1) Navn og hjemsted Institutionens navn er Ilskov Hallen. Ilskov Hallen er en selvejende institution med hjemsted i Herning Kommune.

Transkript

1 Gamle vedtægter 1) Ilskov Hallen er en selvejende institution 2) Institutionens navn er Ilskov Hallen Nye vedtægter 1) Navn og hjemsted Institutionens navn er Ilskov Hallen. Ilskov Hallen er en selvejende institution med hjemsted i Herning Kommune. 3) Institutionens hjemsted er Ilskov, Herning Kommune 4) Institutionens formål et at opføre og drive en hal i Ilskov. Hallen skal være samlingssted for idrætslige aktiviteter. Undtagelsesvis kan hallen udlejes til andre formål. Ethvert lejemål skal godkendes af bestyrelsen. 2) Formål Institutionens formål er, at drive en hal med henblik på at fremme kultur- og idrætslivet i Ilskov. Ilskov Hallen kan med godkendelse fra bestyrelsen udlejes til andre formål. 5) Institutionens øverste mødighed er repræsentantskabet. Repræsentantskabet består af: -3 repræsentanter fra hver af de i Ilskov etablerede idrætsforeninger og idrætsafdelinger, der har aktiviteter i hallen. -3 repræsentanter fra Simmelkær Boldklub. -1 repræsentant fra hver af de øvrige medstiftende foreninger i Ilskov. -2 repræsentanter fra Herning Byråd. De valgte repræsentanter behøver ikke være medlem af de pågældende foreningers bestyrelser. I repræsentantskabet har hvert medlem en stemme. Ved fra fald kan der stemmes ifølge skriftlig fuldmagt. Hvert repræsentantskabsmedlem kan kun have én fuldmagt. Repræsentantskabets opbygning er i de nye vedtægter skrevet ud. Godkendelse af anlægsinvesteringer, lån, pantsætning m.m. er indskrevet i den nye 3) Institutionens ledelse. Som Institutionens øverste myndighed skal repræsentantskabet godkende anlægsinvesteringer, optagelse af lån, pantsætning, kautionsforpligtelser og lignende. Den enkelte forening er pligtig til straks at underrette halbestyrelsen om ændringer i repræsentantskabet. Repræsentantskabet sager afgøres ved almindelig stemme flertal.

2 Repræsentantskabet er beslutningsdygtigt uanset det mødte antal, dog jfr. 8. Over repræsentantskabets møder tages referat som offentliggøres på 6) Repræsentantskabet vælger af sin midte en bestyrelse på 7 medlemmer og 2 suppleanter, herudover kan Herning Byråd vælge 1 medlem. Bestyrelsesmedlemmer vælges ved almindeligt valg, således at repræsentantskabsmedlemmerne hver har 1 stemme pr. valgrunde. Bestyrelsen varetager hallens daglige drift og repræsentere institutionen i alle sager og handler på dennes vegne. Bestyrelsen vælges for 2 år ad gangen. Genvalg kan finde sted. Af bestyrelsen afgår på lige årstal 4 medlemmer og på ulige årstal 3 medlemmer. Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand. Bestyrelsen kan nedsætte udvalg. I disse udvalg kan indvælges personer, der ikke er medlemmer af repræsentantskabet og de medstiftede foreninger, når disse personer er i besiddelse af særlige sagkundskab. Nedsatte udvalg afgiver indstillinger til bestyrelsen, der træffer den endelige afgørelse. Bestyrelsens afgørelser træffes ved almindelig stemmeflerhed. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af bestyrelsen er mødt. Ved bestyrelsens møder tages referat, som godkendes af bestyrelsen på næste bestyrelsesmøde. 3) Institutionens ledelse Institutionen ledes af en bestyrelse på 5 medlemmer, som vælges på generalforsamling. Bestyrelsesmedlemmerne er valgt for 2 år. Genvalg kan finde sted. Af bestyrelsen afgår på lige årstal 3 medlemmer og på ulige årstal 2 medlemmer. Der vælges to suppleanter. Bestyrelsen konstituerer sig med formand, kasserer samt medlemmer. Bestyrelsen har den daglige ledelse af institutionen og repræsenterer institutionen i alle sager og handler på dennes vegne. Det betyder at bestyrelsen ansætter samt afskediger det til driften nødvendige personale, og arbejder hele tiden med mest mulig udnyttelse af institutionen herunder at arbejde mod en sund økonomi som kan være med til at generere midler til videreudvikling og vedligehold af institutionen ud over de kommunale midler. Foreningernes udgift til halleje til institutionen er fastsat af Herning Kommune. Udgiften til halleje til foreninger uden for Herning Kommune samt private lejer fastsættes af institutionens valgte bestyrelse. Indbetaling af halleje skal ske til institutionens anviste pengeinstitut. Ved udbetalinger tegnes institutionen af bestyrelsens formand og kasserer. Til vedtagelse af beslutninger om ændringer af vedtægter, køb, salg samt pantsætning af fast ejendom og andre ordinære dispositioner er bestyrelsen kun berettiget til at foretage efter generalforsamlingens godkendelse. Beslutningen anses for godkendt af generalforsamlingen når 2/3 af de afgivne stemmer er for.

3 Køb, salg og pantsætning af institutionens ejendom skal forelægges Herning Kommunes Byråd til godkendelse, ligesom vedtægtsændringer skal forelægges Herning Kommune. 7) Dagsorden for de ordinære repræsentantskabsmøde, der skal afholdes i februar måned, skal indeholde: 1. Valg af dirigent. 2. Bestyrelsesformandens beretning. 3. Forelæggelse af regnskabet til godkendelse. 4. Fremlæggelse af buget til godkendelse samt fastsættelse af halleje. 5. Behandling af indkommende forslag. 6. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. 7. Valg af revisor. 8. Eventuelt. Ekstraordinære repræsentantskabsmøder afholdes, når halvdelen af repræsentantskabets medlemmer skriftlig anmoder herom, eller når bestyrelsen finder det påkrævet. Såvel det ordinære som de øvrige repræsentantskabsmøder indkaldes skriftlig ved brev, eller mail til hvert enkelt forenings formand eller repræsentant med 8 dages varsel. Indkaldelsen skal indeholde dagsordenen for mødet og såfremt der skal forhandles forslag, hvor der kræves særlig majoritet, skal dette fremhæves i indkaldelsen. Forslag der ønskes behandlet på det ordinære repræsentantskabsmøde må være indleveret til bestyrelsesformanden senest 2 dage før det ordinære repræsentantskabsmøde. For øvrige repræsentantskabsmøders vedkommende skal forslag indleveres til bestyrtelsen senest samtidig med anmodningen. Samtlige forslag skal være skriftlige. Under dagsordens pkt. 8 kan forslag ikke sættes under afstemning. 4) Medlemmer Enhver borger med tilknytning til hallen, der er fyldt 18 år, har adgang til og stemmeret på generalforsamlingen. [ ] 5) Generalforsamling Generalforsamlingen afholdes hvert år i marts måned. Generalforsamlingen er institutionens øverste myndighed. Beslutninger på generalforsamlingen træffes ved almindelig stemmeflertal. Generalforsamlingen er beslutningsdygtig uden hensyn til de fremmødtes antal. Forslag, som ønskes behandlet på generalforsamlingen, må indgives til formanden senest 8 dage før generalforsamlingen. Over det på generalforsamlingen vedtagne og passerede føres et referat, der underskrives af bestyrelsen og dirigenten. 6) Indkaldelse og dagsorden Indkaldelse til generalforsamlingen skal ske mindst 21 dage før afholdelsen. Indkaldelsen annonceres på den måde, bestyrelsen finder det formålstjenligt. Den ordinære generalforsamlings dagsorden skal omfatte: 1. Valg af dirigent 2. Bestyrelsesformandens beretning 3. Fremlæggelse af det reviderede regnskab samt budget for næstkommende år 4. Behandling af indkomne forslag. 5. Valg af bestyrelsesmedlemmer. 6. Eventuelt.

4 7) Ekstraordinær generalforsamling Bestyrelsen kan indkalde til ekstraordinær generalforsamling, hvis det skønnes nødvendigt eller såfremt mindst 25 medlemmer skriftligt over for bestyrelsen fremsætter motiveret krav om ekstraordinær generalforsamling. Bestyrelsen skal indkalde til ekstraordinær generalforsamling senest 14 dage efter anmodningen. 8) Til vedtagelse af beslutninger om ændringer af vedtægter, afhændelse af bygninger samt institutioners opløsning kræves, at repræsentantskabet vedtager forslaget med 2/3 stemmeflerhed. Til sådanne vedtagelser kræves, at repræsentantskabet er mødt fuldtalligt. Er dette ikke tilfældet, indkaldes til nyt møde, hvor forslaget skal vedtages ved 2/3 stemmeflerhed af det tilstedeværende repræsentantskab. Indskrevet under den nye 3 Institutionens ledelse. 9) I tilfælde af institutionens opløsning anvendes en eventuel formue til idrætslige og andre kulturelle aktiviteter, efter kommunens godkendelse i Ilskov-Simmelkær. 11) Nedlæggelse af institution Beslutning om institutionens nedlæggelse kan kun træffes på to med det formål særligt indkaldte generalforsamlinger, der afholdes med mindst 14 dages mellemrum. Institutionen kan kun nedlægges, såfremt 2/3 af de afgivne stemmer er for nedlæggelse. Den på ophørstidspunktet eksisterende formue fordeles mellem de foreninger, der har indskudt kapital, og for så vidt Herning Kommune skulle have indskudt kapital, da ligeledes denne, i forhold til de af disse respektive parter foretagne indskud, dog begrænset op til det indskudte beløb. Evt. resterende formue tilfalder efter Herning Kommunes godkendelse foreningslivet i Ilskov.

5 10) For institutionens forpligtelser indestår institutionens formue. Undtaget heraf er de kommunegarantier, der er indgået for bygningernes faste lån. Intet økonomisk ansvar skal kunne gøres gældende mod institutionens ledelse eller mod den, der har ydet institutionen økonomisk støtte. Hverken bidrags ydere eller anden til institutionen knyttede personer eller foreninger er ejer eller kan få del i institutionens formue og driftsoverskud. Formue og driftsoverskud skal stedes tilhøre den selvejende institution Ilskov Hallen. 4) Medlemmer [ ] Bestyrelsen og medlemmer har ingen andel i institutionens formue eller i eventuelt overskud, der alene tilfalder institutionen. Bestyrelsen og medlemmer hæfter ikke personligt for institutionens gæld eller eventuelle driftsunderskud. 8) Kapitalforhold Institutionen fremskaffer den nødvendige kapital gennem halleje fra foreningerne i og udenfor Herning Kommune, andre former for udlejning samt tilskud fra offentlige og private institutioner, organisationer mv. Desuden gennem lovgivningen efter de til enhver tid gældende regler. 9) Institutionens midler Såfremt der ved institutionens drift efter afskrivning, herunder afdrag på gæld, måtte fremkomme overskud, der ikke anvendes til udligning af underskud for tidligere års regnskab eller til passende henlæggelser til istandsættelser, fornyelser, vedligeholdelse, kan det anvendes til udvidelse eller forbedring af institutionens anlæg. Institutionens midler skal anbringes på bank-/sparekasse- eller girokonto lydende på institutionens navn. 11) Regnskabsåret løber fra 1/1-31/12, dog at første regnskabs år fra stiftelse til 31/ ) Budget, regnskab og revision Regnskabet følger kalenderåret dvs. fra 1. januar til 31. december. Revisionen foretages af en ekstern revisor. Bestyrelsen udarbejder hvert år inden ultimo marts et budget for næstkommende år. Institutionens budget for næstkommende år samt regnskab for det forgangne år skal afleveres til Herning Kommune inden udgangen af april måned.

6 12) Regnskabet revideres af repræsentantskabet valgte revisor, der vælges for 2 år af gangen. Der kan ske genvalg. Senest 14 dage før det ordinære repræsentantskabsmøde i februar måned skal et eksemplar af årsregnskabet, forsynet med revisorens påtegninger og bestyrelsens underskrift, afleveres til Herning Kommune. Er indskrevet under den nye 10 Budget, regnskab og revision. 13) Indbetaling af halleje skal ske til de af bestyrelsen anviste pengeinstitutter. Ved udbetalinger tegnes institutionen af bestyrelsens formand og kasserer. Er indskrevet under den nye 3 Institutionens ledelse. 14) Fordeling af sæsonens haltider, foregår på det såkaldte halfordelingsmøde. Simmelkær boldklub får tildelt 8 timer ugentligt inden den øvrige fordeling finder sted. Tidspunkt for næste års halfordelingsmøde, fastsættes også på dette møde. Sæsonen går fra 1/7-30/6. Opstår der uoverensstemmelse i forbindelse med timefordeling er halbestyrelsen den øverste myndighed. Halleje fastsættes hvert år af repræsentantskabet på det ordinære repræsentantskabsmøde. 12) Fordeling af haltider Fordeling af sæsonens haltider, foregår på det såkaldte halfordelingsmøde. Tidspunkt for næste års halfordelingsmøde, fastsættes også på dette møde. Sæsonen går fra 1/1-31/12. Opstår der uoverensstemmelse i forbindelse med timefordeling er institutionens ledelse den øverste myndighed. 15) En eventuel kiosk drives efter retningslinjer fra bestyrelsen. 13) Institutionens kiosk Institutionens kiosk drives efter retningslinjer fra institutionens ledelse. 16) Herning Byråd er berettiget til at afkræve institutionen oplysninger om ethvert forhold til belysning af, om institutionen og ejendommen drives på forsvarlig måde i overensstemmelse med formålet. Sammensætningen af institutionens repræsentantskab og bestyrelse og ændringen heri skal indberettes til byrådet. 14) Herning Kommunes berettigelse Herning Kommune er berettiget til at afkræve institutionen oplysninger om ethvert forhold til belysning af, om institutionen og ejendommen drives på forsvarlig måde i overensstemmelse med formålet.

7 17) Nye foreninger og afdelinger kan optages i repræsentantskabet efter anmodning. Afgørelse om optagelse træffes af repræsentantskabet. 15) Optagelse af nye foreninger Nye foreninger mv. kan anvende institutionens faciliteter efter anmodning. Afgørelse om anvendelse af institutionens faciliteter træffes af institutionens ledelse.