TÅRNBY KOMMUNE. Åbent referat. til Økonomiudvalget

Transkript

1 TÅRNBY KOMMUNE Åbent referat til Økonomiudvalget Mødedato: Onsdag den 14. marts 2018 Mødetidspunkt: 13:00 Mødelokale: Medlemmer: Afbud: 213, Mødelokale Allan S. Andersen, Carsten Fuhr, Dorthe Hecht, Heidi Ladegaard, Jan Jakobsen, Paw Karslund, Winnie Sørensen Ingen

2 Indholdsfortegnelse Punkter til dagsorden Side 1. Godkendelse af dagsorden Meddelelser Kastrup Gymnastikhal, indskudt etage, medfinansiering og tillægsbevilling Integrations- og beskæftigelsesambassadør Projekt Livslinje Decisionsskrivelse fra Beskæftigelsesministeriet vedr. revision af årsregnskab Ansættelse af ny områdeleder - LUKKET SAG Personsag - LUKKET SAG Ejendomssag - Forlængelse af lejemål - LUKKET SAG Ejendomssag - ændring af udlånsaftaler - LUKKET SAG Udvidelse af nattilladelse til Joe's Cafe - LUKKET SAG...16 Bilagsoversigt

3 Økonomiudvalget d Godkendelse af dagsorden Åben sag Sagsnr.: 17/26997 Sagsansvarlig: cel.of Fraværende: Afbud: INDSTILLING Kommunalbestyrelsens Sekretariat anbefaler over for Økonomiudvalget, at 1. dagsordenen godkendes. BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Godkendt. 2

4 Økonomiudvalget d Meddelelser Åben sag Sagsnr.: 17/26997 Sagsansvarlig: cel.of Fraværende: Afbud: BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Ingen. 3

5 Økonomiudvalget d Kastrup Gymnastikhal, indskudt etage, medfinansiering og tillægsbevilling Åben sag Sagsnr.: 17/2773 Sagsansvarlig: jmb.tf_slettet_1 Fraværende: Afbud: RESUMÉ Økonomiudvalget har ved tidligere indstillinger godkendt, at KG66 medfinansierer en indskudt etage og vinduer i den nye etage i gymnastikhallen på Kamillevej 5. Teknisk Forvaltning indstiller afsluttende bevillingspunkter til godkendelse. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Indstillingen fra d , blev tiltrådt, idet dog bevillingsmæssige forhold vedr skulle fremsendes efter at budget 2018 er vedtaget. Samlet skal KG66 medfinansiere projektet med kr. KG66 ønsker at betale kr. i 2018 og efterfølgende indgå en låneaftale med Tårnby kommune, hvor de over de næste ti år afbetaler de resterende kr. År Afbetaling pr. år Rest i indeværende år 2018 kr ,00 kr , kr ,00 kr , kr ,00 kr , kr ,00 kr , kr ,00 kr , kr ,00 kr , kr ,00 kr , kr ,00 kr , kr ,00 kr , kr ,00 kr , kr ,00 kr. - Projektet forventes færdigt i starten af april. På nuværende tidspunkt er de afsatte midler til uforudsete udgifter brugt. Derfor indstiller Teknisk Forvaltning, at der meddeles en tillægsbevilling på kr. til at dække den del af de tilkøbte vinduer, som Tårnby Kommune skal være med til at finansiere, jf. tidligere beslutning fra økonomiudvalget. ØKONOMI Der søges om følgende tillægsbevillinger på bevillingsniveau: Idrætsfaciliteter for børn og unge Udgifter kr. 4

6 Økonomiudvalget d Indtægter kr. I alt kr. Kommunalbestyrelsens Sekretariat udarbejder gældsbrev til KG66. PÅTEGNING Økonomi- og Planlægningsafdelingen fremsender til Økonomiudvalget, idet ovennævnte ikke giver anledning til yderligere bemærkninger. INDSTILLING Teknisk Forvaltning indstiller til Økonomiudvalget, 1. at der bevilges og frigives en tillægsbevilling på kr. 2. at der bevilges og frigives en indtægtsbevilling på kr. 3. at der indgås låneaftale med KG66. /BGR BILAGSFORTEGNELSE: 1 Åben Frigivelse af anlægsmidler og indtægter til indskudt etage i /17 gymnastikhallen 2 Åben Tillægs bevilling til kastrup gymnastikhal /17 3 Åben Kastrup Gymnastikhal, vinduer til sal fra indskudt dække /17 BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Tiltrådt. 5

7 Økonomiudvalget d Integrations- og beskæftigelsesambassadør Åben sag Sagsnr.: 18/557 Sagsansvarlig: CIV.SF Fraværende: Afbud: RESUMÉ Arbejdsmarkeds- og Sundhedsforvaltningen anmoder om tilladelse til at søge Styrelsen for International Rekruttering og Integration (SIRI) om midler til at ansætte en integrations- og beskæftigelsesambassadør. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Med aftalen om udmøntning af satspuljen for 2018 på integrationsområdet fremgår det, at der skal sættes et massivt fokus på den beskæftigelsesrettede integrationsindsats. Derfor får landets kommuner med denne pulje mulighed for at søge om kr. årligt svarende til ansættelse af en medarbejder, der skal fungere som integrations- og beskæftigelsesambassadør i kommunen fra den 1. august 2018 til den 31. december Ansøgningsfristen er den 3. april Formålet med puljen er at styrke den beskæftigelsesrettede integrationsindsats i de kommuner, som i de seneste år har modtaget mange flygtninge og familiesammenførte til flygtninge gennem ansættelse af kommunale integrations- og beskæftigelsesambassadører. Ambassadørerne skal støtte kommunerne i deres indsats med at skabe flest mulige ordinære jobs til flygtninge og familiesammenførte. Dette opnås bl.a. gennem succesfulde IGU-forløb, virksomhedspraktikker og job med løntilskud, hvor der er et godt match mellem flygtning og virksomhed, som tager udgangspunkt i virksomhedernes behov for arbejdskraft. Derfor skal ambassadørerne også sikre, at kontakten til virksomhederne styrkes, så virksomhederne oplever en hurtig og kvalificeret service i tæt dialog med kommunen. Arbejdsmarkeds- og Sundhedsforvaltningen har en forventning om, at denne ambassadør vil bidrage til, at flygtningenes mulighed for at blive fastholdt på arbejdsmarkedet øges. I dag har en del af de flygtninge, som er kommet på arbejdsmarkedet, enten mistet tilknytningen hertil eller haft ansættelse i midlertidige stillinger uden det har kunnet føre til en fastansættelse. ØKONOMI Der kan til projektet ansøges om kr. pr. år til en integrations- og beskæftigelsesambassadør fra 1. august 2018 til 31. december Det betyder, at der er mulighed for at ansøge om 1,000 fuldtidsstilling fra 1. august 2018, svarende til 0,417 fuldtidsstilling i 2018 og 1,000 fuldtidsstilling i 2019, 2020 og

8 Økonomiudvalget d Arbejdsmarkeds- og Sundhedsforvaltningen skal oplyse om at projektansøgninger er øremærket, og hvis projektet godkendes af SIRI vil udgifterne til ansættelsen være finansieret. PÅTEGNING Den 1. marts 2018 Organisations- og personaleafdelingen fremsender sagen til Økonomiudvalget uden yderligere bemærkninger, idet der er tale om en udgiftsneutral projektansættelse. INDSTILLING Arbejdsmarkeds- og Sundhedsforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget, 1. at give tilladelse til at Jobcenteret søger denne pulje. 2. at godkende og frigive den midlertidig opnormering på 0,417 fuldtidsstilling i 2018, og 1,000 fuldtidsstilling i budgetoverslagsårene 2019, 2020 og 2021, hvis ansøgningen bliver godkendt af Styrelsen for International Rekruttering og Integration. /kam BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Tiltrådt. Paw Karslund ønskede, at målgruppen oplyses om muligheden for repatriering. 7

9 Økonomiudvalget d Projekt Livslinje Åben sag Sagsnr.: 18/1414 Sagsansvarlig: abu.as Fraværende: Afbud: RESUMÉ Plejehjemmet Ugandavej ønsker at anskaffe en dekorationsvæg til dialog mellem beboere, pårørende og ansatte. Der søges om at indgå samarbejde med Enter-In (Skiltebanden ApS), som vil søge fondsmidler til et projekt og herved gøre etableringen af væggen udgiftsneutral for plejehjemmet. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Livslinje-projektet er et erindringsprojekt for ældre og demente borgere, hvor der etableres en 20 meter lang dekorationsvæg, som består af magnetiske plancher. Plancherne er påtrykt vigtige historiske begivenheder, som kan skabe dialog mellem beboere og deres pårørende og med personalet. Dekorationsvæggen vil have påtrykt en tidslinje for de sidste 100 år med billeder, tegninger og tekst om de vigtigste samfundsmæssige og kulturelle begivenheder og lægge op til et utal af spørgsmål, som kan skabe dialog, som fx Kan du huske månelandingen?, Hvornår fik du fjernsyn? og Hvordan oplevede du, da Dronning Margrethe blev dronning? Hver beboer får personlige magnetiske LIVS-brikker, som kan sættes på væggen. På den måde sættes de personlige begivenheder i sammenhæng og skaber grobund for dialog. Beboere, pårørende og medlemmer af Ældresagen inviteres til workshop, hvor begivenhederne til tidslinjen udvælges. Enter-In (Skiltebandens ApS) bistår med ansøgning af fondsmidler. ØKONOMI Projektet søger støtte fra fondsmidler fra fx Nordea-, LOA- og Velux-fonden og bliver udgiftsneutralt for plejehjemmet. Lykkedes det ikke at skaffe midler, bortfalder projektet. INDSTILLING Arbejdsmarkeds- og Sundhedsforvaltningen indstiller til Sundheds- og Omsorgsudvalget, at udvalget overfor Økonomiudvalget anbefaler, 1. at godkende samarbejdet mellem Plejehjemmet Ugandavej og Enter-In (Skiltebanden ApS) om LIVS-linje projektet. 2. at godkende at forvaltningen søger fondsmidler til dækning af udgifter til projektet. /kam 8

10 Økonomiudvalget d BILAGSFORTEGNELSE: 1 Åben Projektoplæg 47061/18 2 Åben Livslinie illustration 16905/18 3 Åben Budget LIVSlinie-projekt 46801/18 BESLUTNING I SUNDHEDS- OG OMSORGSUDVALGET DEN Tiltrådt. Sagen videresendes til Økonomiudvalget. BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Tiltrådt. 9

11 Økonomiudvalget d Decisionsskrivelse fra Beskæftigelsesministeriet vedr. revision af årsregnskab 2016 Åben sag Sagsnr.: 18/5482 Sagsansvarlig: mhe.of Fraværende: Afbud: RESUMÉ Fra Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering, Beskæftigelsesministeriet, er modtaget decisionsskrivelse af vedrørende kommunens revisionsberetning for 2016 på områder med statsrefusion. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering har gennemgået revisionsberetningen på Beskæftigelsesministeriets vegne og har overvejende taget stilling til revisors bemærkninger af betydning for statsrefusion og tilskud på Beskæftigelsesministeriets sagsområder. Styrelsen vurderer det som kritisabelt, at der i lighed med sidste år er konstateret væsentlige mangler i sagsbehandlingen, om manglende rettidighed på området ledighedsydelse, manglende rettidighed i forbindelse med anvendelsen af Min Plan, manglende vurdering af uarbejdsdygtighed ved sygedagpenge og jobafklaringsforløb, manglende forelæggelse af sager for rehabiliteringsteamet, manglende opfølgning efter aktivlovens 10 og i forbindelse med undtagelser for 225 timers reglen. Styrelsen er opmærksom på, at det fremgår af redegørelser fra Arbejdsmarkeds- og Sundhedsforvaltningen behandlet i Kommunalbestyrelsen den 29. august 2017, at der på alle områder er iværksat en række tiltag for at rette op på den manglende kvalitet i sagsbehandlingen. Da kommunens revisor flere gange i tidligere regnskabsår har fremhævet og bemærket flere væsentlige fejl i kvaliteten i sagsbehandlingen i Tårnby Kommune, har styrelsen anmodet om at redegørelse for effekten for de allerede iværksatte tiltag, samt en redegørelse for de evt. nye tiltag som vil blive iværksat som følge af evalueringen af den igangsatte indsats. Decisionsskrivelsen har været til udtalelse i forvaltningerne, og redegørelsen er vedlagt som bilag 1. INDSTILLING Kommunalbestyrelsens Sekretariat indstiller til Økonomiudvalget, at udvalget over for Kommunalbestyrelsen anbefaler, 1. at Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekrutterings bemærkninger meddelt i brev af tages til efterretning, og 2. at redegørelse fra Arbejdsmarkeds- og Sundhedsforvaltningen tages til efterretning. 10

12 Økonomiudvalget d jse BILAGSFORTEGNELSE: 1 Åben AS - Udtalelse vedr. Beskæftigelsesministeriets decisionsskrivelse Åben Beskæftigelsesministeriets decisionsskrivelse for regnskabsåret Tårnby Kommune.pdf 58107/ /18 BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Indstillingen anbefales overfor Kommunalbestyrelsen. BESLUTNING I KOMMUNALBESTYRELSEN DEN Indstillingen tiltrådt. 11

13 Økonomiudvalget d Ansættelse af ny områdeleder - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 18/6766 Sagsansvarlig: kre.of Fraværende: Afbud: 12

14 Økonomiudvalget d Personsag - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 14/37286 Sagsansvarlig: mes.of_slettet_1 Fraværende: Afbud: 13

15 Økonomiudvalget d Ejendomssag - Forlængelse af lejemål - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 02/693 Sagsansvarlig: cni.of Fraværende: Afbud: 14

16 Økonomiudvalget d Ejendomssag - ændring af udlånsaftaler - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 17/14525 Sagsansvarlig: yvk.of Fraværende: Afbud: 15

17 Økonomiudvalget d Udvidelse af nattilladelse til Joe's Cafe - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 18/5337 Sagsansvarlig: cel.of Fraværende: Afbud: 16

18 Økonomiudvalget d Bilagsoversigt 3. Kastrup Gymnastikhal, indskudt etage, medfinansiering og tillægsbevilling 1. Frigivelse af anlægsmidler og indtægter til indskudt etage i gymnastikhallen (102196/17) 2. Tillægs bevilling til kastrup gymnastikhal (204218/17) 3. Kastrup Gymnastikhal, vinduer til sal fra indskudt dække (296711/17) 5. Projekt Livslinje 1. Projektoplæg (47061/18) 2. Livslinie illustration (16905/18) 3. Budget LIVSlinie-projekt (46801/18) 6. Decisionsskrivelse fra Beskæftigelsesministeriet vedr. revision af årsregnskab AS - Udtalelse vedr. Beskæftigelsesministeriets decisionsskrivelse 2016 (58107/18) 2. Beskæftigelsesministeriets decisionsskrivelse for regnskabsåret Tårnby Kommune.pdf (46920/18) 17

19 Bilag: 3.1. Frigivelse af anlægsmidler og indtægter til indskudt etage i gymnastikhallen Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 14. marts Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /17

20 Økonomiudvalget d Frigivelse af anlægsmidler og indtægter til indskudt etage i gymnastikhallen Åben sag Sagsnr.: 17/2773 Sagsansvarlig: jmb.tf Fraværende: Afbud: Allan Andersen RESUMÉ Der er på investeringsoversigten afsat 1,0 mio. kr. til en indskudt etage i Kastrup Gymnastiksal. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Teknisk Forvaltning søger om frigivelse af midlerne til etableringen af et indskudt dæk, som skal indeholde mødelokale, kontor og loungeområde. ØKONOMI KG66 har givet tilsagn om at medfinansiere projektet efter aftale med kr. idet Tårnby Kommune fortsat ejer og har den overordnede brugsret til hele Kastrup Gymnastikhal, inklusive det indskudte dæk. KG66 s medfinansiering skal dække for halvdelen af anlægsbudgettet op til , idet der af klubbens bidrag skal indbetales 17,5 procent til den kommunale momsudligningsordning. Teknisk Forvaltning ansøger om tillægsbevilling på kr., eksklusive moms, som kommunen kan anvende til projektet, svarende til forventet skønnet indtægtsbevilling. Når anlægsregnskab for projektet foreligger, vil Økonomiudvalget blive ansøgt om indtægtstillægsbevilling svarende til det faktiske halve bidrag ekskl. momsudligning. Såfremt projektet gennemføres for under kr. vil der ligeledes blive fremsendt ansøgning om en minus tillægsbevilling svarende til den faktiske indtægt. Der søges en tillægsbevilling til anlægsprojekt medfinansiering af Kastrup Gymnastikhal på følgende bevillingsniveau: Idrætsfaciliteter for børn og unge kr. PÅTEGNING Økonomi- og Planlægningsafdelingen fremsender til Økonomiudvalget, idet ovennævnte ikke giver anledning til yderligere bemærkninger. INDSTILLING Teknisk Forvaltning indstiller til Økonomiudvalget, 1. at der søges en tillægsbevilling på kr. til anlægskonto Medfinansiering af Kastrup Gymnastikhal. 2. at der frigives kr. til anlægskonto Medfinansiering af Kastrup Gymnastikhal. 1

21 Økonomiudvalget d /BGR BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Tiltrådt. 2

22 Bilag: 3.2. Tillægs bevilling til kastrup gymnastikhal Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 14. marts Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /17

23 Økonomiudvalget d Tillægs bevilling til kastrup gymnastikhal Åben sag Sagsnr.: 17/2773 Sagsansvarlig: jmb.tf Fraværende: Afbud: RESUMÉ Der ansøges om en tillægsbevilling til at realisere projektet omkring en indskudt etage i Kastrup Gymnastikhal. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Der søges om en tillægsbevilling til realisering af indskudt etage i Kastrup Gymnastikhal. Anmodning om tillægsbevilling skyldes, at der har været prisstigninger inden for byggebranchen på % det seneste år. På grund af de høje priser i første udbudsrunde, valgtes det at sende projektet i udbud igen, med et håb om en billigere pris. Prisen blev billigere i anden runde, men tidsplanen er ikke blevet overholdt. Derfor vil projektet først blive færdig i februar/marts måned Der er afsat 2 mio. kr. til projektet, hvor Kommunen finansierer 1 mio. kr. og KG 66 finansierer 1 mio. kr. Dog skal der momsreguleres af den 1 mio. kr., som KG66 finansierer med. Momsregulering er 17,5 %, hvilket betyder, at der reelt er kr. til projektet. Den samlede udgift til projektet er kr., inkl. rådgivning, faste udgifter, uforudsigelige udgifter og entreprisen. Det betyder, at der er et underskud på kr. Afsat beløb Afsat i fra Kommunen Afsat fra Gymnastikklubben KG 66 Licitations resultater Entreprise Fast udgifter Omkostninger (forsikring, tilladelser, tilslutninger mm.) Uforudsigelig Rådgivning (Admin., honorar og udlæg) kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 1

24 Økonomiudvalget d Samlet Underskud kr ,00 kr ,00 Efter andet udbud, har KG66 ønsket at merfinansiere de kr. med henblik på at bibeholde balkonen i projektet. De kr. svarer til prisen for balkonen, ud fra tilbudslisten. KG66 forhøjede egenbetaling skal også afmomses med 17,5% = kr. Det pointeres i skriftlig aftale med KG66, at kommunen i hele forløbet er ejer af det samlede anlæg Kastrup Gymnastikhal. ØKONOMI Der søges om en tillægsbevilling til anlægsprojektet på følgende bevillingsniveau: Idrætsfaciliteter for børn og unge kr. Når anlægsregnskab for projektet foreligger, vil Økonomiudvalget blive ansøgt om en indtægtsbevilling svarende til det faktiske bidrag fra KG66 ekskl. momsudligning. KG66 vil i 2018 afregne kr. Der udover vil KG66 ansøge Tårnby Kommune om en låneordning på de resterende over 10 år. INDSTILLING Børne- og Kulturforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget 1. at KG66 indgår en låneaftale på kr. over 10 år. 2. at der søges en tillægsbevilling på kr. med henblik på snarlig opstart af projektet. Tillægsbevillingen modsvares af en mer-medfinansiering fra KG på kr. (som skal afmomses) 3. at der i en 10-årig periode, begyndende i 2018, kalkuleres med en udgift/indtægt på kr. i forbindelse med lånet til KG at der meddeles en indtægtsbevilling på kr. (som skal afmomses) i primo projektet igangsættes hurtigst muligt, men da byggeriet under alle omstændigheder først vil kunne færdiggøres primo 2018 vil der blive fremsendt en ansøgning om budgetregulering 2017/2018 2

25 Økonomiudvalget d /SHJ BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Tiltrådt, idet dog bevillingsmæssige forhold vedr fremsendes efter Budget 2018 er vedtaget. 3

26 Bilag: 3.3. Kastrup Gymnastikhal, vinduer til sal fra indskudt dække Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 14. marts Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /17

27 Økonomiudvalget d Kastrup Gymnastikhal, vinduer til sal fra indskudt dække Åben sag Sagsnr.: 17/2773 Sagsansvarlig: JNL.HB.UK Fraværende: Afbud: RESUMÉ Arbejdet med et indskudt dæk i Kastrup Gymnastikhal er i fuld gang og er færdigt primo Umiddelbart inden påbegyndelsen af byggeriet blev KG66 opmærksomme på, at vinduerne fra det indskudte dæk ind til hallen var sparet væk. Efter ønske fra KG66, som forvaltningen har forståelse for, er der tilkøbt en ydelse der sikrer at der kommer vinduer som oprindeligt projekteret. Vinduerne, inklusive montering, koster kr. eksklusive moms. Kultur- og Fritidsudvalget anmodes om at godkende finansieringen af vinduerne, i det beslutningen fremsendes til endelig godkendelse i Økonomiudvalget. Nærværende sagsfremstilling er udarbejdet i samarbejde mellem Kultur- og Fritidsafdelingen og Teknisk Forvaltning. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Konceptet i forbindelse med finansieringen af det indskudte dæk i Kastrup Gymnastikhal har været at KG66 finansierer den ene halvdel af udgifterne, Tårnby Kommune den anden halvdel, i det Tårnby Kommune er bygherre, og nu og fremadrettet har den fulde dispositionsret over hallen via Folkeoplysningsudvalget. ØKONOMI I fortsættelse af den hidtidige finansieringsmodel er det aftalt at KG66 betaler halvdelen af prisen for de i alt 4 vinduer. Det drejer sig om kr. inklusive moms. Tårnby Kommune betaler den anden halvdel svarende til ca kr. eksklusive moms. Det foreslås at KG66 bidraget meddeles projektet som en tillægsbevilling primo Det foreslås endvidere at stillingtagen til finansiering af Tårnby Kommunes andel af merudgifter til vinduer på ca kr. afventer projektets færdiggørelse og anlægsregnskabet til foråret 2018 idet Tårnby Kommune som bygherre og bygningsejer er ansvarlig for uforudseelige udgifter i forbindelse med projektet. PÅTEGNING Rent budgetteknisk giver dagsordenspunktet ikke anledning til bemærkninger fra Økonomi- og Planlægningsafdelingen. INDSTILLING Børne- og Kulturforvaltningen indstiller til Kultur- og Fritidsudvalget, 1. at tilkøbet af vinduer godkendes og konteres på projektet 1

28 Økonomiudvalget d at KG66 bidrag til vinduerne på kr. inklusive moms betales og meddeles projektet og frigives som en tillægsbevilling primo at finansieringen af kommunens del af vinduerne på kr. eksklusive moms afventer anlægsregnskabet til foråret at sagen fremsendes til endelig godkendelse i Økonomiudvalget /SHJ BESLUTNING I KULTUR- OG FRITIDSUDVALGET DEN Tiltrådt. BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Tiltrådt. 2

29 Bilag: 5.1. Projektoplæg Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 14. marts Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 47061/18

30 Tårnby den Indstilling til kommunalbestyrelsen i Tårnby kommune vedr. LIVSlinje på Ugandavejs plejehjem Ugandavejs plejehjem har et samarbejde med Enter-in i forhold til et spændende projekt til glæde for demente beboere og andre. Der er aftale om, at Enter-In bistår med at ansøge fonde for at skaffe midler til projektet. Følgende fonde kan være relevante: Nordeafonden Vi støtter gode liv. - LOA-fonden Kulturaktivitetspladser - Velux-fonden Aktive ældre - Veluxfonden fordrer, at der inddrages frivillige aktive ældre, hvorfor Ældresagen og pårørende inviteres til at indgå aktivt i projektet. Beskrivelse af LIVSlinje-projektet - Dekoration som understøtter værdighed og erindringer. - Dekoration som giver stik-ord til borgere med demens mhp dialog med indhold. Den primære målgruppe er beboere med demens på Ugandavejens plejehjem og deres pårørende. Sekundært er andre beboere samt borgere omkring plejehjemmet, da LIVSlinjen monteres ved indgangen til plejehjemmet og herved åbner sig op ud ad til. Projektet kan anvendes i sammenhæng med Min livshistorie MLH.dk, som kommunen har valgt at gå aktivt ind i. Det overordnede mål er at skabe mere værdighed gennem dekoration med mening, som skaber tryghed, genkendelighed og erindring for borgere med demens. Ugandavejs plejehjem indgår som samarbejdspartner i projektet, da plejehjemmet allerede har gennemført analyser og har påbegyndt tiltag, hvor dekorationen understøtter det ønskede miljø for beboere med demens. Der er blevet etableret erindringsmiljøer, som understøtter en værdig dialog med beboere med demens. Udsnit af værdigrundlag for Ugandavejs plejehjem: Hver enkelt beboer har værdifulde ressourcer både personligt og kulturelt. Derfor er det væsentligt at vi arbejder med beboerens livshistorie både på et personligt plan (Livets gang) men også på et samfundsmæssigt plan, således at beboeren oplever værdifuldhed, kan give traditioner videre og derved oplever livets kontinuitet samt at netop beboerens liv er væsentligt og værdifuldt og derfor også er væsentligt for kommende generationer. Skal beboeren bevare så meget som muligt af sin personlighed, sine interesser, færdigheder og aktiviteter, sine personlige rutiner og levevis, må vi som medarbejdere kende til beboerens liv og færden. Dette kendskab opnås bl.a. gennem indflytningssamtalen, det daglige fællesskab, samværet og aktiviteter. Her skal være plads og rum til alle, ældre har færdigheder, vi alle kan lære af og drage nytte af og vi skal flytte fokus fra sygdom og diagnose til i stedet at se på det HELE menneske.

31 Mennesket er livet igennem i konstant samspil med sine omgivelser, hvormed det udvikler sine egne egenskaber, sin personlighed og sit særpræg. Udendørs Livs-Linje med årstal og begivenheder Der etableres en dekoration på ca. 20 m. langs flisegangen ved indgangen til plejehjemmet (ud for den del af bygningen, hvor ikke er vinduer): Dekorationen består af en magnetisk planche, hvor der er påtrykt en tidslinje for de sidste 100 år med billeder / tegninger / kort tekst om de vigtigste begivenheder samfundsmæssigt, kulturelt, mv. Dette giver mulighed for et utal af spørgsmål, som kan skabe dialog mellem beboere/borgere med demens og deres pårørende / personale. Kan du huske månelandingen? Hvornår fik du fjernsyn? Hvordan oplevede du, da Dronning Margrethe blev dronning? Beboerne får en lille udflugtsmulighed ud i frisk luft, hvor der er noget spændende at se på. Og LIVSlinjen vil kunne tiltrække fx børnehaver og skolebørn, som kan snakke om historien. Herved kan de ældre og børn få en fælles aktivitet i lokalmiljøet. Hver beboer får personlige Livs-brikker (med magnet), som kan sættes på Livs-linjen. På den måde sættes de personlige begivenheder i sammenhæng med samfundsudviklingen, og dette skaber god grobund for dialog. Medlemmer af ældresagen, pårørende og beboere inviteres til workshop, hvor begivenhederne til tidslinjen udvælges. Projektleder hos Enter-In (Skiltebanden ApS) er Markus Priess.

32 Bilag: 5.2. Livslinie illustration Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 14. marts Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 16905/18

33

34 Bilag: 5.3. Budget LIVSlinie-projekt Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 14. marts Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 46801/18

35 Plejehjem Ugandavej - Budget Budget post Beskrivelse Budget - enheder Budget kr. Moms Udgift incl moms Projektkoordination Projektdesign og koordination - 50 timer Statens takst ca 950 kr Timer til personalet på plejehjemmet Ugandavej Projektgruppe, koordinering med pårørende med hensyn til materiale til LIVSlinje og stikord mv - 75 timer Gs. 250 kr Udgifter til afholdelse af workshop for personale Oplæg, materialer, forplejning, timeforbrug for personale, mv. workshops a 2 timer for hele personalet Udgifter til møder / workshop for de pårørende og beboerne Oplæg, materialer, forplejning, timeforbrug for personale, mv Kørsel e. statens takst Kørsel til møder, workshops, dekoration, mv. Kørsel til Ugandavej og retur - statens takst Tidslinje research 50 timer 400 kr pr. time grafisk arbejde 150 timer 700 kr. Pr time stikord 32 boliger - stikord til alle 700 pr. sæt af 10 stk produktion udendørs væg 20 m væg ude 20 m2 *3000 kr Belysning af LIVSlinjer anslået I ALT

36 Bilag: 6.1. AS - Udtalelse vedr. Beskæftigelsesministeriets decisionsskrivelse 2016 Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 14. marts Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 58107/18

37 CVR TÅRNBY KOMMUNE Arbejdsmarkeds- og Sundhedsforvaltningen DATO DERES REF. VORES REF. DIREKTE NR / /17 Tfi.as Udtalelse vedr. Beskæftigelsesministeriets decisionsskrivelse I forbindelse med STARs decisionsskrivelse vedrørende Tårnby Kommunes revisionsberetning for regnskabsåret 2016, har Arbejdsmarkeds- og Sundhedsforvaltningen følgende bemærkninger: Forvaltningen erkender, at der i 2016 har været en række fejl i sagsbehandlingen, som er påpeget i såvel revisionsberetningen for 2016 som decisionsskrivelsen. På den baggrund er iværksat et omfattende arbejde for at rette op på de konstaterede fejl, herunder en markant udvidelse af antallet af sager, som er indgået i ledelsestilsynet. Revisionsberetningen for 2017 foreligger ikke i skrivende stund, men tilbagemeldingen fra revisor er, at kvaliteten i sagsbehandlingen er mærkbart forbedret. Forvaltningens månedlige ledelsestilsyn viser ligeledes en positiv udvikling ift. samtlige kritikpunkter fra 2016 dog med undtagelse af forelæggelse af sager for rehabiliteringsteamet, hvor en ændret arbejdstilrettelæggelse viste sig ikke at have den ønskede effekt. Manglende rettidighed på området for ledighedsydelse I foråret 2017 har kommunen foretaget en organisatorisk omstrukturering af visse sagsbehandlergrupper, herunder varetagelsen af ledighedsydelse. Derved sikres et bedre grundlag for sparring om den jobrettede indsats, som højner kvaliteten i sagsbehandlingen. I forlængelse af omstruktureringen blev samtalehyppigheden indskærpet overfor sagsbehandlerne. Alle sagsbehandlere har deltaget i et internt kompetenceudviklingsprojekt for at styrke brugen af adviser som styringsværktøj. Afslutningsvis er indført en retningslinje, hvor alle samtaler afsluttes med bookning af borgerens næste samtale. Manglende rettidighed i forbindelse med anvendelse af Min Plan For at sikre korrekt og rettidig anvendelse af Min Plan har alle relevante sagsbehandlere modtaget både en individuel vurdering og tilbagemelding på opmærksomhedspunkter samt særlige risici med afsæt i de konkrete sagsstammer. Derudover har alle sagsbehandlere modtaget særskilt undervisning i Min Plan medio Undervisningen gentages i første halvdel af 2018, både af repetitionshensyn for de sagsbehandlere, som har været igennem, men også for at sikre oplæring af nyansatte. Manglende vurdering af uarbejdsdygtighed ved sygedagpenge og jobafklaringsforløb Forholdet om manglende vurdering af uarbejdsdygtighed drejede sig i 2016 primært om, at vurderingerne var mangelfulde og ikke, at de manglede. I løbet af 2017 har vurdering af uarbejdsdygtighed været et fast punkt på ugentlige møder i det relevante team, for at sikre en korrekt og fælles forståelse af kravene til vurderingen. Yderligere er der afholdt undervisning i den praktiske udførsel af vurderingerne og hvornår de lovgivningsmæssige kriterier er opfyldt. Det skal bemærkes, at undervisningen er foretaget i sidste halvår af 2017, og derfor i højere grad vil slå igennem i form af forbedret kvalitet i sagerne for sidste halvdel af Manglende forelæggelse af sager for rehabiliteringsteamet Det har også i 2017 været en udfordring at forelægge sager for rehabiliteringsteamet inden for fire uger. Efter et mislykket forsøg på at effektivisere mødeafviklingen afdækkes derfor aktuelt, hvordan rettidigheden kan sikres fremadrettet. TÅRNBY RÅDHUS Amager Landevej 76, 2770 Kastrup Mail: kommunen@taarnby.dk Man-ons 10-14, tors , fre I øvrigt tidsbestilling efter aftale

38 TÅRNBY KOMMUNE Manglende opfølgning efter Aktivlovens 10 Forvaltningen erkender, at den økonomiske opfølgning i nogle tilfælde ikke er sket rettidigt, men påpeger ligeledes, at der ikke er fundet eksempler på manglende opfølgning. Selvom langt de fleste opfølgninger er sket rettidigt, er det indskærpet overfor sagsbehandlerne, at opfølgningen naturligvis skal ske rettidigt fremover. Der er desuden implementeret nye procedurer for løbende behandling af såkaldte indkomst-adviser, som ligeledes vil sikre rettidig opfølgning. Manglende opfølgning i forbindelse med undtagelser for 225 timers reglen Der er i 2017 iværksat intern undervisning og efterfølgende afsat tid i alle sagsbehandleres kalendere, for at sikre en gennemgang af alle sager i forhold til en individuel og konkret vurdering af eventuel undtagelse for 225 timers reglen. Der er ydermere indført en eksplicit arbejdsgang på området medio 2017, der fremadrettet sikrer en konkret og individuel vurdering af undtagelse fra 225-timers reglen. Venlig hilsen Mikkel Flatau Sekretariatschef / Thomas Fich Faglig Koordinator 2

39 Bilag: 6.2. Beskæftigelsesministeriets decisionsskrivelse for regnskabsåret Tårnby Kommune.pdf Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 14. marts Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 46920/18

40 Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering Njalsgade 72A DK-2300 Kbh S Tårnby Kommune Att.: Kommunalbestyrelsen Amager Landevej Kastrup Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering Njalsgade 72A 2300 København S T: E: star@star.dk Dato: J. Nr. 17/06012/4/ral Decisionsskrivelse vedrørende beretning om revision af de sociale regnskaber for 2016 på områder med statsrefusion for Tårnby Kommune Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering har gennemgået revisionsberetningen på Beskæftigelsesministeriets vegne og har overvejende taget stilling til revisors bemærkninger af betydning for statsrefusion og tilskud på Beskæftigelsesministeriets sagsområder. Det skal bemærkes, at denne decisionsskrivelse ikke afskærer styrelsen fra på et senere tidspunkt at undersøge yderligere forhold vedrørende regnskabsåret 2016, herunder eventuelt kræve berigtigelse af uberettiget modtaget refusion vedrørende Resultat af gennemgangen på Beskæftigelsesministeriets område Revisor har ikke forbehold på Beskæftigelsesministeriets område. Styrelsen vurderer det dog som kritisabelt, at der i lighed med sidste år er konstateret væsentlige mangler i sagsbehandlingen, om manglende rettidighed på området ledighedsydelse, manglende rettidighed i forbindelse med anvendelsen af Min Plan, manglende vurdering af uarbejdsdygtighed ved sygedagpenge og jobafklaringsforløb, manglende forelæggelse af sager for rehabiliteringsteamet, manglende opfølgning efter aktivlovens 10 og i forbindelse med undtagelser for 225 timers reglen. Styrelsen er opmærksom på, at det fremgår af redegørelser fra Arbejdsmarkeds- og Sundhedsforvaltningen behandlet i Kommunalbestyrelsen den 29. august 2017, at der på alle områder er iværksat en række tiltag for at rette op på den manglende kvalitet i sagsbehandlingen. Henset at kommunens revisor flere gange i tidligere regnskabsår har fremhævet og bemærket flere væsentlige fejl i kvaliteten i sagsbehandlingen i Tårnby Kommune, skal styrelsen derfor bede kommunen inden for en måned redegøre for effekten af de allerede iværksatte tiltag. Ligeledes skal styrelsen bede kommunen inden for en måned redegøre for de evt. nye tiltag, som vil blive iværksat som en følge af en evaluering af den igangsatte indsats.

41 Ved gennemgangen af revisionsberetningen for Dragør Kommune for regnskabsåret 2016, er styrelsen blevet opmærksom på det gode initiativ, som Dragør Kommune har iværksat med tværgående møder med deltagelse af relevante fagchefer mv. fra både Dragør og Tårnby Kommuner, samt begge kommuners revisionsselskaber. Styrelsen bakker op om denne form for tværgående møder, og forventer at disse møder vil afholdes løbende i forventning om, at opnå den nødvendige kvalitet i sagsbehandlingen. Styrelsen har ved flere lejligheder bemærket, at manglende rettidighed inden for de fleste områder er et generelt problem på landsplan. Styrelsen skal derfor bede revisor generelt være opmærksom på, at der bliver fulgt op på områder, hvor dette gør sig gældende. Styrelsen skal desuden bede revisor være særligt opmærksom på at størrelsen af stikprøven ved gennemgangen af personsager. Styrelsen forventer, at stikprøvens størrelse tager udgangspunkt i den samlede revision af Tårnby Kommune, herunder kommunens forretningsgange og interne kontrolprocedure. Desuden forventer styrelsen, at størrelsen af stikprøven er valgt ud fra en kombination af konkrete og generelle erfaringer med fejlrisiko inden for de enkelte hovedområder samt ud fra et væsentlighedskriterium, hvor der indgår forhold af økonomisk, sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter. Revisionserklæringer vedrørende de sociale it-systemer På tidspunktet for afslutningen af revisionen var der modtaget revisionserklæringer for KMD Dagpenge, KMD Pension og KMD Aktiv. Styrelsen forventer, at revisor har påset, at der i de modtagne erklæringer ikke har været forhold, der har givet anledning til yderligere revision. For så vidt angår de øvrige it-systemer forventer styrelsen, at revisor påser, at de nødvendige erklæringer bliver indhentet og påser, at der ikke er forhold, der giver anledning til yderligere revision. Styrelsen skal bede revisor redegøre for forholdet i næste årsberetning. Fravalg Styrelsen minder om, at revisor konkret skal redegøre for fravalg af personsagsgennemgangen. Styrelsen skal derfor generelt bede revisor om i forbindelse med revisionen i kommunen af områder med ydelser/tilskud på ministeriets ressortområde, at ud over at angive begrundelse for fravalget i beretningen ligeledes at oplyse i hvilket regnskabsår, der senest har været udtaget personsager til revision på de evt. fravalgte områder. *** Styrelsen går ud fra, at kommunen har rettet samtlige fundne fejl, og at revisor har påset, at der er sket udbetalings- og refusionsmæssig berigtigelse i de sager, hvor dette har været påkrævet. 2

42 Styrelsen understreger, at det er en forudsætning for at få udbetalt statsrefusion, at udgifterne er afholdt efter reglerne. Det er kommunalbestyrelsen/byrådets ansvar, at kommunen overholder lovgivningen, og at der er den fornødne kvalitet i sagsbehandlingen. Lovgrundlag Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering har på Beskæftigelsesministeriets vegne gennemgået de dele af revisionsberetningen, der vedrører ydelser og tilskud på ministeriets område, som er omfattet af bekendtgørelse nr af 15. december 2016 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på visse områder inden for Børne- og Socialministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Udlændinge- og Integrationsministeriets, Transport-, Bygnings- og Boligministeriets og Undervisningsministeriets ressortområder. Klagevejledning Hvis Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering har truffet afgørelse om, at der skal ske refusionsmæssig berigtigelse, kan kommunalbestyrelsen/byrådet klage til Beskæftigelsesministeriet. Klagen skal sendes til Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering, Njalsgade 72 A, 2300 København S. Styrelsen sender klagen til Beskæftigelsesministeriet sammen med sagen og eventuelle bemærkninger. *** Dette brev er sendt elektronisk til kommunen, kommunens revisionsfirma og Ankestyrelsen. Venlig hilsen Rasmus Alting Tilsyn og Kontrol tlf.: