Dagsorden til 1. møde i styregruppen for pilotafprøvning af forløbsplaner

Transkript

1 Sundheds og Ældreministeriet Enhed: Sundhedsøkonomi Sagsbeh.: SUMPMJ Koordineret med: Sagsnr.: Dok. nr.: Dato: 28. september 2016 Dagsorden til 1. møde i styregruppen for pilotafprøvning af forløbsplaner Tirsdag den 4. oktober 2016 kl i Sundheds og Ældreministeriet, mødelokale Dagsorden 1. Velkomst og præsentation 2. Baggrund og formål v/ sum 3. Styregruppens opgave og roller 4. Status på arbejdet med pilotafprøvningen v/ MedCom 5. Gennemgang og godkendelse af teknisk løsning for piloten 6. Godkendelse af samlet organisering af arbejdet 7. Godkendelse af oversigt over leverancer fra de involverede parter 8. Gennemgang og godkendelse af tidsplan for arbejdet 9. Drøftelse af succeskriterier for piloten 10. Risikolog og godkendelse af eventuelle korrigerende handlinger 11. Næste møde 12. Eventuelt 1. Velkomst og dagsorden 2. Baggrund og formål med arbejdet SUM vil kort ridse baggrunden og formålet med initiativet op. Formålet er at give styregruppen en fælles forståelse for opgaven og af rammen for arbejdet. Udgangspunktet herfor er det forståelsespapir om initiativet, som parterne opnåede enighed om den 6. juli Det indstilles, at styregruppen tager orienteringen til efterretning 2.1. Forståelsespapir mellem SUM, PLO og Danske Regioner om pilotafprøvning af forløbsplaner for KOLpatienter i almen praksis af 6. juli Styregruppens opgave og roller Punktet har til formål at drøfte styregruppens opgave og deltagernes rolle i relation til pilotafprøvningen. I henhold til den fællesstatslige projektmodel kan styregruppens deltagere beskrives med følgende roller:

2 Rolle Deltager Projekt : Sundheds og Ældreminsteriet Seniorbruger : PLO Seniorleverandør : MedCom Danske Regioner Styregruppen har det overordnede ansvar for projektets realisering og har bl.a. til opgave løbende at overvåge projektets fremdrift, forbrug og leverancer og gennem at beslutninger og godkendelser at fastholde projektets fokus på målet med arbejdet. 4. Status på arbejdet med pilotafprøvningen MedCom vil gennemgå status på arbejdet med at udvikle en pilotversion af forløbsplanerne. Det indstilles, at styregruppen tager orienteringen til efterretning 5. Gennemgang og godkendelse af teknisk løsning for piloten Der skal etableres en teknisk løsning, så patienten kan se sin forløbsplan digitalt. Data skal generes fra den praktiserende læges journalsystem og skal være et resultat af lægens konsultation med patienten. en forelægges styregruppen til godkendelse. Der er enighed mellem PLO, PLforum og Danske Regioner om at etablere en teknisk løsning for forløbsplansprojektet, der består af flere elementer: Lægesystemet skal programmere en række nye funktioner, så forløbsplanen kan genereres via de data, der allerede foreligger i patientens journal, samt de ekstra data som vedrører de konkrete aftaler om det videre forløb, som patienten og lægen aftaler under en konsultation. Data registreres i lægens journalsystem. Forløbsplanen skal gøres tilgængelig digitalt for patienten. Forløbsplanen skal indeholde både en plan for patientens videre forløb samt generel information og videosekvenser til patienten om det at have KOL. En integrationsløsning skal sikre, at data fra patientens journal hos egen læge, kan vises i den digitale løsning. Det indstilles, at styregruppen godkender den tekniske løsning for pilotafprøvningen. 5.1 Tegning af den tekniske løsning 5.2.Beskrivelse af den tekniske løsning 6. Godkendelse af den samlede organisering af initiativet For at sikre såvel ledelsesmæssig som strategisk forankring af arbejdet med et Side 2

3 gennemføre en pilotafprøvning af forløbsplanerne har MedCom udarbejdet et forslag til en samlet organisering af initiativet. Forslaget forelægges til styregruppens godkendelse med henblik på, at de foreslåede grupper etableres. Det samlede forslag til organisering fremgår af bilag 6.1. Det foreslås, at organiseringen af projektet har fokus på pilotafprøvningen og det operationelle niveau. Det foreslås, at der foruden styregruppen nedsættes en referencegruppe med deltagelse af Sundheds og Ældreministeriet, Sundhedsstyrelsen, DAKE, KLEAN, sundhed.dk, patientforeninger og MedCom. Desuden nedsættes 2 arbejdsgrupper til gennemførelse af de enkelte aktiviteter: Teknikgruppe bestående af XMO, DAKE, PLO og MedCom. Har til opgave at definere og dokumentere den tekniske løsning, sikre programmering, implementering og test af løsningen i XMOlægesystemet og Derudover udpege og involvere 2550 praktiserende læger, der anvender XMO til pilotafprøvningen. Gennemføre pilotafprøvningen mht. drift og support. Indholdsgruppe bestående af sundhed.dk, DAKE og MedCom. Har til opgave at skrive patientinformation og udvikle videoer til løsningen. Øvrige arbejdsgrupper kan etableres ad hoc og efter beslutning i styregruppen. Det indstilles, at styregruppen godkender den samlede organisering af arbejdet og at de beskrevne fora i bilag 6.1 etableres 6.1 Forslag til samlet organisering af arbejdet med pilotafprøvning af forløbsplaner 7. Godkendelse af oversigt over leverancer fra de involverede parter Styregruppen forelægges til godkendelse en oversigt over de leverancer, som hver part i projektet er ansvarlig for. Formålet er at give styregruppen et overblik over leverancerne og eventuelle gensidige afhængigheder. En oversigt over leverancerne opgjort pr. deltagende part fremgår af tabel 1. Part Sundheds og Ældreministeriet Leverancer Sikre sammenhæng til andre igangsatte kronikerinitiativer Side 3

4 PLO Udpegning af 25 læger, der skal indgå i afprøvningen Udpegning af 1025 patienter pr. læge, der skal indgå i afprøvningen Udpegning af et lægesystemhus, der kan indgå i afprøvningen Sikre at der indgås databehandleraftaler med DAKE for anvendelsen af sundhedsmappeløsningen MedCom Overordnet projektledelse, herunder etablering og sekretariatsbetjening af undergrupper, jf. pkt. 5, vedligeholdelse af risikolog, tidsplan mv. Dialog med systemhus Gennemføre brugertests, arbejdsgangsanalyser og teknisk implementering., bl.a. i samarbejde med KLEAN Udarbejdelse af evalueringskoncept for den tekniske løsning Dialog med deltagende praktiserende læger, fx møderunde DAKE Skal stille sundhedsmappeløsning til rådighed for projektet Dokumentation af den tekniske løsning Programmere og levere en pakke med programkode til Webdesigns, Webservices, Websider, algoritmer, logik mm. til implementering i lægesystemet Beskrivelse af use cases Test af den samlede tekniske løsning CompuGroup Programmere lægesystemet til at kunne håndtere forløbsplaner, herunder logik og algoritmer som leveret af DAKE, etablering af en forløbsplanstabel, skærmbilleder til forløbsplanen, patientsamtykke, udskrivning af en side med forløbsplanen til brug under konsultationen, opdatering, overblik over alle forløbsplaner Levere forløbsplansdata til sundhedsmappeløsningen hos DAKE Sundhed.dk Teknisk integration af forløbsplanen på sundhed.dk i form af et link til sundhedsmappen Danske Regioner Betaling af de læger, der indgår i pilotafprøvningen Det indstilles, at styregruppen godkender de leverancer, der fremgår i tabellen ovenfor. 8. Gennemgang og godkendelse af tidsplanen for pilotafprøvningen Styregruppen præsenteres for en samlet tidsplan for arbejdet med pilotafprøvningen med henblik på godkendelse. Pilotafprøvningen skal gennemføres inden en evaluering og beslutning om det videre forløb i april Side 4

5 De involverede systemleverandører (CGM og DAKE) foreslå følgende tidsplan for pilotafprøvningen: Dato Oktober 2016: November 2016: December 2016: Januar 2017: Februar 2017: Omkring 1. april 2017: Medio april 2017: Aktivitet DAKE udarbejder dokumentation/kravspecifikation Første prøveinstallation i XMO Crashtest hos en testlæge 10 testlæger kører installationen i deres lægesystem. Forløbsplanen vises i for patienter Yderligere 15 lægepraksis kører installationen og flere patienter får deres forløbsplan digitalt Pilottest afsluttes og evalueres Evaluering af pilotafprøvningen afsluttes. Der er en vis usikkerhed behæftet ved tidsplanen og af hensyn til at sikre overholdelse af slutdatoen tåler den ikke yderligere udsættelser. Det indstilles, at styregruppen godkender tidsplanen for pilotafprøvningen 9. Drøftelse af succeskriterier for piloten Styregruppen skal udpege succeskriterier for pilotafprøvningen. Formålet er at opstille de målepunkter, der skal være styrende for bl.a. valg af teknisk løsning. Første bud på pilotafprøvningens succeskriterier: At piloten giver input til revidering af forløbsplanerne forud for implementeringen At patienten i piloten får digital adgang til en opdateret forløbsplan i sundhedsmappen At patienten og pårørende oplever, at forløbsplanen giver patienten bedre overblik over sygdomsforløbet og gør det lettere at fremfinde relevant patientinformation. At den tekniske løsning virker som tiltænkt og at den er generisk At der kan udskrives en forløbsplan til dialogen med patienten under konsultationen At den praktiserende læge og patienten oplever, at dialogen om sygdommen forbedres ved brug af forløbsplansværktøjet At den praktiserende læge oplever, at forløbsplanerne understøtter sin arbejdsgang At den praktiserende læge har overblik over sine forløbsplaner Projektets succeskriterier kan også danne baggrund for et evalueringskoncept for pilotafprøvningen. Side 5

6 Det indstilles til styregruppens godkendelse, at der på baggrund af drøftelsen på mødet arbejdes videre med formuleringen af succeskriterier for piloten med henblik på, at styregruppen på næste møde forelægges et konsolideret forslag til succeskriterier med tilhørende forslag til evalueringskoncept. 10. Risikolog og godkendelse af eventuelle korrigerende handlinger Styregruppen skal orienteres om initiativets væsentligste risici og tage stilling til eventuelle korrigerende handlinger. En oversigt over de identificerede risici fremgår af bilag Jf. bilaget vurderes de væsentligste risici at være En stram tidsplan for pilotafprøvningen At det forudsatte antal læger og patienter ikke kan opnås i pilotafprøvningen En kompleks teknisk løsning. Der vurderes ikke på nuværende tidspunkt at være behov for at igangsætte korrigerende handlinger. Det indstilles, at styregruppen tager orienteringen til efterretning 10.1 Risikolog 11. Næste møde For at sikre tæt inddragelse af styregruppen i opstartsfasen foreslås det, at styregruppen mødes månedligt. Der vil snarest blive taget kontakt til parterne med henblik på, at en møderække kan kalendersættes. Næste møde forventes afholdt i uge Eventuelt Side 6