, men med dette overblik tydeliggøres opgavefordelingen mellem projektinitieret, udløst af behov fra anden side, eller udløst ud fra behov i den daglige drift. Der udarbejdes nye HL7 CDA standarder for aftaler og planer/indsatser, som en del af projektet om komplekse patienter. MaTIS projektet udvides med HL7 CDA spørgeskemaer og svar derpå (PRO). På det kommunale område er der udarbejdet et FSIII udvekslingsformat, der nu står overfor at skulle afprøves. Desuden implementeres der kommunale beskedfordelere, der kræver en ny form for test. LPR3-projektet involverer henvisningerne, hvorfor disse er justeret, og der udestår nu test heraf for hospitaler, privathospitaler og speciallægeklinikker (sidstnævnte to testes på testcamp til september). De ændrede kontakttyper ved LPR3 har udløst en revidering af standarderne for sygehus advis. Efter implementering i landets EPJ har der rejst sig et ønske om en revidering af fødselsanmeldelsen. For primærsektoren er transition fra EDIfact til XML begyndt med genoptræningsplan (GGOP) i Der fortsættes med mikrobiologisvar (XRPT05) i Fodterapeuternes overenskomst rummer en revidering af fodstatusskema (inkl. Fodstatushotel). Tandlægerne ønsker sig journaludveksling, som ved lægepraksis (FNUX). På laboratorieområdet inkluderes genetik i laboratorierekvisition, og der rejses behov til rekvirering fra flere sider, udløst af udviklingen i laboratorieområdet med større samarbejde på tværs mellem laboratoriespecialer. Behov meldes ind fra fx WebReq og det igangværende patologiudbud. Der sker en løbende opdatering af de nationale laboratoriedatabanker, herunder visning i sundhedsjournal. De ændrede opgavefordelinger mellem regioner, kommune og primærsektoren har bl.a. udløst behov for en kommunehenvisning med tilhørende afslutningsnotat. Standarderne er udarbejdet, mens test udestår. Ligeledes udløser projekter under Almen Digital Praksis opgaver med revidering af epikriser, der skal implementeres i regioner og primærsektoren. Løbende udfører MedCom afklaringer og assistance for problemer meldt ind fra den daglige drift, fx at der ikke er entydighed for lokalt tildelte fiktive ydernumre. Endvidere følges der op på negative kvitteringer. Se bilag 5.1 for detaljeret overblik. Det indstilles, at MedComs styregruppe tager orienteringen til efterretning. 6. Monitorering af MedCom11 aktiviteter (beslutning) Bilag 6.1 Monitorering pr. juni Kan hentes via Til orientering for MedComs styregruppe gives overblik over status på MedCom11- projekterne og de af styregruppen prioriterede basisaktiviteter. Side 8 8

9 Den overordnede status på MedComs 11-projekter er gengivet herunder, hvor væsentlige risici, opnåede milepæle samt fremtidige milepæle er angivet. Detaljer samt status på basisaktiviteter findes i bilag 6.1. Projekt Status Bemærk især HL7 standarder og udfasning af EDIFACT POC infrastruktur Governance og kvalitetsstyring af standarder Psykiatri og socialområdet Incitament til at migrere bort fra EDIfact kan overskygges af mange andre igangværende projekter. Der har været afholdt kickoff workshop sammen med den danske HL7 affiliate. Der udarbejdes nu et udkast til FHIR korrespondancebrev, der efter sommerferien arbejdes videre med. Få tilsagn fra parterne om, hvilken del af i afprøvningen de deltager i. Indgåelse af samarbejdsaftaler har afventet den tekniske afklaring. Der er lavet en aftale med systemleverandøren Trifork, der skal bygge komponenter. Der har været afholdt workshop for arbejdsgruppen. Der afholdes styregruppemøde og arbejdsgruppemøde i august, og der iværksættes systemudvikling i august. Risiko at KSSs forankring i MedCom-organisationen bliver utilfredsstillende og derfor mindre effektiv. KSS bestod ISO 9001 certificering (maj 2018) Den nye proces omkring udarbejdelse og ændring af MedCom standard defineret. Den nye procesbeskrivelse (SOP) omkring udarbejdelse og ændring af MedCom-standard skal accepteres af MedComorganisation. Forsinkelse i ajourføring af kommunale data i SOR. At der er parter som ikke er klar til at anvende korrespondancemeddelelsen til kommunale enheder indenfor socialområdet. Afklaring for udvidet brug af hjemmepleje-sygehus meddelelsen i beslutningsproces. At den operative styregruppe for social- og sundhedsområdet nedsættes med tilstrækkelig opbakning. Side 9 9

10 Moderniseret sygehusadvis - POC for advisering FMK og beskedudveksling på misbrugsområdet FMK på socialområdet Fælles Sprog III implementeringsstøtte Udfordring at etablere POC for advisering i praksis i sammenhæng med eksisterende drift. Afhængighed af POC infrastruktur er klargjort. Projektorganisering er på plads. 1. kladde på moderniseret advis og forretningsregler for anvendelse foreligger september 2018 Risiko at det måske ikke er lovligt at have to forskellige journalsystemer samme sted. Der er i dag ikke et system, der både omfavner den lægefaglige del samt den sygeplejefaglige del. Der er nedsat en følgegruppe med KL som formand i gruppen. Gruppen har afholdt første møde og næste møde er aftalt. Der skal nedsætte en pilotgruppen til at afprøve og beskrive de forskellige arbejdsgange. Det blive en pilot der skal benytte FMK-online samt et EOJ-system og en pilot der skal benytte et lægepraksissystem samt et EOJ-system. Da det er en stimuleret udbredelse, er det kun de kommuner/institutioner, der ønsker at tage FMK i brug, der skal gøre det. MedCom skal dog være meget oplysende omkring patientsikkerheden i at tage FMK i brug, og hvad det har af betydning for borgeren og andre parter i sundhedssektoren, hvis man ikke tager FMK i brug. Der er planlagt nye netværksmøder i Q Der skal indkaldes til disse møder inden sommerferien. Afholdelse af de nye netværksmøder. Det er planlagt, at Region Sjællands projektleder skal deltager på netværksmøderne og fortælle, hvordan de har planlagt og kørt en implementering af FMK-online At kommunerne ikke når at implementere inden d. 30/ Afholdt afsluttende netværksmøder for alle bølger d. 7/ Samtlige kommuner i drift med FSIII 30/ Side 10 10

11 Kommunal henvisning Hurtigt patientoverblik Bedre forberedelse af konsultationer Den intelligente indbakke Forbedring af epikriser Regionerne har endnu ikke meldt en detaljeret tidsplan for implementering af XREF15 og XDIS15 ud. Der er store usikkerheder omkring deres datoer. Det skulle have været en tidsplan for implementering af XREF15 og XDIS15 på sygehusene. Dynamisk henvisning til kommunernes akutfunktion beskrevet og klar. Leverandørernes prioritering af implementering af overblikket. Ingen milepæle er indtruffet, men workshops er i fuld gang. Tildeling af pilotløsningsopgave til udvalgt Lægesystemleverandør. Usikkert hvor spørgsmål/skema og patientinformation skal ligge og hentes fra. Fælles faglig workshop- og brugergruppe er etableret for projekterne Hurtigt overblik og Bedre forberedelse af konsultationer. De fælles faglige grupper består af repræsentanter fra alment praktiserende læger og personale, PLO, DSAM, KiAP og PL-forum og MedCom. Beskrivelse af løsning på baggrund af afhold workshops som LPS-leverandører bakker op omkring. Regionerne ønsker ikke at opprioritere løsningen. Ingen milepæle er indtruffet. Tildeling af pilotopgave til udvalgt Lægesystemleverandør. At regionerne ikke har mulighed for at prioritere opgaven indenfor tidsplanen. At PLO, DR og STPS er kommet frem til fælles forståelse af prioriteringsmodellen (rød, gul, grøn). At der opnås enighed om fælles nationale overskrifter i epikrisetekstfeltet. Side 11 11

12 Kommunikation med kommunal pleje Borgerrettet app Udvikling og udbredelse af forløbsplaner Dynamiske blanketter PRO i Almen Praksis Tandlægeområdet: Udbredelse og analyse Ingen, da projektet er i idé-fasen. Ingen. Få afklaret behovene gennem workshop. Den største risiko for nuværende er, at det ikke lykkedes at få valgt en leverandør før sommerferien. Projekt- og finansieringsgrundlag på plads. Konkurrence, valg og kontrakt med leverandør(-er) til app en. At alle praktiserende læger ikke tager forløbsplanemodulet i brug, så de forløbsplaner i 2018 ikke nås. At den tekniske implementeringspakke er i brug blandt alle lægesystemleverandørerne. At alle lægesystemer er godkendt til KOL-forløbsplanen og funktionen i udbredt til alle lægepraksis. Risiko for at lægesystemerne ikke kan prioritere opdateringen til DDB 1.1 pga. andre presserende opgaver. Elektronisk fakturering af FP-attester idriftsat. Den Dynamiske Blanket klar i opdateret version (DDB 1.1) Frivilligt om praktiserende læger og patient ønsker at tage systemet i brug. >50% national udbredelse i almen praksis (53% i maj). Evaluering af projektet (påbegyndt) Ingen interesse for EDI Portalen, samt at tandlægeforeningen ikke ønsker samarbejde med regionerne mere, grundet ny særlov. Andre samarbejdspartner ønsker adgang EDI Portalen, som eks. forsikringer, dentalteknikere, kommuner Der bliver arbejdet videre med nyt blanketsystem i EDI Portalen, til eks. klagesagserklæringer/ forsikringserklæringer. Side 12 12

13 Telemedicinsk hjemmemonitorering og PRO Yderligere forsinkelser i pilotprojekterne. Forsinkelser i forhold til sundhed.dk integration. Færdiggørelse af testværktøjer og testmiljøer. Valg af spørgeskemaer til pilot. Integration til PRO system og EOJ system, samt MedCom test og certificering. Start på klinisk pilotafprøvning. Særligt rettes opmærksomheden på: a. FSIII Implementeringen af Fælles Sprog III i kommunerne overgår ultimo juni 2018 fra projekt til driftsfase, hvormed aktiviteterne i MedComs Fælles Sprog III implementeringsteam tilpasses. I det vedtagne budget for MedCom11 er det dog forudsat, at MedCom fortsat varetager enkelte opfølgende aktiviteter i 2. halvår 2018, i tæt samarbejde med KL s Fælles Sprog III sekretariat. Fra og med 2019 varetager MedCom alene vedligeholdelsen af FSIII dataudvekslingsstandarden, der muliggør udveksling af datasæt mellem kommunernes EOJ-systemer. Eksempelvis i forbindelse med en plejekrævende borgers flytning mellem kommuner. FSIII dataudvekslingsstandarden er tidligere tiltrådt af RUSA og optaget i Sundhedsdatastyrelsens katalog over gældende IT-standarder på sundhedsområdet. b. Ny ansøgning til internationalt projekt MedCom er med i en ny ansøgning om et EU-projekt under EU Kommissionens Horizon 2020 program. Projektet handler om deling af Electronic Health Records over landegrænser. Projektet er interessant for MedCom set i et moderniseringsperspektiv, da det vil bygge på internationale standarder som MedCom kan lade sig inspirere af, taget i betragtning at bl.a. SUP-standarden og FMK bygger på danske standarder. MedCom får antageligt svar på ansøgningen i september, og hvis den går igennem, begynder projektet antageligt i slutningen af 2018, hvor et af MedComs andre EUprojekter, EURO-CAS, slutter. Der er 26 konkurrerende ansøgninger, hvoraf 4 vil modtage støtte, så det er hårde odds. Projektet varer i 4 år og er 100% finansieret af EU-Kommissionen. Det vil sige, at MedCom får dækket udgifterne til deltagelsen. Der er 21 partnere i projektet fra 11 forskellige lande. Det indstilles til MedComs styregruppe, at orienteringen vedr. status på MedCom11-projekter tages til efterretning. 7. Operationelle styregrupper MedCom11-projekter (orientering) Bilag 7.1 Operationelle styregrupper i MedCom11-projekter Side 13 13

14 På sidste styregruppemøde blev behovet for operationelle styregrupper for de enkelte MedCom11 projekter diskuteret. Under dette punkt gives et overblik over, hvilke projekter der har styregrupper, og hvilke projekter som ønsker at etablere operationelle styregrupper. De fleste projekter er underlagt eller rapporterer til en styregruppe, ofte i regi af en anden part (f.eks. KL eller Sundhedsdatastyrelsen). Det er dermed kun to MedCom11-projekter som er i gang med at etablere operationelle styregrupper. Det drejer sig om: Social og sundhedsområdet, hvor en operationel styregruppe er under etablering, hvor KL og DR inviteres med - indledende dialog med Gitte Duelund Jensen, KL. Kommunal henvisning, hvor MedCom har foreslået Sundhedsstyrelsen (SST), at den brede eksisterende koordinerende gruppe, nedsat i SST-regi, fortsætter som en operationel styregruppe. Der er repræsentanter fra PLO, KL, DR, MedCom og SST. Niels V. Gadegaard fra SST er tovholder eller evt. formand for gruppen. Afventer svar fra SST. Se det fulde overblik over styregrupper i MedCom11-projekter i bilag 7.1 Det indstilles til MedComs styregruppe, at orienteringen tages til efterretning. 8. Etablering af Laboratoriemedicinsk brugergruppe (orientering) MedCom har foreslået etablering af en laboratoriemedicinsk brugergruppe for at understøtte en bedre koordinering af fælles laboratorie IT-aktiviteter. MedComs styregruppe orienteres om status på det forberedende arbejde. Den løbende videreudvikling af den omfattende og landsdækkende dataudveksling på laboratorieområdet koordineres i dag ikke samlet. MedCom har derfor foreslået at etablere en Laboratoriemedicinsk brugergruppe for at skabe et fagligt forum, hvor det er muligt at behandle relevante laboratoriemedicinske problemstillinger/emner og komme med mulige løsningsforslag til disse. MedComs styregruppe besluttede på mødet den 7. marts 2018, at MedComs forslag skulle kvalificeres i samarbejde med Region Nordjylland, der varetager systemforvaltningsansvaret for laboratoriesvarportalen, med henblik på: at sikre en hensigtsmæssig sammenhæng til den eksisterende governance for fælles laboratorie IT, og at sikre det rette styringsmæssige ophæng for fælles laboratorie IT. Den eksisterende governance laboratoriesvarportalen indgår i porteføljen for forretningsstyregruppen for Sundhedsjournalen og med egen brugergruppe. Region Nordjylland er udpeget som fællesregional systemforvalter (FSA). FSA har i alle 5 regioner samarbejde med kontraktholdere, systemejere og dataansvarlige. Den fælles rekvireringsløsning WebReq systemforvaltes af de enkelte regioner, der hver i sær har indgået kontrakt om brug af den fælles løsning. MedCom huser WebReq brugergruppen for regionerne, herunder samarbejdet med alle regioner, praksissektoren, Statens Serum Institut og de kliniske selskaber. Endelig ejer MedCom en række dataudvekslingsstandarder til brug for rekvirering af laboratorieydelser, afgivelse af laboratoriesvar samt koder og tabeller, der anvendes i den daglige digitale udveksling af Side 14 14

15 laboratoriedata. MedComs standarder, korder og tabeller er også på laboratorieområdet underlagt Sundhedsdatastyrelsens myndighedsrolle vedr. sundheds IT-standarder og det daglige samarbejde med IT- leverandører til laboratorier og praksissektor er omfattet af MedComs ISO-certificerede kvalitetsstyringssystem for test og certificering af ITleverandørers brug af MedComs standarder. MedComs styregruppe er overordnet ansvarlig for de af MedComs aktiviteter på laboratorieområdet, der ikke er dækket af nuværende systemforvaltning af WebReq og Laboratoriesvarportalen. Den igangværende dialog mellem MedCom og Region Nordjyllands systemforvaltning for Sundhedsjournal og laboratoriesvarportal tager afsæt i afhængighederne mellem svarportalen og de øvrige fælles IT-aktiviteter på laboratorieområdet: WebReq og det kliniske indhold i MedCom standarder samt koder og tabeller. Der tegner sig et behov for at styrke de systemansvarliges repræsentation i den fælles governance på laboratorieområdet (de 5 regioner og Statens Seruminstitut), ligesom en ensartet brugergrupperepræsentation fra praksissektoren er ønskelig. En justering af den fælles governance for fælles laboratorie IT vurderes med fordel at indebære proces i den fællesregionale SYS/fællesoffentlige FSI. Det indstilles til MedComs styregruppe, at status tages til efterretning, og at sagen forelægges igen efter proces i SYS/FSI. 9. Budget for MedCom 11 justeret (beslutning) MedCom fremlagde budget for MedCom11 på MedCom styregruppemødet 13/ Samme budget blev præsenteret under punkt 5 på mødet i den Nationale Bestyrelse for Sundheds-it, 29. november Begge møder godkendte budgettet. Det godkendte budget indebar bl.a., at der var en reservepulje på 5 mio. til rådighed for senere disponering. Imidlertid har det efterfølgende vist sig, at to budgetforudsætninger ikke holder. Det drejer sig om overheadprocenten og udmøntning af finanslovsmidlerne vedrørende KIH/PRO infrastruktur. I det godkendte budget for MedCom11 var der beregnet med en overhead procent på 20. Beregninger (i forhold til regnskab 2017) har siden vist at den reelle procent bør være 14 procent. Dette påvirker dækningen af fællesudgifterne negativt med 1,5 mio. kr. FL-midlerne vedrørende KIH/PRO infrastruktur (i alt 10 mio. i MedCom11 perioden) var oprindeligt indregnet i basisbidragene. Således var de 10 mio. disponeret til styregruppeaktiviteter vedrørende KIH/PRO på tværs af basisaktiviteter og projekter. Der er i det justerede budget taget højde for den reducerede dækning af fællesudgifterne (overheadprocenten fra 20% til 14%) gennem en tilsvarende reduktion af enkelte poster (fx lønkroner) under fællesudgifterne. I forhold til FL-midlerne vedrørende KIH/PRO er de 10 mio. nu disponeret som eksterne midler med målrettet anvendelse. Det har imidlertid vist sig vanskeligt at re-allokere alle Side 15 15

16 10 mio. Således har det været nødvendigt at bibeholde enkelte af de disponerede udgifter i MedCom styregruppebudgettet. Justeret budget for MedCom 11 De midler, der er til rådighed for disponering af MedCom styregruppe vedrørende MedCom 11, fordeler sig således: Mio. Status pr kr. Faste bidrag (2 år) 45,0 Overførsel fra MC10 15,6 Samlet finansiering MC11 60,6 Disponerede midler MC11 46,2 Styregruppereserve 4,4 Likviditetsreser ve 10,0 Samlet disponering pr ,6 Reserven til senere disposition er reduceret med 0,6 mio. i forhold til det godkendte budget. Nedenfor ses det justerede budget for MedCom 11. Der er kun vist disponering af MedCom styregruppemidler. Fordeling af eksterne midler kan ses i den generelle regnskabsvurdering. Budget (1.000 kr.) Fællesudgifter Løn MedCom finansierede projekter Øvr.dri ft P- midler I alt Husdrift og fællesudgifter Fælles lønudg. (herunder ledelse og adm.) Fælles rådgivning Fælles projektkoordinering Fælles kommunikation Fællesudgifter i alt Basisopgaver Udbredelse Standarder, test og certificering Systemforvaltning Internationale opgaver Basisopgaver i alt Projekter Side 16 16

17 MaTIS del 5 Modernisering af standarder Modernisering af infrastruktur POC Governance for standardudvikling Social- og psykiatriområdet POC for datadeling og advisering FMK på misbrugsområdet FMK på socialområdet Fælles Sprog III impl.støtte Kommunal henvisning Dynamiske blanketter i almen praksis Videokonference i almen praksis Tandlægeområdet Projekter i alt Disponeret i alt Udisponeret reserve stg Likviditetsreserve MedCom11 i alt inkl. reserver Det indstilles til MedComs styregruppe, at det justerede budget godkendes, hvorved styregruppens reservepulje reduceres fra 5,0 mio.kr. til 4,4 mio.kr. 10. Revisorpåtegnet regnskab 2017 og årsrapport (beslutning) Bilag 10.1 Årsrapport 2017 med revisorunderskrifter (eftersendes) Bilag 10.2 Revisionsprotokollat 2017 med revisorunderskrifter (eftersendes) Revisorpåtegnet årsrapport for 2017 med tilhørende revisionsprotokollat fremlægges til styregruppens godkendelse. Regnskabet for MedComs aktiviteter i 2017 foreligger nu. Den uafhængige revisor (Deloitte) konkluderer i årsrapporten, at årsregnskabet er retvisende, ligesom MedCom har etableret de nødvendige forretningsgange og interne kontroller. Revisionsprotokollatet omfatter Rigsrevisionens (RR) konklusioner fra den årlige forvaltningsrevision, der i år har omfattet en juridisk kritisk revision af indkøb i MedCom med det formål at opnå høj grad af sikkerhed for, at der ikke forekommer væsentlige forvaltningsmangler eller væsentlige regelbrud i styring og gennemførelse af indkøb. RR har undersøgt de konkrete systemer og processer i MedComs ledelsesmæssige styring af indkøb, der efter RRs vurdering har størst betydning for at sikre sparsommelighed. RR har også undersøgt de konkrete processer, der efter RRs vurdering er afgørende for, om MedComs gennemførelse af indkøb er foretaget i over- Side 17 17

18 ensstemmelse med de relevante retsnormer. RR har ingen væsentlige kritiske bemærkninger at rapportere i den forbindelse. Det indstilles til MedComs styregruppe, at årsrapport og revisionsprotokollat godkendes og underskrives af MedComs formandskab. 11. Regnskabsvurdering (beslutning) Bilag 11.1 Regnskabsvurdering MedCom maj 2018 MedComs styregruppe forelægges regnskabsvurdering for MedCom 11 pr. 31. maj. Denne regnskabsvurdering dækker 21 pct. af den samlede MedCom11 periode. Regnskabsvurderingen pr. 31. maj 2018 viser, at det overordnede forbrug i den forløbne MedCom11 periode udgør 22 pct. i forhold til det samlede styregruppebudget for MedCom11. Budgettet i regnskabsprognosen svarer til det reviderede MedCom11 budget, der behandles under dagsorden punkt 9) Budget for MedCom 11 justeret. Forbrug på de enkelte budgetposter Fællesudgifter i alt udviser et forbrug på 40 pct. Som vanligt beror den høje forbrugsprocent på, at der udestår fordeling af en måneds lønninger ud på projektkontiene. Fælles sprog III implementeringsstøtte har en høj forbrugsprocent. Projektet nærmer sig sin afslutning. Tandlægeområdet har haft ekstraordinært forbrug grundet intensiv deltagelse i Scandefa konference. Enkelte projektområder er stadig i den tidlige startfase (fx Moderniseringsområdet, socialog misbrugsområdet) og udviser derfor lave forbrugsprocenter. Det indstilles til MedComs styregruppe, at regnskabsvurderingen pr. 31. maj 2018 godkendes. 12. Status på ajourføring af kommunale data i SOR (orientering) Bilag 12.1 Status på ajourføring af kommunale data i SOR SOR-sekretariatet og MedCom vedligeholder de kommunale data i SOR og har igangsat en ajourføring af disse data. Styregruppen orienteres om status på arbejdet. I Sundhedsvæsenets Organisationsregister (SOR) er antallet af kommunale data gradvist øget gennem årene, da SOR data anvendes i stadig flere sammenhænge. Samtidig øger kommunerne den digitale kommunikation med samarbejdspartnere indenfor sundhedsvæsnet. Denne øgede anvendelse af de kommunale SOR-data medfører et behov for oprydning og ajourføring af de kommunale data i SOR, der udføres af MedCom i samarbejde med Sundhedsdatastyrelsen. Side 18 18

19 MedCom har været igennem et længere forberedelsesarbejde, hvor opgaven har ændret sig fra at være den mere simple indtastningsopgave til at være den omfattende opgave med ajourføring af den enkelte kommunes data på det overordnede SOR-niveau. Aktuelt er MedCom stadigvæk i den (meget lange) del af arbejdsfasen, hvor MedCom i samarbejde med SOR/Sundhedsdatastyrelsen er ved at fastlægge endelig struktur for de data som MedCom skal aflevere til SOR samt i gang med en pilottest. Først når disse 2 spor er på plads, kan MedCom for alvor sætte turbo på opgaven. Endvidere har MedCom konstateret, at det er tidskrævende at gennemgå processen med hver enkelt kommune, da kommunerne ikke har adgang til SOR og ikke er vant til arbejde med SOR-data, selvom MedCom forsøger at holde opgaven så enkel som mulig for den enkelte kommune. Læs mere om opgavens karakter, omfang og status i bilag Det indstilles til MedComs styregruppe, at statusorienteringen på ajourføring af kommunale data i SOR tages til efterretning, herunder at opgaven prioriteres indtil årets udgang inden for rammerne af det allerede godkendte budget for MedComs basisaktiviteter. 13. Eventuelt Side 19 19