Foreningskonsulenten. Fejl og mangler ved afstemninger i foreninger

Transkript

1 Fejl og mangler ved afstemninger i foreninger Sådan undgår I de fatale fejl ved jeres afstemninger! Copyright Foreningskonsulenten 2017

2 sådan undgår I dem Forord Almindelig sund fornuft er ikke særlig almindelig Baseret på mange års deltagelse ved generalforsamlinger i foreninger, har jeg gentagne gange observeret hvordan der igen og igen bliver begået fejl i forbindelse med skriftlige afstemninger. Det er efter min bedste overbevisning både synd og skam, da konsekvensen meget vel kan være, at afstemningsresultatet bliver underkendt. Det er også min overbevisning, at mange af disse fejl alene begås ud fra et manglende kendskab til mange af de praktiske forhold som ligger til grund for de skriftlige afstemninger. Jeg har set almindelige foreningsmedlemmer, som har påtaget sig hvervet som dirigent ved årets generalforsamling, svede bravt mens de forklarer medlemmerne resultatet af en afstemning, som de dybest set ikke selv forstod en pind af. Jeg har oplevet folk blive vrede og mange velmenende bestyrelsesmedlemmer følt sig magtesløse eller - nok mere korrekt -skuffede over en afstemning der gik dem imod; uden at de vidste, at de med et fingerknips kunne have fået resultatet af afstemningen underkendt. Derfor har jeg lavet dette koncept som omhandler det praktiske bag den skriftlige afstemning på generalforsamlingen. Med konceptet ønsker jeg at give bestyrelser, dirigenter, stemmetællere og medlemmer et værktøj til at minimere fejl og mangler ved det materiale I ønsker at bruge ved skriftlige afstemninger i jeres forening. I slutningen af konceptet beskriver jeg endvidere en række afprøvede arbejdsprocesser og nødvendigt udstyr som I også bør kende, hvis I ønsker at skabe troværdige afstemningsresultater på jeres generalforsamling. Disse arbejdsmetoder og værktøjer vil samtidig medvirke til at gøre hhv. dirigentens og stemmetællernes opgave så nem som mulig. Venlig hilsen Lars Bro Foreningskonsulenten

3 Indholdsfortegnelse Forord... 1 Indledning... 3 Hvorfor har man skriftlige afstemninger... 4 Klassiske fejl og mangler ved stemmesedler og håndteringen af disse... 5 Der er ingen stemmesedler... 5 De indkaldte bedes om selv at printe stemmesedlen ud fra en hjemmeside... 6 Det der skal stemmes om står trykt på stemmesedlen... 6 Stemmesedler sendes ud sammen med indkaldelsen (i elektronisk form)... 7 Stemmesedler sendes ud sammen med indkaldelsen (i trykt form)... 7 Stemmesedler der udleveres ved registrering af fremmøde... 8 Fejl og mangler ved stemmesedler der udleveres ved registrering af fremmøde... 8 Andre almindelige fejl omkring stemmesedler... 9 Der er ikke stemmesedler nok til alle stemmeberettigede fremmødte... 9 Udleverede ubrugte stemmesedler indsamles med henblik på genbrug... 9 Stemmesedler er ikke konstrueret så man kan gennemføre flere afstemninger... 9 Man beder medlemmerne om at sende deres printede og udfyldte stemmeseddel til f.eks. foreningens (eksterne) revisor Andre klassiske fejl omkring skriftlige afstemninger Stemmeberettigede der forlader generalforsamlingen før den er færdig registreres ikke 10 Medlemmer der ankommer for sent får udleveret en stemmeseddel, men registreres hverken på medlemslisten eller fremmødedokumentationen Sådan skaber I troværdighed omkring jeres afstemninger Sådan skal en god stemmeseddel være konstrueret Arbejdsmetoder og nødvendige værktøjer for afstemninger Fremmøderegistrering og udlevering af stemmesedler Arbejdsprocesser for dirigent og stemmetællere Værktøjer til hjælp for dirigenten Værktøjer til hjælp for stemmetællere Afslutning Om forfatteren Copyright Foreningskonsulenten

4 Indledning Har du nogen sinde været til en generalforsamling hvor: Der var vild kaos i forsamlingen efter en gennemført afstemning Medlemmerne sad tilbage med følelsen af at noget ikke var gået helt rigtigt til? Stemmetællere og dirigent måtte bruge rigtig meget tid på at finde et resultatet efter en afstemning Desværre er det noget som rigtig mange har oplevet. Nogle har måske tænkt, at sådan skal det nok være. Men det bør det bestemt ikke. Årsagerne til kaotiske eller direkte ulovlige afstemningsforhold i forbindelse med skriftlige afstemninger på foreningers generalforsamlinger kan være mange, men meget kan findes i manglende viden. Tænk bare på spørgsmål som: Hvor mange stemmesedler er der udleveret? Hvordan er en stemmeseddel korrekt udfyldt? Hvornår er en stemmeseddel ugyldig? Kan dirigenten gennemskue stemmetællernes system (hvis de da har et)? Er den anvendte stemmeseddel i virkeligheden ubrugelig hvis kravet til afstemningen ikke blev fremført som en begæring om en "skriftlig afstemning", men tværtimod som en "anonym afstemning"? Andre spørgsmål som: Må vi sende en stemmeseddel til medlemmerne sammen med indkaldelse? Må vi skrive medlemmernes navn og adresse på stemmesedlerne? Kan vi trykke det på stemmesedlen som vi skal stemme om? Og mange flere kan være med til at skabe stor forvirring omkring troværdig håndtering af begrebet Stemmesedler til brug for skriftlige afstemninger på foreningers generalforsamlinger. I dette koncept skal du lære om mange af de fejl der oftest begås i forbindelse med skriftlige afstemninger og hvad du helt præcist kan gøre for at undgå disse. I slutningen af konceptet vil jeg vise dig hvordan du kan konstruere et troværdigt og brugbart system som I fremover kan gennemføre jeres skriftlige afstemninger i foreningen efter. Copyright Foreningskonsulenten

5 Trods en stor lighed i mange foreningers vedtægter til kravet om hvornår der kan/skal afholdes skriftlig afstemning, vil det være for omfangsrigt at komme ind på de juridiske aspekter i dette, hvorfor konceptet her ikke omhandler dette. Hvorfor har man skriftlige afstemninger I mange foreningers vedtægter bliver der ofte nævnt forskellige forhold som kan udløse at en afstemning på foreningens generalforsamling skal være skriftlig. Men der nævnes stort set aldrig noget om krav til udformningen af materialet hvorefter den skriftlige afstemning skal gennemføres. Ligeledes omtales der endvidere sjældent nogle regler for hvordan stemmetællere skal udføre deres hverv. Lad det være sagt med det samme, at i mange foreninger hvor fremmødet ved foreningens generalforsamling er ganske sparsomt, klarer man sig fint med håndsoprækning. Det er først når et eller flere medlemmer, eller dirigenten, efter reglerne i foreningens vedtægter, fremsætter et ønske om at en afstemning skal gennemføres skriftligt, at det ofte går galt. Der kan være flere forskellige årsager til at nogen begærer skriftlig afstemning: Anonymitet Kravet om anonymitet er oftest det fremherskende ønske for skriftlig afstemning. Det høres dog (oftest som resultat af uvidenhed) almindeligvis udtalt som en begæring om en Skriftlig afstemning, hvilket senere, især efter gennemførelsen af denne (hvis resultatet går imod den der har begæret den skriftlige afstemning ) meget ofte fører til ævl og kævl som et resultat af misforståelsen. Troværdighed eller af betydende vigtighed for foreningen Hvis dirigenten er af den opfattelse at et emne der ønskes stemt om, er af vital interesse for foreningen, kan eller bør denne af hensyn til sagen altid begære en skriftlig afstemning. Personvalg Ved personvalg er der i mange foreningers vedtægter krav om at disse skal gennemføres skriftligt. Men der nævnes ofte i samme sætning intet om anonymitet i kravet, hvilket nok er et underforstået resultat af ønsket. Lad os med det samme slå det fuldstændig fast, at en skriftlig afstemning ikke er det samme som en anonym afstemning. Copyright Foreningskonsulenten