Bestyrelsesmøde Ringsted Forsyninger 24. jan DAGSORDEN FOR FÆLLES BESTYRELSESMØDE I RINGSTED FORSYNINGER A/S

Transkript

1 DAGSORDEN FOR FÆLLES BESTYRELSESMØDE I RINGSTED FORSYNINGER A/S Til bestyrelserne. Der indkaldes herved til fælles ordinært bestyrelsesmøde i Ringsted Forsyninger A/S Tirsdag den 31. jan 2017, Bragesvej 18, 4100 Ringsted, kl , Deltagere: Johnny Dahlgaard, Formand Per Nørhave, Næstformand Britta Nielsen, Bestyrelsesmedlem Kristian Schou, Bestyrelsesmedlem Niels Conradsen, Bestyrelsesmedlem Esben Fløytrup, Bestyrelsesmedlem Solvejg Hvidemose, Bestyrelsesmedlem Janne Hansen, Direktør Selskaber: Ringsted Forsyning A/S, cvr.nr Ringsted Vand A/S, cvr.nr Ringsted Spildevand A/S, cvr.nr Ringsted Centralrenseanlæg A/S, cvr.nr Ringsted Kraftvarme A/S, cvr.nr Ringsted Fjernvarme A/S, cvr.nr Med følgende Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden og indkaldelse 2. Konstatering af tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer og bestyrelsernes beslutningsdygtighed

2 3. Revisionsbemærkning Der har været løbende revision i uge for perioden til og med okt. I forbindelse hermed har vi modtaget E&Ys Management Letter, vedlagt som bilag, revisionen har identificeret enkelte forbedringsmuligheder, der er ikke observeret forhold, som kan medfører forbehold eller supplerende oplysninger for revisorpåtegning. - Anbefales afstemning af løn løbende - Anbefales afstemning af konti løbende - Kreditor og debitorstamdata, tilladelse til ændring, for mange har superbrugerrettighed hertil - Udbetaling af tilgodehavende for forbrugsafregning, anbefales opdelt på flere godkendere evt. beløbsmæssigt. 4. Godkendt referat af 19. dec vedlagt. 5. Orientering fra Formanden 6. Økonomisk rapportering, - Vedlagt opfølgning på anlæg 7. Anlægslån til Ringsted Spildevand A/S og Ringsted Fjernvarme A/S i forbindelse med udførte anlægsarbejder 2016, herunder kommunal garantistillelse. Indledning:

3 I forbindelse med udført og afsluttet anlægsarbejde i 2016 på forsyningsområderne spildevand og fjernvarme, bedes bestyrelsen for henholdsvis Ringsted Spildevand A/S og Ringsted Fjernvarme A/S om godkendelse af optagelse af anlægslån hertil. Yderligere bedes bestyrelserne tages beslutning om ansøgning om kommunegaranti for 2 lån i Kommunekredit på tilsammen 36,928 mio. kr. Beskrivelse af sagen: Efter at have indhentet tilbud på lån i Kommunekredit bedes bestyrelsen i Ringsted Spildevand A/S og Ringsted Fjernvarme A/S godkende optag af lån i KommuneKredit. De udførte anlægsarbejder er i henhold til godkendte budgetter for selskaberne, og dækker udgifter til anlægsarbejder udført i 2016, udskiftning- og renovering af ledningsanlæg, nyanlæg i henhold til myndighedsplaner eksempelvis Spildevandsplanen mv. Alle lån er i DKK, fast forrentet med en løbetid på 40 år for spildevandslånet og 25 år for fjernvarmelånet, løbetider er i henhold til bekendtgørelse herom. Lån til Ringsted Spildevand A/S: Ringsted Spildevand A/S har for året 2016 udført og afsluttet anlægsarbejder for kr. I taksten for 2016 er indeholdt afskrivninger på 32,325 mio. kr. I den forbindelse ønskes der optaget et lån på kr. 31,794 mio kr. med kommunal garantistillelse. For Ringsted Spildevand er der udarbejdet 2 låneforslag: Basislån 20 årigt: Lånet er et basislån med afdragstype annuitetslån og en løbetid på 40 år. Ved lånets oprettelse fastlåses lånet med en basisrente på 1,39 de første 20 år, effektiv debitorrente 1,4%. Efter udløbet af fastrenteperioden genforhandles renten. Lånet er inkonverterbart frem til udløbet af fastrenteperioden. Basislån 30 årigt: Lånet er et basislån med afdragstype annuitetslån og en løbetid på 40 år. Ved lånets oprettelse fastlåses lånet med en basisrente på 1,48 de første 30 år, effektiv debitorrente 1,49 Efter udløbet af fastrenteperioden genforhandles renten. Lånet er inkonverterbart frem til udløbet af fastrenteperioden. Det anbefales at anvende 40 års løbetid, idet lånets løbetid er i bedre overensstemmelse med levetiderne/afskrivningsprofilerne på anlæggene, som er op til 75 år.

4 Lån til Ringsted Fjernvarme A/S: Ringsted Fjernvarme A/S har for året 2016 udført og afsluttet anlægsarbejder for 18,313 mio kr. I taksten for 2016 er indeholdt afskrivninger på 13,187 mio. kr. I den forbindelse ønskes der optaget et lån på kr. 5,125 mio kr. med kommunal garantistillelse. Lånet er et basislån med annuitetsprofil og en løbetid på 25 år, fast forrentet med en rente på 1,23% effektiv debitorrente 1,24% Økonomi: Afdragsprofiler fremgår af vedlagte lånforslag, Basislån: - Låneforslag Ringsted Spildevand A/S - Låneforslag Ringsted Fjernvarme A/S Kommunegaranti: Lån optaget i Kommunekredit kræver at en kommune stiller garanti for lånene. Ringsted Kommune har tidligere stillet garanti for lån optaget i Ringsted forsyninger. Garantien i disse tilfælde blev vurderet til 0,5% Statsforvaltningen har udtalt, at der skal opkræves en garantiprovision når en kommune stiller garanti for et forsyningsselskab. Vurdering: Lån optaget igennem Kommunekredit er stadig de billigste på det finansielle marked, idet lånene igennem Kommunekredit kun rummer faktiske omkostninger til afdrag og rente og ikke omkostninger til bidrag, som vi kender det fra private lån, som dækker udgifter til driftsomkostninger i øvrigt, afkast og forrentning til aktionærer mv. Finansielle udgifter indgår i taksterne som en 1:1 omkostning, som dækkes direkte af forbrugerne i taksten. Idet der er tale om langsigtede lån, hvor renteniveauet er afhængigt af verdensøkonomien, anbefales det grundet det lave renteniveau at fastholde fast forrentet lån. Indstilling:

5 Direktøren indstiller: - At bestyrelsen for Ringsted Spildevand A/S godkender forslaget om optagelse af Basislån på 31,794 mio. kr. 40 års løbetid via Kommunekredit med kommunal garantistillelse, med basisrente 30 år. - At bestyrelsen for Ringsted Fjernvarme A/S godkender forslaget om optagelse af Basislån på 5,125 mio. kr. 25 års løbetid via Kommunekredit med kommunal garantistillelse. - At Ringsted Kommune for ovenstående 2 lån ansøges om kommunal garantistillelse. 8. Søndre Park - Regnvand og trafik, merforbrug på projektøkonomi for Ringsted Spildevand A/S Beslutning: Indledning Ringsted Forsyning udfører i samarbejde med Ringsted Kommune anlægsprojekt Søndre Park Regnvand og Trafik. Ringsted Spildevand forbedrer kapaciteten i regnvandssystemet ved etablering af regnbede/grøfter langs Søndre Parkvej og regnvandsbassiner i udvalgte grønne arealer i området. Projektet omfatter desuden trafiksikkerhedsmæssige forbedringer, som etableres af Ringsted Kommune. Desuden har Ringsted Fjernvarme udført udskiftning af fjernvarmeledninger. Der var i Ringsted Spildevands budget 2016 afsat 3 mio. kr. til forundersøgelser, projektering og udførelse af Ringsted Spildevands del af projektet. Anlægsarbejdet var oprindeligt planlagt igangsat i foråret 2016 og afsluttet inden udgangen af Sagsfremstilling Projektets tid og økonomi er ændret i forhold til det oprindelige, hvorfor der pt. fortsat er anlægsarbejde i gang. Anlægsarbejdet forventes afsluttet medio april primo maj Det skønnes, at der resterer ca % af Ringsted Spildevands entreprise. Sagen lukkes derfor ikke i 2016, men kører videre i Forsinkelsen har medført, at anlægsarbejdet er kommet ind i vinterperioden, hvor der grundet vejret forventeligt er færre effektive arbejdsdage til rådighed. Forsinkelse og ændring i kontraktuelle mængder medfører et væsentligt merforbrug, som begrundes i: 1. Senere udbud og opstart af anlægsarbejde pga. rådgivers forsinkelse i udbudsfasen 2. Kommunal anlægsbevilling april 2016 pga. pkt.1 3. Væsentlige fejlkalkulationer i jordmængder i tilbudslisten, herunder langt større mængder til bortkørsel/deponi

6 4. Fjernelse af ukendt nedlagt fjernvarmeledning 5. Forsinkelse i fjernvarmearbejdet 6. Ændret strategi ift. spærring af vej der arbejdes i én side ad gangen, således at bl.a. skoletrafik kan opretholdes i den anden side af vejen 7. Forlænget byggepladsdrift og ledelse fra entreprenøren 8. Forlænget rådgivning byggeledelse og tilsyn 9. Arbejde i vinterperioden, vinterforanstaltninger 10. Merforbrug i administrative timer Vurdering: I forbindelse med ovenstående dækker størstedelen af merforbruget for ydelser/mængder som Ringsted Spildevand, Ringsted Fjernvarme og Ringsted Kommune har modtaget, hovedsageligt bortkørsel og deponi af jord. Således har bestyrelsen for Ringsted Fjernvarme A/S den 10. maj 2016 behandlet udvidelse af anlægssum med kr. grundet nyt tracée og jordmængder. Økonomi På baggrund af ovenstående forventes et merforbrug på Ringsted Spildevands budget 2017 med 1,4 mio. kr. De 1,4 mio. kr. forventes ikke at have budgetmæssige konsekvenser for taksten i 2017, med en afskrivningsperiode på 75 år giver dette 0,013 kr. /m3. Indstilling Direktøren indstiller at projektet udvides med 1,4 mio. kr. 9. Godkendelse af anlægsbudget til renovering af spildevandsledninger Sct. Hansgade Godkendelse: Indledning: I forbindelse med renovering af Torvet og den trafikale afvikling af bymidten, anbefales det at renoverer strækningen fra Torvet mod Tinggade, også kaldet Stumpen

7 I den forbindelse bedes bestyrelsen for Ringsted Spildevand A/S godkende anlægsbudget på 1,0mio kr. til renovering af spildevandsledninger mv. Sagsfremstilling: I arbejde og planlægning med Torvet og den fremtidige logistik for trafikal kørsel, viser det sig hensigtsmæssigt at renoverer strækningen Stumpen gående fra Torvet til Tinggade. Strækningen er i henhold til spildevandstillæg 20 planlagt til udførsel i Fremrykning af strækningen betyder, at det er muligt at opretholde trafikal kørsel via Tinggade når strækningen fra Tinggade mod Køgevej renoveres. Anlægsprojektet bliver et fællesprojekt for vand, varme og spildevand, herunder Ringsted Kommune for overfladebelægning og p-pladser. I dag ligger der 3 fællesledninger på strækningen af forskellig standard. Der er godkendt budget for 2017 for såvel vandforsyning og fjernvarmeforsyning. Vurdering: Det er administrationens vurdering, at ved udførsel af strækningen i 2017 mindskes generne for den kørende trafik og handelslivet mindst muligt. Projektering og udbud forår 2017, udførelse andet halvår Økonomi: Budget til etablering af nye regn- og spildevandsledninger 1,0 mio kr. dækker forundersøgelser, projektering og anlægsudførelse. Indstilling: Direktøren indstiller at Bestyrelsen for Ringsted Spildevand A/S godkender anlægsbudget på kr. 1,0 mio. til igangsætning af anlægsopgaven

8 10. Eventuelt Roskildevej, sanering, klima og vej: Kort information vedr. udbudsform, rådgiverudbuddet for Roskildevej skal ske i henhold til EU udbudsdirektivet grundet tærskelværdi, idet Roskildevej udbudsretligt ses som en samlet strækning. I forbindelse med EU-udbud forlænger det tidsperioden, og udskyder anlægsfasen. Blødgøring af drikkevand: Kort information vedr. blødgøring af drikkevand. Ringsted Vandforsyning har på Havemølle- og Tystevad Vandværk fået foretaget en analyse for blødgøring med elektrolyse. Elektrolyse på Havemølleværket har vist ikke at været egnet så længe boringerne ligger i nærheden af åen. Pt. har Ringsted Forsyning 3 mindre husstandsanlæg opsat, for at se virkningen ved placering i hjemmet. Tilsvarende er der arrangeret et fællesmøde den 6. februar med Envidan og Suez, hvor blødgøring med Ionbytning og membranfiltrering fremlægges for administrationen. Ved næste bestyrelsesmøde den 30. maj fremlægges ovenstående for bestyrelsen. Fremtidige bestyrelsesmøder i 2017 Onsdag den 5. april 2017 Generalforsamling Tirsdag den 30. maj 2017 ordinært bestyrelsesmøde Onsdag den 30. august 2017 ordinært bestyrelsesmøde Tirsdag den 31. okt ordinært bestyrelsesmøde Onsdag den 6. december 2017 ordinært bestyrelsesmøde

9 11. Kommunikation Åben Underskrifter: Johnny Dahlgaard Bestyrelsesformand Per Nørhave Næstformand Britta Nielsen Bestyrelsesmedlem Kristian Schou Bestyrelsesmedlem Niels Conradsen Bestyrelsesmedlem Solvejg Hvidemose Bestyrelsesmedlem Esben Fløytrup Bestyrelsesmedlem Janne Hansen Direktør

10