1 Navn og hjemsted Den selvejende institutions navn er S/I Ry Hallerne, der efterfølgende er benævnt RH. Hjemstedet er Skanderborg Kommune.

Transkript

1 S/I Ry Hallerne Vedtægter ændringer 1 Navn og hjemsted Den selvejende institutions navn er S/I Ry Hallerne, der efterfølgende er benævnt RH. Hjemstedet er Skanderborg Kommune. 2 Formål Det er RH s formål at opføre og drive haller, aktivitetslokaler, forsamlingsbygning og beslægtede lokaler i Skanderborg Kommune til brug ved idrætsaktiviteter samt afvikling af møder, udstillinger og andre kulturelle arrangementer. Det er RH s formål at opføre og drive faciliteter til brug for idrætsaktiviteter, møder og andre kulturelle arrangementer. 3 Grundlag RH er oprettet af ungdoms- og idrætsforeningernes samarbejds- og kontaktudvalg i den oprindelige Ry Kommune. 4 Repræsentantskabet a. Øverste myndighed RH's øverste myndighed er repræsentantskabet, der vælges af foreninger/institutioner hjemhørende i Skanderborg Kommune, der har været fast bruger i RH med mindst 1 time ugentlig inden for det seneste kalenderår. Kommunale institutioner kan dog ikke udpege repræsentanter. De berettigede foreninger/institutioner kan udpege mindst 1 og højst 6 repræsentanter på grundlag af sit timeforbrug i det seneste kalenderår. For hver påbegyndt 2 % af disse berettigede foreninger/institutioners samlede timeforbrug i det seneste kalenderår, kan disse foreninger/institutioner vælge 1 repræsentant, der skal udpeges personligt og være myndig. Timer i hal A inkl. mødelokale og hal B inkl. mødelokale tælles med en faktor 3. Timer i hal C inkl. mødelokale tælles med en faktor 2 og alle øvrige lokaletimer tælles med en faktor 1. RH s øverste myndighed er repræsentantskabet. Repræsentantskabet består af repræsentanter for de foreninger hjemmehørende i Skanderborg Kommune, der har været bruger i RH det seneste kalenderår. Foreningerne tildeles antal repræsentanter på baggrund af antallet af timer for det seneste kalenderår som følger: timer: 1 repræsentant, timer: 2 repræsentanter, timer: 3 repræsentanter, timer: 4 repræsentanter, timer: 5 repræsentanter og over timer: 6 repræsentanter. Antallet at timer i hal A, hal B, hal C, hal D, hal E, aktivitetslokalet, motionslokalerne og spinnelokalet udgør det samlede antal timer. Den enkelte repræsentant skal være myndig. b. Indkaldelse Indkaldelse til repræsentantskabsmøde sker ved brev til foreningerne/institutionerne med mindst 3 ugers varsel. Skriftlige forslag, der ønskes behandlet på repræsentantskabsmødet, og navn og adresse på de af foreningerne/institutionerne udpegede repræsentanter samt suppleanter for disse, skal være RH i hænde senest 2 uger før repræsentantskabsmødet. Dagsorden udsendes herefter til de udpegede repræsentanter senest 1 uge før repræsentantskabsmødet. Indkaldelse til repræsentantskabsmøde sker ved skriftlig henvendelse til foreningerne via e- mail senest 4 uger før repræsentantskabsmødet. Forslag, der ønskes behandlet på

2 repræsentantskabsmødet, skal i skriftlig form fremsendes til RH senest 2 uger før repræsentantskabsmødet. Dagsorden udsendes herefter til foreningerne senest 1 uge før repræsentantskabsmødet og offentliggøres på RH s hjemmeside. c. Stemmeret Stemmeret på repræsentantskabsmødet har de udpegede repræsentanter samt den siddende bestyrelse. Såfremt bare ét medlem af repræsentantskabet ønsker det, skal valg af bestyrelse, revisor samt suppleanter foregå ved skriftlig afstemning. Genvalg kan finde sted. Valg og øvrige afgørelser træffes ved simpelt flertal. I tilfælde af stemmelighed foretages ét omvalg, og ved fortsat stemmelighed foretages en lodtrækning. Stemmeret på repræsentantskabsmødet har de udpegede repræsentanter fra foreningerne samt bestyrelsen. Såfremt bare ét medlem af repræsentantskabet ønsker det, skal valg af bestyrelse samt suppleanter foregå ved skriftlig afstemning. Genvalg kan finde sted. Valg og øvrige afgørelser træffes ved simpelt flertal. I tilfælde af stemmelighed foretages ét omvalg, og ved fortsat stemmelighed foretages en lodtrækning. Der kan ikke stemmes med fuldmagt. d. Ordinært repræsentantskabsmøde Ordinært repræsentantskabsmøde afholdes hvert år inden udgangen af marts måned og de udpegede repræsentanter er medlemmer af repræsentantskabet indtil næste ordinære møde. De ordinære repræsentantskabsmøder afholdes med følgende dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent 2. Fremlæggelse af årsberetning 3. Fremlæggelse af årsregnskab til godkendelse 4. Indkomne forslag 5. Valg af bestyrelsesmedlemmer 6. Valg af 2 bestyrelsessuppleanter 7. Valg af registreret/statsautoriseret revisor 8. Eventuelt Mødereferat udarbejdes af halinspektøren og underskrives af dirigenten. Ordinært repræsentantskabsmøde afholdes hvert år inden udgangen af april måned. Det ordinære repræsentantskabsmøde afholdes med minimum følgende dagsorden: 1. Valg af dirigent 2. Fremlæggelse af årsberetning 3. Fremlæggelse af årsregnskab til godkendelse 4. Indkomne forslag 5. Fremlæggelse af budget til godkendelse 6. Valg af bestyrelsesmedlemmer 7. Valg af 2 bestyrelsessuppleanter 8. Eventuelt Mødereferat udarbejdes af referenten og underskrives af dirigenten. e. Vedtægtsændringer Vedtægtsændringer skal forelægges på repræsentantskabsmødet og godkendelse kræver mindst 2/3 af de fremmødte repræsentanters stemmer. Ændring af 5a vedrørende valg af bestyrelsesmedlemmer samt optagelse af lån forudsætter godkendelse af byrådet i Skanderborg Kommune. Vedtægtsændringer skal forelægges på repræsentantskabsmødet og godkendelse kræver mindst 2/3 af de fremmødte repræsentanters stemmer. f. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde Ekstraordinært repræsentantskabsmøde kan indkaldes af bestyrelsen eller såfremt mindst ½ af repræsentantskabet ønsker det. Indkaldelsen foretages af bestyrelsen og skal ske ved brev til de udpegede repræsentanter med mindst 2 ugers varsel med angivelse af dagsorden. Mødet skal afholdes senest 1 måned efter kravet herom er fremsat. Stemmeafgørelser er som ved de ordinære repræsentantskabsmøder.

3 Mødereferat udarbejdes af halinspektøren og underskrives af dirigenten. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde kan indkaldes af bestyrelsen eller såfremt mindst halvdelen af repræsentantskabet ønsker det. Indkaldelsen foretages af bestyrelsen og skal ske ved skriftlig indkaldelse til foreningerne med mindst 2 ugers varsel med angivelse af dagsorden. Mødet skal afholdes senest 1 måned efter kravet herom er fremsat til RH s bestyrelse. Stemmeafgørelser er som ved de ordinære repræsentantskabsmøder. Mødereferat udarbejdes af referenten og underskrives af dirigenten. 5 Bestyrelsen a. Daglig ledelse RH ledes af en bestyrelse på 5 medlemmer, der vælges blandt de udpegede repræsentanter på repræsentantskabsmødet for en 2-årig periode, således at der i lige år vælges 3 medlemmer og i ulige år 2 medlemmer. Bestyrelsesmedlemmerne, der skal være myndige, behøver ikke at være medlemmer af de foreninger/institutioner, der er brugere af RH s faciliteter. Bestyrelsen konstituerer sig selv efter hvert repræsentantskabsmøde med valg af formand, næstformand og økonomiansvarlig. Ved dispositioner, der efter RH s forhold er af usædvanlig art eller stor betydning, så som tilbygninger, ombygninger, større reparationer, større nyanskaffelser og låneoptagelse kræves accept fra mindst 3 bestyrelsesmedlemmer. Ved låneoptagelse kræves desuden accept fra Skanderborg Kommune. Bestyrelsen ansætter og afskediger halinspektøren, der har det daglige ansvar for udlejning, drift og bemanding af hallens faciliteter. I forbindelse med RH drives en café med spiritusbevilling. Denne kan oppebæres af halinspektøren eller en cafébestyrer/forpagter. Retningslinier for benyttelse af spiritusbevillingen skal godkendes af bestyrelsen. Ved bortforpagtning af caféen skal bestyrelsen have ubegrænset adgang til regnskabet for cafédriften. a. Overordnet ledelse RH ledes af en bestyrelse på 5 medlemmer, der vælges blandt de udpegede repræsentanter på repræsentantskabsmødet for en 2-årig periode, således at der i lige år vælges 3 medlemmer og i ulige år 2 medlemmer. Det enkelte bestyrelsesmedlem behøver ikke at være medlem af den pågældende forening, som vedkommende repræsenterer. Bestyrelsen konstituerer sig selv efter hvert repræsentantskabsmøde med valg af formand, næstformand og økonomiansvarlig. Bestyrelsen vælger endvidere registreret/statsautoriseret revisionsselskab. Ved dispositioner, der efter RH s forhold er af usædvanlig art eller stor betydning, så som tilbygninger, ombygninger, større reparationer, større nyanskaffelser og lånoptagelse kræves accept fra mindst 3 bestyrelsesmedlemmer. Optagelse af lån forudsætter godkendelse af Skanderborg Kommune. Bestyrelsen ansætter og afskediger lederen af RH, der varetager den daglige drift og ledelse af personale i RH. b. Bestyrelsesmøder Bestyrelsesmøde afholdes så ofte formanden eller mindst 2 bestyrelsesmedlemmer anser det for påkrævet. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 3 medlemmer er til stede, og beslutninger afgøres ved simpelt flertal. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. Halinspektøren deltager i bestyrelsesmøderne og udarbejder et mødereferat, som sendes til den øvrige bestyrelse senest 1 uge efter afholdt bestyrelsesmøde. Det efterfølgende bestyrelsesmøde indledes med godkendelse af det udsendte referat. Bestyrelsesmøde afholdes efter behov vurderet af bestyrelsen. Formanden eller mindst 2 bestyrelsesmedlemmer er berettiget til at foranledige indkaldelse til bestyrelsesmøde. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 3 medlemmer er til stede, og beslutninger afgøres ved simpelt flertal. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. Lederen af RH deltager i bestyrelsesmøderne og udarbejder et mødereferat, som

4 sendes til bestyrelsen umiddelbart efter afholdt bestyrelsesmøde. Det efterfølgende bestyrelsesmøde indledes med godkendelse af det udsendte referat. c. Økonomi RH s regnskabsår er fra 1. januar til 31. december. Bestyrelsen vælger en økonomiansvarlig, der sammen med formanden løbende fører tilsyn med økonomien og påtegner/godkender bilag. Halinspektøren foretager bogføring, fakturering og formueforvaltning efter anvisninger fra bestyrelsen/den økonomiansvarlige samt den valgte registrerede/statsautoriserede revisor. Det reviderede regnskab skal være formanden i hænde senest 1 uge før det ordinære repræsentantskabsmøde. Det underskrives af bestyrelsen og sendes til Skanderborg Kommune senest den 1. maj hvert år. RH tegnes af bestyrelsens formand eller 2 bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene skal være næstformanden. Der kan meddeles prokura til den økonomiansvarlige og/eller halinspektøren. Intet medlem af bestyrelsen kan modtage vederlag for deltagelse i bestyrelsesarbejdet. Dog kan der mod fornøden dokumentation udbetales godtgørelse efter gældende regler fra Told & Skat. RH s regnskabsår er fra 1. januar til 31. december. Den økonomiansvarlige fører løbende tilsyn med økonomien, herunder stikprøvevis bilagskontrol og -påtegning. Lederen af RH er ansvarlig for varetagelsen af bogføring, fakturering og formueforvaltning m.v. efter anvisninger fra bestyrelsen/den økonomiansvarlige samt den valgte registrerede/statsautoriserede revisor. Det reviderede regnskab skal være formanden i hænde senest 1 uge før det ordinære repræsentantskabsmøde. Det reviderede regnskab underskrives af bestyrelsen og sendes til Skanderborg Kommune senest den 1. maj hvert år. RH tegnes af bestyrelsens formand eller 2 bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene skal være næstformanden. Der kan meddeles prokura til den økonomiansvarlige og/eller lederen af RH. Intet medlem af bestyrelsen kan modtage vederlag for deltagelse i bestyrelsesarbejdet. Dog kan der mod fornøden dokumentation udbetales godtgørelse efter gældende regler fra Skat. 6 Hæftelse Hverken medlemmer af RH s bestyrelse eller de udpegede medlemmer af repræsentantskabet eller de tilknyttede foreninger/institutioner har andel i RH s formue eller overskud, ligesom disse heller ikke hæfter for RH s gæld eller et eventuelt driftsunderskud. RH kan ikke påtage sig kautionsforpligtelser over for andre personer, foreninger eller institutioner. 7 Ophør Forslag om opløsning af den selvejende institution S/I Ry Hallerne kan kun vedtages af 2 på hinanden følgende repræsentantskabsmøder med 2/3 af repræsentanternes flertal. Ved opløsning af den selvejende institution skal overskydende midler anvendes til idræts- og ungdomsaktiviteter i den oprindelige Ry Kommune efter bestemmelser truffet af det afsluttende repræsentantskab og godkendt af Byrådet i Skanderborg Kommune. Dato: 22. marts 2017 Underskrifter: Bestyrelsen for S/I Ry Hallerne Carsten Thrane Marlene Thanning Helms Knud Johansen

5 Jens Nellemann Harald Pedersen Dirigent, repræsentantskabsmødet Richardt Mortensen