MedCom, Mødelokale C, Forskerparken 10, 5230 Odense M

Transkript

1 VDX-BRUGERGRUPPEMØDE TID: Den 6. februar 2017 kl STED: VIDEOMØDERUM: DELTAGERE: MedCom, Mødelokale C, Forskerparken 10, 5230 Odense M tgj@rooms.medcom.dk Lisbeth Jørgensen Region Syddanmark Claus Terkelsen, Region Syddanmark Morten Holm Andersen, Region Sjælland Dennis Davidsen, Region Nordjylland Lasse Melbye, Region Hovedstaden Keld Kjær Hansen, Region Midtjylland Tom Petersen, Region Midtjylland Claus Jeppesen, Region Midtjylland Halfdan Eika, Region Midtjylland Jacob Garde, sundhed.dk Martin Bagger Brandt, PLO Repræsentanter fra kommuner Lone Høiberg, MedCom Peder Illum, MedCom Jens Rahbek Nørgaard, MedCom Per Abildgaard, MedCom Tanja Gerner Jusslin, MedCom (referent) VDX-leverandør deltager efter behov DAGSORDEN 1. Velkomst og præsentation af deltagere i den nye VDX-brugergruppe (orientering) v/ Peder Illum 2. Godkendelse af dagsorden (beslutning) v/ Peder Illum 3. Baggrund og rammer for VDX-brugergruppens arbejde (orientering) v/ Peder Illum 4. Valg af formand for VDX-brugergruppen (beslutning) v/ Peder Illum 5. Arbejdet i VDX-brugergruppen (beslutning) v/ Peder Illum 6. Driftsbudget for VDX (orientering) v/ Peder Illum 7. Status på drift af VDX (orientering) v/ Peder Illum 8. Udvikling af VDX (drøftelse) v/ Peder Illum 9. ISO27001 og VDX (orientering) v/ Peder Illum 10. Årshjul og mødekalender for VDX-brugergruppen (beslutning) v/ Peder Illum 11. Eventuelt 1

2 KOMMENTERET DAGSORDEN 1. Velkomst og præsentation af deltagere i den nye VDX-brugergruppe v/ Peder Illum (orientering) Under punktet bydes velkommen og deltagerne i brugergruppen inviteres til dels at præsentere sig selv dels egen organisations anvendelsesområder for VDX. 2. Godkendelse af dagsorden v/ Peder Illum (beslutning) Under punktet præsenteres dagsordenen for mødet. 3. Baggrund og rammer for VDX-brugergruppens arbejde v/ Peder Illum (orientering) Bilag 3.1: Kommissorium for VDX-brugergruppen Under punktet orienteres om baggrund, VDX samt rammer for brugergruppen og systemforvalters arbejde. Endvidere lægges op til indledende drøftelse af MedComs rolle og mandat på videoområdet. VDX er en fællesoffentlig og tværsektoriel videoinfrastruktur, som kan bruges til videomøder på tværs af sundhedssektorens parter. VDX blev etableret i 2009 som en del af ABT-fondsprojektet national implementering af teletolkning. Efter projektets afslutning besluttede MedComs styregruppe at videreføre VDX som en national og fælles infrastruktur og som del af Sundhedsdatanettet (SDN). Formålet med VDX er aktuelt at: Give adgang til virtuelle møderum til flerpartskonferencer (MCU) Skabe brobygning mellem lokale/regionale og kommercielle videoinfrastrukturer og dette baseret på gængse videostandarder Understøtte videokommunikation med små organisationer med begrænset behov for videokonference Understøtte andre aktører, der vil hurtigt i gang - men med henblik på senere etablering af egen lokal infrastruktur Levere en fælles national videoadressebog og en fælles national anvendelsesstatistik Levere online-overvågning af videoinfrastrukturens driftssituation og kapacitetsudnyttelse MedCom er fællesoffentlig systemforvalter for VDX. VDX er en del af organisationen for systemforvaltningen af fællesoffentlige sundheds-it-løsninger (FSI). FSI følger af økonomiaftalerne 2016 mellem regeringen, KL og regionerne og har til mål at sikre effektive beslutningsprocesser, gennemsigtighed og koordinering i det fællesoffentlige samarbejde om sundheds-it. Den nationale bestyrelse for sundheds-it er øverste beslutningsmyndighed i FSI. 2

3 Den fællesoffentlige systemforvaltning for VDX er organiseret med MedComs styregruppe som forretningsstyregruppe og med en VDX-brugergruppe. VDX-brugergruppens formål (bilag 3.1) er at fungere som repræsentant for forretningen i systemforvaltningen af VDX. Brugergruppen har overordnet til opgave følge driften og sikre den tekniske og sikkerhedsmæssige udvikling. Herudover er i kommissoriet formuleret opgaver i relation change management og informationssikkerhed herunder forpligtigelse i forhold til bagland. Udover VDX-brugergruppen er der i regi af MedCom aktuelt erfagrupper for henholdsvis telepsykiatri samt teletolkning. Tager orienteringen til efterretning Indledende drøfter MedComs mandat og rolle på videoområdet med henblik på en videre drøftelse på næste VDX-brugergruppemøde Godkender, at MedCom undersøger de juridiske implikationer af drøftelsen 4. Valg af formand for VDX-brugergruppen v/ Peder Illum (beslutning) Formand vælges på første møde i brugergruppen. I kommissoriet for brugergruppen fremgår, at der skal vælges en formand. Formanden vil i tæt samarbejde med sekretariatsbetjeningen i MedCom skulle varetage udarbejdelsen af dagsordener for møder i brugergruppen og ved behov give sparring i den daglige systemforvaltning af VDX. Vælger en formand 5. Arbejdet i VDX-brugergruppen v/ Peder Illum (beslutning) Bilag 5.1: Forslag til standarddagsorden Der inviteres under punktet til drøftelse af arbejdsformen for brugergruppen herunder godkendelse af forslag til standarddagsorden for brugergruppens møder. Der ønskes en drøftelse af arbejdsformen for brugergruppen. Denne drøftelse skal ses i sammenhæng med kommissoriet for brugergruppen samt udkastet til standarddagsorden (bilag 5.1). Det indstilles, At brugergruppen drøfter arbejdsformen med henblik på udarbejdelse af oplæg til næste møde At brugergruppen godkender forslag til standarddagsorden 3

4 6. Driftsbudget for VDX v/ Peder Illum (orientering) Bilag 6.1: Driftsbudget SDN/VDX (november 2016) Under punktet præsenteres driftsbudget for VDX med fokus på udviklingsbudgettet. Punktet følger af kommissoriet, hvor det fremgår, at VDX-brugergruppen har til opgave at Afgive kommentarer til det årlige driftsbudget. Driftsbudgettet for VDX håndteres samlet med SDN. Finansieringen af drift, videreudvikling og administration er underlagt udgiftsneutral brugerfinansiering fra hovedsageligt regioner og kommuner. Driftsbudget for SDN og VDX (bilag 6.1) er godkendt af MedComs styregruppe. I budgettet er ikke medtaget eventuelt behov for yderligere licenser under VDX ved øget anvendelse af borgerrettede videosamtaler. Beslutning om anskaffelse forelægges MedComs styregruppe. Udviklingsposten i budgettet er fordelt ligeligt mellem SDN og VDX i I 2017 er midler allerede allokeret til udvikling og implementering af nødvendigt auditspor i Synergy SKY. Resterende udviklingsbudget er på kr. Tager orientering til efterretning 7. Status på drift af VDX v/ Peder Illum (orientering) Bilag 7.1: Driftsrapport inkl. systemspecifik KPI Under punktet præsenteres driftsstatus og supportforhold for VDX. Punktet følger af kommissoriet, hvor det fremgår, at VDX-brugergruppen har til opgave at Følge drift, SLA og supportforholdene for VDX og Kvalificere og følge op på KPI er for VDX. VDX har i den sidste periode været stabil. De aftalte servicemål er indfriet, og der har ikke været major incidents. Oppetiden har de sidste 3 måneder været 100 %. Driftsrapportering inkl. udviklingen i de systemspecifikke KPI er fremgår af bilag 7.1. Den aktuelle systemspecifikke KPI for VDX er antal videomøder > 5 minutters varighed pr. måned. KPI en blev vedtaget på MedComs styregruppemøde den 22. juni. 4

5 Drift- og supportinformation findes på: Driften af VDX varetages af TDC NetDesign og underleverandøren Netic. I 2016 blev gennemført 2 offentlige EU-udbud for VDX. TDC NetDesign vandt begge udbud. Det ene udbud (VDX maintenance) omhandlede brugersupport på videoinfrastrukturen og de virtuelle møderum. I udbuddet indgik også sparring til MedCom om udviklingen på videoområdet. Det præsenteres, hvordan support under maintenance-kontrakten med TDC udmøntes i praksis med afsæt i beskrivelsen på MedComs hjemme. I relation til den praktiske udmøntning skal udarbejdes en whiteliste med medarbejdere fra de tilsluttede organisationer, som må kontakte TDC NetDesign direkte. Det andet udbud (VDX licenser) angik licenskøb til MedComs eksisterende virtuelle videoinfrastruktur. Målet med udbuddet var at sikre mulighed for opskalering, hvis anvendelsen af borgerrettede videosamtaler øges. Denne opskalering med tilhørende økonomi vil kun blive aktuel, hvis der på et senere tidspunkt træffes fællesoffentlig beslutning om anvendelse af VDX som bagvedliggende infrastruktur til borgerrettede videomøder, eksempelvis via sundhed.dk. Tager status på drift og supportforhold til efterretning Drøfter eventuelle manglende information ift. opgaven med at Følge drift, SLA og supportforholdene for VDX og Kvalificere og følge op på KPI er for VDX. 8. Udvikling af VDX v/ Peder Illum (drøftelse) Bilag 8.1: Roadmap Under punktet præsenteres aktuelle roadmap for VDX samt liste over eventuelle udviklingstiltag for VDX med henblik på en specifik drøftelse af disse samt en generel drøftelse af proces for indmelding af yderligere udviklingstiltag. Punktet følger af kommissoriet, hvor det fremgår, at VDX-brugergruppen har til opgave at: Opsamle, identificere, kvalificere og prioritere videreudviklingsønsker samt bistå MedCom med at dokumentere disse ønsker over for forretningsgruppen Bidrage til kravspecifikationer om funktionelle krav herunder i forbindelse med udbud Godkende mindre ændringsønsker Bistå MedCom i forbindelse med udfærdigelse og verifikation af testprotokoller samt test af nye releases Godkende brugermanualer I bilag 8.1 fremgår roadmap for VDX 2016 og 2017 med ny driftskontrakt, videobookingsmodulet og auditsporet i Synergy SKY. 5

6 For den fremadrettede udvikling af VDX har MedCom samlet en foreløbig liste over udviklingstiltag, som fremgår af nedenstående i prioriteret rækkefølge. Disse ønsker har både konkret men hovedsageligt strategisk karakter: Ibrugtagning af videobookingsmodulet Øget graduering af brugerrettigheder i Synergy SKY Udfasning af telepresenceplatformen (Codian MCU, Jabber (Movi)) Hvordan kan vi sikre, at det er den rigtige borger, vi har videomøde med? Behov for central optagelse af videosamtaler? Herudover arbejdes aktuelt med en samarbejdsaftale om decentral Pexip-konferencenode. Tager aktuelle roadmap til efterretning Drøfter liste med prioriterede udviklingstiltag ift. igangsætning af konkrete aktiviteter Drøfter proces for indsamling af yderligere udviklingsønsker fra brugerne Drøfter proces for udfasning af telepresenceplatformen (Codian MCU, Jabber (Movi)) 9. ISO27001 og VDX v/ Peder Illum (orientering) Bilag 9.1: Roadmap for prioriterede politikker Bilag 9.2: Informationssikkerhedspolitik Under punkter præsenteres MedComs arbejde med ISO27001 og betydning for VDXbrugergruppen. Punktet følger af kommissoriet, hvor det fremgår, at VDX-brugergruppen har til opgave at: Kvalificere årshjul for informationssikkerhed for VDX Bidrage til kvalificering af den årlige risikovurdering for VDX Ved behov bidrage til at kvalificere beredskabsplanen for VDX herunder test af beredskabsplanen Evaluere sikkerhedshændelser Evaluere VDXs politikker og retningslinjer Rigsrevisionen udarbejdede i oktober-november 2015 en revision af MedComs systemforvaltning af SDN i et it-sikkerhedsperspektiv. En del af MedComs handleplan for udbedring af mangler var implementering af relevante dele af ISO27001 for MedComs rolle og ansvar som systemforvalter dvs. også for VDX. Anvendelse af ISO27001 som ramme fulgte både Rigsrevisionens afsæt for it-revisionen samt staten og regionernes indførelse af standarden. Jf. handleplanen er i efteråret 2016 udarbejdet udkast til prioriterede politikker inden for ISO27001 (bilag 9.1). Jf. kommissoriet for VDX-brugergruppen og i det omfang det er relevant eller ønsket vil VDX-brugergruppen blive involveret i review og forbedring af politikker og procedurer eksempelvis i relation til change management, risikostyring og håndtering af sikkerhedshændelser, beredskab. 6

7 Som del af de prioriterede politikker er udarbejdet udkast til informationssikkerhedspolitik (bilag 9.2). Informationssikkerhedspolitikken er aktuelt udarbejdet, så den dækker MedCom s systemforvaltningsansvar for Sundhedsdatanettet (SDN), videoknudepunktet (VDX) og Klinisk Integreret Hjemmemonitorering databasen (KIH Databasen) samt de interne systemer, som anvendes i MedCom s opgave som systemforvalter. Informationssikkerhedspolitikken omfatter således alle medarbejdere i MedCom og underleverandører til MedCom af SDN, VDX og KIH Database men ikke de tilsluttede parter. Informationssikkerhedspolitikken er alignet med den fællesregionale informationssikkerhedspolitik, som er udarbejdet i regi af RSI. Informationssikkerhedspolitikken skal godkendes i MedComs styregruppe. Tager orienteringen til efterretning 10. Mødekalender for VDX-brugergruppemøder i 2017 og forslag til dagsordenspunkter for næste møde v/ Peder Illum (beslutning) Bilag 10.1: Årshjul for VDX-brugergruppens arbejde Under punktet præsenteres forslag til årskalender og mødekalender for VDX-brugergruppen med henblik på godkendelse. Følgende mødekalender foreslås for 2017: 10. maj kl september kl I årshjulet fremgår bl.a. forslag til brugergruppemøder inklusiv mulige dagsordenspunkter. Det indstilles, At VDX-brugergruppen godkender forslag til årshjul og mødekalender 11. Eventuelt v/ Peder Illum 7